10 najlepszych narzędzi do współdzielonej skrzynki odbiorczej, które pomogą zarządzać e-mailami zespołowym (wybór ekspertów)

W WPBeginner zarządzamy wieloma e-mailami klientów i zespołu w ramach różnych projektów i stron internetowych. Po drodze wypróbowaliśmy wiele narzędzi do współdzielonej skrzynki odbiorczej, aby znaleźć najlepsze dla nas i dla małych firm w ogóle.

Śledzenie komunikacji w zespole może być prawdziwym utrapieniem. Przy tak wielu dostępnych narzędziach do współdzielonej skrzynki odbiorczej, wybór odpowiedniego może być przytłaczający.

Dlatego poświęciliśmy czas na przetestowanie wszystkich popularnych narzędzi do współdzielonej skrzynki odbiorczej i zwróciliśmy uwagę na takie czynniki, jak cena, łatwość użycia i kluczowe funkcje.

W tym artykule pokażemy najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej, które ułatwią zarządzanie e-mailami zespołu i klientów.

Najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej: Nasze najlepsze wybory

Jak testowaliśmy i recenzowaliśmy oprogramowanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej

Przytłoczony stertą e-maili zespołowych? Oprogramowanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej może być Twoim rozwiązaniem. Działa jak centralna lokalizacja, w której Twój zespół może wspólnie efektywnie zarządzać wszystkimi przychodzącymi e-mailami.

Aby znaleźć najlepsze dla Ciebie rozwiązania do współdzielonej skrzynki odbiorczej, skupiliśmy się na tym, co jest najważniejsze dla właścicieli firm. Patrzyliśmy poza fantazyjne dodatki i skupiliśmy się na kluczowych funkcjach, których potrzebujesz.

Na przykład automatyzacja zmienia zasady gry. Ekspert ds. sztucznej inteligencji Rohit Gupta, dyrektor generalny Auditoria.AI, wyjaśnia:

Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy e-maile są kierowane do odpowiednich członków zespołu lub działów na podstawie predefiniowanych reguł i kryteriów. Ta innowacja usprawnia proces i zmniejsza ryzyko zagubienia lub przeoczenia wiadomości we współdzielonych skrzynkach odbiorczych.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Używamy również niektórych z tych narzędzi do różnych projektów, więc wiemy, że działają dobrze. Inne to popularne opcje, które dokładnie przetestowaliśmy, aby upewnić się, że działają. Nie polecilibyśmy narzędzia, którego sami byśmy nie użyli.

Na koniec przejrzeliśmy opinie użytkowników i referencje, aby zrozumieć, jak skuteczne, niezawodne i przyjazne dla użytkownika są te rozwiązania do współdzielonej skrzynki odbiorczej w rzeczywistych scenariuszach.

1. Help Scout

Dla małych firm chcących korzystać ze współdzielonej skrzynki odbiorczej, Help Scout wyróżnia się jako najlepsze oprogramowanie do współdzielonej skrzynki odbiorczej. Jest łatwe w konfiguracji, przyjazne dla użytkownika i oferuje doskonały stosunek jakości do ceny.

Współpraca nad e-mailami jest prosta dzięki Help Scout. Możesz przypisywać rozmowy do konkretnych członków zespołu, zostawiać prywatne notatki widoczne dla zespołu, a nawet sprawdzać, czy ktoś inny już pracuje nad zgłoszeniem, aby uniknąć powielania pracy.

Jedną z zalet Help Scout jest możliwość organizowania rozmów w foldery i zespoły. Używaliśmy tej funkcji do tworzenia oddzielnych skrzynek odbiorczych dla różnych funkcji w naszych projektach, takich jak marketing i obsługa klienta.

Help Scout pozwala również na dodawanie użytkowników z innych działów, takich jak dział rozliczeń czy sprzedaży, jako „lekkich użytkowników”. Możesz dodawać ich do konwersacji, aby byli świadomi istotnych problemów, a klienci mogli uzyskać pomoc od odpowiednich osób.

Jeśli masz bazę wiedzy, możesz ją łatwo wyszukać bezpośrednio w swojej skrzynce odbiorczej, aby wysyłać pomocne treści do klientów. W ten sposób nie będziesz musiał przełączać kart.

