Leitfaden für Anfänger: Was ist VoIP und wie funktioniert es? (Erklärt)

Anfänger fragen uns oft: Was ist VoIP und wie funktioniert VoIP? Wenn Sie ein technisch nicht versierter Benutzer sind, haben Sie vielleicht gehört, dass Sie VoIP verwenden können, um Ihrer Website eine geschäftliche Telefonnummer hinzuzufügen.

VoIP ist eine kostengünstigere Möglichkeit, eine Geschäftsnummer für Ihre Website zu erhalten, verglichen mit einer herkömmlichen Telefonleitung. Selbst hier bei WPBeginner verlassen wir uns für unsere Kommunikationsbedürfnisse auf VoIP.

Bevor Sie jedoch Entscheidungen treffen, müssen Sie vollständig verstehen, worum es bei der Technologie geht.

In diesem Anfängerleitfaden beantworten wir die Frage, was VoIP ist und wie VoIP hinter den Kulissen funktioniert. Ziel ist es, Ihnen zu helfen zu verstehen, wie VoIP Ihnen Geld sparen und Ihr Geschäftswachstum fördern kann.

Hier ist eine Übersicht darüber, was wir in diesem Leitfaden behandeln werden. Sie können auf diese Links klicken, um direkt zu verschiedenen Abschnitten zu springen.

• Was ist VoIP?
• Wie funktioniert VoIP wirklich? (Ein Blick hinter die Kulissen)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• Welches ist der beste VoIP-Telefondienst?
• So tätigen Sie einen Anruf über VoIP
• Häufig gestellte Fragen zu VoIP-Telefonen (VoIP-FAQs)

Im Gegensatz zu Festnetztelefonen, die auf ein einziges Schreibtischtelefon in Ihrem Büro beschränkt sind, ermöglicht VoIP, dass Sie geschäftliche Telefonanrufe von Ihrem Laptop, Tablet, normalen Smartphone (mit einer App) und sogar VoIP-kompatiblen Bürotelefonen tätigen und empfangen können.

Da alle Anrufe über das Internet getätigt werden, ist dies sowohl für nationale als auch für Ferngespräche (international) äußerst kostengünstig. Die meisten Business-VoIP-Anbieter bieten unbegrenzte Minuten ohne zusätzliche Kosten an.

Neben den Kosteneinsparungen erhalten Sie auch alle erweiterten Telefonfunktionen wie Anklopfen, Anrufweiterleitung, Klingeltöne, automatische Vermittlung, mehrere Telefonnummern, Sofortnachrichten und mehr.

Deshalb wechseln die meisten Kleinunternehmen und sogar Großunternehmen von traditionellen Telefonanbietern zu einem Business-VoIP-Anbieter.

Bei WPBeginner verwenden wir Nextiva, ein führendes VoIP-basiertes Geschäftstelefonsystem.

Wie funktioniert VoIP wirklich? (Ein Blick hinter die Kulissen)

Um zu verstehen, wie VoIP tatsächlich funktioniert, werden wir uns ansehen, was passiert, wenn Sie einen Anruf auf einem VoIP-Telefon tätigen oder empfangen.

Wenn Sie einen Anruf über VoIP tätigen, wandelt die Geschäftstelefonnummer-App oder der VoIP-Adapter das analoge Sprachsignal in ein digitales Signal um.

Diese digitalen Sprachdaten werden dann über Ihren Internetdienst an den Geschäftstelefondienstleister gesendet. Anschließend wird die Nachricht schließlich an das Telefon Ihres Kunden weitergeleitet.

Dieser Prozess geschieht fast augenblicklich, weshalb die VoIP-Klangqualität manchmal sogar besser ist als bei normalen Telefongesprächen.

Wie unterscheidet sich VoIP von herkömmlichen Telefonsystemen?

VoIP funktioniert hinter den Kulissen anders als ein herkömmliches Festnetztelefonsystem.

