Nextiva

Choisir le mauvais système téléphonique d'entreprise est une erreur qui coûte plus que de l'argent ; elle vous coûte la confiance.

Je le sais car j'ai commis cette erreur. Notre entreprise a été autrefois en proie à une mauvaise qualité d'appel et à des transferts interrompus, sapant l'image professionnelle que j'essayais si fort de créer. 

Cela m'a lancé dans une recherche de plusieurs mois pour trouver le VoIP parfait pour une entreprise en pleine croissance, tout comme la nôtre. L'expérience m'a appris que la plupart des propriétaires de petites entreprises sont confrontés au même dilemme : vous voulez un VoIP professionnel sans la complexité ou le coût des systèmes de niveau entreprise. 

Finalement, ma recherche m'a mené à Nextiva – et nous l'utilisons depuis sur WPBeginner et sur plusieurs de nos marques partenaires. 

Dans cette revue de Nextiva, je vous emmènerai dans les coulisses de cette expérience. Je partagerai les défis de configuration inattendus auxquels j'ai été confronté, et les fonctionnalités principales sur lesquelles nous comptons chaque jour. 

Alors, Nextiva est-il le bon VoIP pour vous ? Découvrons-le, dans cette revue détaillée de Nextiva.

Nextiva Avis : Le bon, la brute et le truand (Mon expérience)

Quand j'ai lancé mon entreprise, j'ai fait ce que font la plupart des nouveaux propriétaires d'entreprise. J'ai utilisé mon téléphone mobile personnel comme ligne téléphonique de l'entreprise.

Pour le dire poliment, c'était une erreur. Je pouvais être au milieu d'un dîner avec ma famille et recevoir un appel professionnel, ou manquer un appel personnel important parce que je pensais que c'était une autre proposition commerciale. Il n'y avait pas de séparation, pas d'interrupteur. C'était stressant.

J'ai brièvement envisagé d'obtenir une ligne téléphonique professionnelle traditionnelle auprès d'un fournisseur comme AT&T. Cependant, ils étaient chers, liés à un emplacement physique, et n'offraient aucune flexibilité à mon équipe, qui travaille principalement à domicile. Ce n'était tout simplement pas adapté à une entreprise moderne et agile.

C'est exactement l'ensemble de problèmes que Nextiva a résolu pour moi du jour au lendemain.

Nextiva est un service de téléphonie VoIP et de téléphonie d'entreprise virtuelle populaire qui peut vous aider à gérer vos appels plus efficacement. Ils offrent le routage des appels, la définition des heures d'ouverture de votre entreprise, les appels vocaux nationaux illimités, les SMS professionnels illimités, la messagerie vocale vers texte, la portabilité des numéros, l'identification de l'appelant, la transfert d'appels, les salutations personnalisées, et bien plus encore.

Mais ce qui distingue vraiment Nextiva, c'est qu'il rassemble toutes nos communications en un seul endroit.

Mon équipe peut être en appel téléphonique, envoyer un message de chat interne pour demander de l'aide, puis passer de manière transparente à une vidéoconférence avec le client, le tout depuis une seule application.

Cela donne à notre petite équipe à distance la puissance et l'image soignée d'une énorme entreprise. Cela seul nous fait gagner une quantité incroyable de temps et d'efforts chaque jour.

Revue Nextiva : Aperçu rapide

Pressé ? Pas de problème – voici un résumé rapide des points que j'aborderai dans cet avis sur Nextiva :

Idéal pour	Petites et grandes entreprises, en particulier les équipes distantes, qui ont besoin d'un système de communication professionnel et unifié.
Caractéristiques principales	Appels VoIP, standard automatique, visioconférence, intégrations CRM, analyses d'appels, applications mobiles et de bureau.
Avantages	Plateforme tout-en-un pour les appels, la vidéo et les SMS. Très fiabilité de disponibilité. Fonctionnalités puissantes de routage d'appels. Excellente application mobile qui protège votre numéro personnel.
Inconvénients	La messagerie vocale vers texte n'est disponible que sur le plan le plus élevé. Chaque numéro de téléphone supplémentaire entraîne des frais mensuels supplémentaires. Les fonctionnalités de marketing par SMS sont assez basiques.
Prix	À partir de 30 $ par utilisateur et par mois. Les lecteurs de WPBeginner peuvent obtenir une remise de 40 % et payer seulement 21 $ par utilisateur et par mois.

Nextiva Avis : Est-ce le bon service téléphonique d'entreprise pour vous ?

Au fur et à mesure que mon entreprise devenait plus occupée, le nombre d'appels entrants a considérablement augmenté.

Mon ancienne méthode consistant à utiliser uniquement mon mobile pour tout ne fonctionnait plus. C'était peu professionnel et cela commençait à ralentir toute notre activité. Nous manquions des appels importants pendant les périodes chargées, les messages n'étaient pas correctement transmis entre les membres de l'équipe, et je pouvais dire que notre service client en pâtissait.

