Cómo configurar una bandeja de entrada compartida de Gmail para su sitio WordPress

¿Necesitas establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail para tu sitio web de WordPress?

Si quieres que a tu equipo le resulte más fácil gestionar los correos electrónicos de tu sitio de WordPress, lo mejor es crear una bandeja de entrada compartida. Permite a todos los miembros de tu equipo ver y responder a los correos electrónicos desde un mismo lugar, asegurándose de que nada se escape.

En esta guía, te mostraremos 3 formas de establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail en WordPress.

¿Por qué necesita una bandeja de entrada de correo electrónico compartida para WordPress?

Si va a lanzar un sitio web empresarial, pronto necesitará un buzón de correo electrónico empresarial compartido para dar soporte a sus operaciones.

En WPBeginner, utilizamos una bandeja de entrada de correo electrónico profesional compartida para cientos de mensajes diarios, como solicitudes de asociación y afiliados. Esto mantiene a nuestro equipo en la misma página y nos ayuda a responder eficientemente a cada correo electrónico.

Otras marcas de Awesome Motive, como WPForms y OptinMonster, también utilizan buzones de correo electrónico empresariales compartidos. Los utilizan para reunir todas las preguntas de los clientes y las solicitudes de soporte, por lo que es más fácil responder rápidamente.

¿Ofrece Gmail una característica de bandeja de entrada de correo electrónico compartida?

Gmail no ofrece la característica de bandeja de entrada compartida. Aunque técnicamente puedes crear una nueva dirección de Gmail y compartir la contraseña, te recomendamos encarecidamente que no lo hagas.

Compartir la contraseña plantea riesgos de seguridad, como el acceso no autorizado y la dificultad para hacer un seguimiento de quién accede a la cuenta. Además, todos los miembros del equipo tendrían acceso a todos los correos electrónicos, lo que podría exponerles a información confidencial.

Otra opción es utilizar Grupos de Google para compartir la bandeja de entrada.

Según nuestra experiencia, esta característica es rápida y gratuita, pero no es la forma más eficaz de recibir y enviar correos electrónicos en equipo. Además, no incluye las características necesarias para agilizar la comunicación y mejorar los tiempos de respuesta del correo electrónico.

Por ello, este tutorial te mostrará 3 soluciones para crear una bandeja de entrada compartida de Gmail para tu sitio web WordPress. Puede utilizar los enlaces rápidos a continuación para omitir a su método deseado:

Método 1: Establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail con GrooveHQ (recomendado)

El primer método es utilizar GrooveHQ, que es uno de los mejores software de help desk del mercado. Esto es lo que usamos en WPBeginner para reunir todos nuestros correos electrónicos de marketing y asociación, y ha sido una experiencia sin problemas en todo momento.

Paso 1: Conecta Groove con tu cuenta de Gmail

Para utilizar Groove, tendrás que ir a su sitio web y hacer clic en el botón “Comprar ahora y ahorrar”.

A continuación, sólo tienes que acceder a una cuenta de Groove a través de Gmail u otra dirección de correo electrónico.

Todos los planes de GrooveHQ incluyen un periodo de prueba gratuito de 7 días después de que te registres, y puedes seleccionar una suscripción antes o una vez que termine el periodo de prueba. Para más información, marca / comprueba nuestra reseña / valoración completa de GrooveHQ.

Una vez que hayas creado una cuenta, Groove te mostrará una lista de tareas para finalizar la configuración.

Para establecer la bandeja de entrada compartida de Gmail, sólo tienes que hacer clic en “Conectar Gmail” en el paso “Crear una bandeja de entrada”.

A continuación, elegirás una cuenta de Gmail que se conectará a Groove.

Sólo tiene que elegir una cuenta y pasar por la pantalla de consentimiento para completar la conexión.

Una vez hecho esto, volverás al sitio web de Groove para nombrar tu bandeja de entrada. Puedes pensar para qué vas a utilizar la bandeja de entrada. Si es para dar soporte al cliente, entonces sólo nómbrala ‘Soporte al cliente’.

Una vez hecho esto, sigue adelante y haz clic en “Conecta tu cuenta de Gmail”.

