¿Quieres aprender a mejorar tu flujo de trabajo editorial en blogs WordPress con varios autores?
En WPBeginner, sabemos lo difícil que es gestionar un sitio web con varios autores. Pero hemos encontrado un gran plugin de flujo de trabajo editorial y de publicación para hacer sus procesos más suaves. De esta manera, usted puede simplemente centrarse en el crecimiento de su blog.
En este artículo, le mostraremos cómo mejorar el flujo de trabajo editorial en los blogs de WordPress con varios autores.
¿Por qué es importante un flujo de trabajo editorial claro para los sitios de WordPress?
Si acepta entradas de invitados o gestiona un blog de WordPress con varios autores, un flujo de trabajo editorial claro puede ayudarle a publicar más entradas y mejorar la calidad de sus blogs.
Cuando se dispone de un flujo de trabajo editorial claramente definido, todos los creadores de contenidos saben exactamente lo que tienen que hacer a continuación. Esto puede mejorar la productividad y evitar confusiones y problemas de comunicación.
De este modo, puede hacer crecer su blog de WordPress sin tiempo ni esfuerzo adicionales. De hecho, un flujo de trabajo editorial optimizado puede ahorrarte tiempo, por lo que podrás centrarte en otras tareas, como crear una lista de correo electrónico donde promocionar tus blogs o entradas en medios sociales.
Cómo utilizar PublishPress Pro para mejorar su flujo de trabajo editorial
La mejor manera de mejorar el flujo de trabajo editorial de WordPress es utilizando PublishPress Pro. Este plugin permite crear un calendario de contenidos y estados de entradas personalizados, añadir comentarios editoriales, establecer avisos por correo electrónico y mucho más.
Nota: También existe una versión gratuita de PublishPress Planner que le permite ajustar su flujo de trabajo sin importar cuál sea su presupuesto.
Sin embargo, en esta guía, vamos a utilizar la versión premium, ya que tiene características adicionales, incluyendo la capacidad de configurar notificaciones Slack y enviar notificaciones de recordatorio. Puede obtener más información en nuestra reseña detallada de PublishPress.
Lo primero que debe hacer es instalar y activar el plugin PublishPress. Para más detalles, consulte nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.
Una vez hecho esto, vaya a Planificador “ Ajustes y seleccione la pestaña “Licencia”.
Ahora, añada la clave de licencia en el campo ‘Clave de licencia’. Encontrará esta información bajo su cuenta en el sitio web de PublishPress.
Una vez hecho esto, sólo tienes que hacer clic en “Guardar cambios”.
Veamos ahora algunas de las distintas características que pueden mejorar su flujo de trabajo editorial. Puede utilizar los enlaces rápidos que aparecen a continuación para saltar a un debate específico:
Defina las etapas de su flujo de trabajo con estados personalizados
Los estados de las entradas organizan sus artículos en función del punto del flujo de trabajo editorial en el que se encuentren.
WordPress tiene algunos estados por defecto, como ‘Borradores’, ‘Pendiente de reseña / valoración’ y ‘Publicado’. Sin embargo, cuando se trabaja en un blog de WordPress con varios autores, puede ser necesario añadir algunos estados de entradas adicionales.
PublishPress añade automáticamente los siguientes estados personalizados a su sitio web:
- Pitch – Permite a los autores enviar debates e ideas directamente desde el escritorio de administrador de WordPress.
- Asignado – La entrada se asigna a un autor concreto. De este modo, puede evitar que varias personas trabajen simultáneamente en la misma entrada.
- En curso – Un autor está trabajando en el artículo. Esto es útil durante la investigación inicial y el borrador.
- En espera. No tiene previsto publicar esta entrada en este momento.
Puede cambiar el estado de una entrada utilizando el menú desplegable “Estado de la entrada” del editor de bloques de WordPress.
También puedes cambiar el estado de una entrada yendo a Entradas ” Todas las entradas.
Para ello, basta con enlazar el blog de WordPress que desea actualizar y hacer clic en el enlace “Editar” cuando aparezca.
En los ajustes de “Edición rápida”, abra el menú desplegable “Estado” y elija el estado que desee utilizar.
A continuación, basta con hacer clic en “Actualizar”.
También puede crear sus propios estados personalizados utilizando PublishPress. Por ejemplo, puede crear un estado “Enviado por el usuario” o un estado “No apto” para los blogs invitados que no se ajusten del todo a su sitio web de WordPress.
Para obtener instrucciones detalladas, consulte nuestra guía sobre cómo añadir un estado de entrada personalizado para entradas de blog en WordPress.
