Cómo usar WordPress para la gestión de documentos o archivos

Un desafío común que enfrentan los usuarios de WordPress es la gestión de documentos o archivos.

Mantener un registro de las revisiones, el control de acceso y simplemente localizar los archivos que necesita puede convertirse rápidamente en una pesadilla que consume mucho tiempo si está administrando un equipo. Pero aquí en WPBeginner, tenemos la solución.

En este artículo, le mostraremos cómo usar WordPress como un sistema de gestión de documentos o archivos. De esta manera, tendrá un sistema optimizado para almacenar, organizar y colaborar en todos los documentos esenciales de su sitio web.

¿Por qué usar WordPress para administrar documentos y archivos?

Si forma parte del equipo de contenido, es posible que esté utilizando varias plataformas para comunicarse y trabajar en sus tareas.

Por ejemplo, podría compartir borradores usando una plataforma como Google Drive, seguir el proyecto con Asana y comunicarse con los miembros de su equipo usando Slack. Luego, tendrá que publicar el borrador final junto con las imágenes en WordPress.

El problema es que es fácil perder la pista de un documento cuando se utilizan tantas herramientas diferentes.

Si estos archivos y documentos se utilizarán para tu sitio de WordPress, te recomendamos mantener todo en un solo lugar en tu panel de administración de WordPress. De esta manera, podrás administrar, actualizar y publicar contenido de manera eficiente sin la confusión de navegar por diferentes herramientas.

Por defecto, WordPress tiene una biblioteca de medios integrada que puedes usar para almacenar varios tipos de archivos. El inconveniente es que solo puedes almacenar y organizar archivos en ella y no mucho más.

Teniendo esto en cuenta, te mostraremos cómo usar WordPress para administrar tus documentos y archivos fácilmente. Puedes usar estos enlaces rápidos para navegar por los pasos:

• Paso 1: Instalar los plugins WP Document Revisions y Members
• Paso 2: Subir un nuevo documento a WP Document Revisions
• Paso 3: Crear tus propios estados de flujo de trabajo para documentos
• Step 4: Manage User Roles and Document Access in WordPress

Paso 1: Instalar los plugins WP Document Revisions y Members

La forma más fácil de configurar un sistema de gestión de documentos en WordPress es usando WP Document Revisions. Este plugin te permite trabajar en archivos con otras personas, almacenar documentos en línea y ver un historial completo de revisiones para cada documento.

Otro plugin que deberías instalar es Members. Este plugin te permite crear y personalizar los permisos para los roles de usuario de WordPress, lo cual será útil para administrar los accesos a los documentos.

Para esta guía, la versión gratuita de Members es suficiente. Sin embargo, es posible que desees actualizar a la versión premium de MemberPress para obtener más funciones, como agregar niveles de membresía, crear contenido restringido y limitar el acceso según diferentes niveles de membresía.

Lo primero que necesitas hacer es instalar y activar estos plugins. Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Luego, continúa al siguiente paso.

Paso 2: Subir un nuevo documento a WP Document Revisions

Después de activar el plugin WP Document Revisions, verás una nueva opción de 'Documentos' en el menú de la izquierda.

Intentemos subir un documento a WordPress. Para hacer esto, dirígete a Documentos » Todos los Documentos. Luego, haz clic en el botón 'Agregar Documento'.

A continuación, necesitas darle un título al documento. Este debe ser algo que te ayude a identificar el documento, especialmente si compartes el panel de WordPress con otras personas, como bloggers invitados.

Hecho esto, haz clic en el botón ‘Subir nueva versión’.

Esto abre la ventana emergente ‘Subir documento’, que funciona de manera similar a la biblioteca de medios estándar de WordPress.

Puedes arrastrar y soltar tu documento en la ventana emergente o hacer clic en ‘Seleccionar archivo’ y luego elegir un archivo de tu computadora.

WP Document Revisions ahora subirá el archivo a WordPress.

WP Document Revisions tiene potentes funciones de control de versiones. Esto puede ayudarte a colaborar con otras personas mostrando el historial completo de un documento. Incluso puedes abrir versiones anteriores del archivo y restaurar una versión anterior en cualquier momento.