✅ Zalety Help Scout:

• Usprawniony przepływ pracy: Użyj funkcji „Odłóż na później”, aby tymczasowo odłożyć konwersacje i przywrócić je na górę skrzynki odbiorczej w wyznaczonym dniu i godzinie.
• Wykrywanie kolizji: Zapobiegaj jednoczesnemu odpowiadaniu przez członków zespołu na ten sam e-mail.
• Notatki wewnętrzne: Pozwól członkom zespołu prywatnie omawiać interakcje z klientami w ramach wiadomości e-mail.
• Kontekst klienta: Zobacz wszystkie poprzednie interakcje i informacje o kliencie w poręcznym pasku bocznym. Możesz nawet aktualizować te informacje w razie potrzeby.
• Szczegółowe raportowanie i analizy: Dostarcza cennych informacji na temat wydajności zespołu, w tym czasu pierwszej odpowiedzi na e-mail i średniego czasu rozwiązania problemu.
• Komunikacja wielokanałowa: Help Scout wykracza poza e-mail, oferując integracje z czatem na żywo, mediami społecznościowymi i komunikacją SMS (za pośrednictwem integracji stron trzecich).

❌ Wady Help Scout:

• Ograniczone funkcje AI: Zaawansowane funkcje sztucznej inteligencji są dostępne tylko w planach wyższych kategorii.
• Problemy ze skalowalnością: Zgodnie z naszym doświadczeniem, duże firmy mogą napotkać pewne błędy i ograniczenia w Help Scout.

Ceny: Ceny Help Scout zaczynają się od 0 USD miesięcznie za nieograniczoną liczbę użytkowników (z limitem 50 kontaktów) i rosną do 75 USD miesięcznie za 100 kontaktów. Dostępny jest bezpłatny okres próbny bez konieczności podawania karty kredytowej, dzięki czemu możesz wypróbować go przed podjęciem decyzji. Wyższe plany oferują więcej kontaktów, dodatkowe współdzielone skrzynki odbiorcze, zgodność z HIPAA i dedykowanego menedżera konta.

Dlaczego wybraliśmy Help Scout: Przystępność cenowa, łatwość użycia i potężne funkcje współpracy sprawiają, że Help Scout jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, które chcą usprawnić komunikację z klientami, zoptymalizować przepływy pracy zespołu i ostatecznie zwiększyć satysfakcję klientów.

2. Heroic Inbox

Prowadzisz stronę internetową WordPress? W takim razie Heroic Inbox jest najlepszym rozwiązaniem typu „shared inbox” dla Ciebie. Ten wtyczka typu help desk bezproblemowo łączy Twoją stronę WordPress z Twoim kontem e-mail. W ten sposób możesz zarządzać swoją skrzynką odbiorczą obsługi klienta bezpośrednio z obszaru administracyjnego WordPress.

Bezproblemowo integruje się z popularnymi klientami poczty e-mail, takimi jak Gmail (Google Workspace) i Outlook.

Trzeba przyznać, że konfiguracja Heroic Inbox może nie być tak łatwa, jak w przypadku niektórych innych opcji. Jednak niewiele wtyczek oferuje taki poziom integracji z WordPress, co czyni go wygodnym wyborem dla właścicieli stron internetowych, którzy preferują scentralizowaną platformę.

Aby dowiedzieć się, jak skonfigurować Gmail w Heroic Inbox, przeczytaj nasz artykuł o konfiguracji współdzielonej skrzynki odbiorczej Gmail w WordPressie.

Inną zaletą jest integracja z WooCommerce. Podczas interakcji z klientami możesz przeglądać ich poprzednie zakupy w interfejsie Heroic Inbox. Zapewnia to cenny kontekst do rozwiązywania zapytań i oferowania spersonalizowanego wsparcia.

Ponadto Heroic Inbox jest gotowy do tłumaczenia, co czyni go świetną opcją dla firm obsługujących klientów międzynarodowych.

✅ Zalety Heroic Inbox:

• Nieograniczone zgłoszenia i użytkownicy: Zarządzaj dowolną liczbą zapytań klientów i członków zespołu wsparcia bez ograniczeń.
• Historia zgłoszeń: Przeglądaj historię wiadomości każdego klienta, aby zrozumieć jego potrzeby i śledzić powtarzające się problemy. Może to być również pomocne w komunikacji następczej.
• Tagi e-mail do organizacji: Twórz niestandardowe tagi do kategoryzowania i organizowania zgłoszeń wsparcia w celu efektywnego zarządzania.
• Szkice odpowiedzi: Popraw pracę zespołową, tworząc szkice odpowiedzi do przeglądu i zatwierdzenia przed wysłaniem ich do klientów.
• Załączniki plików: Pozwól klientom dołączać pliki do ich zgłoszeń wsparcia w celu jasnej komunikacji i pobieraj załączniki bezpośrednio w WordPressie.

❌ Wady Heroic Inbox:

• Ograniczone funkcje w planie podstawowym: Podstawowy plan Heroic Inbox nie posiada funkcji powszechnie spotykanych w planach podstawowych innych rozwiązań (takich jak wykrywanie kolizji, dyskusje wewnętrzne i zapisane szablony e-mail).

