So erstellen Sie Rechnungen für Kunden mit WordPress (kostenlos)

Wenn Sie Freiberufler sind oder eine Agentur leiten, benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, Kunden zu fakturieren und bezahlt zu werden, ohne jeden Monat für eine Buchhaltungssoftware bezahlen zu müssen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie dies kostenlos in WordPress erledigen können. Sie erstellen die Rechnung in Ihrem Dashboard, speichern Ihre Kundendaten auf Ihrer eigenen Website und leiten Kunden zu einer Zahlungsseite auf Ihrer eigenen Domain weiter.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Rechnungen für Kunden in WordPress erstellen.

Warum Rechnungen für Kunden in WordPress erstellen?

Die meisten Freiberufler beginnen damit, aus einer Tabellenkalkulation oder einer Word-Datei zu fakturieren. Das funktioniert, bis Sie fünf Kunden gleichzeitig verfolgen und sich nicht mehr erinnern können, wer bezahlt hat und wer nicht.

Das Plugin Sliced Invoices behebt dies, ohne eine monatliche Rechnung hinzuzufügen.

Es hält Ihre Rechnungsstellung auch dort, wo Sie bereits arbeiten. Wenn ein Kunde nach einer Rechnung fragt, die Sie vor drei Monaten gesendet haben, befindet sie sich im selben WordPress-Dashboard, in das Sie sich jeden Tag einloggen.

Wenn die Rechnungsstellung nur ein Teil Ihrer Buchhaltung ist und Sie Ausgabenverfolgung und Steuerberichte benötigen, dann ist ein kostenpflichtiger Buchhaltungsservice besser geeignet. Für alles andere kann WordPress es erledigen.

Eine Sache, bevor wir beginnen. Dieses Tutorial behandelt die Erstellung eindeutiger Rechnungen für einzelne Kunden. Wenn Sie es vorziehen, dass Besucher von Ihrer Website bestellen und sofort bezahlen, dann sehen Sie sich unseren Leitfaden an, wie Sie ein Online-Bestellformular in WordPress erstellen.

Fangen wir an.

Schritt 1: Sliced Invoices installieren und einrichten

Zuerst müssen Sie das Plugin Sliced Invoices installieren und aktivieren. Weitere Details finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein WordPress-Plugin installieren.

Nach der Aktivierung gehen Sie zu Sliced Invoices » Einstellungen, um das Plugin einzurichten.

In den „Allgemeinen“ Einstellungen sind die ersten Felder „Jahresbeginn“ und „Jahresende“. Sie müssen diese so einstellen, dass sie Ihrem Steuerjahr entsprechen, damit Ihre jährlichen Summen mit dem übereinstimmen, was Sie tatsächlich einreichen.

Der nächste Abschnitt sind vordefinierte Posten. Hier speichern Sie die Arbeit, die Sie immer wieder in Rechnung stellen, wie z. B. eine monatliche Vergütung oder Ihren Stundensatz, damit Sie sie nicht jedes Mal neu eingeben müssen.

Geben Sie den Preis als einfache Zahl ohne Währungssymbol ein. Jeder hier gespeicherte Posten kann dann bei der Erstellung einer neuen Rechnung ausgewählt werden.

Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Speichern“.

Schritt 2: Ihre Geschäftsdaten hinzufügen

Klicken Sie auf derselben Seite auf den Tab „Unternehmen“. Die hier eingegebenen Informationen werden oben auf jeder von Ihnen gesendeten Rechnung gedruckt.

Sie sollten damit beginnen, Ihr Logo hochzuladen. Wenn Sie diese Option überspringen, druckt das Plugin Ihren Firmennamen auf den Rechnungen.

Als Nächstes müssen Sie Ihre Adresse eingeben. Das Plugin druckt genau das, was Sie eingeben. Formatieren Sie es also so, wie Adressen in Ihrem Land geschrieben werden.

Im Abschnitt „Zusätzliche Unternehmensinformationen“ können Sie eine Steuer- oder Mehrwertsteuernummer, eine Handelsregisternummer oder eine Telefonnummer eingeben. Alles, was Ihr Kunde benötigt, um die Rechnung auf seiner Seite zu verbuchen, gehört hierher.

