Leitfaden für Einsteiger: Was ist VoIP und wie funktioniert es? (Erläutert)

Wir werden oft von Anfängern gefragt: Was ist VoIP und wie funktioniert VoIP? Wenn Sie kein technikaffiner Nutzer sind, haben Sie vielleicht gehört, dass Sie VoIP nutzen können, um eine geschäftliche Telefonnummer für Ihre Website einzurichten.

VoIP ist im Vergleich zu einem herkömmlichen Telefonanschluss eine kostengünstigere Möglichkeit, eine Geschäftsrufnummer für Ihre Website zu erhalten. Bevor Sie jedoch eine Entscheidung treffen, müssen Sie genau wissen, worum es bei dieser Technologie geht.

In diesem Leitfaden für Einsteiger beantworten wir die Frage, was VoIP ist und wie VoIP hinter den Kulissen funktioniert. Das Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie mit VoIP Geld sparen und Ihr Unternehmen ausbauen können.

Hier finden Sie einen Überblick über die Themen dieses Leitfadens. Sie können auf diese Links klicken, um direkt zu den einzelnen Abschnitten zu springen.

Im Gegensatz zu Festnetztelefonsystemen, die auf ein einziges Tischtelefon in Ihrem Büro beschränkt sind, können Sie mit VoIP geschäftliche Anrufe von Ihrem Laptop, Tablet, normalen Smartphone (über eine App) und sogar von VoIP-kompatiblen Bürotelefonen tätigen und empfangen.

Da alle Anrufe über das Internet getätigt werden, ist es sowohl für Inlands- als auch für Ferngespräche (ins Ausland) äußerst kosteneffizient. Die meisten VoIP-Anbieter für Unternehmen bieten unbegrenzte Minuten ohne zusätzliche Kosten.

Abgesehen von den Kosteneinsparungen erhalten Sie auch alle fortschrittlichen Telefonfunktionen wie Anklopfen, Anrufweiterleitung, Anrufertöne, automatische Vermittlung, mehrere Telefonnummern, Instant Messaging und mehr.

Dies ist der Grund, warum die meisten kleinen Unternehmen und sogar Großunternehmen sind alle Wechsel weg von traditionellen Telefon-Anbieter zu einem Business-VoIP-Anbieter.

Bei WPBeginner verwenden wir Nextiva, ein führendes VoIP-basiertes Business-Telefonsystem.

Wie funktioniert VoIP eigentlich? (Blick hinter die Kulissen)

Um zu verstehen, wie VoIP tatsächlich funktioniert, sehen wir uns an, was passiert, wenn Sie einen Anruf über ein VoIP-Telefon tätigen oder empfangen.

Wenn Sie einen Telefonanruf mit VoIP tätigen, nimmt ihre geschäftliche Telefonnummer App oder VoIP-Adapter das analoge Sprachsignal und wandelt es in ein digitales Signal.

Diese digitalen Sprachdaten werden dann über Ihren Internetdienst an den geschäftlichen Telefondienstanbieter gesendet. Schließlich wird die Nachricht an das Telefon Ihres Kunden weitergeleitet.

Dieser Vorgang geschieht fast augenblicklich, weshalb die Tonqualität von VoIP-Anrufen manchmal sogar besser ist als die von normalen Telefonaten.

Wie unterscheidet sich VoIP von herkömmlichen Telefonanlagen?

VoIP funktioniert hinter den Kulissen anders als ein normales Festnetztelefonsystem.

Herkömmliche Telefonsysteme verwenden für die Verbindung von Anrufen die Methode der Leitungsvermittlung. Wenn Sie einen Anruf über das öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) tätigen, sind Sie mit der Person am anderen Ende verbunden, und diese ist mit Ihnen über einen Schaltkreis verbunden.

Die Technologie der Schaltkreise wird seit mehr als 100 Jahren verwendet. Sie ist zuverlässig und funktioniert immer noch, ist aber nicht die effizienteste oder kostengünstigste.

