Przewodnik dla początkujących: Czym jest VoIP i jak działa? (Wyjaśnienie)

Początkujący często pytają nas: czym jest VoIP i jak działa VoIP? Jeśli jesteś użytkownikiem nietechnicznym, być może słyszałeś, że możesz używać VoIP do dodania numeru telefonu firmowego do swojej strony internetowej.

VoIP to bardziej opłacalny sposób na uzyskanie firmowego numeru telefonu dla Twojej strony internetowej w porównaniu do tradycyjnej linii telefonicznej. Nawet tutaj w WPBeginner polegamy na VoIP w naszych potrzebach komunikacyjnych.

Jednak zanim podejmiesz jakiekolwiek decyzje, musisz w pełni zrozumieć, o co chodzi w tej technologii.

W tym przewodniku dla początkujących odpowiemy na pytanie, czym jest VoIP i jak działa VoIP w tle. Celem jest pomoc w zrozumieniu, jak VoIP może zaoszczędzić pieniądze i pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Oto przegląd tego, co omówimy w tym przewodniku. Możesz kliknąć te linki, aby przejść bezpośrednio do różnych sekcji.

• Czym jest VoIP?
• Jak faktycznie działa VoIP? (Spojrzenie za kulisy)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• Jaka jest najlepsza usługa telefoniczna VoIP?
• Jak wykonać połączenie za pomocą VoIP
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące telefonu VoIP (FAQ VoIP)

W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów telefonicznych, które są ograniczone do jednego telefonu stacjonarnego w Twoim biurze, VoIP pozwala na wykonywanie i odbieranie służbowych połączeń telefonicznych z laptopa, tabletu, zwykłego smartfona (za pomocą aplikacji), a nawet z kompatybilnych z VoIP zestawów biurowych.

Ponieważ wszystkie połączenia są realizowane przez Internet, jest to niezwykle opłacalne zarówno w przypadku połączeń krajowych, jak i międzymiastowych (międzynarodowych). Większość dostawców VoIP dla firm oferuje nielimitowane minuty bez dodatkowych kosztów.

Oprócz oszczędności, zyskujesz również wszystkie zaawansowane funkcje telefoniczne, takie jak połączenie oczekujące, przekierowanie połączeń, dzwonki dla dzwoniących, automatyczna sekretarka, wiele numerów telefonów, komunikatory i inne.

Dlatego większość małych firm, a nawet przedsiębiorstwa, odchodzi od tradycyjnych dostawców telefonii na rzecz dostawcy VoIP dla firm.

W WPBeginner używamy Nextiva, wiodącego systemu telefonicznego dla firm opartego na VoIP.

Jak faktycznie działa VoIP? (Spojrzenie za kulisy)

Aby zrozumieć, jak faktycznie działa VoIP, przyjrzymy się, co dzieje się, gdy wykonujesz lub odbierasz połączenie telefoniczne na telefonie VoIP.

Kiedy wykonujesz połączenie telefoniczne za pomocą VoIP, ich aplikacja do wirtualnych numerów biznesowych lub adapter VoIP odbiera analogowy sygnał głosu i zamienia go na sygnał cyfrowy.

Te cyfrowe dane głosowe są następnie wysyłane do dostawcy usług telefonicznych firmy za pośrednictwem Twojego połączenia internetowego. Następnie, wreszcie, wiadomość jest kierowana do telefonu Twojego klienta.

Proces ten zachodzi niemal natychmiast, dlatego czasami jakość dźwięku VoIP jest nawet lepsza niż w przypadku zwykłych rozmów telefonicznych.

Czym VoIP różni się od tradycyjnego systemu telefonicznego?

VoIP działa inaczej pod maską niż tradycyjna sieć telefoniczna stacjonarna.

Tradycyjne systemy telefoniczne wykorzystują metodę komutacji łączy do nawiązywania połączeń. Kiedy wykonujesz połączenie za pośrednictwem Publicznej Komutowanej Sieci Telefonicznej (PSTN), jesteś połączony z osobą po drugiej stronie, a ona z Tobą w ramach obwodu.

