Guia para iniciantes: O que é VoIP e como ele funciona? (Explicado)

Muitas vezes, os iniciantes nos perguntam: o que é VoIP e como o VoIP funciona? Se você não é um usuário técnico, talvez tenha ouvido falar que pode usar o VoIP para adicionar um número de telefone comercial ao seu site.

O VoIP é uma maneira mais econômica de obter um número de telefone comercial para o seu site em comparação com uma linha telefônica tradicional. Entretanto, antes de tomar qualquer decisão, você precisa entender completamente do que se trata a tecnologia.

Neste guia para iniciantes, responderemos o que é VoIP e como o VoIP funciona nos bastidores. O objetivo é ajudá-lo a entender como o VoIP pode economizar seu dinheiro e ajudá-lo a expandir seus negócios.

Aqui está uma visão geral do que será abordado neste guia. Você pode clicar nesses links para ir direto às diferentes seções.

Ao contrário dos sistemas de telefonia fixa, que são limitados a um único telefone de mesa no escritório, o VoIP permite fazer e receber chamadas telefônicas comerciais do seu laptop, tablet, smartphone comum (usando um aplicativo) e até mesmo de aparelhos telefônicos de escritório compatíveis com VoIP.

Como todas as chamadas são feitas pela Internet, é extremamente econômico para chamadas domésticas e de longa distância (internacionais). A maioria dos provedores de VoIP para empresas oferece minutos ilimitados sem nenhum custo adicional.

Além da economia de custos, você também obtém todos os recursos telefônicos avançados, como chamada em espera, roteamento de chamadas, tons de chamada, atendimento automático, vários números de telefone, mensagens instantâneas e muito mais.

É por isso que a maioria das pequenas empresas e até mesmo as grandes corporações estão trocando os provedores telefônicos tradicionais por um provedor de VoIP empresarial.

Na WPBeginner, usamos o Nextiva, um sistema telefônico empresarial líder baseado em VoIP.

Como o VoIP realmente funciona? (Veja os bastidores)

Para entender como o VoIP realmente funciona, vamos dar uma olhada no que acontece quando você faz ou recebe uma chamada telefônica no telefone VoIP.

Quando você faz uma chamada telefônica usando VoIP, o aplicativo de número de telefone comercial ou o adaptador de VoIP pega o sinal de voz analógico e o transforma em sinal digital.

Esses dados de voz digital são enviados para o provedor de serviços telefônicos comerciais usando seu serviço de Internet. Por fim, a mensagem é encaminhada para o telefone do cliente.

Esse processo acontece quase que instantaneamente e é por isso que, às vezes, a qualidade do som VoIP é ainda melhor do que a das chamadas telefônicas comuns.

Como o VoIP é diferente do sistema telefônico tradicional?

O VoIP funciona nos bastidores de forma diferente de um sistema telefônico fixo comum.

Os sistemas de telefonia tradicionais usam o método de comutação de circuitos para conectar chamadas. Quando você faz uma chamada pela Rede Telefônica Pública Comutada (PSTN), você está conectado à pessoa do outro lado e ela está conectada a você em um circuito.

A tecnologia de “comutação de circuitos” é usada há mais de 100 anos. Ela é confiável e ainda funciona, mas não é a mais eficiente ou econômica.

Em vez disso, o VoIP usa o método de “comutação de pacotes”. Isso significa que os dados são enviados somente quando necessário. Uma conexão breve e instantânea é criada toda vez que você fala. A conexão não precisa ser feita nos dois sentidos o tempo todo. Normalmente, você e a pessoa com quem está falando não estarão falando ao mesmo tempo.

Além disso, os pacotes de dados são enviados de forma eficiente. Eles podem usar muitos caminhos diferentes pela Internet. Os pacotes são então reunidos novamente quando chegam ao seu destino.

Os pacotes de dados também podem ser compactados para economizar espaço. Isso permite que eles trafeguem ainda mais rapidamente pela Internet.

Tudo isso acontece muito rapidamente. A menos que haja um problema com sua conexão com a Internet, você não perceberá nenhum atraso durante a chamada.