VoIP verwendet stattdessen die „Paketvermittlung“. Das bedeutet, dass die Daten nur bei Bedarf gesendet werden. Jedes Mal, wenn Sie sprechen, wird eine kurze, sofortige Verbindung hergestellt. Die Verbindung muss nicht ständig in beide Richtungen gehen. Sie und Ihr Gesprächspartner werden normalerweise nicht gleichzeitig sprechen.

Außerdem werden die Datenpakete effizient versandt. Sie können viele verschiedene Wege durch das Internet nehmen. Am Zielort werden die Pakete dann wieder zusammengesetzt.

Die Datenpakete können auch komprimiert werden, um Platz zu sparen. Dadurch können sie noch schneller durch das Internet reisen.

All dies geschieht sehr schnell. Sofern es kein Problem mit Ihrer Internetverbindung gibt, werden Sie während des Anrufs keine Verzögerung feststellen.

VoIP mag zwar recht technisch und kompliziert klingen, aber das Wichtigste ist, dass VoIP eine effizientere Methode der Datenübertragung bei Telefongesprächen ist.

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal VoIP genutzt, ohne es zu wissen, und zwar über eine App wie Skype oder Google Voice.

VoIP Vor- und Nachteile im Vergleich

Da wir in unserem Unternehmen seit Jahren einen VoIP-Telefondienst für Unternehmen nutzen, können wir mit Fug und Recht behaupten, dass wir ein oder zwei Dinge über die Vor- und Nachteile wissen.

Hier finden Sie unsere detaillierte Analyse der Vor- und Nachteile von VoIP.

VoIP-Vorteile – Vorteile der Nutzung von VoIP

Der Wechsel von einem herkömmlichen Telefondienst zu einem cloudbasierten VoIP-Telefonsystem hat viele Vorteile.

Niedrigere monatliche Kosten

Einer der größten Vorteile von VoIP ist, dass Sie niedrigere monatliche Kosten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsgespräche haben.

Die meisten VoIP-Telefonanbieter bieten oft unbegrenzte kostenlose Inlandsgespräche an. Auch Auslandsgespräche sind normalerweise sehr günstig.

Abgesehen davon sparen Sie auch bei den Reparatur- und Wartungskosten, die Sie derzeit an Ihren Festnetzanbieter zahlen.

Nehmen Sie Anrufe von überall aus an – komplett mobil

Mit VoIP müssen Sie nicht in einem Büro vor Ort sein und an Ihrem Tischtelefon sitzen, um Anrufe entgegenzunehmen. Mit einer App auf Ihrem Telefon, Tablet oder Laptop können Sie eingehende Anrufe von jedem beliebigen Ort aus annehmen.

Dies ist ein großer Vorteil für die Arbeit an entfernten Standorten und für Teams, die vor Ort arbeiten. Es ist auch großartig, wenn Sie auf Reisen sind.

Erweiterte Business-Telefonfunktionen

VoIP-Lösungen bieten in der Regel viele zusätzliche Funktionen für Geschäftstelefone. Zum Beispiel können Sie mit VoIP problemlos Telefonkonferenzen einrichten.

Außerdem bieten die meisten VoIP-Anbieter eine virtuelle Rezeption, Warteschleifenmusik, Anklopfen, automatische Wählfunktion, Voicemail-Transkription in E-Mail oder Text und vieles mehr. Sie können sogar erweiterte Telekommunikationsfunktionen wie Videokonferenzen erhalten.

Dies kann Ihnen auch zusätzliche Kosteneinsparungen verschaffen, da herkömmliche Telefondienstanbieter für diese Zusätze und Integrationen oft wiederkehrende Gebühren verlangen.

Verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität

Ein weiterer Vorteil von VoIP ist die bessere Skalierbarkeit. Ganz gleich, ob Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder eine neue Niederlassung in einer neuen Stadt eröffnen, mit VoIP können Sie leicht wachsen.

