10 de las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para ayudar a administrar correos electrónicos de equipo (selección de expertos)

En WPBeginner, gestionamos una gran cantidad de correos electrónicos de clientes y del equipo en diferentes proyectos y sitios web. A lo largo del camino, hemos probado muchas herramientas de bandeja de entrada compartida para encontrar las mejores para nosotros y para las pequeñas empresas en general.

Mantener un registro de la comunicación de tu equipo puede ser un verdadero dolor de cabeza. Con tantas herramientas de bandeja de entrada compartida disponibles, elegir la correcta puede resultar abrumador.

Es por eso que nos hemos tomado el tiempo de probar todas las herramientas populares de bandeja de entrada compartida y hemos prestado atención a factores como el precio, la facilidad de uso y las características clave.

En este artículo, te mostraremos las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para gestionar fácilmente los correos electrónicos de tu equipo y de tus clientes.

Las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida: Nuestras principales selecciones

Cómo probamos y revisamos el software de bandeja de entrada compartida

¿Abrumado por una montaña de correos electrónicos del equipo? El software de bandeja de entrada compartida puede ser tu solución. Es como una ubicación central donde tu equipo puede trabajar en conjunto para gestionar todos tus correos electrónicos entrantes de manera eficiente.

Para encontrar las mejores soluciones de bandeja de entrada compartida para ti, nos enfocamos en lo que más importa a los dueños de negocios. Miramos más allá de los extras elegantes y nos centramos en las características clave que necesitas.

Por ejemplo, la automatización cambia las reglas del juego. El experto en IA Rohit Gupta, CEO de Auditoria.AI, explica:

Con flujos de trabajo automatizados, los correos electrónicos se enrutan a los miembros o departamentos del equipo apropiados según reglas y criterios predefinidos. Esta innovación agiliza el proceso y reduce las posibilidades de que los mensajes se pierdan u olviden en las bandejas de entrada compartidas.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

También usamos algunas de estas herramientas nosotros mismos para diferentes proyectos, así que sabemos que funcionan bien. Otras son opciones populares que probamos a fondo para asegurarnos de que cumplan. No recomendaríamos una herramienta que no usaríamos nosotros mismos.

Finalmente, revisamos las reseñas y testimonios de los usuarios para comprender cuán efectivas, confiables y fáciles de usar son estas soluciones de bandeja de entrada compartida en escenarios del mundo real.

1. Help Scout

Para las pequeñas empresas que buscan usar una bandeja de entrada colaborativa, Help Scout se destaca como el mejor software de bandeja de entrada compartida. Es fácil de configurar, fácil de usar y ofrece un excelente valor por tu dinero.

Trabajar juntos en correos electrónicos es simple con Help Scout. Puedes asignar conversaciones a miembros específicos del equipo, dejar notas privadas para que tu equipo las vea, e incluso verificar si alguien más ya está trabajando en el ticket para evitar trabajo duplicado.

Una de las fortalezas de Help Scout es la capacidad de organizar conversaciones en carpetas y equipos. Hemos utilizado esta función para crear buzones de correo separados para diferentes funciones en nuestros proyectos, como marketing y atención al cliente.

Help Scout también te permite incorporar usuarios de otros departamentos, como facturación o ventas, como 'usuarios ligeros'. Puedes agregarlos a las conversaciones para que estén al tanto de los problemas relevantes y los clientes puedan obtener ayuda de las personas adecuadas.

Si tienes una base de conocimientos, entonces puedes consultarla fácilmente directamente en tu bandeja de entrada para enviar contenido útil a tus clientes. De esta manera, no tendrás que cambiar de pestaña.

