Si alguna vez has intentado recopilar confirmaciones de asistencia por correo electrónico normal, sabes lo rápido que puede convertirse en un caos total.
Respuestas duplicadas, mensajes perdidos y cero organización; es suficiente para que cualquiera quiera cancelar su evento antes de que comience. Terminas pasando más tiempo administrando la lista de invitados que planificando las cosas divertidas.
Lo entendemos perfectamente. 🙌
En WPBeginner, hemos investigado las formas más sencillas de crear y administrar formularios de confirmación de asistencia en WordPress, sin necesidad de codificación. Una de las soluciones más confiables que hemos encontrado es WPForms. Convierte la planificación de eventos de un acto de malabarismo estresante a un proceso fluido y organizado.
En esta guía, te mostraremos cómo crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress usando WPForms. Podrás recopilar respuestas, rastrear la asistencia, administrar solicitudes especiales y mantener todo en un solo lugar.
¿Por qué crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress?
Un formulario de confirmación de asistencia te ayuda a recopilar respuestas en un solo lugar, mantenerte organizado y evitar el caos de rastrear respuestas de diferentes canales.
Sin un formulario, los invitados podrían responder por correo electrónico, mensaje de texto, llamada telefónica o en persona. Esto dificulta el seguimiento de quién asistirá realmente y es fácil pasar por alto la respuesta de alguien.
Un formulario de confirmación de asistencia de WordPress asegura que todos respondan de la misma manera, y todas las respuestas se guardan directamente en tu panel de administración. Aún mejor, las confirmaciones de asistencia se guardarán en tu base de datos de WordPress.
Esto te ahorra horas de idas y venidas y facilita la gestión de tu lista de invitados, solicitudes especiales e incluso seguimientos.
Dicho esto, repasemos los pasos para crear un formulario de confirmación de asistencia (RSVP) en WordPress. Aquí tienes un resumen rápido de todo lo que cubriremos en esta guía:
- Creando tu formulario de confirmación de asistencia en WordPress
- Agregando tu formulario de confirmación de asistencia a una página en WordPress
- Revisando tu lista de invitados en WordPress
- Consejo extra: Creando una línea de tiempo de eventos en WordPress
- Preguntas frecuentes: Creando un formulario de confirmación de asistencia en WordPress
- Guías expertas sobre cómo usar WordPress para organizar eventos
Creando tu formulario de confirmación de asistencia en WordPress
Para crear un formulario de confirmación de asistencia personalizado con facilidad, necesitarás un creador de formularios. Recomendamos usar WPForms, ya que es el mejor formulario de contacto de WordPress del mercado. Además, es fácil de usar para principiantes y viene con todas las funciones que necesitas.
En WPBeginner, somos grandes admiradores de WPForms. Lo usamos para crear muchos formularios, incluido nuestro formulario de contacto y la encuesta anual para lectores. Consulta nuestra reseña completa de WPForms para obtener más información sobre el plugin.
Primero, instalemos y activemos el plugin WPForms para WordPress. Si necesitas ayuda, puedes ver nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.
🧑💻 Consejo: Recomendamos usar WPForms Pro o superior para que puedas usar plantillas de formularios útiles para acelerar el proceso de creación de tu formulario de confirmación de asistencia. Sin embargo, también puedes optar por la versión gratuita WPForms Lite, aunque esto requiere más trabajo.
Al activarse, ve a WPForms » Addons en tu panel de WordPress.
A continuación, busca el complemento Form Templates.
Haz clic en el botón ‘Install Addon’ para instalarlo.
💡 Nota: Si estás usando WPForms Lite, no tendrás acceso al complemento Form Templates Pack. En su lugar, puedes usar el constructor de formularios con IA integrado. Simplemente ingresa una indicación sencilla y la IA generará automáticamente un formulario personalizado para ti.
Al activarse, puedes empezar a crear tu formulario de RSVP.
Dirígete a WPForms » Add New en tu panel de WordPress, luego ingresa un nombre para tu formulario para empezar.
Debajo de esto en la página, verás la sección Additional Templates. Escribe ‘RSVP’ para ver todas las plantillas de formularios de RSVP.
Vamos a usar el formulario Party Invitation RSVP Form, que es adecuado para cualquier tipo de fiesta.
Una vez que hayas seleccionado tu plantilla, deberás hacer clic en el botón ‘Usar plantilla’.
