Comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress (Astuces d’experts)

Chaque semaine, nous voyons des propriétaires de sites web se débattre avec des tâches interminables – de la mise à jour du contenu à la gestion des commentaires, en passant par les mises à jour techniques et le support client/cliente. C’est précisément la raison pour laquelle nombre d’entre eux se sont tournés vers nous pour obtenir des conseils sur l’embauche d’assistants virtuels.

La bonne nouvelle ? Trouver et embaucher le bon assistant virtuel ne doit pas être compliqué.

Dans ce guide, nous partagerons des astuces éprouvées que nous avons recueillies en aidant des dizaines de propriétaires de sites WordPress à déléguer leur travail avec succès. Vous apprendrez exactement quelles tâches externaliser, où trouver des VA fiables, et comment éviter les erreurs d’embauche courantes.

Que vous crouliez sous les tâches liées à WordPress ou que vous souhaitiez simplement redimensionner les opérations de votre site, ce guide étape par étape vous affichera comment trouver, embaucher et travailler avec des assistants virtuels qui peuvent réellement aider votre site à se développer.

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel (AV) est un entrepreneur indépendant qui vous aide à supporter votre entreprise à distance.

Ils s’occupent de toutes les tâches répétitives ou chronophages pour lesquelles vous n’avez pas le temps ou pour lesquelles vous auriez besoin d’une aide. Il peut s’agir de tâches telles que planifier des rendez-vous, gérer votre agenda ou même envoyer des e-mails.

Contrairement à un office manager ou à un assistant de direction, un assistant virtuel effectue son travail entièrement à distance. En outre, les Prérequis sont généralement nécessaires pour des tâches plus simples, tandis que les assistants exécutifs sont chargés d’activités plus complexes qui requièrent plus d’expérience.

Pourquoi embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress ?

La gestion d’un site web WordPress implique de maintenir les sauvegardes du site, de mettre à jour les extensions et les thèmes, et de mettre à jour le cœur de WordPress.

Si vous n’entretenez pas votre site, il risque d’être piraté, de subir des temps d’arrêt ou même d’avoir des temps de chargement trop lents. Ces problèmes peuvent directement vous faire perdre des internautes, voire des clients/clientes.

Si vous n’avez pas le temps d’entretenir votre site ou si vous ne savez pas comment le faire, vous pouvez engager un assistant virtuel.

Votre assistant virtuel sera chargé d’apporter son aide à distance pour les tâches liées à WordPress. Ils peuvent effectuer une large plage de tâches qui vont au-delà de la maintenance, telles que :

• Support technique : Effectuez des sauvegardes régulières de votre site, maintenez vos extensions et thèmes WordPress à jour, optimisez les performances de votre site, et bien plus encore.
• Gestion du contenu : Effectuez des mises à jour de contenu pour le SEO, planifiez des publications et gérez les commentaires.
• Support client/cliente : Répondez aux publications de blog et aux commentaires sur les réseaux sociaux, engagez le dialogue avec votre public et planifiez des rendez-vous.
• Support pour le commerce électronique : Si vous possédez une boutique en ligne, vous pouvez demander à votre AV de traiter les commandes, de gérer les listes de produits et de répondre aux questions des clients/clientes. Ils peuvent également effectuer des tâches de saisie de données, comme la mise à jour des niveaux de stock ou des prix.
• Conception : S’ils ont des compétences en matière de conception ou de codage, les AV peuvent alors apporter des modifications à la mise en page, ajuster les styles ou même créer des visuels.

Les AV peuvent vous décharger de la charge de travail afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités plus prioritaires qui génèrent du chiffre d’affaires pour votre entreprise.

Pour mettre les choses en perspective, disons que votre temps vaut 50 dollars de l’heure. De nombreuses tâches administratives peuvent être confiées à des administrateurs/administratrices pour 5 à 25 dollars de l’heure. Par conséquent, ces heures supplémentaires que vous avez récupérées vous permettront de gagner plus d’argent.

L’embauche d’un AV pourrait bien être la meilleure décision que vous puissiez prendre pour votre entreprise. Voici un aperçu rapide de toutes les étapes que nous allons aborder dans cet article :

Dans cette optique, voici comment constituer une équipe fiable d’assistants personnels.

1. Décider des tâches à externaliser et documenter votre processus

La première étape consiste à dresser une liste des tâches que vous souhaitez confier à votre assistant virtuel WordPress.

Cela vous aidera à filtrer les assistants virtuels pour ne retenir que ceux qui répondent à vos besoins. Comme indiqué précédemment, il existe des dizaines de tâches qu’un assistant peut prendre en charge pour vous.

En supposant qu’il s’agisse de tâches que vous effectuez actuellement vous-même, vous devriez documenter l’ensemble du processus et créer des lignes directrices qu’ils devront suivre. Il existe de nombreuses façons efficaces de documenter le processus :

• Vous pouvez utiliser Snagit pour enregistrer votre écran et capturer chaque clic que vous effectuez pour chaque tâche.
• Vous pouvez également créer une liste de contrôle ou un centre de ressources dans Notion. Ce faisant, vous pouvez inclure des tutoriels, des scripts et des modèles à suivre.

