Come impostare un messaggio vocale aziendale (con esempi)

Quando si chiama un numero di telefono aziendale, spesso si sente un messaggio vocale automatico che guida l’utente attraverso l’elenco telefonico e le fasi successive.

Questo messaggio vocale conferisce alla vostra piccola impresa un aspetto professionale e può contribuire ad aumentare le vendite e la soddisfazione dei clienti.

In questo articolo vi mostreremo come impostare un messaggio vocale per il vostro negozio online, la vostra azienda o il vostro blog. Vi mostreremo anche i migliori esempi di messaggio vocale che potete utilizzare come modello.

Perché il saluto della segreteria telefonica è importante per la vostra azienda?

Oltre l’88% delle ricerche locali su dispositivi mobili si conclude con una telefonata. Ciò è dovuto principalmente agli eleganti pulsanti “click-to-call” che appaiono nei risultati della ricerca locale di Google.

Per molte piccole imprese, potrebbe non essere possibile rispondere immediatamente a tutte le chiamate. A volte i clienti chiamano dopo l’orario di lavoro e voi potreste essere occupati o non avere personale disponibile in quel momento.

È qui che entra in gioco il saluto della segreteria telefonica.

Per molti clienti, questo sarà il primo contatto con la vostra azienda. Se non impostate un saluto in segreteria, potete perdere un cliente a vantaggio di un vostro concorrente.

D’altra parte, non azzeccare il saluto della segreteria telefonica può avere gravi conseguenze. I clienti potrebbero riagganciare, non seguirvi o semplicemente rivolgersi ai vostri concorrenti.

Detto questo, vediamo come impostare correttamente i saluti della segreteria telefonica per il vostro business online.

Il modo migliore per impostare un messaggio di saluto per la segreteria telefonica

Di solito, i proprietari di piccole imprese utilizzano un numero di telefono fisso o mobile per gestire le chiamate. Anche se possono servire allo scopo, non consentono di gestire correttamente le chiamate aziendali o di impostare un’efficace segreteria telefonica automatica.

Il modo migliore per gestire le chiamate aziendali è utilizzare un servizio telefonico aziendale. Molte piccole imprese utilizzano un numero telefonico aziendale virtuale perché consente di gestire efficacemente le chiamate aziendali senza sacrificare la privacy.

A differenza di un numero fisso o mobile, utilizza Internet per gestire le chiamate. Il termine ufficiale di questa tecnologia è ” servizio telefonico VoIP aziendale” (Voice over Internet Protocol).

L’utilizzo di un servizio di telefonia aziendale offre i seguenti vantaggi rispetto alla rete fissa e mobile:

• È possibile impostare gli orari di lavoro e registrare diversi messaggi vocali da riprodurre in base all’ora del giorno.
• È possibile impostare l’assistente automatico, aggiungere interni per instradare le chiamate, consentire agli utenti di lasciare un messaggio vocale e altro ancora.
• Funziona sul computer, sul tablet, sul telefono fisso e anche sul cellulare tramite le applicazioni.
• Più utenti possono utilizzare lo stesso numero di telefono, indipendentemente dalla loro ubicazione.
• È possibile fornire facilmente l’accesso ai nuovi dipendenti senza dover chiamare un tecnico o acquistare nuove apparecchiature.

Consigliamo di utilizzare Nextiva perché è il miglior fornitore di servizi telefonici aziendali sul mercato. Offre una serie completa di funzioni con un pannello di amministrazione basato sul web facile da usare e applicazioni per il vostro telefono.

Nella nostra attività utilizziamo Nextiva per gestire le chiamate per WPBeginner e altre proprietà di Awesome Motive.

Se volete una soluzione alternativa, potete dare un’occhiata a RingCentral o Ooma. Sono entrambi ottimi servizi telefonici aziendali e offrono una piattaforma incredibilmente ricca di funzioni, con molti strumenti per gestire i saluti vocali, i risponditori automatici, i messaggi vocali, le trascrizioni delle chiamate e altro ancora.