Die letzte Option ist die URL Ihrer Website. Wenn Sie die URL hier eingeben, werden Ihr Logo und Ihr Firmenname zu einem Link zu Ihrer Website.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.

Schritt 3: Ihre Rechnungseinstellungen festlegen

Öffnen Sie nun den Tab „Rechnungen“. Alles hier gilt für jede Rechnung, die Sie von nun an erstellen. Wenn Sie es einmal einrichten, sparen Sie sich die Wiederholung der Arbeit für jede einzelne Rechnung.

Beginnen Sie mit der Aktivierung der Option „Automatische Erhöhung“, damit jede neue Rechnung automatisch die nächste Nummer erhält. Stellen Sie dann die „Nächste Nummer“ auf den Beginn der Sequenz ein.

Das Feld „Nächste Nummer“ akzeptiert führende Nullen, sodass 0001 in Ordnung ist. Die Felder „Präfix“ und „Suffix“ umschließen diese Nummer mit Text. Ein Präfix von INV- ergibt INV-0001 und ein Suffix von -2026 ergibt 0001-2026.

Als Nächstes kommt das Feld „Fälligkeitsdatum“, in dem Sie eingeben, wie viele Tage ein Kunde zur Zahlung hat.

Geben Sie 14 ein und jede Rechnung ist 14 Tage nach dem Erstellungsdatum fällig. Sie können das Datum für jede einzelne Rechnung immer noch überschreiben.

AGB werden auf jeder Rechnung gedruckt. Sie können hier festlegen, wann die Zahlung fällig ist und was passiert, wenn sie verspätet ist.

Das Feld „Fußzeile“ ist die letzte Zeile am unteren Rand jeder Rechnung. Sie können eine kurze Danksagung und Ihre E-Mail-Adresse hinzufügen.

Am unteren Rand dieser Seite können Sie auch ein Rechnungsdesign auswählen. Darunter befindet sich ein Feld für benutzerdefiniertes CSS, wenn Sie Farben oder Schriftarten ändern möchten, die über das Angebot der Vorlage hinausgehen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um fortzufahren.

Schritt 4: Richten Sie Ihre Zahlungsmethoden ein

Nun sollten Sie auf den Tab „Zahlungen“ klicken. Hier legen Sie fest, wie Geld auf Ihren Rechnungen erscheint und wie Kunden Sie tatsächlich bezahlen.

Beginnen Sie mit dem Hinzufügen Ihres Währungssymbols, wählen Sie, ob es links oder rechts in der Währungsposition steht, legen Sie dann Ihr Tausendertrennzeichen, Dezimaltrennzeichen und die Anzahl der Dezimalstellen fest.

Sie sollten bedenken, dass diese Einstellungen nur für die Währungsanzeige gelten und das Plugin nicht zwischen Währungen umrechnet.

Sliced Invoices erstellt eine leere Seite namens Payment, wenn Sie das Plugin aktivieren. Dies ist die Seite, auf der Ihre Kunden landen, wenn sie online bezahlen.

Lassen Sie sie ausgewählt, es sei denn, Sie haben Ihre eigene Zahlungsseite erstellt.

Scrollen Sie nun zum Abschnitt Zahlungsmethoden unten. Die kostenlose Version bietet Ihnen drei Möglichkeiten, Zahlungen für Ihre Rechnungen einzuziehen.

Sie können Ihre Bankverbindungsdaten für direkte Überweisungen hinzufügen oder die generische Zahlungsbox für andere Vereinbarungen wie die Zahlung per Scheck verwenden. Beide werden direkt auf die Rechnung gedruckt.

Wenn Sie online Zahlungen erhalten möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Option PayPal Gateway und aktivieren Sie sie.

Für PayPal benötigen Sie die PayPal API-Anmeldeinformationen, die Sie in Ihrem PayPal-Konto unter Kontoeinstellungen » API-Zugriff » NVP/SOAP API-Integration » API-Anmeldeinformationen verwalten finden. Kopieren Sie jede einzelne in das entsprechende Feld.