A continuación, tienes que seleccionar cuánto historial de correo electrónico debe importar Groove. Lo máximo que puedes elegir es 1 año.

También puede elegir si los correos electrónicos que pueden importar deben estar en estado Abierto o Cerrado, y si también es necesario importar las etiquetas de correo electrónico.

Una vez configurados estos ajustes, haz clic en “Iniciar importación y llevarme a mi bandeja de entrada”.

La importación se ejecutará en segundo plano mientras exploras la interfaz de tu bandeja de entrada.

Paso 2: Invita a los miembros de tu equipo a Groove

Ahora que has conectado tu cuenta de correo electrónico de Gmail con Groove, vamos a invitar a algunos miembros del equipo para que puedas empezar a asignarles tareas.

En la parte superior derecha de la bandeja de entrada de tu correo electrónico de Groove, haz clic en el avatar de tu perfil y selecciona “Invitar a miembros del equipo” en el menú desplegable.

A continuación, debe introducir las direcciones de correo electrónico de los miembros de su equipo. Cada una debe ir en una línea distinta o separada por una coma.

A continuación, elija el tipo de acceso para estos usuarios. Tiene tres opciones: Administrador, Agente (para personal de soporte) o Lite (para miembros del equipo que no necesitan hablar directamente con los destinatarios del correo electrónico pero quieren añadir notas a las conversaciones).

Cada vez que añada nuevos miembros al equipo, solo podrá seleccionar un tipo de acceso. Si algunos miembros del equipo requieren diferentes tipos de acceso, tendrá que repetir este paso.

Cuando haya terminado, haga clic en “Siguiente”.

En esta fase, seleccione las bandejas de entrada a las que deben tener acceso los miembros del equipo. Por ejemplo, si está añadiendo agentes de soporte, lo más probable es que solo necesiten acceder a la bandeja de entrada de atención al cliente.

Después, haz clic en “Invitar”.

Ahora, Groove enviará a los miembros de tu equipo una invitación por correo electrónico a tu bandeja de entrada.

Sólo tienen que hacer clic en el botón para acceder a Groove. Este es el aspecto del correo electrónico:

Paso 3: Añadir un widget GrooveHQ a tu sitio WordPress

Groove no tiene un plugin oficial para WordPress, pero puedes conectar tu sitio web WordPress con Groove usando su código de widget. Para ello utilizaremos el plugin gratuito WPCode, que permite añadir fragmentos de código personalizados de forma segura, sencilla y gestionable.

Recomendamos instalar primero este plugin de WordPress antes de continuar con el resto de los pasos.

Una vez hecho esto, vuelve a la página de Groove y haz clic en el avatar de tu perfil para abrir el menú desplegable. A continuación, haz clic en “Ajustes”.

En la página de ajustes, seleccione “Widget” en la barra lateral izquierda.

A continuación, haz clic en el botón “Crea tu widget”.

En la pantalla siguiente, dale un nombre a tu widget.

Puede ser algo sencillo, como “Widget de soporte”.

A continuación, selecciona qué tipo de características de Groove quieres que tenga el widget. Además de un formulario de contacto para recibir correos electrónicos de clientes o socios, también puede utilizar el widget para activar una característica de chat en directo.

También puede optar por crear una base de conocimientos para las preguntas más frecuentes.

Una vez que haya terminado, haga clic en “Siguiente paso” en la parte inferior.

El siguiente paso es personalizar el propio widget. Aquí puede añadir el logotipo de su empresa, cambiar el color por defecto del widget y modificar el estilo del icono del widget.

La práctica vista previa te mostrará el aspecto del widget con tus personalizaciones.

Si se desplaza hasta la parte inferior, debe seleccionar qué característica debe ser la primera pantalla que vean los usuarios al abrir el widget.

La pantalla de inicio significa que todas las características de Groove que hayas activado se mostrarán aquí. Así, si activas las características del chat en vivo y del formulario de contacto, el usuario verá ambas y podrá elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.

Alternativamente, puede seleccionar Contact Form First si solo utiliza Groove para su bandeja de entrada de correo electrónico compartida.

