Come creare fatture per i clienti utilizzando WordPress (Gratis)

Se sei un freelance o gestisci un'agenzia, hai bisogno di un modo semplice per fatturare ai clienti e ricevere pagamenti senza pagare ogni mese per un software di contabilità.

La buona notizia è che puoi farlo gratuitamente all'interno di WordPress. Creerai la fattura nella tua dashboard, manterrai i tuoi record dei clienti sul tuo sito e invierai i clienti a una pagina di pagamento sul tuo dominio.

In questa guida, ti mostreremo come creare fatture per i clienti in WordPress, passo dopo passo.

Perché creare fatture per i clienti in WordPress?

La maggior parte dei freelance inizia fatturando da un foglio di calcolo o da un file Word. Questo funziona finché non stai inseguendo cinque clienti contemporaneamente e non riesci a ricordare chi ha pagato e chi no.

Il plugin Sliced Invoices risolve questo problema senza aggiungere una fattura mensile.

Mantiene anche la tua fatturazione dove lavori già. Quando un cliente chiede di una fattura che hai inviato tre mesi fa, si trova nella stessa dashboard di WordPress in cui accedi ogni giorno.

Se la fatturazione è solo una parte della tua contabilità e hai bisogno di monitoraggio delle spese e report fiscali, allora un servizio di contabilità a pagamento è una soluzione migliore. Per tutto il resto, WordPress può gestirlo.

Una cosa prima di iniziare. Questo tutorial copre la creazione di fatture uniche per singoli clienti. Se preferisci consentire ai visitatori di ordinare dal tuo sito e pagare subito, consulta la nostra guida su come creare un modulo d'ordine online in WordPress.

Iniziamo.

Passaggio 1: Installa e configura Sliced Invoices

Per prima cosa, devi installare e attivare il plugin Sliced Invoices. Per maggiori dettagli, consulta la nostra guida passo passo su come installare un plugin di WordPress.

Dopo l'attivazione, vai su Sliced Invoices » Impostazioni per configurare il plugin.

Nelle impostazioni 'Generali', i primi campi sono Inizio Anno e Fine Anno. Devi impostarli in modo che corrispondano al tuo anno fiscale, in modo che i totali annuali coincidano con quanto dichiari effettivamente.

La sezione successiva sono Voci di Linea Predefinite. Qui salvi il lavoro per cui fatturi più volte, come un canone mensile o la tua tariffa oraria, in modo da non doverlo digitare ogni volta.

Inserisci il prezzo come numero semplice senza simbolo di valuta. Ogni voce salvata qui è pronta per essere selezionata quando aggiungi una nuova fattura.

Dopo di che, fai clic sul pulsante ‘Salva’.

Passaggio 2: Aggiungi i dettagli della tua attività

Nella stessa pagina, fai clic sulla scheda 'Attività'. Le informazioni che aggiungi qui vengono stampate in cima a ogni fattura che invii.

Dovresti iniziare caricando il tuo Logo. Se salti questa opzione, il plugin stamperà il nome della tua attività sulle fatture.

Successivamente, devi inserire il tuo Indirizzo. Il plugin stampa esattamente ciò che digiti, quindi dovresti formattarlo nel modo in cui gli indirizzi sono scritti nel tuo paese.

Nella sezione Informazioni aggiuntive sull'attività, puoi inserire un numero di partita IVA o VAT, un numero di registrazione aziendale o un numero di telefono. Tutto ciò di cui il cliente ha bisogno per registrare la fattura da parte sua appartiene qui.

L'ultima opzione è l'URL del tuo sito web. Se inserisci l'URL qui, il tuo logo e il nome dell'attività diventeranno un link al tuo sito.

Quindi fai clic sul pulsante 'Salva'.

Passaggio 3: Imposta le tue impostazioni predefinite per le fatture

Ora apri la scheda 'Fatture'. Tutto ciò che è qui si applica a ogni fattura che crei d'ora in poi, quindi impostarlo una volta ti evita di ripetere il lavoro su ogni fattura.

Inizia selezionando l'opzione Incremento Automatico in modo che ogni nuova fattura prenda automaticamente il numero successivo. Quindi imposta il Numero Successivo da dove vuoi che inizi la sequenza.

Il campo Numero Successivo accetta zeri iniziali, quindi 0001 funziona bene. I campi Prefisso e Suffisso racchiudono testo attorno a quel numero. Un prefisso di INV- ti dà INV-0001 e un suffisso di -2026 ti dà 0001-2026.

Successivamente c'è il campo Data di Scadenza, dove inserisci quanti giorni ha un cliente per pagare.

