Como usar o WordPress para gerenciamento de documentos ou de arquivos

Deseja usar o WordPress para gerenciar seus arquivos e documentos?

Se a sua equipe de conteúdo usa muitos arquivos, imagens e outros documentos para o seu site WordPress, pode ser difícil manter o controle de todos eles. Por isso, é uma boa ideia ter um sistema de gerenciamento de documentos para que todos saibam o que está acontecendo com esses arquivos.

Neste artigo, mostraremos como usar o WordPress como um sistema de gerenciamento de documentos ou de arquivos.

Por que usar o WordPress para gerenciar documentos e arquivos?

Se você faz parte da equipe de conteúdo, pode estar usando várias plataformas para trabalhar em suas tarefas.

Por exemplo, você pode compartilhar rascunhos usando uma plataforma como o Google Drive, acompanhar o projeto com o Asana e se comunicar com os membros da sua equipe usando o Slack. Em seguida, você terá que publicar o rascunho final junto com as imagens no WordPress.

O problema é que é fácil perder o controle de um documento quando se está usando tantas ferramentas diferentes.

Se esses arquivos e documentos forem usados em seu site do WordPress, recomendamos manter tudo em um só lugar no painel do WordPress. Dessa forma, você poderá gerenciar, atualizar e publicar conteúdo com eficiência, sem a confusão de navegar por diferentes ferramentas.

Por padrão, o WordPress tem uma biblioteca de mídia integrada que pode ser usada para armazenar vários tipos de arquivos. O problema é que você só pode armazenar e organizar arquivos nela e não muito mais.

Com isso em mente, mostraremos como usar o WordPress para gerenciar facilmente seus documentos e arquivos. Você pode usar esses links rápidos para navegar pelas etapas:

Etapa 1: Instalar os plug-ins WP Document Revisions e Members

A maneira mais fácil de configurar um sistema de gerenciamento de documentos no WordPress é usar o WP Document Revisions. Esse plug-in permite que você trabalhe em arquivos com outras pessoas, armazene documentos on-line e veja um histórico completo de revisões de cada documento.

Outro plugin que você deve instalar é o Members. Esse plug-in permite que você crie e personalize as permissões para as funções de usuário do WordPress, o que será útil para gerenciar os acessos aos documentos.

Para este guia, a versão gratuita do Members é suficiente. No entanto, talvez você queira fazer upgrade para a versão premium do MemberPress para obter mais recursos, como adicionar níveis de associação, criar conteúdo fechado e restringir o acesso com base em diferentes níveis de associação.

A primeira coisa que você precisa fazer é instalar e ativar esses plug-ins. Para obter mais detalhes, consulte nosso guia passo a passo sobre como instalar um plug-in do WordPress.

Em seguida, passe para a próxima etapa.

Etapa 2: Fazer upload de um novo documento

Depois de ativar o plug-in WP Document Revisions, você verá uma nova opção “Documents” no menu à esquerda.

Vamos tentar fazer upload de um documento para o WordPress. Para fazer isso, vá até Documentos ” Todos os documentos. Em seguida, clique no botão “Add Document” (Adicionar documento).

Em seguida, você precisa dar um título ao documento. Esse título deve ser algo que o ajude a identificar o documento, especialmente se você compartilhar o painel do WordPress com outras pessoas, como blogueiros convidados.

Feito isso, clique no botão “Upload New Version” (Carregar nova versão).

Isso abre a janela pop-up “Upload Document”, que funciona de forma semelhante à biblioteca de mídia padrão do WordPress.

Você pode arrastar e soltar o documento na janela pop-up ou clicar em “Select File” (Selecionar arquivo) e escolher um arquivo do computador.

O WP Document Revisions fará o upload do arquivo para o WordPress.

O WP Document Revisions tem recursos avançados de controle de versão. Isso pode ajudá-lo a colaborar com outras pessoas, mostrando todo o histórico de um documento. Você pode até mesmo abrir versões anteriores do arquivo e restaurar uma versão anterior a qualquer momento.

Sempre que fizer upload ou atualizar um documento, você poderá digitar uma nota no Resumo da revisão.

Essas observações aparecerão no registro de revisão na parte inferior da tela, ao lado do nome da pessoa que fez a atualização.

Se a atualização incluiu um novo upload de arquivo, você também verá um link “Restore” (Restaurar).

Basta clicar no link para restaurar essa versão do documento. Mesmo que você reverta para uma versão anterior do arquivo, o histórico permanecerá intacto, portanto, você não perderá nenhuma informação.

Com isso feito, você pode definir o estado do fluxo de trabalho do documento.

Se você compartilhar o painel com outras pessoas, isso permitirá que todos saibam que o documento é um rascunho inicial, está sendo revisado, em andamento ou em qualquer outro estado. Isso pode ajudá-lo a evitar mal-entendidos e melhorar o fluxo de trabalho editorial em blogs WordPress com vários autores.

Basta abrir o menu suspenso em “Estado do fluxo de trabalho” e escolher uma opção da lista.

Em seguida, talvez queira adicionar uma descrição, que ajudará outros usuários a entender do que se trata o arquivo.

Para fazer isso, basta digitar no editor de texto. Essa seção inclui todas as opções de formatação de texto padrão, para que você possa adicionar um link e criar marcadores e listas numeradas, bem como adicionar formatação em negrito e itálico e muito mais.

Talvez você também queira adicionar uma imagem do documento, que pode ajudar os usuários a entender o arquivo ou fornecer informações adicionais, como um índice ou apêndice.