Embora o VoIP possa parecer bastante técnico e complicado, o principal a ser entendido é que o VoIP é um método mais eficiente de transferência de dados durante as chamadas telefônicas.

Você provavelmente já usou VoIP sem saber, por meio de um aplicativo como o Skype ou o Google Voice.

Comparação dos prós e contras do VoIP

Como usamos um serviço de telefonia comercial VoIP em nossa empresa há anos, é justo dizer que sabemos uma ou duas coisas sobre os prós e os contras.

Aqui está nossa análise detalhada dos prós e contras do VoIP.

Vantagens do VoIP – Benefícios do uso do VoIP

Mudar do serviço de uma empresa telefônica tradicional para um sistema telefônico VoIP baseado em nuvem traz muitos benefícios.

Menor custo mensal

Uma das maiores vantagens do VoIP é que você tem um custo mensal menor para chamadas nacionais e internacionais.

A maioria dos provedores de telefonia VoIP geralmente inclui chamadas nacionais ilimitadas gratuitamente. Normalmente, as chamadas internacionais também são muito baratas.

Além disso, você também economizará dinheiro com as despesas de serviços de reparo e manutenção que paga atualmente à sua operadora de telefonia fixa.

Atenda chamadas de qualquer lugar – Completamente portátil

Com o VoIP, você não precisa estar em um escritório, no local, sentado ao lado do seu telefone de mesa para receber chamadas telefônicas. Você pode receber chamadas de onde estiver, usando um aplicativo em seu telefone, tablet ou laptop.

Essa é uma grande vantagem para o trabalho remoto e para as equipes que estão trabalhando em campo. Também é ótimo se você estiver viajando.

Recursos avançados de telefones comerciais

As soluções de VoIP normalmente incluem muitos recursos extras de telefones comerciais. Por exemplo, você pode configurar chamadas em conferência facilmente com o VoIP.

Além disso, a maioria dos provedores de serviços de VoIP oferece recepcionista virtual, música de espera, chamada em espera, discador automático, transcrição de correio de voz para e-mail ou texto e muito mais. Você pode até obter funcionalidades avançadas de telecomunicações, como videoconferência.

Isso também pode resultar em economia adicional de custos, pois muitas vezes os provedores de serviços telefônicos tradicionais cobram taxas recorrentes por esses complementos e integrações.

Escalabilidade e flexibilidade aprimoradas

Outra vantagem do VoIP é a maior escalabilidade. Seja para contratar mais funcionários ou abrir uma nova filial em uma nova cidade, o VoIP facilita o crescimento.

Ao contrário de um serviço telefônico tradicional, que exigiria gastos com hardware caro em uma linha dedicada, o VoIP permite que você adicione os membros da sua equipe com apenas alguns cliques no painel da sua conta.

Como o VoIP funciona em todos os smartphones, você pode até mesmo reduzir o custo de equipamentos adicionais e liberar espaço na mesa, fazendo com que os membros da sua equipe instalem o aplicativo em seus telefones pessoais.

Desvantagens do VoIP – Desvantagens do uso do VoIP

Embora a VoIP seja uma tecnologia incrível, ela pode não ser perfeita para todos. Há algumas desvantagens do VoIP que você deve conhecer.

Você precisa de uma boa conexão com a Internet para fazer chamadas telefônicas

Como explicamos na seção como o VoIP funciona, é necessário ter uma conexão confiável com a Internet para fazer chamadas telefônicas.

Se sua Internet estiver lenta, a qualidade da chamada poderá ser afetada. Por exemplo, pode ocorrer perda de áudio ou latência (atrasos).

O bom é que a tecnologia VoIP não usa tanta largura de banda quanto você imagina. Uma boa conexão com ping inferior a 70 ms e pelo menos 500 kbps de velocidade de upload é suficiente para chamadas VoIP.

No entanto, se houver muitos membros da equipe em seu escritório, talvez seja necessário analisar as necessidades de largura de banda para o número de chamadas simultâneas que sua empresa fará ao mesmo tempo.

Você precisa levar em conta as interrupções de energia

O serviço telefônico regular funciona durante quedas de energia. No entanto, você não poderá fazer chamadas VoIP se não tiver energia ou acesso à Internet.