Inserisci 14 e ogni fattura scadrà 14 giorni dopo il giorno in cui l'hai creata. Puoi comunque sovrascrivere la data su qualsiasi singola fattura.

Termini e Condizioni viene stampato su ogni fattura. Puoi usarlo per specificare quando il pagamento è dovuto e cosa succede se è in ritardo.

Il campo Piè di pagina è l'ultima riga in fondo a ogni fattura. Puoi aggiungere un breve ringraziamento e il tuo indirizzo email.

In fondo a questa pagina, puoi anche selezionare un design del modello di fattura. Sotto, c'è un campo CSS personalizzato se vuoi cambiare i colori o i caratteri oltre a ciò che offre il modello.

Fai clic sul pulsante 'Salva' per continuare.

Passaggio 4: Imposta i tuoi metodi di pagamento

Ora dovresti fare clic sulla scheda 'Pagamenti'. Qui imposti come il denaro appare sulle tue fatture e come i clienti ti pagano effettivamente.

Inizia aggiungendo il tuo simbolo di valuta, scegli se si trova a sinistra o a destra nella Posizione valuta, quindi imposta il separatore delle migliaia, il separatore decimale e il numero di decimali.

Tieni presente che queste impostazioni sono solo per la visualizzazione della valuta e il plugin non converte tra valute.

Sliced Invoices crea una pagina vuota chiamata Pagamento quando attivi il plugin. Questa è la pagina su cui atterrano i tuoi clienti quando pagano online.

Lasciala selezionata a meno che tu non abbia creato la tua pagina di pagamento.

Ora scorri verso il basso fino alla sezione Metodi di pagamento. La versione gratuita ti offre tre opzioni per riscuotere i pagamenti dalle tue fatture.

Puoi aggiungere i dettagli del tuo conto bancario per i trasferimenti diretti, oppure utilizzare il box Pagamento generico per altri accordi come il pagamento tramite assegno. Entrambi vengono stampati direttamente sulla fattura.

Se desideri riscuotere i pagamenti online, fai clic sulla freccia accanto all'opzione PayPal Gateway e attivala.

Per PayPal, avrai bisogno delle credenziali API di PayPal, che puoi trovare nel tuo account PayPal sotto Impostazioni account » Accesso API » Integrazione API NVP/SOAP » Gestisci credenziali API. Copia ciascuna nel campo corrispondente.

Se preferisci accettare pagamenti con carta tramite Stripe, o utilizzare Authorize.Net o 2Checkout, quelle sono estensioni a pagamento del plugin Sliced Invoices.

Fai clic sul pulsante 'Salva' e tutto è pronto per creare la tua prima fattura nel passaggio successivo.

Passaggio 5: Crea la tua prima fattura

Creiamo la tua prima fattura reale. Devi andare alla pagina Fatture » Aggiungi nuova fattura.

Inizia con il titolo in alto. Questo è per te, non per il tuo cliente, quindi usa qualcosa che riconoscerai in un elenco in seguito, come "Acme Co, retainer di ottobre."

Successivamente c'è la sezione Voci di riga. Ogni riga richiede Quantità, Titolo articolo, Modifica (%), Tariffa ($) e Descrizione.

Se stai fatturando più di un articolo, puoi fare clic sul pulsante Aggiungi un altro articolo. I totali della fattura si aggiornano man mano che aggiungi dettagli, come prezzo e percentuale di tasse.

Nella casella Dettagli fattura sul lato destro, dovresti fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo cliente e si aprirà una finestra popup per aggiungere i dettagli del cliente.

Sliced Invoices memorizza i clienti come utenti WordPress, quindi questo passaggio crea un account utente sul tuo sito. Il plugin non invia via email al tuo cliente i dettagli di accesso, quindi non sentirà nulla finché non invierai la fattura nel passaggio successivo.

Scegli l'opzione Crea nuovo utente e compila tutti i dettagli richiesti per il tuo cliente. Ora fai clic sul pulsante 'Aggiungi nuovo cliente'.

Puoi anche scegliere un utente esistente se il cliente ha già un account sul tuo sito. In entrambi i casi, un cliente viene collegato automaticamente alla fattura.

Altri dettagli come il numero della fattura e la data di scadenza sono già compilati dalle impostazioni della fattura precedente. Puoi modificare una qualsiasi di queste impostazioni qui e sovrascriverà le impostazioni generali per questa fattura.

Quando tutto sembra corretto, fai clic sul pulsante 'Pubblica' e la tua fattura è pronta.

