Cómo crear un formulario de confirmación de asistencia (RSVP) en WordPress (Fácil)

Si alguna vez has intentado recopilar confirmaciones de asistencia por correo electrónico normal, sabes lo rápido que puede convertirse en un caos total. Respuestas duplicadas, mensajes perdidos y cero organización; es suficiente para que cualquiera quiera cancelar su evento antes de que comience.

Terminas dedicando más tiempo a administrar la lista de invitados que a planificar las actividades divertidas.

Lo entendemos perfectamente. 🙌

En WPBeginner, hemos investigado las formas más sencillas de crear y administrar formularios de confirmación de asistencia en WordPress, sin necesidad de codificación.

Nosotros mismos usamos WPForms en nuestro sitio y hemos probado Sugar Calendar exhaustivamente, y en esta guía, te mostraremos cómo crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress, utilizando ambos métodos.

¿Por qué crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress?

Un formulario de confirmación de asistencia te ayuda a recopilar respuestas en un solo lugar, mantenerte organizado y evitar el caos de rastrear respuestas de diferentes canales.

Sin un formulario, los invitados podrían responder por correo electrónico, mensaje de texto, llamada telefónica o en persona. Esto dificulta el seguimiento de quién asistirá realmente y es fácil pasar por alto la respuesta de alguien.

Un formulario de confirmación de asistencia de WordPress asegura que todos respondan de la misma manera, y todas las respuestas se guardan directamente en tu panel de administración.

Esto te ahorra horas de idas y venidas y facilita la gestión de tu lista de invitados, solicitudes especiales e incluso seguimientos.

Dicho esto, repasemos los pasos sobre cómo crear un formulario de RSVP en WordPress. Aquí tienes un resumen rápido de todas las cosas que cubriremos en esta guía:

Método 1: Cómo crear un formulario de confirmación de asistencia con WPForms (Recomendado)

Para crear un formulario de RSVP personalizado con facilidad, necesitarás un constructor de formularios. Recomendamos usar WPForms, ya que es el mejor formulario de contacto de WordPress del mercado. Además, es fácil de usar para principiantes y viene con todas las funciones que necesitas.

En WPBeginner, somos grandes admiradores de WPForms. Lo usamos para crear muchos formularios, incluido nuestro formulario de contacto y la encuesta anual para lectores. Consulta nuestra reseña completa de WPForms para obtener más información sobre el plugin.

Primero, instalemos y activemos el plugin WPForms para WordPress. Si necesitas ayuda, puedes ver nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Una vez que el plugin esté activado, puedes comenzar a crear tu formulario de confirmación de asistencia.

Creando tu formulario de confirmación de asistencia en WordPress

Para crear un formulario de confirmación de asistencia, ve a WPForms » Agregar Nuevo en tu panel de WordPress.

A continuación, puedes introducir un nombre para tu formulario para empezar.

Esto es solo para tu referencia, pero recomendamos usar un nombre claro y descriptivo para una organización más fácil.

Debajo de esto en la página, elegirás cómo construir tu formulario: usando un lienzo en blanco, un creador de formularios impulsado por IA o una plantilla prehecha.

Si quieres usar WPForms AI, todo lo que necesitas hacer es agregar una breve indicación en inglés simple. La herramienta generará el formulario por ti en solo unos segundos.

Si usas Pro, entonces tienes muchas plantillas de formularios de RSVP para elegir, incluyendo el Formulario de RSVP para Invitaciones a Fiestas.

Si estás usando la versión gratuita, puedes empezar con la plantilla de Formulario de Contacto Sencillo y luego agregar los campos que necesites manualmente.

Una vez que hayas seleccionado tu plantilla, colócale el cursor encima y haz clic en el botón ‘Usar Plantilla’.

WPForms lo abrirá en el creador de formularios de arrastrar y soltar.

Aquí, puedes cambiar lo que quieras del formulario.

Simplemente haz clic en la parte del formulario que deseas cambiar y luego edítala en el lado izquierdo.

Por ejemplo, puedes hacer clic en el campo ‘Nombre’ para cambiar el formato a ‘Sencillo’. Esto combina los campos ‘Nombre’ y ‘Apellido’ en una sola caja, lo que se ve mucho mejor en dispositivos móviles.

