Cómo crear facturas para clientes usando WordPress (Gratis)

Si eres freelancer o diriges una agencia, necesitas una forma sencilla de facturar a los clientes y recibir pagos sin pagar software de contabilidad cada mes.

La buena noticia es que puedes hacerlo dentro de WordPress de forma gratuita. Crearás la factura en tu panel, mantendrás tus registros de clientes en tu propio sitio y enviarás a los clientes a una página de pago en tu propio dominio.

En esta guía, te mostraremos cómo crear facturas para clientes en WordPress, paso a paso.

¿Por qué crear facturas para clientes en WordPress?

La mayoría de los freelancers comienzan facturando desde una hoja de cálculo o un archivo de Word. Eso funciona hasta que persigues a cinco clientes a la vez y no puedes recordar quién ha pagado y quién no.

El plugin Sliced Invoices soluciona eso sin agregar una factura mensual.

También mantiene tu facturación donde ya trabajas. Cuando un cliente pregunta sobre una factura que enviaste hace tres meses, está en el mismo panel de WordPress al que inicias sesión todos los días.

Si la facturación es solo una parte de tu contabilidad y necesitas seguimiento de gastos e informes de impuestos, entonces un servicio de contabilidad de pago es una mejor opción. Para todo lo demás, WordPress puede manejarlo.

Una cosa antes de empezar. Este tutorial cubre la creación de facturas únicas para clientes individuales. Si prefieres que los visitantes hagan pedidos desde tu sitio y paguen de inmediato, consulta nuestra guía sobre cómo crear un formulario de pedido en línea en WordPress.

Empecemos.

Paso 1: Instalar y configurar Sliced Invoices

Primero, necesitas instalar y activar el plugin Sliced Invoices. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Tras la activación, dirígete a Sliced Invoices » Ajustes para configurar el plugin.

En los ajustes de ‘General’, los primeros campos son Inicio de Año y Fin de Año. Debes configurarlos para que coincidan con tu año fiscal, de modo que tus totales anuales se alineen con lo que realmente declaras.

La siguiente sección es Elementos de Línea Predefinidos. Aquí es donde guardas el trabajo por el que facturas una y otra vez, como una tarifa mensual fija o tu tarifa por hora, para no tener que escribirla cada vez.

Introduce el precio como un número simple sin símbolo de moneda. Cada elemento que guardes aquí estará listo para ser seleccionado cuando añadas una nueva factura.

Después de eso, haz clic en el botón ‘Guardar’.

Paso 2: Añade los detalles de tu negocio

En la misma página, haz clic en la pestaña ‘Negocio’. La información que añadas aquí se imprimirá en la parte superior de cada factura que envíes.

Deberías empezar subiendo tu Logo. Si omites esta opción, el plugin imprimirá el Nombre de tu Negocio en las facturas.

A continuación, necesitas introducir tu Dirección. El plugin imprime exactamente lo que escribes, así que deberías formatearla de la manera en que se escriben las direcciones en tu país.

En la sección Información Adicional del Negocio, puedes introducir un número de impuesto o IVA, un número de registro de empresa o un número de teléfono. Todo lo que tu cliente necesite para poder archivar la factura en su sistema debe ir aquí.

La última opción es la URL de tu sitio web. Si introduces la URL aquí, tu logo y el nombre de tu negocio se convertirán en un enlace a tu sitio.

Luego haz clic en el botón ‘Guardar’.

Paso 3: Configura tus valores predeterminados de factura

Ahora abre la pestaña ‘Facturas’. Todo aquí se aplica a cada factura que crees a partir de ahora, así que configurarlo una vez te ahorra repetir el trabajo en cada factura.

Empieza marcando la opción Incremento Automático para que cada nueva factura tome el siguiente número automáticamente. Luego, establece el Siguiente Número en el punto donde quieras que comience la secuencia.

El campo Siguiente Número acepta ceros a la izquierda, por lo que 0001 funciona bien. Los campos Prefijo y Sufijo envuelven texto alrededor de ese número. Un prefijo de INV- te da INV-0001, y un sufijo de -2026 te da 0001-2026.

A continuación está el campo Fecha de Vencimiento, donde introduces cuántos días tiene un cliente para pagar.

Introduce 14 y cada factura vencerá 14 días después del día en que la crees. Aún puedes anular la fecha en cualquier factura individual.