J'ai réalisé qu'un bon service téléphonique d'entreprise ne consiste pas seulement à paraître professionnel. Il s'agit d'avoir un moyen fiable de gérer la communication à mesure que votre entreprise se développe.

Cela étant dit, voyons si Nextiva est le bon service de téléphonie d'entreprise pour votre blog WordPress ou votre site Web.

1. Service de téléphonie VoIP

Comme Nextiva est un service téléphonique VoIP, il utilise Internet pour passer et recevoir des appels au lieu des lignes terrestres traditionnelles. Cela en fait une option beaucoup plus abordable pour nous.

Mais la première question que je reçois toujours des autres propriétaires d'entreprise est : « Que se passe-t-il si votre connexion Internet tombe en panne ? » C'est une préoccupation légitime, et c'était aussi la mienne.

D'après mon expérience, le service a été incroyablement stable. Même lorsque notre équipe est à son plus actif et en plusieurs appels à la fois, la qualité de la connexion reste claire et nous n'avons pas eu de problèmes d'appels interrompus.

Je sais que cette fiabilité n'est pas une coïncidence.

Bien que je n'entre pas dans les détails techniques, Nextiva exploite plusieurs centres de données comme sauvegardes. Ils annoncent une disponibilité de 99,999 %, ce qui peut sembler n'être qu'un chiffre marketing.

Mais honnêtement, au cours des quelques années où nous sommes avec eux, je ne me souviens pas d'une seule fois où le service Nextiva lui-même a été indisponible. Cette constance est essentielle pour que nous puissions maintenir un service professionnel pour nos clients.

2. Appels téléphoniques nationaux illimités

L'une des principales raisons pour lesquelles j'ai choisi Nextiva était les coûts mensuels prévisibles.

Avec notre ancien fournisseur de téléphonie, la facture fluctuait considérablement, surtout si nous avions un mois chargé avec beaucoup d'appels vers des numéros mobiles. Cela rendait la budgétisation difficile.

Nextiva offre des appels téléphoniques nationaux illimités aux États-Unis et au Canada, avec des minutes gratuites. Il n'y a pas de frais surprises, ce qui simplifie grandement la planification financière.

Cependant, il est bon de noter que les appels internationaux ne sont pas inclus et sont facturés à la minute. Si vous avez beaucoup de clients internationaux, ces coûts peuvent s'accumuler.

Lorsque nous nous préparions à changer, ma plus grande préoccupation était de perdre notre numéro d'entreprise existant. Il est sur notre site Web et sur tout notre matériel marketing.

L'idée de le changer était une grande inquiétude. Heureusement, nous avons pu transférer notre numéro existant vers le nouveau système.

Le processus s'appelle la « portabilité du numéro ». Pour nos clients, rien n'a changé. Ils ont continué à appeler le numéro qu'ils connaissaient déjà, ce qui était essentiel pour une transition en douceur.

Voici un conseil que j'ai partagé avec d'autres propriétaires d'entreprise : Nextiva vous permet également d'ajouter des numéros avec différents indicatifs régionaux à votre compte. Cela peut vous aider à établir une présence plus locale sur des marchés clés.

Cette combinaison de portabilité des numéros et d'appels illimités vous donne la liberté de vous développer sans vous soucier des coûts de communication.

3. Prise en charge de plusieurs appareils

L'une des choses que j'ai vraiment appréciées, c'est la flexibilité de Nextiva en matière d'équipement.

Ils prennent en charge les téléphones de bureau analogiques traditionnels, les téléphones de conférence et tout autre appareil téléphonique que vous souhaitez utiliser. Cependant, il existe également une application « softphone » Nextiva pour les navigateurs et les ordinateurs de bureau, afin que notre équipe puisse passer des appels vocaux via leurs ordinateurs.

Certains membres de mon équipe ne voulaient pas d'un autre appareil, donc c'était la solution parfaite. Ils utilisent simplement un casque connecté à leur ordinateur et l'application de bureau Nextiva pour passer et recevoir des appels.

Le fait que chacun puisse choisir la configuration qui lui convenait le mieux était un excellent point de départ.

Pour moi, l'outil le plus important est leur application mobile. Avant Nextiva, je devais souvent donner mon numéro de mobile personnel à mes clients pour les contacter « en dehors des heures de bureau ». Cela signifiait que les appels professionnels pouvaient arriver à tout moment, brouillant la frontière entre ma vie professionnelle et ma vie personnelle.

Maintenant, je peux passer et recevoir des appels en utilisant leur application iOS et notre numéro d'entreprise principal.

Les clients voient mon numéro professionnel, et mon numéro personnel reste privé. En fin de journée, je peux définir mon statut sur « indisponible », ce qui m'aide à me déconnecter correctement.