WPForms lo abrirá en el creador de formularios de arrastrar y soltar.
Aquí, puedes cambiar lo que quieras del formulario.
Simplemente haz clic en la parte del formulario que deseas cambiar y luego edítala en el lado izquierdo.
Por ejemplo, haremos clic en el campo ‘Nombre’ y lo cambiaremos al formato ‘Simple’.
¿Qué pasa si quieres agregar opciones extra al campo ‘¿Asistirás?’?
Simplemente haz clic en él, luego usa el botón (+) para agregar más opciones.
💡 Nota: También hay una función de Opciones de IA que puede ayudarte a generar opciones para campos como desplegables, opción múltiple o casillas de verificación cuando te quedes atascado o necesites inspiración.
También es fácil agregar más campos al formulario.
Simplemente usa la pestaña ‘Agregar campos’ para arrastrar y soltar más campos en tu formulario.
Hemos agregado un campo de ‘Texto de una sola línea’.
Usaremos esto para preguntar sobre alergias y requisitos dietéticos.
Una vez que estés satisfecho con cómo se ve tu formulario de WordPress, puedes pasar a configurar las notificaciones del formulario.
Pero no olvides hacer clic en el botón Guardar en la parte superior de la pantalla primero.
Ahora, puedes ir a la página Configuración » Notificaciones de tu formulario.
Esto te permite controlar a dónde se envían las confirmaciones de asistencia.
Simplemente cambia la ‘Dirección de correo electrónico de envío’ a la dirección de correo electrónico que deseas usar.
Por defecto, se envía a {admin_email}, que normalmente es la dirección de correo electrónico de quien configuró el sitio de WordPress.
Si deseas que las confirmaciones de asistencia (RSVP) lleguen a más de una persona, sigue nuestras instrucciones para crear un formulario con múltiples destinatarios.
También puedes cambiar otras configuraciones aquí, como la línea de asunto de los correos electrónicos.
A continuación, es posible que desees cambiar el mensaje que los invitados verán después de enviar el formulario. Para hacer esto, haz clic en la pestaña Confirmaciones. Simplemente elimina el mensaje existente y escribe el mensaje que deseas usar en su lugar.
Si lo prefieres, también puedes optar por redirigir a los invitados a una página diferente en lugar de mostrar un mensaje. Esto es útil si has creado una página de agradecimiento personalizada o si deseas enviarlos a otro recurso, como un horario de eventos o un mapa de ubicación.
De nuevo, no olvides hacer clic en el botón Guardar antes de salir de tu formulario.
Agregando tu formulario de confirmación de asistencia a una página en WordPress
Es fácil incrustar tu formulario de confirmación de asistencia en cualquier publicación o página de tu sitio web. Incluso puedes agregarlo a tu barra lateral usando el widget de WPForms.
Para agregar el formulario a tu sitio de WordPress, haz clic en el botón 'Incrustar' junto a 'Guardar'. En la ventana emergente que aparece, puedes seleccionar agregarlo a una página existente o a una nueva.
Para este tutorial, creemos una nueva página para el formulario.
En la siguiente ventana emergente, puedes ingresar el nombre de la nueva página y luego hacer clic en el botón '¡Vamos!'.
Esto abrirá el editor de bloques de WordPress.
Para agregar tu formulario, simplemente haz clic en el ícono + para agregar un nuevo bloque. Luego, busca el bloque WPForms.
Una vez que hayas agregado ese bloque a tu página, necesitas seleccionar tu formulario de RSVP.
Simplemente haz clic en ‘Seleccionar un formulario’, luego selecciona tu formulario de la lista desplegable.
Finalmente, procede a publicar o previsualizar tu página para ver tu formulario en tu sitio web.
Así es como se ve en nuestro sitio web de demostración:
Para más detalles, puedes consultar nuestra guía sobre cómo incrustar formularios de WordPress.
Revisando tu lista de invitados en WordPress
Una vez que la gente haya tenido la oportunidad de confirmar su asistencia, querrás crear una lista de invitados.
Afortunadamente, WPForms hace que este proceso sea rápido y fácil para ti. En lugar de revisar todos los correos electrónicos de notificación, es fácil descargar la lista de invitados desde WordPress.
Para acceder a las entradas del formulario, ve a WPForms » Todos los formularios en tu área de administración de WordPress.