Una vez hecha tu elección, puedes hacer clic en “Instalar y finalizar”.

En esta fase, Groove generará un código de instalación para que lo insertes antes de la etiqueta </head> de tu sitio web.

Aquí, basta con hacer clic en “Copiar código”.

Ahora, abra su área de administrador de WordPress y vaya a Fragmentos de código ” Cabecera y pie de página.

A continuación, sólo tienes que pegar el código anterior en la sección “Cabecera” y hacer clic en “Guardar cambios”.

Y ya está. Lo siguiente que tienes que hacer es visitar tu sitio web y comprobar si el widget funciona correctamente. También puedes probar el widget enviando un correo electrónico de prueba a la bandeja de entrada de tu correo electrónico compartido.

Este es el aspecto de nuestro widget en nuestro sitio web de demostración:

Método 2: Crear una bandeja de entrada compartida de Gmail con Heroic Inbox

GrooveHQ facilita a los principiantes la tarea de establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail con pocos ajustes técnicos.

Sin embargo, esto significa que tendrá que utilizar un software distinto de WordPress para ver y gestionar sus correos electrónicos compartidos. Esto puede ser un inconveniente para algunas personas, ya que hay que cambiar entre diferentes plataformas.

Si prefieres utilizar un plugin de WordPress, te recomendamos Heroic Inbox. Este plugin de asistencia te permite conectar tu sitio web de WordPress con Gmail, crear una bandeja de entrada de correo electrónico compartida e invitar a otros miembros del equipo a colaborar en ella.

Dicho esto, tenga en cuenta que Heroic Inbox no tiene un widget como GrooveHQ. Solo establece un buzón de correo electrónico compartido en el escritorio de WordPress para las cuentas de correo electrónico de empresa que utilices.

Además, la configuración tarda un poco más que con el primer método, así que asegúrate de leer cada paso con atención.

Paso 1: Establecer el plugin Heroic Inbox

Lo primero es lo primero, necesitas comprar un plan de Heroic Inbox en el sitio web de HeroThemes, ya que el plugin no viene con una versión gratuita. Puedes aprender más acerca de los precios en nuestra completa reseña / valoración de HeroThemes.

Una vez que haya adquirido un plan, debería recibir los datos de su cuenta, el enlace de descarga y la clave de licencia en su correo electrónico. Puede descargar el plugin utilizando el enlace del correo electrónico.

A continuación, abra el área de administrador de WordPress para instalar el plugin. Para obtener instrucciones paso a paso, puedes leer nuestra guía para principiantes sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Una vez que el plugin esté instalado y activado, se le pedirá que introduzca su clave de licencia. Hágalo y, a continuación, haga clic en el botón “Activar” cuando haya terminado.

Ahora, verás dos opciones para añadir una bandeja de entrada de correo electrónico a Heroic Inbox: genérica o Gmail.

Sólo tienes que seleccionar la opción “Gmail” para continuar.

A continuación, verás una pantalla en la que se te pedirá que introduzcas tus credenciales de la aplicación Google Workspace.

Heroic Inbox te proporcionará una URI de redirección autorizada que deberás introducir cuando crees tu aplicación de Google Workspace. Se trata de una URL específica que una aplicación registra en un servidor de autorización (como Google o Facebook) para recibir respuestas de identificación de forma segura.

En el siguiente paso, te mostraremos cómo crear una aplicación de Google para obtener tus credenciales para Heroic Inbox.

Paso 2: Crear una aplicación de Google Workspace para Heroic Inbox

En primer lugar, accede al sitio web de la consola de Google Cloud. Si aún no has accedido a tu cuenta de Google Workspace, puedes hacerlo ahora.

A continuación, haga clic en el menú “Seleccionar un proyecto” situado en la parte superior izquierda de la página.

Aparecerá un mensaje / ventana emergente pidiéndole que seleccione un proyecto.

Como estamos creando una nueva aplicación Google Workspace para Heroic Inbox, simplemente selecciona “Nuevo Proyecto” en la esquina superior derecha de la ventana.

En esta fase, tienes que rellenar el nombre de tu proyecto. Puede ser algo que puedas identificar fácilmente más adelante, como ‘Proyecto Heroic Inbox’.