Mais l'application est plus qu'un simple moyen de répondre aux appels. Elle me donne un contrôle administratif complet de notre système téléphonique, ce qui a été incroyablement utile.

Bien qu'elle soit puissante, je dois dire que l'interface de l'application mobile peut parfois sembler un peu encombrée car elle regorge de fonctionnalités. Il faut un peu de temps pour s'y habituer par rapport à l'application de bureau, plus spacieuse.

4. Plusieurs numéros de téléphone professionnels

Avoir plusieurs numéros de téléphone via Nextiva nous a donné un réel avantage.

Lorsque vous démarrez, Nextiva vous fournira un numéro gratuit et des numéros locaux. Cela peut être incroyablement précieux pour l'image de votre entreprise. Votre numéro gratuit vous donne une présence professionnelle à l'échelle nationale, tandis que les numéros locaux vous aident à maintenir une image régionale sur différents marchés.

Par exemple, si vous souhaitez étendre votre équipe de support pour couvrir la côte Ouest, vous pouvez obtenir un numéro californien local et configurer des règles de routage spécifiques pour différents fuseaux horaires.

De plus, il est facile d'ajouter de nouveaux numéros. Je l'ai fait moi-même à quelques reprises directement depuis le tableau de bord d'administration en ligne.

Il y a des frais mensuels supplémentaires pour chaque numéro additionnel, mais pour la présence locale qu'il offre, je trouve que le faible coût est facilement justifié.

Nextiva propose également des numéros personnalisés, comme ceux qui épellent le nom de votre entreprise sur un clavier. J'ai examiné cette option, mais j'ai décidé que le coût supplémentaire n'était pas nécessaire pour notre entreprise pour le moment. C'est cependant une option intéressante pour l'avenir.

Et si vous avez déjà un numéro spécial gratuit ou local avec un autre fournisseur, vous pouvez le conserver lorsque vous changez.

5. Renvoi d'appels

La redirection d'appels est probablement la fonctionnalité la plus importante pour mon entreprise. Avec mon équipe travaillant depuis différents endroits, la façon dont nous acheminons nos appels est la clé de toute notre opération. J'ai passé beaucoup de temps dans les paramètres de Nextiva au fil des ans pour que cela soit parfait.

La configuration des bases est très simple. Par exemple, vous pouvez configurer votre numéro principal pour qu'il sonne pour l'équipe pendant les heures normales d'ouverture, de 9h à 17h. Après 17h, il peut être automatiquement transféré vers une messagerie vocale après les heures de bureau.

J'aime aussi préprogrammer nos heures de vacances au début de l'année. Cela ne prend que quelques minutes, et je n'ai pas à m'inquiéter de changer manuellement quoi que ce soit avant un jour férié.

Lorsque vous voyagez, vous pouvez transférer les appels vers votre appareil mobile, ce qui est une aubaine pour maintenir une communication cohérente avec vos clients.

Mais voici où cela devient vraiment utile : Nextiva vous permet de créer des règles de transfert conditionnel. Par exemple, Nextiva peut transférer les appels des clients VIP différemment des appels de support général.

Cela signifie que les appels à haute priorité peuvent sonner sur plusieurs appareils simultanément ou suivre une séquence spécifique de numéros jusqu'à ce que quelqu'un réponde. Vous pouvez utiliser cela pour offrir un support premium, en vous assurant que vos clients les plus importants ne tombent jamais sur la messagerie vocale.

Vous pouvez également configurer le transfert d'appel toujours actif, le transfert d'appel occupé, ou le transfert d'appel lorsqu'il n'y a pas de réponse.

6. Numéro gratuit

L'une des choses qui m'a impressionné dès le départ, c'est la rapidité avec laquelle nous avons pu être opérationnels. Dès que nous nous sommes inscrits, on nous a attribué un nouveau numéro gratuit et un numéro local de Floride.

Pour une entreprise en ligne comme WPBeginner avec une audience internationale, avoir ce numéro 800 nous a immédiatement donné une image plus professionnelle et établie.

Le meilleur pour moi, c'est que tout le système est basé sur le cloud. Comme notre équipe est répartie dans le monde entier, il n'a pas été nécessaire d'expédier du matériel ou de planifier un technicien.

J'ai simplement envoyé à chaque membre de l'équipe ses informations de connexion. Ils ont téléchargé l'application mobile Nextiva mobile app sur leurs ordinateurs, se sont connectés, et leur téléphone professionnel était prêt à l'emploi. Nous avons passé et reçu des appels en moins d'une heure, ce qui est un avantage énorme lorsque l'on évolue rapidement.

Nextiva est également livré avec un panneau d'administration simple basé sur le web où vous pouvez ajouter vos heures d'ouverture, configurer les extensions d'équipe, configurer la messagerie vocale, concevoir des flux d'appels, et plus encore.