Ceny: Heroic Inbox zaczyna się od 79,60 USD rocznie i rośnie do 299,60 USD rocznie. W przeciwieństwie do niektórych konkurentów, oferuje stałą opłatę bez cen za użytkownika, co może być opłacalne. Wyższe plany obejmują opcje wsparcia premium.

Dla najlepszej wartości sugerujemy zakup Heroic Bundle, który zawiera Heroic Inbox i Heroic KB, potężny wtyczkę bazy wiedzy. Cena waha się od 103,60 USD rocznie do 379,60 USD rocznie.

Dlaczego wybraliśmy Heroic Inbox: Bezproblemowa integracja wtyczki z WordPress, nieograniczone zgłoszenia i użytkownicy oraz kompatybilność z WooCommerce sprawiają, że jest to atrakcyjna opcja dla firm działających na WordPressie.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, możesz zapoznać się z naszą recenzją HeroThemes.

3. HubSpot

Czy zarządzasz interakcjami z klientami na różnych etapach, od przyciągania potencjalnych klientów po pielęgnowanie obecnych i zapewnianie bieżącego wsparcia? Jeśli tak, HubSpot może być idealnym rozwiązaniem współdzielonej skrzynki odbiorczej dla Ciebie.

HubSpot jest znanym narzędziem do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Funkcja e-mail zespołowego jest dostępna na wszystkich platformach Marketing, Sales i Service Hub.

Oprócz współdzielonej skrzynki odbiorczej otrzymasz również funkcje takie jak śledzenie odpowiedzi e-mail, raporty dotyczące wydajności e-mail i konfigurowalne widoki skrzynki odbiorczej. Te narzędzia pomogą Ci uzyskać cenne informacje na temat komunikacji e-mail i zoptymalizować przepływ pracy zespołu.

Jedną z rzeczy, która zrobiła na nas wrażenie, była hojna liczba szablonów wiadomości e-mail i gotowych fragmentów HubSpot, których jest do 5000 sztuk. Pozwala to zaoszczędzić czas, ponownie wykorzystując wcześniej napisane treści do typowych wiadomości.

✅ Zalety HubSpot:

• Potężny CRM: Zarządzaj obsługą klienta, kontaktami sprzedażowymi i kampaniami marketingowymi w jednej platformie.
• Skalowalne szablony e-mail: Twórz do 5000 gotowych fragmentów i szablonów e-maili dla efektywnej komunikacji.
• Wgląd w wydajność e-maili: Uzyskaj cenne dane dotyczące kondycji e-maili, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
• Zautomatyzowane przepływy pracy: Oprócz automatycznego kierowania rozmów, możesz także ustawić wyzwalacze dla zautomatyzowanych odpowiedzi e-mail w celach marketingowych lub sprzedażowych.
• Automatyzacja skrzynki odbiorczej: Po połączeniu z HubSpot platforma wykorzysta sztuczną inteligencję do automatycznego przechwytywania kontaktów, zarządzania nimi i sugerowania działań na podstawie treści e-maili.

❌ Wady HubSpot:

• Ograniczone zarządzanie SLA: Podobnie jak w innych rozwiązaniach, zarządzanie SLA (umową o poziomie usług) jest dostępne tylko w planach wyższej klasy. Jednak w przypadku HubSpot będziesz musiał przejść z planu za 15 USD za użytkownika miesięcznie do znacznie droższego planu za 1080 USD miesięcznie.

Ceny: HubSpot oferuje darmowy plan z ograniczonymi funkcjami. Płatne plany Customer Platform wahają się od 15 USD za użytkownika miesięcznie do 4000 USD miesięcznie. Plany te obejmują dostęp do Marketing, Sales, Service, Content, Operations i Commerce Hubs.

Chociaż technicznie można zbudować niestandardowy plan, który obejmuje tylko Marketing, Sales i Service Hubs dla funkcjonalności skrzynki odbiorczej zespołu, uznaliśmy, że cena jest wyższa niż w przypadku gotowych planów.

Dlaczego wybraliśmy HubSpot: Jego narzędzia CRM, rozbudowane funkcje e-mail, możliwości automatyzacji i funkcje oparte na sztucznej inteligencji sprawiają, że jest to silny kandydat dla firm poszukujących scentralizowanej platformy do zarządzania wszystkimi interakcjami z klientami.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszej pełnej recenzji HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk to platforma obsługi klienta z potężnym systemem do zarządzania wszystkimi e-mailami wsparcia w jednym miejscu.

Oto jak to działa: każdy e-mail od klienta staje się zgłoszeniem. Następnie możesz łatwo oznaczyć te zgłoszenia jako ważne lub mniej pilne, dodać tagi, aby zachować porządek, i przypisać je do konkretnych członków zespołu lub obserwatorów, którzy powinni być na bieżąco z rozmową.

