Como criar faturas para clientes usando WordPress (Grátis)

Se você é freelancer ou gerencia uma agência, precisa de uma maneira simples de faturar clientes e receber pagamentos sem pagar por software de contabilidade todos os meses.

A boa notícia é que você pode fazer isso dentro do WordPress gratuitamente. Você criará a fatura em seu painel, manterá seus registros de clientes em seu próprio site e enviará os clientes para uma página de pagamento em seu próprio domínio.

Neste guia, mostraremos como criar faturas para clientes no WordPress, passo a passo.

Por que Criar Faturas para Clientes no WordPress?

A maioria dos freelancers começa faturando a partir de uma planilha ou de um arquivo do Word. Isso funciona até que você esteja correndo atrás de cinco clientes ao mesmo tempo e não consiga se lembrar de quem pagou e quem não pagou.

O plugin Sliced Invoices resolve isso sem adicionar uma conta mensal.

Ele também mantém seu faturamento onde você já trabalha. Quando um cliente pergunta sobre uma fatura que você enviou há três meses, ela está no mesmo painel do WordPress em que você faz login todos os dias.

Se o faturamento é apenas uma parte da sua contabilidade e você precisa de rastreamento de despesas e relatórios fiscais, então um serviço de contabilidade pago é uma opção melhor. Para todo o resto, o WordPress pode lidar com isso.

Uma coisa antes de começarmos. Este tutorial abrange a criação de faturas exclusivas para clientes individuais. Se você preferir permitir que os visitantes façam pedidos em seu site e paguem imediatamente, consulte nosso guia sobre como criar um formulário de pedido online no WordPress.

Vamos começar.

Etapa 1: Instalar e Configurar o Sliced Invoices

Primeiro, você precisa instalar e ativar o plugin Sliced Invoices. Para mais detalhes, veja nosso guia passo a passo sobre como instalar um plugin do WordPress.

Após a ativação, acesse Sliced Invoices » Configurações para configurar o plugin.

Nas configurações 'Geral', os primeiros campos são Início do Ano e Fim do Ano. Você precisa defini-los para corresponder ao seu ano fiscal, para que seus totais anuais correspondam ao que você realmente declara.

A próxima seção é Itens de Linha Pré-definidos. É aqui que você salva o trabalho pelo qual fatura repetidamente, como um contrato mensal ou sua taxa por hora, para não precisar digitar tudo toda vez.

Insira o preço como um número simples, sem símbolo de moeda. Cada item que você salva aqui estará pronto para ser selecionado quando você adicionar uma nova fatura.

Depois disso, clique no botão ‘Salvar’.

Etapa 2: Adicione os Detalhes da Sua Empresa

Na mesma página, clique na aba 'Empresa'. As informações que você adicionar aqui serão impressas no topo de cada fatura que você enviar.

Você deve começar fazendo o upload do seu Logotipo. Se você pular esta opção, o plugin imprimirá o Nome da sua Empresa nas faturas.

Em seguida, você precisa inserir seu Endereço. O plugin imprime exatamente o que você digita, então você deve formatá-lo da maneira como os endereços são escritos em seu país.

Na seção Informações Extras da Empresa, você pode inserir um número de imposto ou IVA, um número de registro comercial ou um número de telefone. Tudo o que seu cliente precisa para registrar a fatura em seu sistema pertence aqui.

A última opção é o URL do seu site. Se você inserir o URL aqui, seu logotipo e nome da empresa se tornarão um link para o seu site.

Em seguida, clique no botão 'Salvar'.

Etapa 3: Defina os Padrões da Sua Fatura

Agora abra a aba 'Faturas'. Tudo aqui se aplica a cada fatura que você criar a partir de agora, então configurá-lo uma vez evita que você repita o trabalho em cada fatura.

Comece marcando a opção Incremento Automático para que cada nova fatura receba o próximo número automaticamente. Em seguida, defina o Próximo Número para onde você deseja que a sequência comece.

O campo Próximo Número aceita zeros à esquerda, então 0001 funciona bem. Os campos Prefixo e Sufixo envolvem texto em torno desse número. Um prefixo de INV- resulta em INV-0001, e um sufixo de -2026 resulta em 0001-2026.

Em seguida, vem o campo Data de Vencimento, onde você insere quantos dias um cliente tem para pagar.