O processo é semelhante ao de adicionar uma imagem em destaque a posts e páginas do WordPress. Basta selecionar “Set Document Image” e escolher uma imagem da biblioteca de mídia ou carregar um novo arquivo do seu computador.

Quando você carrega um arquivo, o WP Document Revisions marca você como o proprietário do documento.

Para atribuir esse arquivo a outra pessoa, basta abrir o menu suspenso “Owner” (Proprietário) e escolher um novo usuário na lista. Isso pode ajudar a manter seus documentos organizados, especialmente se você tiver adicionado muitos usuários e autores ao seu blog do WordPress.

Por padrão, o WP Document Revisions publicará o arquivo de forma privada para que somente os usuários conectados possam vê-lo.

Outra opção é publicar o documento em seu site do WordPress para que as pessoas possam acessá-lo sem fazer login no painel.

Mesmo que você publique o documento, ainda é uma boa ideia adicionar uma senha clicando no link “Edit” (Editar) ao lado de “Visibility” (Visibilidade).

Em seguida, selecione “Password protected” (Protegido por senha) e digite uma senha segura no campo “Password” (Senha).

Feito isso, clique em “OK” para salvar suas alterações.

Não quer usar uma senha? Então, você pode seguir o mesmo processo descrito acima, mas desta vez selecione “Público”.

Independentemente de como você publicar o arquivo, o WP Document Revisions mostrará o URL diretamente abaixo do título. As pessoas podem ver o arquivo visitando esse URL.

Para criar um permalink personalizado, clique no botão “Editar”.

Em seguida, digite o novo URL e clique em “OK”.

Quando estiver satisfeito com as informações inseridas, clique no botão “Update” (Atualizar) para salvar suas configurações.

Etapa 3: Crie seus próprios estados de fluxo de trabalho

Como você viu na etapa anterior, os estados do fluxo de trabalho facilitam ver se um documento é um rascunho inicial, se está em andamento ou em algum outro estado. Da mesma forma que você salva posts de blog como rascunhos ou publicados, os estados podem melhorar o fluxo de trabalho editorial.

O WP Document Revisions vem com quatro estados de fluxo de trabalho padrão: final, em andamento, rascunho inicial e em revisão. Talvez você precise alterar esses estados padrão ou adicionar mais estados.

Por exemplo, se você estiver criando um portal do cliente, poderá criar um estado “sob revisão do cliente”.

Para alterar os estados do fluxo de trabalho, vá para Documentos ” Estados do fluxo de trabalho. Se você quiser personalizar um estado existente, passe o mouse sobre ele e clique no botão “Editar”.

Isso abre um editor no qual você pode alterar o nome, o slug e a descrição do estado do fluxo de trabalho. Isso é semelhante à forma como você edita categorias e tags no WordPress.

Quando terminar de fazer as alterações, clique no botão “Update” (Atualizar).

Você também pode adicionar novos estados de fluxo de trabalho.

Em Documentos ” Estados do fluxo de trabalho, digite um novo nome, slug e descrição. Em seguida, clique no botão “Add New Workflow State” (Adicionar novo estado do fluxo de trabalho).

Etapa 4: Gerenciar funções de usuário e acesso a documentos no WordPress

Por padrão, o WP Document Revisions atribui diferentes recursos de edição de documentos às pessoas com base em sua função de usuário. Por exemplo, os autores não podem editar documentos publicados por outras pessoas nem ler documentos publicados de forma privada.

As permissões padrão devem ser adequadas para a maioria dos sites. No entanto, se você quiser revisar e alterar qualquer uma dessas configurações, a maneira mais fácil é usar o Members.

Depois de instalar e ativar os membros, vá para a página Members ” Roles (Membros ” Funções ) para ver todas as diferentes funções de usuário em seu site do WordPress.

Aqui, passe o mouse sobre a função de usuário que deseja modificar.

Em seguida, clique em “Editar” quando aparecer, o que abrirá o editor de funções do usuário.

A coluna da esquerda mostra todos os diferentes tipos de conteúdo, como blocos reutilizáveis e produtos do WooCommerce.

No menu do lado esquerdo, clique em “Documents” (Documentos).

Agora você verá todas as permissões que essa função de usuário tem, como a capacidade de excluir os arquivos de outra pessoa ou editar seus próprios documentos.

Basta clicar na caixa de seleção “Grant” (Conceder) ou “Deny” (Negar) para cada permissão.

Quando estiver satisfeito com as alterações feitas, clique em “Update” (Atualizar).

Para obter uma visão mais detalhada do plug-in Members, consulte nosso guia sobre como adicionar ou remover recursos às funções de usuário no WordPress.

Depois de instalar esse plug-in, você pode até mesmo controlar quem tem acesso a cada documento. Basta acessar Documents “ All Documents.

Aqui, passe o mouse sobre qualquer arquivo e clique no link “Editar” quando ele aparecer.

Agora, role até a nova caixa “Content Permissions” (Permissões de conteúdo). Aqui, você encontrará uma lista de todas as funções de usuário em seu blog ou site do WordPress.

Basta marcar a caixa ao lado de cada função que precisa acessar este documento.

Nessa seção, você também verá uma guia Paid Memberships (Associações pagas). Isso permite que você restrinja o acesso a membros pagantes.

Para obter mais informações, consulte nosso guia definitivo para criar um site de associação no WordPress.

Quando estiver satisfeito com as alterações, clique em “Update” (Atualizar) para salvar suas configurações como antes.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como usar o WordPress para gerenciamento de documentos ou arquivos. Talvez você também queira ver nosso guia sobre como criar um endereço de e-mail comercial gratuito e nossa escolha especializada do melhor software de bate-papo ao vivo para pequenas empresas.

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