10 beste Shared Inbox Tools zur Verwaltung von Team-E-Mails (Expertenauswahl)

Bei WPBeginner verwalten wir viele Kunden- und Team-E-Mails über verschiedene Projekte und Websites hinweg. Auf diesem Weg haben wir viele Shared-Inbox-Tools ausprobiert, um die besten für uns und kleine Unternehmen im Allgemeinen zu finden.

Die Kommunikation Ihres Teams im Auge zu behalten, kann eine echte Kopfschmerzursache sein. Bei so vielen Shared-Inbox-Tools da draußen kann die Wahl des richtigen Tools überwältigend wirken.

Deshalb haben wir uns die Zeit genommen, alle beliebten Tools für gemeinsame Posteingänge zu testen und auf Faktoren wie Preisgestaltung, Benutzerfreundlichkeit und Schlüsselfunktionen geachtet.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die besten Shared-Inbox-Tools, um Ihre Team- und Kunden-E-Mails einfach zu verwalten.

Beste Shared Inbox Tools: Unsere Top-Auswahl

Wie wir Shared Inbox Software getestet und bewertet haben

Überfordert von einem Berg von Team-E-Mails? Shared Inbox Software kann Ihre Lösung sein. Es ist wie ein zentraler Ort, an dem Ihr Team zusammenarbeiten kann, um alle Ihre eingehenden E-Mails effizient zu verwalten.

Um die besten Shared-Inbox-Lösungen für Sie zu finden, haben wir uns darauf konzentriert, was für Geschäftsinhaber am wichtigsten ist. Wir haben uns über schicke Extras hinaus auf die wichtigsten Funktionen konzentriert, die Sie benötigen.

Zum Beispiel ist Automatisierung ein Game-Changer. KI-Experte Rohit Gupta, CEO von Auditoria.AI, erklärt:

Mit automatisierten Workflows werden E-Mails basierend auf vordefinierten Regeln und Kriterien an die entsprechenden Teammitglieder oder Abteilungen weitergeleitet. Diese Innovation optimiert den Prozess und reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Nachrichten in gemeinsamen Posteingängen verloren gehen oder übersehen werden.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Wir nutzen einige dieser Tools auch selbst für verschiedene Projekte, daher wissen wir, dass sie gut funktionieren. Andere sind beliebte Optionen, die wir gründlich getestet haben, um sicherzustellen, dass sie liefern. Wir würden kein Tool empfehlen, das wir nicht selbst verwenden würden.

Schließlich haben wir Benutzerbewertungen und Testimonials durchforstet, um zu verstehen, wie effektiv, zuverlässig und benutzerfreundlich diese gemeinsamen Posteingangslösungen in realen Szenarien sind.

1. Help Scout

Für kleine Unternehmen, die eine kollaborative Inbox nutzen möchten, sticht Help Scout als beste Shared-Inbox-Software hervor. Sie ist einfach einzurichten, benutzerfreundlich und bietet ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die Zusammenarbeit an E-Mails ist mit Help Scout einfach. Sie können Konversationen bestimmten Teammitgliedern zuweisen, private Notizen für Ihr Team hinterlassen und sogar prüfen, ob jemand anderes bereits an dem Ticket arbeitet, um doppelte Arbeit zu vermeiden.

Eine der Stärken von Help Scout ist die Möglichkeit, Konversationen in Ordner und Teams zu organisieren. Wir haben diese Funktion genutzt, um separate Posteingänge für verschiedene Funktionen in unseren Projekten zu erstellen, wie z. B. Marketing und Kundensupport.

Help Scout ermöglicht es Ihnen auch, Benutzer aus anderen Abteilungen, wie z. B. Buchhaltung oder Vertrieb, als „Light-Benutzer“ einzubinden. Sie können sie zu Gesprächen hinzufügen, damit sie über relevante Probleme informiert sind und Kunden Hilfe von den richtigen Personen erhalten können.

Wenn Sie eine Wissensdatenbank haben, können Sie diese einfach direkt in Ihrem Posteingang nachschlagen, um Ihren Kunden hilfreiche Inhalte zu senden. So müssen Sie nicht den Tab wechseln.

Vorteile von Help Scout:

• Verbesserter Workflow: Verwenden Sie die Schlummerfunktion, um Konversationen vorübergehend beiseite zu legen und sie zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit wieder oben in Ihrem Posteingang anzuzeigen.
• Kollisionserkennung: Verhindern Sie, dass Teammitglieder gleichzeitig auf dieselbe E-Mail antworten.
• Interne Notizen: Ermöglichen Sie Teammitgliedern, Kundeninteraktionen privat innerhalb von E-Mails zu besprechen.
• Kundenkontext: Sehen Sie alle vergangenen Interaktionen und Informationen Ihres Kunden in einer praktischen Seitenleiste. Sie können diese Informationen bei Bedarf sogar aktualisieren.
• Detaillierte Berichte und Analysen: Bietet wertvolle Einblicke in die Leistung Ihres Teams, einschließlich der ersten Antwortzeiten auf E-Mails und der durchschnittlichen Lösungszeiten.
• Multi-Channel-Kommunikation: Help Scout geht über E-Mail hinaus und bietet Integrationen für Live-Chat, soziale Medien und SMS-Kommunikation (über Drittanbieter-Integrationen).

