Was ist ein papierloses Geschäftsformular? (+ So erstellen Sie eines)

Verbringen Sie immer noch Ihre Abende damit, Papierformulare zu sortieren und Daten manuell in Tabellenkalkulationen einzugeben? Nun, das muss nicht sein.

Die Sache ist die: Papierformulare sind nicht nur veraltet, sie sind auch teuer.

Viele Unternehmen geben viel Geld aus, um jedes Papierdokument einzureichen, ein falsch abgelegtes zu finden und ein verlorenes Dokument neu zu erstellen. Digitale Formulare helfen Ihnen, diese versteckten Kosten vollständig zu eliminieren.

Bei WPBeginner verwenden wir papierlose Formulare in all unseren Unternehmen und Online-Shops, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken und mehr Kunden zu erreichen.

Und das Beste daran? Sie sind einfach zu erstellen, auch wenn Sie nicht technisch versiert sind.

In diesem Leitfaden führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihres eigenen papierlosen Geschäftsformulars. Es ist Zeit, das Durcheinander zu beseitigen und Ihr Geschäft zu vereinfachen! ⏰

Was sind papierlose Geschäftsformulare?

Ein papierloses Geschäftsformular ist ein digitales Formular, das Ihre Benutzer auf Ihrer WordPress-Website ausfüllen können. Benutzer können ihre Computer, Smartphones oder Tablets verwenden, um das Formular jederzeit und von überall aus auszufüllen.

Heutzutage verzichten viele Unternehmen auf Papierformulare und entscheiden sich für digitale Formulare, was ihnen hilft, ein vollständiges papierloses System zu erstellen.

Hier sind einige Vorteile der papierlosen Bürofühung:

• Größere Zielgruppe erreichen: Digitale Formulare können Ihnen helfen, Zielgruppen an verschiedenen Standorten zu erreichen. Es gibt keine geografischen Einschränkungen oder Verzögerungen bei der Beantwortung von Personen weltweit.
• Leicht zugänglich: Personen können Ihr papierloses Geschäftsformular von jedem Gerät aus aufrufen und die Details von überall aus ausfüllen. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Website mobilfreundlich ist, um Frustration bei den Benutzern zu vermeiden.
• Sofortige Antworten erhalten & Zeit sparen: Papierlose Formulare helfen Ihnen, Zeit zu sparen. Im Gegensatz zu physischen Dokumenten, bei denen Sie auf die per Post eintreffenden Antworten warten müssen, können Sie bei digitalen Formularen die Antworten sofort sehen.
• Kosteneinsparung: Die Verwendung digitaler Formulare hilft Ihnen auch, Tonnen von Geld für Papier, Druckgeräte und Versandgebühren zu sparen.
• Gut für die Umwelt: Die Schaffung eines papierlosen Büros reduziert Ihren CO2-Fußabdruck und hat positive Auswirkungen auf die Umwelt. Sie können helfen, Bäume zu schonen, Abholzung zu verhindern und Abfall zu reduzieren.

Nun, auf welche Weise verwenden Sie papierlose Formulare?

Wann können Sie papierlose Formulare für Ihr Unternehmen verwenden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre papierbasierten Formulare in digitale Formulare umwandeln können.

Wenn Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten müssen, können Sie ein Online-Kontaktformular erstellen und es auf Ihrer Website einfügen. Auf diese Weise können Sie Feedback und Vorschläge erhalten und die Anfragen Ihrer Benutzer lösen.

Eine weitere Möglichkeit, papierlose Geschäftsformulare zu nutzen, ist die Annahme von Online-Bewerbungen. Anstatt Bewerber aufzufordern, physische Kopien ihrer Lebensläufe einzureichen, können sie diese einfach über Ihr digitales Formular hochladen. Dies hilft auch, Ihren Einstellungsprozess zu optimieren und unnötige Papierarbeit zu vermeiden.

Wenn Sie einen Online-Shop betreiben, können Sie papierlose Bestellformulare erstellen. Kunden können die Details im Bestellformular ausfüllen, ihre Bestellungen aufgeben und online bezahlen.

