Comment utiliser WordPress pour la gestion de documents ou de fichiers

Vous souhaitez utiliser WordPress pour gérer vos fichiers et documents ?

Si votre équipe de contenu utilise beaucoup de fichiers, d’images et d’autres documents pour votre site WordPress, il peut être difficile de les suivre tous. C’est pourquoi il est judicieux de mettre en place un système de gestion des documents afin que chacun sache ce qu’il advient de ces fichiers.

Dans cet article, nous allons vous afficher comment utiliser WordPress comme système de gestion de documents ou de fichiers.

Pourquoi utiliser WordPress pour gérer des documents et des fichiers ?

Si vous faites partie de l’équipe chargée du contenu, il se peut que vous utilisiez plusieurs plateformes pour vous acquitter de vos tâches.

Par exemple, vous pouvez partager des brouillons à l’aide d’une plateforme comme Google Drive, suivre le projet avec Asana et communiquer avec les membres de votre équipe à l’aide de Slack. Ensuite, vous devrez publier le brouillon final ainsi que les images dans WordPress.

Le problème est qu’il est facile de perdre la trace d’un document lorsque l’on utilise autant d’outils différents.

Si ces fichiers et documents seront utilisés pour votre site WordPress, nous vous recommandons de tout conserver en un seul endroit dans votre Tableau de bord WordPress. De cette façon, vous pouvez gérer, mettre à jour et publier efficacement le contenu sans la confusion de la navigation à travers différents outils.

Par défaut, WordPress dispose d’une médiathèque intégrée que vous pouvez utiliser pour stocker différents types de fichiers. Le hic, c’est que vous pouvez uniquement y stocker et organiser des fichiers, et pas grand-chose de plus.

Dans cette optique, nous allons vous afficher comment utiliser WordPress pour gérer facilement vos documents et vos fichiers. Vous pouvez utiliser ces liens rapides pour naviguer à travers les étapes :

Étape par étape : Installation des extensions WP Document Revisions et Members

La façon la plus simple de configurer un système de gestion de documents dans WordPress est d’utiliser WP Document Revisions. Cette extension vous permet de travailler sur des fichiers avec d’autres personnes, de stocker des documents en ligne et de voir un historique complet des révisions pour chaque document.

Une autre extension que vous devriez installer est Members. Cette extension vous permet de créer et de personnaliser les droits des rôles du compte de l’utilisateur WordPress, ce qui sera pratique pour gérer les accès aux documents.

Pour ce guide, la version gratuite de Members suffit. Cependant, vous pouvez passer à la version premium de MemberPress pour bénéficier de plus de fonctionnalités, comme l’ajout de niveaux d’adhésion, la création de contenu à accès limité et la restriction de l’accès en fonction des différents niveaux d’adhésion.

La première chose à faire est d’installer et d’activer ces extensions. Pour plus de détails, consultez notre guide étape par étape sur l’installation d’un plugin WordPress.

Passez ensuite à l’étape par étape.

Étape par étape : Téléverser un nouveau document

Après avoir activé l’extension WP Document Revisions, vous verrez une nouvelle option « Documents » dans le menu de gauche.

Essayons de téléverser un document dans WordPress. Pour ce faire, allez dans Documents  » Tous les documents. Cliquez ensuite sur le bouton  » Ajouter un document « .

Ensuite, vous devez donner un titre au document. Ce titre doit vous aider à identifier le document, en particulier si vous partagez le Tableau de bord WordPress avec d’autres personnes, comme des blogueurs invités.

Cliquez ensuite sur le bouton « Téléverser une nouvelle version ».

Cela ouvre la fenêtre surgissante « Téléversement des médias », qui fonctionne de la même manière que la médiathèque standard de WordPress.

Vous pouvez soit faire glisser et déposer votre document dans la fenêtre surgissante, soit cliquer sur « Sélectionné » et choisir un fichier sur votre ordinateur.

WP Document Revisions va maintenant téléverser l’outil de téléversement sur WordPress.