También tendrás que seleccionar una ubicación para almacenar el proyecto en Google Cloud. Puedes elegir “Sin organización” y hacer clic en el botón “Crear”.

El siguiente paso es ir a la barra de búsqueda y buscar “API de Gmail”.

Sigue adelante y selecciona esa API de Google una vez que la hayas encontrado.

En la página siguiente, haga clic en “Activar”.

Esto permitirá a Gmail recibir y enviar correos electrónicos en nombre del plugin.

Ya has activado la API de Gmail, pero aún necesitas conectarla con Heroic Inbox.

Ahora, haga clic en el botón “Crear credenciales”.

En este punto, puedes seleccionar qué tipo de API estás utilizando. Para ello, simplemente haz clic en “API de Gmail”.

En cuanto a los datos, selecciona ‘Datos de usuario’. Una vez hecho esto, haga clic en “Siguiente”.

A continuación, puede subir un logotipo para utilizarlo en la pantalla de consentimiento de Google (que es opcional) e insertar la información de contacto de su desarrollador. Puedes utilizar tu propio correo electrónico para ello.

Después, haz clic en “Guardar y continuar”.

El siguiente paso es acerca de las extensiones de permisos, que son opcionales de configurar.

Heroic Inbox recomienda dejarlo estar, así que puedes desplazarte hasta el paso siguiente a éste.

En el paso OAuth Client ID, debes seleccionar un tipo de aplicación, que debe ser ‘Aplicación web’.

A continuación, puede rellenar el nombre de la aplicación. Puede ser tan simple como ‘Heroic Inbox Integration’.

Ahora, puede volver a la página de ajustes del plugin Heroic Inbox donde se le proporciona el URI de redirección autorizado. Siga adelante y cópielo.

Después, vuelve a Google Cloud y pégalo en el campo correspondiente.

Una vez hecho esto, haz clic en “Crear”.

A continuación, Google Cloud generará su ID de cliente y su secreto de cliente de OAuth 2.

En esa página encontrará su ID de cliente. A continuación, haga clic en “Descargar” para descargar el archivo Client Secret en su ordenador.

En esta fase, vaya al menú “Pantalla de consentimiento de OAuth” en Google Cloud.

A continuación, haga clic en “Publicar aplicación” para que la API deje de estar en modo de prueba.

Finalmente, puede abrir nuevamente la página del plugin Heroic Inbox. Puede pegar el ID de Cliente y la Pantalla de Cliente en los campos apropiados.

Una vez hecho esto, haga clic en “Validar”.

En la pantalla siguiente, haga clic en el botón “Seleccionar buzón”.

A continuación, se te redirigirá para que selecciones una cuenta de Gmail para enlazarla con WordPress.

Siempre puedes repetir este paso para añadir más bandejas de entrada de Gmail.

Después de elegir una cuenta, marque / compruebe todas las casillas en la pantalla de consentimiento. Esto es para asegurar que Heroic Inbox funciona correctamente.

A continuación, haga clic en “Continuar”.

Si la conexión es correcta, volverás a la página del plugin Heroic Inbox y verás un texto que dice ‘¡Heroix Inbox está listo!

También puedes hacer clic en el botón ‘Configuración del buzón de prueba’ para enviarte un correo electrónico de prueba hecho con el plugin Heroic Inbox.

En la captura de pantalla siguiente puede ver cómo es un correo electrónico de prueba correcto.

¡Ya está!

Paso 3: Añadir usuarios de WordPress a su buzón de correo electrónico

Ahora que has conectado Heroic Inbox con Gmail, puedes empezar a añadir usuarios para acceder a la bandeja de entrada.

Todo lo que necesitas hacer es ir a Heroic Inbox ” Escritorio en el panel de administrador de WordPress. Allí encontrará su buzón de correo. Simplemente haga clic en el menú de tres puntos y seleccione “Ajustes del buzón”.

Aquí, cambia a la pestaña “Usuarios”.

A continuación, debe hacer clic en “Añadir usuario” para añadir nuevos usuarios de WordPress a la bandeja de entrada.

