Comment configurer un message d’accueil de boîte vocale professionnelle (avec exemples)

Lorsque vous appelez un numéro de téléphone professionnel, vous entendez souvent un message d’accueil automatisé qui vous aide à vous orienter dans le répertoire et les étapes suivantes.

Ce message d’accueil de boîte vocale donne à votre petite entreprise un aspect professionnel et peut aider à augmenter les ventes et à accroître la satisfaction des clients/clientes.

Dans cet article, nous allons vous afficher comment configurer un message d’accueil vocal pour votre boutique en ligne, votre entreprise ou votre blog. Nous allons également vous afficher les meilleurs exemples de message d’accueil vocal que vous pouvez utiliser comme modèle.

Pourquoi le message d’accueil d’une boîte vocale est-il important pour votre entreprise ?

Plus de 88 % des recherches locales effectuées sur des appareils mobiles se terminent par un appel téléphonique. C’est principalement grâce aux astucieux boutons « cliquer pour appeler » qui apparaissent dans les résultats de recherche locale de Google.

Pour de nombreuses petites entreprises, il n’est pas toujours possible de répondre immédiatement à tous les appels. Il arrive que des clients/clientes appellent après les heures d’ouverture et que vous soyez occupé ou que vous n’ayez pas de personnel disponible à ce moment-là.

C’est là qu’intervient le message d’accueil de votre boîte vocale.

Pour de nombreux clients, il s’agit du premier contact avec votre entreprise. Si vous ne configurez pas de message d’accueil sur votre boîte vocale, vous risquez de perdre un client au profit de votre concurrent.

D’autre part, un message d’accueil inadapté peut également avoir de graves conséquences. Les clients/clientes risquent de raccrocher, de ne pas donner suite ou de s’adresser tout simplement à vos concurrents.

Ceci étant dit, voyons comment configurer correctement les messages d’accueil de la messagerie vocale pour votre entreprise en ligne.

La meilleure façon de définir un message d’accueil pour la messagerie vocale

Normalement, les propriétaires de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone fixe ou mobile pour gérer les appels. Bien qu’ils puissent faire le travail, ces numéros ne vous permettent pas de gérer correctement les appels professionnels ou de configurer un message d’accueil automatisé efficace sur votre boîte vocale.

La meilleure façon de gérer les appels professionnels est d’utiliser un service téléphonique professionnel. Beaucoup de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone professionnel virtuel parce qu’il leur permet de gérer efficacement les appels professionnels sans sacrifier leur Confidentialité.

Contrairement à un numéro fixe ou mobile, il utilise l’internet pour gérer les appels. Le terme officiel pour cette technologie est appelé service téléphonique VoIP pour entreprises (Voice over Internet Protocol).

L’utilisation d’un service de téléphonie professionnelle vous offre les avantages suivants par rapport à la téléphonie fixe et mobile :

• Vous pouvez définir vos heures d’ouverture et enregistrer différents messages d’accueil en fonction de l’heure de la journée.
• Vous pouvez configurer un standard automatique, ajouter des compléments pour acheminer les appels, permettre aux utilisateurs/utilisatrices de laisser un message vocal, etc.
• Il fonctionne sur votre ordinateur, votre tablette, votre téléphone de bureau et même sur votre mobile grâce à des applications.
• Plusieurs utilisateurs/utilisatrices peuvent utiliser le même numéro de téléphone, quel que soit leur emplacement.
• Vous pouvez facilement donner accès à de nouveaux employés sans faire appel à un technicien ou acheter un nouvel équipement.

Nous vous recommandons d’utiliser Nextiva car c’est le meilleur fournisseur de services téléphoniques pour entreprises sur le marché. Ils offrent un ensemble complet de fonctionnalités avec un panneau d’administration basé sur le Web facile à utiliser et des applications pour votre téléphone.

Nous utilisons Nextiva dans notre entreprise pour gérer les appels pour WPBeginner et d’autres propriétés d’Awesome Motive.

