Guía para principiantes: ¿Qué es la VoIP y cómo funciona? (Explicado)

Los principiantes nos preguntan a menudo: ¿qué es la VoIP y cómo funciona? Si no eres un usuario experto en tecnología, es posible que hayas oído que puedes utilizar VoIP para añadir un número de teléfono comercial a tu sitio web.

La VoIP es una forma más rentable de conseguir un número de teléfono comercial para su sitio web que una línea telefónica tradicional. Sin embargo, antes de tomar una decisión, es necesario entender bien de qué se trata esta tecnología.

En esta guía para principiantes, responderemos a qué es la VoIP y cómo funciona entre bastidores. El objetivo es ayudarle a entender cómo la VoIP puede ahorrarle dinero y ayudarle a hacer crecer su negocio.

Aquí tienes un resumen de lo que vamos a tratar en esta guía. Puedes enlazar con estos enlaces para ir directamente a las distintas secciones.

A diferencia de los sistemas de telefonía fija que se limitan a un único teléfono de escritorio en su oficina, VoIP le permite hacer y recibir llamadas telefónicas de negocios desde su ordenador portátil, tableta, teléfono inteligente regular (utilizando una aplicación), e incluso VoIP compatible con teléfonos de oficina.

Como todas las llamadas se hacen por Internet, es muy rentable tanto para llamadas nacionales como de larga distancia (internacionales). La mayoría de los proveedores de VoIP para empresas ofrecen minutos ilimitados sin coste adicional.

Minientrada en costes, también obtendrá todas las características telefónicas avanzadas, como llamada en espera, enrutamiento de llamadas, tonos de llamada, operadora automática, varios números de teléfono, mensajería instantánea y mucho más.

Por eso, la mayoría de las pequeñas empresas, e incluso las grandes compañías, se están pasando de los proveedores de telefonía tradicionales a los proveedores de VoIP para empresas.

En WPBeginner, utilizamos Nextiva, un sistema líder de telefonía VoIP para empresas.

¿Cómo funciona realmente la VoIP? (Entre bastidores)

Para entender cómo funciona realmente la VoIP, echaremos un vistazo a lo que ocurre cuando haces o recibes una llamada en un teléfono VoIP.

Cuando realizas una llamada telefónica utilizando VoIP, su aplicación de número de teléfono de empresa o adaptador VoIP toma la señal de voz analógica y la convierte en señal digital.

A continuación, estos datos de voz digitales se envían al proveedor de servicios telefónicos para empresas a través de su servicio de Internet. Finalmente, el mensaje se envía al teléfono del cliente.

Este proceso se produce casi instantáneamente, por lo que a veces la calidad del sonido de VoIP es incluso mejor que la de las llamadas telefónicas normales.

¿En qué se diferencia la VoIP de la telefonía tradicional?

La VoIP funciona de forma distinta entre bastidores que un sistema telefónico fijo normal.

Los sistemas de telefonía tradicionales utilizan el método de conmutación de circuitos para conectar las llamadas. Cuando haces una llamada a través de la Red Telefónica Pública Conmutada (RTPC), estás conectado a la persona que está al otro lado, y ella está conectada a ti en un circuito.

La tecnología de “conmutación de circuitos” se utiliza desde hace más de 100 años. Es fiable y sigue funcionando, pero no es la más eficiente ni rentable.

En cambio, VoIP utiliza el método de “conmutación de paquetes”. Esto significa que los datos solo se envían cuando es necesario. Cada vez que hablas se crea una conexión breve e instantánea. No es necesario que la conexión sea bidireccional todo el tiempo. Normalmente, ni tú ni tu interlocutor estaréis hablando al mismo tiempo.

Además, los paquetes de datos se envían de forma eficiente. Pueden utilizar muchas rutas diferentes a través de Internet. Los paquetes se vuelven a unir cuando llegan a su destino.

Los paquetes de datos también pueden comprimirse para ahorrar espacio. Esto les permite viajar aún más rápido por Internet.

Todo esto ocurre muy rápido. A menos que haya un problema con tu conexión a Internet, no notarás ningún aviso durante la llamada.

