Cómo crear un formulario personalizado de Airtable en WordPress (Manera fácil)

Copiar manualmente las presentaciones de formularios de WordPress en hojas de cálculo consume una gran cantidad de tiempo. Consume horas valiosas cada semana. Además, un solo error de copiar y pegar puede desorganizar fácilmente todo tu flujo de trabajo.

Pero administrar las entradas de tus formularios no tiene por qué implicar hojas de cálculo desordenadas y datos dispersos.

Conectar tus formularios de WordPress a Airtable mantiene tus datos organizados y optimiza tu negocio. También te evita la frustración de la entrada manual de datos al automatizar todo el proceso.

En WPBeginner, hemos probado docenas de herramientas para encontrar la solución más sencilla para nuestros lectores. En esta guía, te mostraremos exactamente cómo crear formularios personalizados de Airtable en WordPress sin necesidad de codificación ni habilidades técnicas.

¿Por qué crear un formulario personalizado de Airtable en WordPress?

Los formularios personalizados de Airtable organizan automáticamente los datos de tu formulario de WordPress en una potente base de datos, para que puedas omitir la entrada manual de datos y concentrarte en lo que importa.

Por ejemplo, te ayuda a:

• Ahorra horas cada semana – No más copiar las presentaciones de formularios en hojas de cálculo.
• Convierte datos en acción – Usa Airtable como un CRM, un rastreador de proyectos o un sistema de inventario.

Imagina que diriges un sitio web muy activo con muchísimos datos que llegan de formularios de contacto, encuestas y preguntas de clientes. Mantener un registro de toda esta información puede convertirse rápidamente en una pesadilla.

Te encuentras perdido en un mar de correos electrónicos, hojas de cálculo y datos mal organizados, perdiendo un tiempo precioso tratando de darles sentido. Aquí es donde los formularios personalizados de Airtable pueden ayudar.

Airtable es una herramienta de gestión de datos que te permite crear aplicaciones personalizadas basadas en datos. De esa manera, puedes visualizar mejor los datos recopilados en tu sitio web usando formularios de WordPress.

Por ejemplo, puedes usar los datos de tu formulario de contacto de WordPress en Airtable como una herramienta de CRM (Gestión de Relaciones con Clientes) para administrar los clientes potenciales y contactos capturados por tus formularios de WordPress. También puedes almacenar datos de encuestas de usuarios en Airtable.

Aquí hay algunos otros casos de uso para usar Airtable con WordPress:

Caso de uso	Método tradicional	Con integración de Airtable	Beneficio Clave
Gestión de clientes potenciales	Exportaciones manuales de CSV	Sincronización automática a la base de datos del CRM	Seguimiento de clientes potenciales en tiempo real
Planificación de contenido	Hojas de cálculo dispersas	Calendario editorial unificado	Colaboración en equipo
Gestión de proyectos	Hilos de correo electrónico	Vistas de tablero Kanban	Seguimiento visual de tareas
Seguimiento de inventario	Actualizaciones manuales de stock	Sincronización automatizada de inventario	Evita desabastecimientos en tu tienda en línea

Básicamente, puedes usar los datos recopilados de tus formularios de contacto de WordPress en Airtable para crear aplicaciones, flujos de trabajo y herramientas personalizadas para tu negocio.

Con esto en mente, veamos cómo puedes crear fácilmente un formulario personalizado de Airtable en WordPress.

Cómo Crear un Formulario Personalizado de Airtable en WordPress

Para crear nuestro formulario personalizado de Airtable en WordPress, primero crearemos un formulario de contacto usando WPForms.

Luego conectaremos el formulario a Airtable directamente usando el complemento nativo de Airtable disponible en WPForms Pro. Funciona como un puente para conectar dos aplicaciones diferentes sin ningún código.

Aquí tienes un resumen de los pasos que cubriremos en esta publicación:

¿Listo? Empecemos.