Wenn Sie lieber Kartenzahlungen über Stripe abwickeln oder Authorize.Net oder 2Checkout verwenden möchten, handelt es sich dabei um kostenpflichtige Erweiterungen des Sliced Invoices Plugins.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ und alles ist bereit, damit Sie im nächsten Schritt Ihre erste Rechnung erstellen können.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihre erste Rechnung

Erstellen wir Ihre erste echte Rechnung. Sie müssen zur Seite Rechnungen » Neue Rechnung hinzufügen gehen.

Beginnen Sie mit dem Titel oben. Dieser ist für Sie, nicht für Ihren Kunden, also verwenden Sie etwas, das Sie später in einer Liste wiedererkennen, wie z. B. „Acme Co, Oktober-Retainer“.

Als Nächstes kommt der Abschnitt „Positionen“. Jede Zeile enthält Menge, Artikelbezeichnung, Anpassung (%), Satz ($) und Beschreibung.

Wenn Sie mehr als einen Artikel abrechnen, können Sie auf die Schaltfläche „Weitere Position hinzufügen“ klicken. Die Rechnungssummen aktualisieren sich, während Sie Details wie Preis und Steuersatz hinzufügen.

Klicken Sie im Feld „Rechnungsdetails“ auf der rechten Seite auf die Schaltfläche „Neuen Kunden hinzufügen“ und ein Popup öffnet sich, um Kundendetails hinzuzufügen.

Sliced Invoices speichert Kunden als WordPress-Benutzer. Dieser Schritt erstellt also ein Benutzerkonto auf Ihrer Website. Das Plugin sendet Ihrem Kunden keine Anmeldedaten per E-Mail, sodass er nichts hört, bis Sie die Rechnung im nächsten Schritt senden.

Wählen Sie die Option „Neuen Benutzer erstellen“ und füllen Sie alle erforderlichen Details für Ihren Kunden aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Neuen Kunden hinzufügen“.

Sie können auch einen vorhandenen Benutzer auswählen, wenn der Kunde bereits ein Konto auf Ihrer Website hat. In jedem Fall wird dem Kunden automatisch eine Rechnung zugeordnet.

Andere Details wie die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum sind bereits aus den vorherigen Rechnungseinstellungen ausgefüllt. Sie können jede dieser Einstellungen hier ändern, und sie überschreibt die allgemeinen Einstellungen für diese Rechnung.

Wenn alles richtig aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“ und Ihre Rechnung ist fertig.

Schritt 6: Senden Sie die Rechnung an Ihren Kunden

Nachdem Sie die Rechnung veröffentlicht haben, bemerken Sie eine neue Zeile für Sliced Invoices im Feld Veröffentlichen oben rechts.

Klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol mit der Beschriftung E-Mail an Kunde.

Ein Popup öffnet sich mit dem Feld An, das bereits aus den Kundendaten ausgefüllt ist, zusammen mit dem Betreff und Inhalt aus Ihren E-Mail-Einstellungen.

Sie können jede beliebige E-Mail bearbeiten und Adressen mit einem Komma trennen, um mehrere Personen zu kopieren.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „E-Mail senden“.

Ihr Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zur Rechnung auf Ihrer Website. Er kann sie lesen und die Rechnung mit den von Ihnen hinzugefügten Zahlungsmethoden bezahlen.

Wenn Ihr Kunde sagt, die E-Mail sei nie angekommen, liegt das Problem fast immer an Ihrer WordPress-E-Mail-Einrichtung und nicht am Plugin.

Wir empfehlen WP Mail SMTP, das Ihre E-Mails über einen ordnungsgemäßen E-Mail-Dienst versendet, sodass sie nicht im Spam-Ordner landen. Weitere Details finden Sie in unserem Leitfaden, wie Sie das Problem beheben, dass WordPress keine E-Mails sendet.

Schritt 7: Rechnungen anzeigen und verwalten

Klicken Sie nun im WordPress-Dashboard auf das Menü „Rechnungen“, um jede von Ihnen erstellte Rechnung in einer Liste anzuzeigen.