Aunque VoIP pueda sonar bastante técnico y complicado, lo principal que hay que entender es que VoIP es un método más eficaz de transferir datos durante las llamadas telefónicas.

Probablemente ya hayas utilizado VoIP antes sin saberlo, a través de una aplicación como Skype o Google Voice.

Ventajas e inconvenientes de la VoIP

Dado que llevamos años utilizando un servicio de telefonía empresarial VoIP en nuestra empresa, es justo decir que sabemos un par de cosas acerca de los pros y los contras.

Aquí tienes nuestro análisis detallado de los pros y los contras de la VoIP.

Ventajas de la VoIP – Ventajas del uso de la VoIP

Cambiar el servicio de una compañía telefónica tradicional por un sistema telefónico VoIP basado en la nube tiene muchas ventajas.

Menor coste mensual

Una de las mayores ventajas de VoIP es que tiene un coste mensual más bajo tanto en llamadas nacionales como internacionales.

La mayoría de los proveedores de telefonía VoIP suelen incluir llamadas nacionales ilimitadas gratuitas. Las llamadas internacionales también suelen ser muy baratas.

Minientrada, también ahorrará dinero en gastos de servicios de reparación y mantenimiento que actualmente paga a su proveedor de telefonía fija.

Atiende llamadas desde cualquier lugar – Completamente portátil

Con VoIP, no necesita estar en una oficina, en sus instalaciones, sentado junto a su teléfono de sobremesa para recibir llamadas. Puede recibir llamadas desde cualquier lugar con una aplicación en su teléfono, tableta u ordenador portátil.

Es una gran ventaja para el trabajo a distancia y los equipos que trabajan sobre el terreno. También es genial si estás de viaje.

Características avanzadas del teléfono profesional

Las soluciones de VoIP suelen incluir muchas características adicionales para los teléfonos de empresa. Por ejemplo, con VoIP puedes establecer conferencias telefónicas fácilmente.

Además, la mayoría de proveedores de servicios VoIP ofrecen recepcionista virtual, música en espera, llamada en espera, marcador automático, transcripción del buzón de voz a correo electrónico o texto, y mucho más. Incluso puede obtener funciones avanzadas de telecomunicaciones, como videoconferencias.

Esto también puede suponer un ahorro de costes adicional, ya que a menudo los proveedores de servicios telefónicos tradicionales cobran cuotas recurrentes por estos complementos e integraciones.

Escalabilidad y flexibilidad mejoradas

Otra ventaja de la VoIP es su mayor escalabilidad. Tanto si contrata más personal como si abre una sucursal en una nueva ciudad, la VoIP facilita el crecimiento.

A diferencia de un servicio telefónico tradicional que requeriría gastar dinero en hardware caro en línea dedicada, VoIP le permite añadir a los miembros de su equipo con sólo unos pocos clics dentro de su tablero de la cuenta.

Dado que VoIP funciona en todos los teléfonos inteligentes, puede incluso reducir el coste adicional de los equipos y liberar espacio de escritorio haciendo que los miembros de su equipo instalen la aplicación en su teléfono personal.

Desventajas de VoIP – Inconvenientes del uso de VoIP

Aunque la VoIP es una tecnología asombrosa, puede que no sea perfecta para todo el mundo. Hay un par de desventajas de la VoIP que debes conocer.

Necesitas una buena conexión a Internet para llamar por teléfono

Como explicamos en la sección Cómo funciona la VoIP, necesitas una conexión a Internet fiable para hacer llamadas telefónicas.

Si tu conexión a Internet es lenta, la calidad de la llamada puede verse afectada. Por ejemplo, puedes sufrir pérdidas de audio o latencia (retrasos).

Lo bueno es que la tecnología VoIP no utiliza tanto ancho de banda como podría pensarse. Una buena conexión con menos de 70 ms de ping y al menos 500 kbps de velocidad de subida es suficiente para las llamadas VoIP.

Sin embargo, si tiene muchos miembros del equipo en su oficina, entonces es posible que tenga que mirar a sus necesidades de ancho de banda para el número de llamadas simultáneas que su negocio va a hacer al mismo tiempo.

Tienes que tener en cuenta los cortes de luz

El servicio telefónico normal funciona durante los cortes de luz. Pero no puedes hacer llamadas VoIP si no tienes electricidad o acceso a Internet.