Paso 1: Crea tu Cuenta de Airtable

Antes de integrar Airtable usando Uncanny Automator, asegurémonos de que tienes una cuenta de Airtable.

En su sitio web, simplemente haz clic en el botón ‘Regístrate gratis’ para empezar.

Luego se te pedirá que ingreses tu dirección de correo electrónico.

Alternativamente, puedes usar el Inicio de Sesión Único o tu cuenta de Google existente para crear una cuenta de Airtable. Siéntete libre de elegir el método que prefieras. Nosotros elegiremos 'Continuar con Google'.

A continuación, simplemente sigue el asistente de configuración de la cuenta para crear tu base y tabla de Airtable.

Paso 2: Instala el Plugin WPForms

WPForms es el plugin mejor creador de formularios de contacto de WordPress del mercado que te permite crear cualquier tipo de formulario fácilmente usando una interfaz simple de arrastrar y soltar.

En WPBeginner, usamos WPForms para diversas tareas, incluyendo la creación de nuestros formularios de contacto y encuestas anuales a usuarios. Puedes consultar nuestra revisión detallada de WPForms para verlo por ti mismo.

Primero, creemos una cuenta de WPForms. En el sitio web de WPForms, haz clic en 'Obtener WPForms Ahora', elige un plan y completa el proceso de pago.

Al registrarte, llegarás a tu propia área de cuenta de WPForms, donde podrás descargar el archivo zip de tu plugin y copiar tu clave de licencia.

A continuación, necesitas instalar y activar el plugin WPForms.

En tu panel de administración de WordPress, ve a Plugins » Añadir Plugin.

A continuación, haz clic en 'Subir Plugin' en la parte superior.

Dentro del cargador de archivos, haz clic en 'Elegir archivo' para subir tu archivo zip.

Una vez subido, puedes hacer clic en el botón 'Instalar ahora' seguido de 'Activar'. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Tras la activación, debes ir a la página WPForms » Ajustes.

En la pestaña 'General', introduce la clave de licencia de tu cuenta en el sitio web de WPForms y haz clic en 'Verificar clave'.

Paso 3: Instala el Complemento de Airtable

Una vez que WPForms esté activo, lo siguiente que necesitarás hacer es instalar el Complemento de Airtable. Este complemento es lo que hace posible la conexión entre tus formularios de WordPress y Airtable.

En tu panel de WordPress, ve a WPForms » Complementos, luego busca el Complemento de Airtable y haz clic en el botón 'Instalar Complemento'.

Una vez instalado, el complemento se activa automáticamente. Para desactivarlo en cualquier momento, simplemente cambia el interruptor.

Paso 4: Conecta tu Cuenta de Airtable a WPForms

Con el Complemento de Airtable activo, es hora de vincular tu cuenta de Airtable a WPForms. Esto es lo que permite a WPForms enviar tus envíos de formularios directamente a Airtable.

Desde tu área de administración de WordPress, ve a WPForms » Ajustes » Integraciones y busca 'Airtable' en la lista. Haz clic en 'Añadir Nueva Cuenta' para comenzar el proceso de autorización.

Esto le pedirá a WPForms que solicite acceso a su cuenta de Airtable.

No dude en agregar cualquier otro campo que se ajuste a sus necesidades.

Una vez establecida la conexión, regrese a la página de ‘Integraciones’ para verificar que todo se haya completado.

Debería ver un estado verde de ‘Conectado’ junto a su cuenta de Airtable.

Si el estado no aparece de inmediato, intente actualizar la página; a veces, WordPress solo necesita un momento para ponerse al día.

Paso 5: Cree su formulario de WordPress

Ahora que su cuenta de Airtable está conectada, es hora de crear el formulario de WordPress que enviará datos a ella.

Vaya a WPForms » Agregar nuevo desde su panel de WordPress.

En la página de Configuración, asegúrate de darle un nombre a tu formulario para que puedas consultarlo fácilmente.