Pros de Help Scout:

• Flujo de trabajo mejorado: Usa la función Posponer para apartar temporalmente las conversaciones y traerlas de vuelta a la parte superior de tu bandeja de entrada en una fecha y hora designadas.
• Detección de colisiones: Evita que los compañeros de equipo respondan al mismo correo electrónico simultáneamente.
• Notas internas: Permite a los miembros del equipo discutir interacciones con clientes de forma privada dentro de los correos electrónicos.
• Contexto del cliente: Ve todas las interacciones e información pasadas de tu cliente en una práctica barra lateral. Incluso puedes actualizar esta información según sea necesario.
• Informes y análisis detallados: Proporciona información valiosa sobre el rendimiento de tu equipo, incluyendo los tiempos de primera respuesta por correo electrónico y los tiempos promedio de resolución.
• Comunicación multicanal: Help Scout va más allá del correo electrónico, ofreciendo integraciones para chat en vivo, redes sociales y comunicación por SMS (a través de integraciones de terceros).

Contras de Help Scout:

• Funciones de IA limitadas: Las funcionalidades avanzadas de IA solo están disponibles en planes de nivel superior.
• Problemas de escalabilidad: Según nuestra experiencia, las grandes empresas pueden experimentar algunos errores y limitaciones con Help Scout.

Precios: Los precios de Help Scout comienzan desde $0 al mes para usuarios ilimitados (con un límite de 50 contactos) y aumentan hasta $75 al mes para 100 contactos. Hay una prueba gratuita disponible sin necesidad de tarjeta de crédito, para que puedas probarlo antes de comprometerte. Los planes superiores ofrecen más contactos, cuentas de bandeja de entrada compartida adicionales, cumplimiento de HIPAA y un gerente de cuenta dedicado.

Por qué elegimos Help Scout: La asequibilidad, la facilidad de uso y las potentes funciones de colaboración de Help Scout lo convierten en una opción perfecta para pequeñas empresas que buscan mejorar su comunicación con los clientes, optimizar los flujos de trabajo del equipo y, en última instancia, aumentar la satisfacción del cliente.

2. Heroic Inbox

¿Tienes un sitio web de WordPress? Entonces Heroic Inbox es la mejor solución de bandeja de entrada compartida para ti. Este plugin de mesa de ayuda conecta tu sitio de WordPress con tu cuenta de correo electrónico sin problemas. De esta manera, puedes administrar tu bandeja de entrada de soporte al cliente directamente desde tu área de administración de WordPress.

Se integra perfectamente con clientes de correo electrónico populares como Gmail (Google Workspace) y Outlook.

Es cierto que la configuración de Heroic Inbox podría no ser tan fácil como otras opciones. Sin embargo, no muchos plugins ofrecen este nivel de integración con WordPress, lo que lo convierte en una opción conveniente para los propietarios de sitios web que prefieren una plataforma centralizada.

Para aprender cómo configurar Gmail con Heroic Inbox, puedes leer nuestro artículo sobre cómo configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail en WordPress.

Otro beneficio es la integración con WooCommerce. Al interactuar con los clientes, puedes ver sus compras anteriores dentro de la interfaz de Heroic Inbox. Esto proporciona un contexto valioso para resolver consultas y ofrecer soporte personalizado.

Además, Heroic Inbox está listo para traducir, lo que lo convierte en una excelente opción para empresas que atienden a clientes internacionales.

Ventajas de Heroic Inbox:

• Tickets y usuarios ilimitados: Gestiona cualquier número de consultas de clientes y miembros del equipo de soporte sin restricciones.
• Historial de tickets: Revisa el historial de mensajes de cada cliente para comprender sus necesidades y rastrear problemas recurrentes. Esto también puede ser útil para la comunicación de seguimiento.
• Etiquetas de correo electrónico para organización: Crea etiquetas personalizadas para categorizar y organizar tus tickets de soporte para una gestión eficiente.
• Borradores de respuestas: Mejora el trabajo en equipo creando borradores de respuestas para su revisión y aprobación antes de enviarlos a los clientes.
• Archivos adjuntos: Permita que los clientes adjunten archivos a sus tickets de soporte para una comunicación clara y descargue archivos adjuntos directamente dentro de WordPress.