Nachteile von Help Scout:

• Begrenzte KI-Funktionen: Erweiterte KI-Funktionalitäten sind nur in höheren Tarifen verfügbar.
• Skalierbarkeitsprobleme: Nach unserer Erfahrung können große Unternehmen mit Help Scout einige Fehler und Einschränkungen erfahren.

Preise: Die Preise von Help Scout beginnen bei 0 US-Dollar pro Monat für unbegrenzte Benutzer (mit einem Limit von 50 Kontakten) und steigen auf 75 US-Dollar pro Monat für 100 Kontakte. Eine kostenlose Testversion ist ohne Kreditkarte verfügbar, sodass Sie es ausprobieren können, bevor Sie sich festlegen. Höhere Pläne bieten mehr Kontakte, zusätzliche gemeinsame Posteingangskonten, HIPAA-Konformität und einen dedizierten Account Manager.

Warum wir Help Scout gewählt haben: Die Erschwinglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und die leistungsstarken Kollaborationsfunktionen von Help Scout machen es zur perfekten Wahl für kleine Unternehmen, die ihre Kundenkommunikation verbessern, Team-Workflows optimieren und letztendlich die Kundenzufriedenheit steigern möchten.

2. Heroic Inbox

Betreiben Sie eine WordPress-Website? Dann ist Heroic Inbox die beste Shared-Inbox-Lösung für Sie. Dieses Helpdesk-Plugin verbindet Ihre WordPress-Site nahtlos mit Ihrem E-Mail-Konto. So können Sie Ihren Kundensupport-Posteingang direkt von Ihrem WordPress-Adminbereich aus verwalten.

Es lässt sich nahtlos in beliebte E-Mail-Clients wie Gmail (Google Workspace) und Outlook integrieren.

Zugegebenermaßen ist die Einrichtung von Heroic Inbox möglicherweise nicht so einfach wie bei einigen anderen Optionen. Allerdings bieten nur wenige Plugins dieses Maß an WordPress-Integration, was es zu einer praktischen Wahl für Website-Besitzer macht, die eine zentralisierte Plattform bevorzugen.

Um zu erfahren, wie Sie Gmail mit Heroic Inbox einrichten, können Sie unseren Artikel zur Einrichtung einer gemeinsamen Gmail-Inbox in WordPress lesen.

Ein weiterer Vorteil ist die WooCommerce-Integration. Bei der Interaktion mit Kunden können Sie deren frühere Einkäufe in der Heroic Inbox-Oberfläche einsehen. Dies liefert wertvollen Kontext für die Lösung von Anfragen und das Anbieten personalisierter Unterstützung.

Außerdem ist Heroic Inbox übersetzungsbereit, was es zu einer großartigen Option für Unternehmen macht, die internationale Kunden bedienen.

Vorteile von Heroic Inbox:

• Unbegrenzte Tickets und Benutzer: Verwalten Sie eine beliebige Anzahl von Kundenanfragen und Support-Teammitgliedern ohne Einschränkungen.
• Ticket-Historie: Überprüfen Sie die bisherige Nachrichten-Historie jedes Kunden, um seine Bedürfnisse zu verstehen und wiederkehrende Probleme zu verfolgen. Dies kann auch für die Nachfasskommunikation hilfreich sein.
• E-Mail-Tags zur Organisation: Erstellen Sie benutzerdefinierte Tags, um Ihre Support-Tickets für eine effiziente Verwaltung zu kategorisieren und zu organisieren.
• Entwurfsantworten: Verbessern Sie die Teamarbeit, indem Sie Entwurfsantworten zur Überprüfung und Genehmigung erstellen, bevor Sie sie an Kunden senden.
• Dateianhänge: Ermöglichen Sie Kunden, Dateien anzuhängen an ihre Support-Tickets für eine klare Kommunikation und laden Sie Anhänge direkt in WordPress herunter.

Nachteile von Heroic Inbox:

• Eingeschränkte Funktionen im Einstiegsplan: Dem Basisplan von Heroic Inbox fehlen Funktionen, die häufig in Einstiegsplänen anderer Lösungen zu finden sind (wie Kollisionserkennung, interne Diskussionen und gespeicherte E-Mail-Vorlagen).