Por ejemplo, puede nombrarlo “Formulario personalizado de Airtable”.

Luego, deberá elegir cómo creará su formulario.

WPForms Pro viene con un constructor de formularios con IA, por lo que puede crear formularios simplemente ingresando una indicación corta.

Esto hace que sea aún más rápido generar formularios personalizados sin empezar desde cero.

Sin embargo, para la mayoría de los usuarios, la plantilla de ‘Formulario de contacto simple’ es un excelente punto de partida. Ya incluye los campos más comunes y le ahorra tiempo.

Una vez que seleccione una plantilla, WPForms la cargará en el constructor de formularios para que pueda comenzar a personalizarla de inmediato.

Digamos que estamos creando un formulario de contacto para recopilar clientes potenciales de prospectos B2B. En este caso, querremos agregar 'Empresa' y 'Número de Teléfono' a nuestro formulario de contacto.

Para agregar la 'Empresa', necesitas agregar un elemento de 'Texto de Línea Única', luego haz clic en el elemento y renombra el campo a 'Empresa'.

Si quieres que los prospectos proporcionen su número de teléfono, simplemente arrastra la opción de campo 'Teléfono' al editor.

Siéntete libre de agregar otros campos que se ajusten a tus necesidades.

Para obtener más detalles, puede consultar nuestra guía sobre cómo crear un formulario de contacto en WordPress.

Paso 6: Vincule Airtable a su formulario

Con su formulario creado, el siguiente paso es conectarlo directamente a su cuenta de Airtable. Esto le dice a WPForms exactamente a dónde enviar las presentaciones de su formulario.

Configurar la conexión de Airtable

Mientras aún está en el constructor de formularios, navegue a Configuración » Airtable desde el menú de la izquierda.

Haga clic en ‘Agregar nueva conexión’ para comenzar.

Se le pedirá que ingrese un apodo para esta conexión.

Esto es solo para su referencia, así que elija algo que facilite su identificación más adelante; por ejemplo, ‘Sincronización de formulario de contacto con Airtable’ funciona bien.

A continuación, deberá seleccionar su cuenta de Airtable en el menú desplegable.

Después de eso, elija la base y la tabla específicas donde desea que se almacenen las presentaciones de su formulario.

Ayuda tener su base de Airtable abierta en otra pestaña del navegador en este punto. De esa manera, puede confirmar rápidamente que está seleccionando la base y la tabla correctas sin tener que adivinar.

Paso 7: Mapee sus campos a Airtable

Ahora viene el importante paso de indicarle a WPForms exactamente qué campos del formulario deben coincidir con qué columnas en su tabla de Airtable. Esto se llama mapeo de campos y es lo que garantiza que sus datos lleguen al lugar correcto cada vez que alguien envía su formulario.

Ahora, simplemente seleccione los campos de Airtable del menú desplegable para que coincidan con los campos de su formulario de contacto de WPForms.

Por ejemplo, podría mapear la columna ‘Teléfono’ de Airtable al campo ‘Teléfono’ en su formulario, y la columna ‘Empresa’ al campo ‘Empresa’.

Una vez que todos tus campos estén mapeados, haz clic en 'Guardar' para almacenar tus cambios.

Paso 8: Agregar Lógica Condicional (Opcional)

Este paso es completamente opcional, pero puede ser muy útil si solo deseas que ciertas entradas del formulario se envíen a Airtable. Por ejemplo, podrías querer capturar solo las entradas de usuarios que seleccionan una opción específica en tu formulario.

Para empezar, activa 'Habilitar Lógica Condicional' dentro de la configuración de la conexión de Airtable.

Una vez activada, simplemente configurarás las reglas que tengan sentido para tu flujo de trabajo. Por ejemplo, podrías indicarle a WPForms que solo envíe una entrada a Airtable si el campo 'Empresa' no está vacío.