Normalmente, la mayoría de las oficinas tienen Internet inalámbrico que funciona con routers WiFi. Estos enrutadores necesitan electricidad, por lo que si el edificio sufre un corte de luz, Internet también puede fallar, lo que afectará a su servicio VoIP.

En nuestra oficina lo evitamos con un sistema de copia de seguridad del router de Internet. Como Internet es suministrado por una compañía distinta a la de la electricidad, nunca tenemos ambos cortes al mismo tiempo.

Además, como los miembros de nuestro equipo utilizan la aplicación VoIP en su teléfono, siempre pueden usar sus datos móviles para hacer llamadas de empresa.

Tendrá que volver a formar a su personal en el nuevo sistema.

El cambio a un nuevo sistema telefónico implica la necesidad de formar a los empleados en su uso.

Por suerte, la mayoría de los servicios de VoIP están diseñados para ser lo más sencillos e intuitivos posible. Esto significa que debería ser fácil formar a los miembros del equipo en el uso de los sistemas de telefonía en la nube, incluso si tus empleados trabajan a distancia.

¿Cuál es el mejor servicio de telefonía VoIP?

Aquí en WPBeginner, usamos y recomendamos Nextiva como el mejor servicio de telefonía VoIP. Ofrecen un número gratuito local o gratuito con todos sus planes.

Nextiva viene con todas las características esenciales que necesita, incluyendo enrutamiento de llamadas, llamadas de voz nacionales ilimitadas, mensajería SMS empresarial ilimitada, buzón de voz a correo electrónico/texto, portabilidad de números, identificador de llamadas, desvío de llamadas, saludos personalizados, operadora automática, música en espera, grabación de llamadas, fax VoIP en línea, extensión telefónica para miembros del equipo y mucho más.

Disponen de una aplicación de smartphone fácil de usar para Android / iPhone (iOS), y una aplicación de softphone para su ordenador.

Para clientes empresariales, incluso le permite convertir su sistema PBX (centralita telefónica privada) existente en un sistema telefónico en la nube mediante troncales SIP (protocolo de inicio de sesión). Esto significa que puede transferir fácilmente llamadas a diferentes departamentos y empleados utilizando su sistema y red de área local existentes.

Nextiva también tiene varias características avanzadas útiles. Por ejemplo, puede conectar su sistema de telefonía VoIP con el chat en directo en tiempo real y con su sistema CRM para ayudarle a crear un sistema de comunicaciones unificado.

Además, su precio es asequible y el equipo de soporte es extremadamente útil, por lo que es muy fácil para que usted pueda comenzar. Por eso utilizamos Nextiva para nuestro negocio.

Otras excelentes alternativas de VoIP a Nextiva son:

• RingCentral – una gran y conocida compañía de VoIP que cuesta un poco más que Nextiva. Tienen todas las características de comunicación de negocios que necesita, y ofrecen herramientas de pantalla compartida y conferencias también.
• Ooma: una opción fácil de configurar que ofrece números gratuitos y todas las características que cabe esperar. Incluye 500 minutos gratis, pero hay que pagar más.
• Zoom Phone: un servicio telefónico empresarial asequible que ofrece características avanzadas de llamada con la conocida interfaz de reuniones de vídeo de Zoom.
• Grasshopper: otro gran servicio de telefonía empresarial para autónomos y pequeñas empresas que ofrece todas las características esenciales.
• Phone.com – un buen teléfono IP para las empresas que trabajan con Canadá y muchos países de la UE, ya que estas localidades están cubiertas como llamadas locales.

Cómo hacer una llamada con VoIP

Para hacer una llamada utilizando VoIP, primero necesitas un servicio de telefonía VoIP para empresas como Nextiva. También necesitas una conexión a Internet con un buen ancho de banda. Esto normalmente significa utilizar una conexión a Internet de banda ancha de alta velocidad.