Preise: Heroic Inbox beginnt bei 199,50 $ pro Jahr und reicht bis zu 499,50 $ pro Jahr. Im Gegensatz zu einigen Wettbewerbern bietet es einen Pauschalpreis ohne nutzerabhängige Preisgestaltung, was kostengünstig sein kann. Höhere Pläne beinhalten Premium-Support-Optionen.

Für das beste Preis-Leistungs-Verhältnis empfehlen wir das Heroic Bundle, das Heroic Inbox und Heroic KB, ein leistungsstarkes Wissensdatenbank-Plugin, enthält. Der Preis liegt zwischen 299,50 $ pro Jahr und 849,50 $ pro Jahr.

Warum wir Heroic Inbox gewählt haben: Die nahtlose Integration des Plugins mit WordPress, unbegrenzte Tickets und Benutzer sowie die WooCommerce-Kompatibilität machen es zu einer überzeugenden Option für WordPress-basierte Unternehmen.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie sich unsere HeroThemes-Bewertung ansehen.

3. HubSpot

Verwalten Sie Kundeninteraktionen über verschiedene Phasen hinweg, von der Gewinnung potenzieller Kunden über die Betreuung bestehender Kunden bis hin zur laufenden Unterstützung? Wenn ja, könnte HubSpot die perfekte Lösung für eine gemeinsame Inbox für Sie sein.

HubSpot ist ein bekanntes Customer Relationship Management (CRM)-Tool. Die Team-E-Mail-Funktion ist auf den Plattformen Marketing, Sales und Service Hub verfügbar.

Neben einem gemeinsamen Posteingang erhalten Sie auch Funktionen wie die Nachverfolgung von E-Mail-Antworten, Berichte über die E-Mail-Leistung und anpassbare Posteingangsansichten. Diese Tools helfen Ihnen, wertvolle Einblicke in Ihre E-Mail-Kommunikation zu gewinnen und den Workflow Ihres Teams zu optimieren.

Eine Sache, die uns beeindruckt hat, war die großzügige Anzahl von E-Mail-Vorlagen und vorgefertigten Textbausteinen von HubSpot, die jeweils bis zu 5.000 umfassen. Dies ermöglicht es Ihnen, Zeit zu sparen, indem Sie vorformulierte Inhalte für häufige Nachrichten wiederverwenden.

Vorteile von HubSpot:

• Leistungsstarkes CRM: Verwalten Sie Kundensupport, Vertriebsansprachen und Marketingkampagnen auf einer einzigen Plattform.
• Skalierbare E-Mail-Vorlagen: Erstellen Sie bis zu 5.000 vordefinierte Textbausteine und E-Mail-Vorlagen für eine effiziente Kommunikation.
• Einblicke in die E-Mail-Leistung: Gewinnen Sie wertvolle Daten zur E-Mail-Gesundheit, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Neben der automatischen Weiterleitung von Konversationen können Sie auch Auslöser für automatisierte E-Mail-Antworten für Marketing oder Vertrieb einrichten.
• Automatisierung verbundener Postfächer: Wenn die Plattform mit HubSpot verbunden ist, erfasst sie automatisch Ihre Kontakte, verwaltet sie und schlägt Aktionen basierend auf dem E-Mail-Inhalt vor.

Nachteile von HubSpot:

• Begrenztes SLA-Management: Ähnlich wie bei anderen Lösungen ist das SLA-Management (Service Level Agreement) nur in höheren Tarifen verfügbar. Bei HubSpot müssen Sie jedoch vom Plan für 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat auf den deutlich teureren Plan für 1.080 US-Dollar pro Monat upgraden.

Preise: HubSpot bietet einen kostenlosen Plan mit eingeschränkten Funktionen. Bezahlte Customer Platform-Pläne reichen von 15 $/Benutzer pro Monat bis zu 4.000 $/Monat. Diese Pläne beinhalten den Zugriff auf die Hubs Marketing, Sales, Service, Content, Operations und Commerce.

Obwohl Sie technisch gesehen einen benutzerdefinierten Plan erstellen können, der nur die Marketing-, Vertriebs- und Service-Hubs für die Team-Inbox-Funktionalität enthält, stellten wir fest, dass der Preis höher war als bei den vorab zusammengestellten Plänen.

Warum wir HubSpot gewählt haben: Seine CRM-Tools, umfangreichen E-Mail-Funktionen, Automatisierungsfähigkeiten und KI-gestützten Funktionen machen es zu einem starken Kandidaten für Unternehmen, die alle ihre Kundeninteraktionen auf einer zentralen Plattform verwalten möchten.

Sie können mehr darüber in unserem vollständigen HubSpot-Testbericht erfahren.

4. HelpDesk

HelpDesk ist eine Kundenservice-Plattform mit einem leistungsstarken System zur Verwaltung all Ihrer Support-E-Mails an einem Ort.

