Wie man eine geschäftliche Voicemail-Ansage einrichtet (mit Beispielen)

Wenn Sie eine geschäftliche Telefonnummer anrufen, hören Sie oft eine automatische Sprachansage, die Sie durch das Telefonbuch und die nächsten Schritte führt.

Diese Voicemail-Ansage lässt Ihr kleines Unternehmen professionell aussehen und kann dazu beitragen, den Umsatz und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Voicemail-Ansage für Ihren Online-Shop, Ihr Unternehmen oder Ihren Blog einrichten. Wir zeigen Ihnen auch die besten Beispiele für Voicemail-Ansagen, die Sie als Vorlage verwenden können.

Warum ist eine Voicemail-Ansage wichtig für Ihr Unternehmen?

Mehr als 88 % der lokalen Suchanfragen auf mobilen Geräten enden mit einem Telefonanruf. Dies ist vor allem den schicken Click-to-Call-Schaltflächen zu verdanken, die in den lokalen Suchergebnissen von Google erscheinen.

Für viele kleine Unternehmen ist es nicht möglich, alle Anrufe sofort zu beantworten. Manchmal rufen Kunden nach den Geschäftszeiten an, und Sie sind vielleicht beschäftigt oder haben zu dieser Zeit kein Personal zur Verfügung.

Hier kommt Ihre Voicemail-Ansage ins Spiel.

Für viele Kunden wird dies der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen sein. Wenn Sie keine Voicemail-Ansage einrichten, können Sie einen Kunden an Ihren Konkurrenten verlieren.

Andererseits kann es auch schwerwiegende Folgen haben, wenn die Begrüßung auf der Voicemail nicht stimmt. Die Kunden können auflegen, nicht weitermachen oder sich einfach an Ihre Konkurrenten wenden.

Werfen wir also einen Blick darauf, wie Sie die Voicemail-Ansagen für Ihr Online-Unternehmen richtig einrichten.

Der beste Weg, eine Voicemail-Ansage einzurichten

Normalerweise verwenden Kleinunternehmer eine Festnetz- oder Mobiltelefonnummer, um Anrufe zu verwalten. Damit lässt sich die Arbeit zwar erledigen, aber es ist nicht möglich, Geschäftsanrufe ordnungsgemäß zu verwalten oder eine effektive automatische Voicemail-Ansage einzurichten.

Die beste Möglichkeit, geschäftliche Anrufe zu verwalten, ist die Nutzung eines geschäftlichen Telefondienstes. Viele kleine Unternehmen nutzen eine virtuelle Geschäftsrufnummer, weil sie damit Geschäftsanrufe effektiv verwalten können, ohne ihre Privatsphäre zu opfern.

Im Gegensatz zu einer Festnetz- oder Mobilfunknummer werden die Anrufe über das Internet abgewickelt. Die offizielle Bezeichnung für diese Technologie lautet VoIP-Telefondienst für Unternehmen (Voice over Internet Protocol).

Die Nutzung eines geschäftlichen Telefondienstes bietet Ihnen folgende Vorteile gegenüber Festnetz- und Mobiltelefonen:

• Sie können Ihre Geschäftszeiten festlegen und verschiedene Sprachansagen aufnehmen, die je nach Tageszeit abgespielt werden.
• Sie können eine automatische Vermittlung einrichten, Nebenstellen hinzufügen, um die Anrufe weiterzuleiten, Benutzern die Möglichkeit geben, eine Sprachnachricht zu hinterlassen, und vieles mehr.
• Es funktioniert auf Ihrem Computer, Tablet, Tischtelefon und sogar auf Ihrem Mobiltelefon über Apps.
• Mehrere Nutzer können unabhängig von ihrem Standort dieselbe Rufnummer verwenden.
• Sie können neuen Mitarbeitern problemlos Zugang gewähren, ohne einen Techniker hinzuzuziehen oder neue Geräte zu kaufen.

Wir empfehlen Nextiva, weil es der beste Anbieter von Telefondiensten für Unternehmen auf dem Markt ist. Sie bieten eine umfassende Reihe von Funktionen mit einem benutzerfreundlichen webbasierten Verwaltungspanel und Apps für Ihr Telefon.

Wir verwenden Nextiva in unserem Unternehmen, um Anrufe für WPBeginner und andere Awesome Motive-Eigenschaften zu verwalten.