Normalmente, a maioria dos escritórios tem Internet sem fio alimentada por roteadores WiFi. Esses roteadores precisam de eletricidade, portanto, se o prédio sofrer uma queda de energia, a Internet também poderá cair, o que afetará o serviço VoIP.

A maneira de mitigar isso em nosso escritório é usar um sistema de bateria reserva para o nosso roteador de Internet. Como a nossa Internet é fornecida por uma empresa diferente da nossa eletricidade, nunca sofremos as duas interrupções ao mesmo tempo.

Além disso, como os membros da nossa equipe usam o aplicativo VoIP em seus telefones, eles sempre podem usar seus dados móveis para fazer chamadas telefônicas comerciais.

Você precisará treinar novamente sua equipe no novo sistema

Mudar para um novo sistema telefônico significa que você precisa treinar sua equipe para usá-lo.

Felizmente, a maioria dos serviços de VoIP é projetada para ser o mais simples e intuitiva possível. Isso significa que deve ser fácil treinar os membros da equipe sobre como usar os sistemas telefônicos na nuvem, mesmo que seus funcionários trabalhem remotamente.

Qual é o melhor serviço telefônico VoIP?

Aqui no WPBeginner, usamos e recomendamos o Nextiva como o melhor serviço telefônico VoIP. Eles oferecem um número local ou gratuito em todos os seus planos.

A Nextiva vem com todos os recursos essenciais de que você precisa, incluindo roteamento de chamadas, chamadas de voz nacionais ilimitadas, mensagens SMS comerciais ilimitadas, correio de voz para e-mail/texto, portabilidade de números, identificador de chamadas, encaminhamento de chamadas, saudações personalizadas, atendente automático, música de espera, gravação de chamadas, fax VoIP on-line, extensão telefônica para membros da equipe e muito mais.

Eles têm um aplicativo de smartphone fácil de usar para Android / iPhone (iOS) e um aplicativo de softphone para o seu computador.

Para os clientes corporativos, a empresa ainda permite que você converta seu sistema PBX (private branch exchange) existente em um sistema telefônico em nuvem usando o entroncamento SIP (session initiation protocol). Isso significa que você pode transferir facilmente chamadas para diferentes departamentos e funcionários usando seu sistema existente e a rede local.

A Nextiva também possui vários recursos avançados úteis. Por exemplo, você pode conectar seu sistema telefônico VoIP com o bate-papo ao vivo em tempo real e com seu sistema de CRM para ajudá-lo a criar um sistema de comunicações unificado.

Além disso, o preço é acessível e a equipe de suporte é extremamente prestativa, o que facilita muito o início das atividades. É por isso que usamos a Nextiva em nossos negócios.

Outras excelentes alternativas de VoIP à Nextiva incluem:

• RingCentral – uma grande e conhecida empresa de VoIP que custa um pouco mais do que a Nextiva. Eles têm todos os recursos de comunicação empresarial de que você precisa e também oferecem ferramentas de compartilhamento de tela e conferência.
• Ooma – uma opção fácil de configurar que oferece números gratuitos e todos os recursos que você espera. Você tem 500 minutos incluídos gratuitamente, mas precisa pagar mais para obter mais.
• Zoom Phone – um serviço telefônico comercial acessível que oferece recursos avançados de chamada com a interface familiar de videoconferência Zoom.
• Grasshopper – outro excelente serviço telefônico comercial para solopreneurs e pequenas empresas que oferece todos os recursos essenciais.
• Phone.com – um bom telefone IP para empresas que trabalham com o Canadá e muitos países da UE, pois esses locais são cobertos como chamadas locais.

Como fazer uma chamada usando VoIP

Para fazer uma chamada usando VoIP, primeiro você precisa de um serviço telefônico empresarial VoIP, como o Nextiva. Você também precisa de uma conexão de Internet com boa largura de banda. Isso normalmente significa usar uma conexão de Internet de banda larga de alta velocidade.