También puedes agregar un campo de ‘Control deslizante numérico’ etiquetado como ‘Total de Invitados’ para tener en cuenta a los miembros de la familia.

¿Qué pasa si quieres agregar opciones extra al campo ‘¿Asistirás?’?

Simplemente haz clic en él, luego usa el botón (+) para agregar más opciones.

También es fácil agregar más campos al formulario.

Simplemente usa la pestaña ‘Agregar campos’ para arrastrar y soltar más campos en tu formulario.

Hemos agregado un campo de ‘Texto de una sola línea’.

Puedes usar esto para preguntar sobre alergias y requisitos dietéticos, por ejemplo, y considera usar la Lógica Condicional Inteligente para mostrar este campo solo si un invitado confirma su asistencia.

Una vez que estés satisfecho con el aspecto de tu formulario de WordPress, puedes pasar a configurar las notificaciones del formulario.

Pero no olvides hacer clic en el botón 'Guardar' en la parte superior de la pantalla primero.

Configuración de las notificaciones de los formularios de confirmación de asistencia

Ahora, puedes ir a la página Configuración » Notificaciones de tu formulario.

Esto te permite controlar a dónde se envían las confirmaciones de asistencia.

Simplemente cambia la 'Dirección de correo electrónico de envío' a la dirección de correo electrónico que deseas utilizar.

Por defecto, el plugin envía notificaciones a {admin_email}, que es la dirección de correo electrónico de tu administrador de WordPress. Si no estás seguro de cuál es ese correo electrónico, simplemente elimina esa etiqueta y escribe la dirección de correo electrónico específica donde deseas recibir los RSVP.

Si deseas que los RSVP lleguen a más de una persona, sigue nuestras instrucciones para crear un formulario con varios destinatarios.

También puedes cambiar otras configuraciones aquí, como la línea de asunto de los correos electrónicos.

A continuación, es posible que desees cambiar el mensaje que los invitados verán después de enviar el formulario. Para hacer esto, haz clic en la pestaña Confirmaciones. Simplemente elimina el mensaje existente y escribe el mensaje que deseas usar en su lugar.

Si lo prefieres, también puedes optar por redirigir a los invitados a una página diferente en lugar de mostrar un mensaje. Esto es útil si has creado una página de agradecimiento personalizada o quieres enviarlos a otro recurso, como un calendario de eventos o un mapa de ubicación.

Nuevamente, no olvides hacer clic en el botón 'Guardar' antes de salir de tu formulario.

Agregando tu formulario de confirmación de asistencia a una página en WordPress

Es fácil incrustar tu formulario de confirmación de asistencia en cualquier publicación o página de tu sitio web. Incluso puedes agregarlo a tu barra lateral usando el bloque WPForms o el widget.

Para agregar el formulario a tu sitio de WordPress, haz clic en el botón 'Incrustar' junto a 'Guardar'. En la ventana emergente que aparece, puedes seleccionar agregarlo a una página existente o a una nueva.

Para este tutorial, creemos una nueva página para el formulario.

En la siguiente ventana emergente, puedes ingresar el nombre de la nueva página y luego hacer clic en el botón '¡Vamos!'.

Esto abrirá el editor de bloques de WordPress.

Para agregar tu formulario, simplemente haz clic en el ícono + para agregar un nuevo bloque. Luego, busca el bloque WPForms.

Una vez que hayas agregado ese bloque a tu página, necesitas seleccionar tu formulario de RSVP.

Simplemente haz clic en ‘Seleccionar un formulario’, luego selecciona tu formulario de la lista desplegable.

Finalmente, procede a publicar o previsualizar tu página para ver tu formulario en tu sitio web.

Así es como se ve en nuestro sitio web de demostración:

Para más detalles, puedes consultar nuestra guía sobre cómo incrustar formularios de WordPress.

Revisando tu lista de invitados en WordPress

Una vez que la gente haya tenido la oportunidad de confirmar su asistencia, querrás crear una lista de invitados.

Afortunadamente, WPForms hace que este proceso sea rápido y fácil para ti. En lugar de revisar todos los correos electrónicos de notificación, es fácil descargar la lista de invitados desde WordPress.

Para acceder a las entradas, ve a WPForms » Todos los formularios en tu área de administración de WordPress.

Verás una lista de todos los formularios en tu sitio web de WordPress.

Haz clic en el nombre de tu formulario en la parte inferior de esta página.