Aby zaoszczędzić czas na odpowiadaniu na typowe pytania, HelpDesk pozwala tworzyć własne, konfigurowalne szablony e-maili. Istnieje nawet wizualny kreator, który ułatwia tworzenie tych gotowych odpowiedzi.

Jeśli chcesz dostosować HelpDesk do potrzeb swojej firmy, możesz dodać niestandardowe pola do swoich zgłoszeń. Na przykład, możesz utworzyć pole „Numer zamówienia”, aby Twój zespół mógł łatwo znaleźć odpowiednie szczegóły zakupu klienta bez konieczności przeszukiwania wiadomości e-mail.

✅ Zalety HelpDesk:

• Idealny dla zespołów obsługi klienta: Funkcje takie jak oznaczanie priorytetów, tagowanie rozmów z klientami, przypisywanie współpracowników i dodawanie obserwujących do zgłoszeń ułatwiają zespołowi współpracę.
• Funkcje współpracy zespołowej: Dodawaj prywatne notatki lub wzmianki, aby zaangażować innych członków zespołu, którzy mogą pomóc, zapewniając, że każdy ma potrzebne informacje.
• Automatyzacja powtarzalnych zadań: Skonfiguruj automatyczne przypisywanie i przepływy pracy, aby przyspieszyć obsługę zgłoszeń.
• Analiza wydajności: Uzyskaj raporty w czasie rzeczywistym, które pokazują metryki, takie jak godziny, w których otrzymujesz najwięcej wiadomości e-mail, czas potrzebny na rozwiązanie problemów i szybkość, z jaką Twój zespół odpowiada klientom.
• Adresy e-mail do odpowiedzi zespołowych: Twórz profesjonalnie wyglądające aliasy e-mail biznesowych dla wiadomości wychodzących, takie jak sales@business.com lub marketing@business.com.

❌ Wady HelpDesk:

• Jednolity cennik: HelpDesk ma tylko jeden standardowy plan. Jeśli potrzebujesz więcej użytkowników niż jest wliczonych, będziesz potrzebować niestandardowej wyceny, która może być kosztowna dla małych firm.

Cennik: HelpDesk zaczyna się od 29 USD za użytkownika miesięcznie. Jest również zarządzany przez tę samą firmę co LiveChat i ChatBot, więc możesz dodać czat na żywo i chatboty, aby wyjść poza komunikację e-mailową.

Dlaczego wybraliśmy HelpDesk: Wybraliśmy HelpDesk ze względu na jego przyjazny dla użytkownika system zgłoszeń i funkcje zaprojektowane specjalnie dla zespołów obsługi klienta. Dzięki skupieniu na współpracy zespołowej, automatyzacji i pomocnym raportom, HelpDesk może pomóc Ci poprawić doświadczenia klientów.

5. Gmelius

Gmelius to rozwiązanie współdzielonej skrzynki odbiorczej specyficzne dla Gmaila. Podczas konfiguracji możesz wybrać swój cel: „Inbox Focus” do usprawnienia przychodzących wiadomości e-mail za pomocą automatyzacji lub „Outreach Focus” do zwiększenia wysiłków związanych z wychodzącymi wiadomościami e-mail.

Możesz połączyć Gmelius ze swoim istniejącym kontem Gmail, przekonwertować e-mail grupy Google na wspólną skrzynkę odbiorczą, a nawet podłączyć alias e-mail. Sam interfejs jest bardzo podobny do Gmaila, co czyni go idealnym dla osób zaznajomionych z platformą e-mail Google.

Prawdziwa siła Gmelius tkwi w jego opcjach dostosowywania. Możesz tworzyć niestandardowe widoki na podstawie przypisanych członków zespołu, tagów e-mail lub innych kryteriów.

Dodatkowo, reguły automatyzacji i szablony pomagają zoptymalizować przepływ pracy. Na przykład, możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi, przypisywać wiadomości e-mail na podstawie treści, a nawet otrzymywać powiadomienia o naruszonych SLA, aby usprawnić zarządzanie pocztą e-mail przez Twój zespół.

✅ Zalety Gmelius:

• Znajomy interfejs: Gmelius działa jak rozszerzenie Gmaila, co ułatwia naukę i korzystanie z niego obecnym użytkownikom Gmaila.
• Potężne funkcje skrzynki odbiorczej: Automatyzuj różne zadania w skrzynce odbiorczej, takie jak przypisywanie e-maili, przenoszenie e-maili na podstawie statusu, tagowanie na podstawie słów kluczowych, konfigurowanie automatycznych odpowiedzi i otrzymywanie ostrzeżeń o naruszeniu SLA.
• Obszerna biblioteka szablonów: Uzyskaj dostęp do obszernej biblioteki gotowych szablonów e-maili, skategoryzowanych według działów (np. płatności i obsługa klienta), aby zaoszczędzić czas i tworzyć spójne komunikaty.
• Integracja z Google Meet i Zoom: Może to być przydatne w sytuacjach takich jak planowanie połączeń wideo bezpośrednio z wątków e-mail z klientami lub członkami zespołu.

