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Come utilizzare WordPress per la gestione dei documenti o dei file

Una sfida comune per gli utenti di WordPress è la gestione dei documenti o dei file.

Tenere traccia delle revisioni, del controllo degli accessi e della semplice localizzazione dei file necessari può diventare rapidamente un incubo che richiede tempo se si gestisce un team. Ma noi di WPBeginner abbiamo la soluzione.

In questo articolo vi mostreremo come utilizzare WordPress come sistema di gestione dei documenti o dei file. In questo modo, avrete un sistema ottimizzato per archiviare, organizzare e collaborare su tutti i documenti essenziali del vostro sito web.

How to use WordPress for document management and file management

Perché usare WordPress per gestire documenti e file?

Se fate parte del team dei contenuti, potreste utilizzare più piattaforme per comunicare e lavorare sui vostri compiti.

Ad esempio, potreste condividere le bozze utilizzando una piattaforma come Google Drive, seguire il progetto con Asana e comunicare con i membri del vostro team utilizzando Slack. Poi, dovrete pubblicare la bozza finale insieme alle immagini su WordPress.

Il problema è che è facile perdere di vista un documento quando si utilizzano tanti strumenti diversi.

Se questi file e documenti saranno utilizzati per il vostro sito WordPress, vi consigliamo di tenere tutto in un unico posto nella vostra dashboard di WordPress. In questo modo, potrete gestire, aggiornare e pubblicare i contenuti in modo efficiente, senza la confusione di dover navigare tra diversi strumenti.

Per impostazione predefinita, WordPress dispone di una libreria multimediale integrata che si può utilizzare per archiviare vari tipi di file. Il problema è che è possibile memorizzare e organizzare solo i file e non molto di più.

Per questo motivo, vi mostreremo come utilizzare WordPress per gestire facilmente i vostri documenti e file. Potete utilizzare questi collegamenti rapidi per navigare attraverso i passaggi:

Passo 1: Installare i plugin WP Document Revisions e Members

Il modo più semplice per impostare un sistema di gestione dei documenti in WordPress è utilizzare WP Document Revisions. Questo plugin consente di lavorare sui file con altre persone, di archiviare i documenti online e di visualizzare la cronologia completa delle revisioni di ogni documento.

Un altro plugin da installare è Members. Questo plugin consente di creare e personalizzare i permessi per i ruoli degli utenti di WordPress, il che sarà utile per gestire gli accessi ai documenti.

Per questa guida, la versione gratuita di Members è sufficiente. Tuttavia, è possibile effettuare l’aggiornamento alla versione premium di MemberPress per ottenere ulteriori funzionalità, come l’aggiunta di livelli di iscrizione, la creazione di contenuti riservati e la limitazione dell’accesso in base ai diversi livelli di iscrizione.

La prima cosa da fare è installare e attivare questi plugin. Per maggiori dettagli, consultate la nostra guida passo passo su come installare un plugin di WordPress.

Quindi, proseguire con la fase successiva.

Fase 2: caricare un nuovo documento in WP Revisioni documenti

Dopo aver attivato il plugin WP Document Revisions, vedrete una nuova opzione “Documenti” nel menu di sinistra.

Proviamo a caricare un documento su WordPress. Per farlo, andate su Documenti ” Tutti i documenti. Quindi, fate clic sul pulsante “Aggiungi documento”.

Document library add new document

Successivamente, è necessario dare un titolo al documento. Dovrebbe essere qualcosa che aiuti a identificare il documento, soprattutto se si condivide la dashboard di WordPress con altre persone, come i blogger ospiti.

A questo punto, fare clic sul pulsante “Carica nuova versione”.

Upload a file or document to WordPress

Si apre il popup “Carica documento”, che funziona in modo simile alla libreria multimediale standard di WordPress.

È possibile trascinare e rilasciare il documento nella finestra a comparsa oppure fare clic su “Seleziona file” e scegliere un file dal computer.

WP Document Revisions caricherà ora il file su WordPress.

Upload new document

WP Document Revisions dispone di potenti funzioni di controllo delle versioni. Questo può aiutare a collaborare con altre persone, mostrando l’intera storia di un documento. È anche possibile aprire versioni precedenti del file e ripristinare una versione precedente in qualsiasi momento.

