Comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress (Conseils d'experts)

Chaque semaine, nous voyons d'autres propriétaires de sites Web lutter avec des tâches interminables – de la mise à jour du contenu à la gestion des commentaires, en passant par les mises à jour techniques et le support client. C'est précisément pourquoi beaucoup d'entre eux se sont tournés vers nous pour obtenir des conseils sur l'embauche d'assistants virtuels.

La bonne nouvelle ? Trouver et embaucher le bon assistant virtuel ne doit pas être compliqué.

Dans ce guide, nous partagerons des conseils éprouvés que nous avons recueillis en aidant des dizaines de propriétaires de sites WordPress à déléguer leur travail avec succès. Vous apprendrez exactement quelles tâches externaliser, où trouver des AV fiables et comment éviter les erreurs d'embauche courantes.

Que vous soyez submergé par les tâches WordPress ou que vous souhaitiez simplement faire évoluer les opérations de votre site Web, ce guide étape par étape vous montrera comment trouver, embaucher et travailler avec des assistants virtuels qui peuvent vraiment aider votre site à se développer.

Qu'est-ce qu'un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel (AV) est un contractant indépendant qui aide à soutenir votre entreprise à distance.

Ils gèrent toutes les tâches répétitives ou chronophages pour lesquelles vous n'avez pas le temps ou pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'un coup de main. Il peut s'agir de tâches telles que la planification de rendez-vous, la gestion de votre calendrier ou même l'envoi d'e-mails.

Contrairement à un responsable de bureau ou un assistant exécutif, un assistant virtuel effectue son travail entièrement à distance. De plus, les assistants virtuels sont généralement utilisés pour des tâches plus simples, tandis que les assistants exécutifs sont chargés d'accomplir des activités plus complexes qui nécessitent plus d'expérience.

Pourquoi vous devez embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress ?

Gérer un site WordPress implique de maintenir les sauvegardes du site, de mettre à jour les plugins et les thèmes, et de mettre à jour le cœur de WordPress.

Si vous ne parvenez pas à maintenir votre site, il pourrait être exposé aux piratages, connaître des interruptions de service, ou même avoir des temps de chargement lents. Ces problèmes peuvent vous faire perdre directement des visiteurs et même des clients.

Si vous n'avez pas le temps de maintenir votre site ou si vous ne savez pas comment faire, vous pourriez vouloir embaucher un assistant virtuel.

Votre assistant virtuel sera responsable de l'aide aux tâches liées à WordPress à distance. Ils peuvent effectuer un large éventail de tâches qui vont au-delà de la maintenance, telles que :

• Support technique : Effectuer des sauvegardes régulières du site, maintenir vos plugins et thèmes WordPress à jour, optimiser les performances du site, et plus encore.
• Gestion de contenu : Effectuer des mises à jour de contenu pour le SEO, planifier des publications et gérer les commentaires.
• Support client : Répondre aux commentaires des articles de blog et des réseaux sociaux, interagir avec votre public et planifier des rendez-vous.
• Support e-commerce : Si vous possédez une boutique en ligne, vous pouvez demander à votre assistant virtuel de traiter les commandes, de gérer les listes de produits et de répondre aux demandes des clients. Ou ils peuvent effectuer des tâches de saisie de données comme la mise à jour des niveaux de stock ou des prix.
• Design : S'ils ont des compétences en design ou en codage, les assistants virtuels peuvent apporter des modifications à la mise en page, ajuster les styles, ou même créer des visuels.

Les assistants virtuels peuvent vous décharger de votre charge de travail afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités prioritaires qui génèrent des revenus pour votre entreprise.

Pour mettre les choses en perspective, disons que votre temps vaut 50 $ de l'heure. De nombreuses tâches administratives peuvent être externalisées à des assistants virtuels pour 5 à 25 $ de l'heure. Par conséquent, ces heures supplémentaires que vous avez récupérées vous permettront de gagner plus d'argent.

Embaucher des assistants virtuels pourrait être la meilleure décision que vous puissiez prendre pour votre entreprise. Voici un aperçu rapide de toutes les étapes que nous allons aborder dans cet article :

Dans cet esprit, voici comment constituer une équipe fiable d'assistants virtuels.

1. Décider quelles tâches externaliser et documenter votre processus

La première étape consiste à dresser une liste des tâches que vous souhaitez que votre assistant virtuel WordPress effectue.

Cela vous aidera à filtrer les assistants virtuels pour ne retenir que ceux qui correspondent à vos besoins. Comme mentionné précédemment, il existe des dizaines de tâches qu'un assistant peut gérer pour vous.