Wenn Sie eine alternative Lösung wünschen, können Sie sich RingCentral oder Ooma ansehen. Beide sind großartige Telefondienste für Unternehmen und bieten eine unglaublich funktionsreiche Plattform mit vielen Tools zur Verwaltung von Sprachansagen, automatischen Anrufbeantwortern, Sprachnachrichten, Anrufprotokollen und mehr.

Sobald Sie einen geschäftlichen Telefondienst eingerichtet haben, können Sie mithilfe der leicht verständlichen Einstellungen Sprachansagen einrichten.

Beispiele für Sprachansagen für Unternehmen

Es gibt einige Grundregeln, die Sie befolgen müssen, um die effektivsten Voicemail-Ansagen zu erstellen:

• Vermeiden Sie Floskeln wie „Ihr Anruf ist für uns wichtig“. Sie sind überstrapaziert und wirken nicht mehr aufrichtig.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Voicemail-Aufnahme freundlich und persönlich klingt.
• Versuchen Sie, nicht so zu klingen, als würden Sie von einem Skript ablesen.
• Wenn Sie können, dann beauftragen Sie einen Sprecher, der Ihnen bei der Aufnahme von Voicemail-Ansagen hilft. Sie können sogar jemanden auf Fiverr finden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail wichtige Informationen wie den Namen Ihres Unternehmens, die Geschäftszeiten und Kontaktinformationen enthält.

Hier sind einige Voicemail-Ansagevorlagen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.

Beispiele für Voicemail-Ansagen außerhalb der Geschäftszeiten

Diese Voicemail-Ansage wird abgespielt, wenn Kunden Sie außerhalb der Geschäftszeiten oder an Wochenenden anrufen. Stellen Sie sicher, dass diese Voicemail-Ansage die Nutzer über die Geschäftszeiten und alternative Möglichkeiten, den Kundendienst oder den Standort des Geschäfts zu erreichen, informiert.

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir sind von Montag bis Freitag von [9 Uhr] bis [18 Uhr] [PST] telefonisch erreichbar. Sie können auch das Kontaktformular auf unserer Website [www.example.com] verwenden, um uns eine Nachricht zu hinterlassen, und wir melden uns dann per E-Mail bei Ihnen. Wenn Sie möchten, dass wir Sie zurückrufen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer sowie eine kurze Nachricht, und unser Team wird Sie so schnell wie möglich zurückrufen.

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir sind derzeit nicht in der Lage, Ihren Anruf zu beantworten. Unsere Bürozeiten sind [Geschäftszeiten] von Montag bis Freitag. Unsere Filiale in [Ort der Filiale] bleibt am Wochenende für Kunden geöffnet. Sie können uns auch per Live-Chat auf unserer Website [www.example.com] [24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche] erreichen. Wenn es nicht dringend ist und Sie möchten, dass wir Sie zurückrufen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer nach dem Signalton.“

Wie Sie sehen, liefern beide Beispiele wichtige Informationen und bieten den Kunden alternative Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme per Live-Chat oder Kontaktformular.

Beispiele für Voicemail-Ansagen im Urlaub

Diese Grußbotschaften können während der Feiertage aufgezeichnet werden.

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Unser Team ist derzeit nicht im Büro, um die Feiertage mit Freunden und Familie zu verbringen. Wir werden am [Tag und Uhrzeit] wieder an die Arbeit gehen. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, damit wir Sie so schnell wie möglich zurückrufen können. [Frohe Feiertage (oder ein passender Gruß für diesen Feiertag)]“.

„Schöne Ferien! Unser Team bei [Name des Unternehmens] ist bis zum [Datum] verreist. Wenn Sie bereits Kunde sind, können Sie trotzdem ein Support-Ticket auf unserer Website eröffnen. Wir werden versuchen, uns innerhalb der nächsten 24 Stunden bei Ihnen zu melden. Sie können uns auch per Live-Chat oder über das Kontaktformular auf unserer Website [www.example.com] kontaktieren. Wenn es nicht dringend ist, können Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Telefonnummer hinterlassen. Wir rufen Sie dann so schnell wie möglich zurück.“

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir sind wegen (Name des Feiertags) geschlossen und werden am [Datum und Uhrzeit] wieder an die Arbeit gehen. Wenn Sie eine dringende Antwort benötigen, können Sie uns eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) schicken, und wir werden versuchen, alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Sie können uns auch eine Nachricht hinterlassen, und wir werden uns nach den Feiertagen bei Ihnen melden (Frohes Neues Jahr / Feiertag)“.