Términos y Condiciones se imprime en cada factura. Puedes usarlo para detallar cuándo vence el pago y qué sucede si se retrasa.

El campo Pie de página es la última línea en la parte inferior de cada factura. Puedes añadir un breve agradecimiento y tu dirección de correo electrónico.

En la parte inferior de esta página, también puedes seleccionar un diseño de plantilla de factura. Debajo, hay un campo CSS Personalizado si deseas cambiar los colores o las fuentes más allá de lo que ofrece la plantilla.

Haz clic en el botón ‘Guardar’ para continuar.

Paso 4: Configura tus métodos de pago

Ahora deberías hacer clic en la pestaña ‘Pagos’. Aquí es donde configuras cómo aparece el dinero en tus facturas y cómo los clientes te pagan realmente.

Comienza agregando tu Símbolo de Moneda, elige si se ubica a la izquierda o a la derecha en Posición de Moneda, luego configura tu Separador de Miles, Separador Decimal y Número de Decimales.

Debes tener en cuenta que estas configuraciones son solo para la visualización de la moneda, y el plugin no realiza conversiones entre monedas.

Sliced Invoices crea una página en blanco llamada Pago cuando activas el plugin. Esta es la página a la que tus clientes acceden cuando pagan en línea.

Déjala seleccionada a menos que hayas creado tu propia página de pago.

Ahora desplázate hacia la sección Métodos de Pago más abajo. La versión gratuita te ofrece tres opciones para cobrar pagos contra tus facturas.

Puedes agregar los detalles de tu cuenta bancaria para transferencias directas, o usar el cuadro de Pago Genérico para otros arreglos como pagar con cheque. Ambos se imprimen directamente en la factura.

Si deseas cobrar pagos en línea, haz clic en la flecha junto a la opción PayPal Gateway y actívala.

Para PayPal, necesitarás las credenciales de la API de PayPal, que puedes encontrar en tu cuenta de PayPal en Configuración de la Cuenta » Acceso a la API » Integración NVP/SOAP API » Administrar credenciales de API. Copia cada una en el campo correspondiente.

Si prefieres aceptar pagos con tarjeta a través de Stripe, o usar Authorize.Net o 2Checkout, esas son extensiones de pago del plugin Sliced Invoices.

Haz clic en el botón 'Guardar' y todo estará listo para que crees tu primera factura en el siguiente paso.

Paso 5: Crea Tu Primera Factura

Vamos a crear tu primera factura real. Necesitas ir a la página Facturas » Agregar Nueva Factura.

Comienza con el título en la parte superior. Este es para ti, no para tu cliente, así que usa algo que reconozcas en una lista más tarde, como "Acme Co, pago de octubre".

A continuación está la sección Elementos de Línea. Cada fila toma Cantidad, Título del Artículo, Ajustar (%), Tarifa ($) y Descripción.

Si estás facturando más de un artículo, puedes hacer clic en el botón Agregar Otro Artículo. Los totales de la factura se actualizan a medida que agregas detalles, como el precio y el porcentaje de impuestos.

En el cuadro Detalles de la Factura en el lado derecho, deberías hacer clic en el botón Agregar Nuevo Cliente y se abrirá una ventana emergente para agregar los detalles del cliente.

Sliced Invoices almacena clientes como usuarios de WordPress, por lo que este paso crea una cuenta de usuario en tu sitio. El plugin no envía por correo electrónico los detalles de inicio de sesión a tu cliente, por lo que no sabrán nada hasta que envíes la factura en el siguiente paso.

Elige la opción Crear Nuevo Usuario y completa todos los detalles requeridos para tu cliente. Ahora haz clic en el botón 'Agregar Nuevo Cliente'.

También puedes elegir un usuario existente si el cliente ya tiene una cuenta en tu sitio. De cualquier manera, un cliente se adjunta a la factura automáticamente.

Otros detalles como el número de factura y la fecha de vencimiento ya están completados con la configuración de la factura anterior. Puedes cambiar cualquiera de estas configuraciones aquí y anulará la configuración general para esta factura.

Cuando todo se vea bien, haz clic en el botón 'Publicar' y tu factura estará lista.

Paso 6: Envía la Factura a Tu Cliente

Al publicar la factura, notarás que aparece una nueva fila de Sliced Invoices en el cuadro Publicar en la esquina superior derecha.