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Telefondienst, bei dem Sie Geld für teure Hardware für eine Standleitung ausgeben müssen, können Sie mit VoIP Ihre Teammitglieder mit nur wenigen Klicks in Ihrem Konto-Dashboard hinzufügen.

Da VoIP auf allen Smartphones funktioniert, können Sie sogar zusätzliche Gerätekosten einsparen und Platz auf dem Schreibtisch freimachen, indem Sie Ihre Teammitglieder die App auf ihrem persönlichen Telefon installieren lassen.

VoIP-Nachteile – Nachteile der Nutzung von VoIP

Obwohl VoIP eine erstaunliche Technologie ist, ist sie nicht für jeden geeignet. Es gibt eine Reihe von VoIP-Nachteilen, die Sie kennen sollten.

Sie benötigen eine gute Internetverbindung, um zu telefonieren

Wie wir im Abschnitt über die Funktionsweise von VoIP erklärt haben, benötigen Sie eine zuverlässige Internetverbindung, um telefonieren zu können.

Wenn Ihr Internet langsam ist, kann die Qualität Ihres Anrufs beeinträchtigt werden. Es kann zum Beispiel zu Tonausfällen oder Latenz (Verzögerungen) kommen.

Das Gute daran ist, dass die VoIP-Technologie nicht so viel Bandbreite benötigt, wie Sie vielleicht denken. Eine gute Verbindung mit einem Ping von weniger als 70 ms und einer Upload-Geschwindigkeit von mindestens 500 kbit/s ist für VoIP-Anrufe ausreichend.

Wenn Sie jedoch viele Teammitglieder in Ihrem Büro haben, müssen Sie möglicherweise Ihre Bandbreitenanforderungen für die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Sie müssen Stromausfälle einkalkulieren

Der normale Telefondienst funktioniert auch bei Stromausfällen. Aber Sie können keine VoIP-Anrufe tätigen, wenn Sie keinen Strom oder Internetzugang haben.

In der Regel haben die meisten Büros drahtloses Internet, das von WiFi-Routern betrieben wird. Diese Router benötigen Strom. Wenn also in Ihrem Gebäude der Strom ausfällt, kann auch Ihr Internet ausfallen, was sich auf Ihren VoIP-Dienst auswirkt.

Die Art und Weise, wie wir dies in unserem Büro abmildern, ist die Verwendung eines Batterie-Backup-Systems für unseren Internet-Router. Da unser Internet von einem anderen Unternehmen bereitgestellt wird als unser Strom, kommt es nie zu gleichzeitigen Ausfällen.

Da unsere Teammitglieder die VoIP-App auf ihrem Telefon verwenden, können sie außerdem jederzeit ihre mobilen Daten für geschäftliche Telefonate nutzen.

Sie müssen Ihr Personal auf das neue System umschulen

Die Umstellung auf ein neues Telefonsystem bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System schulen müssen.

Glücklicherweise sind die meisten VoIP-Dienste so konzipiert, dass sie so einfach und intuitiv wie möglich sind. Das bedeutet, dass es einfach sein sollte, Teammitglieder in der Nutzung der Cloud-Telefonsysteme zu schulen, selbst wenn Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten.

Welches ist der beste VoIP-Telefondienst?

Hier bei WPBeginner verwenden und empfehlen wir Nextiva als den besten VoIP-Telefondienst. Sie bieten eine kostenlose lokale oder gebührenfreie Nummer mit allen ihren Plänen.

Nextiva verfügt über alle wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen, einschließlich Anrufweiterleitung, unbegrenzte Inlandsgespräche, unbegrenzte geschäftliche SMS-Nachrichten, Voicemail an E-Mail/SMS, Nummernportierung, Anrufer-ID, Anrufweiterleitung, benutzerdefinierte Ansagen, automatische Vermittlung, Warteschleifenmusik, Anrufaufzeichnung, Online-VoIP-Fax, Telefonerweiterung für Teammitglieder und vieles mehr.

