¿Qué es un formulario de negocio sin papel? (+ Cómo crear uno)

¿Todavía pasas tus noches revisando formularios en papel y ingresando datos manualmente en hojas de cálculo? Bueno, no tiene por qué ser así.

La cuestión es: los formularios en papel no solo están desactualizados, sino que son caros.

Muchas empresas gastan mucho dinero para archivar cada documento en papel, localizar uno mal archivado y reproducir un documento perdido. Los formularios digitales te ayudan a eliminar por completo estos costos ocultos.

En WPBeginner, usamos formularios sin papel en todas nuestras empresas y tiendas en línea para optimizar los flujos de trabajo, reducir costos y llegar a más clientes.

¿Y la mejor parte? Son fáciles de crear, incluso si no tienes conocimientos técnicos.

En esta guía, te mostraremos cómo crear tu propio formulario de negocios sin papel, paso a paso. ¡Es hora de deshacerte del desorden y simplificar tu negocio! ⏰

¿Qué son los formularios de negocios sin papel?

Un formulario de negocios sin papel es un formulario digital que tus usuarios pueden completar en tu sitio web de WordPress. Los usuarios pueden usar sus computadoras, teléfonos inteligentes o tabletas para completar el formulario en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Hoy en día, muchas empresas están abandonando los formularios en papel y optando por formularios digitales, lo que les ayuda a crear un sistema completo sin papel.

Aquí hay algunos beneficios de trabajar sin papel:

• Llega a una audiencia más amplia: Los formularios digitales pueden ayudarte a llegar a audiencias de diferentes ubicaciones. No hay restricciones geográficas ni demoras en la obtención de respuestas de personas de todo el mundo.
• Fácil acceso: Las personas pueden acceder a tu formulario de negocio sin papel desde cualquier dispositivo y completar los detalles desde cualquier lugar. Solo asegúrate de que tu sitio web sea compatible con dispositivos móviles para evitar frustrar a los usuarios.
• Obtén respuestas instantáneas y ahorra tiempo: Los formularios sin papel te ayudan a ahorrar tiempo. A diferencia de los documentos físicos, que requieren esperar a que lleguen las respuestas por correo, los formularios digitales te permiten ver las respuestas al instante.
• Ahorro de costos: Usar formularios digitales también te ayuda a ahorrar mucho dinero en papel, equipo de impresión y gastos de envío.
• Bueno para el medio ambiente: Crear una oficina sin papel reduce tu huella de carbono y tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Puedes ayudar a conservar árboles, prevenir la deforestación y reducir los desechos.

Ahora, ¿cuáles son algunas de las formas en que usas formularios sin papel?

¿Cuándo puedes usar formularios sin papel para tu negocio?

Hay varias maneras en que puedes convertir tus formularios en papel en formularios digitales.

Si necesitas ponerte en contacto con tus consumidores, entonces puedes crear un formulario de contacto en línea y agregarlo a tu sitio web. De esta manera, puedes obtener comentarios y sugerencias, y resolver las consultas de tus usuarios.

Otra forma de usar formularios de negocio sin papel es aceptando solicitudes de empleo en línea. En lugar de pedir a los solicitantes que envíen copias físicas de sus currículums, pueden simplemente subirlos usando tu formulario digital. También ayuda a optimizar tu proceso de contratación y elimina trámites innecesarios.

Si tienes una tienda en línea, entonces puedes crear formularios de pedido sin papel. Los clientes pueden completar los detalles en el formulario de pedido, realizar sus pedidos y pagar en línea.

También puedes crear formularios de registro digitales para un próximo evento, como un webinar o una conferencia.

Sin más preámbulos, te mostraremos cómo puedes crear fácilmente un formulario digital sin papel en WordPress. Aquí tienes un resumen rápido de todos los temas que compartiremos en esta guía:

• Creación de un formulario de negocios sin papel en WordPress
• Consejo extra 💡: Automatiza los flujos de trabajo de tus formularios digitales
• Preguntas frecuentes sobre la creación de formularios de negocios sin papel

Empecemos.

Creación de un formulario de negocios sin papel en WordPress

La mejor manera de agregar formularios digitales de negocios en WordPress es usando WPForms. Es el mejor plugin de formularios de contacto para WordPress y es utilizado por más de 6 millones de profesionales.

En WPBeginner, también usamos WPForms para mostrar casi todos nuestros formularios digitales. Puedes ver nuestra reseña detallada de WPForms para explorar sus características.

