Wie man WordPress für die Dokumenten- oder Dateiverwaltung nutzt

Möchten Sie WordPress für die Verwaltung Ihrer Dateien und Dokumente nutzen?

Wenn Ihr Inhaltsteam viele Dateien, Bilder und andere Dokumente für Ihre WordPress-Website verwendet, kann es schwierig sein, den Überblick über sie alle zu behalten. Deshalb ist es eine gute Idee, ein Dokumentenverwaltungssystem zu haben, damit jeder weiß, was mit diesen Dateien passiert.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie WordPress als Dokumenten- oder Dateiverwaltungssystem nutzen können.

Warum WordPress für die Verwaltung von Dokumenten und Dateien verwenden?

Wenn Sie zum Inhaltsteam gehören, verwenden Sie möglicherweise mehrere Plattformen, um Ihre Aufgaben zu erledigen.

So können Sie beispielsweise Entwürfe über eine Plattform wie Google Drive austauschen, das Projekt mit Asana verfolgen und mit Ihren Teammitgliedern über Slack kommunizieren. Anschließend müssen Sie den endgültigen Entwurf zusammen mit den Bildern in WordPress veröffentlichen.

Das Problem ist, dass man leicht den Überblick über ein Dokument verlieren kann, wenn man so viele verschiedene Tools verwendet.

Wenn diese Dateien und Dokumente für Ihre WordPress-Website verwendet werden, empfehlen wir, alles an einem Ort in Ihrem WordPress-Dashboard zu speichern. Auf diese Weise können Sie Inhalte effizient verwalten, aktualisieren und veröffentlichen, ohne durch verschiedene Tools navigieren zu müssen.

WordPress verfügt standardmäßig über eine integrierte Medienbibliothek, in der Sie verschiedene Arten von Dateien speichern können. Der Haken ist, dass Sie darin nur Dateien speichern und organisieren können und nicht viel mehr.

In diesem Sinne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit WordPress Ihre Dokumente und Dateien einfach verwalten können. Sie können diese Links verwenden, um durch die einzelnen Schritte zu navigieren:

Schritt 1: Installieren Sie WP Document Revisions und Members Plugins

Der einfachste Weg, ein Dokumentenmanagementsystem in WordPress einzurichten, ist die Verwendung von WP Document Revisions. Mit diesem Plugin können Sie gemeinsam mit anderen Personen an Dateien arbeiten, Dokumente online speichern und einen vollständigen Revisionsverlauf für jedes Dokument anzeigen.

Ein weiteres Plugin, das Sie installieren sollten, ist Members. Mit diesem Plugin können Sie die Berechtigungen für WordPress-Benutzerrollen erstellen und anpassen, was für die Verwaltung der Zugriffe auf die Dokumente sehr nützlich ist.

Für diesen Leitfaden ist die kostenlose Version von Members ausreichend. Möglicherweise möchten Sie jedoch auf die Premium-Version von MemberPress upgraden, um weitere Funktionen zu erhalten, wie das Hinzufügen von Mitgliedschaftsstufen, das Erstellen von Gated Content und das Einschränken des Zugriffs auf der Grundlage verschiedener Mitgliedschaftsstufen.

Als Erstes müssen Sie diese Plugins installieren und aktivieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins.

Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2: Ein neues Dokument hochladen

Nach der Aktivierung des Plugins WP Document Revisions sehen Sie im linken Menü eine neue Option „Documents“.

Versuchen wir nun, ein Dokument in WordPress hochzuladen. Gehen Sie dazu auf Dokumente “ Alle Dokumente. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“.

Als nächstes müssen Sie dem Dokument einen Titel geben. Dies sollte etwas sein, das Ihnen hilft, das Dokument zu identifizieren, insbesondere wenn Sie das WordPress-Dashboard mit anderen Personen teilen, z. B. mit Gastbloggern.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Neue Version hochladen“.

Dies öffnet das Popup-Fenster „Dokument hochladen“, das ähnlich wie die Standard-WordPress-Mediathek funktioniert.

Sie können Ihr Dokument entweder per Drag & Drop auf das Popup-Fenster ziehen oder auf „Datei auswählen“ klicken und dann eine Datei von Ihrem Computer auswählen.

WP Document Revisions lädt nun die Datei in WordPress hoch.