Ogni volta che si carica o si aggiorna un documento, è possibile digitare una nota nel riepilogo delle revisioni.

Revision summary box

Queste note appariranno nel registro delle revisioni in fondo alla schermata, accanto al nome della persona che ha effettuato l’aggiornamento.

Se l’aggiornamento ha incluso il caricamento di un nuovo file, verrà visualizzato anche un link “Ripristina”.

Revision log and restore

È sufficiente fare clic sul link per ripristinare questa versione del documento. Anche se si torna a una versione precedente del file, la cronologia rimarrà intatta, quindi non si perderanno informazioni.

A questo punto è possibile impostare lo stato del flusso di lavoro del documento.

Se si condivide la dashboard con altre persone, si può sapere che il documento è una bozza iniziale, in fase di revisione, in corso o in un altro stato. Questo può aiutare a evitare malintesi e a migliorare il flusso di lavoro editoriale nei blog WordPress con più autori.

È sufficiente aprire il menu a tendina sotto “Stato del flusso di lavoro” e scegliere un’opzione dall’elenco.

Using WordPress for document management and file management

Successivamente, si può aggiungere una descrizione, che aiuterà gli altri utenti a capire di cosa si tratta.

Per farlo, è sufficiente digitare nell’editor di testo. Questa sezione include tutte le opzioni standard di formattazione del testo, per cui è possibile aggiungere un link, creare punti elenco e elenchi numerati, nonché aggiungere la formattazione in grassetto e corsivo e altro ancora.

Adding a description to WordPress documents

Si può anche aggiungere un’immagine del documento, che può aiutare gli utenti a capire il file o fornire informazioni aggiuntive, come un indice o un’appendice.

Il processo è simile a quello dell’aggiunta di un’immagine in primo piano ai post e alle pagine di WordPress. Basta selezionare “Imposta immagine documento” e scegliere un’immagine dalla libreria multimediale o caricare un nuovo file dal computer.

Adding an image file to a document in WordPress

Quando caricate un file, WP Document Revisions vi segnala come proprietario del documento.

Per assegnare questo file a qualcun altro, basta aprire il menu a tendina “Proprietario” e scegliere un nuovo utente dall’elenco. Questo può aiutare a mantenere i documenti organizzati, soprattutto se avete aggiunto molti utenti e autori al vostro blog WordPress.

Changing a document owner's in the WordPress admin area

Per impostazione predefinita, WP Document Revisions pubblica il file privatamente, in modo che solo gli utenti registrati possano vederlo.

Un’altra opzione è quella di pubblicare il documento sul vostro sito web WordPress, in modo che le persone possano accedervi senza accedere alla dashboard.

Anche se il documento viene pubblicato, è sempre consigliabile aggiungere una password facendo clic sul link “Modifica” accanto a “Visibilità”.

Making files and documents live on a WordPress website

Quindi, selezionare “Protetto da password” e digitare una password sicura nel campo “Password”.

A questo punto, fare clic su “OK” per salvare le modifiche.

How to password protect a file in WordPress

Non volete usare una password? Allora potete seguire la stessa procedura descritta sopra, ma questa volta selezionate “Pubblico”.

Indipendentemente dal modo in cui si pubblica il file, WP Document Revisions ne mostrerà l’URL direttamente sotto il titolo. Le persone possono vedere il file visitando questo URL.

Per creare invece un permalink personalizzato, fare clic sul pulsante “Modifica”.

Changing the URL permalink in WordPress

Digitare quindi il nuovo URL e fare clic su “OK”.

Quando si è soddisfatti delle informazioni inserite, fare clic sul pulsante “Aggiorna” per salvare le impostazioni.

Fase 3: Creare gli stati del flusso di lavoro per i documenti

Come si è visto nel passo precedente, gli stati del flusso di lavoro consentono di vedere facilmente se un documento è una bozza iniziale, in corso o in un altro stato. Analogamente a come si salvano i post del blog come bozze o pubblicati, gli stati possono migliorare il flusso di lavoro editoriale.