Si vous souhaitez une solution alternative, vous pouvez jeter un coup d’œil à RingCentral ou Ooma. Ce sont tous deux d’excellents services téléphoniques professionnels, et ils offrent une plateforme incroyablement riche en fonctionnalités avec de nombreux outils pour gérer les messages d’accueil vocaux, les messages automatiques, les messages vocaux, les transcriptions d’appels, et bien plus encore.

Une fois que vous avez configuré un service téléphonique professionnel, vous pouvez mettre en place des messages d’accueil vocaux à l’aide de leurs réglages faciles à suivre.

Exemples d’accueils vocaux pour les entreprises

Il existe quelques règles de base à respecter pour créer les messages d’accueil les plus efficaces :

• Outil d’importation : évitez les clichés tels que « Votre appel est important pour nous ». Ils sont surutilisés et ne semblent plus sincères.
• Confirmez que l’enregistrement de votre boîte vocale est convivial et personnel.
• Essayez de ne pas donner l’impression de lire un script.
• Si vous le pouvez, engagez un artiste vocal pour vous aider à enregistrer les messages d’accueil de votre boîte vocale. Vous pouvez même trouver quelqu’un sur Fiverr.
• Confirmez que votre boîte vocale contient des informations importantes telles que le nom de votre entreprise, les heures d’ouverture et les coordonnées de la personne à contacter.

Voici quelques modèles de messages d’accueil de boîte vocale que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.

Exemples de messages d’accueil pour la messagerie vocale en dehors des heures d’ouverture

Ce message d’accueil sera diffusé lorsque les clients/clientes vous appelleront en dehors des heures d’ouverture ou pendant le week-end. Confirmez que ce message d’accueil informe les utilisateurs des heures d’ouverture et des autres moyens de joindre le service client/cliente ou le magasin.

« Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l’entreprise]. Nous sommes joignables par téléphone de [9 h] à [18 h] [PST] du lundi au vendredi. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact de notre site, [www.example.com], pour nous laisser un message, et nous vous répondrons par e-mail. Si vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez nous laisser vos nom et numéro de téléphone ainsi qu’un court message, et notre équipe vous rappellera dès que possible. »

« Bonjour, vous êtes bien en ligne avec [nom de l’entreprise]. Nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre appel. Nos heures d’ouverture sont [heures d’ouverture] du lundi au vendredi. Notre magasin situé à [emplacement du magasin] reste ouvert pour les clients/clientes pendant les week-ends. Vous pouvez également nous contacter par discussion en direct sur notre site [www.example.com] [24 heures sur 24 et 7 jours sur 7]. Si ce n’est pas urgent et que vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez alors laisser votre nom et votre numéro après le bip. »

Comme vous pouvez le constater, les deux exemples délivrent des informations importantes et offrent aux clients/clientes d’autres moyens de contact via une discussion en direct ou un formulaire de contact.

Exemples de messages vocaux de vacances

Ces messages d’accueil peuvent être enregistrés pendant les vacances.

« Nom de l’expéditeur, vous êtes bien chez [nom de l’entreprise]. Notre équipe est actuellement absente du bureau pour passer les fêtes avec les amis et la famille. Nous serons de retour au travail le [jour et heure]. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro de téléphone, et nous vous rappellerons dès que possible. Nous vous souhaitons [de joyeuses fêtes (ou un message approprié pour cette fête)] ».

« Joyeuses fêtes ! Notre équipe de [nom de l’entreprise] est absente jusqu’au [date]. Si vous êtes un client/cliente existant, vous pouvez toujours ouvrir un ticket de support sur notre site, nous essaierons de vous répondre dans les prochaines 24 heures. Vous pouvez également nous contacter via la discussion en direct ou le formulaire de contact sur notre site [www.example.com]. Si ce n’est pas urgent, vous pouvez alors nous laisser votre nom et votre numéro après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible ».

« Bonjour, vous êtes bien chez [nom de l’entreprise]. Nous sommes fermés pour (nom du jour férié) et reprendrons le travail le [date et heure]. Si vous avez besoin d’une réponse urgente, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (adresse_électronique), et nous nous efforcerons de répondre à tous les e-mails dans les 24 heures. Vous pouvez également nous laisser un message, et nous vous recontacterons après les vacances (bonne année / vacances) ».