Desventajas de Heroic Inbox:

• Funciones limitadas en el plan de entrada: El plan básico de Heroic Inbox carece de funciones que se encuentran comúnmente en los planes de entrada de otras soluciones (como detección de colisiones, discusiones internas y plantillas de correo electrónico guardadas).

Precios: Heroic Inbox comienza en $199.50 por año y aumenta hasta $499.50 por año. A diferencia de algunos competidores, ofrece una tarifa fija sin precios por usuario, lo que puede ser rentable. Los planes superiores incluyen opciones de soporte premium.

Para obtener el mejor valor, le sugerimos que obtenga el Heroic Bundle, que incluye Heroic Inbox y Heroic KB, un potente plugin de base de conocimientos. El precio oscila entre $299.50 por año y $849.50 por año.

Por qué elegimos Heroic Inbox: La integración perfecta del plugin con WordPress, los tickets y usuarios ilimitados, y la compatibilidad con WooCommerce lo convierten en una opción atractiva para las empresas que operan en WordPress.

Si desea obtener más información, puede consultar nuestra reseña de HeroThemes.

3. HubSpot

¿Gestiona las interacciones con los clientes en diferentes etapas, desde atraer clientes potenciales hasta nutrir a los existentes y brindar soporte continuo? Si es así, HubSpot podría ser la solución de bandeja de entrada compartida perfecta para usted.

HubSpot es una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) muy conocida. La función de correo electrónico de equipo está disponible en sus plataformas Marketing, Sales y Service Hub.

Además de una bandeja de entrada compartida, también obtendrás funciones como seguimiento de respuestas de correo electrónico, informes sobre el rendimiento del correo electrónico y vistas personalizables de la bandeja de entrada. Estas herramientas te ayudan a obtener información valiosa sobre tu comunicación por correo electrónico y a optimizar el flujo de trabajo de tu equipo.

Algo que nos impresionó fue la generosa cantidad de plantillas de correo electrónico y fragmentos predefinidos de HubSpot, que son hasta 5,000 cada uno. Esto te permite ahorrar tiempo reutilizando contenido preescrito para mensajes comunes.

Ventajas de HubSpot:

• CRM potente: Gestiona el soporte al cliente, las campañas de ventas y las campañas de marketing, todo dentro de una sola plataforma.
• Plantillas de correo electrónico escalables: Crea hasta 5,000 fragmentos predefinidos y plantillas de correo electrónico para una comunicación eficiente.
• Información sobre el rendimiento del correo electrónico: Obtén datos valiosos sobre la salud del correo electrónico para identificar áreas de mejora.
• Flujos de trabajo automatizados: Además de enrutar conversaciones automáticamente, también puedes configurar activadores para respuestas automáticas de correo electrónico para marketing o ventas.
• Automatización de la bandeja de entrada conectada: Cuando se conecta a HubSpot, la plataforma utilizará IA para capturar automáticamente tus contactos, gestionarlos y sugerir acciones basadas en el contenido del correo electrónico.

Contras de HubSpot:

• Gestión limitada de SLA: Al igual que otras soluciones, la gestión de SLA (acuerdo de nivel de servicio) solo está disponible en planes de nivel superior. Sin embargo, con HubSpot, necesitarás actualizar desde el plan de $15/usuario por mes al plan significativamente más caro de $1,080 por mes.

Precios: HubSpot ofrece un plan gratuito con funciones limitadas. Los planes de pago de Customer Platform van desde $15 por usuario al mes hasta $4,000 al mes. Estos planes incluyen acceso a los Hubs de Marketing, Ventas, Servicio, Contenido, Operaciones y Comercio.

Si bien técnicamente puedes crear un plan personalizado que incluya solo los Hubs de Marketing, Ventas y Servicio para la funcionalidad de bandeja de entrada del equipo, encontramos que el precio era más alto que los planes preempaquetados.