Sie können auch digitale Registrierungsformulare für eine bevorstehende Veranstaltung erstellen, wie z. B. ein Webinar oder eine Konferenz.

Ohne weitere Umschweife teilen wir Ihnen mit, wie Sie ganz einfach ein papierloses digitales Formular in WordPress erstellen können. Hier ist ein kurzer Überblick über alle Themen, die wir in diesem Leitfaden behandeln werden:

• Erstellen eines papierlosen Geschäftsformulars in WordPress
• Bonus-Tipp 💡: Automatisieren Sie Ihre digitalen Workflow-Prozesse
• FAQs zum Erstellen von papierlosen Geschäftsformularen

Fangen wir an.

Erstellen eines papierlosen Geschäftsformulars in WordPress

Der beste Weg, papierlose Formulare für Geschäftszwecke in WordPress hinzuzufügen, ist die Verwendung von WPForms. Es ist das beste Kontaktformular-Plugin für WordPress und wird von über 6 Millionen Profis genutzt.

Bei WPBeginner verwenden wir auch WPForms, um fast alle unsere digitalen Formulare anzuzeigen. Sie können unseren detaillierten WPForms-Testbericht lesen, um seine Funktionen zu erkunden.

Mit WPForms erhalten Sie einen Drag-and-Drop-Formularersteller, mit dem Sie Ihr Formular ganz einfach anpassen können. Außerdem bietet das Plugin KI-Tools und über 2.000 Formularvorlagen, sodass Sie schnell so gut wie jede Art von WordPress-Formular erstellen können.

Für dieses Tutorial erstellen wir ein digitales Konferenzregistrierungsformular. Wir verwenden die WPForms Lite-Version, da sie zu 100 % kostenlos ist. Es gibt auch eine WPForms Pro-Version, die mehr Anpassungsoptionen, Vorlagen und leistungsstarke Add-ons bietet.

Zuerst müssen Sie das WPForms-Plugin installieren und aktivieren. Wenn Sie Hilfe benötigen, lesen Sie bitte unsere Anleitung zur Installation eines WordPress-Plugins.

Nach der Aktivierung können Sie im WordPress-Admin-Panel zu WPForms navigieren und dann auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ klicken.

Dies führt Sie zur Einrichtungsseite.

Benennen Sie Ihr Formular zunächst oben.

Danach wählen Sie aus, wie Sie Ihr Online-Formular erstellen möchten.

Mit WPForms können Sie Ihr Formular per KI generieren lassen, um den Prozess zu beschleunigen. Sie müssen lediglich eine einfache Eingabeaufforderung eingeben, und das Tool erstellt das Formular für Sie.

Für dieses Tutorial verwenden wir jedoch eine vorgefertigte Vorlage.

Klicken Sie im Feld der Vorlage „Konferenzregistrierungsformular“ einfach mit der Maus über die Vorlage und dann auf die Schaltfläche „Vorlage verwenden“.

Als Nächstes können Sie Ihr Formular mit dem Drag-and-Drop-Builder anpassen.

WPForms bietet verschiedene Felder, die Sie zu Ihrem Formular hinzufügen können. In der Lite-Version können Sie Textzeilen, Absatztexte, ein Dropdown-Menü, Multiple-Choice-Optionen, Kontrollkästchen und mehr hinzufügen.

Wenn Sie spezielle Felder wie Telefonnummer, Passwort, Adresse oder eine Datei-Upload-Option benötigen, empfehlen wir die Verwendung der WPForms Pro-Version.

Ziehen Sie einfach ein Feld aus den gegebenen Optionen auf Ihrer linken Seite und legen Sie es dort ab, wo Sie es zum Formular hinzufügen möchten.

Darüber hinaus können Sie vorhandene Felder in der Vorlage weiter anpassen.

Wenn Sie beispielsweise auf das Feld „Name“ klicken, werden im linken Menü zusätzliche Optionen angezeigt. Diese ermöglichen es Ihnen, die Beschriftung, das Format, die Beschreibung und ob das Feld erforderlich ist, zu bearbeiten.

Als Nächstes können Sie im Menü auf die Registerkarte „Einstellungen“ klicken, um die Einstellungen für Ihr Formular zu konfigurieren.