Jede Zeile enthält eine Spalte Aktionen mit demselben E-Mail-Button, sodass das erneute Senden einer Rechnung nur einen Klick erfordert. Sie zeigt auch an, wann Sie diese Rechnung zuletzt per E-Mail versendet haben.

Rechnungen haben einen von fünf Status: Entwurf, Unbezahlt, Bezahlt, Überfällig und Storniert.

Sliced Invoices verschiebt eine unbezahlte Rechnung automatisch in den Status Überfällig, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist, sodass Sie die Daten nicht überwachen müssen.

Sie können das Dropdown-Menü Alle Status anzeigen verwenden und auf die Schaltfläche Filtern klicken, um alle unbezahlten Rechnungen anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Als CSV exportieren, wenn Ihr Buchhalter die Rechnungen des Jahres benötigt.

Automatische Zahlungserinnerungen senden

Sie können auch Zahlungserinnerungen an säumige Zahler senden. Gehen Sie zu Sliced Invoices » Einstellungen, öffnen Sie den Tab E-Mails und scrollen Sie nach unten zur Option Zahlungserinnerung.

Sie können eine oder mehrere Erinnerungsoptionen auswählen, um automatische Zahlungserinnerungen einzurichten. Wir empfehlen, eine Erinnerung am Tag vor dem Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, da eine Erinnerung vor dem Stichtag verhindert, dass viele Rechnungen überhaupt überfällig werden.

Eine Sache, die Sie beachten sollten: Erinnerungen gehen an jede Rechnung, die noch unbezahlt oder überfällig ist, und das Plugin zeichnet nur Zahlungen auf, die es selbst über PayPal abwickelt. Wenn ein Kunde per Banküberweisung oder Scheck bezahlt, öffnen Sie diese Rechnung, setzen Sie den Status im Feld Rechnungsdetails auf Bezahlt und klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“. Andernfalls werden die Erinnerungen weiterhin an einen Kunden gesendet, der bereits bezahlt hat.

Häufig gestellte Fragen: Rechnungen in WordPress erstellen

Hier sind einige Fragen, die unsere Leser häufig zum Erstellen von Rechnungen in WordPress stellen:

Erhalten Kunden automatisch Rechnungs-E-Mails?

Nein. Das Veröffentlichen einer Rechnung sendet nichts. Sie senden sie selbst, indem Sie auf die Schaltfläche E-Mail an Kunde klicken, was Ihnen die Möglichkeit gibt, die Nachricht zuerst zu überprüfen.

Das Einzige, was von selbst herausgeht, ist die Zahlungserinnerung, sobald Sie sie eingerichtet haben. Wenn Ihre E-Mails überhaupt nicht ankommen, installieren Sie WP Mail SMTP, damit Ihre Website über einen ordnungsgemäßen E-Mail-Dienst sendet, anstatt im Spam zu landen.

Kann ich eine kostenlose PDF-Rechnung in WordPress erstellen?

Nicht automatisch. Die kostenlose Version des Sliced Invoices Plugins sendet Ihrem Kunden einen Link zur Rechnung auf Ihrer Website per E-Mail, und Sie oder Ihr Kunde können diese Seite über den Druckdialog des Browsers als PDF speichern. Wenn Sie eine PDF-Datei an jede Rechnungs-E-Mail anhängen möchten, verkauft Sliced Invoices eine PDF-Erweiterung in seinen kostenpflichtigen Paketen.

Kann ich meine WordPress-Rechnungen mit QuickBooks verbinden?

Nein. Sliced Invoices hat keine QuickBooks-Integration. Sie können die Schaltfläche „Als CSV exportieren“ in Ihrer Rechnungsliste verwenden und diese Datei in QuickBooks importieren, was normalerweise ausreicht.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu lernen, wie Sie Rechnungen für Kunden mit WordPress erstellen. Möglicherweise möchten Sie auch unseren Leitfaden zu den besten WordPress-Rechnungs-Plugins sehen.

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