❌ Wady Gmelius:

• Ograniczone integracje: W porównaniu do innych opcji z tej listy, Gmelius oferuje mniejszy zakres integracji z innymi usługami.

Ceny: Gmelius zaczyna się od 19 USD za użytkownika miesięcznie i rośnie do 40 USD za użytkownika miesięcznie. Dostępny jest bezpłatny 7-dniowy okres próbny. Uaktualnienie do wyższego planu odblokowuje korzyści, takie jak 12-miesięczne okno raportowania, nieograniczone zadania i kontakty oraz możliwość ustawienia godzin pracy.

Dlaczego wybraliśmy Gmelius: Znajomy interfejs podobny do Gmaila sprawia, że Gmelius jest łatwy w użyciu. Ponadto rozbudowane możliwości automatyzacji i narzędzia do współpracy mogą pomóc w dalszym zarządzaniu obciążeniem pracą.

6. Freshdesk

Podobnie jak HelpDesk, Freshdesk przekształca wiadomości z e-maili, telefonu, czatu na stronie internetowej i innych źródeł w zgłoszenia dla Twojego zespołu.

Gdy tylko pojawi się nowe zgłoszenie, funkcja Ticket Dispatch w Freshdesk może automatycznie wysłać je do najbardziej odpowiedniego członka zespołu na podstawie Twoich reguł. Zapewnia to, że Twoi klienci szybko otrzymają pomoc od właściwej osoby.

Jeśli wybierzesz plan wyższej klasy, możesz skorzystać z asystenta AI Freddy, aby dalej wspierać swój zespół. Może on podsumowywać wiadomości klientów, sugerować, jak przeformułować rzeczy, aby brzmiały lepiej, a nawet pomóc w analizie trendów w Twoich rozmowach.

✅ Zalety Freshdesk:

• Przejrzysty pulpit statystyk: Zobacz wszystkie swoje bieżące rozmowy w skrócie, w tym te oczekujące na odpowiedzi klientów, wstrzymane przez Twój zespół i już rozwiązane.
• Zorganizowana skrzynka odbiorcza: Twórz niestandardowe pola, statusy i widoki, aby utrzymać porządek w zgłoszeniach i ułatwić ich wyszukiwanie przez Twój zespół.
• Automatyczne eskalacje: Ustaw reguły, aby automatycznie podnosić priorytet zgłoszenia. Na przykład, jeśli klient nie odpowiedział w sprawie problemu z płatnością, możesz przekazać zgłoszenie innej osobie, która lepiej poradzi sobie z tą sytuacją.
• Paszporty jednodniowe: Freshdesk pozwala szybko dodawać nowych tymczasowych agentów z pełnym dostępem, ale tylko na dany dzień, idealne na okazje takie jak wydarzenia sprzedażowe.

❌ Wady Freshdesk:

• Problemy z wydajnością: Na podstawie naszych doświadczeń i opinii użytkowników, Freshdesk czasami może działać nieco wolno.

Cennik: Freshdesk oferuje darmowy plan dla maksymalnie 2 agentów. Płatne plany zaczynają się od 19 USD za użytkownika miesięcznie i sięgają 89 USD za użytkownika miesięcznie. Uaktualnienie daje dostęp do rynku ponad 1000 aplikacji, więcej opcji raportowania i więcej funkcji automatyzacji.

Dlaczego wybraliśmy Freshdesk: Freshdesk ułatwia zespołowi współpracę i szybkie rozwiązywanie zapytań klientów. Darmowy plan i przystępne cenowo płatne plany sprawiają, że jest to również świetna opcja dla firm każdej wielkości, nawet jeśli nie jest to najszybsze rozwiązanie.

7. Missive

Kiedy testowaliśmy Missive, nasze pierwsze wrażenie było takie, że interfejs jest minimalistyczny. Oprócz głównego obszaru, w którym czytasz i odpowiadasz na e-maile, znajduje się pasek boczny wyświetlający foldery skrzynki odbiorczej, wraz z opcją tworzenia nowych dla zorganizowanego zarządzania pocztą e-mail.

To narzędzie do współdzielonej skrzynki odbiorczej oferuje również niestandardowe reguły dla przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail. Dla przychodzących wiadomości e-mail możesz zdefiniować reguły na podstawie nadawcy, odbiorcy lub tematu. Reguły te mogą wywoływać akcje, takie jak dodawanie notatek, odkładanie powiadomień, scalanie rozmów i inne.