Por qué elegimos HubSpot: Sus herramientas de CRM, amplias funcionalidades de correo electrónico, capacidades de automatización y funciones impulsadas por IA lo convierten en un fuerte contendiente para las empresas que buscan gestionar todas sus interacciones con los clientes en una plataforma centralizada.

Puedes encontrar más información al respecto en nuestra reseña completa de HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk es una plataforma de servicio al cliente con un potente sistema para gestionar todos tus correos de soporte en un solo lugar.

Así es como funciona: cada correo de un cliente se convierte en un ticket. Luego puedes marcar fácilmente estos tickets como importantes o no tan urgentes, añadir etiquetas para mantener las cosas organizadas y asignarlos a miembros específicos del equipo o seguidores que deban estar al tanto de la conversación.

Para ahorrarte tiempo al responder preguntas comunes, HelpDesk te permite crear tus propias plantillas de correo electrónico personalizables. Incluso hay un constructor visual para que crear estas respuestas predefinidas sea muy fácil.

Si quieres adaptar HelpDesk a las necesidades de tu negocio, puedes añadir campos personalizados a tus tickets. Por ejemplo, podrías crear un campo para 'Número de pedido' para que tu equipo pueda encontrar fácilmente los detalles relevantes de las compras de los clientes sin tener que buscar entre correos electrónicos.

Ventajas de HelpDesk:

• Perfecto para equipos de atención al cliente: Funciones como marcar prioridades, etiquetar conversaciones de clientes, asignar compañeros de equipo y añadir seguidores a los tickets facilitan el trabajo en equipo.
• Funciones de trabajo en equipo: Añade notas privadas o menciones para incorporar a otros miembros del equipo que puedan ayudar, asegurando que todos tengan la información que necesitan.
• Automatización para tareas repetitivas: Configura el enrutamiento automático de asignaciones y flujos de trabajo para agilizar la forma en que gestionas los tickets.
• Análisis de rendimiento: Obtén informes en tiempo real que te muestran métricas como a qué horas del día recibes más correos electrónicos, cuánto tiempo se tarda en resolver problemas y qué tan rápido responde tu equipo a los clientes.
• Direcciones de correo electrónico de respuesta del equipo: Crea alias de correo electrónico comercial con apariencia profesional para mensajes salientes como ventas@negocio.com o marketing@negocio.com.

Contras de HelpDesk:

• Precios únicos para todos: HelpDesk solo tiene un plan estándar. Si necesitas más usuarios de los que se incluyen, deberás solicitar una cotización personalizada, lo que puede ser costoso para las pequeñas empresas.

Precios: HelpDesk comienza en $29/usuario por mes. También es administrado por la misma empresa que LiveChat y ChatBot, por lo que puedes agregar chat en vivo y chatbots para expandirte más allá de la comunicación por correo electrónico.

Por qué elegimos HelpDesk: Elegimos HelpDesk por su sistema de tickets fácil de usar y sus funciones diseñadas específicamente para equipos de servicio al cliente. Con su enfoque en el trabajo en equipo, la automatización y los informes útiles, HelpDesk puede ayudarte a mejorar la experiencia del cliente.

5. Gmelius

Gmelius es una solución de bandeja de entrada compartida específica para Gmail. Durante la configuración, puedes elegir tu enfoque: 'Inbox Focus' para optimizar los correos electrónicos entrantes con automatización o 'Outreach Focus' para potenciar tus esfuerzos de correo electrónico saliente.

Puedes conectar Gmelius a tu cuenta de Gmail existente, convertir un correo de Grupo de Google en una bandeja de entrada colaborativa, o incluso conectar un alias de correo. La interfaz en sí se parece mucho a Gmail, lo que la hace perfecta para personas familiarizadas con la plataforma de correo de Google.

El verdadero poder de Gmelius reside en sus opciones de personalización. Puedes crear vistas personalizadas basadas en miembros del equipo asignados, etiquetas de correo electrónico u otros criterios.

