Guide du débutant : Qu’est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ? (Expliqué)

Les débutants nous demandent souvent : qu’est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ? Si vous êtes un utilisateur/utilisatrice non technophile, vous avez peut-être entendu dire que vous pouviez utiliser la VoIP pour ajouter un numéro de téléphone professionnel à votre site.

La VoIP est un moyen plus rentable d’obtenir un numéro de téléphone professionnel pour votre site qu’une ligne téléphonique traditionnelle. Toutefois, avant de prendre une décision, vous devez bien comprendre en quoi consiste cette technologie.

Dans ce guide du débutant, nous répondrons à la question de savoir ce qu’est la VoIP et comment elle fonctionne en coulisses. L’objectif est de vous aider à comprendre comment la VoIP peut vous faire enregistrer des économies et vous aider à développer votre entreprise.

Voici un aperçu de ce que nous allons couvrir dans ce guide. Vous pouvez cliquer sur ces liens pour accéder directement aux différentes sections.

Contrairement aux systèmes de téléphonie fixe qui sont limités à un seul téléphone de bureau dans votre entreprise, la VoIP vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques professionnels depuis votre ordinateur portable, votre tablette, votre téléphone intelligent ordinaire (à l’aide d’une application), et même des postes téléphoniques de bureau compatibles avec la VoIP.

Comme tous les appels sont effectués via l’internet, il est extrêmement rentable d’effectuer des appels nationaux et internationaux. La plupart des fournisseurs de VoIP pour entreprises offrent des minutes illimitées sans frais supplémentaires.

En plus d’enregistrer des économies, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités avant du téléphone : appel en attente, acheminement des appels, tonalités d’appel, réception automatique, numéros de téléphone multiples, messagerie instantanée, etc.

C’est pourquoi la plupart des petites entreprises et même des grandes entreprises abandonnent les fournisseurs de téléphonie traditionnels au profit d’un fournisseur de VoIP pour entreprises.

Chez WPBeginner, nous utilisons Nextiva, un système téléphonique d’entreprise basé sur la VoIP, qui fait figure de prospect.

Comment fonctionne la VoIP ? (En coulisses)

Pour comprendre le fonctionnement de la VoIP, nous allons examiner ce qui se passe lorsque vous passez ou recevez un appel téléphonique sur un téléphone VoIP.

Lorsque vous passez un appel téléphonique en utilisant la VoIP, leur application de numéro de téléphone professionnel ou leur adaptateur VoIP prend le signal vocal analogique et le transforme en signal numérique.

Ces données vocales numériques sont ensuite envoyées au fournisseur de services téléphoniques professionnels en utilisant votre service Internet. Enfin, le message est acheminé vers le téléphone de votre client/cliente.

Ce processus se déroule presque instantanément, ce qui explique que la qualité du son de la VoIP soit parfois supérieure à celle des appels téléphoniques ordinaires.

En quoi la VoIP est-elle différente du système téléphonique traditionnel ?

La VoIP fonctionne différemment, en coulisses, d’un système de téléphone fixe classique.

Les systèmes de téléphonie traditionnels utilisent la méthode de commutation de circuits pour connecter les appels. Lorsque vous passez un appel via le réseau téléphonique public commuté (RTPC), vous êtes connecté à la personne à l’autre bout du fil, et elle est connectée à vous dans un circuit.

La technologie de la « commutation de circuits » est utilisée depuis plus de 100 ans. Elle est fiable et fonctionne toujours, mais n’est pas la plus efficace ni la plus rentable.

La VoIP utilise plutôt la méthode de la « commutation de paquets ». Cela signifie que les données sont uniquement envoyées lorsque cela est nécessaire. Une connexion brève et instantanée est créée à chaque fois que vous parlez. La connexion n’a pas besoin d’aller dans les deux sens en permanence. Normalement, vous et votre interlocuteur ne parlez pas en même temps.

De plus, les paquets de données sont envoyés de manière efficace. Ils peuvent emprunter de nombreux chemins différents sur l’internet. Les paquets sont ensuite reconstitués lorsqu’ils atteignent leur destination.

Les paquets de données peuvent également être compressés pour économiser de l’espace. Cela leur permet de circuler encore plus rapidement sur l’internet.

Tout cela se passe très rapidement. À moins qu’il n’y ait un problème avec votre connexion internet, vous ne remarquerez aucun retard pendant l’appel.