Añade comentarios editoriales a los borradores de entradas de tu blog
Cuando se trabaja en equipo, la comunicación es crucial. Hay muchas herramientas de comunicación en equipo que pueden ayudarle a colaborar, pero PublishPress le permite dejar comentarios editoriales directamente dentro del escritorio de WordPress.
Los editores pueden abrir cualquier página o entrada y, a continuación, hacer clic en el botón “Añadir un comentario editorial”.
Esto abre un editor de texto donde el editor puede escribir su respuesta / comentario / opinión.
También pueden subirse archivos. Por ejemplo, puede subir un archivo PDF que contenga todos los recursos que el autor debe utilizar para la entrada.
Tras la entrada del comentario, los autores y otros usuarios pueden responder a él.
De este modo, los autores y editores pueden mantener una conversación privada directamente desde el escritorio de administrador de WordPress.
Por defecto, los administradores del sitio recibirán un aviso cada vez que alguien añada un comentario editorial. Sin embargo, también puede enviar el aviso al autor de la entrada.
Para ello, basta con ir a Planificador ” Avisos.
Aquí puede ver que PublishPress Planner envía correos electrónicos al administrador del sitio cuando se publica nuevo contenido y cuando se añaden comentarios editoriales a una entrada.
Simplemente pase el ratón por encima de la regla “Avisar de comentarios editoriales” y haga clic en el enlace “Editar” cuando aparezca.
Esta regla ya está establecida, así que sólo tiene que marcar la casilla siguiente a “Autores del contenido”.
Una vez hecho esto, basta con hacer clic en “Actualizar” para guardar los cambios.
Para saber más acerca de estos ajustes, consulte nuestra guía completa sobre cómo recibir avisos por correo electrónico de las entradas en WordPress.
Añada metadatos editoriales a las entradas de su blog
PublishPress también le permite añadir metadatos a las entradas de su blog para que editores y autores puedan compartir información.
Por defecto, añade los campos de metadatos ‘Fecha del primer borrador’ y ‘Asignación’ al editor de contenido de WordPress.
Puede añadir sus propios campos de metadatos. Por ejemplo, puede añadir un campo “Fecha de entrega del borrador final” o “Informe del cliente”.
Para añadir sus propios campos de metadatos editoriales, vaya a Planificador ” Metadatos editoriales en el escritorio de WordPress y, a continuación, haga clic en “Añadir nuevo”.
Ahora puede escribir un nombre y una descripción para el campo de metadatos.
Esto será visible en el editor de entradas de WordPress, por lo que querrá utilizar algo que sea claro, útil y descriptivo.
A continuación, abra el menú “Tipo” y elija el aspecto que tendrán los metadatos en el editor de entradas.
Por ejemplo, puede añadirlo como casilla de verificación, menú desplegable, campo de texto, etc.
Hay algunos ajustes más que puede consultar, pero esto es todo lo que necesita para crear metadatos editoriales personalizados.
Cuando esté satisfecho con la información que ha introducido, sólo tiene que hacer clic en “Añadir nuevo término de metadatos”.
Ahora, estos metadatos aparecerán en el editor de contenido de WordPress.
Gestione su calendario editorial de contenidos
Un calendario de contenidos le ayuda a programar todos sus contenidos, incluso cuando trabaja con varios autores y blogueros invitados. También proporciona una visión general del calendario de publicación para que puedas estar seguro de que estás publicando todo a tiempo y según lo previsto.
Muchos equipos editoriales utilizan Google Calendar u otras herramientas de gestión de tareas como Asana. Sin embargo, PublishPress le permite ver y gestionar el calendario editorial directamente dentro del área de administrador de WordPress. De esta forma, puedes estar seguro de que todos los usuarios tienen acceso al calendario de contenidos.
Para ver este calendario, sólo tiene que ir a Planificador “ Calendario de contenidos.
El calendario muestra todas las entradas programadas, su estado de avance y mucho más.
Para añadir una entrada al calendario, basta con pasar el cursor por encima de cualquier fecha y hacer clic. Se abrirá una ventana emergente en la que podrá introducir información acerca del blog que desea publicar.
Tras introducir esta información, puede hacer clic en “Guardar” para añadirla a la planificación. Otra opción es seleccionar “Guardar y editar”, que programa la entrada y crea un nuevo borrador para que pueda empezar a trabajar en la entrada inmediatamente.
Sólo tienes que repetir estos pasos para añadir más contenido al calendario.
Después de añadir todas tus entradas, puedes cambiar sus fechas simplemente arrastrándolas y soltándolas en un nuevo lugar.
También puede utilizar PublishPress para programar automáticamente entradas para su publicación o futuras actualizaciones. Para más información, lea nuestras guías sobre cómo programar automáticamente las entradas de su blog en WordPress y cómo programar automáticamente las actualizaciones de contenido en WordPress.