So funktioniert es: Jede E-Mail von einem Kunden wird zu einem Ticket. Sie können diese Tickets dann einfach als wichtig oder weniger dringend markieren, Tags hinzufügen, um den Überblick zu behalten, und sie bestimmten Teammitgliedern oder Followern zuweisen, die über die Konversation informiert sein sollten.

Um Ihnen Zeit beim Beantworten häufiger Fragen zu sparen, können Sie mit HelpDesk Ihre eigenen anpassbaren E-Mail-Vorlagen erstellen. Es gibt sogar einen visuellen Editor, der die Erstellung dieser vorgefertigten Antworten zum Kinderspiel macht.

Wenn Sie HelpDesk an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen möchten, können Sie Ihren Tickets benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Sie könnten zum Beispiel ein Feld für die „Bestellnummer“ erstellen, damit Ihr Team relevante Kundeneinkaufsdetails leicht finden kann, ohne E-Mails durchsuchen zu müssen.

Vorteile von HelpDesk:

• Perfekt für Kundensupport-Teams: Funktionen wie das Markieren von Prioritäten, das Taggen von Kundenkonversationen, das Zuweisen von Teamkollegen und das Hinzufügen von Followern zu Tickets erleichtern Ihrem Team die Zusammenarbeit.
• Teamwork-Funktionen: Fügen Sie private Notizen oder Erwähnungen hinzu, um andere Teammitglieder einzubeziehen, die möglicherweise helfen können, und stellen Sie sicher, dass jeder die benötigten Informationen hat.
• Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben: Richten Sie automatische Zuweisungsroutinen und Workflows ein, um die Bearbeitung von Tickets zu beschleunigen.
• Leistungsanalysen: Erhalten Sie Echtzeitberichte, die Ihnen Metriken wie die Tageszeiten mit den meisten E-Mails, die Lösungsdauer von Problemen und die Geschwindigkeit, mit der Ihr Team auf Kunden reagiert, anzeigen.
• Team-Antwort-E-Mail-Adressen: Erstellen Sie professionell aussehende geschäftliche E-Mail-Adressen für ausgehende Nachrichten wie sales@business.com oder marketing@business.com.

Nachteile von HelpDesk:

• Einheits-Preisgestaltung: HelpDesk hat nur einen Standardplan. Wenn Sie mehr Benutzer benötigen, als im Plan enthalten sind, müssen Sie ein individuelles Angebot einholen, das für kleine Unternehmen teuer sein kann.

Preise: HelpDesk beginnt bei 29 $/Nutzer pro Monat. Es wird auch vom selben Unternehmen wie LiveChat und ChatBot verwaltet, sodass Sie Live-Chat und Chatbots hinzufügen können, um die E-Mail-Kommunikation zu erweitern.

Warum wir HelpDesk gewählt haben: Wir haben HelpDesk wegen seines benutzerfreundlichen Ticketingsystems und seiner speziell für Kundenservice-Teams entwickelten Funktionen gewählt. Mit seinem Fokus auf Teamarbeit, Automatisierung und hilfreichen Berichten kann HelpDesk Ihnen helfen, das Kundenerlebnis zu verbessern.

5. Gmelius

Gmelius ist eine Gmail-spezifische Lösung für gemeinsame Postfächer. Während der Einrichtung können Sie Ihren Fokus wählen: „Inbox Focus“ zur Optimierung eingehender E-Mails mit Automatisierung oder „Outreach Focus“ zur Steigerung Ihrer ausgehenden E-Mail-Bemühungen.

Sie können Gmelius mit Ihrem bestehenden Gmail-Konto verbinden, eine Google Group-E-Mail in eine kollaborative Inbox umwandeln oder sogar einen E-Mail-Alias verbinden. Die Benutzeroberfläche selbst ähnelt stark Gmail, was sie perfekt für Personen macht, die mit Googles E-Mail-Plattform vertraut sind.

Die wahre Stärke von Gmelius liegt in seinen Anpassungsoptionen. Sie können benutzerdefinierte Ansichten basierend auf zugewiesenen Teammitgliedern, E-Mail-Tags oder anderen Kriterien erstellen.

Zusätzlich helfen Ihnen Automatisierungsregeln und Vorlagen bei der Optimierung Ihres Workflows. Sie können beispielsweise automatische Antworten einrichten, E-Mails basierend auf dem Inhalt zuweisen oder sogar Benachrichtigungen über verletzte SLAs erhalten, um die E-Mail-Verwaltung Ihres Teams zu optimieren.