WP Revisioni documenti dispone di quattro stati predefiniti del flusso di lavoro: finale, in corso, bozza iniziale e in fase di revisione. Potrebbe essere necessario modificare questi stati predefiniti o aggiungerne altri.

Per modificare gli stati del flusso di lavoro, andare su Documenti ” Stati del flusso di lavoro. Se si desidera personalizzare uno stato esistente, è sufficiente passarci sopra e fare clic sul pulsante “Modifica”.

Customize existing workflow states

Si apre un editor in cui è possibile modificare il nome, lo slug e la descrizione dello stato del flusso di lavoro. È simile a come si modificano le categorie e i tag in WordPress.

Una volta terminate le modifiche, fare clic sul pulsante “Aggiorna”.

Edit existing workflow state

È inoltre possibile aggiungere nuovi stati del flusso di lavoro.

In Documenti ” Stati del flusso di lavoro, digitare un nuovo nome, uno slug e una descrizione. Quindi, fare clic sul pulsante “Aggiungi nuovo stato del flusso di lavoro”.

Add new workflow state

Passo 4: Gestire i ruoli degli utenti e l’accesso ai documenti in WordPress

Per impostazione predefinita, WP Document Revisions assegna alle persone diverse capacità di modifica dei documenti in base al loro ruolo di utenti. Ad esempio, gli autori non possono modificare documenti pubblicati da altre persone o leggere documenti pubblicati privatamente.

I permessi predefiniti dovrebbero essere adatti alla maggior parte dei siti web. Tuttavia, se si desidera rivedere e modificare una qualsiasi di queste impostazioni, il modo più semplice è utilizzare Membri.

Dopo l’installazione e l’attivazione di Members, andate alla pagina Members ” Roles per vedere tutti i diversi ruoli utente del vostro sito WordPress.

Changing who can access and edit documents in WordPress

Passare il mouse sul ruolo dell’utente che si desidera modificare.

È quindi possibile fare clic su “Modifica” quando appare, per aprire l’editor dei ruoli utente.

How to edit user roles in WordPress

La colonna di sinistra mostra tutti i diversi tipi di contenuto.

Nel menu di sinistra, fare clic su “Documenti”.

Changing the file and document permissions

A questo punto verranno visualizzate tutte le autorizzazioni di cui dispone questo ruolo utente, come la possibilità di eliminare i file di un’altra persona o di modificare i propri documenti.

È sufficiente fare clic sulla casella di controllo “Concedi” o “Rifiuta” per ogni autorizzazione.

Granting and denying permissions in WordPress

Quando siete soddisfatti delle modifiche apportate, fate clic su “Aggiorna”.

Per uno sguardo più dettagliato sul plugin Members, consultate la nostra guida su come aggiungere o rimuovere funzionalità ai ruoli degli utenti in WordPress.

Saving custom user permissions in WordPress

Dopo aver installato questo plugin, è possibile controllare chi ha accesso a ciascun documento. Basta andare su Documenti Tutti i documenti.

Qui, passate il mouse su qualsiasi file e fate clic sul link “Modifica” quando appare.

Editing a document's settings in WordPress

Ora, scorrete fino al nuovo riquadro “Permessi per i contenuti”. Qui troverete un elenco di tutti i ruoli degli utenti del vostro blog o sito web WordPress.

È sufficiente selezionare la casella accanto a ciascun ruolo che deve accedere a questo documento.

Restricting document access based on user role

In questa sezione è presente anche la scheda Iscrizioni a pagamento. Questa scheda consente di limitare l’accesso ai membri paganti.

Per maggiori informazioni, consultate la nostra guida definitiva alla creazione di un sito associativo in WordPress.

Quando si è soddisfatti delle modifiche, fare clic su “Aggiorna” per salvare le impostazioni come prima.

Paid membership settings

Approfondisci i modi per gestire i file di WordPress

Questa guida vi ha mostrato come utilizzare WordPress per tenere organizzati tutti i vostri documenti importanti. Ma WordPress non può fare solo questo! Ecco alcuni modi per rendere ancora più facile la gestione dei file su WordPress.

Avete bisogno di caricare file come fogli di calcolo o presentazioni sul vostro sito web? La nostra guida su come add-onare altri tipi di file da caricare in WordPress può aiutarvi. Vi mostrerà come far accettare a WordPress anche questi file, in modo da tenere tutto in un unico posto.