WP Document Revisions dispose de puissantes fonctionnalités de contrôle de version. Cela peut vous aider à collaborer avec d’autres personnes en affichant tout l’historique d’un document. Vous pouvez même ouvrir les versions précédentes du fichier et restaurer une version antérieure à tout moment.

Chaque fois que vous téléversez ou mettez à jour un document, vous pouvez taper une note dans le résumé de la révision.

Ces notes apparaîtront dans le journal des révisions vers le bas de l’écran, à côté du nom de la personne qui a effectué la mise à jour.

Si la mise à jour comprenait un nouvel outil de téléversement, vous verrez également un lien « Restaurer ».

Il suffit de cliquer sur le lien pour restaurer cette version du document. Même si vous revenez à une version antérieure du fichier, l’historique restera intact, de sorte que vous ne perdrez aucune information.

Ceci fait, vous pouvez définir l’état du flux de travail du document.

Si vous partagez le Tableau de bord avec d’autres personnes, alors cela permet à tout le monde de savoir que le document est un brouillon initial, en cours de révision, en cours d’élaboration, ou un autre état. Cela peut vous aider à éviter les malentendus et à améliorer le flux de travail éditorial dans les blogs WordPress à auteurs/autrices multiples.

Il suffit d’ouvrir le menu déroulant sous « État du flux de travail » et de choisir une option dans la liste.

Ensuite, vous pouvez ajouter une description, qui aidera les utilisateurs/utilisatrices à comprendre de quoi il s’agit.

Pour ce faire, il suffit de taper dans l’éditeur de texte. Cette section comprend toutes les options de formatage de texte standard, de sorte que vous pouvez ajouter un lien et créer des puces et des listes numérotées, ainsi qu’ajouter des mises en forme en gras et en italique, etc.

Vous pouvez également ajouter une image du document, qui peut aider les utilisateurs/utilisatrices à comprendre le fichier ou fournir des informations supplémentaires, à l’instar d’un index ou d’une annexe.

Le processus est similaire à l’ajout d’une image mise en avant dans les publications et pages WordPress. Il suffit de sélectionner « Régler l’image du document », puis de choisir une image dans la médiathèque ou de téléverser un nouveau fichier depuis votre ordinateur.

Lorsque vous téléversez un fichier, WP Document Revisions vous désigne comme propriétaire du document.

Pour assigner ce fichier à quelqu’un d’autre, il suffit d’ouvrir le menu déroulant  » Propriétaire  » et de choisir un nouvel utilisateur dans la liste. Cela peut aider à garder vos documents organisés, surtout si vous avez ajouté beaucoup d’utilisateurs/autrices à votre blog WordPress.

Par défaut, WP Document Revisions publiera le fichier de manière privée afin que seuls les utilisateurs/utilisatrices connectés puissent le voir.

Une autre option consiste à publier le document sur votre site WordPress afin que les internautes puissent y accéder sans se connecter au tableau de bord.

Même si vous publiez le document, il est conseillé d’ajouter un mot de passe en cliquant sur le lien « Modifier » situé à côté de « Visibilité ».

Sélectionnez ensuite « Protégé par un mot de passe » et saisissez un mot de passe sécurisé dans le champ « Mot de passe ».

Une fois cette étape terminée, cliquez sur « OK » pour enregistrer vos modifications.

Vous ne souhaitez pas utiliser de mot passe ? Dans ce cas, vous pouvez suivre la même procédure que celle décrite ci-dessus, mais en sélectionnant cette fois « Publicize ».

Aucun mode de publication du fichier n’est utilisé, WP Document Revisions affichera son URL directement sous le titre. Les gens peuvent voir le fichier en visitant cette URL.

Pour créer un permalien personnalisé, cliquez sur le bouton « Modifier ».

Saisissez ensuite la nouvelle URL et cliquez sur « OK ».

Lorsque les informations saisies vous conviennent, cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour enregistrer vos réglages.

Étape par étape : Créer vos propres états de flux de travail

Comme vous l’avez vu à l’étape précédente, les états du flux de travail permettent de savoir facilement si un document est un brouillon initial, en cours de rédaction ou dans un autre état. De la même manière que vous enregistrez les articles de blog en tant que brouillons ou publiés, les états peuvent améliorer le flux de travail éditorial.