Vorteile von Gmelius:

• Vertraute Oberfläche: Gmelius fühlt sich wie eine Erweiterung von Gmail an, was es für bestehende Gmail-Benutzer einfach zu erlernen und zu verwenden macht.
• Leistungsstarke Posteingangsfunktionen: Automatisieren Sie verschiedene Posteingangsaufgaben wie E-Mail-Zuweisung, Verschieben von E-Mails basierend auf dem Status, Tagging basierend auf Schlüsselwörtern, Einrichten von automatischen Antworten und Empfangen von SLA-Verletzungswarnungen.
• Umfassende Vorlagenbibliothek: Greifen Sie auf eine riesige Bibliothek mit vorgefertigten E-Mail-Vorlagen zu, die nach Abteilungen (wie Kreditorenbuchhaltung und Kundenservice) kategorisiert sind, um Zeit zu sparen und konsistente Nachrichten zu erstellen.
• Integration von Google Meet und Zoom: Dies kann nützlich sein für Situationen wie die Planung von Folge-Videoanrufen direkt aus E-Mail-Threads mit Kunden oder Teammitgliedern.

Nachteile von Gmelius:

• Begrenzte Integrationen: Im Vergleich zu anderen Optionen auf dieser Liste bietet Gmelius eine geringere Anzahl von Drittanbieter-Integrationen.

Preise: Gmelius beginnt bei 10 $/Benutzer pro Monat und skaliert bis zu 36 $/Benutzer pro Monat. Eine kostenlose 7-tägige Testversion ist verfügbar. Das Upgrade auf einen höheren Plan schaltet Vorteile wie ein 12-monatiges Berichtsfenster, unbegrenzte Aufgaben und Kontakte sowie die Einstellung von Geschäftszeiten frei.

Warum wir Gmelius gewählt haben: Die vertraute, an Gmail erinnernde Benutzeroberfläche macht Gmelius einfach zu bedienen. Darüber hinaus können die umfangreichen Automatisierungsfunktionen und Kollaborationstools dazu beitragen, Ihre Arbeitslast weiter zu bewältigen.

6. Freshdesk

Genau wie HelpDesk verwandelt Freshdesk Nachrichten von E-Mail, Telefon, Website-Chat und mehr in Tickets, die Ihr Team verwalten kann.

Sobald ein neues Ticket eintrifft, kann der Ticket-Versand von Freshdesk es automatisch an das am besten geeignete Teammitglied senden, basierend auf Ihren Regeln. Dies stellt sicher, dass Ihre Kunden schnell Hilfe von der richtigen Person erhalten.

Wenn Sie einen höheren Tarif wählen, können Sie den Freddy KI-Assistenten nutzen, um Ihr Team weiter zu unterstützen. Er kann Kundenanfragen zusammenfassen, Vorschläge zur Umformulierung von Texten machen, um sie besser klingen zu lassen, und Ihnen sogar helfen, Trends in Ihren Gesprächen zu analysieren.

Vorteile von Freshdesk:

• Benutzerfreundliches Statistik-Dashboard: Sehen Sie alle Ihre laufenden Konversationen auf einen Blick, einschließlich derer, die auf Kundenantworten warten, von Ihrem Team zurückgestellt wurden und bereits gelöst sind.
• Organisierter Posteingang: Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, Status und Ansichten, um Ihre Tickets ordentlich und für Ihr Team leicht auffindbar zu halten.
• Automatische Eskalationen: Richten Sie Regeln ein, um die Priorität eines Tickets automatisch zu erhöhen. Wenn ein Kunde beispielsweise nicht auf eine Zahlungsangelegenheit reagiert hat, können Sie das Ticket an eine andere Person eskalieren, die besser in der Lage ist, die Situation zu bewältigen.
• Tagespässe: Freshdesk ermöglicht es Ihnen, schnell neue temporäre Agenten mit vollem Zugriff hinzuzufügen, aber nur für diesen Tag, perfekt für Anlässe wie Verkaufsveranstaltungen.

Nachteile von Freshdesk:

• Performance-Probleme: Basierend auf unserer Erfahrung und Nutzerbewertungen kann Freshdesk gelegentlich etwas langsam sein.

Preise: Freshdesk bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 2 Agenten. Bezahlte Pläne beginnen bei 15 $/Benutzer pro Monat und gehen bis zu 79 $/Benutzer pro Monat. Ein Upgrade verschafft Ihnen Zugang zu einem Marktplatz mit über 1000 Apps, mehr Reporting-Optionen und mehr Automatisierungsfunktionen.

Warum wir Freshdesk gewählt haben: Freshdesk erleichtert Ihrem Team die Zusammenarbeit und die schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen. Der kostenlose Plan und die erschwinglichen kostenpflichtigen Tarife machen es auch zu einer großartigen Option für Unternehmen jeder Größe, auch wenn es nicht die schnellste Lösung ist.

7. Missive

Als wir Missive ausprobierten, war unser erster Eindruck, dass die Benutzeroberfläche minimalistisch war. Neben dem Hauptbereich, in dem Sie E-Mails lesen und beantworten, gibt es eine Seitenleiste, die Ihre Posteingangsordner anzeigt, sowie die Möglichkeit, neue Ordner für eine organisierte E-Mail-Verwaltung zu erstellen.