Ahora verás una tabla que resume las confirmaciones de asistencia.

Para descargar la lista completa de invitados, haz clic en el botón ‘Exportar Todo (CSV)’.

Esto te llevará a la página de Exportación.

Aquí, WPForms te pedirá que confirmes qué campos deseas incluir. Por defecto, todos los campos están marcados, pero puedes personalizarlos según tus necesidades.

A continuación, desplázate hasta el final de esta página y haz clic en el botón ‘Descargar archivo de exportación’.

Ahora se descargarán las entradas del formulario a tu computadora como un archivo CSV. Puedes abrirlo en Excel o en cualquier programa de hojas de cálculo como Google Sheets.

Método 2: Cómo crear un formulario de confirmación de asistencia usando Sugar Calendar (Para calendarios de eventos)

Si organizas eventos con regularidad, Sugar Calendar es una excelente opción para recopilar confirmaciones de asistencia.

Es uno de los mejores plugins de gestión de eventos para WordPress, y viene con todo lo que necesitas para crear calendarios de eventos, administrar asistentes, configurar eventos recurrentes e incluso vender entradas en línea.

En WPBeginner, hemos probado Sugar Calendar exhaustivamente. Echa un vistazo a nuestra reseña completa de Sugar Calendar para ver todo lo que puede hacer.

Para empezar, necesitas instalar y activar el plugin Sugar Calendar. Si necesitas ayuda, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Tras la activación, ve a Eventos » Complementos desde el panel de WordPress. Luego, busca el complemento de confirmación de asistencia en la lista y haz clic en el botón 'Instalar Complemento'.

Sugar Calendar lo instalará y activará automáticamente por ti.

Creación de un calendario de eventos

Una vez que hayas configurado Sugar Calendar, estarás listo para crear un nuevo calendario.

Simplemente ve a Eventos » Calendarios desde el panel de administración y haz clic en el botón ‘+ Añadir Calendario’.

En la siguiente página, introduce un nombre para tu calendario en la parte superior.

El slug se generará automáticamente a partir del nombre, por lo que no necesitas rellenarlo.

También puedes elegir un calendario padre (lo cual es útil si quieres agrupar calendarios relacionados), añadir una descripción y seleccionar un color para diferenciar los distintos calendarios.

Una vez que estés satisfecho con tu configuración, simplemente haz clic en el botón ‘Añadir Nuevo Calendario’ para guardarlo.

Creación de un Evento y Activación de RSVP

Con tu calendario listo, el siguiente paso es crear un evento y activar la recopilación de RSVP.

Ve a Eventos » Eventos desde el panel de WordPress y haz clic en el botón ‘Añadir Nuevo Evento’.

Desde aquí, introduce un nombre para tu evento en la parte superior de la pantalla.

Luego, establece la fecha de inicio y fin, así como la hora, en la pestaña ‘Duración’.

Si tu evento ocurre de forma regular, entonces también puedes hacer clic en la pestaña ‘Recurrencia’ y seleccionar cuándo se repetirá el evento. Para más detalles, consulta nuestro tutorial sobre cómo mostrar eventos recurrentes en WordPress.

A continuación, haz clic en la pestaña ‘RSVP’ y activa la opción RSVP en la posición ENCENDIDO.

Después de activar RSVP, hay otras configuraciones de RSVP que puedes configurar.

Por ejemplo, si deseas limitar la asistencia, activa el interruptor ‘Limitar Capacidad’ y introduce el número máximo de invitados en el campo ‘Capacidad’.

También puedes permitir que los invitados traigan personas adicionales introduciendo un número en el campo ‘Asistentes Adicionales’. Ten en cuenta que cada invitado adicional cuenta para tu capacidad total.

Hay otras opciones para configurar también. Por ejemplo, puedes activar ‘Mostrar Lista de Asistentes’ si quieres que los invitados confirmados aparezcan públicamente en la página del evento, lo cual es una gran forma de prueba social que anima a la gente a asistir.

Además, puedes activar ‘Permitir “No Voy”‘ para que los visitantes también puedan declinar tu RSVP, lo que te ayuda a obtener un recuento más preciso.

Una vez que hayas configurado tus ajustes, necesitas seleccionar el calendario donde se mostrará tu próximo evento.

Después de eso, haz clic en el botón ‘Publicar’.