A continuación, seleccione un usuario en el menú desplegable y elija el perfil adecuado para él. Puede asignarle un perfil de usuario de buzón o de administrador.

Cuando haya terminado, haga clic en “Añadir usuario”.

Ya está. Has establecido correctamente una bandeja de entrada compartida de Gmail para tu blog o sitio web de WordPress.

Método 3: Crear una bandeja de entrada compartida de Gmail con Grupos de Google (gratis)

Si buscas una herramienta gratuita para establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail, puedes hacerlo con Grupos de Google. El inconveniente de este método es que la interfaz no es tan fácil de usar como las otras dos, y puede que tengas un límite para la cantidad de correos electrónicos que puedes enviar diariamente.

Dicho esto, si tienes un equipo pequeño y estás en las primeras etapas de tu pequeña empresa, entonces Grupos de Google puede ser una buena solución temporal.

En primer lugar, accede a tu cuenta de Gmail. A continuación, accede al sitio web de Grupos de Google y haz clic en “Crear grupo”.

A continuación, tienes que dar un nombre a tu grupo y crear un nuevo correo electrónico de grupo.

Si utilizas una cuenta personal de Gmail, tu nombre de dominio será @googlegroups.com. Pero si tienes un nombre de dominio personalizado, la cuenta de grupo lo utilizará en su lugar.

Una vez hecho esto, haga clic en “Siguiente”.

Después, puedes establecer tus ajustes de privacidad.

Aquí puedes hacer que tu grupo de Google se pueda buscar públicamente, permitir que solo se unan los miembros invitados y decidir qué pueden hacer los miembros y los gestores del grupo.

Si ha terminado con esta página, haga clic en “Siguiente”.

El siguiente paso es añadir miembros. Para ello, basta con introducir las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo en los campos Miembros del grupo, Administradores del grupo o Propietarios del grupo.

También puedes elegir “Cada correo electrónico” para la suscripción. Esto significa que cada usuario del grupo recibirá un aviso a medida que reciba nuevos correos electrónicos, en lugar de por lotes.

Cuando termine, haz clic en “Crear grupo”.

Una vez creado el grupo, ve a “Ajustes del grupo” en la barra lateral y selecciona “General”.

A continuación, busca la sección “Activar características adicionales de Grupos de Google” y selecciona “Bandeja de entrada colaborativa”. Una vez hecho esto, simplemente haz clic en el botón “Guardar cambios”.

Ahora, puede seguir adelante y utilizar este correo electrónico como su dirección de correo electrónico de administrador de WordPress y / o para los formularios de contacto de WordPress, ventanas emergentes, y así sucesivamente. De esta manera, se le avisará cada vez que reciba un mensaje de un visitante del sitio web.

Consejo adicional: Utilice WP Mail SMTP para mejorar la entrega de correo electrónico de WordPress

Aunque WordPress es una excelente plataforma maquetadora de sitios web, no es una gran opción para enviar correos electrónicos. Esto se debe a que muchos servicios de alojamiento web de WordPress no están establecidos para utilizar la función PHP mail(), responsable del envío de correos electrónicos.

Como resultado, los correos electrónicos enviados directamente por los sitios web de WordPress a menudo no se entregan.

Por eso Gmail y otros proveedores de servicios de correo electrónico no utilizan la función mail() de PHP. En su lugar, utilizan la configuración SMTP sobre SSL/TLS para enviar y recibir correos electrónicos.

Afortunadamente, puedes utilizar el plugin WP Mail SMTP en tu sitio web. Este plugin configurará tu sitio WordPress para enviar correos electrónicos utilizando ajustes SMTP, incluyendo el servidor SMTP de Gmail, en lugar de la función PHP. De esta forma, tus correos electrónicos serán entregados en lugar de acabar en la carpeta de Spam.

Puede obtener más información en nuestra guía definitiva sobre cómo establecer WP Mail SMTP con cualquier alojamiento.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a establecer una bandeja de entrada compartida de Gmail para tu sitio de WordPress. También puedes marcar / comprobar nuestros tutoriales de WordPress sobre cómo crear un boletín de correo electrónico y nuestra selección experta de los mejores plugins de formularios de contacto.

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