Dieses Shared-Inbox-Tool bietet auch benutzerdefinierte Regeln für eingehende und ausgehende E-Mails. Für eingehende E-Mails können Sie Regeln basierend auf Absender, Empfänger oder Betreffzeile definieren. Diese Regeln können Aktionen auslösen, wie z. B. das Hinzufügen von Notizen, das Snoozen von Benachrichtigungen, das Zusammenführen von Konversationen und mehr.

Regeln für ausgehende E-Mails ermöglichen es Ihnen, Follow-up-Erinnerungen einzurichten und automatisch E-Mails zu senden, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens keine Antwort eingeht.

Abgesehen davon verfügt Missive über eine Team-Chat-Funktion, mit der Sie und Ihr Team Ideen brainstormen können, bevor Sie auf E-Mails antworten.

Vorteile von Missive:

• Automatisierte Workflows: Erstellen Sie leistungsstarke Regeln für ein- und ausgehende E-Mails, um die Kommunikation und Nachverfolgung zu optimieren.
• Team-Chat: Bauen Sie die Teamzusammenarbeit mit integrierter Chat-Funktionalität auf.
• Support während der Geschäftszeiten in allen Plänen: Verwalten Sie Benachrichtigungen basierend auf vordefinierten Geschäftszeiten. Bei vielen anderen Wettbewerbern ist diese Funktion oft nur in höheren Tarifen verfügbar.
• Vordefinierte Antworten: Sparen Sie Zeit und sorgen Sie für eine konsistente Kommunikation, indem Sie vordefinierte Nachrichten für die individuelle und Team-Nutzung erstellen.

Nachteile von Missive:

• Vielleicht zu einfach für manche: Obwohl die Benutzeroberfläche sauber ist, kann das graue Farbschema es schwierig machen, Elemente visuell zu unterscheiden.
• Eingeschränkter Starter-Plan: Obwohl mit 14 $/Benutzer pro Monat im Vergleich zu Help Scout erschwinglich, beschränkt der Starter-Plan Sie auf maximal 5 Benutzer.

Warum wir Missive gewählt haben: Insgesamt ist Missive großartig für Teams, die eine einfache, aber effektive Möglichkeit zur Verwaltung ihrer E-Mails suchen. Standardmäßig bietet es auch Funktionen, die oft nur in höheren Preisplänen verfügbar sind, wie z. B. Support während der Geschäftszeiten und integriertes Team-Chat.

8. Hiver

Hiver ist ein Tool, das Shared-Inbox-Funktionen direkt zu Ihrem Gmail-Konto hinzufügt. Alles, was Sie tun müssen, ist die Hiver Chrome-Erweiterung zu installieren, und sie funktioniert innerhalb Ihres bestehenden Gmail. Sie sehen dann neue Funktionen wie Listen zugewiesener Aufgaben, Kontaktdaten von Kunden und hilfreiche Analysen.

Hiver hilft Ihrem Team, organisiert zu bleiben. Um den Fortschritt einfach zu verfolgen, können Sie E-Mails als offen, ausstehend oder geschlossen markieren. Sie können E-Mails auch bestimmten Teammitgliedern zuweisen, Labels zur besseren Sortierung hinzufügen und das Aktivitätsprotokoll verwenden, um den gesamten E-Mail-Verlauf anzuzeigen.

Es gibt auch einige einzigartige Tools für die Teamzusammenarbeit. Sie können beispielsweise E-Mails sicher mit speziellen Permalinks teilen. Oder richten Sie Genehmigungsworkflows ein, wenn Kunden spezielle Anfragen stellen, die zuerst die Genehmigung einer anderen Person erfordern, bevor Sie fortfahren können.

Vorteile von Hiver:

• Funktioniert in Gmail: Verwalten Sie Ihren gemeinsamen Posteingang direkt in Ihrem bestehenden Gmail, damit alles vertraut und organisiert bleibt.
• Omnichannel-Support: Hiver bietet Funktionen, die über grundlegende E-Mails hinausgehen, darunter Chatbots, eine Wissensdatenbank und sogar Live-Chat.
• Lastenausgleich: Verhindern Sie, dass Teammitglieder durch die Festlegung von Zuweisungslimits mit Arbeit überlastet werden.
• Einzigartige KI-Funktionen: Hiver kann basierend auf der Kunden-E-Mail Vorlagen vorschlagen, die verwendet werden sollen, oder Dankesnachrichten erkennen, um Konversationen automatisch zu schließen.

Nachteile von Hiver:

• Weniger Integrationen: Hiver lässt sich nicht mit so vielen anderen Tools verbinden wie einige Konkurrenten.