Technologia „komutacji łączy” jest używana od ponad 100 lat. Jest niezawodna i nadal działa, ale nie jest najbardziej wydajna ani opłacalna.

VoIP zamiast tego wykorzystuje metodę „przełączania pakietów”. Oznacza to, że dane są wysyłane tylko wtedy, gdy są potrzebne. Za każdym razem, gdy mówisz, tworzone jest krótkie, natychmiastowe połączenie. Połączenie nie musi być aktywne w obie strony przez cały czas. Ty i osoba, z którą rozmawiasz, zazwyczaj nie będziecie mówić w tym samym czasie.

Ponadto pakiety danych są wysyłane wydajnie. Mogą one korzystać z wielu różnych ścieżek przez Internet. Pakiety są następnie składane z powrotem po dotarciu do celu.

Pakiety danych mogą być również kompresowane, aby zaoszczędzić miejsce. Pozwala to na ich szybsze przesyłanie przez internet.

Wszystko to dzieje się bardzo szybko. Chyba że wystąpi problem z połączeniem internetowym, nie zauważysz żadnego opóźnienia podczas rozmowy.

Chociaż VoIP może brzmieć technicznie i skomplikowanie, najważniejsze jest zrozumienie, że VoIP to bardziej wydajny sposób przesyłania danych podczas rozmów telefonicznych.

Prawdopodobnie już wcześniej korzystałeś z VoIP, nie wiedząc o tym, przez aplikację taką jak Skype lub Google Voice.

Zalety i wady VoIP w porównaniu

Ponieważ od lat korzystamy z usługi telefonicznej VoIP dla firm w naszej firmie, można śmiało powiedzieć, że wiemy coś o jego zaletach i wadach.

Oto nasza szczegółowa analiza zalet i wad VoIP.

Zalety VoIP – Korzyści z używania VoIP

Przejście z tradycyjnej usługi telekomunikacyjnej na oparty na chmurze system telefoniczny VoIP ma wiele zalet.

Niższy miesięczny koszt

Jedną z największych zalet VoIP jest niższy miesięczny koszt połączeń krajowych i międzynarodowych.

Większość dostawców telefonii VoIP często oferuje nielimitowane połączenia krajowe za darmo. Połączenia międzynarodowe są zazwyczaj również bardzo tanie.

Oprócz tego zaoszczędzisz również pieniądze na kosztach napraw i konserwacji, które obecnie płacisz swojemu dostawcy telefonii stacjonarnej.

Odbieraj połączenia z dowolnego miejsca – w pełni przenośne

Dzięki VoIP nie musisz być w biurze, na miejscu, siedząc przy telefonie stacjonarnym, aby odbierać połączenia telefoniczne. Możesz odbierać połączenia przychodzące z dowolnego miejsca za pomocą aplikacji na telefonie, tablecie lub laptopie.

To duża zaleta dla pracy zdalnej i zespołów pracujących w terenie. Jest to również świetne rozwiązanie podczas podróży.

Zaawansowane funkcje telefonu biznesowego

Rozwiązania VoIP zazwyczaj obejmują wiele dodatkowych funkcji telefonu biznesowego. Na przykład, możesz łatwo skonfigurować połączenia konferencyjne za pomocą VoIP.

Ponadto, większość dostawców usług VoIP oferuje wirtualnego asystenta, muzykę na czekanie, połączenia oczekujące, automatyczne wybieranie numeru, transkrypcję poczty głosowej na e-mail lub SMS, i wiele więcej. Możesz nawet uzyskać zaawansowane funkcje telekomunikacyjne, takie jak wideokonferencje.

Może to również przynieść dodatkowe oszczędności, ponieważ tradycyjni dostawcy usług telefonicznych często pobierają cykliczne opłaty za te dodatki i integracje.