Con WPForms, obtienes un constructor de formularios de arrastrar y soltar que hace que sea súper fácil personalizar tu formulario. Además, el plugin ofrece herramientas de IA y más de 2,000 plantillas de formularios para que puedas crear rápidamente casi cualquier tipo de formulario de WordPress.

Para este tutorial, creemos un formulario de registro de conferencias digital. Usaremos la versión WPForms Lite porque es 100% gratuita. También existe una versión WPForms Pro que ofrece más opciones de personalización, plantillas y complementos potentes.

Primero, necesitarás instalar y activar el plugin WPForms. Si necesitas ayuda, consulta nuestra guía sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Después de la activación, puedes dirigirte a WPForms desde el panel de administración de WordPress y luego hacer clic en el botón 'Agregar nuevo'.

Esto te llevará a la página de Configuración.

Para empezar, ve y nombra tu formulario en la parte superior.

Después de eso, elegirás cómo crearás tu formulario en línea.

Con WPForms, puedes generar tu formulario con IA para hacer el proceso más rápido. Todo lo que tienes que hacer es ingresar una indicación simple, y la herramienta construirá el formulario por ti.

Sin embargo, para este tutorial, usaremos una plantilla prehecha.

En el cuadro de plantilla ‘Formulario de registro de conferencia’, simplemente pase el cursor sobre la plantilla y haga clic en el botón ‘Usar plantilla’.

A continuación, puede personalizar su formulario utilizando el creador de arrastrar y soltar.

WPForms ofrece diferentes campos que puede agregar a su formulario. En la versión Lite, puede agregar texto de línea, texto de párrafo, un menú desplegable, opción múltiple, casillas de verificación y más.

Si requiere campos avanzados como número de teléfono, contraseña, dirección o una opción de carga de archivos, le recomendamos que utilice la versión Pro de WPForms.

Simplemente arrastre un campo de las opciones dadas a su izquierda y suéltelo donde desee agregarlo al formulario.

Además de eso, puede personalizar aún más los campos existentes en la plantilla.

Por ejemplo, cuando haga clic en el campo ‘Nombre’, aparecerán opciones adicionales en el menú de la izquierda. Estas le permiten editar la etiqueta, el formato, la descripción y si el campo es obligatorio.

A continuación, puede ir a la pestaña ‘Configuración’ del menú para configurar los ajustes de su formulario.

En la configuración ‘General’, puede editar el nombre del formulario, agregar una descripción, cambiar el texto del botón de envío y más.

Después de eso, puede ir a la configuración de Notificaciones y editar la dirección de correo electrónico de envío en la que recibirá un correo electrónico cuando alguien envíe un formulario.

También hay configuraciones para cambiar la línea de asunto, el nombre y la dirección de correo electrónico de ‘remitente’, y más.

Por último, también puedes cambiar la configuración de Confirmación en WPForms. Este es el mensaje que la gente verá cuando envíe un formulario.

Puedes mostrar un mensaje, mostrar una página de destino o redirigir a los usuarios a otra URL.

Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo enviar correos electrónicos de confirmación después del envío de un formulario de WordPress.

💥 Nuevo: Ahora puedes aprovechar la función de Automatización de Entradas de WPForms para exportar automáticamente los envíos de formularios a tu correo electrónico, Google Drive, Dropbox u otros servicios. Esto elimina la necesidad de imprimir, archivar o transferir datos manualmente.

Para obtener instrucciones paso a paso, consulta nuestro tutorial sobre cómo exportar automáticamente entradas de formularios de WordPress.

Opcionalmente, también puedes hacer clic en la pestaña Marketing a la izquierda para conectar tu formulario a diferentes servicios de marketing, como tu proveedor de servicios de correo electrónico.

Incluso puedes integrar tu formulario con software de reuniones o seminarios web como Zoom o crear otros flujos de trabajo automatizados para ahorrar tiempo.

Una vez que hayas terminado con la configuración, no olvides hacer clic en el botón 'Guardar' en la parte superior y salir del constructor de formularios.

A continuación, puedes agregar tu formulario a cualquier publicación o página de WordPress.

Para empezar, haz clic en el botón 'Incrustar' junto a Guardar. Esto abrirá una ventana emergente donde puedes seleccionar incrustar el formulario en una página nueva o existente.

Para este tutorial, elegiremos 'Crear nueva página'.

En la siguiente pantalla, se te pedirá que nombres tu nueva página.

Simplemente escribe el nombre en el campo disponible y haz clic en '¡Vamos!'

Esto te llevará al editor de contenido de WordPress.