Unter den „Allgemeinen“ Einstellungen können Sie den Formularnamen bearbeiten, eine Beschreibung hinzufügen, den Text der Schaltfläche „Senden“ ändern und vieles mehr.

Danach können Sie zu den Benachrichtigungseinstellungen gehen und die E-Mail-Adresse bearbeiten, an die Sie eine E-Mail erhalten, wenn jemand ein Formular absendet.

Es gibt auch Einstellungen zum Ändern der Betreffzeile, des Absendernamens und der E-Mail-Adresse und mehr.

Schließlich können Sie auch die Bestätigungseinstellungen in WPForms ändern. Dies ist die Nachricht, die Personen sehen, wenn sie ein Formular absenden.

Sie können eine Nachricht anzeigen, eine Landingpage anzeigen oder Benutzer zu einer anderen URL weiterleiten.

Weitere Details finden Sie in unserem Leitfaden zum Senden von Bestätigungs-E-Mails nach der Übermittlung eines WordPress-Formulars.

💥 Neu: Sie können jetzt die Funktion „Entry Automation“ von WPForms nutzen, um Formularübermittlungen automatisch in Ihre E-Mails, Google Drive, Dropbox oder andere Dienste zu exportieren. Dies eliminiert die Notwendigkeit des Druckens, Archivierens oder manuellen Übertragens von Daten.

Für Schritt-für-Schritt-Anleitungen siehe unser Tutorial zum automatischen Export von WordPress-Formulareinträgen.

Optional können Sie auch auf die Registerkarte "Marketing" auf der linken Seite klicken, um Ihr Formular mit verschiedenen Marketingdiensten zu verbinden, z. B. mit Ihrem E-Mail-Dienstanbieter.

Sie können Ihr Formular sogar mit Besprechungs- oder Webinar-Software wie Zoom integrieren oder andere automatisierte Workflows erstellen, um Zeit zu sparen.

Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, vergessen Sie nicht, oben auf die Schaltfläche „Speichern“ zu klicken und den Formular-Editor zu verlassen.

Als Nächstes können Sie Ihr Formular zu jedem WordPress Beitrag oder jeder Seite hinzufügen.

Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Einbetten“ neben „Speichern“. Daraufhin öffnet sich ein Popup, in dem Sie auswählen können, ob das Formular in eine neue oder eine vorhandene Seite eingebettet werden soll.

Für dieses Tutorial wählen wir 'Neue Seite erstellen'.

Auf dem nächsten Bildschirm werden Sie aufgefordert, Ihrer neuen Seite einen Namen zu geben.

Geben Sie einfach den Namen in das verfügbare Feld ein und klicken Sie auf „Los geht’s!“

Dies bringt Sie zum WordPress-Inhaltseditor.

Klicken Sie von hier aus auf die Schaltfläche „+“ und fügen Sie den WPForms-Block hinzu.

Danach sehen Sie ein Dropdown-Menü im WPForms-Block.

Hier können Sie Ihr Konferenzanmeldeformular auswählen.

Veröffentlichen oder aktualisieren Sie nun Ihre Seite.

Dann können Sie Ihre Website besuchen, um das papierlose Konferenzanmeldeformular in Aktion zu sehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie in unserem Leitfaden zum Einbetten von WordPress-Formularen.

Bonus-Tipp 💡: Automatisieren Sie Ihre digitalen Workflow-Prozesse

Nachdem Sie Ihr papierloses Formular erstellt haben, können Sie noch mehr Zeit sparen, indem Sie Automatisierungen einrichten. Das bedeutet, dass Ihre Formulardaten nicht einfach nur herumliegen – sie lösen hilfreiche Aktionen aus, die Ihr Unternehmen reibungslos am Laufen halten.