Wie Sie sehen können, bieten diese Voicemail-Ansagen den Kunden so viele Informationen wie möglich. Diese Ansagen stellen auch sicher, dass die Kunden wissen, wie sie während der Feiertage über alternative Kontaktmethoden schneller eine Antwort erhalten können.

Beispiele für Abwesenheits-/Besetzt-Ansagen auf der Voicemail

Wenn Sie beschäftigt, abwesend oder unterbesetzt sind und Kundenanrufe nicht sofort entgegennehmen können, können Sie diese Ansagen als Beispiel verwenden.

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen, aber wir würden Sie gerne so schnell wie möglich zurückrufen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Piepton Ihren Namen und Ihre Telefonnummer.“

„Hallo, wir sind gerade nicht am Telefon. Wenn es nicht zu dringend ist, können Sie uns eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) schicken. Ansonsten hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton, und wir rufen Sie umgehend zurück.

Wenn Sie die einzige Person sind, die Anrufe entgegennimmt, können Sie eine persönliche Voicemail-Ansage erstellen.

„Hallo, Sie haben (Ihr Name) erreicht. Ich bin derzeit nicht in der Lage, das Telefon zu beantworten. Sie können mir eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) schicken oder Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Signalton hinterlassen, und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück.

Testen und Verbessern Ihrer Voicemail-Ansagen

Ein weiterer guter Grund, einen professionellen Telefondienst in Anspruch zu nehmen, ist, dass Sie alle Ihre Anrufe verfolgen und detaillierte Berichte darüber einsehen können. So sieht zum Beispiel die Anrufanalyseseite von Nextiva aus.

Sie müssen nachverfolgen, wie viele Benutzer die einzelnen Voicemail-Ansagen gehört und wie sie darauf reagiert haben. Voicemail-Ansagen mit einer höheren Anzahl von Kunden, die eine Nachricht hinterlassen, arbeiten effizient.

Voicemail-Nachrichten, die nicht einmal vollständig abgehört werden, sind ein Misserfolg.

Wir empfehlen, verschiedene Voicemail-Ansagen auszuprobieren, um die perfekte Balance zu finden. Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Voicemail-Ansage kann Ihnen auch dabei helfen, Kommunikationslücken zu schließen, von denen Sie gar nicht wussten, dass sie existieren.

Befolgen Sie Ihre Voicemail-Nachrichten

Nachdem Sie nun eine ausgewogene, informative und freundliche Voicemail-Ansage eingerichtet haben, ist der nächste Schritt noch wichtiger.

Was passiert, nachdem ein Kunde Ihnen eine Sprachnachricht hinterlassen hat?

Wenn Sie ein professionelles Geschäftstelefonsystem verwenden, können Sie diese Nachrichten leicht verfolgen und beantworten.

Vergewissern Sie sich, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf einen schnellen Rückruf ebenso gut vorbereitet sind. Ein prompter Rückruf trägt wesentlich dazu bei, Geschäftsbeziehungen zu stärken und Verkäufe abzuschließen.

Expertenleitfäden zur Unternehmenskommunikation

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Voicemail-Ansagen einrichten können, möchten Sie vielleicht noch einige andere Anleitungen zum Thema Unternehmenskommunikation lesen:

• Beste Business-Telefondienste für kleine Unternehmen
• Beste virtuelle Business-Telefonnummern-Apps (mit kostenlosen Optionen)
• Leitfaden für Einsteiger: Was ist VoIP und wie funktioniert es? (Erläutert)
• So richten Sie ein automatisches Telefonanrufsystem für Ihre Website ein
• Beste Sprachnachrichten-Plugins für WordPress
• Beste Auto Dialer Software für kleine Unternehmen (Vergleich)
• Nextiva vs. RingCentral vs. Ooma: Was ist besser? (Im Vergleich)
• Die besten Tools zur Teamkommunikation für kleine Unternehmen
• Beste Online-Faxdienste für kleine Unternehmen
• Google Meet vs. Zoom: Was ist besser für Ihr Unternehmen?

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, zu erfahren, wie Sie Voicemail-Ansagen für Ihr Online-Unternehmen einrichten können. Vielleicht interessieren Sie sich auch für unseren Leitfaden zur Einrichtung einer kostenlosen geschäftlichen E-Mail-Adresse und unsere Expertenauswahl der besten E-Mail-Marketingdienste für kleine Unternehmen.

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