En supposant que ce sont toutes des tâches que vous effectuez actuellement vous-même, vous devriez documenter l'ensemble du processus et créer des directives à suivre. Il existe de nombreuses façons efficaces de documenter le processus :

• Vous pouvez utiliser Snagit pour enregistrer votre écran et capturer chaque clic que vous effectuez pour chaque tâche.
• Alternativement, vous pouvez créer une liste de contrôle ou un centre de ressources dans Notion. Ce faisant, vous pouvez inclure des tutoriels, des scripts et des modèles à suivre.

Non seulement cela facilite l'intégration de vos nouveaux membres d'équipe, mais cela vous aide également à rédiger une description de poste plus précise et à trouver les bons candidats pour le poste.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un centre de ressources sur Notion :

Vous pouvez étiqueter chaque document par type de tâche.

Nous avons inclus des instructions étape par étape et des captures d'écran dans chaque document pour aider à guider les assistants virtuels dans l'exécution d'une tâche.

2. Rédiger une offre d'emploi précise

Si vous souhaitez trouver le bon assistant virtuel WordPress, vous devrez rédiger une description de poste convaincante qui attire une personne possédant les qualités et les compétences dont vous avez besoin.

Cela sert de filtre pour identifier le bon candidat. Une offre d'emploi efficace pour un assistant virtuel doit inclure :

• Portée du travail : Décrivez les tâches et responsabilités que l'assistant virtuel gérera. Vous devez indiquer clairement la disponibilité attendue et si vous souhaitez pourvoir un poste à temps plein ou à temps partiel.
• Compétences requises : Spécifiez les compétences et qualifications que vous recherchez. Listez également les outils et logiciels que l'assistant virtuel est censé savoir utiliser, tels que le CMS WordPress.
• Expérience : Mentionnez le niveau d'expérience que vous recherchez, qu'il s'agisse d'un poste de débutant ou de quelqu'un ayant des années d'expérience spécifiques.
• Budget : Définissez un budget et indiquez votre préférence pour les tarifs horaires ou les contrats à prix fixe.

Plus vous pouvez être détaillé, mieux c'est. Par exemple, voici à quoi pourrait ressembler une offre d'emploi.

3. Savoir où trouver les meilleurs assistants virtuels

Une fois que vous avez mis en place votre documentation et rédigé votre annonce, vous êtes prêt à commencer à chercher des assistants virtuels.

Les sites Web indépendants sont un excellent point de départ pour trouver un assistant virtuel dévoué, surtout si vous avez des besoins spécifiques en tête.

Bien que vous puissiez suivre la voie traditionnelle d'embauche d'assistants virtuels via des plateformes d'emploi, les plateformes indépendantes présentent certains avantages, tels que :

• Un système d'évaluation pour voir comment ils ont travaillé avec des clients précédents
• Paiements mondiaux et facturation facile
• Une fonction de chat pour discuter des détails du projet et partager des fichiers
• Les paiements sont effectués via un service de dépôt fiduciaire, vous ne paierez donc que pour le travail qui est terminé

Dans cette optique, nous recommandons ces plateformes indépendantes pour commencer :

Codeable

Codeable est une plateforme indépendante WordPress fiable qui vous aide à trouver des experts WordPress. Vous pouvez trouver des experts dans pratiquement tous les domaines de WordPress, y compris :

• Développement et personnalisation de thèmes et de plugins
• Développement e-commerce
• Développement personnalisé de sites Web WordPress
• Conception de sites Web
• API et intégration
• Dépannage et maintenance
• Sécurité et performance

Essentiellement, si vous rencontrez des problèmes techniques avec WordPress et que vous souhaitez que des experts qualifiés s'en occupent pour vous, alors Codeable est une excellente option. Et comme la plateforme n'accepte que les 2 % meilleurs candidats, vous pouvez être sûr que vous travaillez avec des professionnels WordPress compétents.

Upwork

Upwork est l'une des plus grandes places de marché indépendantes, avec plus de 12 millions d'indépendants enregistrés.

Contrairement à Codeable, vous pouvez trouver des assistants virtuels avec un plus large éventail de compétences. Cela vous permet de trouver des professionnels pour diverses tâches au-delà de WordPress.

Comme il y a plus d'utilisateurs sur la plateforme, il y a de fortes chances que vous trouviez un assistant virtuel dans votre budget.