Les premières choses que j'ai configurées ont été nos heures d'ouverture et nos messages d'accueil vocaux. Ensuite, j'ai passé du temps à cartographier le parcours de nos appelants – en configurant un menu pour qu'ils puissent appuyer sur '1' pour les ventes ou '2' pour le support, par exemple. La possibilité de concevoir visuellement comment nos appels sont acheminés vers différentes équipes a été incroyablement utile.

Je vais être honnête, cependant, le nombre d'options dans le constructeur de flux d'appels était intimidant au début. C'est un outil puissant, mais attendez-vous à passer quelques heures à regarder des tutoriels pour vraiment le maîtriser.

Au fur et à mesure que notre entreprise s'est développée, le système a grandi avec nous. Par exemple, lorsque nous avions besoin d'une ligne téléphonique dédiée pour notre équipe de support, j'ai pu me connecter et ajouter un nouveau numéro pour eux en quelques clics.

Une fois que vous êtes opérationnel, votre équipe peut composer instantanément des numéros de téléphone et appeler de nouveaux prospects en cliquant sur un bouton. Ce n'est pas du véritable numérotation automatique, mais cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de numérotation à chaque appel, ce qui s'accumule vraiment au cours de la journée.

7. Fonctionnalités de gestion des contacts

Bien que nous utilisions une plateforme de support client dédiée pour gérer nos relations clients. J'ai été sincèrement impressionné par les outils de gestion des contacts intégrés directement à Nextiva.

Pour une entreprise qui débute, ces fonctionnalités pourraient être tout ce dont vous avez besoin pour générer des prospects et gérer votre processus de vente.

Ce qui est particulièrement utile, c'est la possibilité de planifier des suivis.

Si un client potentiel dit qu'il a besoin de plus d'informations et demande un rappel la semaine prochaine, mon membre d'équipe peut créer une tâche de rappel sur-le-champ. Cette tâche apparaîtra sur son écran le jour prévu, garantissant que nous n'oublions jamais de faire un suivi d'un prospect potentiel.

Les agents en direct peuvent suivre visuellement l'ensemble du pipeline du processus de vente et afficher des métriques détaillées grâce à la surveillance des appels.

Il ne s'agit pas de surveiller votre équipe, mais d'identifier des tendances. Par exemple, si je remarque une augmentation des temps d'appel de support, cela pourrait signaler un problème avec une nouvelle mise à jour logicielle que je dois résoudre. Nextiva nous donne les informations dont nous avons besoin pour améliorer constamment notre service client.

Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, vous constaterez probablement que ses fonctionnalités CRM ne peuvent pas remplacer une plateforme dédiée comme HubSpot ou Salesforce. C'est excellent pour l'essentiel, mais à un moment donné, vous aurez probablement besoin des rapports approfondis et des automatisations marketing que vous obtenez avec une plateforme CRM dédiée.

8. SVI vocal

À mesure que notre volume d'appels augmentait, nous avions besoin d'un meilleur moyen de diriger les clients vers la bonne personne sans un menu long et frustrant. C'est là que le standard automatique de Nextiva (ce qu'ils appellent un serveur vocal interactif ou SVI) a été extrêmement utile.

Je dois admettre que j'étais sceptique au début. Nous avons tous utilisé ces systèmes vocaux qui ne semblent jamais comprendre ce que vous dites.

Cependant, j'ai été très impressionné par la version de Nextiva. Au lieu d'avoir à appuyer sur '1' pour les ventes et '2' pour le support, les appelants peuvent simplement dire ce dont ils ont besoin, comme « question de facturation » ou « aide avec OptinMonster ».

Le système les comprend et les achemine vers la bonne équipe correctement environ 90 % du temps. Bien qu'il puisse encore parfois mal comprendre un interlocuteur, le SVI dans l'ensemble peut réduire considérablement la frustration que vos clients éprouvent généralement avec les systèmes automatisés.

Ce que je trouve particulièrement précieux, c'est la façon dont Nextiva gère les périodes de pointe. Il peut fournir aux appelants des temps d'attente estimés et proposer des rappels, ce qui peut améliorer considérablement les scores de satisfaction client.

Parce que le système effectue le tri initial, nos agents de support et de vente peuvent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux : aider les clients. Ils passent moins de temps à agir comme des standardistes et plus de temps à résoudre des problèmes concrets. Les appels qui leur parviennent proviennent de personnes qui sont déjà au bon endroit, prêtes à parler.

9. Système téléphonique avec standard automatique

La fonctionnalité d'accueil automatique peut transformer la façon dont vous gérez les appels entrants. Il agit essentiellement comme un réceptionniste numérique pour notre entreprise, travaillant 24h/24 et 7j/7 pour s'assurer que chaque appelant est correctement accueilli et envoyé au bon endroit.