WP Document Revisions verfügt über leistungsstarke Versionskontrollfunktionen. Dies kann Ihnen die Zusammenarbeit mit anderen Personen erleichtern, da die gesamte Historie eines Dokuments angezeigt wird. Sie können sogar frühere Versionen der Datei öffnen und jederzeit eine frühere Version wiederherstellen.

Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument hochladen oder aktualisieren, können Sie eine Notiz in die Revisionsübersicht eingeben.

Diese Notizen erscheinen im Revisionsprotokoll am unteren Rand des Bildschirms, neben dem Namen der Person, die die Aktualisierung vorgenommen hat.

Wenn die Aktualisierung einen neuen Datei-Upload beinhaltete, wird auch ein Link „Wiederherstellen“ angezeigt.

Klicken Sie einfach auf den Link, um diese Version des Dokuments wiederherzustellen. Selbst wenn Sie zu einer früheren Version der Datei zurückkehren, bleibt der Verlauf intakt, so dass Sie keine Informationen verlieren.

Danach können Sie den Workflow-Status des Dokuments festlegen.

Wenn Sie das Dashboard für andere Personen freigeben, weiß jeder, dass es sich bei dem Dokument um einen ersten Entwurf, eine Überprüfung, eine Bearbeitung oder einen anderen Status handelt. So können Sie Missverständnisse vermeiden und den redaktionellen Workflow in WordPress-Blogs mit mehreren Autoren verbessern.

Öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü unter „Workflow-Status“ und wählen Sie dann eine Option aus der Liste.

Als Nächstes können Sie eine Beschreibung hinzufügen, die anderen Benutzern hilft, den Inhalt der Datei zu verstehen.

Geben Sie dazu einfach etwas in den Texteditor ein. Dieser Abschnitt enthält alle Standardtextformatierungsoptionen, so dass Sie einen Link hinzufügen, Aufzählungspunkte und nummerierte Listen erstellen sowie fett und kursiv formatieren können und vieles mehr.

Sie können auch ein Bild des Dokuments hinzufügen, das den Benutzern das Verständnis der Datei erleichtern oder zusätzliche Informationen liefern kann, ähnlich wie ein Index oder ein Anhang.

Das Verfahren ist ähnlich wie das Hinzufügen eines Bildes zu WordPress-Beiträgen und -Seiten. Wählen Sie einfach „Dokumentbild festlegen“ und wählen Sie dann entweder ein Bild aus der Mediathek oder laden Sie eine neue Datei von Ihrem Computer hoch.

Wenn Sie eine Datei hochladen, markiert WP Document Revisions Sie als Eigentümer des Dokuments.

Um diese Datei einer anderen Person zuzuweisen, öffnen Sie einfach das Dropdown-Menü „Eigentümer“ und wählen Sie einen neuen Benutzer aus der Liste. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Dokumente zu organisieren, vor allem, wenn Sie viele Benutzer und Autoren zu Ihrem WordPress-Blog hinzugefügt haben.

Standardmäßig wird WP Document Revisions die Datei privat veröffentlichen, so dass nur angemeldete Benutzer sie sehen können.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, das Dokument auf Ihrer WordPress-Website zu veröffentlichen, damit die Benutzer darauf zugreifen können, ohne sich im Dashboard anzumelden.

Auch wenn Sie das Dokument veröffentlichen, ist es ratsam, ein Kennwort hinzuzufügen, indem Sie auf den Link „Bearbeiten“ neben „Sichtbarkeit“ klicken.

Wählen Sie dann „Passwort geschützt“ und geben Sie ein sicheres Passwort in das Feld „Passwort“ ein.

Klicken Sie anschließend auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sie möchten kein Passwort verwenden? Dann können Sie das oben beschriebene Verfahren befolgen, aber diesmal wählen Sie „Öffentlich“.

Unabhängig davon, wie Sie die Datei veröffentlichen, wird die URL in WP Document Revisions direkt unter dem Titel angezeigt. Besucher können die Datei unter dieser URL aufrufen.

Um stattdessen einen benutzerdefinierten Permalink zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Geben Sie dann die neue URL ein und klicken Sie auf „OK“.

Wenn Sie mit den eingegebenen Informationen zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihre eigenen Workflow-Zustände

Wie Sie im vorangegangenen Schritt gesehen haben, lässt sich anhand der Workflow-Status leicht erkennen, ob ein Dokument ein erster Entwurf, in Bearbeitung oder ein anderer Status ist. Ähnlich wie Sie Blogbeiträge als Entwürfe oder veröffentlicht speichern, können Zustände den redaktionellen Workflow verbessern.