Es gibt eine einfach zu bedienende Smartphone-App für Android/iPhone (iOS) und eine Softphone-App für Ihren Computer.

Für Unternehmenskunden können Sie dann sogar Ihr bestehendes PBX-System (Private Branch Exchange) in ein Cloud-Telefonsystem umwandeln, das SIP-Trunking (Session Initiation Protocol) verwendet. Das bedeutet, dass Sie Anrufe einfach an verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter weiterleiten können, indem Sie Ihr bestehendes System und lokales Netzwerk nutzen.

Nextiva verfügt auch über mehrere nützliche erweiterte Funktionen. Zum Beispiel können Sie Ihr VoIP-Telefonsystem mit einem Echtzeit-Live-Chat und mit Ihrem CRM-System verbinden, um ein einheitliches Kommunikationssystem zu schaffen.

Außerdem sind die Preise erschwinglich, und das Support-Team ist äußerst hilfsbereit, so dass der Einstieg wirklich einfach ist. Das ist der Grund, warum wir Nextiva für unser Unternehmen nutzen.

Andere gute VoIP-Alternativen zu Nextiva sind:

• RingCentral – ein großes, bekanntes VoIP-Unternehmen, das ein wenig mehr kostet als Nextiva. RingCentral verfügt über alle Funktionen für die Geschäftskommunikation, die Sie benötigen, und bietet auch Tools für die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen und Konferenzen.
• Ooma – eine einfach einzurichtende Option, die gebührenfreie Nummern und alle Funktionen bietet, die Sie erwarten. Sie erhalten 500 Freiminuten, müssen aber für weitere Minuten extra bezahlen.
• Zoom Phone – ein erschwinglicher Telefondienst für Unternehmen, der erweiterte Anruffunktionen mit der vertrauten Zoom-Videokonferenzoberfläche bietet.
• Grasshopper – ein weiterer großartiger Business-Telefondienst für Solopreneure und kleine Unternehmen, der alle wesentlichen Funktionen bietet.
• Phone.com – ein gutes IP-Telefon für Unternehmen, die mit Kanada und vielen EU-Ländern arbeiten, da diese Standorte als Ortsgespräche abgedeckt sind.

Wie man mit VoIP anruft

Um einen Anruf über VoIP zu tätigen, benötigen Sie zunächst einen VoIP-Telefondienst für Unternehmen wie Nextiva. Außerdem benötigen Sie eine Internetverbindung mit guter Bandbreite. Normalerweise bedeutet dies, dass Sie eine Hochgeschwindigkeits-Breitband-Internetverbindung nutzen.

Dann können Sie mit einem der folgenden Geräte einen Anruf über VoIP tätigen:

• Ihr vorhandenes Telefonhandgerät. Dieser kann über einen ATA (Analog-Telefon-Adapter) an das VoIP-System angeschlossen werden, wodurch er eine IP-Adresse erhält. Im Grunde schließen Sie Ihr Telefon einfach an den ATA an, anstatt es direkt in die Steckdose zu stecken.
• Ein spezielles IP-Telefon. Es sieht aus und funktioniert wie ein normales analoges Telefon. Es hat einen Hörer mit Tasten, der in eine Ladeschale gesteckt wird. Anstelle eines RJ-11-Telefonanschlusses hat das IP-Telefon jedoch einen RJ-45-Anschluss. Das bedeutet, dass es an einen Ethernet-Anschluss Ihres Routers angeschlossen wird, nicht an einen Telefonanschluss. Je nach Saison erhalten Sie von einigen VoIP-Unternehmen ein kostenloses Telefonhandset.
• Ihr Computer. Sie benötigen eine App, mit der Sie über VoIP telefonieren können. Dies wird manchmal als „Softphone“ bezeichnet. Natürlich brauchen Sie auch eine Soundkarte und ein Headset oder ein Mikrofon und Lautsprecher. Außerdem benötigen Sie eine Internetverbindung, entweder über Ethernet oder WiFi. Die meisten bekannten VoIP-Anbieter haben Anwendungen für Windows und Mac.
• Ihr Mobiltelefon. Auch hier benötigen Sie die richtige App und eine WLAN-Verbindung. Sie können auch einen mobilen Datentarif mit 4G oder höheren Geschwindigkeiten verwenden. Die meisten VoIP-Apps funktionieren auf allen Smartphones wie Android-Mobilgeräten und Apple iPhone (iOS).