Je pensais que sa configuration allait être un processus très technique, mais ce fut étonnamment simple en utilisant le panneau d'administration Web de Nextiva. Je vais vous expliquer comment je l'ai fait.

D'abord, j'ai créé notre message d'accueil principal pour l'accueil professionnel.

Voici une astuce rapide : au lieu d'utiliser la voix générée par ordinateur, j'ai écrit un court script de bienvenue et j'ai demandé à un membre de l'équipe ayant une belle voix de l'enregistrer. Nous avons simplement téléchargé le fichier audio, et cela a instantanément donné à notre entreprise un son plus personnel et professionnel.

Ensuite, j'ai configuré les options du menu.

J'ai réfléchi aux principales raisons pour lesquelles les clients nous appellent et j'ai créé des choix simples : « Appuyez sur 1 pour les ventes », « Appuyez sur 2 pour le support », et ainsi de suite.

Pour chacune de ces options, je l'ai attribuée à un groupe de membres de l'équipe. Par exemple, lorsqu'un appelant appuie sur 2, cela sonne pour tous les membres de notre équipe de support en même temps, et la première personne qui répond prend l'appel.

L'une des choses les plus importantes à configurer est ce qui se passe lorsqu'il n'y a personne de disponible pour répondre. Vous ne voulez jamais qu'un appel client sonne indéfiniment.

Par exemple, vous pouvez demander à l'appelant de laisser un message vocal ou le transférer à une autre équipe. C'est une simple mesure de sécurité qui garantit qu'aucune demande client ne soit jamais perdue.

10. Transcriptions avancées de la messagerie vocale

La transcription des messages vocaux de Nextiva est l'une de ces fonctionnalités qui, une fois que vous l'avez, vous ne pouvez plus imaginer travailler sans elle.

Gardez simplement à l'esprit qu'elle n'est disponible que sur le plan Entreprise, ce qui a été un peu décevant. Je pense qu'une fonctionnalité aussi utile devrait être disponible sur le plan intermédiaire de Nextiva également.

Voici comment cela fonctionne : chaque fois que quelqu'un laisse un message vocal sur l'une de nos lignes, le système le transcrit automatiquement en texte et l'envoie par e-mail.

Au lieu d'écouter manuellement chaque message, de faire une pause pour noter les numéros de téléphone et les détails, vous pouvez simplement lire le message en quelques secondes. Nous pouvons rapidement voir ce dont le client a besoin et l'attribuer à la bonne personne, ce qui signifie que nous répondons aux gens beaucoup plus rapidement.

Le meilleur avantage est que vous pouvez consulter discrètement les messages vocaux urgents en lisant les transcriptions plutôt que de devoir vous isoler pour écouter les messages.

Un autre avantage inattendu est qu'il crée une archive consultable de nos messages vocaux.

L'autre jour, un membre de l'équipe avait besoin de se souvenir des détails d'une conversation datant de quelques mois. Ils ont pu rechercher le nom du client dans notre boîte de réception, et la transcription originale du message vocal est apparue immédiatement. Avoir ce contexte disponible instantanément est incroyablement précieux.

11. Analyses et rapports d'appels

En tant que propriétaire d'entreprise, je ne peux pas écouter tous les appels clients. Mais, j'ai quand même besoin d'avoir une bonne idée de la performance de notre équipe et de ce que nos clients vivent.

J'obtiens cette vue d'ensemble grâce aux fonctionnalités d'analyse et de reporting de Nextiva.

Par exemple, j'ai l'habitude de consulter notre tableau de bord d'appels chaque semaine. Il y a quelque temps, j'ai remarqué une tendance : nous avions un pic constant d'appels manqués chaque jour entre 12h et 13h, heure de l'Est.

Un rapide coup d'œil a montré qu'il s'agissait de l'une de nos heures les plus chargées, mais c'était aussi le moment où de nombreux membres de notre équipe prenaient leur pause déjeuner.

En utilisant cette simple donnée, nous avons décidé de décaler nos horaires de déjeuner. Presque immédiatement, le nombre d'appels manqués pendant cette heure a chuté à presque zéro. C'était un problème clair que les données ont rendu facile à repérer et à résoudre.

Nextiva propose également des sondages en ligne, vous pouvez donc obtenir des retours directement de vos clients.

Cela vous permet de surveiller les volumes d'appels, la satisfaction client et d'autres métriques importantes. Vous pouvez également repérer les problèmes potentiels avant qu'ils ne commencent à coûter de l'argent à votre entreprise.

Ces outils nous permettent d'être proactifs. Au lieu d'attendre qu'un client soit frustré et envoie un e-mail de colère, nous pouvons voir les tendances dans les données (comme des temps d'attente légèrement plus longs ou une baisse des scores de satisfaction) et nous pouvons enquêter et résoudre le problème sous-jacent avant qu'il ne devienne un problème plus important.