Cada vez que subas o actualices un documento, puedes escribir una nota en el Resumen de revisión.

Estas notas aparecerán en el registro de revisiones hacia la parte inferior de la pantalla, junto al nombre de la persona que realizó la actualización.

Si la actualización incluyó la carga de un nuevo archivo, también verás un enlace ‘Restaurar’.

Simplemente haz clic en el enlace para restaurar esta versión del documento. Incluso si reviertes a una versión anterior del archivo, el historial permanecerá intacto, por lo que no perderás ninguna información.

Hecho esto, puedes establecer el estado del flujo de trabajo del documento.

Si compartes el panel con otras personas, esto permite que todos sepan que el documento es un borrador inicial, está en revisión, en progreso o en algún otro estado. Esto puede ayudarte a evitar malentendidos y mejorar el flujo de trabajo editorial en blogs de WordPress con múltiples autores.

Simplemente abre el menú desplegable en ‘Estado del flujo de trabajo’ y luego elige una opción de la lista.

A continuación, es posible que desees agregar una descripción, que ayudará a otros usuarios a comprender de qué trata el archivo.

Para hacer esto, simplemente escribe en el editor de texto. Esta sección incluye todas las opciones estándar de formato de texto, por lo que puedes agregar un enlace y crear puntos de viñeta y listas numeradas, así como agregar formato en negrita e itálica y más.

También es posible que desees agregar una imagen del documento, lo que puede ayudar a los usuarios a comprender el archivo o proporcionar información adicional, similar a un índice o apéndice.

El proceso es similar a agregar una imagen destacada a las publicaciones y páginas de WordPress. Simplemente selecciona 'Establecer imagen del documento' y luego elige una imagen de la biblioteca de medios o carga un archivo nuevo desde tu computadora.

Cuando cargas un archivo, WP Document Revisions te marca como el propietario del documento.

Para asignar este archivo a otra persona, simplemente abre el menú desplegable 'Propietario' y elige un nuevo usuario de la lista. Esto puede ayudar a mantener tus documentos organizados, especialmente si has agregado muchos usuarios y autores a tu blog de WordPress.

Por defecto, WP Document Revisions publicará el archivo de forma privada para que solo los usuarios registrados puedan verlo.

Otra opción es publicar el documento en tu sitio web de WordPress para que las personas puedan acceder a él sin iniciar sesión en el panel de administración.

Incluso si publicas el documento, sigue siendo una buena idea agregar una contraseña haciendo clic en el enlace ‘Editar’ junto a ‘Visibilidad’.

Luego, selecciona ‘Protegido con contraseña’ y escribe una contraseña segura en el campo ‘Contraseña’.

Hecho esto, haz clic en ‘Aceptar’ para guardar tus cambios.

¿No quieres usar una contraseña? Entonces, puedes seguir el mismo proceso descrito anteriormente, pero esta vez selecciona ‘Público’.

No importa cómo publiques el archivo, WP Document Revisions mostrará su URL directamente debajo del título. Las personas pueden ver el archivo visitando esta URL.

Para crear un permalink personalizado en su lugar, haz clic en el botón ‘Editar’.

Luego, escribe la nueva URL y haz clic en ‘Aceptar’.

Cuando estés satisfecho con la información que has introducido, haz clic en el botón ‘Actualizar’ para guardar tu configuración.

Paso 3: Crear tus propios estados de flujo de trabajo para documentos

Como has visto en el paso anterior, los estados del flujo de trabajo facilitan ver si un documento es un borrador inicial, está en progreso o en algún otro estado. De manera similar a cómo guardas las publicaciones de blog como borradores o publicadas, los estados pueden mejorar el flujo de trabajo editorial.

WP Document Revisions viene con cuatro estados de flujo de trabajo predeterminados: finalizado, en progreso, borrador inicial y en revisión. Es posible que necesites cambiar estos estados predeterminados o agregar más estados.

Para cambiar los estados del flujo de trabajo, ve a Documentos » Estados del Flujo de Trabajo. Si deseas personalizar un estado existente, simplemente colócate sobre él y haz clic en el botón ‘Editar’.

Esto abre un editor donde puedes cambiar el nombre, el slug y la descripción del estado del flujo de trabajo. Esto es similar a cómo editas categorías y etiquetas en WordPress.