Upwork affiche également des témoignages et des scores de réussite de projets sur le profil de chaque indépendant pour voir leurs antécédents. De plus, Upwork vous permet de parcourir les talents, de leur envoyer des messages directement et même de les inviter à postuler.

Bien que vous puissiez choisir un site comme Fiverr à la place, il peut être plus adapté aux projets ponctuels qu'à un rôle récurrent comme un assistant virtuel.

Toptal

Toptal est une plateforme indépendante connue pour son processus de sélection rigoureux, n'acceptant que les 3 % meilleurs candidats.

Les indépendants doivent passer cinq étapes du processus de sélection, y compris une évaluation complète de l'anglais et une évaluation de projet.

Contrairement à d'autres plateformes, Toptal adopte une approche plus personnalisée. Un membre de l'équipe vous appellera pour recueillir vos exigences et vos préférences en matière de talents. À partir de là, ils vous présenteront la correspondance idéale pour votre emploi à partir de leur réseau de talents vérifiés par des experts.

Ce processus de mise en relation personnalisé garantit que vous travaillez avec des assistants virtuels possédant les compétences et l'expérience appropriées pour vos tâches WordPress. Et cela vous évite de parcourir des milliers de CV et de coordonner vous-même les entretiens.

Toptal dispose même d'une fonctionnalité dédiée de facturation et de suivi du temps appelée TopTracker. Avec ce service, vous pouvez facilement suivre les heures et effectuer des paiements via PayPal, Payoneer ou virement bancaire direct. Cependant, vous pouvez également utiliser un outil de suivi du temps dédié comme TimeDoctor.

4. Interroger les candidats qualifiés

Une fois que votre offre d'emploi est publiée depuis quelques jours, vous devriez voir les candidatures affluer. Examiner les candidatures peut être une corvée, mais c'est nécessaire si vous voulez trouver la bonne personne.

Vous devez réduire votre liste de candidats à ceux qui répondent à vos qualifications. À partir de là, vous pouvez choisir de faire passer un test de compétences aux candidats. Cela permet d'éliminer les candidats qui n'ont tout simplement pas les compétences nécessaires pour faire le travail.

Par exemple, vous pouvez créer un site WordPress factice et leur demander d'effectuer une sauvegarde complète du site, de dépanner un problème courant ou d'optimiser un article de blog pour le référencement. La liste des tâches que vous avez déjà établie vous aidera à décider comment évaluer vos candidats.

Après cela, vous pouvez choisir les quelques candidats qui ont obtenu les meilleurs scores et qui sont les plus qualifiés pour le poste. Vous devrez interviewer ces futurs employés via Google Meet ou Zoom.

À ce stade, vous savez que les candidats sont capables d'assumer le rôle.

Cependant, vous voudrez également savoir s'ils correspondent bien à la culture de votre entreprise. Vous devrez donc évaluer comment ils aiment travailler en équipe, résoudre des situations inconnues ou prioriser les tâches, surtout lorsqu'ils gèrent plusieurs responsabilités.

5. Embaucher et intégrer de nouveaux assistants virtuels

Généralement, vous embaucherez le candidat qui a fait la meilleure impression. Assurez-vous donc que les nouvelles recrues signent un contrat d'entrepreneur indépendant. Ce contrat décrit les termes, y compris la portée du travail et les modalités de paiement.

De plus, il détaille les droits de propriété intellectuelle, ce qui est important à clarifier, surtout lorsqu'il s'agit de contenu de site Web, de conceptions ou d'autres éléments créatifs.

Avec un logiciel comme signNow, vous pouvez créer des accords au format PDF et inviter vos nouvelles recrues à signer le contrat.

Mais avant que votre nouvel AV ne commence, vous devriez également avoir un processus d'intégration en place.

Tout ce que vous avez à faire est d'utiliser un outil de gestion de projet pour créer une série de tâches d'intégration qui doivent être accomplies afin que l'AV soit rapidement opérationnel.

Vous pouvez utiliser Asana pour attribuer une liste de contrôle de tâches afin d'aider à l'intégration de vos nouveaux assistants virtuels. Chaque nouveau membre de l'équipe passera par une série d'actions pour se familiariser avec votre entreprise et votre mode de fonctionnement. La liste de contrôle devrait décrire des éléments tels que :

• La mission et les valeurs fondamentales de votre entreprise
• L'accès à la connexion du site WordPress et à d'autres outils
• Documentation et formation sur la manière d'effectuer les tâches
• L'accès aux outils de communication d'équipe pour la collaboration. Par exemple, l'utilisation de Slack est un excellent moyen de discuter avec les AV en tête-à-tête, ou vous pouvez créer un canal dédié pour faire des annonces à toute votre équipe.