WP Document Revisions est livré avec quatre états de flux de travail par défaut : final, en cours, brouillon initial, et en cours de révision. Vous pouvez avoir besoin de modifier ces états par défaut ou d’en ajouter d’autres.

Par exemple, si vous créez un portail client, vous pouvez créer un état « en cours d’examen par le client ».

Pour modifier les états du flux de travail, allez dans Documents  » États du flux de travail. Si vous souhaitez personnaliser un état existant, survolez-le et cliquez sur le bouton « Modifier ».

Cela ouvre un éditeur dans lequel vous pouvez modifier le nom, le slug et la description de l’état du flux de travail. Cette procédure est similaire à la manière dont vous modifiez les catégories et les identifiants dans WordPress.

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton « Mise à jour ».

Vous pouvez également ajouter de nouveaux états de flux de travail.

Dans Documents  » États de flux de travail, saisissez un nouveau nom, un slug et une description. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter un nouvel état de flux de travail ».

Étape par étape : Gestion des rôles des utilisateurs/utilisatrices et de l’accès aux documents dans WordPress

Par défaut, WP Document Revisions assigne différentes permissions de modification de documents aux personnes en fonction de leur rôle d’utilisateur. Par exemple, les auteurs/autrices ne peuvent pas modifier les documents publiés par d’autres personnes ou lire les documents publiés en privé.

Les droits par défaut devraient convenir à la plupart des sites. Cependant, si vous souhaitez revoir et modifier l’un de ces réglages, le moyen le plus simple est d’utiliser les membres.

Après avoir installé et activé Members, allez sur la page Members  » Roles pour voir tous les différents rôles des utilisateurs/utilisatrices sur votre site WordPress.

Survolez ici le rôle du compte de l’utilisateur que vous souhaitez modifier.

Vous pouvez ensuite cliquer sur « Modifier » lorsqu’il apparaît, ce qui ouvre l’éditeur du rôle de l’utilisateur.

La colonne de gauche affiche tous les différents types de contenu, tels que les blocs réutilisables et les produits WooCommerce.

Dans le menu de gauche, cliquez sur « Documents ».

Vous verrez maintenant tous les droits dont dispose ce rôle d’utilisateur, comme la possibilité de supprimer les fichiers d’une autre personne ou de modifier ses propres documents.

Il suffit de cliquer sur la case à cocher « Accorder » ou « Refuser » pour chaque droit.

Lorsque vous êtes satisfait des modifications apportées, cliquez sur « Mettre à jour ».

Pour une présentation plus détaillée de l’extension Members, veuillez consulter notre guide sur la façon d’ajouter ou de retirer des permissions aux rôles des utilisateurs/utilisatrices dans WordPress.

Après avoir installé cette extension, vous pouvez même contrôler qui a accès à chaque document. Il suffit de se rendre dans Documents «  Tous les documents.

Apparence : survolez n’importe quel fichier et cliquez sur le lien « Modifier » lorsqu’il apparaît.

Défilez maintenant jusqu’à la nouvelle boîte « Content Permissions ». Vous y trouverez une liste de tous les rôles des utilisateurs/utilisatrices de votre blog ou site WordPress.

Il suffit de cocher la case à côté de chaque rôle qui doit accéder à ce document.

Dans cette section, vous verrez également un onglet Adhésions payantes. Il vous permet de restreindre l’accès aux membres payants.

En savoir plus, veuillez consulter notre guide ultime pour créer un site d’adhésion WordPress.

Lorsque vous êtes satisfait des modifications, cliquez sur « Mettre à jour » pour enregistrer vos Réglages comme auparavant.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment utiliser WordPress pour la gestion de documents ou de fichiers. Vous pouvez également consulter notre guide sur la création d’une adresse e-mail professionnelle gratuite et notre choix d’experts du meilleur logiciel de discussion en direct pour les petites entreprises.

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