Cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress (forma fácil)

Si diriges un negocio de atención médica, probablemente te hayas preguntado: "¿Mis formularios de contacto de WordPress son realmente compatibles con HIPAA?". Es una preocupación válida porque incluso una pequeña infracción puede resultar en multas cuantiosas y una pérdida de confianza del paciente.

La parte complicada es que la mayoría de los plugins de formularios de WordPress no están diseñados para el cumplimiento de normativas de atención médica. Son adecuados para sitios web de negocios normales, pero HIPAA establece un estándar mucho más alto para la seguridad y protección de datos.

En WPBeginner, hemos trabajado con una amplia gama de plugins de formularios de WordPress. Esa experiencia nos ha mostrado dónde residen sus fortalezas y limitaciones en cuanto al cumplimiento de la privacidad.

En esta guía, te explicaremos cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress, para que puedas mantener los datos de los pacientes seguros y al mismo tiempo hacer que tus formularios sean fáciles de usar. 🙌

¿Por qué mis formularios de WordPress deben ser compatibles con HIPAA?

Si tu sitio de WordPress se utiliza para atención médica, tus formularios de contacto deben cumplir con HIPAA. Esto se debe a que pueden recopilar detalles médicos confidenciales de los pacientes, como historial médico, información de seguro o solicitudes de citas.

HIPAA, siglas en inglés de Health Insurance Portability and Accountability Act (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), es una ley de EE. UU. que protege la información médica privada de las personas. Requiere que los proveedores de atención médica, las plataformas de telesalud y cualquier sitio web de WordPress que maneje datos de pacientes mantengan esa información segura.

El uso de formularios compatibles con HIPAA te ayuda a cumplir con los requisitos legales.

También generan confianza con tus pacientes, ya que las personas se sienten más cómodas compartiendo información de salud cuando saben que está protegida. Además, el incumplimiento puede resultar en sanciones graves y multas cuantiosas.

El principal desafío es que la mayoría de los plugins de formularios no cumplen con los estándares de HIPAA. Normalmente almacenan las entradas del formulario directamente en tu base de datos de WordPress, lo cual no es lo suficientemente seguro para datos sensibles de pacientes.

Por ejemplo, las bases de datos estándar de WordPress a menudo no cifran los datos almacenados, por lo que si un servidor se ve comprometido, la información del paciente podría exponerse en texto plano.

La mayoría de los plugins también carecen de otras características imprescindibles como el cifrado de extremo a extremo y un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA). Un BAA es un contrato legal donde el proveedor de servicios acepta formalmente proteger los datos del paciente según las reglas de HIPAA. Sin uno, no estás completamente cubierto.

Teniendo esto en cuenta, le mostraremos cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress. Aquí tiene un resumen rápido de lo que cubriremos en esta guía:

¿Listo? Empecemos.

Cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress

Para este tutorial, usaremos HIPAAtizer. Después de pruebas exhaustivas, encontramos que es la mejor opción gratuita con sólidas características de seguridad diseñadas específicamente para el cumplimiento de HIPAA.

Así es como funciona: En lugar de guardar los envíos del formulario en tu base de datos de WordPress, HIPAAtizer dirige y almacena todo en sus propios servidores seguros y compatibles, y proporciona el Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) necesario.

Esa separación es lo que hace que todo el proceso cumpla con HIPAA.

Tampoco recibirás los datos del formulario por correo electrónico; eso violaría HIPAA, ya que el correo electrónico estándar no está cifrado y la información del paciente nunca debe llegar a una bandeja de entrada estándar. En su lugar, recibirás una simple notificación que te indica que inicies sesión en un portal seguro para ver los envíos.

Instalación y activación de un plugin de formularios de WordPress compatible con HIPAA

Antes de empezar, necesitarás una cuenta de HIPAAtizer. Simplemente visita el sitio web de HIPAAtizer y haz clic en el botón Regístrate gratis.

En la siguiente pantalla, verás 2 opciones para tu cuenta de HIPAAtizer. Una cuenta sandbox es un entorno de prueba que te permite experimentar sin afectar los datos reales.

Recomendamos comenzar con la opción 'Cuenta Sandbox Gratuita' para diseñar y probar de forma segura la funcionalidad de tu formulario. ¡Solo recuerda cambiar a una Cuenta de Entidad Cubierta cuando estés listo para publicar el formulario y aceptar datos reales de pacientes!

Luego, HIPAAtizer te pedirá que registres tu dirección de correo electrónico.

Simplemente escriba su correo electrónico en el campo y haga clic en 'Continuar'.

Desde aquí, solo tendrá que seguir las instrucciones para terminar de configurar su nueva cuenta.

Después de un registro exitoso, deberás instalar el complemento HIPAAtizer. Si necesitas ayuda con este paso, puedes leer nuestra guía sobre cómo instalar un complemento de WordPress.

Al activarlo, tendrá que conectar el plugin de WordPress a su cuenta. Para hacer esto, simplemente haga clic en la pestaña 'HIPAAtizer' en el menú del lado izquierdo de su panel de WordPress.

Una vez dentro, puede seleccionar 'Ya tengo una cuenta' y hacer clic en 'Continuar'.