Además, las reglas de automatización y las plantillas te ayudan a optimizar tu flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes configurar respuestas automáticas, asignar correos electrónicos según el contenido, o incluso recibir notificaciones de incumplimiento de SLAs para optimizar la gestión de correos de tu equipo.

Ventajas de Gmelius:

• Interfaz familiar: Gmelius se siente como una extensión de Gmail, lo que facilita su aprendizaje y uso para los usuarios actuales de Gmail.
• Funciones potentes de la bandeja de entrada: Automatiza varias tareas de la bandeja de entrada como la asignación de correos electrónicos, mover correos según el estado, etiquetar según palabras clave, configurar respuestas automáticas y recibir advertencias de incumplimiento de SLA.
• Biblioteca completa de plantillas: Accede a una amplia biblioteca de plantillas de correo electrónico predefinidas, categorizadas por departamento (como cuentas por pagar y servicio al cliente) para ahorrar tiempo y crear mensajes consistentes.
• Integración con Google Meet y Zoom: Esto puede ser útil para situaciones como programar videollamadas de seguimiento directamente desde hilos de correo electrónico con clientes o miembros del equipo.

Contras de Gmelius:

• Integraciones limitadas: En comparación con otras opciones de esta lista, Gmelius ofrece una gama más pequeña de integraciones de terceros.

Precios: Gmelius comienza en $10 por usuario al mes y escala hasta $36 por usuario al mes. Hay una prueba gratuita de 7 días disponible. La actualización a un plan superior desbloquea beneficios como una ventana de informes de 12 meses, tareas y contactos ilimitados, y la configuración de horarios comerciales.

Por qué elegimos Gmelius: La interfaz familiar similar a Gmail hace que Gmelius sea fácil de usar. Además, las amplias capacidades de automatización y las herramientas de colaboración pueden ayudar a gestionar aún más tu carga de trabajo.

6. Freshdesk

Al igual que HelpDesk, Freshdesk convierte los mensajes de correo electrónico, teléfono, chat del sitio web y más en tickets para que tu equipo los gestione.

Tan pronto como llega un nuevo ticket, la Distribución de Tickets de Freshdesk puede enviarlo automáticamente al miembro del equipo más adecuado según tus reglas. Esto asegura que tus clientes reciban ayuda de la persona correcta rápidamente.

Si obtienes un plan de nivel superior, entonces puedes usar el asistente de IA Freddy para ayudar aún más a tu equipo. Puede resumir mensajes de clientes, sugerir cómo reformular cosas para que suenen mejor e incluso ayudarte a analizar tendencias en tus conversaciones.

Ventajas de Freshdesk:

• Panel de estadísticas fácil de usar: Ve todas tus conversaciones en curso de un vistazo, incluidas las que esperan respuestas de los clientes, las que están en espera para tu equipo y las que ya se resolvieron.
• Bandeja de entrada organizada: Crea campos, estados y vistas personalizadas para mantener tus tickets ordenados y fáciles de encontrar para tu equipo.
• Escalaciones automáticas: Configura reglas para aumentar automáticamente la prioridad de un ticket. Por ejemplo, si un cliente no ha respondido sobre un problema de pago, puedes escalar el ticket a otra persona más capaz de manejar la situación.
• Pases de un día: Freshdesk te permite agregar rápidamente nuevos agentes temporales con acceso completo, pero solo por ese día, perfecto para ocasiones como eventos de ventas.

Desventajas de Freshdesk:

• Problemas de rendimiento: Según nuestra experiencia y las reseñas de los usuarios, Freshdesk puede ser un poco lento ocasionalmente.

Precios: Freshdesk ofrece un plan gratuito para hasta 2 agentes. Los planes de pago comienzan en $15/usuario por mes y llegan hasta $79/usuario por mes. La actualización te da acceso a un mercado de más de 1000 aplicaciones, más opciones de informes y más funciones de automatización.

Por qué elegimos Freshdesk: Freshdesk facilita que tu equipo colabore y resuelva las consultas de los clientes rápidamente. El plan gratuito y los niveles de pago asequibles también lo convierten en una excelente opción para empresas de todos los tamaños, incluso si no es la solución más rápida.