Bien que la VoIP puisse sembler assez technique et compliquée, la principale chose à comprendre est que la VoIP est une méthode plus efficace de transfert de données pendant les appels téléphoniques.

Vous avez probablement déjà utilisé la VoIP sans le savoir, par le biais d’une application comme Skype ou Google Voice.

Comparaison des avantages et des inconvénients de la VoIP

Comme nous utilisons un service de téléphonie professionnelle VoIP dans notre entreprise depuis des années, il est juste de dire que nous connaissons les avantages et les inconvénients de ce type de service.

Voici notre analyse détaillée des avantages et des inconvénients de la VoIP.

Avantages de la VoIP – Avantages de la VoIP

Passer du service d’une entreprise de téléphonie traditionnelle à un système téléphonique VoIP basé sur le cloud présente de nombreux avantages.

Coût mensuel moins élevé

L’un des principaux avantages de la VoIP est qu’elle permet de réduire le coût mensuel des appels nationaux et internationaux.

La plupart des fournisseurs de téléphonie VoIP proposent souvent des appels nationaux illimités gratuits. Les appels internationaux sont également très bon marché.

En outre, vous enregistrerez des économies sur les frais de réparation et d’entretien que vous payez actuellement à votre opérateur de téléphonie fixe.

Prendre des appels de n’importe où – Complètement portable

Avec la VoIP, vous n’avez pas besoin d’être dans un bureau, sur place, assis à côté de votre téléphone de bureau pour prendre des appels téléphoniques. Vous pouvez prendre des appels entrants où que vous soyez en utilisant une application sur votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur portable.

C’est un grand avantage pour le travail à distance et les équipes qui travaillent sur le terrain. C’est également très utile si vous êtes en déplacement.

Fonctionnalités avancées du téléphone professionnel

Les solutions VoIP comprennent généralement de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour les téléphones professionnels. Par exemple, vous pouvez facilement configurer des conférences téléphoniques avec la VoIP.

De plus, la plupart des fournisseurs de services VoIP proposent une réceptionniste virtuelle, une musique d’attente, un appel en attente, un composeur automatique, la transcription de la messagerie vocale en e-mail ou en texte, et bien plus encore. Vous pouvez même obtenir des fonctionnalités de télécommunications avancées telles que la vidéo conférence.

Cela peut également vous permettre de réaliser des économies supplémentaires, car les fournisseurs de services téléphoniques traditionnels facturent souvent des frais récurrents pour ces compléments et intégrations.

Amélioration de l’évolutivité et de la flexibilité

Un autre avantage de la VoIP est sa plus grande évolutivité. Que vous embauchiez du personnel ou que vous ouvriez une nouvelle succursale dans une ville nouvelle, la VoIP facilite la croissance.

Contrairement à un service téléphonique traditionnel qui nécessiterait de dépenser de l’argent pour du matériel coûteux sur une ligne dédiée, la VoIP vous permet d’ajouter les membres de votre équipe en quelques clics dans le tableau de bord de votre compte.

La VoIP fonctionnant sur tous les smartphones, vous pouvez même réduire les coûts d’équipement supplémentaires et libérer de l’espace de bureau en demandant aux membres de votre équipe d’installer l’application sur leur téléphone personnel.

Inconvénients de la VoIP – Inconvénients de l’utilisation de la VoIP

Bien que la VoIP soit une technologie étonnante, elle n’est pas forcément parfaite pour tout le monde. Il existe quelques inconvénients de la VoIP que vous devez connaître.

Vous devez disposer d’une bonne connexion internet pour passer des appels téléphoniques.

Comme nous l’avons expliqué dans la section « Comment fonctionne la VoIP », vous devez disposer d’une connexion internet fiable pour passer des appels téléphoniques.

Si votre internet est lent, la qualité de votre appel peut en être affectée. Par exemple, vous risquez de perdre de l’audio ou de subir des retards.

L’avantage est que la technologie VoIP n’utilise pas autant de bande passante qu’on pourrait le penser. Une bonne connexion avec un ping de moins de 70 ms et un outil de téléversement d’au moins 500 kbps est suffisante pour les appels VoIP.

Cependant, si vous avez beaucoup de membres d’équipe dans votre bureau, vous devrez peut-être examiner vos besoins en bande passante en fonction du nombre d’appels simultanés que votre entreprise passera en même temps.