Reguły dla wychodzących wiadomości e-mail pozwalają ustawić przypomnienia o kontynuacji, automatycznie wysyłając wiadomości e-mail, jeśli w określonym czasie nie otrzymasz odpowiedzi.

Poza tym Missive ma funkcję czatu zespołowego, która pozwala Tobie i Twojemu zespołowi burzyć mózgi przed odpowiedzią na e-maile.

✅ Plusy Missive:

• Zautomatyzowane przepływy pracy: Twórz potężne reguły dla przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail, usprawniając komunikację i działania następcze.
• Czat zespołowy: Buduj współpracę zespołową dzięki wbudowanej funkcji czatu.
• Wsparcie godzin pracy we wszystkich planach: Zarządzaj powiadomieniami na podstawie predefiniowanych godzin pracy. W wielu innych konkurencyjnych produktach ta funkcja jest często dostępna tylko w planach wyższych kategorii.
• Gotowe odpowiedzi: Oszczędzaj czas i zapewnij spójną komunikację, tworząc gotowe wiadomości do użytku indywidualnego i zespołowego.

❌ Minusy Missive:

• Może być zbyt proste dla niektórych: Chociaż czysty, schemat kolorów interfejsu w odcieniach szarości może utrudniać wizualne rozróżnienie elementów.
• Ograniczony plan Starter: Chociaż przystępny cenowo za 14 USD za użytkownika miesięcznie w porównaniu do Help Scout, plan Starter ogranicza Cię do maksymalnie 5 użytkowników.

Cennik: Plany Missive zaczynają się od 14 USD za użytkownika miesięcznie i sięgają 36 USD za użytkownika miesięcznie. Dostępny jest również 30-dniowy bezpłatny okres próbny, bez konieczności podawania karty kredytowej.

Dlaczego wybraliśmy Missive: Ogólnie rzecz biorąc, Missive jest świetny dla zespołów poszukujących prostego, ale skutecznego sposobu zarządzania swoimi e-mailami. Od razu oferuje również funkcje, które są często dostępne tylko w planach wyższych kategorii, takie jak wsparcie godzin pracy i wbudowany czat zespołowy.

8. Hiver

Hiver to narzędzie, które dodaje funkcje współdzielonej skrzynki odbiorczej bezpośrednio do Twojego konta Gmail. Wystarczy zainstalować rozszerzenie Hiver Chrome, a będzie ono działać w ramach Twojego istniejącego Gmaila. Zobaczysz wtedy nowe funkcje, takie jak listy przypisanych zadań, dane kontaktowe klientów i pomocne analizy.

Hiver pomaga zespołowi zachować porządek. Aby łatwo śledzić postępy, możesz oznaczać wiadomości e-mail jako otwarte, oczekujące lub zamknięte. Możesz również przypisywać wiadomości e-mail do konkretnych członków zespołu, dodawać etykiety dla lepszego sortowania i korzystać z dziennika aktywności, aby zobaczyć całą historię wiadomości e-mail.

Istnieją również unikalne narzędzia do współpracy zespołowej. Na przykład możesz bezpiecznie udostępniać wiadomości e-mail za pomocą specjalnych linków. Lub skonfiguruj przepływy pracy zatwierdzania, gdy klienci składają specjalne prośby, które wymagają najpierw zatwierdzenia przez kogoś innego, zanim będziesz mógł przejść dalej.

✅ Zalety Hiver:

• Działa w Gmailu: Zarządzaj swoją współdzieloną skrzynką odbiorczą bezpośrednio w istniejącym Gmailu, zachowując znajome i uporządkowane środowisko.
• Obsługa wielokanałowa: Hiver oferuje funkcje wykraczające poza podstawową pocztę e-mail, w tym chatboty, bazę wiedzy, a nawet czat na żywo.
• Równoważenie obciążenia: Zapobiegaj przeciążeniu członków zespołu pracą, ustawiając limity przypisań.
• Unikalne funkcje AI: Hiver może sugerować szablony wiadomości e-mail do użycia na podstawie wiadomości e-mail od klienta lub wykrywać wiadomości z podziękowaniami, aby automatycznie zamykać rozmowy.

❌ Wady Hiver:

• Mniej integracji: Hiver nie integruje się z tak wieloma innymi narzędziami, jak niektórzy konkurenci.

Ceny: Hiver oferuje bezpłatny 7-dniowy okres próbny i ograniczony bezpłatny plan. Płatne plany zaczynają się od 25 USD za użytkownika miesięcznie za 10 użytkowników i 2 skrzynki pocztowe, a kończą na 105 USD za użytkownika miesięcznie. Uaktualnienie zapewnia dodatkowe współdzielone skrzynki odbiorcze.

