Comment créer des factures pour les clients en utilisant WordPress (Gratuit)

Si vous êtes un freelance ou dirigez une agence, vous avez besoin d'un moyen simple de facturer les clients et d'être payé sans payer de logiciel de comptabilité chaque mois.

La bonne nouvelle est que vous pouvez le faire gratuitement dans WordPress. Vous créerez la facture dans votre tableau de bord, conserverez vos dossiers clients sur votre propre site et enverrez les clients vers une page de paiement sur votre propre domaine.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment créer des factures pour les clients dans WordPress, étape par étape.

Pourquoi créer des factures pour les clients dans WordPress ?

La plupart des freelances commencent par facturer à partir d'une feuille de calcul ou d'un fichier Word. Cela fonctionne jusqu'à ce que vous poursuiviez cinq clients à la fois et que vous ne puissiez pas vous souvenir qui a payé et qui n'a pas payé.

Le plugin Sliced Invoices résout ce problème sans ajouter de facture mensuelle.

Il conserve également votre facturation là où vous travaillez déjà. Lorsqu'un client pose des questions sur une facture que vous avez envoyée il y a trois mois, elle se trouve dans le même tableau de bord WordPress auquel vous vous connectez chaque jour.

Si la facturation n'est qu'une partie de votre comptabilité et que vous avez besoin du suivi des dépenses et des rapports fiscaux, alors un service de comptabilité payant est un meilleur choix. Pour tout le reste, WordPress peut s'en charger.

Une chose avant de commencer. Ce tutoriel couvre la création de factures uniques pour des clients individuels. Si vous préférez laisser les visiteurs commander sur votre site et payer immédiatement, consultez notre guide sur comment créer un formulaire de commande en ligne dans WordPress.

Commençons.

Étape 1 : Installer et configurer Sliced Invoices

Étape 3 : Définir vos paramètres de facture par défaut

Après l'activation, allez dans Sliced Invoices » Paramètres pour configurer le plugin.

Dans les paramètres « Général », les premiers champs sont « Début d'année » et « Fin d'année ». Vous devez les définir pour qu'ils correspondent à votre année fiscale afin que vos totaux annuels correspondent à ce que vous déclarez réellement.

La section suivante est « Éléments de ligne prédéfinis ». C'est là que vous enregistrez le travail pour lequel vous facturez encore et encore, comme un forfait mensuel ou votre tarif horaire, afin de ne pas avoir à le taper à chaque fois.

Entrez le prix sous forme de nombre simple sans symbole de devise. Chaque élément que vous enregistrez ici est alors prêt à être sélectionné lorsque vous ajoutez une nouvelle facture.

Après cela, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Étape 2 : Ajouter les détails de votre entreprise

Sur la même page, cliquez sur l'onglet « Entreprise ». Les informations que vous ajoutez ici s'affichent en haut de chaque facture que vous envoyez.

Vous devriez commencer par télécharger votre logo. Si vous sautez cette option, le plugin imprime le nom de votre entreprise sur les factures.

Ensuite, vous devez entrer votre adresse. Le plugin imprime exactement ce que vous tapez, vous devez donc le formater comme les adresses sont écrites dans votre pays.

Dans la section « Informations supplémentaires sur l'entreprise », vous pouvez entrer un numéro de taxe ou de TVA, un numéro d'immatriculation d'entreprise ou un numéro de téléphone. Tout ce dont votre client a besoin pour classer la facture de son côté doit être ici.

La dernière option est l'URL de votre site Web. Si vous entrez l'URL ici, votre logo et le nom de votre entreprise deviendront un lien vers votre site.

Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer ».

Étape 3 : Définir les paramètres par défaut de votre facture

Ouvrez maintenant l'onglet « Factures ». Tout ce qui se trouve ici s'applique à chaque facture que vous créez à partir de maintenant, donc le configurer une fois vous évite de répéter le travail sur chaque facture.

Commencez par cocher l'option « Incrément automatique » afin que chaque nouvelle facture prenne automatiquement le numéro suivant. Définissez ensuite le « Prochain numéro » à partir duquel vous souhaitez que la séquence commence.

Le champ « Prochain numéro » accepte les zéros non significatifs, donc 0001 fonctionne bien. Les champs « Préfixe » et « Suffixe » encadrent ce numéro. Un préfixe de INV- vous donne INV-0001, et un suffixe de -2026 vous donne 0001-2026.

Ensuite, il y a le champ « Date d'échéance », où vous entrez le nombre de jours dont dispose un client pour payer.

Entrez 14 et chaque facture sera due 14 jours après le jour où vous l'avez créée. Vous pouvez toujours remplacer la date sur une facture individuelle.