Traditionelle Telefonsysteme verwenden die Leitungsvermittlung für die Anrufverbindung. Wenn Sie über das öffentliche Telefonnetz (PSTN) einen Anruf tätigen, werden Sie mit der Person am anderen Ende verbunden, und sie wird mit Ihnen in einer Leitung verbunden.

Die 'Leitungsvermittlungs'-Technologie wird seit über 100 Jahren eingesetzt. Sie ist zuverlässig und funktioniert immer noch, ist aber nicht die effizienteste oder kostengünstigste.

VoIP verwendet stattdessen die 'Paketvermittlung'-Methode. Das bedeutet, dass Daten nur gesendet werden, wenn sie benötigt werden. Jedes Mal, wenn Sie sprechen, wird eine kurze, sofortige Verbindung hergestellt. Die Verbindung muss nicht die ganze Zeit in beide Richtungen gehen. Sie und die Person, mit der Sie sprechen, werden normalerweise nicht gleichzeitig sprechen.

Außerdem werden Datenpakete effizient gesendet. Sie können viele verschiedene Wege über das Internet nutzen. Die Pakete werden dann am Zielort wieder zusammengesetzt.

Die Datenpakete können auch komprimiert werden, um Speicherplatz zu sparen. Dadurch können sie noch schneller durch das Internet reisen.

All dies geschieht sehr schnell. Sofern es keine Probleme mit Ihrer Internetverbindung gibt, werden Sie während des Anrufs keine Verzögerung bemerken.

Während VoIP zwar recht technisch und kompliziert klingen mag, ist das Wichtigste zu verstehen, dass VoIP eine effizientere Methode zur Datenübertragung während von Telefongesprächen ist.

Sie haben wahrscheinlich schon einmal VoIP genutzt, ohne es zu wissen, über eine App wie Skype oder Google Voice.

VoIP Vor- und Nachteile im Vergleich

Da wir seit Jahren einen VoIP Geschäftstelefonservice in unserem Unternehmen nutzen, können wir mit Fug und Recht behaupten, dass wir uns mit den Vor- und Nachteilen auskennen.

Hier ist unsere detaillierte Analyse der Vor- und Nachteile von VoIP.

VoIP-Vorteile – Vorteile der Nutzung von VoIP

Der Wechsel von einem herkömmlichen Telefonanbieter zu einem cloudbasierten VoIP-Telefonsystem bietet viele Vorteile.

Geringere monatliche Kosten

Einer der größten Vorteile von VoIP ist, dass Sie niedrigere monatliche Kosten für nationale und internationale Anrufe haben.

Die meisten VoIP-Telefonanbieter bieten oft unbegrenzte nationale Anrufe kostenlos an. Internationale Anrufe sind normalerweise auch sehr günstig.

Abgesehen davon sparen Sie auch Geld bei Reparatur- und Wartungskosten, die Sie derzeit für Ihren Festnetzanbieter bezahlen.

Anrufe von überall entgegennehmen – Komplett portabel

Mit VoIP müssen Sie nicht im Büro, vor Ort, am Schreibtischtelefon sitzen, um Anrufe entgegenzunehmen. Sie können eingehende Anrufe von überall mit einer App auf Ihrem Telefon, Tablet oder Laptop entgegennehmen.

Dies ist ein großer Vorteil für Remote-Arbeit und Teams, die im Außendienst tätig sind. Es ist auch großartig, wenn Sie unterwegs sind.

Erweiterte Business-Telefonfunktionen

VoIP-Lösungen beinhalten normalerweise viele zusätzliche Business-Telefonfunktionen. Zum Beispiel können Sie mit VoIP problemlos Konferenzgespräche einrichten.

Außerdem bieten die meisten VoIP-Dienstanbieter einen virtuellen Empfang, Warteschleifenmusik, Anklopfen, automatisches Wählen, Voicemail-Transkription per E-Mail oder Text und vieles mehr. Sie können sogar erweiterte Telekommunikationsfunktionen wie Videokonferenzen nutzen.

Dies kann Ihnen auch zusätzliche Kostenersparnisse bringen, da traditionelle Telefonanbieter für diese Zusatzfunktionen und Integrationen oft wiederkehrende Gebühren berechnen.

Verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität

Ein weiterer Vorteil von VoIP ist die höhere Skalierbarkeit. Ob Sie mehr Personal einstellen oder eine neue Niederlassung in einer neuen Stadt eröffnen, VoIP erleichtert das Wachstum.

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Telefondienst, bei dem Sie Geld für teure Hardware und eine dedizierte Leitung ausgeben müssten, können Sie mit VoIP Ihre Teammitglieder mit nur wenigen Klicks in Ihrem Account-Dashboard hinzufügen.

Da VoIP auf allen Smartphones funktioniert, können Sie sogar zusätzliche Gerätekosten einsparen und Schreibtischplatz freimachen, indem Sie Ihre Teammitglieder die App auf ihrem persönlichen Telefon installieren lassen.

Nachteile von VoIP – Nachteile der Nutzung von VoIP

Obwohl VoIP eine erstaunliche Technologie ist, ist sie vielleicht nicht für jeden perfekt. Es gibt ein paar Nachteile von VoIP, die Sie kennen sollten.

Sie benötigen eine gute Internetverbindung, um Telefongespräche zu führen

Wie wir im Abschnitt "Wie VoIP funktioniert" erklärt haben, benötigen Sie eine zuverlässige Internetverbindung, um Anrufe zu tätigen.

Wenn Ihr Internet langsam ist, kann dies die Qualität Ihrer Anrufe beeinträchtigen. Zum Beispiel können Sie Audioaussetzer oder Latenz (Verzögerungen) erleben.

Das Gute ist, dass die VoIP-Technologie nicht so viel Bandbreite verbraucht, wie Sie vielleicht denken. Eine gute Verbindung mit weniger als 70 ms Ping und mindestens 500 kbit/s Upload-Geschwindigkeit ist für VoIP-Anrufe ausreichend.

Wenn Sie jedoch viele Teammitglieder in Ihrem Büro haben, müssen Sie möglicherweise Ihre Bandbreitenanforderungen für die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe berücksichtigen, die Ihr Unternehmen gleichzeitig tätigen wird.

Sie müssen Stromausfälle berücksichtigen

Ein normaler Telefondienst funktioniert bei Stromausfällen. Sie können jedoch keine VoIP-Anrufe tätigen, wenn Sie keinen Strom oder keinen Internetzugang haben.

Typischerweise verfügen die meisten Büros über drahtloses Internet, das von WLAN-Routern gespeist wird. Diese Router benötigen Strom. Wenn Ihr Gebäude also einen Stromausfall hat, kann auch Ihr Internet ausfallen, was Ihren VoIP-Dienst beeinträchtigt.

Die Art und Weise, wie wir dies in unserem Büro mildern, ist die Verwendung eines Notstromsystems für unseren Internetrouter. Da unser Internet von einem anderen Unternehmen als unser Strom bezogen wird, haben wir nie beide Ausfälle gleichzeitig.

Da unsere Teammitglieder die VoIP-App auf ihren Handys nutzen, können sie auch ihre mobilen Daten nutzen, um geschäftliche Telefonanrufe zu tätigen.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter im neuen System neu schulen

Der Wechsel zu einem neuen Telefonsystem bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter schulen müssen, wie sie es benutzen.

Glücklicherweise sind die meisten VoIP-Dienste so konzipiert, dass sie so einfach und intuitiv wie möglich sind. Das bedeutet, dass es einfach sein sollte, Teammitglieder in der Nutzung der Cloud-Telefonanlagen zu schulen, auch wenn Ihre Mitarbeiter remote arbeiten.

Welches ist der beste VoIP-Telefondienst?

Hier bei WPBeginner verwenden und empfehlen wir Nextiva als den besten VoIP-Telefondienst. Sie bieten eine kostenlose lokale oder gebührenfreie Nummer zu allen ihren Tarifen an.