12. Conférence vidéo

En tant que fondateur d'une entreprise qui est remote-first depuis des années, la visioconférence est le ciment qui maintient notre équipe unie.

Avant, nous jonglions souvent avec différentes applications – une pour notre système téléphonique, une autre pour les réunions vidéo. Avoir des appels vidéo de haute qualité intégrés à la même plateforme Nextiva que nous utilisons pour tout le reste a rendu notre flux de travail quotidien beaucoup plus simple.

Avec Nextiva, vous pouvez organiser des visioconférences facilement en utilisant un numéro de téléphone professionnel virtuel et profiter de l'audio HD. Ces appels incluent également le partage d'écran, le partage de fichiers et la prise en charge des webinaires.

Nous prenons également l'habitude d'enregistrer nos réunions importantes, comme les assemblées générales ou les sessions de formation.

Si un membre de l'équipe ne peut pas y assister, nous lui partageons simplement l'enregistrement par la suite. Cela garantit que tout le monde reste sur la même longueur d'onde et dispose d'une ressource à laquelle se référer s'ils ont besoin de confirmer une décision qui a été prise. C'est un outil simple mais puissant pour maintenir une équipe à distance alignée.

13. Service de fax en ligne

Je sais à quoi pense la plupart des gens quand ils entendent le mot « fax ».

« Est-ce que quelqu'un utilise encore ça ? » Pour 99 % de nos activités chez WPBeginner, la réponse est non !

Cependant, vous rencontrerez occasionnellement des situations où le fax reste la méthode requise pour envoyer des documents sécurisés. C'est particulièrement vrai en ce qui concerne les documents juridiques, financiers ou gouvernementaux.

Dans le passé, c'était un vrai casse-tête. Cela signifiait trouver un magasin de fournitures de bureau local pour envoyer un fax pour nous, ce qui était toujours gênant et ne semblait jamais particulièrement sécurisé.

La bonne nouvelle est que Nextiva propose un service de fax Internet en ligne qui combine la puissance et la facilité de l'e-mail avec la sécurité des télécopieurs traditionnels. C'est une solution moderne pour une ancienne exigence.

Maintenant, si j'ai besoin d'envoyer un fax, je n'ai pas besoin d'une machine physique. Je compose simplement un e-mail, j'attache le document au format PDF et je l'envoie au numéro de fax du destinataire via Nextiva. Le service le convertit et l'envoie comme un fax traditionnel, et je reçois une confirmation par e-mail une fois qu'il est livré.

Nextiva enregistre automatiquement tous vos fax entrants et sortants pendant 6 mois. Notre équipe financière a trouvé cela utile à plusieurs reprises lorsqu'elle a eu besoin de récupérer un ancien document pour nos archives.

Nextiva dispose également du partage de fichiers intégré, vous pouvez donc facilement télécharger et partager vos fax avec des clients, des partenaires et des membres de votre équipe. C'est une fonctionnalité que nous n'utilisons pas tous les jours, mais quand nous en avons besoin, elle est incroyablement pratique.

14. Lancez des campagnes de marketing par SMS

Dans mon monde de l'édition en ligne, le marketing par e-mail a toujours été le roi.

Mais à mesure que les boîtes de réception se remplissent, il est devenu plus difficile de se faire entendre. C'est pourquoi nous avons commencé à expérimenter le marketing par SMS, et j'ai été incroyablement impressionné par son efficacité pour nos annonces les plus urgentes.

Les gens lisent presque toujours un SMS immédiatement. Cela signifie que c'est un excellent moyen d'augmenter le trafic de votre blog, d'améliorer l'engagement des utilisateurs et de réaliser plus de ventes.

Nextiva est excellent pour cela.

Nous n'envoyons pas un seul message générique à toute notre liste. Au lieu de cela, nous pouvons créer des groupes séparés et envoyer des SMS personnalisés aux utilisateurs.

Nous pouvons également personnaliser les SMS avec le prénom du client, ce qui donne l'impression d'une conversation individuelle.

La fonction de planification de Nextiva est également essentielle pour notre équipe marketing. Par exemple, nous pouvons préparer et planifier les SMS pour nos promotions du Black Friday et du Cyber Monday. Nous pouvons ensuite nous concentrer sur d'autres aspects du lancement, sachant que la campagne SMS s'exécutera automatiquement.

C'est un moyen puissant de susciter une action immédiate pour nos campagnes les plus importantes. Cela dit, je tiens à préciser qu'il ne s'agit pas d'un remplacement pour un outil de marketing SMS dédié.

Nextiva est excellent pour envoyer des annonces de base, mais il manque l'automatisation avancée, la segmentation et les analyses détaillées que vous obtiendriez d'une plateforme spécialisée.

15. Configurez un centre d'aide

Au-delà du support téléphonique, Nextiva propose une solution de support multicanal complète qui peut remplacer votre logiciel de help desk.

