Come configurare un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web

L'installazione di un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web può essere una mossa importante per le piccole imprese. Un sistema di risponditore automatico può ridurre i costi, velocizzare le risposte alle chiamate, migliorare il servizio clienti e conferire alla tua attività un'immagine più professionale.

Avendo aiutato innumerevoli piccole imprese a ottimizzare la loro presenza online, conosciamo il valore di un sistema telefonico efficiente.

In questo articolo, forniremo una guida passo passo per configurare facilmente un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito WordPress.

Cos'è un sistema telefonico con risponditore automatico?

Un sistema telefonico con risponditore automatico è un servizio di risposta automatica alle chiamate per le aziende. Questo sistema aiuta a indirizzare i chiamanti al reparto o alla persona giusta senza la necessità che un essere umano risponda a ogni chiamata.

Potresti esserti imbattuto in un sistema telefonico con risponditore automatico quando hai chiamato un'azienda.

Durante una chiamata a un sistema telefonico con risponditore automatico, vieni accolto da un messaggio pre-registrato che ti chiede di premere un numero in base a chi desideri parlare o qual è lo scopo della tua chiamata.

Cosa ti serve per configurare un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web?

Per configurare correttamente un sistema telefonico con risponditore automatico, dovrai utilizzare un provider di servizi telefonici virtuali per aziende.

Per la maggior parte dei siti web di piccole imprese o negozi online, puoi semplicemente aggiungere un numero di telefono al tuo sito web. I tuoi visitatori possono chiamare il numero di telefono per mettersi in contatto con te.

Tuttavia, i servizi telefonici standard non offrono funzionalità avanzate come l'inoltro di chiamata, l'assistente automatico, l'avviso di chiamata, gli orari di apertura e altro ancora. Inoltre, l'aggiunta di semplici funzionalità come un assistente automatico è costosa.

Ti consigliamo di utilizzare Nextiva poiché è il miglior servizio telefonico aziendale sul mercato, ed è utilizzato da marchi come Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills e altri.

Ti consente di gestire facilmente le tue chiamate aziendali, impostare assistenti automatici e inoltrare chiamate a una tariffa molto più economica rispetto a un provider di linea fissa o mobile aziendale.

Nota: Noi di WPBeginner utilizziamo Nextiva per tutte le nostre esigenze telefoniche aziendali. Puoi leggere maggiori dettagli nella nostra dettagliata recensione di Nextiva con pro e contro.

Poiché Nextiva è un servizio telefonico VoIP, utilizzerà Internet per effettuare e ricevere chiamate invece delle tradizionali linee fisse.

Questo ti aiuta a risparmiare denaro e ti dà accesso a funzionalità avanzate come l'assistente automatico, l'inoltro di chiamata, l'avviso di chiamata, la segreteria telefonica, le teleconferenze e molto altro.

Puoi anche ottenere un numero verde o scegliere un numero di telefono aziendale con qualsiasi località.

Ti consente inoltre di gestire le tue chiamate dal tuo attuale telefono cellulare, computer o telefono fisso standard.

Ma oltre a Nextiva, puoi anche utilizzare altri servizi telefonici aziendali come RingCentral o Ooma, ed entrambi offrono funzionalità di risponditore automatico. Consigliamo Nextiva poiché è quello che usiamo.

Ti mostreremo come configurare un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web.

Configurazione di un sistema telefonico con risponditore automatico

Per prima cosa, devi registrarti per un account Nextiva. Durante la registrazione, puoi scegliere un nuovo numero di telefono aziendale o collegarne uno esistente al tuo account.

Dopo aver configurato il tuo account, puoi effettuare e ricevere automaticamente chiamate dal tuo numero di telefono aziendale su qualsiasi dispositivo.

Successivamente, puoi configurare un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web.

Dalla tua pagina account, devi fare clic sull'opzione di menu 'Comunicazione' e quindi fare clic sul pulsante 'Sistema telefonico'.

Questo ti porterà a una schermata in cui avrai diverse opzioni per la configurazione delle funzionalità del telefono aziendale.

Successivamente, fai clic sul pulsante 'Flussi di chiamata'.

Nella schermata successiva, devi creare un nuovo flusso di chiamata.

Fai semplicemente clic sul pulsante 'Crea nuovo flusso' per iniziare.

Se hai creato modelli di chiamata per altre funzionalità, verranno elencati qui.

Selezioneremo l'opzione 'Inizia da zero'.

Successivamente, puoi dare un nome al tuo flusso di chiamata per aiutarti a ricordarlo.

Dopodiché, passa il mouse sopra e fai clic sul pulsante 'Telefono'.

Quindi, devi inserire il tuo numero di telefono aziendale principale.

Puoi anche aggiungere un'estensione e numeri aggiuntivi.

Quindi, fai clic sul pulsante ‘Salva e continua’.

Successivamente, fai clic sul pulsante 'Aggiungi azione' per il passaggio successivo.

Questo aprirà un menu in cui puoi scegliere l'azione successiva.

Per creare un risponditore automatico, puoi selezionare le opzioni 'Menu telefonico', 'Chiama per estensione' o 'Chiama per nome'.

Selezioneremo l'opzione 'Menu telefonico', che ci consente di registrare un saluto e quindi offrire ai chiamanti l'opzione di chiamare reparti o membri del team specifici.

Successivamente, puoi scegliere il 'Saluto predefinito' dal menu a discesa 'Saluto'.

Hai anche la possibilità di registrare o caricare il tuo saluto.

Dopodiché, puoi personalizzare le opzioni del menu telefonico che verranno riprodotte dopo il tuo saluto.