Haz clic en el ícono del sobre que dice Enviar por correo electrónico al cliente.

Se abre una ventana emergente con el campo Para ya completado con el registro de tu cliente, junto con el Asunto y el contenido de la configuración de tus correos electrónicos.

Puedes editar lo que quieras en el correo electrónico y separar las direcciones con una coma para copiar a más de una persona.

Luego haz clic en el botón 'Enviar el correo electrónico'.

Tu cliente recibe un correo electrónico con un enlace a la factura en tu sitio. Puede leerla y pagar la factura utilizando los métodos de pago que agregaste.

Si tu cliente dice que el correo electrónico nunca llegó, el problema casi siempre es la configuración de correo electrónico de tu WordPress en lugar del plugin.

Recomendamos WP Mail SMTP, que envía tus correos electrónicos a través de un servicio de correo adecuado, para que deje de llegar a la carpeta de spam. Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo solucionar el problema de que WordPress no envía correos electrónicos.

Paso 7: Ver y administrar tus facturas

Ahora haz clic en el menú 'Facturas' en tu panel de WordPress para ver todas las facturas que creaste en una lista.

Cada fila tiene una columna de acciones con el mismo botón de correo electrónico, por lo que reenviar una factura toma un solo clic. También muestra cuándo enviaste por última vez esa factura por correo electrónico.

Las facturas tienen uno de cinco estados: Borrador, No pagada, Pagada, Vencida y Cancelada.

Sliced Invoices mueve automáticamente una factura no pagada a Vencida una vez que pasa la fecha de vencimiento, para que no tengas que estar pendiente de las fechas.

Puedes usar el menú desplegable Ver todos los estados y hacer clic en el botón Filtrar para ver todas las facturas no pagadas. Haz clic en el botón Exportar como CSV cuando tu contador necesite las facturas del año.

Enviar recordatorios de pago automáticos

También puedes enviar recordatorios de pago a los que pagan tarde. Ve a Sliced Invoices » Configuración, abre la pestaña Correos electrónicos y desplázate hacia abajo hasta la opción Recordatorio de pago.

Puedes seleccionar una o más opciones de recordatorio para configurar recordatorios de pago automáticos. Recomendamos agregar un recordatorio el día antes de que venza el pago, ya que un empujón antes de la fecha límite evita que muchas facturas se atrasen.

Una cosa a tener en cuenta: los recordatorios se envían a todas las facturas que aún no están pagadas o están vencidas, y el plugin solo registra los pagos que maneja a través de PayPal. Cuando un cliente paga por transferencia bancaria o cheque, abre esa factura, establece el Estado en el cuadro Detalles de la factura como Pagada y haz clic en el botón 'Actualizar'. De lo contrario, los recordatorios seguirán enviándose a un cliente que ya pagó.

Preguntas frecuentes: Crear facturas en WordPress

Aquí hay algunas preguntas frecuentes de nuestros lectores sobre la creación de facturas en WordPress:

¿Los clientes recibirán correos electrónicos de facturación automáticamente?

No. Publicar una factura no envía nada. Tú la envías haciendo clic en el botón Enviar por correo electrónico al cliente, lo que te da la oportunidad de revisar el mensaje primero.

Lo único que sale por sí solo es el recordatorio de pago, una vez que lo hayas configurado. Si tus correos electrónicos no llegan, instala WP Mail SMTP, para que tu sitio envíe a través de un servicio de correo adecuado en lugar de aterrizar en spam.

¿Puedo crear una factura PDF gratuita en WordPress?

No automáticamente. La versión gratuita del plugin Sliced Invoices envía por correo electrónico a tu cliente un enlace a la factura en tu sitio, y tú o tu cliente pueden guardar esa página como PDF desde el cuadro de diálogo de impresión del navegador. Si deseas un PDF adjunto a cada correo electrónico de factura, Sliced Invoices vende una extensión de PDF en sus paquetes de pago.

¿Puedo conectar mis facturas de WordPress a QuickBooks?

No. Sliced Invoices no tiene integración con QuickBooks. Puedes usar el botón Exportar como CSV en tu lista de facturas e importar ese archivo en QuickBooks, lo cual suele ser suficiente.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear facturas para clientes usando WordPress. También te puede interesar ver nuestra guía sobre los mejores plugins de facturación para WordPress.

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