Preise: Hiver bietet eine kostenlose 7-tägige Testversion und es gibt einen kostenlosen Basisplan. Bezahlte Pläne beginnen bei 19 $/Benutzer pro Monat für 10 Benutzer und 2 Postfächer und gehen bis zu 49 $/Benutzer pro Monat. Ein Upgrade bringt Ihnen zusätzliche gemeinsame Postfächer.

Warum wir Hiver gewählt haben: Ähnlich wie Gmelius wurde Hiver entwickelt, um Gmail zu verbessern. Im Gegensatz zu Gmelius, das die Gmail-Oberfläche nachahmt, integriert sich Hiver jedoch direkt in Gmail selbst und ist erschwinglicher. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre E-Mails zu verwalten, ohne die Gmail-Umgebung verlassen zu müssen.

9. Google Groups

Haben Sie ein knappes Budget und benötigen eine schnelle Möglichkeit, eine gemeinsame Gmail-Inbox einzurichten? Sie könnten Google Groups ausprobieren. Dieser kostenlose Dienst von Google Workspace ermöglicht es Ihnen, eine zentrale E-Mail-Adresse zu erstellen, die Ihr gesamtes Team nutzen kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur Benutzer mit Google Workspace-Administratorrechten Gruppen erstellen können. Wenn Sie sich über Ihre Kontoberechtigungen nicht sicher sind, wenden Sie sich einfach an Ihr Administratorteam.

Sobald Ihre Gruppe erstellt ist, kann der Eigentümer oder Manager die Funktionen der gemeinsamen Posteingangs aktivieren. Dies ermöglicht es Teammitgliedern, Konversationen zu verwalten, indem E-Mails an bestimmte Teammitglieder zugewiesen, Konversationen als gelöst markiert und Labels zur besseren Organisation verwendet werden.

Vorteile von Google Groups:

• Kostenlos und einfach zu bedienen: Es fallen keine Kosten an und die Einrichtung ist unkompliziert.
• Kollaborative Funktionen: Sie können E-Mails zuweisen, Konversationen lösen und Tags verwenden, um Ihre Nachrichten zu organisieren.
• Rollen und Berechtigungen: Definieren Sie klare Rollen und Zugriffsrechte, um Ihren gemeinsamen Posteingang zu sichern. Sie können entscheiden, wer Konversationen einsehen, daran teilnehmen, Nachrichten genehmigen usw. kann.

Nachteile von Google Groups:

• Eingeschränkte Funktionalität: Während Google Groups kollaborative Funktionen bietet, sind diese nicht auf dem gleichen Niveau wie andere Shared-Inbox-Plattformen.

Preise: Das Erstellen und Verwenden von Google Groups ist für alle Google Workspace-Benutzer völlig kostenlos, solange Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen von Gruppen verfügen. Die Workspace-Pläne reichen von 6 $/Benutzer pro Monat bis 18 $/Benutzer pro Monat, wobei höhere Stufen mehr Speicherplatz pro Benutzer bieten.

Warum wir Google Groups gewählt haben: Google Groups ist eine großartige Wahl für Teams, die eine kostenlose und unkomplizierte Lösung zur Erstellung einer gemeinsamen Gmail-Inbox suchen. Wir empfehlen es jedoch nicht für den langfristigen Gebrauch, da es nicht so skalierbar ist wie andere Optionen auf der Liste.

10. Outlook Shared Mailbox

Nutzen Sie und Ihr Team bereits Microsoft 365 und Outlook, um in Verbindung zu bleiben? Ist Ihr Team klein und sucht nach einer einfachen Möglichkeit, gemeinsam an E-Mails zu arbeiten? Dann probieren Sie die Funktion Outlook Shared Mailbox von Microsoft 365 aus.

Das Einrichten einer freigegebenen Mailbox ist einfach, wenn Sie Administrator Ihres Microsoft 365-Kontos sind. Sie müssen lediglich eine neue E-Mail-Adresse speziell für Ihr Team erstellen und die Mitglieder hinzufügen. Wenn Sie nicht der Administrator sind, können Sie ihn bitten, eine für Sie zu erstellen.

Sobald sie eingerichtet und gestartet ist, wird die freigegebene Postfach als neuer Ordner in Ihrem Outlook angezeigt. Ihr Team kann E-Mails an diese freigegebene Adresse empfangen, und alle Nachrichten, die Sie von dieser E-Mail-Adresse senden, scheinen vom Team zu stammen und nicht von einer einzelnen Person.

Vorteile des Outlook Shared Mailbox:

• Einfache Einrichtung: Gemeinsame Postfächer sind einfach einzurichten und zu verwenden, da sie sich nahtlos in Ihr bestehendes Outlook integrieren.
• Teamkalender: Der mit der Shared Mailbox verbundene Kalender erscheint automatisch in der Kalenderliste aller, sodass alle über Besprechungen und Fristen auf dem gleichen Stand sind.
• Posteingangsregeln: Genau wie bei Ihrem eigenen Posteingang können Sie Regeln einrichten, um E-Mails, die in der Shared Mailbox eingehen, automatisch zu sortieren und zu verwalten.