Puoi utilizzare la tastiera sotto il 'Menu telefonico' per i numeri che i tuoi chiamanti comporranno e la persona o il reparto a cui verranno reindirizzati.

Per più opzioni, fai clic sul numero e aggiungi il dipartimento corrispondente nella sezione ‘Opzioni menu’.

Successivamente, puoi configurare le impostazioni ‘Opzioni avanzate’.

Puoi impostare la durata del timeout, selezionare un'opzione per chiamare l'operatore e fare clic sulla casella di controllo per consentire ai chiamanti di raggiungere i singoli membri del team digitando il loro interno.

Dopodiché, fai clic sul pulsante ‘Salva e continua’.

Questo ti riporterà alla schermata principale del flusso di chiamata. Devi assegnare membri del team e numeri di telefono alle opzioni di chiamata che hai appena creato.

Fai semplicemente clic su uno dei pulsanti ‘Aggiungi azione’.

Quindi, fai clic sull'opzione di menu ‘Utenti e team’.

Questo ti consente di assegnare l'azione a un membro del team o a un dipartimento specifico.

Successivamente, puoi scegliere chi riceverà la chiamata, come squillerà, le impostazioni dell'ID chiamante e altro ancora.

Seleziona semplicemente le opzioni migliori per la tua attività e quindi fai clic sul pulsante ‘Salva e continua’.

Devi seguire gli stessi passaggi per tutte le opzioni del menu chiamate che hai creato in precedenza.

Dopodiché, verrai riportato alla schermata principale del flusso di chiamata, dove dovrai fare nuovamente clic sul pulsante ‘Aggiungi azione’ per completare il tuo flusso di chiamata.

Successivamente, avrai varie opzioni su cosa succede se nessuno risponde.

Selezioneremo l'opzione ‘Segreteria telefonica’ in modo che i chiamanti possano lasciare un messaggio se nessuno risponde al telefono.

Nella schermata successiva, puoi scegliere la tua casella vocale e il messaggio.

Seleziona semplicemente il team o la persona dal menu a discesa ‘Destinazione segreteria’ e il reparto corretto dal menu a discesa ‘Team’.

Quindi, fai clic sul pulsante ‘Salva e continua’.

Dopodiché, devi seguire gli stessi passaggi per ogni estensione.

Una volta terminato, dovresti vedere ‘Chiamata terminata’ alla fine dei tuoi diversi flussi di chiamata.

Quindi, fai clic sul pulsante ‘Vai in diretta’ in fondo alla schermata per attivare il flusso di chiamata.

Assicurati di testare la funzionalità dell'assistente automatico per garantire che il saluto e l'inoltro delle chiamate funzionino correttamente.

Oltre a tutte le potenti funzionalità, la nostra cosa preferita di Nextiva è che consente ai membri del nostro team di avere un numero di telefono aziendale virtuale in modo che possano ricevere chiamate solo in determinate ore senza perdere la loro privacy.

Aggiungere un pulsante Chiama con un clic in WordPress

Ora che hai configurato un sistema telefonico con assistente automatico, potresti voler aggiungere un pulsante Chiama con un clic al tuo sito Web WordPress. Questo rende la chiamata semplice come fare clic su un pulsante.

La prima cosa da fare è installare e attivare il plugin WP Call Button. Per maggiori dettagli, consulta la nostra guida per principianti su come installare un plugin di WordPress.

Dopo l'attivazione, devi andare su Impostazioni » WP Call Button per configurare il plugin.

In questa schermata, puoi attivare il pulsante di chiamata e aggiungere il tuo numero.

Quindi, puoi personalizzare l'aspetto del tuo pulsante e aggiungere un pulsante fisso che fluttua sullo schermo in tutto il tuo sito web.

Hai anche il controllo su dove appare il pulsante e puoi scegliere di mostrare o nascondere il pulsante su determinati post e pagine.

Puoi visualizzarlo manualmente se desideri un maggiore controllo su dove appare il pulsante. Per fare ciò, fai semplicemente clic sull'opzione di menu 'Pulsante di chiamata statico'.

Quindi, puoi modificare le impostazioni del pulsante e copiare lo shortcode da aggiungere al tuo sito.

Dopo aver terminato la personalizzazione delle impostazioni del plugin, assicurati di fare clic sul pulsante 'Salva modifiche'.

Puoi anche aggiungere un pulsante fisso direttamente alle tue pagine, post e aree widget utilizzando il blocco WP Call Button.

Nelle impostazioni del blocco, puoi modificare i colori, la dimensione del testo e l'allineamento e mostrare o nascondere l'icona del telefono.

Una volta terminato, fai clic su 'Aggiorna' o 'Pubblica' per salvare le modifiche.

Ora, i visitatori vedranno il pulsante clicca-per-chiamare attivo sul tuo sito web. Verranno indirizzati al tuo sistema telefonico con risposta automatica quando fanno clic sul pulsante.

Per maggiori dettagli sulla visualizzazione di un pulsante clicca per chiamare, consulta la nostra guida su come aggiungere un pulsante clicca per chiamare in WordPress.

Oltre a un numero di telefono aziendale, consigliamo di aggiungere un modulo di contatto e persino una chat live o un chatbot AI in modo che i tuoi visitatori possano contattarti utilizzando il loro metodo preferito.

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a imparare come impostare un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web. Potresti anche voler consultare la nostra guida su come scegliere il miglior costruttore di siti web e le nostre scelte di esperti dei migliori servizi di email marketing per le piccole imprese.

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