Il vous permet de communiquer avec les clients via plusieurs canaux de communication à partir d'un seul tableau de bord, y compris le téléphone, la voix, le SMS, le chat en direct, la vidéo, la messagerie d'équipe et les réseaux sociaux. Vous pouvez également répondre aux demandes à partir du même tableau de bord, quel que soit le moyen par lequel le client vous a contacté.

L'intégralité de l'historique de cette interaction (du message de chat initial aux notes de l'appel téléphonique) est conservée dans un fil continu. Cela signifie que tout membre de votre équipe peut voir l'histoire complète, et le client n'a jamais à se répéter.

Les clients peuvent soumettre des tickets, suivre leur progression et gérer leurs comptes à partir d'un portail libre-service. Le système de gestion des tickets de Nextiva est simple, vous permettant de définir facilement les priorités, d'envoyer des rappels, de communiquer avec votre équipe, et plus encore.

16. S'intègre aux meilleurs CRM et applications

L'une des choses les plus importantes que je recherche dans tout nouveau logiciel d'entreprise est la façon dont il fonctionne avec les outils que nous utilisons déjà. Je veux que nos systèmes communiquent entre eux pour faire gagner du temps et des efforts à mon équipe.

Ce fut un facteur majeur dans notre décision de choisir Nextiva, car il s'intègre à une tonne d'applications et de services que vous utilisez peut-être déjà sur votre site Web WordPress, votre blog ou votre boutique en ligne.

L'équipe Nextiva dispose d'intégrations prêtes à l'emploi pour toutes les meilleures suites de productivité, les applications de communication d'équipe, les outils d'automatisation, et plus encore.

Nextiva s'intègre également de manière transparente à tous les CRM les plus populaires pour les petites entreprises, y compris HubSpot, Zendesk, Zoho et Salesforce.

Si vous utilisez ces intégrations, vous pouvez organiser et segmenter les listes au sein de votre CRM, puis passer des appels en cliquant sur un bouton. Essentiellement, Nextiva peut transformer votre CRM actuel en une solution de centre d'appels sortants.

Au-delà de cela, Nextiva propose des API et des SDK pour des utilisateurs spécifiques afin que vous puissiez configurer des flux de travail automatisés en toute simplicité.

Cela signifie que si nous avons besoin de créer une connexion personnalisée entre Nextiva et l'un de nos propres systèmes internes, notre équipe de développement a la flexibilité de le faire.

Pour moi, ces intégrations sont ce qui élève Nextiva d'un simple service téléphonique à un véritable centre de communication pour toute mon entreprise.

17. Support communautaire et professionnel

Dans l'ensemble, j'ai constaté que Nextiva est un système que vous pouvez gérer vous-même en grande partie. Généralement, je me connecte simplement au tableau de bord d'administration, puis je gère moi-même les tâches courantes.

Qu'il s'agisse de créer un compte pour un nouvel employé ou d'ajuster notre message d'accueil principal, l'interface est suffisamment intuitive pour que je n'aie pas à appeler à l'aide chaque fois que je dois apporter une modification.

Quand j'ai une question, je suis le genre de personne qui préfère d'abord trouver la réponse moi-même. Cela dit, le portail de support en ligne de Nextiva est ma première destination. Il regorge d'articles utiles et de guides vidéo.

Je me souviens que lorsque j'essayais de configurer une règle de routage d'appels plus complexe, j'ai simplement consulté l'un de leurs tutoriels vidéo et je l'ai suivi étape par étape. Cela a rendu le processus clair et simple.

Bien sûr, parfois il suffit de parler à une vraie personne. Si vous souhaitez contacter directement l'équipe Nextiva, tous les plans incluent une assistance par e-mail, téléphone et chat en direct.

Savoir que vous disposez d'un support humain fiable lorsque vous en avez vraiment besoin procure une grande tranquillité d'esprit.

J'apprécie également qu'ils offrent un support sur tous leurs plans, pas seulement pour les clients haut de gamme. Pour moi, ce niveau d'accessibilité est un élément clé d'un bon service client.

Tarifs et forfaits Nextiva

En ce qui concerne les prix, l'une des choses que j'apprécie chez Nextiva, c'est que les plans sont conçus pour évoluer avec votre entreprise. Vous n'avez pas à payer pour de nombreuses fonctionnalités complexes lorsque vous débutez.

Par exemple, leurs plans d'entrée de gamme couvrent tous les éléments essentiels dont vous avez besoin pour gérer vos communications professionnelles de manière professionnelle – comme votre numéro de téléphone professionnel, les appels vocaux entrants et sortants, les réunions vidéo et les SMS professionnels. C'est parfait pour une petite équipe.