Una volta configurato un servizio telefonico aziendale, è possibile impostare i saluti vocali utilizzando le loro impostazioni facili da seguire.

Esempi di saluti vocali per aziende

Esistono alcune regole di base che è necessario seguire per creare i saluti vocali più efficaci:

• Evitate i cliché come “La sua chiamata è importante per noi”. Sono abusati e non danno più l’impressione di essere sinceri.
• Assicuratevi che la registrazione della vostra segreteria telefonica suoni amichevole e personale.
• Cercate di non dare l’impressione di leggere da un copione.
• Se potete, ingaggiate un artista della voce che vi aiuti a registrare i saluti della segreteria telefonica. Potete trovare qualcuno anche su Fiverr.
• Assicuratevi che la vostra segreteria telefonica fornisca informazioni importanti come il nome dell’azienda, gli orari di lavoro e le informazioni di contatto.

Ecco alcuni modelli di messaggio vocale che potete utilizzare per la vostra azienda.

Esempi di saluti della segreteria telefonica fuori orario

Questo messaggio vocale verrà riprodotto quando i clienti vi chiameranno dopo l’orario di lavoro o durante il fine settimana. Assicuratevi che questo messaggio vocale informi gli utenti sugli orari di ufficio e sui modi alternativi per raggiungere il servizio clienti o la sede del negozio.

“Salve, avete chiamato [nome dell’azienda]. Siamo disponibili al telefono dalle [9.00] alle [18.00] [PST] dal lunedì al venerdì. Potete anche utilizzare il modulo di contatto sul nostro sito web, [www.example.com], per lasciarci un messaggio e vi risponderemo via e-mail. Se desiderate che vi richiamiamo, lasciate il vostro nome e numero di telefono insieme a un breve messaggio e il nostro team vi richiamerà il prima possibile”.

“Salve, avete chiamato [nome dell’azienda]. Al momento non siamo in grado di rispondere alla sua chiamata. Il nostro orario d’ufficio è [orario d’ufficio] dal lunedì al venerdì. Il nostro negozio di [sede del negozio] rimane aperto per i clienti durante i fine settimana. È possibile contattarci anche tramite live chat sul nostro sito web [www.example.com] [24 ore su 24, 7 giorni su 7]. Se non è urgente e desidera essere richiamato, lasci il suo nome e numero di telefono dopo il segnale acustico”.

Come si può notare, entrambi gli esempi forniscono informazioni importanti e offrono ai clienti modalità alternative di contatto tramite live chat o modulo di contatto.

Esempi di saluti vocali per le vacanze

Questi messaggi di saluto possono essere registrati durante le vacanze.

“Salve, avete chiamato [nome dell’azienda]. Il nostro team è attualmente fuori ufficio per trascorrere le vacanze con amici e familiari. Torneremo al lavoro il [giorno e ora]. Lasciateci il vostro nome e numero di telefono e vi richiameremo al più presto. [Buone Feste (o saluto adatto alla festività)]”.

“Buone vacanze! Il nostro team di [nome dell’azienda] è assente fino a [data]. Se sei un cliente esistente, puoi comunque aprire un ticket di assistenza sul nostro sito web, cercheremo di risponderti entro le prossime 24 ore. Potete anche contattarci tramite live chat o il modulo di contatto sul nostro sito web [www.example.com]. Se non è urgente, potete lasciarci il vostro nome e numero di telefono dopo il segnale acustico. Vi richiameremo il prima possibile”.

“Salve, avete chiamato [nome della società]. Siamo chiusi per (nome della festività) e torneremo al lavoro il [data e ora]. Se avete bisogno di una risposta urgente, potete inviarci un’e-mail a (indirizzo_email); cercheremo di rispondere a tutte le e-mail entro 24 ore. Potete anche lasciarci un messaggio e vi risponderemo dopo le vacanze (Buon Anno/Festività)”.

