Cómo configurar un mensaje de voz para empresas (con ejemplos)

Cuando llame a un número de teléfono de empresa, a menudo oirá un mensaje de voz automático que le guiará por la guía telefónica y los pasos siguientes.

Este mensaje de voz da un aspecto profesional a su pequeña empresa y puede ayudar a aumentar las ofertas y la satisfacción del cliente.

En este artículo, te mostraremos cómo establecer un saludo de buzón de voz para tu tienda en línea, negocio o blog. También te mostraremos los mejores ejemplos de saludos de voz que puedes usar como plantilla.

¿Por qué es importante un mensaje de voz para tu empresa?

Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles acaban en una llamada telefónica. Esto se debe principalmente a los ingeniosos botones para hacer clic y llamar que aparecen en los resultados de búsqueda local de Google.

Para muchas pequeñas empresas, puede no ser posible responder a todas las llamadas inmediatamente. A veces, los clientes pueden llamar fuera del horario comercial, y usted puede estar ocupado o no tener personal disponible en ese momento.

Aquí es donde entra en juego el saludo de tu buzón de voz.

Para muchos clientes, éste será el primer contacto con su empresa. No establecer un saludo de voz puede hacerle perder un cliente en favor de la competencia.

Por otro lado, no acertar con el saludo del buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, no seguir el mensaje o, simplemente, irse a la competencia.

Dicho esto, vamos a ver cómo establecer correctamente los saludos del buzón de voz para tu negocio online.

La mejor forma de establecer un saludo de buzón de voz

Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para gestionar las llamadas. Aunque puede servir para hacer el trabajo, no permiten gestionar adecuadamente las llamadas de la empresa ni establecer un saludo automatizado eficaz en el buzón de voz.

La mejor forma de gestionar las llamadas comerciales es utilizar un servicio telefónico comercial. Muchas pequeñas empresas utilizan un número de teléfono comercial virtual porque les permite gestionar eficazmente las llamadas comerciales sin sacrificar su privacidad.

A diferencia del teléfono fijo o móvil, utiliza Internet para gestionar las llamadas. El término oficial para esta tecnología es servicio telefónico VoIP para empresas (Voice over Internet Protocol).

Utilizar un servicio telefónico para empresas le ofrece las siguientes ventajas frente a la telefonía fija y móvil:

• Puede establecer su horario comercial y grabar diferentes mensajes de voz que se reproducirán en función de la hora del día.
• Puedes establecer una operadora automática, añadir extensiones para enrutar las llamadas, permitir que los usuarios dejen un mensaje de voz y mucho más.
• Funciona en el ordenador, la tableta, el teléfono de sobremesa e incluso en el móvil mediante aplicaciones.
• Varios usuarios pueden utilizar el mismo número de teléfono independientemente de su ubicación.
• Puede dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin necesidad de llamar a un técnico o comprar nuevos equipos.

Recomendamos Nextiva porque es el mejor proveedor de servicios telefónicos para empresas del mercado. Ofrecen un amplio conjunto de características con un panel de administrador basado en web fácil de usar y aplicaciones para su teléfono.

Utilizamos Nextiva en nuestro negocio para gestionar las llamadas de WPBeginner y otras propiedades de Awesome Motive.

Si desea una solución alternativa, puede echar un vistazo a RingCentral u Ooma. Ambos son excelentes servicios de telefonía para empresas y ofrecen una plataforma increíblemente rica en características con un montón de herramientas para gestionar saludos de voz, asistentes automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y mucho más.

Una vez que hayas establecido un servicio telefónico para empresas, puedes establecer saludos de voz utilizando sus sencillos ajustes.

Ejemplos de mensajes de voz para empresas

Hay algunas reglas básicas que debe seguir para crear los saludos de buzón de voz más eficaces:

• Evite clichés como “Su llamada es importante para nosotros”. Están muy manidos y ya no parecen sinceros.
• Asegúrese de que la grabación de su buzón de voz suene amable y personal.
• Intente no parecer que está leyendo un guión.
• Si puedes, contrata a un locutor para que te ayude a grabar los mensajes de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
• Asegúrese de que su buzón de voz proporciona información importante, como el nombre de su empresa, el horario comercial y la información de contacto.

Aquí tienes algunas plantillas de mensajes de voz que puedes utilizar en tu empresa.

Ejemplos de mensajes de voz fuera del horario laboral

Este saludo del buzón de voz se reproducirá cuando los clientes le llamen fuera del horario de oficina o durante los fines de semana. Asegúrese de que este saludo del buzón de voz informe a los usuarios acerca de las horas de oficina y las formas alternativas de ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente o la ubicación de la tienda.

“Hola, se ha puesto en contacto con [nombre de la empresa]. Estamos disponibles por teléfono de [9 am] a [6 pm] [PST] de lunes a viernes. También puede utilizar el formulario de contacto de nuestro sitio web, [www.example.com], para dejarnos un mensaje y le responderemos por correo electrónico. Si desea que le devolvamos la llamada, déjenos su nombre y número de teléfono junto con un mensaje corto, y nuestro equipo se pondrá en contacto con usted lo antes posible”.