Dlaczego wybraliśmy Hiver: Podobnie jak Gmelius, Hiver został zaprojektowany do ulepszania Gmaila. Jednak w przeciwieństwie do Gmelius, który naśladuje interfejs Gmaila, Hiver integruje się bezpośrednio z samym Gmailem i jest bardziej przystępny cenowo. Pozwala to na zarządzanie wiadomościami e-mail bez opuszczania środowiska Gmail.

9. Grupy Google

Masz napięty budżet i potrzebujesz szybkiego sposobu na skonfigurowanie współdzielonej skrzynki odbiorczej Gmail? Możesz wypróbować Grupy Google. Ta bezpłatna usługa z Google Workspace pozwala utworzyć centralny adres e-mail, z którego może korzystać cały Twój zespół.

Należy pamiętać, że tylko użytkownicy z uprawnieniami administratora Google Workspace mogą tworzyć Grupy. Jeśli nie masz pewności co do uprawnień swojego konta, po prostu skontaktuj się z zespołem administratorów.

Po utworzeniu Grupy właściciel lub menedżer może aktywować funkcje współdzielonej skrzynki odbiorczej. Pozwala to członkom zespołu zarządzać rozmowami, przypisując wiadomości e-mail do konkretnych członków zespołu, oznaczając rozmowy jako rozwiązane i używając etykiet dla lepszej organizacji.

✅ Zalety Grup Google:

• Bezpłatne i łatwe w użyciu: Nie ma żadnych kosztów, a konfiguracja jest prosta.
• Funkcje współpracy: Możesz przypisywać wiadomości e-mail, rozwiązywać wątki konwersacji i używać tagów do organizowania wiadomości.
• Role i uprawnienia: Zdefiniuj jasne role i uprawnienia dostępu, aby zabezpieczyć wspólną skrzynkę odbiorczą. Możesz decydować, kto może przeglądać konwersacje, brać w nich udział, zatwierdzać wiadomości itp.

❌ Wady Google Groups:

• Ograniczona funkcjonalność: Chociaż Google Groups oferuje funkcje współpracy, nie są one na tym samym poziomie co inne platformy współdzielonych skrzynek odbiorczych.

Cennik: Tworzenie i korzystanie z Google Groups jest całkowicie bezpłatne dla wszystkich użytkowników Google Workspace, pod warunkiem posiadania niezbędnych uprawnień do tworzenia grup. Plany Workspace kosztują od 6 USD za użytkownika miesięcznie do 18 USD za użytkownika miesięcznie, przy czym wyższe plany oferują zwiększoną przestrzeń dyskową na użytkownika.

Dlaczego wybraliśmy Google Groups: Google Groups to świetny wybór na początek dla zespołów poszukujących bezpłatnego i prostego rozwiązania do tworzenia wspólnej skrzynki odbiorczej Gmail. Nie polecamy go jednak do długoterminowego użytku, ponieważ nie jest tak skalowalny jak inne opcje na liście.

10. Wspólna skrzynka odbiorcza Outlook

Czy Ty i Twój zespół już korzystacie z Microsoft 365 i Outlooka, aby pozostać w kontakcie? Czy Twój zespół jest mały i szuka prostego sposobu na wspólną pracę nad wiadomościami e-mail? W takim razie wypróbuj funkcję Wspólnej skrzynki odbiorczej Outlooka.

Konfiguracja Wspólnej skrzynki odbiorczej jest łatwa, jeśli jesteś administratorem swojego konta Microsoft 365. Wystarczy utworzyć nowy adres e-mail specjalnie dla swojego zespołu i dodać członków. Jeśli nie jesteś administratorem, możesz poprosić ich o utworzenie go dla Ciebie.

Gdy zostanie uruchomiona, Wspólna skrzynka odbiorcza pojawi się jako nowy folder w Twoim Outlooku. Twój zespół może odbierać wiadomości e-mail na ten wspólny adres, a wszelkie wiadomości wysłane z tego adresu e-mail będą wyglądać, jakby pochodziły od zespołu, a nie od jednej osoby.

✅ Zalety Wspólnej skrzynki odbiorczej Outlook:

• Prosta konfiguracja: Wspólne skrzynki odbiorcze są łatwe w konfiguracji i użyciu, ponieważ pasują do Twojego istniejącego Outlooka.
• Kalendarze zespołowe: Kalendarz połączony ze Wspólną skrzynką odbiorczą automatycznie pojawia się na liście kalendarzy wszystkich użytkowników, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco z terminami spotkań i zadań.
• Reguły skrzynki odbiorczej: Podobnie jak w przypadku własnej skrzynki odbiorczej, możesz ustawić reguły do automatycznego sortowania i zarządzania wiadomościami e-mail, które trafiają do Wspólnej skrzynki odbiorczej.