Mostrar el Calendario y el Formulario de RSVP en tu Sitio

Con tu calendario creado y el evento publicado, ahora puedes mostrarlo en cualquier página de tu sitio de WordPress.

Para empezar, crea una nueva página o edita la página existente donde quieras mostrar tus eventos. Desde allí, haz clic en el icono ‘+’ en el editor de bloques y busca Sugar Calendar.

Encontrarás dos bloques: ‘Calendario de Eventos’ para una vista de calendario completa y ‘Lista de Eventos’ para un diseño de lista simple. Selecciona el que mejor se adapte a tus necesidades y publica la página.

Ahora, cuando los visitantes hagan clic en la página de detalles de tu evento, verán un botón ‘Voy’. Si activaste la opción ‘Permitir “No Voy”‘, también verán un botón para declinar.

Al hacer clic en cualquiera de los botones, se abrirá un breve formulario donde podrán introducir sus datos y enviar su RSVP.

Así es como se ve en nuestro sitio de prueba:

Ver y Gestionar RSVPs

Una vez que empiecen a llegar las confirmaciones de asistencia, puedes gestionarlas todas desde un solo lugar en tu panel.

Simplemente ve a Sugar Calendar » RSVP para ver una lista completa de asistentes, sus direcciones de correo electrónico, estado de confirmación de asistencia y hora de envío.

Puedes usar el campo de búsqueda para encontrar un invitado específico por nombre, o usar el filtro de eventos para reducir la lista a un solo evento.

Si un invitado no confirmó su asistencia en línea, puedes agregarlo manualmente haciendo clic en el botón ‘Agregar Nuevo Asistente’ y completando sus datos.

También puedes hacer clic en el botón ‘Exportar Lista’ para descargar todas las respuestas como un archivo CSV.

Preguntas frecuentes: Creando un formulario de confirmación de asistencia en WordPress

Exploremos algunas de las preguntas más comunes que recibimos sobre la creación de formularios de confirmación de asistencia.

¿Cuál es el mejor plugin de formularios de confirmación de asistencia para WordPress?

Recomendamos WPForms como el mejor plugin para crear formularios de confirmación de asistencia. La versión Pro incluye plantillas prediseñadas que hacen que la configuración sea rápida y fácil. También te permite administrar todas las respuestas de tus invitados directamente en el panel de WordPress.

Para aquellos que necesitan una solución completa de gestión de eventos con soporte de RSVP incorporado, Sugar Calendar también vale la pena considerarlo.

¿Puedo crear un formulario de RSVP en WordPress gratis?

Sí, puedes. La versión gratuita, WPForms Lite, te permite crear un formulario básico de confirmación de asistencia desde cero. Sin embargo, te perderás las plantillas prediseñadas y las funciones avanzadas como la exportación de tu lista de invitados, lo que ahorra mucho tiempo.

¿Cómo cierro las confirmaciones de asistencia (RSVP) después de una fecha o número específico de invitados?

Con WPForms Pro, puedes establecer restricciones en los formularios fácilmente. En la configuración del formulario, puedes programar una fecha de cierre o limitar el número total de entradas para que tu lista de invitados se complete automáticamente.

Al usar Sugar Calendar, puedes limitar la asistencia habilitando la opción ‘Limitar Capacidad’ directamente en tu evento.

¿Puedo cobrar pagos con mi formulario de RSVP?

Absolutamente. WPForms Lite te permite aceptar pagos de Stripe, Square y PayPal (con tarifas de transacción). Solo necesitas arrastrar el campo de pago a tu formulario en el editor. Si tienes WPForms Pro, elimina las tarifas de transacción adicionales.

Con Sugar Calendar, puedes vender entradas para tus eventos habilitando la pestaña Entradas en tu evento, estableciendo un precio de entrada y conectando tu cuenta de Stripe.

Guías expertas sobre cómo usar WordPress para organizar eventos

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear un formulario de RSVP en WordPress. También podrías querer ver otras guías relacionadas con el uso de WordPress para organizar eventos:

• Cómo organizar un evento virtual en WordPress
• Cómo Crear una Página de Registro de Eventos en WordPress
• Cómo crear un calendario de eventos simple con Sugar Calendar
• Cómo agregar eventos de Google Calendar desde tu formulario de contacto de WordPress
• Los mejores plugins de WordPress para eventos comparados

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