Añadir una lista de comprobación previa a la publicación de contenidos
PublishPress ha creado un plugin gratuito PublishPress Checklists que le permite añadir una lista de verificación previa a la publicación en el editor de entradas. Esto permite a los autores ver todas las tareas que necesitan completar antes de enviar la entrada para su reseña / valoración.
Puede hacer que estas tareas sean recomendadas u obligatorias, lo que significa que los autores no pueden marcar una entrada como “pendiente de valoración” sin completar estas tareas.
Si el usuario hace clic en el botón “Publicar” sin completar todas las tareas “Obligatorias”, WordPress mostrará el mensaje “Por favor, complete las siguientes tareas antes de publicar”.
Para obtener instrucciones paso a paso, consulte nuestra guía práctica sobre cómo añadir una lista de entradas de blog al editor de WordPress.
Descubra más consejos para gestionar un blog con varios autores
Si quieres aprender más formas de gestionar múltiples autores, editores y colaboradores en tu blog de WordPress, entonces comprueba estos artículos a continuación:
- Cómo limitar los autores a sus propias entradas en el administrador de WordPress
- Cómo establecer un número mínimo de palabras para las entradas de WordPress
- Cómo permitir que los colaboradores editen sus entradas en WordPress después de ser aprobados
- Cómo establecer el número máximo de etiquetas para entradas de WordPress
- Cómo Requerir Imágenes Destacadas para Entradas en WordPress
- Cómo añadir una foto de autor en WordPress
- Cómo evitar que los autores borren entradas en WordPress
- Cómo permitir a los editores editar solo ciertas páginas en WordPress
- Cómo enviar correos electrónicos a los autores cuando se publican artículos en WordPress
Esperamos que este artículo te haya ayudado a mejorar tu flujo de trabajo editorial en sitios WordPress con varios autores. Quizá también quieras consultar nuestra guía sobre cómo ganar dinero en Internet blogueando con WordPress o nuestra selección experta de los mejores plugins y herramientas SEO.
If you liked this article, then please subscribe to our YouTube Channel for WordPress video tutorials. You can also find us on Twitter and Facebook.
Syed Balkhi says
Hey WPBeginner readers,
Did you know you can win exciting prizes by commenting on WPBeginner?
Every month, our top blog commenters will win HUGE rewards, including premium WordPress plugin licenses and cash prizes.
You can get more details about the contest from here.
Start sharing your thoughts below to stand a chance to win!
John Carter says
What about coschedule?
GNFB says
floundering! Searching for the abilty to either a. have all posts created default to draft. or B Control posts publish/draft option controlled by category sent to any help welcome as you guys seem to have most of the answers
WPBeginner Staff says
Set the post status to Assigned under the Publish meta box on the post editor screen. Then click on the screen options on the top right corner of screen an check the box next to author. Scroll down and you will see authors meta box below the post editor. Select the author you want the post assigned to and update the post.
Dok Simon says
Thanks for your candid reply, well appreciated !
Dok Simon says
About the Editorial Metadata can I use it to assign post to a specific Author…… ??
If yes , how do I do that ??
Karma Bennett says
This looks like an almost ideal solution, as we now juggle three plugins to do what this one plugin does. The only thing is that if our editor is going to switch again, the plugin will need to replace Google Doc’s commenting. That is, I’m looking for a solution that allows one to post comments within the text, not beneath it.
I’ve found a post it notes plugin that does that, but it does so on the front end, such that the notes show up in the preview window. That seems counter-intuitive to me, since I’m rarely looking at the preview while editing.
If anyone could shed some light on this, I’d appreciate it.
Jess says
Any other plugins similar to EditFlow? It breaks both MailPoet and WP Editorial Calendar. Both of which I love.
Syed Balkhi says
Yes, if you have notifications turned on, then the moment you assign to the writer or change status, the writer will be notified.
Mike M says
Hi, I am the adviser of my school’s online newspaper, and I am using EditFlow on my Word Press site. Is it possible for writers to access the notifications part of this plugin after they save a story? I would like for them to be able to click on the section editor’s name so that editor will receive an e-mail notifying him or her that a story is ready for editing. Thanks!
WPBeginner Staff says
We use EditFlow and we don’t think it slows down our site. Besides EditFlow mostly works on the backend so it should not have any effect on the frontend of your site.
Hilary Rowland says
I found that EditFlow slows my site down considerably. I used a P3 plugin speed tester and it’s the one plugin that slows my site down by several seconds of loading. Hopefully they’ll fix this because it’s great otherwise. Does anyone know an alternative that’s fast loading??
Joe says
Thank you for the quick outline. I was scratching my head on how to use edit flow. Upon first glance after install, it does not flow