Vous devez tenir compte des pannes d’électricité

Le service téléphonique normal fonctionne pendant les pannes de courant. En revanche, vous ne pouvez pas passer d’appels VoIP si vous n’avez pas d’électricité ou d’accès à l’internet.

En général, la plupart des bureaux disposent d’un internet sans fil alimenté par des routeurs WiFi. Ces routeurs ont besoin d’électricité, donc si votre bâtiment subit une coupure de courant, votre internet peut également tomber en panne, ce qui aura un impact sur votre service VoIP.

Dans notre bureau, nous atténuons ce problème en utilisant un système de batterie de secours pour notre routeur internet. Comme notre Internet est fourni par une entreprise différente de celle qui fournit l’électricité, nous n’avons jamais les deux pannes en même temps.

De plus, comme les membres de notre équipe utilisent l’appli VoIP sur leur téléphone, ils peuvent toujours utiliser leurs données mobiles pour passer des appels téléphoniques professionnels.

Vous devrez former votre personnel au nouveau système.

Le passage à un nouveau système téléphonique implique de former votre personnel à son utilisation.

Heureusement, la plupart des services VoIP sont conçus pour être aussi simples et intuitifs que possible. Cela signifie qu’il devrait être facile de former les membres de l’équipe à l’utilisation des systèmes téléphoniques dans le cloud, même si vos employés travaillent à distance.

Quel est le meilleur service téléphonique VoIP ?

Ici à WPBeginner, nous utilisons et recommandons Nextiva comme le meilleur service de téléphonie VoIP. Ils offrent un numéro local ou gratuit avec toutes leurs offres.

Nextiva est livré avec toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, y compris le routage des appels, les appels vocaux nationaux illimités, la messagerie SMS professionnelle illimitée, la messagerie vocale vers l’e-mail/le texte, le portage de numéro, l’ID de l’appelant, le renvoi d’appel, les messages d’accueil personnalisés, le standard automatique, la musique d’attente, l’enregistrement des appels, le fax VoIP en ligne, l’extension téléphonique pour les membres de l’équipe, et bien d’autres encore.

Ils ont une application pour téléphone intelligent facile à utiliser pour Android / iPhone (iOS), et une application softphone pour votre ordinateur.

Pour les clients/clientes entreprises, nous vous permettons même de convertir votre système PBX (autocommutateur privé) existant en un système de téléphonie dans le nuage utilisant la liaison SIP (protocole d’initiation de session). Cela signifie que vous pouvez facilement transférer des appels vers différents départements et employés en utilisant votre système existant et votre réseau local.

Nextiva dispose également de plusieurs fonctionnalités avant utiles. Par exemple, vous pouvez connecter votre système téléphonique VoIP avec une discussion en direct en temps réel et avec votre système CRM pour vous aider à créer un système de communication unifié.

De plus, leurs prix sont abordables et l’équipe de support est extrêmement utile, ce qui facilite grandement les premiers pas. C’est pourquoi nous utilisons Nextiva pour notre entreprise.

D’autres excellentes alternatives VoIP à Nextiva incluent :

• RingCentral – une grande entreprise de VoIP bien connue qui coûte un peu plus cher que Nextiva. Elle dispose de toutes les fonctionnalités de communication professionnelle dont vous avez besoin et propose également des outils de partage d’écran et de conférence.
• Ooma – une option facile à configurer qui offre des numéros verts et toutes les mis en avant. Vous bénéficiez de 500 minutes gratuites, mais vous devez payer un supplément pour en obtenir davantage.
• Zoom Phone – un service téléphonique professionnel abordable qui offre des fonctionnalités d’appel avancées avec l’interface familière des réunions vidéo Zoom.
• Grasshopper – un autre excellent service téléphonique professionnel pour les solopreneurs et les petites entreprises qui offre toutes les mis en avant.
• Phone.com – un bon téléphone IP pour les entreprises travaillant avec le Canada et de nombreux pays de l’UE, car ces endroits sont couverts en tant qu’appels locaux.

Comment passer un appel en utilisant la VoIP

Pour passer un appel en VoIP, vous devez d’abord disposer d’un service de téléphonie professionnelle VoIP tel que Nextiva. Vous avez également besoin d’une connexion internet avec une bonne largeur de bande. Il s’agit normalement d’une connexion internet à haut débit.