WP Document Revisions wird mit vier Standard-Workflow-Status ausgeliefert: endgültig, in Bearbeitung, erster Entwurf und in Prüfung. Möglicherweise müssen Sie diese Standardzustände ändern oder weitere Zustände hinzufügen.

Wenn Sie z. B. ein Kundenportal erstellen, könnten Sie den Status „in der Kundenprüfung“ einführen.

Um den Workflow-Status zu ändern, gehen Sie zu Dokumente “ Workflow-Status. Wenn Sie einen bestehenden Status anpassen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über ihn und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Dadurch wird ein Editor geöffnet, in dem Sie den Namen, den Slug und die Beschreibung des Workflow-Status ändern können. Dies ist ähnlich wie die Bearbeitung von Kategorien und Tags in WordPress.

Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“.

Sie können auch neue Workflow-Status hinzufügen.

Geben Sie unter Dokumente “ Workflow-Status einen neuen Namen, einen Slug und eine Beschreibung ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Add New Workflow State“.

Schritt 4: Verwalten von Benutzerrollen und Dokumentenzugriff in WordPress

Standardmäßig weist WP Document Revisions den Personen je nach ihrer Benutzerrolle unterschiedliche Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten zu. So können Autoren beispielsweise keine von anderen Personen veröffentlichten Dokumente bearbeiten oder privat veröffentlichte Dokumente lesen.

Die Standardberechtigungen sollten für die meisten Websites gut geeignet sein. Wenn Sie jedoch eine dieser Einstellungen überprüfen und ändern möchten, ist es am einfachsten, wenn Sie Mitglieder verwenden.

Nachdem Sie Members installiert und aktiviert haben, gehen Sie auf die Seite Members “ Roles, um alle verschiedenen Benutzerrollen auf Ihrer WordPress-Website zu sehen.

Fahren Sie mit der Maus über die Benutzerrolle, die Sie ändern möchten.

Sie können dann auf „Bearbeiten“ klicken, wenn dies angezeigt wird, wodurch der Editor für die Benutzerrolle geöffnet wird.

Die linke Spalte zeigt alle verschiedenen Arten von Inhalten, wie wiederverwendbare Blöcke und WooCommerce-Produkte.

Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „Dokumente“.

Sie sehen nun alle Berechtigungen, die diese Benutzerrolle hat, z. B. die Möglichkeit, die Dateien einer anderen Person zu löschen oder ihre eigenen Dokumente zu bearbeiten.

Klicken Sie einfach auf das Kontrollkästchen „Erteilen“ oder „Verweigern“ für jede Erlaubnis.

Wenn Sie mit den vorgenommenen Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Für einen detaillierteren Blick auf das Mitglieder-Plugin lesen Sie bitte unsere Anleitung zum Hinzufügen oder Entfernen von Funktionen zu Benutzerrollen in WordPress.

Nach der Installation dieses Plugins können Sie sogar festlegen, wer Zugriff auf die einzelnen Dokumente hat. Gehen Sie einfach zu Dokumente „ Alle Dokumente.

Bewegen Sie hier den Mauszeiger über eine beliebige Datei und klicken Sie auf den Link „Bearbeiten“, wenn er erscheint.

Scrollen Sie nun zum neuen Feld „Inhaltsberechtigungen“. Hier finden Sie eine Liste aller Benutzerrollen auf Ihrem WordPress-Blog oder Ihrer Website.

Kreuzen Sie einfach das Kästchen neben jeder Rolle an, die auf dieses Dokument zugreifen muss.

In diesem Abschnitt finden Sie auch eine Registerkarte „Bezahlte Mitgliedschaften“. Hier können Sie den Zugang auf zahlende Mitglieder beschränken.

Weitere Informationen finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden zur Erstellung einer WordPress-Mitgliedschaftsseite.

Wenn Sie mit den Änderungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Aktualisieren“, um Ihre Einstellungen wie zuvor zu speichern.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, WordPress für die Verwaltung von Dokumenten und Dateien zu nutzen. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unsere Anleitung zum Erstellen einer kostenlosen geschäftlichen E-Mail-Adresse und unsere Expertenauswahl der besten Live-Chat-Software für kleine Unternehmen.

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