7. Missive

Cuando probamos Missive, nuestra primera impresión fue que la interfaz era minimalista. Además del área principal donde lees y respondes correos electrónicos, hay una barra lateral que muestra tus carpetas de bandeja de entrada, junto con la opción de crear nuevas para una gestión organizada de correos electrónicos.

Esta herramienta de bandeja de entrada compartida también ofrece reglas personalizadas para correos electrónicos entrantes y salientes. Para los correos electrónicos entrantes, puedes definir reglas basadas en el remitente, el destinatario o la línea de asunto. Estas reglas pueden activar acciones como agregar notas, posponer notificaciones, fusionar conversaciones y más.

Las reglas de correo electrónico saliente te permiten establecer recordatorios de seguimiento, enviando correos electrónicos automáticamente si no se recibe respuesta dentro de un plazo específico.

Aparte de eso, Missive tiene una función de chat en equipo que te permite a ti y a tu equipo intercambiar ideas antes de responder a los correos electrónicos.

Ventajas de Missive:

• Flujos de trabajo automatizados: Crea reglas potentes tanto para correos electrónicos entrantes como salientes, optimizando la comunicación y los seguimientos.
• Chat de equipo: Fomenta la colaboración en equipo con la funcionalidad de chat integrada.
• Soporte en horario comercial en todos los planes: Gestiona las notificaciones según horarios comerciales predefinidos. En muchos otros competidores, esta función a menudo solo está disponible en planes de nivel superior.
• Respuestas predefinidas: Ahorra tiempo y asegura una comunicación consistente creando mensajes preescritos para uso individual y del equipo.

Contras de Missive:

• Puede ser demasiado simple para algunos: Si bien es limpio, el esquema de color gris de la interfaz puede dificultar la diferenciación visual de los elementos.
• Plan Starter limitado: Si bien es asequible a $14/usuario por mes en comparación con Help Scout, el plan Starter te limita a un máximo de 5 usuarios.

Por qué elegimos Missive: En general, Missive es excelente para equipos que buscan una forma simple pero efectiva de gestionar sus correos electrónicos. De fábrica, también ofrece funciones que a menudo solo están disponibles en planes de nivel superior, como soporte en horario comercial y chat de equipo integrado.

8. Hiver

Hiver es una herramienta que agrega funciones de bandeja de entrada compartida directamente a tu cuenta de Gmail. Todo lo que necesitas hacer es instalar la extensión Hiver Chrome y funcionará dentro de tu Gmail existente. Luego verás nuevas funciones como listas de tareas asignadas, detalles de contacto del cliente y análisis útiles.

Hiver ayuda a tu equipo a mantenerse organizado. Para seguir el progreso fácilmente, puedes marcar los correos electrónicos como abiertos, pendientes o cerrados. También puedes asignar correos electrónicos a miembros específicos del equipo, agregar etiquetas para una mejor clasificación y usar el registro de actividad para ver todo el historial de correos electrónicos.

También hay algunas herramientas únicas de colaboración en equipo. Por ejemplo, puedes compartir correos electrónicos de forma segura con permalinks especiales. O, configurar flujos de aprobación para cuando los clientes hagan solicitudes especiales que necesiten la aprobación de otra persona antes de que puedas avanzar.

Pros de Hiver:

• Funciona dentro de Gmail: Administra tu bandeja de entrada compartida directamente dentro de tu Gmail existente, manteniendo las cosas familiares y organizadas.
• Soporte omnicanal: Hiver ofrece funciones más allá del correo electrónico básico, incluyendo chatbots, una base de conocimientos e incluso chat en vivo.
• Balanceo de carga: Evita que los miembros del equipo se sobrecarguen de trabajo estableciendo límites de asignación.
• Funciones únicas de IA: Hiver puede sugerir plantillas de correo electrónico para usar según el correo electrónico del cliente o detectar mensajes de agradecimiento para cerrar conversaciones automáticamente.