Les « Conditions générales » s'affichent sur chaque facture. Vous pouvez les utiliser pour expliquer quand le paiement est dû et ce qui se passe s'il est en retard.

Le champ « Pied de page » est la dernière ligne en bas de chaque facture. Vous pouvez ajouter un court message de remerciement et votre adresse e-mail.

En bas de cette page, vous pouvez également sélectionner un modèle de facture. En dessous, il y a un champ « CSS personnalisé » si vous souhaitez modifier les couleurs ou les polices au-delà de ce que le modèle offre.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour continuer.

Étape 4 : Configurer vos méthodes de paiement

Vous devriez maintenant cliquer sur l'onglet « Paiements ». C'est ici que vous définissez comment l'argent apparaît sur vos factures et comment les clients vous paient réellement.

Commencez par ajouter votre symbole de devise, choisissez s'il se place à gauche ou à droite dans la Position de la devise, puis définissez votre séparateur de milliers, votre séparateur décimal et le nombre de décimales.

Gardez à l'esprit que ces paramètres ne concernent que l'affichage de la devise, et que le plugin ne convertit pas entre les devises.

Sliced Invoices crée une page vierge appelée Paiement lorsque vous activez le plugin. C'est la page sur laquelle vos clients atterrissent lorsqu'ils paient en ligne.

Laissez-la sélectionnée, sauf si vous avez créé votre propre page de paiement.

Faites maintenant défiler jusqu'à la section Méthodes de paiement ci-dessous. La version gratuite vous offre trois options pour collecter les paiements sur vos factures.

Vous pouvez ajouter les détails de votre compte bancaire pour les virements directs, ou utiliser la boîte de paiement générique pour d'autres arrangements comme le paiement par chèque. Les deux s'impriment directement sur la facture.

Si vous souhaitez collecter les paiements en ligne, cliquez sur la flèche à côté de l'option PayPal Gateway et activez-la.

Pour PayPal, vous aurez besoin des identifiants API PayPal, que vous pouvez trouver dans votre compte PayPal sous Paramètres du compte » Accès API » Intégration API NVP/SOAP » Gérer les identifiants API. Copiez chacun d'eux dans le champ correspondant.

Si vous préférez accepter les paiements par carte via Stripe, ou utiliser Authorize.Net ou 2Checkout, ce sont des extensions payantes du plugin Sliced Invoices.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » et tout est prêt pour que vous puissiez créer votre première facture à l'étape suivante.

Étape 5 : Créez votre première facture

Créons votre première vraie facture. Vous devez aller à la page Factures » Ajouter une nouvelle facture.

Commencez par le titre en haut. Celui-ci est pour vous, pas pour votre client, alors utilisez quelque chose que vous reconnaîtrez plus tard dans une liste, comme « Acme Co, acompte d'octobre ».

Ensuite, il y a la section Lignes d'articles. Chaque ligne prend la Quantité, le Titre de l'article, l'Ajustement (%), le Taux ($) et la Description.

Si vous facturez plus d'un article, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un autre article. Les totaux de la facture se mettent à jour au fur et à mesure que vous ajoutez des détails, tels que le prix et le pourcentage de taxe.

Dans la boîte Détails de la facture sur le côté droit, vous devez cliquer sur le bouton Ajouter un nouveau client et une fenêtre contextuelle s'ouvrira pour ajouter les détails du client.

Sliced Invoices stocke les clients en tant qu'utilisateurs WordPress, donc cette étape crée un compte utilisateur sur votre site. Le plugin n'envoie pas les informations de connexion à votre client par e-mail, donc il n'en saura rien tant que vous n'aurez pas envoyé la facture à l'étape suivante.

Choisissez l'option Créer un nouvel utilisateur et remplissez tous les détails requis pour votre client. Cliquez maintenant sur le bouton « Ajouter un nouveau client ».

Vous pouvez également choisir un utilisateur existant si le client a déjà un compte sur votre site. Dans tous les cas, un client est automatiquement associé à la facture.

D'autres détails comme le numéro de facture et la date d'échéance sont déjà remplis à partir des paramètres de la facture précédente. Vous pouvez modifier l'un de ces paramètres ici et cela remplacera les paramètres généraux pour cette facture.

Lorsque tout semble correct, cliquez sur le bouton « Publier » et votre facture est prête.

Étape 6 : Envoyez la facture à votre client

Lors de la publication de la facture, vous remarquerez une nouvelle ligne Sliced Invoices apparaître dans la boîte de publication en haut à droite.

Cliquez sur l'icône de l'enveloppe qui dit Email to client.