A continuación, puedes realizar una llamada mediante VoIP con cualquiera de los siguientes dispositivos:

• Su teléfono actual. Puede conectarse al sistema VoIP mediante un ATA (adaptador de teléfono analógico) que le da una dirección IP. Básicamente, basta con conectar el teléfono al ATA en lugar de enchufarlo directamente a la toma de corriente.
• Un teléfono IP especial. Parece y funciona como un teléfono analógico normal. Tiene un auricular con botones que se encaja en una base de carga. Sin embargo, en lugar de un conector telefónico RJ-11, el teléfono IP tiene un conector RJ-45. Esto significa que se conecta a un puerto ethernet del router, no a un teléfono IP. Esto significa que se conecta a un puerto Ethernet del router, no a un conector telefónico. Dependiendo de la temporada, algunas empresas de VoIP pueden regalarte un auricular telefónico.
• Tu ordenador. Necesitarás una aplicación que te permita hacer llamadas por VoIP. A veces se llama “softphone”. Por supuesto, también necesitarás una tarjeta de sonido y auriculares, o un micrófono y altavoces. También necesitarás conexión a Internet, por Ethernet o WiFi. Las empresas de VoIP más conocidas tienen aplicaciones para Windows y Mac.
• Tu teléfono móvil. De nuevo, necesitarás la aplicación adecuada y una conexión wifi. También puedes utilizar un plan de datos móviles con 4G o velocidades superiores. La mayoría de las aplicaciones VoIP funcionan en todos los teléfonos inteligentes, como los dispositivos móviles Android y Apple iPhone (iOS).

Preguntas frecuentes acerca de la telefonía VoIP (VoIP FAQs)

Hay muchos proveedores de VoIP para empresas y puede resultar difícil saber cuál es el que mejor se adapta a sus necesidades.

A lo largo de los años hemos ayudado a miles de principiantes a elegir la mejor plataforma de telefonía VoIP. Hemos escuchado casi todas las preguntas posibles acerca de VoIP que se te puedan ocurrir.

A continuación encontrará las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes acerca de la VoIP (Voz sobre IP).

¿Cuánto cuestan las llamadas nacionales e internacionales en VoIP?

La mayoría de los servicios VoIP incluyen llamadas nacionales ilimitadas sin coste adicional. Sin embargo, algunos servicios VoIP más baratos cobran en función del número de minutos que utilices.

Las tarifas internacionales variarán en función del proveedor de VoIP que utilices, pero casi siempre serán más asequibles que las tarifas tradicionales de telefonía fija para llamadas internacionales.

¿Puede mantener su número de teléfono actual en VoIP?

Sí, al cambiar de un teléfono fijo tradicional a un teléfono VoIP para empresas, puede solicitar la portabilidad de número, que le permite conservar su número de teléfono empresarial actual.

La mayoría de los buenos servicios de VoIP te permiten hacerlo, pero compruébalo con ellos antes de darte de alta.

¿Existe una copia de seguridad de VoIP si se cae la conexión a Internet?

Algunos servicios de VoIP tienen una copia de seguridad por si se corta la conexión de banda ancha o se va la luz. Por ejemplo, Nextiva puede desviar automáticamente las llamadas a un teléfono móvil.

¿Ofrece VoIP enrutamiento de llamadas o extensiones para los miembros del equipo?

Sí, la mayoría de los buenos proveedores de servicios telefónicos VoIP incluyen enrutamiento de llamadas, extensiones telefónicas, cola de llamadas y operadora automática sin coste adicional.

¿Está regulado el VoIP por la FCC?

La Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) exige a los proveedores de VoIP que cumplan con la Ley de Asistencia de Comunicaciones para el Cumplimiento de la Ley de 1994 (CALEA) y que hagan contribuciones al Fondo de Servicio Universal, que ayuda a los clientes con bajos ingresos con los costes telefónicos mensuales.

En 2005, la FCC también empezó a obligar a los proveedores de VoIP a permitir las llamadas de emergencia al 911. Sin embargo, las llamadas de emergencia se gestionan de forma ligeramente distinta con los proveedores de VoIP que con los servicios telefónicos tradicionales.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a responder a las preguntas sobre qué es la VoIP y cómo funciona entre bastidores. Puede que también te guste nuestra comparativa de las mejores plataformas maquetadoras de sitios web y los mejores servicios de marketing por correo electrónico para hacer crecer tu negocio.

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