Insira 14 e cada fatura vencerá 14 dias após o dia em que você a criar. Você ainda pode substituir a data em qualquer fatura individual.

Termos e Condições é impresso em cada fatura. Você pode usá-lo para detalhar quando o pagamento é devido e o que acontece se ele estiver atrasado.

O campo Rodapé é a última linha na parte inferior de cada fatura. Você pode adicionar um breve agradecimento e seu endereço de e-mail.

Na parte inferior desta página, você também pode selecionar um design de modelo de fatura. Abaixo dele, há um campo CSS Personalizado se você quiser alterar as cores ou fontes além do que o modelo oferece.

Clique no botão 'Salvar' para continuar.

Etapa 4: Configure Seus Métodos de Pagamento

Agora você deve clicar na aba 'Pagamentos'. É aqui que você define como o dinheiro aparece em suas faturas e como os clientes realmente pagam você.

Comece adicionando o Símbolo da sua Moeda, escolha se ele fica à esquerda ou à direita em Posição da Moeda, em seguida defina o Separador de Milhar, o Separador Decimal e o Número de Decimais.

Você deve ter em mente que essas configurações são apenas para exibição da moeda, e o plugin não converte entre moedas.

O Sliced Invoices cria uma página em branco chamada Pagamento quando você ativa o plugin. Esta é a página onde seus clientes chegam quando pagam online.

Deixe-a selecionada, a menos que você tenha criado sua própria página de pagamento.

Agora role para a seção Métodos de Pagamento abaixo. A versão gratuita oferece três opções para coletar pagamentos de suas faturas.

Você pode adicionar os detalhes da sua conta bancária para transferências diretas, ou usar a caixa de Pagamento Genérico para outros arranjos, como pagamento por cheque. Ambos são impressos diretamente na fatura.

Se você deseja coletar pagamentos online, clique na seta ao lado da opção PayPal Gateway e ative-a.

Para o PayPal, você precisará das credenciais da API do PayPal, que você pode encontrar em sua conta PayPal em Configurações da Conta » Acesso à API » Integração NVP/SOAP API » Gerenciar credenciais de API. Copie cada uma para o campo correspondente.

Se você preferir aceitar pagamentos com cartão através do Stripe, ou usar Authorize.Net ou 2Checkout, essas são extensões pagas do plugin Sliced Invoices.

Clique no botão 'Salvar' e tudo estará pronto para você criar sua primeira fatura na próxima etapa.

Etapa 5: Crie Sua Primeira Fatura

Vamos criar sua primeira fatura real. Você precisa ir para a página Faturas » Adicionar Nova Fatura.

Comece com o título no topo. Este é para você, não para seu cliente, então use algo que você reconhecerá em uma lista mais tarde, como 'Retainer Acme Co, Outubro'.

Em seguida, a seção Itens da Linha. Cada linha recebe Quantidade, Título do Item, Ajustar (%), Taxa ($) e Descrição.

Se você estiver faturando mais de um item, pode clicar no botão Adicionar Outro Item. Os totais da fatura são atualizados à medida que você adiciona detalhes, como preço e percentual de impostos.

Na caixa Detalhes da Fatura, no lado direito, você deve clicar no botão Adicionar Novo Cliente e um pop-up será aberto para adicionar os detalhes do cliente.

O Sliced Invoices armazena clientes como usuários do WordPress, então esta etapa cria uma conta de usuário em seu site. O plugin não envia por e-mail os detalhes de login do seu cliente, então eles não ouvirão nada até que você envie a fatura na próxima etapa.

Escolha a opção Criar Novo Usuário e preencha todos os detalhes necessários para seu cliente. Agora clique no botão 'Adicionar Novo Cliente'.

Você também pode escolher um usuário existente se o cliente já tiver uma conta em seu site. De qualquer forma, um cliente é anexado à fatura automaticamente.

Outros detalhes como o número da fatura e a data de vencimento já estão preenchidos com as configurações da fatura anterior. Você pode alterar qualquer uma dessas configurações aqui e isso substituirá as configurações gerais para esta fatura.

Quando tudo parecer correto, clique no botão 'Publicar' e sua fatura estará pronta.