Vous pouvez simplement ajouter des liens vers le hub de ressources que vous avez créé précédemment avec Notion ou un logiciel similaire.

Lors de l'ajout d'autorisations et de rôles à WordPress et à d'autres logiciels, il est essentiel d'utiliser un gestionnaire de mots de passe comme 1Password.

Ce logiciel générera et stockera des mots de passe forts et uniques pour chaque compte, ce qui peut aider à empêcher quiconque de pirater votre site WordPress.

Alternative : Utiliser des services de maintenance WordPress

Vous pourriez décider que vous n'êtes pas tout à fait prêt à embaucher un AV, soit parce que vous n'avez pas assez de tâches à déléguer, soit parce que cela n'a pas de sens financier.

Dans ce cas, vous pourriez plutôt choisir des services de maintenance WordPress. Ils peuvent aider à rationaliser et à automatiser toutes les tâches que vous devez effectuer pour maintenir votre site sain et à jour, y compris :

• Trouver et corriger les liens brisés
• Mettre à jour les thèmes et les plugins
• Sauvegarder votre site WordPress
• Supprimer les commentaires de spam
• Mettre à jour automatiquement le cœur de WordPress vers la dernière version

WordPress.org recommande d'effectuer ces tâches de maintenance environ tous les trois à six mois.

Bien que vous puissiez engager un assistant virtuel pour effectuer ces tâches, il est beaucoup moins cher de simplement payer un fournisseur de services pour faire le travail à votre place.

Si vous cherchez des recommandations, consultez notre sélection des meilleurs services de maintenance WordPress du marché. Ces agences peuvent gérer les services de sauvegarde, les mises à jour du cœur, les mises à jour des thèmes et des plugins, l'optimisation des actifs, la suppression des logiciels malveillants, la surveillance de la disponibilité, et bien plus encore.

Une autre alternative est d'utiliser une société d'hébergement WordPress géré, qui peut gérer la plupart des services de maintenance. Les fournisseurs d'hébergement géré s'occupent de toutes les tâches de gestion du serveur, telles que la configuration du serveur, la sécurité et la maintenance.

Questions fréquemment posées

Nos lecteurs nous demandent souvent comment embaucher des assistants virtuels WordPress. Voici les réponses aux questions les plus courantes :

Combien coûte un assistant virtuel ?

Les prix des assistants virtuels varient, mais coûteront généralement entre 5 $ et 50 $ par heure, les assistants virtuels spécialisés et basés aux États-Unis coûtant plus cher que ceux axés sur l'administration et basés à l'étranger.

Bien que beaucoup facturent à l'heure, certains peuvent fixer leurs tarifs sous forme d'honoraires mensuels de 500 $ à 4 000 $ pour un nombre d'heures défini.

Quand devriez-vous embaucher un assistant virtuel ?

En tant qu'entrepreneurs, il est difficile de savoir quand il est temps d'embaucher un assistant virtuel. Mais voici quelques signes qu'il est temps de commencer à déléguer :

• Vous passez trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Il est préférable de passer votre temps à ajouter de la valeur à votre entreprise d'une manière que vous seul pouvez.
• Vous perdez des clients car vous ne pouvez pas répondre aux e-mails de support. Une mauvaise expérience client entraînera une mauvaise réputation, ce qui peut affecter la croissance de votre entreprise.
• Vous n'êtes pas doué avec WordPress. Un assistant virtuel ayant des compétences techniques peut s'occuper de corriger les erreurs WordPress et d'effectuer des sauvegardes, garantissant ainsi que votre site reste sécurisé et à jour.
• Vous avez du mal à gérer le contenu de votre site WordPress. Un assistant virtuel WordPress peut aider à rédiger des articles de blog, à créer des graphiques et à planifier les mises à jour de contenu.

L'externalisation peut sembler inhabituelle pour les entrepreneurs qui aiment avoir le contrôle. Mais une partie de la croissance d'une entreprise consiste à faire confiance aux autres pour que votre entreprise puisse fonctionner sans votre pleine attention.

Cela dit, si vous avez seulement besoin d'aide pour la maintenance de votre site WordPress, les services de maintenance WordPress sont la solution la plus fiable et la plus abordable.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress. Ensuite, vous voudrez peut-être également consulter notre guide sur comment demander correctement du support WordPress et l'obtenir, ou notre sélection d'experts des meilleurs services de comptabilité pour votre entreprise en ligne.

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