Comme vous pouvez le constater, ces messages d’accueil fournissent aux clients/clientes un maximum d’informations. Ces messages d’accueil permettent également aux clients/clientes de savoir comment obtenir une réponse plus rapide en utilisant d’autres méthodes de contact pendant les vacances.

Exemples de messages d’accueil de la boîte vocale en cas d’absence ou d’occupation

Si vous êtes occupé, absent ou en sous-effectif et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux appels des clients/clientes, vous pouvez utiliser ces messages d’accueil à titre d’exemple.

« Bonjour, vous avez joint [nom de l’entreprise]. Nous ne sommes pas en mesure de prendre votre appel pour le moment, mais nous serions ravis de vous rappeler dès que possible. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro après le bip. »

« Bonjour, nous sommes actuellement injoignables par téléphone. Si ce n’est pas trop urgent, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (adresse e-mail). Sinon, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip, et nous vous rappellerons immédiatement. »

Si vous êtes la seule personne à répondre aux appels, vous pouvez en faire un message d’accueil personnel.

« Bonjour, vous avez joint (Votre Nom). Je suis actuellement dans l’impossibilité de répondre au téléphone. Vous pouvez m’envoyer un e-mail à (adresse e-mail), ou laisser votre nom et votre numéro après le bip, et je vous rappellerai dès que possible. »

Testez et améliorez les messages d’accueil de votre boîte vocale

Une autre excellente raison d’utiliser un service téléphonique professionnel est que vous pouvez suivre tous vos appels et voir des rapports détaillés à leur sujet. Voici, par exemple, à quoi ressemble la page d’analyse des appels de Nextiva.

Vous devrez déterminer combien d’utilisateurs/utilisatrices ont entendu chaque message d’accueil et comment ils y ont répondu. Les messages d’accueil de la boîte vocale pour lesquels le nombre de clients/clientes qui laissent un message est plus élevé sont efficaces.

Les messages vocaux qui ne sont même pas écoutés complètement sont un échec.

Nous vous recommandons d’essayer différents messages d’accueil pour trouver l’équilibre parfait. La mise à jour périodique du message d’accueil de votre boîte vocale peut également vous aider à combler des lacunes de communication dont vous ne soupçonniez même pas l’existence.

Assurez le suivi de vos messages vocaux

Maintenant que vous avez configuré un message d’accueil équilibré, informatif et convivial, l’étape suivante est encore plus cruciale.

Que se passe-t-il lorsqu’un client/cliente vous laisse un message vocal ?

Si vous utilisez un système téléphonique professionnel, vous pourrez facilement suivre ces messages et y répondre.

Confirmez que vous et votre personnel êtes également bien préparés à un suivi rapide. Un rappel rapide contribue grandement à renforcer les relations d’affaires et à conclure des ventes.

Guides d’experts sur les communications d’entreprise

Maintenant que vous savez comment configurer les messages d’accueil de la messagerie vocale, vous pouvez consulter d’autres guides liés aux communications professionnelles :

• Les meilleurs services téléphoniques pour les petites entreprises
• Meilleures applications de numéros de téléphone virtuels pour entreprises (avec options gratuites)
• Guide du débutant : Qu’est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ? (Expliqué)
• Comment configurer un système téléphonique à réception automatique pour votre site ?
• Meilleures extensions de messages vocaux pour WordPress
• Meilleur logiciel de numérotation automatique pour les petites entreprises (Comparatif)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma : Lequel est le meilleur ? (Comparé)
• Les meilleurs outils de communication d’équipe pour les petites entreprises
• Les meilleurs services de fax en ligne pour les petites entreprises
• Google Meet vs Zoom : quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment configurer des messages d’accueil de boîte vocale pour votre entreprise en ligne. Vous pouvez également consulter notre guide sur la création d’une adresse e-mail professionnelle gratuite et nos choix d’experts pour les meilleurs services de marketing e-mail pour les petites entreprises.

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