Nextiva bietet alle wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen, einschließlich Anrufweiterleitung, unbegrenzte nationale Sprachanrufe, unbegrenzte geschäftliche SMS-Nachrichten, Voicemail-zu-E-Mail/Text-Transkription, Rufnummernmitnahme, Anrufer-ID, Anrufweiterleitung, benutzerdefinierte Begrüßungen, automatische Vermittlung, Wartemusik, Anrufaufzeichnung, Online-VoIP-Fax, Telefonerweiterungen für Teammitglieder und mehr.

Sie haben eine einfach zu bedienende Smartphone-App für Android / iPhone (iOS) und eine Softphone-App für Ihren Computer.

Für Unternehmenskunden können Sie sogar Ihr bestehendes PBX-System (Private Branch Exchange) mithilfe von SIP-Trunking (Session Initiation Protocol) in ein Cloud-Telefonsystem umwandeln. Das bedeutet, dass Sie Anrufe einfach an verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter über Ihr bestehendes System und Ihr lokales Netzwerk weiterleiten können.

Nextiva bietet auch mehrere nützliche erweiterte Funktionen. Sie können beispielsweise Ihr VoIP-Telefonsystem mit Echtzeit-Live-Chat und Ihrem CRM-System verbinden, um ein einheitliches Kommunikationssystem zu erstellen.

Außerdem sind die Preise erschwinglich und das Support-Team ist äußerst hilfsbereit, was Ihnen den Einstieg sehr erleichtert. Deshalb nutzen wir Nextiva für unser Geschäft.

Wir haben sogar eine vollständige Nextiva-Bewertung, wenn Sie mehr Details über den Dienst wünschen.

Andere großartige VoIP-Alternativen zu Nextiva sind:

• RingCentral – ein großes, bekanntes VoIP-Unternehmen, das etwas mehr kostet als Nextiva. Sie verfügen über alle benötigten Funktionen für die Geschäftskommunikation und bieten auch Bildschirmfreigabe- und Konferenztools an.
• Ooma – eine einfach einzurichtende Option, die kostenlose Nummern sowie alle erwarteten Funktionen bietet. Sie erhalten 500 Freiminuten, müssen aber für mehr extra bezahlen.
• Zoom Phone – ein erschwinglicher Geschäftstelefondienst, der erweiterte Anruffunktionen mit der vertrauten Zoom-Videokonferenzoberfläche bietet.
• Grasshopper – ein weiterer großartiger Geschäftstelefondienst für Solopreneure und kleine Unternehmen, der alle wesentlichen Funktionen bietet.
• Phone.com – ein gutes IP-Telefon für Unternehmen, die mit Kanada und vielen EU-Ländern arbeiten, da diese Standorte als lokale Anrufe abgedeckt sind.

So tätigen Sie einen Anruf über VoIP

Um einen Anruf über VoIP zu tätigen, benötigen Sie zunächst einen VoIP-Geschäftstelefondienst wie Nextiva. Sie benötigen außerdem eine Internetverbindung mit guter Bandbreite. Dies bedeutet normalerweise die Nutzung einer Breitband-Internetverbindung mit hoher Geschwindigkeit.

Dann können Sie mit einem der folgenden Geräte einen Anruf über VoIP tätigen:

• Ihr vorhandenes Telefonhörer. Dieser kann über ein ATA (Analog Telephone Adapter) an das VoIP-System angeschlossen werden, das ihm eine IP-Adresse verleiht. Im Wesentlichen schließen Sie Ihr Telefon einfach an das ATA an, anstatt direkt in Ihre Wandsteckdose.
• Ein spezielles IP-Telefon. Dieses sieht aus und funktioniert wie ein normales analoges Telefon. Es hat ein Mobilteil mit Tasten, das in eine Ladestation gesteckt wird. Anstelle eines RJ-11-Telefonanschlusses verfügt das IP-Telefon jedoch über einen RJ-45-Anschluss. Das bedeutet, dass es an einen Ethernet-Port Ihres Routers angeschlossen wird, nicht an einen Telefonanschluss. Je nach Saison können einige VoIP-Anbieter Ihnen ein kostenloses Telefon-Handset zur Verfügung stellen.
• Ihr Computer. Sie benötigen eine App, mit der Sie Anrufe über VoIP tätigen können. Dies wird manchmal als „Softphone“ bezeichnet. Natürlich benötigen Sie auch eine Soundkarte plus ein Headset oder ein Mikrofon und Lautsprecher. Sie benötigen außerdem eine Internetverbindung, entweder über Ethernet oder WLAN. Die meisten bekannten VoIP-Anbieter haben Apps für Windows und Mac.
• Ihr Mobiltelefon. Auch hier benötigen Sie die richtige App und eine WLAN-Verbindung. Sie können auch einen mobilen Datentarif mit 4G oder höherer Geschwindigkeit nutzen. Die meisten VoIP-Apps funktionieren auf allen Smartphones wie Android-Mobilgeräten und Apple iPhones (iOS).

Häufig gestellte Fragen zu VoIP-Telefonen (VoIP-FAQs)

Es gibt viele verschiedene Geschäfts-VoIP-Anbieter, und es kann schwierig sein zu wissen, welcher der beste für Ihre Bedürfnisse ist.

Im Laufe der Jahre haben wir Tausenden von Anfängern geholfen, die beste VoIP-Telefonplattform auszuwählen. Wir haben fast jede erdenkliche Frage zu VoIP gehört.

Im Folgenden finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zu VoIP (Voice over IP).

Wie viel kosten nationale vs. internationale Anrufe über VoIP?

Die meisten VoIP-Dienste beinhalten unbegrenzte nationale Anrufe ohne zusätzliche Kosten. Einige günstigere VoIP-Dienste berechnen jedoch die Anzahl der von Ihnen genutzten Minuten.

Die internationalen Tarife variieren je nach VoIP-Anbieter, aber diese Tarife sind fast immer günstiger als herkömmliche Festnetztarife für internationale Anrufe.

Können Sie Ihre bestehende Telefonnummer bei VoIP behalten?

Ja, wenn Sie von einem herkömmlichen Festnetztelefon zu einem Business-VoIP-Telefon wechseln, können Sie eine Rufnummernmitnahme beantragen, mit der Sie Ihre bestehende Geschäftsnummer behalten können.

Die meisten guten VoIP-Dienste ermöglichen Ihnen dies, aber bitte erkundigen Sie sich bei ihnen, bevor Sie sich anmelden.

Gibt es ein VoIP-Backup, wenn Ihre Internetverbindung ausfällt?

Einige VoIP-Dienste bieten ein Backup, falls Ihre Breitbandverbindung ausfällt oder der Strom ausfällt. Zum Beispiel kann Nextiva Anrufe automatisch an ein Mobiltelefon weiterleiten.

Bietet VoIP Anrufweiterleitung oder Nebenstellen für Teammitglieder?

Ja, die meisten guten VoIP-Telefonanbieter bieten Anrufweiterleitung, Nebenstellen, Anrufwarteschlangen und automatische Vermittlung ohne zusätzliche Kosten an.

Wird VoIP von der FCC reguliert?

Die Federal Communications Commission (FCC) verlangt von VoIP-Anbietern die Einhaltung des Communications Assistance for Law Enforcement Act von 1994 (CALEA) und Beiträge zum Universal Service Fund, der einkommensschwache Kunden bei den monatlichen Telefonkosten unterstützt.

Im Jahr 2005 begann die FCC auch, VoIP-Anbieter zu verpflichten, Notrufe unter 911 zu ermöglichen. Notrufe werden jedoch bei VoIP-Anbietern etwas anders behandelt als bei herkömmlichen Telefondiensten.

Wir hoffen, dieser Artikel hat die Fragen beantwortet, was VoIP ist und wie es hinter den Kulissen funktioniert. Möglicherweise interessieren Sie sich auch für unseren Vergleich der besten Website-Builder-Plattformen und der besten E-Mail-Marketing-Dienste, um Ihr Geschäft auszubauen.

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