Nachteile der Outlook Shared Mailbox:

• Nichts für große Teams: Shared Mailboxes eignen sich am besten für kleinere Teams. Wenn Ihr Team größer ist oder mehr Kollaborationsfunktionen benötigt, benötigen Sie möglicherweise ein anderes Tool.

Preise: Die Funktion „Shared Mailbox“ ist in allen Microsoft 365 Business-Plänen enthalten, die bei 6 $/Nutzer pro Monat beginnen und bis zu 22 $/Nutzer pro Monat reichen. Microsoft 365 bietet auch eine kostenlose einmonatige Testversion an.

Warum wir Outlook Shared Mailbox gewählt haben: Für kleine Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen, kann Shared Mailbox eine großartige Option sein. Wenn Ihr Team jedoch erweiterte Funktionen benötigt, sollten Sie möglicherweise andere Alternativen in Betracht ziehen.

Was sind die besten Shared-Inbox-Tools für Team-E-Mails?

Für kleine Unternehmen ist Help Scout das beste Tool für gemeinsame Posteingänge zur Verwaltung Ihrer Team-E-Mails. Es ist einfach zu bedienen, erschwinglich und bietet Funktionen, die Ihrem Team helfen, effektiv zusammenzuarbeiten. Das bedeutet glücklichere Kunden und einen reibungsloseren Arbeitsablauf für Ihr Team.

Wenn Ihr Unternehmen auf WordPress läuft und Sie viele Kundenanfragen bearbeiten, dann ist Heroic Inbox ein starker Anwärter. Es lässt sich direkt in Ihr WordPress-Dashboard integrieren, sodass Sie Support-Tickets verwalten können, ohne Ihre vertraute Umgebung verlassen zu müssen.

Für Unternehmen, die alle ihre Kundeninteraktionen an einem Ort verwalten möchten, ist HubSpot die beste Wahl. Diese Plattform geht mit ihrem leistungsstarken CRM-System über einfache Shared Inboxes hinaus.

Gemeinsame E-Mail-Posteingänge: Häufig gestellte Fragen

Jetzt, da wir die besten Shared Inbox Tools auf dem Markt gesehen haben, beantworten wir einige häufig gestellte Fragen.

Wie verwaltet man einen gemeinsamen Posteingang in Gmail?

Es gibt ein paar Optionen. Google Groups bietet eine kostenlose Lösung, hat aber nur begrenzte Funktionen. Für eine bessere Erfahrung sollten Sie Help Scout oder Heroic Inbox in Betracht ziehen. Beide Tools bieten Funktionen wie die Zuweisung von E-Mails an Teammitglieder, die Festlegung von Berechtigungen und die Automatisierung von Aufgaben in einer benutzerfreundlichen Oberfläche.

Welche Shared-Inbox-Tools eignen sich am besten für die Zusammenarbeit von kleinen Teams?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot und Help Desk sind großartige Shared Inbox Tools für kleine Unternehmen. Diese Plattformen bieten Funktionen wie automatische E-Mail-Weiterleitung, interne Notizen, E-Mail-Tagging und vorgefertigte Antworten, um die Kommunikation erheblich zu erleichtern.

Die Wahl der besten Lösung hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Ihrem Budget ab.

Welche Tools für gemeinsame Posteingänge bieten die beste Integration mit Gmail?

Help Scout bietet einen ziemlich einfachen Gmail-Einrichtungsprozess. Nach der Verbindung Ihres Kontos importiert Help Scout nahtlos Ihre vorhandenen E-Mails.

Für Benutzer, die ihr Gmail selbst erweitern möchten, ist Hiver eine großartige Option. Es fügt direkt in Gmail Funktionen hinzu, wie z. B. Aufgabenverteilung und Aktivitätshistorie.

Entdecken Sie weitere Tools für die Teamzusammenarbeit

• Beste Aufgabenmanagement-Software für kleine Unternehmen
• Beste Tools für die Teamkommunikation für kleine Unternehmen
• Die besten Marketing-Automatisierungs-Tools für kleine Unternehmen
• Beste Video-Chat-Software für Unternehmen (mit kostenlosen Optionen)
• Beste Online-Faxdienste für Kleinunternehmen

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen, die besten Shared-Inbox-Tools für die Verwaltung von Team-E-Mails zu entdecken. Möglicherweise möchten Sie auch unsere Liste der besten E-Mail-Marketing-Services und unsere Experten-Einblicke in das, was eine hochkonvertierende Landing Page ausmacht, überprüfen.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, abonnieren Sie bitte unseren YouTube-Kanal für WordPress-Video-Tutorials. Sie finden uns auch auf Twitter und Facebook.