Em seguida, você pode fazer uma chamada usando VoIP com qualquer um dos seguintes dispositivos:

• Seu aparelho telefônico existente. Ele pode ser conectado ao sistema VoIP usando um ATA (adaptador de telefone analógico) que lhe dá um endereço IP. Basicamente, basta conectar o telefone ao ATA em vez de conectá-lo diretamente à tomada.
• Um telefone IP especial. Ele parece e funciona como um telefone analógico normal. Ele tem um fone com botões que se encaixa em uma base de carregamento. Entretanto, em vez de um conector telefônico RJ-11, o telefone IP tem um conector RJ-45. Isso significa que ele se conecta a uma porta ethernet do roteador, e não a um conector de telefone. Dependendo da época, algumas empresas de VoIP podem lhe dar um aparelho telefônico gratuito.
• Seu computador. Você precisará de um aplicativo que lhe permita fazer chamadas por VoIP. Isso às vezes é chamado de “softphone”. Naturalmente, você também precisará de uma placa de som e de um fone de ouvido ou de um microfone e alto-falantes. Você também precisará de conectividade com a Internet, seja por ethernet ou WiFi. As empresas de VoIP mais conhecidas têm aplicativos para Windows e Mac.
• Seu telefone celular. Novamente, você precisará do aplicativo certo e de uma conexão Wi-Fi. Você também pode usar um plano de dados móveis com velocidade 4G ou superior. A maioria dos aplicativos VoIP funciona em todos os smartphones, como dispositivos móveis Android e Apple iPhone (iOS).

Perguntas frequentes sobre telefones VoIP (VoIP FAQs)

Há muitos provedores de VoIP para empresas e pode ser difícil saber qual é o melhor para suas necessidades.

Ao longo dos anos, ajudamos milhares de iniciantes a escolher a melhor plataforma telefônica VoIP. Ouvimos quase todas as perguntas possíveis sobre VoIP que você possa imaginar.

Veja a seguir as respostas para algumas das perguntas mais comuns sobre VoIP (Voice over IP).

Quanto custam as chamadas nacionais e internacionais no VoIP?

A maioria dos serviços de VoIP inclui chamadas domésticas ilimitadas sem custo adicional. Entretanto, alguns serviços VoIP mais baratos cobram com base no número de minutos que você usa.

As tarifas internacionais variam de acordo com o provedor de VoIP que você usa, mas essas tarifas quase sempre são mais acessíveis do que as tarifas tradicionais de telefone fixo para chamadas internacionais.

É possível manter seu número de telefone atual no VoIP?

Sim, ao mudar do telefone fixo tradicional para o telefone VoIP comercial, você pode solicitar a portabilidade de números, que permite manter o número de telefone comercial existente.

A maioria dos bons serviços de VoIP permite que você faça isso, mas verifique com eles antes de se inscrever.

Há um backup de VoIP se sua conexão com a Internet cair?

Alguns serviços de VoIP têm um backup, caso sua conexão de banda larga caia ou falte energia. Por exemplo, o Nextiva pode encaminhar automaticamente as chamadas para um telefone celular.

O VoIP oferece roteamento de chamadas ou extensões para os membros da equipe?

Sim, a maioria dos bons provedores de serviços telefônicos VoIP inclui roteamento de chamadas, ramais telefônicos, fila de chamadas e atendente automático sem custo adicional.

O VoIP é regulamentado pela FCC?

A FCC (Federal Communications Commission, Comissão Federal de Comunicações) exige que os provedores de VoIP estejam em conformidade com a CALEA (Communications Assistance for Law Enforcement Act, Lei de Assistência às Comunicações para Aplicação da Lei) de 1994 e façam contribuições para o Universal Service Fund, que auxilia clientes de baixa renda com custos telefônicos mensais.

Em 2005, a FCC também começou a exigir que os provedores de VoIP permitissem o recurso de chamadas de emergência para o 911. No entanto, as chamadas de emergência são tratadas de forma ligeiramente diferente com os provedores de VoIP do que com os serviços telefônicos tradicionais.

Esperamos que este artigo tenha ajudado a responder às perguntas sobre o que é VoIP e como ele funciona nos bastidores. Talvez você também goste de nossa comparação das melhores plataformas de criação de sites e dos melhores serviços de marketing por e-mail para expandir seus negócios.

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