Lepsza skalowalność i elastyczność

Kolejną zaletą VoIP jest większa skalowalność. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz więcej pracowników, czy otwierasz nową filię w nowym mieście, VoIP ułatwia rozwój.

W przeciwieństwie do tradycyjnej usługi telefonicznej, która wymagałaby wydania pieniędzy na drogi sprzęt i dedykowaną linię, VoIP pozwala dodawać członków zespołu za pomocą kilku kliknięć w panelu konta.

Ponieważ VoIP działa na wszystkich smartfonach, możesz nawet obniżyć koszty dodatkowego sprzętu i zwolnić miejsce na biurku, prosząc członków zespołu o zainstalowanie aplikacji na ich prywatnych telefonach.

Wady VoIP – Minusy korzystania z VoIP

Chociaż VoIP to wspaniała technologia, może nie być idealna dla każdego. Istnieje kilka wad VoIP, o których powinieneś/powinnaś wiedzieć.

Potrzebujesz dobrego połączenia internetowego do wykonywania połączeń telefonicznych

Jak wyjaśniliśmy w sekcji "Jak działa VoIP", aby wykonywać połączenia telefoniczne, potrzebujesz niezawodnego połączenia internetowego.

Jeśli Twój internet jest wolny, jakość połączenia może ucierpieć. Na przykład możesz doświadczyć utraty dźwięku lub opóźnień.

Dobrą wiadomością jest to, że technologia VoIP nie zużywa tyle przepustowości, ile mogłoby się wydawać. Dobre połączenie z pingiem poniżej 70 ms i prędkością wysyłania co najmniej 500 kb/s jest wystarczające do rozmów VoIP.

Jednak jeśli w Twoim biurze jest wielu członków zespołu, być może będziesz musiał przyjrzeć się swoim potrzebom w zakresie przepustowości dla liczby jednoczesnych połączeń, które Twoja firma będzie wykonywać w tym samym czasie.

Musisz uwzględnić przerwy w dostawie prądu

Zwykła usługa telefoniczna działa podczas przerw w dostawie prądu. Jednak nie możesz wykonywać połączeń VoIP, jeśli nie masz zasilania ani dostępu do Internetu.

Zazwyczaj większość biur ma bezprzewodowy internet zasilany przez routery Wi-Fi. Te routery potrzebują prądu, więc jeśli w Twoim budynku wystąpi przerwa w dostawie prądu, Twój internet również może przestać działać, co wpłynie na Twoją usługę VoIP.

Sposób, w jaki sobie z tym radzimy w naszym biurze, polega na użyciu systemu zasilania awaryjnego dla naszego routera internetowego. Ponieważ nasz Internet jest dostarczany przez inną firmę niż nasza energia elektryczna, nigdy nie mamy obu awarii jednocześnie.

Ponadto, ponieważ członkowie naszego zespołu korzystają z aplikacji VoIP na swoich telefonach, zawsze mogą korzystać z danych mobilnych do wykonywania służbowych połączeń telefonicznych.

Będziesz musiał/a przeszkolić swój personel w zakresie nowego systemu

Przejście na nowy system telefoniczny oznacza, że musisz przeszkolić swój personel w zakresie jego obsługi.

Na szczęście większość usług VoIP jest zaprojektowana tak, aby była jak najprostsza i najbardziej intuicyjna. Oznacza to, że przeszkolenie członków zespołu w zakresie korzystania z systemów telefonii chmurowej powinno być łatwe, nawet jeśli Twoi pracownicy pracują zdalnie.

Jaka jest najlepsza usługa telefoniczna VoIP?

W WPBeginner używamy i polecamy Nextiva jako najlepszą usługę telefoniczną VoIP. Oferują bezpłatny lokalny lub bezpłatny numer z wszystkimi ich planami.