Une fenêtre contextuelle s'ouvre avec Send To déjà rempli à partir du dossier de votre client, ainsi que l'objet et le contenu de vos paramètres d'e-mails.

Vous pouvez modifier tout ce que vous voulez dans l'e-mail, et séparer les adresses par une virgule pour copier plus d'une personne.

Cliquez ensuite sur le bouton « Envoyer l'e-mail ».

Votre client reçoit un e-mail avec un lien vers la facture sur votre site. Il peut la lire et payer la facture en utilisant les méthodes de paiement que vous avez ajoutées.

Si votre client dit que l'e-mail n'est jamais arrivé, le problème vient presque toujours de votre configuration d'e-mail WordPress plutôt que du plugin.

Nous recommandons WP Mail SMTP, qui envoie vos e-mails via un service de messagerie approprié, afin qu'ils n'atterrissent pas dans le dossier spam. Pour plus de détails, consultez notre guide sur comment résoudre le problème d'envoi d'e-mails par WordPress.

Étape 7 : Afficher et gérer vos factures

Cliquez maintenant sur le menu « Factures » dans votre tableau de bord WordPress pour voir toutes les factures que vous avez créées dans une seule liste.

Chaque ligne a une colonne d'actions avec le même bouton d'e-mail, donc renvoyer une facture prend un clic. Il indique également quand vous avez envoyé pour la dernière fois cette facture par e-mail.

Les factures portent l'un des cinq statuts : Brouillon, Impayée, Payée, En retard et Annulée.

Sliced Invoices déplace automatiquement une facture impayée vers En retard une fois la date d'échéance dépassée, vous n'avez donc pas à surveiller les dates.

Vous pouvez utiliser le menu déroulant Afficher tous les statuts et cliquer sur le bouton Filtrer pour voir toutes les factures impayées. Cliquez sur le bouton Exporter en CSV lorsque votre comptable a besoin des factures de l'année.

Envoyer des rappels de paiement automatiques

Vous pouvez également envoyer des rappels de paiement aux payeurs en retard. Allez dans Sliced Invoices » Paramètres, ouvrez l'onglet E-mails, et faites défiler jusqu'à l'option Rappel de paiement.

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs options de rappel pour configurer des rappels de paiement automatiques. Nous recommandons d'ajouter un rappel la veille de la date d'échéance du paiement, car un coup de pouce avant la date limite empêche de nombreuses factures d'être en retard.

Une chose à garder à l'esprit : les rappels sont envoyés à toutes les factures qui sont encore Impayées ou En retard, et le plugin n'enregistre que les paiements qu'il gère lui-même via PayPal. Lorsqu'un client paie par virement bancaire ou par chèque, ouvrez cette facture, définissez le statut dans la boîte Détails de la facture sur Payée, et cliquez sur le bouton « Mettre à jour ». Sinon, les rappels continueront d'être envoyés à un client qui a déjà payé.

Foire aux questions : Créer des factures dans WordPress

Voici quelques questions fréquemment posées par nos lecteurs concernant la création de factures dans WordPress :

Les clients recevront-ils automatiquement les e-mails de facturation ?

Non. La publication d'une facture n'envoie rien. Vous l'envoyez vous-même en cliquant sur le bouton Envoyer au client, ce qui vous donne la possibilité de vérifier le message au préalable.

La seule chose qui part d'elle-même est le rappel de paiement, une fois que vous l'avez configuré. Si vos e-mails n'arrivent pas du tout, installez WP Mail SMTP, afin que votre site envoie via un service de messagerie approprié au lieu d'atterrir dans le spam.

Puis-je créer une facture PDF gratuite dans WordPress ?

Non automatiquement. La version gratuite du plugin Sliced Invoices envoie par e-mail à votre client un lien vers la facture sur votre site, et vous ou votre client pouvez enregistrer cette page en PDF à partir de la boîte de dialogue d’impression du navigateur. Si vous souhaitez qu’un PDF soit joint à chaque e-mail de facture, Sliced Invoices vend une extension PDF dans ses packs payants.

Puis-je connecter mes factures WordPress à QuickBooks ?

Non. Sliced Invoices n’a pas d’intégration QuickBooks. Vous pouvez utiliser le bouton Exporter en CSV sur votre liste de factures et importer ce fichier dans QuickBooks, ce qui est généralement suffisant.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment créer des factures pour vos clients en utilisant WordPress. Vous voudrez peut-être aussi voir notre guide sur les meilleurs plugins de facturation WordPress.

Si vous avez aimé cet article, abonnez-vous à notre Chaîne YouTube pour des tutoriels vidéo WordPress. Vous pouvez également nous trouver sur Twitter et Facebook.