💡 Nota: Esta función solo está disponible en la versión Pro de WPForms.
Verás una lista de todos los formularios en tu sitio web de WordPress.
Luego, haz clic en el nombre de tu formulario al final de esta página.
Ahora verás una tabla que resume las confirmaciones de asistencia.
Simplemente haz clic en ‘Ver’ junto a cualquiera de estas para ver los detalles completos. Y para descargar toda la lista de invitados, simplemente haz clic en el botón ‘Exportar todo (CSV)’.
WPForms te pedirá entonces que confirmes qué campos deseas incluir.
Por defecto, todos estarán marcados.
Simplemente desplázate hacia abajo y haz clic en el botón ‘Descargar archivo de exportación’.
Ahora descargará las entradas del formulario a tu computadora como un archivo CSV. Puedes abrirlo en Excel o en cualquier programa de hojas de cálculo como Google Spreadsheet.
Consejo extra: Creando una línea de tiempo de eventos en WordPress
¿Quieres hacer tu página de confirmación de asistencia a eventos aún más atractiva? Prueba a añadir una línea de tiempo del evento.
Una línea de tiempo ayuda a los visitantes a ver qué sucede y cuándo, todo en un diseño limpio y cronológico. Es perfecta para eventos como conferencias, bodas, lanzamientos de productos o incluso reuniones informales.
Más que una simple lista de horarios y actividades, las líneas de tiempo hacen que tu contenido sea más fácil de escanear y visualmente más atractivo. También te ayudan a contar una historia al resaltar fases, progreso y cómo todo encaja.
Aquí tienes algunas formas comunes de usar líneas de tiempo de eventos en WordPress:
- Horarios de eventos: Muestra sesiones, conferencias magistrales y descansos para ayudar a los asistentes a planificar su día.
- Portafolios: Los creativos y fotógrafos pueden usar líneas de tiempo verticales para compartir su trayectoria o proyectos a lo largo del tiempo.
- Hitos del proyecto: Describe las fases de lanzamiento o las fechas de entrega para clientes y partes interesadas.
- Historia de la empresa: Muestra momentos importantes en el crecimiento de tu marca de una manera más dinámica que el texto plano.
Para obtener instrucciones paso a paso, puedes consultar nuestra guía sobre cómo añadir una hermosa línea de tiempo de eventos en WordPress.
Preguntas frecuentes: Creando un formulario de confirmación de asistencia en WordPress
Exploremos algunas de las preguntas más comunes que recibimos sobre la creación de formularios de confirmación de asistencia.
¿Cuál es el mejor plugin de formularios de confirmación de asistencia para WordPress?
Recomendamos WPForms como el mejor plugin para crear formularios de RSVP. La versión Pro incluye plantillas predefinidas que facilitan y agilizan la configuración. También te permite administrar todas las respuestas de tus invitados directamente en el panel de WordPress.
¿Puedo crear un formulario de RSVP en WordPress gratis?
Sí, puedes. La versión gratuita, WPForms Lite, te permite crear un formulario de RSVP básico desde cero. Sin embargo, te perderás las plantillas predefinidas y las funciones avanzadas como la exportación de tu lista de invitados, lo que ahorra mucho tiempo.
¿Cómo cierro las confirmaciones de asistencia (RSVP) después de una fecha o número específico de invitados?
Con WPForms Pro, puedes establecer restricciones en los formularios fácilmente. En la configuración del formulario, puedes programar una fecha de cierre o limitar el número total de entradas para que tu lista de invitados se complete automáticamente.
¿Puedo cobrar pagos con mi formulario de RSVP?
Absolutamente. WPForms Pro se integra con pasarelas de pago populares como Stripe, PayPal y Square. Puedes agregar un campo de pago a tu formulario para vender boletos o cobrar cuotas de registro para tu evento.
Guías expertas sobre cómo usar WordPress para organizar eventos
Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear un formulario de RSVP en WordPress. También podrías querer ver otras guías relacionadas con el uso de WordPress para organizar eventos:
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- Cómo Crear una Página de Registro de Eventos en WordPress
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Jiří Vaněk
Así que es muy similar a crear una encuesta en Google Docs y luego enviar el enlace. Es genial que pueda usar lo mismo con WP Forms directamente en mi sitio web y no tener que usar aplicaciones en servidores de terceros :).