Una vez que hayas terminado de hacer los cambios, haz clic en el botón ‘Actualizar’.

También puedes agregar nuevos estados de flujo de trabajo.

En Documentos » Estados del Flujo de Trabajo, escribe un nuevo nombre, slug y descripción. Luego, haz clic en el botón ‘Agregar Nuevo Estado de Flujo de Trabajo’.

Paso 4: Administrar Roles de Usuario y Acceso a Documentos en WordPress

Por defecto, WP Document Revisions asigna diferentes capacidades de edición de documentos a las personas según su rol de usuario. Por ejemplo, los autores no pueden editar documentos publicados por otras personas ni leer documentos publicados de forma privada.

Los permisos predeterminados deberían ser adecuados para la mayoría de los sitios web. Sin embargo, si deseas revisar y cambiar alguna de estas configuraciones, la forma más fácil es usando Members.

Después de instalar y activar Members, ve a la página Members » Roles para ver todos los diferentes roles de usuario en tu sitio web de WordPress.

Aquí, coloca el cursor sobre el rol de usuario que deseas modificar.

Luego, puedes hacer clic en ‘Editar’ cuando aparezca, lo que abrirá el editor de roles de usuario.

La columna izquierda muestra todos los diferentes tipos de contenido.

En el menú de la izquierda, haz clic en ‘Documentos’.

Ahora verás todos los permisos que tiene este rol de usuario, como la capacidad de eliminar archivos de otra persona o editar sus propios documentos.

Simplemente haz clic en la casilla de verificación ‘Otorgar’ o ‘Denegar’ para cada permiso.

Cuando estés satisfecho con los cambios que has realizado, haz clic en ‘Actualizar’.

Para una mirada más detallada al plugin Members, consulta nuestra guía sobre cómo agregar o eliminar capacidades a los roles de usuario en WordPress.

Después de instalar este plugin, incluso puedes controlar quién tiene acceso a cada documento. Simplemente dirígete a Documents » All Documents.

Aquí, coloca el cursor sobre cualquier archivo y haz clic en el enlace ‘Editar’ cuando aparezca.

Ahora, desplázate hasta el nuevo cuadro ‘Permisos de contenido’. Aquí encontrarás una lista de todos los roles de usuario en tu blog de WordPress o sitio web.

Simplemente marca la casilla junto a cada rol que necesite acceder a este documento.

En esta sección, también verás una pestaña de Membresías Pagadas. Esto te permite restringir el acceso a los miembros que pagan.

Para más información, consulta nuestra guía definitiva para crear un sitio de membresía de WordPress.

Cuando estés satisfecho con los cambios, haz clic en ‘Actualizar’ para guardar tu configuración como antes.

Aprende más formas de administrar archivos de WordPress

Esta guía te mostró cómo usar WordPress para mantener organizados todos tus documentos importantes. ¡Pero eso no es todo lo que WordPress puede hacer! Aquí tienes algunas formas de hacer que la administración de tus archivos en WordPress sea aún más fácil.

¿Necesitas subir archivos como hojas de cálculo o presentaciones a tu sitio web? Nuestra guía sobre cómo agregar tipos de archivo adicionales para subir en WordPress puede ayudarte. Te mostrará cómo hacer que WordPress también acepte esos archivos, para que puedas mantener todo en un solo lugar.

¿Quieres facilitar que las personas sepan de un vistazo qué tipo de archivo es algo? Nuestro artículo sobre cómo agregar íconos de tipo de archivo adjunto en WordPress es perfecto para ti. Te mostrará cómo agregar pequeñas imágenes junto a tus archivos para que todos sepan si es un documento, un video o algo más.

Finalmente, si necesitas subir PDFs específicamente, ¡también tenemos una guía para eso! cómo subir archivos PDF a tu sitio de WordPress te mostrará una forma fácil de poner esos PDFs en tu sitio web y asegurarte de que se vean bien.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo usar WordPress para la gestión de documentos o archivos. También podrías querer ver nuestra selección experta de los mejores plugins de registro y seguimiento de actividad de WordPress y nuestra guía sobre cómo vaciar automáticamente la papelera de WordPress.

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