Si no necesitas este nivel de control en este momento, siéntete libre de omitir este paso por completo. Siempre puedes volver y configurarlo más tarde a medida que tus necesidades crezcan.

Paso 9: Configurar Notificaciones y Confirmaciones del Formulario

Ahora que tu formulario está listo, es hora de configurar lo que sucede después de que alguien lo envía.

Las notificaciones son los correos electrónicos que recibes cuando se envía un formulario. Mientras que las confirmaciones son lo que los visitantes ven después de hacer clic en 'Enviar'.

Por defecto, WPForms ya envía notificaciones al correo electrónico del administrador de WordPress, así que no necesitas configurar nada para empezar a recibir mensajes. Dicho esto, aún puedes personalizar estas configuraciones para que se ajusten a tu flujo de trabajo.

Ve a Configuración » Notificaciones para abrir la configuración de configuración para:

• Cambiar la dirección de correo electrónico del destinatario
• Enviar notificaciones a varias personas (simplemente separa los correos electrónicos con comas)
• Editar la línea de asunto y el nombre del remitente

Esto es especialmente útil si deseas que diferentes equipos manejen diferentes tipos de consultas, como ventas o soporte al cliente.

No olvides hacer clic en 'Guardar' si realizas algún cambio.

A continuación, para configurar las confirmaciones, ve y cambia a la pestaña 'Confirmación'.

WPForms te da tres opciones:

• Mensaje – Mostrar un mensaje de agradecimiento en la misma página
• Mostrar Página – Redirigir a los usuarios a otra página de tu sitio
• Ir a URL – Enviar a los usuarios a cualquier enlace externo o interno

Para la mayoría de los formularios de contacto, un mensaje simple funciona mejor, ya que es rápido y mantiene a los usuarios en la página. Puedes escribir algo como:

“¡Gracias por contactarnos! Hemos recibido tu mensaje y te responderemos en 1 o 2 días hábiles.”

Esto tranquiliza a los visitantes y establece expectativas claras.

Si deseas promocionar contenido, ofrecer una descarga o rastrear conversiones, entonces redirigir a una página dedicada puede ser una mejor opción.

Una vez que hayas terminado, haz clic en 'Guardar' para aplicar tus cambios.

Paso 10: Incrustar tu Formulario de Airtable

Una vez que hayas configurado tu formulario, es hora de agregarlo a tu sitio de WordPress.

Simplemente presiona el botón 'Incrustar' en la parte superior.

Puedes elegir incrustar el formulario de contacto en una página existente o en una nueva página.

En este caso, elegiremos 'Seleccionar Página Existente'.

Después de eso, puedes elegir cualquier página que desees y seleccionar el botón '¡Vamos!'

Esto te llevará al editor de contenido de WordPress de esa página.

Todo lo que tienes que hacer es presionar el botón ‘+’ en la esquina superior izquierda.

Luego, busca y selecciona el widget WForms para agregarlo a tu página.

Desde aquí, puedes elegir el formulario de contacto que acabas de crear.

Eso incrustará automáticamente el formulario en tu página.

Con eso hecho, verás tu formulario en el editor de contenido.

En el panel derecho, puedes ajustar la configuración de tu formulario y aplicar un tema que coincida con tu marca.

Antes de publicar, es recomendable probar tu formulario. Esto es útil para verificar la conexión entre WPForms y Airtable.

Simplemente previsualiza la página y crea una entrada de prueba.

Puedes comenzar verificando que todos los campos se muestren correctamente y sean fáciles de entender. Luego, prueba el formulario ingresando un nombre, correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa y un mensaje de ejemplo.

También podrías querer dejar un campo obligatorio vacío o ingresar una dirección de correo electrónico no válida para asegurarte de que la validación funcione correctamente.

Haz clic en ‘Enviar’ para confirmar que tu mensaje de confirmación o redirección aparece como esperabas.