Desventajas de Hiver:

• Menos integraciones: Hiver no se conecta con tantas otras herramientas como algunos competidores.

Precios: Hiver ofrece una prueba gratuita de 7 días y hay un plan gratuito limitado. Los planes de pago comienzan en $19/usuario por mes para 10 usuarios y 2 buzones de correo y llegan hasta $49/usuario por mes. La actualización te da bandejas de entrada compartidas adicionales.

Por qué elegimos Hiver: Similar a Gmelius, Hiver está diseñado para mejorar Gmail. Sin embargo, a diferencia de Gmelius, que imita la interfaz de Gmail, Hiver se integra directamente dentro de Gmail y es más asequible. Esto te permite administrar tus correos electrónicos sin salir del entorno de Gmail.

9. Google Groups

¿Tienes un presupuesto ajustado y necesitas una forma rápida de configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail? Podrías probar Google Groups. Este servicio gratuito de Google Workspace te permite crear una dirección de correo electrónico central que todo tu equipo puede usar.

Es importante tener en cuenta que solo los usuarios con privilegios de administrador de Google Workspace pueden crear Grupos. Si no estás seguro de los permisos de tu cuenta, simplemente consulta con tu equipo de administración.

Una vez que tu Grupo esté creado, el propietario o administrador puede activar las funciones de Bandeja de entrada colaborativa. Esto permite a los miembros del equipo administrar conversaciones asignando correos electrónicos a miembros específicos del equipo, marcando conversaciones como resueltas y usando etiquetas para una mejor organización.

Ventajas de Google Groups:

• Gratuito y fácil de usar: No tiene ningún costo y la configuración es sencilla.
• Funciones colaborativas: Puedes asignar correos electrónicos, resolver conversaciones y usar etiquetas para organizar tus mensajes.
• Roles y permisos: Define roles claros y permisos de acceso para proteger tu bandeja de entrada compartida. Puedes decidir quién puede ver conversaciones, participar en ellas, aprobar mensajes, etc.

Desventajas de Google Groups:

• Funcionalidad limitada: Si bien Google Groups ofrece funciones colaborativas, no están al mismo nivel que otras plataformas de bandeja de entrada compartida.

Precios: Crear y usar Google Groups es completamente gratuito para todos los usuarios de Google Workspace, siempre y cuando tengas los permisos necesarios para crear Grupos. Los planes de Workspace van desde $6 por usuario al mes hasta $18 por usuario al mes, y los niveles más altos ofrecen mayor almacenamiento por usuario.

Por qué elegimos Google Groups: Google Groups es una excelente opción inicial para equipos que buscan una solución gratuita y sencilla para crear una bandeja de entrada compartida de Gmail. Sin embargo, no lo recomendamos para uso a largo plazo, ya que no es tan escalable como otras opciones de la lista.

10. Bandeja de entrada compartida de Outlook

¿Tú y tu equipo ya usan Microsoft 365 y Outlook para mantenerse conectados? ¿Tu equipo es pequeño y busca una forma sencilla de trabajar juntos en correos electrónicos? Entonces prueba la función de Bandeja de entrada compartida de Outlook.

Configurar una bandeja de entrada compartida es fácil si eres el administrador de tu cuenta de Microsoft 365. Todo lo que necesitas hacer es crear una nueva dirección de correo electrónico específicamente para tu equipo y agregar a los miembros. Si no eres el administrador, puedes pedirles que creen una para ti.

Una vez que esté en funcionamiento, el Buzón Compartido aparecerá como una nueva carpeta en tu Outlook. Tu equipo puede recibir correos electrónicos en esta dirección compartida, y cualquier mensaje que envíes desde esta dirección de correo electrónico parecerá provenir del equipo, no de una sola persona.