Passaggio 6: Invia la fattura al tuo cliente

Al momento della pubblicazione della fattura, noterai una nuova riga Sliced Invoices nella casella Pubblica nell'angolo in alto a destra.

Fai clic sull'icona della busta che dice Email al cliente.

Si apre una finestra popup con Invia a già compilato dal record del tuo cliente, insieme all'Oggetto e al contenuto dalle tue impostazioni Email.

Puoi modificare qualsiasi cosa desideri nell'email e separare gli indirizzi con una virgola per copiare più di una persona.

Quindi fai clic sul pulsante 'Invia l'email'.

Il tuo cliente riceve un'email con un link alla fattura sul tuo sito. Può leggerla e pagare la fattura utilizzando i metodi di pagamento che hai aggiunto.

Se il tuo cliente dice che l'email non è mai arrivata, il problema è quasi sempre la configurazione della tua email di WordPress piuttosto che il plugin.

Consigliamo WP Mail SMTP, che invia le tue email tramite un servizio di posta appropriato, in modo che non finiscano nella cartella spam. Per maggiori dettagli, consulta la nostra guida su come risolvere il problema di mancato invio delle email di WordPress.

Passaggio 7: Visualizza e gestisci le tue fatture

Ora fai clic sul menu 'Fatture' nella tua bacheca di WordPress per vedere ogni fattura che hai creato in un unico elenco.

Ogni riga ha una colonna azioni con lo stesso pulsante email, quindi inviare nuovamente una fattura richiede un clic. Mostra anche quando hai inviato l'ultima email di quella fattura.

Le fatture hanno uno dei cinque stati: Bozza, Non pagata, Pagata, Scaduta e Annullata.

Sliced Invoices sposta automaticamente una fattura non pagata a Scaduta una volta superata la data di scadenza, in modo che tu non debba tenere d'occhio le date.

Puoi usare il menu a discesa Visualizza tutti gli stati e fare clic sul pulsante Filtra per vedere ogni fattura non pagata. Fai clic sul pulsante Esporta come CSV quando il tuo commercialista ha bisogno delle fatture dell'anno.

Invia promemoria di pagamento automatici

Puoi anche inviare promemoria di pagamento ai pagatori in ritardo. Vai su Sliced Invoices » Impostazioni, apri la scheda Email e scorri verso il basso fino all'opzione Promemoria di pagamento.

Puoi selezionare una o più opzioni di promemoria per impostare promemoria di pagamento automatici. Consigliamo di aggiungere un promemoria il giorno prima della scadenza del pagamento, poiché un sollecito prima della scadenza impedisce a molte fatture di andare in ritardo.

Una cosa da tenere a mente: i promemoria vengono inviati a ogni fattura che è ancora Non pagata o Scaduta, e il plugin registra solo i pagamenti che gestisce autonomamente tramite PayPal. Quando un cliente paga tramite bonifico bancario o assegno, apri quella fattura, imposta lo Stato nella casella Dettagli fattura su Pagata e fai clic sul pulsante 'Aggiorna'. Altrimenti i promemoria continueranno ad essere inviati a un cliente che ha già pagato.

Domande frequenti: Creare fatture in WordPress

Ecco alcune domande frequenti poste dai nostri lettori sulla creazione di fatture in WordPress:

I clienti riceveranno le email di fatturazione automaticamente?

No. La pubblicazione di una fattura non invia nulla. La invii tu stesso facendo clic sul pulsante Email al cliente, che ti dà la possibilità di controllare prima il messaggio.

L'unica cosa che viene inviata da sola è il promemoria di pagamento, una volta che l'hai impostato. Se le tue email non arrivano affatto, installa WP Mail SMTP, in modo che il tuo sito invii tramite un servizio di posta appropriato invece di finire nello spam.

Posso creare una fattura PDF gratuita in WordPress?

Non automaticamente. La versione gratuita del plugin Sliced Invoices invia al tuo cliente un link alla fattura sul tuo sito, e tu o il tuo cliente potete salvare quella pagina come PDF dalla finestra di dialogo di stampa del browser. Se desideri un PDF allegato a ogni email di fattura, Sliced Invoices vende un'estensione PDF nei suoi pacchetti a pagamento.

Posso collegare le mie fatture WordPress a QuickBooks?

No. Sliced Invoices non ha integrazione con QuickBooks. Puoi utilizzare il pulsante Esporta come CSV nella tua lista di fatture e importare quel file in QuickBooks, il che di solito è sufficiente.

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a imparare come creare fatture per i clienti utilizzando WordPress. Potresti anche voler vedere la nostra guida sui migliori plugin per fatture WordPress.

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