❌ Wady Wspólnej skrzynki odbiorczej Outlook:

• Nie dla dużych zespołów: Wspólne skrzynki odbiorcze najlepiej sprawdzają się w mniejszych zespołach. Jeśli Twój zespół jest większy lub potrzebuje więcej funkcji współpracy, możesz potrzebować innego narzędzia.

Cennik: Funkcja Wspólnej skrzynki odbiorczej jest dostępna we wszystkich planach Microsoft 365 Business, które zaczynają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie i sięgają 22 USD za użytkownika miesięcznie. Microsoft 365 oferuje również bezpłatny miesięczny okres próbny.

Dlaczego wybraliśmy współdzieloną skrzynkę odbiorczą Outlook: Dla małych zespołów już korzystających z Microsoft 365, współdzielona skrzynka odbiorcza może być świetną opcją. Jednak jeśli Twój zespół potrzebuje bardziej zaawansowanych funkcji, warto rozważyć inne alternatywy.

Jakie są najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej dla e-maili zespołowych?

Dla małych firm Help Scout jest najlepszym narzędziem do współdzielonej skrzynki odbiorczej do zarządzania e-mailami zespołu. Jest łatwe w użyciu, przystępne cenowo i pełne funkcji, które pomagają zespołowi efektywnie współpracować. Oznacza to szczęśliwszych klientów i płynniejszy przepływ pracy dla Twojego zespołu.

Jeśli Twoja firma działa na WordPressie i masz do czynienia z wieloma zapytaniami od klientów, to Heroic Inbox jest silnym kandydatem. Integruje się bezpośrednio z panelem administracyjnym WordPressa, dzięki czemu możesz zarządzać zgłoszeniami wsparcia bez opuszczania znanego środowiska.

Wreszcie, dla firm, które chcą zarządzać wszystkimi interakcjami z klientami w jednym miejscu, nie szukaj dalej niż HubSpot. Ta platforma wykracza poza podstawowe współdzielone skrzynki odbiorcze dzięki swojemu potężnemu systemowi CRM.

Współdzielone skrzynki odbiorcze e-mail: Często zadawane pytania

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się najlepszym narzędziom do współdzielonej skrzynki odbiorczej na rynku, odpowiedzmy na kilka często zadawanych pytań.

Jak zarządzać współdzieloną skrzynką odbiorczą w Gmailu?

Istnieje kilka opcji. Google Groups oferuje darmowe rozwiązanie, ale ma ograniczone funkcje. Aby uzyskać lepsze wrażenia, rozważ Help Scout lub Heroic Inbox. Oba narzędzia oferują funkcje takie jak przypisywanie e-maili członkom zespołu, ustawianie uprawnień i automatyzacja zadań w przyjaznym interfejsie użytkownika.

Które narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej są najlepsze do współpracy zespołowej w małych firmach?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot i Help Desk to świetne narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej dla małych firm. Te platformy oferują funkcje takie jak automatyczne kierowanie e-maili, notatki wewnętrzne, tagowanie e-maili i gotowe odpowiedzi, aby znacznie ułatwić komunikację.

Wybór najlepszego rozwiązania zależy od Twoich konkretnych potrzeb i budżetu.

Które narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej oferują najlepszą integrację z Gmailem?

Help Scout oferuje dość prosty proces konfiguracji Gmaila. Po podłączeniu konta Help Scout bezproblemowo importuje Twoje istniejące e-maile.

Dla użytkowników, którzy chcą ulepszyć swojego Gmaila, Hiver jest świetną opcją. Dodaje funkcje bezpośrednio w Gmailu, takie jak przypisywanie zadań i historia aktywności.

Odkryj więcej narzędzi do współpracy zespołowej

• Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami dla małych firm
• Najlepsze narzędzia do komunikacji zespołowej dla małych firm
• Najlepsze narzędzia do automatyzacji marketingu dla małych firm
• Najlepsze oprogramowanie do czatów wideo dla firm (z darmowymi opcjami)
• Najlepsze usługi faksu online dla małych firm

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci odkryć najlepsze narzędzia do współdzielonej skrzynki odbiorczej do zarządzania e-mailami zespołowymi. Możesz również zapoznać się z naszą listą najlepszych usług e-mail marketingu oraz naszymi ekspertyzami na temat tego, co sprawia, że strona docelowa skutecznie konwertuje.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube po samouczki wideo dotyczące WordPressa. Znajdziesz nas również na Twitterze i Facebooku.