HIPAAtizer cargará el formulario de inicio de sesión para usted. Simplemente ingrese sus credenciales y haga clic en el botón 'Continuar'.

Una vez conectado, será redirigido al panel de HIPAAtizer, donde podrá acceder a todos los formularios que cree utilizando el plugin.

Creación de un formulario compatible con HIPAA usando el plugin

Ahora, está listo para crear su primer formulario que cumple con HIPAA.

Primero, dirígete a HIPAAtizer » Crear Formulario desde tu área de administración de WordPress.

Se abrirá una nueva pestaña, ya que HIPAAtizer le permite crear formularios utilizando su propio constructor fuera del área de administración.

En esta pestaña, verá opciones para crear el formulario.

Normalmente, recomendaríamos usar una plantilla. Sin embargo, necesitarás instalar la aplicación de escritorio HIPAAtizer para usar sus plantillas, lo cual encontramos un poco lento.

Para un proceso más sencillo, selecciona ‘Empezar desde cero’ y luego haz clic en ‘Continuar’.

No te preocupes, no es tan complicado como suena y te guiaremos a través del proceso.

HIPAAtizer utiliza un editor de arrastrar y soltar. Esto facilita la creación de formularios, incluso cuando lo haces desde cero.

Así es como se ve el editor: opciones de personalización a la izquierda y vista previa a la derecha:

Puedes empezar haciendo clic en ‘Encabezado 1’ para cambiar el título del formulario. Por ejemplo, usamos el título ‘Formulario de Autorización HIPAA’.

Luego, puedes arrastrar ‘Campo de entrada’ desde el panel izquierdo y soltarlo en la vista previa del panel derecho para agregar un cuadro de texto.

Una vez que lo hayas hecho, se te pedirá que etiquetes el campo. Puedes usar este cuadro de texto para solicitar el nombre del paciente, número de registro médico, número de teléfono, fecha de nacimiento y más. También puedes activar los interruptores para hacer que el campo sea obligatorio o configurar otras personalizaciones.

Después de eso, querrás desplazarte hacia abajo en el panel de personalización y hacer clic en ‘Guardar cambios’ para almacenar tu configuración.

Ahora, puedes repetir este paso tantas veces como necesites para agregar todos los campos requeridos para tu formulario.

Después de eso, podrías querer agregar una divulgación de información de salud protegida. Puedes agregar diferentes ‘Opciones mostradas’ para crear un campo de opción múltiple.

En el panel de personalización que aparece, puedes editar el nombre de la etiqueta, ajustar las opciones y hacer que el campo sea obligatorio.

También puedes agregar más opciones haciendo clic en el botón ‘+ Agregar opción’. Luego, simplemente completa los detalles necesarios para la opción.

No olvides desplazarte hacia abajo y hacer clic en ‘Guardar cambios’ cuando estés listo.

El siguiente paso es agregar el campo 'Firma' a tu formulario HIPAA. Este campo es importante porque te permite obtener el consentimiento y la autorización del paciente. De esa manera, puedes asegurarte de que tu formulario de WordPress cumpla con las regulaciones HIPAA.

Simplemente arrastra y suelta ‘Firma’ en el lado derecho del constructor y ajusta la información necesaria. Aquí tienes un ejemplo:

¡Eso es todo!

Nuestro formulario HIPAA de ejemplo solo incluye lo básico, pero puedes agregar más campos para adaptarlo a tus necesidades específicas. Te animamos a explorar los otros campos disponibles para personalizar el formulario para tu práctica.

Personalización del formulario compatible con HIPAA

Una vez que hayas creado tu formulario HIPAA compatible con WordPress, es posible que desees agregar un toque personal.

Para hacer esto, puedes ir a la pestaña 'Estilo' para personalizar tu formulario. En esta pestaña, verás opciones para ajustar el tema de tu formulario.

Haz clic en el botón 'Crear tema' para abrir las opciones de personalización.

Ahora deberías ver opciones para cambiar el tamaño de pantalla del formulario, el color de fondo, la fuente, el botón de envío y más.

Por ejemplo, si expandes el menú 'Fondo', verás un selector de color que te permite cambiar el color de fondo predeterminado del formulario. Luego, en la sección 'Fuentes', puedes encontrar opciones de combinación de fuentes para tu formulario HIPAA.

Debajo de 'Botón de envío', encontrarás opciones de estilo más completas. Puedes editar el tamaño de fuente, el estilo del borde, el color al pasar el cursor y mucho más de tu botón de envío.

Lo mismo ocurre con la configuración de 'Etiquetas'.

Cuando hayas terminado de personalizar el formulario, haz clic en el botón 'Guardar cambios'.

Deberías ver un pequeño mensaje de notificación que dice 'Actualizado correctamente'.

Ahora, todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el icono de guardar en la esquina superior derecha, nombrar el formulario y presionar el botón 'Guardar'.

Incrustación del formulario compatible con HIPAA en su sitio web de WordPress

Una vez que hayas guardado tu formulario, aparecerá otra ventana emergente. En esta ventana emergente, verás un mensaje que dice que el formulario se guardó pero aún no se ha publicado en línea.