Häufig gestellte Fragen zum VoIP-Telefon (VoIP FAQs)

Es gibt viele verschiedene VoIP-Anbieter für Unternehmen, und es kann schwierig sein zu wissen, welcher der beste für Ihre Bedürfnisse ist.

Im Laufe der Jahre haben wir Tausenden von Anfängern geholfen, die beste VoIP-Telefonplattform zu wählen. Wir haben fast jede erdenkliche Frage zu VoIP gehört, die Sie sich vorstellen können.

Im Folgenden finden Sie die Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zu VoIP (Voice over IP).

Wie viel kosten Inlands- und Auslandsgespräche über VoIP?

Die meisten VoIP-Dienste beinhalten unbegrenzte Inlandsgespräche ohne Aufpreis. Einige billigere VoIP-Dienste berechnen jedoch nach der Anzahl der verbrauchten Minuten.

Die Auslandstarife variieren je nach VoIP-Anbieter, aber sie sind fast immer günstiger als herkömmliche Festnetztarife für Auslandsgespräche.

Können Sie Ihre bestehende Telefonnummer bei VoIP behalten?

Ja, wenn Sie von einem herkömmlichen Festnetztelefon zu einem VoIP-Telefon für Unternehmen wechseln, können Sie eine Rufnummernportierung beantragen, bei der Sie Ihre bestehende Geschäftsrufnummer behalten können.

Bei den meisten guten VoIP-Diensten ist dies möglich, aber fragen Sie bitte nach, bevor Sie sich anmelden.

Gibt es ein VoIP-Backup, falls Ihre Internetverbindung ausfällt?

Einige VoIP-Dienste bieten ein Backup für den Fall, dass Ihre Breitbandverbindung unterbrochen wird oder der Strom ausfällt. Nextiva zum Beispiel kann Anrufe automatisch an ein Mobiltelefon weiterleiten.

Bietet VoIP Anrufweiterleitung oder Nebenstellen für Teammitglieder?

Ja, bei den meisten guten VoIP-Telefondienstanbietern sind Anrufweiterleitung, Nebenstellen, Warteschlange und automatische Vermittlung ohne zusätzliche Kosten enthalten.

Wird VoIP von der FCC reguliert?

Die Federal Communications Commission (FCC) verlangt von VoIP-Anbietern die Einhaltung des Communications Assistance for Law Enforcement Act von 1994 (CALEA) und Beiträge zum Universal Service Fund, der einkommensschwache Kunden bei den monatlichen Telefonkosten unterstützt.

Seit 2005 verlangt die FCC auch von VoIP-Anbietern, dass sie 911-Notrufe zulassen. Allerdings werden Notrufe bei VoIP-Anbietern etwas anders gehandhabt als bei herkömmlichen Telefondiensten.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beigetragen hat, die Fragen zu beantworten, was VoIP ist und wie es hinter den Kulissen funktioniert. Vielleicht gefällt Ihnen auch unser Vergleich der besten Website-Builder-Plattformen und der besten E-Mail-Marketing-Dienste für das Wachstum Ihres Unternehmens.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, dann abonnieren Sie bitte unseren YouTube-Kanal für WordPress-Videotutorials. Sie können uns auch auf Twitter und Facebook finden.