Ventajas del Buzón Compartido de Outlook:

• Configuración sencilla: Los Buzones Compartidos son fáciles de configurar y usar, ya que se integran perfectamente en tu Outlook existente.
• Calendarios de equipo: El calendario conectado al Buzón Compartido aparece automáticamente en la lista de calendarios de todos, para que todos estén al tanto de las reuniones y los plazos.
• Reglas de la bandeja de entrada: Al igual que con tu propia bandeja de entrada, puedes configurar reglas para clasificar y administrar automáticamente los correos electrónicos que llegan al Buzón Compartido.

Desventajas del Buzón Compartido de Outlook:

• No para equipos grandes: Los Buzones Compartidos funcionan mejor para equipos pequeños. Si tu equipo es más grande o necesita más funciones de colaboración, es posible que necesites una herramienta diferente.

Precios: La función de Buzón Compartido viene incluida en todos los planes de Microsoft 365 Business, que comienzan en $6 por usuario al mes y llegan hasta $22 por usuario al mes. Microsoft 365 también ofrece una prueba gratuita de un mes.

Por qué elegimos el Buzón Compartido de Outlook: Para equipos pequeños que ya utilizan Microsoft 365, el Buzón Compartido puede ser una excelente opción. Sin embargo, si tu equipo necesita funciones más avanzadas, es posible que desees explorar otras alternativas.

¿Cuáles son las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para correos electrónicos de equipo?

Para pequeñas empresas, Help Scout es la mejor herramienta de bandeja de entrada compartida para administrar los correos electrónicos de tu equipo. Es fácil de usar, asequible y está repleta de funciones que ayudan a tu equipo a trabajar juntos de manera efectiva. Esto se traduce en clientes más felices y un flujo de trabajo más eficiente para tu equipo.

Si tu negocio funciona con WordPress y manejas muchas consultas de clientes, entonces Heroic Inbox es un fuerte contendiente. Se integra directamente en tu panel de WordPress, por lo que puedes administrar los tickets de soporte sin salir de tu entorno familiar.

Finalmente, para las empresas que desean gestionar todas sus interacciones con los clientes en un solo lugar, no busquen más allá de HubSpot. Esta plataforma va más allá de las bandejas de entrada compartidas básicas con su potente sistema CRM.

Bandejas de entrada de correo electrónico compartidas: Preguntas frecuentes

Ahora que hemos visto las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida del mercado, respondamos algunas preguntas frecuentes.

¿Cómo gestionar una bandeja de entrada compartida en Gmail?

Hay algunas opciones. Google Groups ofrece una solución gratuita, pero tiene funciones limitadas. Para una mejor experiencia, considere Help Scout o Heroic Inbox. Ambas herramientas ofrecen funciones como la asignación de correos electrónicos a miembros del equipo, la configuración de permisos y la automatización de tareas en una interfaz fácil de usar.

¿Qué herramientas de bandeja de entrada compartida son mejores para la colaboración en equipo de pequeñas empresas?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot y Help Desk son excelentes herramientas de bandeja de entrada compartida para pequeñas empresas. Estas plataformas ofrecen funciones como el enrutamiento automático de correos electrónicos, notas internas, etiquetado de correos electrónicos y respuestas predefinidas para facilitar mucho la comunicación.

Elegir la mejor opción depende de sus necesidades y presupuesto específicos.

¿Qué herramientas de bandeja de entrada compartida ofrecen la mejor integración con Gmail?

Help Scout ofrece un proceso de configuración de Gmail bastante sencillo. Después de conectar tu cuenta, Help Scout importa tus correos electrónicos existentes sin problemas.

Para los usuarios que desean mejorar su propio Gmail, Hiver es una excelente opción. Agrega funciones directamente dentro de Gmail, como asignación de tareas e historial de actividad.

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Esperamos que este artículo te haya ayudado a descubrir las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para que gestiones los correos electrónicos de tu equipo. También te puede interesar nuestra lista de los mejores servicios de marketing por correo electrónico y nuestros análisis expertos sobre qué hace que una página de destino convierta bien.

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