Hier sind einige Tools, mit denen Sie Ihre Formulare verbinden können:

• E-Mail-Marketing-Tools. Fügen Sie neue Kontakte automatisch zu Ihrer E-Mail-Liste hinzu, wenn jemand Ihr Formular absendet. Dies ist ideal für den Versand von Willkommens-E-Mails, Newslettern oder Werbeaktionen ohne manuelle Arbeit. Constant Contact ist ein großartiges Tool dafür, über das Sie mehr in unserem vollständigen Constant Contact Testbericht erfahren können.
• CRM-Plattformen. Senden Sie Formularübermittlungen direkt an Ihr Customer Relationship Management (CRM)-System. Dies hilft Ihnen, Leads zu verfolgen, Follow-ups zu verwalten und Kundeninformationen an einem Ort zu organisieren.
• Tabellenkalkulationen. Protokollieren Sie Formulareinträge automatisch in CSV oder Excel. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Daten wie Bestellungen, Anmeldungen oder Umfrageergebnisse zu verwalten – insbesondere, wenn Sie sie später sortieren oder filtern möchten.

Diese Automatisierungen können Ihnen helfen, repetitive Aufgaben zu vermeiden und sicherzustellen, dass kein Lead oder keine Einreichung verloren geht. Details finden Sie in unserem Leitfaden zur Einrichtung von WordPress-Automatisierungen.

FAQs zum Erstellen von papierlosen Geschäftsformularen

Haben Sie noch Fragen? Hier sind einige häufig gestellte Fragen von Geschäftsinhabern, die auf digitale Formulare umsteigen:

Was sind papierlose Formulare?

Papierlose Formulare sind digitale Formulare, die Sie möglicherweise anstelle von herkömmlichen papierbasierten Formularen verwenden möchten. Anstatt ein Papierformular auszudrucken und auszufüllen, füllen Benutzer das Formular online aus und reichen es ein.

Sie können verwendet werden, um Kontaktinformationen, Online-Bestellungen, Kundenfeedback, Bewerbungen und mehr zu sammeln, ohne drucken oder scannen zu müssen.

Diese Formulare sind einfach zu verwalten, können automatische Workflows auslösen und Ihre Daten organisiert halten.

Was ist besser, Papier- oder digitale Formulare?

Digitale Formulare sind im Allgemeinen die bessere Wahl für die meisten Unternehmen. Sie sind schneller zu verarbeiten, einfacher zu speichern und von überall zugänglich.

Im Gegensatz zu Papierformularen benötigen sie keinen physischen Speicherplatz oder manuelle Dateneingabe, was Ihnen Zeit spart und menschliche Fehler reduziert. Außerdem sind sie umweltfreundlicher.

Was sind die Nachteile von elektronischen Formularen?

Obwohl digitale Formulare viele Vorteile bieten, gibt es einige Nachteile zu beachten:

• Sie erfordern Internetzugang, um erstellt oder ausgefüllt zu werden.
• Manche Benutzer finden sie möglicherweise schwieriger zu bedienen, insbesondere wenn sie nicht technisch versiert sind.
• Sie müssen gute Sicherheitspraktiken sicherstellen, insbesondere wenn Sie sensible Informationen sammeln.

Das gesagt, diese Herausforderungen sind mit den richtigen Werkzeugen und der richtigen Einrichtung leicht zu bewältigen.

Ist Google Forms gut oder schlecht?

Google Forms ist eine großartige kostenlose Option für den grundlegenden Gebrauch. Es ist einfach zu bedienen, lässt sich mit Google Sheets integrieren und eignet sich gut für einfache Umfragen, Event-RSVP-Formulare oder Feedback-Formulare.

Es hat jedoch einige Einschränkungen:

• Eingeschränkte Anpassungs- und Branding-Optionen
• Weniger erweiterte Funktionen wie bedingte Logik oder Zahlungsintegration
• Grundlegende Sicherheit und Design

Wenn Sie ein Unternehmen führen und mehr Kontrolle benötigen, sind Tools wie WPForms, Formidable Forms oder Gravity Forms möglicherweise besser geeignet.

Wir haben einen Artikel, der diese Formularersteller vergleicht, den Sie unter WPForms vs Formidable Forms vs Gravity Forms finden.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu verstehen, was ein papierloses Geschäftsformular ist und wie Sie eines erstellen. Möglicherweise möchten Sie auch unseren Leitfaden zum Thema Erstellen eines Fragebogens in WordPress oder unsere Expertenauswahl der besten Kontaktformular-Plugins für WordPress sehen.

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