Nextiva oferuje wszystkie niezbędne funkcje, których potrzebujesz, w tym przekierowanie połączeń, nielimitowane połączenia głosowe krajowe, nielimitowane wiadomości SMS dla firm, transkrypcję poczty głosowej do poczty e-mail/SMS, przenoszenie numerów, identyfikację rozmówcy, przekierowanie połączeń, niestandardowe powitania, automatyczną sekretarkę, muzykę na czekanie, nagrywanie rozmów, faks online VoIP, rozszerzenia telefoniczne dla członków zespołu i wiele więcej.

Mają łatwą w obsłudze aplikację na smartfony dla Androida / iPhone'a (iOS) oraz aplikację softphone na komputer.

Dla klientów korporacyjnych, nawet pozwalają przekształcić istniejący system PBX (private branch exchange) w chmurowy system telefoniczny przy użyciu trunkingu SIP (session initiation protocol). Oznacza to, że możesz łatwo przekazywać połączenia do różnych działów i pracowników, korzystając z istniejącego systemu i lokalnej sieci.

Nextiva oferuje również kilka przydatnych zaawansowanych funkcji. Na przykład, możesz połączyć swój system telefonii VoIP z czatem na żywo w czasie rzeczywistym oraz z systemem CRM, aby stworzyć zunifikowany system komunikacji.

Ponadto, ich ceny są przystępne, a zespół wsparcia jest niezwykle pomocny, co ułatwia rozpoczęcie pracy. Dlatego właśnie używamy Nextiva do naszej firmy.

Mamy nawet pełną recenzję Nextiva, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tej usłudze.

Inne świetne alternatywy VoIP dla Nextiva to:

• RingCentral – duża, znana firma VoIP, która kosztuje nieco więcej niż Nextiva. Posiadają wszystkie funkcje komunikacji biznesowej, których potrzebujesz, a także oferują narzędzia do udostępniania ekranu i konferencji.
• Ooma – łatwa w konfiguracji opcja, która oferuje bezpłatne numery plus wszystkie funkcje, których można oczekiwać. Otrzymujesz 500 minut w cenie, ale musisz zapłacić dodatkowo za więcej.
• Zoom Phone – przystępna cenowo usługa telefoniczna dla firm, która oferuje zaawansowane funkcje dzwonienia z interfejsem znanym z wideokonferencji Zoom.
• Grasshopper – kolejna świetna usługa telefoniczna dla soloprzedsiębiorców i małych firm, oferująca wszystkie niezbędne funkcje.
• Phone.com – dobry telefon IP dla firm współpracujących z Kanadą i wieloma krajami UE, ponieważ te lokalizacje są objęte jako połączenia lokalne.

Jak wykonać połączenie za pomocą VoIP

Aby wykonać połączenie za pomocą VoIP, najpierw potrzebujesz usługi telefonicznej VoIP dla firm, takiej jak Nextiva. Potrzebujesz również połączenia internetowego o dobrej przepustowości. Zazwyczaj oznacza to korzystanie z szybkiego połączenia internetowego typu broadband.

Następnie możesz wykonać połączenie za pomocą VoIP z dowolnego z poniższych urządzeń:

• Twój istniejący słuchawka telefoniczna. Można ją podłączyć do systemu VoIP za pomocą ATA (analogowego adaptera telefonicznego), który nadaje jej adres IP. W zasadzie wystarczy podłączyć telefon do ATA zamiast bezpośrednio do gniazdka ściennego.
• Specjalny telefon IP. Wygląda i działa jak zwykły telefon analogowy. Posiada słuchawkę z przyciskami, która jest umieszczana w stacji ładującej. Jednak zamiast złącza telefonicznego RJ-11, telefon IP posiada złącze RJ-45. Oznacza to, że podłącza się go do portu Ethernet w routerze, a nie do złącza telefonicznego. W zależności od sezonu, niektóre firmy VoIP mogą zaoferować Ci bezpłatną słuchawkę telefoniczną.
• Twój komputer. Będziesz potrzebować aplikacji, która umożliwia wykonywanie połączeń przez VoIP. Jest to czasami nazywane „softphone”. Oczywiście, będziesz również potrzebować karty dźwiękowej oraz zestawu słuchawkowego, lub mikrofonu i głośników. Będziesz również potrzebować połączenia internetowego, przez Ethernet lub WiFi. Większość znanych firm VoIP ma aplikacje zarówno dla systemu Windows, jak i Mac.
• Twój telefon komórkowy. Ponownie, będziesz potrzebować odpowiedniej aplikacji i połączenia Wi-Fi. Możesz również skorzystać z planu danych mobilnych z prędkością 4G lub wyższą. Większość aplikacji VoIP działa na wszystkich smartfonach, takich jak urządzenia mobilne z systemem Android i Apple iPhone (iOS).