Come si può notare, questi saluti vocali forniscono ai clienti il maggior numero di informazioni possibili. Inoltre, questi saluti assicurano che i clienti sappiano come ottenere una risposta più rapida utilizzando metodi di contatto alternativi durante le vacanze.

Esempi di saluto della segreteria telefonica in caso di assenza/occupazione

Se siete occupati, assenti o con poco personale e non potete rispondere immediatamente alle chiamate dei clienti, potete usare questi saluti come esempio.

“Salve, avete chiamato [nome dell’azienda]. Al momento non possiamo rispondere alla sua chiamata, ma saremmo lieti di richiamarla al più presto. Lasciateci il vostro nome e numero di telefono dopo il segnale acustico”.

“Salve, al momento non siamo raggiungibili al telefono. Se non è troppo urgente, può inviarci un’e-mail a (indirizzo e-mail). Altrimenti, lasciate il vostro nome e numero dopo il segnale acustico e vi richiameremo subito”.

Se siete l’unica persona che risponde alle chiamate, potete creare un messaggio vocale personale.

“Salve, avete chiamato (il vostro nome). Al momento non posso rispondere al telefono. Può inviarmi un’e-mail a (indirizzo e-mail), oppure può lasciare il suo nome e numero di telefono dopo il segnale acustico e la richiamerò al più presto”.

Testate e migliorate i saluti della vostra segreteria telefonica

Un altro ottimo motivo per utilizzare un servizio telefonico professionale è la possibilità di tenere traccia di tutte le chiamate e di visualizzare rapporti dettagliati su di esse. Per esempio, ecco come si presenta la pagina di analisi delle chiamate di Nextiva.

Dovrete tenere traccia del numero di utenti che hanno ascoltato ogni messaggio vocale e di come hanno risposto. I messaggi vocali con un punteggio più alto di clienti che lasciano un messaggio funzionano in modo efficiente.

I messaggi vocali che non vengono nemmeno ascoltati completamente sono un fallimento.

Vi consigliamo di provare diversi messaggi vocali per trovare l’equilibrio perfetto. Aggiornare periodicamente il saluto della segreteria telefonica può anche aiutarvi a colmare lacune comunicative di cui non conoscevate l’esistenza.

Seguire i messaggi della segreteria telefonica

Ora che avete impostato un saluto vocale equilibrato, informativo e amichevole, il passo successivo è ancora più cruciale.

Cosa succede dopo che un cliente vi lascia un messaggio vocale?

Se utilizzate un sistema telefonico aziendale professionale, sarete in grado di monitorare e rispondere facilmente a questi messaggi.

Assicuratevi che voi e il vostro personale siate altrettanto preparati per un rapido follow-up. Un richiamo tempestivo contribuisce a rafforzare le relazioni commerciali e a chiudere le vendite.

Guide di esperti sulle comunicazioni aziendali

Ora che sapete come impostare i saluti della segreteria telefonica, potreste voler consultare altre guide relative alle comunicazioni aziendali:

• I migliori servizi telefonici aziendali per le piccole imprese
• Le migliori applicazioni per numeri telefonici aziendali virtuali (con opzioni gratuite)
• Guida per principianti: Cos’è il VoIP e come funziona? (Spiegato)
• Come impostare un sistema telefonico con assistente automatico per il vostro sito web
• I migliori plugin per messaggi vocali per WordPress
• Il miglior software di composizione automatica per piccole imprese (a confronto)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Qual è il migliore? (A confronto)
• I migliori strumenti di comunicazione di gruppo per le piccole imprese
• I migliori servizi di fax online per le piccole imprese
• Google Meet vs Zoom: qual è la soluzione migliore per la vostra azienda?

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a capire come impostare i messaggi vocali per la vostra attività online. Potreste anche consultare la nostra guida su come creare un indirizzo e-mail aziendale gratuito e le nostre scelte degli esperti sui migliori servizi di e-mail marketing per le piccole imprese.

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