Vous pouvez ensuite passer un appel par VoIP avec l’un des appareils suivants :

• Le combiné de votre téléphone actuel. Il peut être connecté au système VoIP à l’aide d’un ATA (adaptateur téléphonique analogique) qui lui donne une adresse IP. En fait, il suffit de brancher le téléphone sur l’ATA au lieu de le brancher directement sur la prise murale.
• Un téléphone IP spécial. Il ressemble à un téléphone analogique normal et fonctionne comme lui. Il est doté d’un combiné avec des boutons qui s’insère dans un socle de chargement. Cependant, au lieu d’un connecteur téléphonique RJ-11, le téléphone IP est doté d’un connecteur RJ-45. Cela signifie qu’il se branche sur un port Ethernet de votre routeur, et non sur un connecteur téléphonique. Selon la saison, certaines entreprises de VoIP peuvent vous offrir un combiné téléphonique gratuit.
• Votre ordinateur. Vous aurez besoin d’une application qui vous permet de passer des appels par VoIP. Cette application est parfois appelée « softphone ». Bien entendu, vous aurez également besoin d’une carte son et d’un casque, ou d’un microphone et de haut-parleurs. Vous aurez également besoin d’une connexion internet, soit par Ethernet, soit par WiFi. La plupart des entreprises de VoIP connues proposent des applications pour Windows et Mac.
• Votre mobile. Là encore, vous aurez besoin de l’application adéquate et d’une connexion wifi. Vous pouvez également utiliser une offre de données mobiles avec des vitesses 4G ou supérieures. La plupart des applications VoIP fonctionnent sur tous les téléphones intelligents, tels que les appareils mobiles Android et l’iPhone d’Apple (iOS).

Foire aux questions sur la téléphonie VoIP (FAQ VoIP)

Il existe de nombreux fournisseurs de VoIP pour entreprises et il peut être difficile de savoir lequel répond le mieux à vos besoins.

Au fil des ans, nous avons aidé des milliers de débutants à choisir la meilleure plateforme téléphonique VoIP. Nous avons entendu presque toutes les questions possibles et imaginables sur la VoIP.

Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la VoIP (Voice over IP).

Combien coûtent les appels nationaux et internationaux sur la VoIP ?

La plupart des services VoIP incluent des appels nationaux illimités sans frais supplémentaires. Toutefois, certains services VoIP moins chers facturent en fonction du nombre de minutes utilisées.

Les tarifs internationaux varieront en fonction du fournisseur VoIP que vous utilisez, mais ces tarifs seront presque toujours plus abordables que les tarifs traditionnels des lignes terrestres pour les appels internationaux.

Pouvez-vous conserver votre numéro de téléphone actuel avec la VoIP ?

Oui, lorsque vous passez d’un téléphone fixe traditionnel à un téléphone VoIP professionnel, vous pouvez demander le portage de votre numéro, ce qui vous permet de conserver votre numéro de téléphone professionnel existant.

La plupart des bons services VoIP vous permettent de le faire, mais veuillez vérifier auprès d’eux avant de vous inscrire.

Existe-t-il un système de VoIP de secours en cas de panne de votre connexion internet ?

Certains services VoIP disposent d’un dispositif de secours en cas de défaillance de votre connexion à large bande ou de coupure d’électricité. Par exemple, Nextiva peut renvoyer automatiquement les appels vers un téléphone portable.

La VoIP offre-t-elle un routage des appels ou des compléments pour les membres de l’équipe ?

Aucun, la plupart des bons fournisseurs de services téléphoniques VoIP incluent le routage des appels, les compléments d’appel, la file d’attente et le standard automatique sans frais supplémentaires.

La VoIP est-elle réglementée par la FCC ?

La Federal Communications Commission (FCC) requiert des fournisseurs de VoIP qu’ils se conforment au Communications Assistance for Law Enforcement Act de 1994 (CALEA) et qu’ils contribuent au Universal Service Fund, qui aide les clients/clientes à faibles revenus à payer leurs frais de téléphone mensuels.

En 2005, la FCC a également commencé à rendre nécessaire que les fournisseurs de VoIP permettent les appels d’urgence au 911. Cependant, les appels d’urgence sont traités de manière légèrement différente avec les fournisseurs de VoIP qu’avec les services téléphoniques traditionnels.

Nous espérons que cet article a aidé à répondre aux questions de savoir ce qu’est la VoIP et comment elle fonctionne en coulisses. Vous pourriez également aimer notre comparaison des meilleures plateformes de construction de sites Web, et des meilleurs services de marketing e-mail pour développer votre entreprise.

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