Pendant ce temps, si vous avez une entreprise en pleine croissance et que vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées comme un centre d'appels et une file d'attente, un numéro gratuit et un chatbot de site Web, vous pouvez commencer pour 40 $ par utilisateur chaque mois, payé annuellement.

L'essentiel pour moi était que nous n'avons mis à niveau que lorsque les besoins de notre entreprise justifiaient clairement l'investissement.

Le modèle de tarification par utilisateur est standard dans l'industrie, mais il peut devenir coûteux si vous avez de nombreux membres d'équipe qui n'ont besoin d'un accès téléphonique qu'occasionnellement, comme le personnel à temps partiel ou les stagiaires, car vous devez toujours payer une licence complète pour chacun d'eux.

Pour vous aider à obtenir le meilleur prix possible, l'équipe de Nextiva a proposé une offre spéciale pour les lecteurs de WPBeginner. En utilisant notre coupon Nextiva, vous pouvez commencer pour seulement 21 $ par mois et par utilisateur (soit 40 % de réduction !)

Conclusion : Nextiva est-il le bon service téléphonique d'entreprise pour vous ?

Alors, après avoir fait confiance à Nextiva pendant plusieurs années pour m'aider à gérer WPBeginner et mes autres entreprises, quel est mon verdict final ? Pour moi, cela s'est avéré être une base fiable et puissante pour toute la stratégie de communication de notre entreprise.

Je repense souvent aux premiers jours où j'utilisais mon téléphone portable personnel et à quel point c'était chaotique. Nous sommes passés d'une configuration désorganisée à un système soigné et professionnel qui permet à notre équipe d'offrir une excellente expérience client, où qu'elle travaille.

En tant qu'entreprise axée sur le travail à distance, la capacité de mon équipe à rester connectée sur n'importe quel appareil (leur ordinateur portable, leur téléphone de bureau ou l'application mobile) est absolument essentielle. Nextiva a toujours répondu à cette attente.

En fin de compte, toutes les fonctionnalités que j'ai mentionnées, du routage intelligent des appels aux intégrations CRM, servent un objectif principal : améliorer nos interactions avec les clients. Et c'est exactement ce que Nextiva nous a aidés à faire.

Parce que la tarification est conçue pour évoluer, c'est un choix approprié pour les entreprises de toutes tailles.

Vous pouvez commencer avec les éléments essentiels et ajouter des fonctionnalités plus avancées à mesure que votre entreprise se développe, ce qui est le type de flexibilité dont tout entrepreneur a besoin. Sur la base de mon expérience à long terme, je peux affirmer avec confiance que Nextiva est un choix solide pour toute entreprise cherchant à construire un système téléphonique professionnel et évolutif.

Questions fréquemment posées sur Nextiva

À quoi sert Nextiva ?

Nextiva est une plateforme de communication unifiée qui fournit des services téléphoniques d'entreprise sur Internet (VoIP). Elle permet aux entreprises de gérer les appels, les vidéoconférences, les SMS et même les fax en ligne, le tout depuis la même interface. 

Nextiva est-il un bon choix pour les petites entreprises ?

Oui, je pense que Nextiva est un excellent choix pour les petites entreprises. 

Ses plans tarifaires évolutifs vous permettent de commencer avec les fonctionnalités essentielles, puis d'ajouter plus de fonctionnalités à mesure que votre équipe grandit. Nextiva peut également aider les petites équipes à paraître plus établies grâce à des fonctionnalités professionnelles comme un standard automatique et des numéros gratuits. 

Dois-je acheter des téléphones spéciaux pour utiliser Nextiva ?

Non, vous n'avez pas besoin d'acheter de matériel spécial. 

Bien que Nextiva prenne en charge les téléphones de bureau traditionnels, vous pouvez passer et recevoir des appels directement depuis votre ordinateur ou votre smartphone en utilisant les applications Nextiva. Cette flexibilité est parfaite pour les équipes à distance, ou les startups qui n'ont pas accès à du matériel spécialisé.

Puis-je transférer mon numéro d'entreprise existant vers Nextiva ?

Oui, Nextiva vous permet de transférer un numéro d'entreprise local ou gratuit existant vers leur service. Le processus est généralement fluide et vous permet de conserver le numéro de téléphone que vos clients connaissent et auquel ils font déjà confiance.

Quelles sont les meilleures alternatives à Nextiva ?

Bien que Nextiva soit un fournisseur de premier plan, il existe d'autres excellentes alternatives que vous pourriez vouloir explorer, telles que RingCentral et Ooma.

Pour une analyse complète, consultez notre guide d'experts sur les meilleurs services téléphoniques d'entreprise.

J'espère que cet avis sur Nextiva vous a aidé à décider si c'est le bon service téléphonique d'entreprise pour vous. Vous pourriez également vouloir apprendre comment suivre les visiteurs de votre site WordPress ou consulter notre sélection d'experts des meilleurs logiciels de chatbots IA.

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