Simplemente sigue las instrucciones para hacerlo público y presiona el botón 'Publicar'.

Con eso hecho, recibirás un nuevo mensaje que dice que tu formulario ha sido publicado.

Ahora, querrás cambiar a la pestaña ‘Integrar o incrustar formulario’.

Desde allí, querrás hacer clic en ‘WordPress’.

HIPAAtizer luego mostrará instrucciones sobre cómo incrustar el formulario en sitios web de WordPress. En la parte inferior, verás un shortcode. Simplemente haz clic en el botón de copiar.

Ahora, puedes regresar a tu panel de administración de WordPress.

Luego, puedes crear una nueva publicación o página o abrir una publicación o página existente para incrustar el formulario. Para este tutorial, navegaremos a Páginas » Agregar Nueva Página para crear una nueva página.

En el editor de contenido, haz clic en el botón '+' y busca el bloque 'Shortcode'.

Después de eso, selecciona el bloque ‘Shortcode’ en el resultado de la búsqueda para agregarlo a la página web.

Luego, puedes pegar el shortcode del formulario HIPAAtizer en el área que dice 'Escribe el shortcode aquí...'.

No te preocupes si el formulario HIPAAtizer no aparece de inmediato. Dado que se agrega con un código corto, solo se mostrará una vez que la publicación o página se publique.

Puedes usar la función de vista previa para verificarlo y, cuando estés satisfecho con la configuración, haz clic en 'Actualizar' o 'Publicar'.

Después de eso, visita tu publicación o página para ver el formulario compatible con HIPAA en acción.

Consejo adicional: Cómo crear un formulario seguro en WordPress

Dicho todo esto, no todos necesitan un formulario de WordPress compatible con HIPAA.

Los formularios que cumplen con HIPAA son estrictamente necesarios para proveedores de atención médica, terapeutas y otros que manejan Información de Salud Protegida (PHI) sensible. Si solo está recopilando datos comerciales estándar como nombres, correos electrónicos o consultas de pedidos, entonces los formularios seguros estándar son perfectamente seguros y cumplen con sus necesidades.

Para hacer que tus formularios de contacto de WordPress sean seguros, necesitas dos cosas principales: un plugin de formulario de contacto seguro y un entorno de alojamiento web seguro. Estos 2 elementos trabajan juntos para mantener tus datos a salvo de hackers y otras amenazas.

Un plugin de formulario de contacto seguro le ayuda a guardar entradas de forma segura en su sitio web, lo cual es una práctica perfectamente segura y estándar para datos comerciales regulares no médicos, y permite notificaciones por correo electrónico seguras.

Recomendamos WPForms, que es el mejor plugin de formularios de contacto y cuenta con la confianza de más de 6 millones de sitios web, ¡incluidos nosotros!

En WPBeginner, usamos WPForms para todos nuestros formularios de contacto, encuestas anuales a lectores y generación de leads. Para obtener más información sobre la herramienta, puedes consultar nuestra reseña completa de WPForms.

Ahora, WPForms tiene muchísimas funciones para proteger tu sitio del spam, hackeos y robo de datos.

También vale la pena señalar que si ya tiene WPForms Pro y un servicio de alojamiento web que cumple con HIPAA, puede lograr el cumplimiento de HIPAA deshabilitando el almacenamiento de entradas en WordPress, desactivando las notificaciones por correo electrónico y enviando datos de forma segura a un CRM que cumpla con HIPAA a través de Webhooks.

Si solo necesita formularios seguros estándar (no los que cumplen con HIPAA), incluso hay una versión gratuita, WPForms Lite, que es altamente segura para datos comerciales regulares.

Para obtener detalles, consulte nuestra guía sobre cómo crear un formulario de contacto seguro en WordPress.

Preguntas frecuentes sobre la creación de un formulario compatible con HIPAA en WordPress

En esta sección, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo crear formularios que cumplan con HIPAA en WordPress.

¿Es posible hacer que un sitio de WordPress cumpla con HIPAA?

Sí, es posible. Pero necesitarás los plugins adecuados que cumplan con HIPAA (como HIPAAtizer), un hosting que cumpla con HIPAA (como Liquid Web) y procedimientos estrictos para proteger la información del paciente.

¿Necesito un hosting web que cumpla con HIPAA?

Sí. Si tu sitio web maneja Información de Salud Protegida (PHI), necesitarás un hosting web que cumpla con HIPAA.

Un formulario seguro es solo una parte de la imagen. Tu servidor de alojamiento, donde residen todos los archivos y datos de tu sitio, debe seguir las estrictas reglas de seguridad y privacidad de HIPAA para mantener la información del paciente completamente protegida.

¿Cuál es el mejor plugin de WordPress para formularios médicos?

Para formularios médicos, HIPAAtizer es una excelente opción porque está diseñado específicamente con las características de seguridad necesarias para cumplir con los estándares de HIPAA. Esto incluye cifrado de extremo a extremo y almacenamiento seguro de datos fuera del sitio.

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Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear un formulario que cumpla con HIPAA en WordPress. A continuación, quizás quieras ver nuestras guías sobre:

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