Desde aquí, puedes abrir tu tabla de Airtable para verificar que recibe la información enviada.

Así es como podría verse en tu pantalla:

Una vez que todo esté en orden, puedes presionar el botón ‘Actualizar’ en la parte superior.

Ahora, tu formulario debería estar agregado a tu página de WordPress:

Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo incrustar formularios de WordPress.

Consejo adicional: Envía mensajes SMS a tus clientes potenciales

Si encontraste útil esta integración, entonces también querrás enviar notificaciones por SMS a las personas que hayan completado tu formulario de contacto.

Esta es una excelente manera de mantenerlos al tanto del estado de su solicitud. Por ejemplo, digamos que tienes prospectos que visitan tu página de destino y luego completan tu formulario, indicando interés en tus servicios.

Si bien los datos del formulario se ingresan en Airtable, querrás otra conexión que envíe automáticamente mensajes SMS a tus prospectos para que sepan qué esperar de ti.

Una de las mejores opciones es usar Brevo, que es un popular servicio de marketing por correo electrónico que también te permite enviar mensajes SMS a tus leads.

Con este software, podrás importar tus contactos y luego enviar campañas de mensajes de texto. Para más información, solo sigue nuestro tutorial sobre cómo enviar mensajes SMS a tus usuarios de WordPress.

Preguntas frecuentes: Crea un formulario personalizado de Airtable en WordPress

Aquí hay algunas preguntas comunes sobre la creación de formularios personalizados de Airtable en WordPress:

¿Necesito habilidades de codificación para conectar Airtable con WPForms?

No, no necesitas experiencia en codificación. WPForms te permite conectar tu formulario a Airtable usando su complemento Airtable incorporado. Simplemente seguirás las instrucciones para conectar y otorgar acceso a tu cuenta de Airtable.

¿Puedo enviar las entradas del formulario a una tabla específica de Airtable?

Sí, puedes elegir exactamente a qué base y tabla de Airtable deben ir las entradas de tu formulario. También puedes asignar cada campo del formulario (como nombre, correo electrónico o mensaje) a los campos correspondientes en Airtable.

¿Qué sucede si un campo en WPForms no coincide con Airtable?

Si los campos no coinciden, los datos no se enviarán correctamente. Es por eso que es importante asignar cada campo cuidadosamente. Por ejemplo, asegúrate de que los campos de correo electrónico en WPForms estén conectados a campos de tipo correo electrónico en Airtable.

¿Todavía puedo almacenar las entradas del formulario en WordPress?

Sí. WPForms almacena las entradas en tu panel de WordPress por defecto (si estás usando una versión compatible), incluso si envías los datos a Airtable. Esto te proporciona una copia de seguridad y facilita la gestión de los envíos.

¿Es Airtable gratuito?

Airtable ofrece un plan gratuito que es bastante generoso y funciona perfectamente para esta integración. Es un excelente punto de partida para la mayoría de las pequeñas empresas y sitios web personales.

Si tus necesidades de datos crecen, también ofrecen planes de pago que proporcionan más registros, almacenamiento y funciones avanzadas.

Lectura adicional: Haz crecer tu negocio con WordPress

¡Felicitaciones, ahora sabes cómo crear un formulario personalizado de Airtable en WordPress! Esta poderosa conexión mantendrá tus datos de formulario organizados y te ahorrará mucho trabajo manual.

Ahora que tu recopilación de datos está automatizada, puedes explorar más formas de hacer crecer tu negocio. Te recomendamos consultar:

• Consejos para hacer crecer tu negocio en línea (sin mucho dinero)
• Cómo usar formularios de contacto para hacer crecer tu lista de correo electrónico en WordPress
• Cómo crear formularios multilingües en WordPress
• Cómo rastrear y reducir el abandono de formularios en WordPress
• Cómo crear una dirección de correo electrónico comercial gratuita (en solo 5 minutos)

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