Etapa 6: Envie a Fatura para Seu Cliente

Ao publicar a fatura, você notará uma nova linha Sliced Invoices que aparece na caixa Publicar no canto superior direito.

Clique no ícone do envelope que diz E-mail para o cliente.

Uma janela pop-up se abre com o campo Para já preenchido com os dados do seu cliente, juntamente com o Assunto e o conteúdo das suas configurações de E-mails.

Você pode editar o que quiser no e-mail e separar os endereços com uma vírgula para copiar mais de uma pessoa.

Em seguida, clique no botão 'Enviar o E-mail'.

Seu cliente recebe um e-mail com um link para a fatura em seu site. Ele pode lê-la e pagar a fatura usando os métodos de pagamento que você adicionou.

Se o seu cliente disser que o e-mail nunca chegou, o problema é quase sempre a sua configuração de e-mail do WordPress, e não o plugin.

Recomendamos o WP Mail SMTP, que envia seus e-mails através de um serviço de e-mail adequado, para que ele não caia na pasta de spam. Para mais detalhes, veja nosso guia sobre como corrigir o problema de envio de e-mails do WordPress.

Etapa 7: Visualizar e Gerenciar Suas Faturas

Agora clique no menu 'Faturas' no seu painel do WordPress para ver todas as faturas que você criou em uma lista.

Cada linha tem uma coluna de ações com o mesmo botão de e-mail, então reenviar uma fatura leva um clique. Ele também mostra quando você enviou essa fatura pela última vez.

As faturas carregam um de cinco status: Rascunho, Não Paga, Paga, Atrasada e Cancelada.

O Sliced Invoices move automaticamente uma fatura não paga para Atrasada assim que a data de vencimento passa, para que você não precise ficar de olho nas datas.

Você pode usar o menu suspenso Ver todos os status e clicar no botão Filtrar para ver todas as faturas não pagas. Clique no botão Exportar como CSV quando seu contador precisar das faturas do ano.

Enviar Lembretes de Pagamento Automáticos

Você também pode enviar lembretes de pagamento para pagadores atrasados. Vá para Sliced Invoices » Configurações, abra a aba E-mails e role para baixo até a opção Lembrete de Pagamento.

Você pode selecionar uma ou mais opções de lembrete para configurar lembretes de pagamento automáticos. Recomendamos adicionar um lembrete um dia antes do vencimento do pagamento, pois um toque antes do prazo evita que muitas faturas atrasem.

Uma coisa a ter em mente: os lembretes vão para todas as faturas que ainda estão Não Paga ou Atrasada, e o plugin só registra pagamentos que ele mesmo processa através do PayPal. Quando um cliente paga por transferência bancária ou cheque, abra essa fatura, defina o Status na caixa Detalhes da Fatura como Paga e clique no botão 'Atualizar'. Caso contrário, os lembretes continuarão sendo enviados para um cliente que já pagou.

Perguntas Frequentes: Criando Faturas no WordPress

Aqui estão algumas perguntas frequentemente feitas por nossos leitores sobre a criação de faturas no WordPress:

Os clientes receberão e-mails de fatura automaticamente?

Não. Publicar uma fatura não envia nada. Você a envia clicando no botão E-mail para o cliente, o que lhe dá a chance de verificar a mensagem primeiro.

A única coisa que sai por conta própria é o lembrete de pagamento, depois que você o configura. Se seus e-mails não estão chegando, instale o WP Mail SMTP, para que seu site envie através de um serviço de e-mail adequado em vez de cair no spam.

Posso criar uma fatura PDF gratuita no WordPress?

Não automaticamente. A versão gratuita do plugin Sliced Invoices envia ao seu cliente um link para a fatura em seu site, e você ou seu cliente podem salvar essa página como PDF na caixa de diálogo de impressão do navegador. Se você deseja um PDF anexado a cada e-mail de fatura, o Sliced Invoices vende uma extensão de PDF em seus pacotes pagos.

Posso conectar minhas faturas do WordPress ao QuickBooks?

Não. O Sliced Invoices não possui integração com o QuickBooks. Você pode usar o botão Exportar como CSV na sua lista de faturas e importar esse arquivo para o QuickBooks, o que geralmente é suficiente.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como criar faturas para clientes usando o WordPress. Você também pode querer ver nosso guia sobre os melhores plugins de faturamento do WordPress.

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