Volete rendere più facile per le persone capire che tipo di file è a colpo d’occhio? Il nostro articolo su come add-on le icone del tipo di file allegato in WordPress è perfetto per voi. Vi mostrerà come aggiungere piccole immagini accanto ai vostri file, in modo che tutti sappiano se si tratta di un documento, di un video o di qualcos’altro.

Infine, se avete bisogno di caricare PDF in modo specifico, abbiamo una guida anche per questo! Come caricare file PDF sul vostro sito WordPress vi mostrerà un modo semplice per caricare i PDF sul vostro sito web e assicurarsi che abbiano un aspetto corretto.

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a imparare a usare WordPress per la gestione dei documenti o dei file. Potreste anche voler consultare la nostra scelta dei migliori plugin per il monitoraggio e il registro delle attività di WordPress e la nostra guida su come svuotare automaticamente il cestino di WordPress.

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19 commentiLascia una risposta

  1. Syed Balkhi

    Hey WPBeginner readers,
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  2. Nansee

    Hi!

    I’m glad to see there is a plugin for this – but it won’t let me upload my document. I’m trying to upload a .accdb file that can be opened by different employees to keep the document up to date, but it say it’s not supported. Is there a way to upload this file format somehow? It’s the only one my employer has at the moment.

    Thanks!

  3. Lior

    What about batch uploads? What if you have dozens if not hundreds documents to upload?

    • Ron

      I have multiple files to migrate from a third party cloud. I want to have my documents available through my website but don’t want to spend more time than necessary. So, I’m also wondering about being able to bulk upload.

  4. tushar

    Hi, thank you for this post I agree with you that WordPress as the platform and WP Document Revisions as your document management system provides an open source alternative to costly collaboration tools. very useful information

  5. Maria ahsan

    it was an awesome post and it became very useful for me . it stated about how to use wordpress for document management software , after trying that i had a positive response and it became useful for me and my company .

  6. Michael Adkins

    I think this plugin will work for me. But stull have questions. I want to use the plug-in to display a list of our club minutes on a secure page. The documents will be uploaded by the secretary in their final state. So there will be no revisions. I just need to be able to add a slug to a page that provides a list of the documents and a user can then click and download the document to read.

    So here are my questions.
    1. When uploading a document can I state the category of the document and then only display the list of documents in that category on a wordpress page?
    2. Where does the plug-in produce the slug or how to I care a slug.
    3. Can documents be set to defult as a final state?
    4. If someone downloads a final state document does it still lock out other users from downloading the same document.

    Thank you so much for your time and plugin.

    Mike

  7. Matt Griffin

    If you want a more powerful plugin for document management in wordpress, look up SP Client Document Manager. It has a lot more control over who can see different files (permissions) and a ton of other features as well.

  8. Chris

    Hi there, thanks for this good article. Is there a way to make the document status ‘Public’ by default? Thanks in advance!

  9. Sarah Stanley

    I have just installed WP Document Revisions and have loaded up some documents that are for public consumption.
    I can link to these documents individually within posts and pages, but I want to have one page on my site that will show all published documents without having to add the links manually.
    Is there the functionality to do this?
    I thought I would be able to just add the Documents header to the menu bar to do this, but it doesn’t seem to work this way.
    I would like just one menu button that takes users straight to this page so they can see all published documents without having to run all over the site trying to find them.

    • justsayno

      This would be trivial to do you just need to make a custom template to do so. Then use WP_Query to query published documents and then show the links inside a loop. http://codex.wordpress.org/Class_Reference/WP_Query. You can query basically anything with WP_Query. What you are asking for requires some coding but its not difficult coding

    • Pablo Zaltz

      Just use the shortcut [documents] into a new page and check how it looks.
      For further customization, you wil need to add some code.

  10. Erick Lacayo

    How would you use this plugin? Who can benefit from this plugin?

  11. Chad

    I installed this… How come I can upload *.doc and *.docx? I imagine there are more since these are the first two I’ve attempted.

  12. robert conor

    Thanks for the lesson on setting up a document system!

  13. Steve Eilertsen

    Awesome post! Thanks

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