“Hola, se ha puesto en contacto con [nombre de la empresa]. En estos momentos no se ha podido atender su llamada. Nuestro horario de oficina es [horario comercial] de lunes a viernes. Nuestra tienda en [ubicación de la tienda] permanece abierta para los clientes durante los fines de semana. También puede ponerse en contacto con nosotros a través del chat en directo de nuestro sitio web [www.example.com] [24 horas al día, 7 días a la semana]. Si no es urgente y desea que le devolvamos la llamada, deje su nombre y número después de la señal”.

Como puede ver, ambos ejemplos proporcionan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de ponerse en contacto a través del chat en directo o del formulario de contacto.

Ejemplos de saludos de buzón de voz en vacaciones

Estos mensajes de felicitación pueden grabarse durante las vacaciones.

“Hola, se ha puesto en contacto con [nombre de la empresa]. Nuestro equipo está fuera de la oficina para pasar las fiestas con amigos y familiares. Volveremos al trabajo el [día y hora]. Por favor, déjenos su nombre y número de teléfono y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible. [Felices fiestas (o la felicitación correspondiente)”.

“¡Felices fiestas! Nuestro equipo de [nombre de la empresa] estará fuera hasta el [fecha]. Si ya eres cliente, puedes abrir un tique / entrada de soporte en nuestro sitio web, intentaremos responderte en las siguientes 24 horas. También puede ponerse en contacto con nosotros a través del chat en directo o del formulario de contacto de nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puede dejarnos su nombre y número después de la señal. Le devolveremos la llamada lo antes posible”.

“Hola, se ha puesto en contacto con [nombre de la empresa]. Estamos cerrados por (nombre del día festivo) y volveremos al trabajo el [fecha y hora]. Si necesita una respuesta urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección_correo_electrónico), e intentaremos responder a todos los correos electrónicos en 24 horas. También puede dejarnos un mensaje, y nos pondremos en contacto con usted después de las fiestas (Feliz Año Nuevo / Vacaciones)”.

Como puede ver, estos mensajes de voz proporcionan a los clientes toda la información posible. Estos mensajes también garantizan que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida utilizando métodos de contacto alternativos durante las vacaciones.

Ejemplos de saludo de buzón de voz Ausente/Ocupado

Si está ocupado, de viaje o le falta personal y no puede atender las llamadas de los clientes inmediatamente, puede utilizar estos saludos como ejemplo.

“Hola, se ha puesto en contacto con [nombre de la empresa]. No se ha podido atender su llamada en este momento, pero nos encantaría devolverle la llamada lo antes posible. Por favor, déjenos su nombre y número después de la señal”.

“Hola, en estos momentos no estamos al teléfono. Si no es demasiado urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). Si no, déjanos tu nombre y número después de la señal y te llamaremos enseguida”.

Si eres la única persona que contesta a las llamadas, puedes hacer que sea un saludo personal del buzón de voz.

“Hola, se ha puesto en contacto con (Su nombre). En este momento no se ha podido contestar al teléfono. Puede enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico), o puede dejar su nombre y número después de la señal, y le devolveré la llamada lo antes posible.”

Pruebe y mejore sus mensajes de voz

Otra buena razón para utilizar un servicio telefónico profesional es que puedes hacer un seguimiento de todas tus llamadas y ver informes detallados acerca de ellas. Por ejemplo, este es el aspecto de la página de análisis de llamadas de Nextiva.

Tendrás que hacer un seguimiento de cuántos usuarios han escuchado cada saludo del buzón de voz y cómo han respondido. Los saludos del buzón de voz con una mayor puntuación de clientes que dejan un mensaje están funcionando eficazmente.

Los mensajes de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso.

Te recomendamos que pruebes diferentes saludos del buzón de voz para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar periódicamente el saludo del buzón de voz también puede ayudarte a llenar vacíos de comunicación que ni siquiera sabías que existían.

Seguimiento de los mensajes de voz

Ahora que ya has establecido un saludo de voz equilibrado, informativo y amigable, el siguiente paso es aún más crucial.

¿Qué ocurre cuando un cliente le deja un mensaje de voz?

Si utiliza un sistema telefónico profesional para empresas, podrá seguir y responder fácilmente a esos mensajes.

Asegúrese de que usted y su personal están igualmente preparados para un seguimiento rápido. Una llamada de respuesta rápida contribuye en gran medida a reforzar las relaciones comerciales y a cerrar ofertas.

Guías de expertos en comunicación empresarial

Ahora que ya sabes cómo establecer los saludos del buzón de voz, quizá te interese consultar otras guías relacionadas con las comunicaciones empresariales:

• Los mejores servicios telefónicos para pequeñas empresas
• Las mejores aplicaciones de números de teléfono virtuales para empresas (con opciones gratuitas)
• Guía para principiantes: ¿Qué es la VoIP y cómo funciona? (Explicado)
• Cómo establecer un sistema telefónico de operadora automática para su sitio web
• Los mejores plugins de mensajes de voz para WordPress
• Mejor software de marcación automática para pequeñas empresas (comparativa)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: ¿Cuál es mejor? (Comparado)
• Las mejores herramientas de comunicación en equipo para pequeñas empresas
• Los mejores servicios de fax en línea para pequeñas empresas
• Google Meet vs Zoom: ¿Cuál es mejor para tu empresa?

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender a establecer saludos de voz para tu empresa en línea. También puedes consultar nuestra guía sobre cómo crear una dirección de correo electrónico empresarial gratuita y nuestra selección de los mejores servicios de marketing por correo electrónico para pequeñas empresas.

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