Desde aquí, haz clic en el botón '+' y agrega el bloque WPForms.

Después de eso, verás un menú desplegable en el bloque de WPForms.

Aquí, puedes seleccionar tu formulario de registro de conferencias.

Ahora, publica o actualiza tu página.

Luego, puedes visitar tu sitio web para ver el formulario de registro de conferencias sin papel en acción.

Para obtener instrucciones paso a paso, puedes consultar nuestra guía sobre cómo incrustar formularios de WordPress.

Consejo extra 💡: Automatiza los flujos de trabajo de tus formularios digitales

Después de crear tu formulario sin papel, puedes ahorrar aún más tiempo configurando automatizaciones. Esto significa que los datos de tu formulario no solo se quedan ahí, sino que activan acciones útiles que mantienen tu negocio funcionando sin problemas.

Aquí tienes algunas herramientas a las que puedes conectar tus formularios:

• Herramientas de marketing por correo electrónico. Agrega automáticamente nuevos contactos a tu lista de correo electrónico cuando alguien envía tu formulario. Esto es excelente para enviar correos de bienvenida, boletines informativos o promociones sin ningún trabajo manual. Constant Contact es una gran herramienta para esto, sobre la cual puedes aprender más en nuestra reseña completa de Constant Contact.
• Plataformas CRM. Envía los envíos de formularios directamente a tu sistema de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM). Esto te ayuda a rastrear clientes potenciales, administrar seguimientos y organizar la información del cliente en un solo lugar.
• Hojas de cálculo. Registra las entradas del formulario en CSV o Excel automáticamente. Es una forma sencilla de administrar datos como pedidos, registros o resultados de encuestas, especialmente si deseas ordenarlos o filtrarlos más tarde.

Estas automatizaciones pueden ayudarte a evitar tareas repetitivas y asegurar que ningún cliente potencial o envío se pierda. Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo configurar automatizaciones en WordPress.

Preguntas frecuentes sobre la creación de formularios de negocios sin papel

¿Todavía tienes preguntas? Aquí hay algunas comunes que escuchamos de dueños de negocios que cambian a formularios digitales:

¿Qué son los formularios sin papel?

Los formularios sin papel son formularios digitales que podrías querer usar para reemplazar los formularios tradicionales en papel. En lugar de imprimir y completar un formulario en papel, los usuarios completan y envían el formulario en línea.

Se pueden usar para recopilar información de contacto, pedidos en línea, comentarios de clientes, solicitudes de empleo y más, sin imprimir ni escanear.

Estos formularios son fáciles de administrar, pueden activar flujos de trabajo automáticos y mantener tus datos organizados.

¿Qué es mejor, formularios en papel o digitales?

Los formularios digitales son generalmente la mejor opción para la mayoría de las empresas. Son más rápidos de procesar, más fáciles de almacenar y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar.

A diferencia de los formularios en papel, no requieren espacio de almacenamiento físico ni entrada manual de datos, lo que te ahorra tiempo y reduce los errores humanos. Además, son más ecológicos.

¿Cuáles son las desventajas de los formularios electrónicos?

Si bien los formularios digitales ofrecen muchos beneficios, hay algunos inconvenientes a tener en cuenta:

• Requieren acceso a internet para crearlos o completarlos.
• Algunos usuarios pueden encontrarlos más difíciles de usar, especialmente si no son expertos en tecnología.
• Deberás asegurarte de tener buenas prácticas de seguridad, especialmente si recopilas información confidencial.

Dicho esto, estos desafíos son fáciles de manejar con las herramientas y la configuración adecuadas.

¿Google Forms es bueno o malo?

Google Forms es una excelente opción gratuita para uso básico. Es fácil de usar, se integra con Google Sheets y funciona bien para encuestas sencillas, formularios de confirmación de asistencia a eventos o formularios de comentarios.

Sin embargo, tiene algunas limitaciones:

• Opciones limitadas de personalización y marca
• Menos funciones avanzadas como lógica condicional o integración de pagos
• Seguridad y diseño básicos

Si diriges un negocio y necesitas más control, herramientas como WPForms, Formidable Forms o Gravity Forms podrían ser más adecuadas.

Tenemos un artículo que compara estos constructores de formularios, que puedes ver en WPForms vs Formidable Forms vs Gravity Forms.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender qué es un formulario de negocio sin papel y cómo crear uno. También podrías querer ver nuestra guía sobre cómo crear un cuestionario en WordPress o nuestra selección experta de los mejores plugins de formularios de contacto para WordPress.

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