Najczęściej zadawane pytania dotyczące telefonu VoIP (FAQ VoIP)

Istnieje wielu różnych dostawców usług VoIP dla firm, i może być trudno wiedzieć, który z nich jest najlepszy dla Twoich potrzeb.

Przez lata pomogliśmy tysiącom początkujących wybrać najlepszą platformę telefoniczną VoIP. Słyszeliśmy prawie każde możliwe pytanie dotyczące VoIP, jakie możesz sobie wyobrazić.

Poniżej znajdują się odpowiedzi na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących VoIP (Voice over IP).

Ile kosztują połączenia krajowe i międzynarodowe w VoIP?

Większość usług VoIP obejmuje nielimitowane połączenia krajowe bez dodatkowych opłat. Jednak niektóre tańsze usługi VoIP naliczają opłaty w zależności od liczby wykorzystanych minut.

Międzynarodowe stawki będą się różnić w zależności od dostawcy VoIP, którego używasz, ale stawki te prawie zawsze będą bardziej przystępne niż tradycyjne stawki stacjonarne za połączenia międzynarodowe.

Czy można zachować istniejący numer telefonu w VoIP?

Tak, podczas przechodzenia z tradycyjnej linii stacjonarnej na telefon VoIP dla firm, możesz poprosić o przeniesienie numeru, co pozwoli Ci zachować istniejący numer telefonu firmowego.

Większość dobrych usług VoIP na to pozwala, ale proszę sprawdzić to u nich przed podpisaniem umowy.

Czy istnieje kopia zapasowa VoIP na wypadek awarii połączenia internetowego?

Niektóre usługi VoIP mają zabezpieczenie na wypadek awarii połączenia szerokopasmowego lub przerwy w dostawie prądu. Na przykład Nextiva może automatycznie przekierowywać połączenia na telefon komórkowy.

Czy VoIP oferuje przekierowanie połączeń lub numery wewnętrzne dla członków zespołu?

Tak, większość dobrych dostawców usług telefonicznych VoIP zawiera przekierowanie połączeń, wewnętrzne numery telefonów, kolejki połączeń i automatyczną sekretarkę bez dodatkowych kosztów.

Czy VoIP jest regulowany przez FCC?

Federalna Komisja Łączności (FCC) wymaga od dostawców VoIP przestrzegania Ustawy o Pomocy w Egzekwowaniu Prawa z 1994 r. (CALEA) i wnoszenia wkładów do Funduszu Usług Uniwersalnych, który pomaga klientom o niskich dochodach w pokryciu miesięcznych kosztów telefonii.

W 2005 roku FCC zaczęła również wymagać od dostawców VoIP umożliwienia połączeń alarmowych pod numer 911. Jednak połączenia alarmowe są obsługiwane nieco inaczej przez dostawców VoIP niż przez tradycyjne usługi telefoniczne.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł odpowiedzieć na pytania, czym jest VoIP i jak działa w tle. Możesz również zainteresować się naszym porównaniem najlepszych platform do tworzenia stron internetowych oraz najlepszych usług e-mail marketingu, aby rozwijać swój biznes.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Facebooku.