Cela facilite uniquement l’intégration des nouveaux membres de votre équipe, mais cela vous aide également à rédiger une description de poste plus précise et à trouver les bons candidats pour le rôle.

Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler un centre de ressources sur Notion :

Vous pouvez identifier chaque document en fonction du type de tâche dont il s’agit.

Nous avons inclus des instructions étape par étape et des captures d’écran dans chaque document afin d’aider les AV à exécuter une tâche.

2. Rédiger une offre d’emploi précise

Si vous voulez trouver le bon assistant virtuel WordPress, alors vous devrez rédiger une description de poste convaincante qui attire quelqu’un avec les qualités et les compétences dont vous avez besoin.

Cela sert de filtre pour identifier le bon candidat. Une publication efficace d’offre d’emploi d’assistant virtuel doit comprendre :

• Étendue des travaux : Décrivez les tâches et les responsabilités qui seront confiées à l’AV. Vous devez indiquer clairement la disponibilité attendue et préciser si vous souhaitez un rôle à temps plein ou à temps partiel.
• Compétences requises : Précisez les compétences et les qualifications que vous recherchez. Dressez également la liste des outils et des logiciels que l’AV doit savoir utiliser, comme le CMS WordPress.
• Expérience : Mentionnez le niveau d’expérience que vous recherchez, qu’il s’agisse d’un débutant ou d’une personne ayant des années d’expérience spécifiques.
• Budget : Définissez un budget et indiquez votre préférence pour des tarifs horaires ou des contrats à prix fixe.

Plus vous serez détaillé, mieux ce sera. Par exemple, voici à quoi pourrait ressembler une publication d’emploi.

3. Savoir où trouver les meilleurs assistants virtuels

Une fois que vous avez mis en place votre documentation et rédigé votre offre d’emploi, vous êtes prêt à rechercher des assistants virtuels.

Lessites de freelance constituent un excellent point de départ pour trouver un assistant personnel spécialisé, en particulier lorsque vous avez des besoins spécifiques en tête.

Alors que vous pourriez suivre la voie traditionnelle en embauchant des assistants virtuels par le biais de sites d’emploi, les plateformes de freelance présentent certains avantages, notamment :

• Un système d’Avis permettant de voir comment ils ont travaillé avec les clients précédents
• Paiements globaux et facturation facile
• Une fonctionnalité en discussion pour discuter des détails du projet et partager des fichiers
• Les paiements sont effectués par l’intermédiaire d’un service de dépôt fiduciaire, de sorte que vous payez uniquement pour les travaux terminés.

Dans cette optique, nous vous recommandons ces plateformes de freelance pour vous Premiers pas :

Codeable

Codeable est une plateforme de freelance WordPress fiable qui vous aide à trouver des experts WordPress. Vous pouvez trouver des experts dans à peu près tous les domaines de WordPress, y compris :

• Développement et personnalisation de thèmes et de plugins
• Développeurs/développeuses
• Développeurs/développeuses WordPress personnalisés
• Conception de sites web
• API et intégration
• Dépannage et maintenance
• Sécurité et performance

Fondamentalement, si vous avez des problèmes avec le côté technique de WordPress et que vous voulez des experts qualifiés pour le gérer pour vous, alors Codeable est une excellente option. Et parce que la plateforme accepte uniquement les 2% meilleurs candidats, vous pouvez être sûr que vous travaillez avec des professionnels WordPress compétents.

Upwork

Upwork est l’une des plus grandes places de marché pour freelances, avec plus de 12 millions de freelances inscrits.

Contrairement à Codeable, vous pouvez trouver des assistants virtuels avec une plage plus large de compétences. Cela vous permet de trouver des professionnels pour diverses tâches au-delà de WordPress.

Comme il y a plus d’utilisateurs/utilisatrices sur la plateforme, il y a de fortes chances que vous puissiez trouver un assistant virtuel dans votre budget.

Upwork affiche également les témoignages et les scores de réussite des emplois sur le profil de chaque freelance pour voir leurs antécédents. En plus de cela, Upwork vous permet de parcourir les talents, de leur envoyer des messages directement et même de les inviter à postuler.

Bien que vous puissiez choisir un site comme Fiverr à la place, il peut être plus adapté à des projets ponctuels plutôt qu’à un rôle récurrent comme celui d’un VA.

Toptal

Toptal est une plateforme de freelance connue pour son processus de sélection rigoureux, acceptant uniquement les 3 % des meilleurs candidats.

Les freelances doivent passer cinq étapes du processus de sélection, dont une évaluation complète de l’anglais et une évaluation du projet.

Contrairement à d’autres plateformes, Toptal adopte une approche plus personnalisée. Un membre de l’équipe vous appellera pour recueillir vos Prérequis et vos préférences en matière de talents. Ensuite, il vous présentera le candidat idéal pour votre poste à partir de son réseau de talents vérifiés par des experts.

Ce processus d’appariement personnalisé garantit que vous travaillez avec des assistants virtuels possédant les compétences et l’expérience requises pour vos tâches WordPress. De plus, cela vous enregistre de passer au crible des milliers de CV et de coordonner les entretiens vous-même.

Toptal dispose même d’une fonctionnalité de facturation et de suivi des heures de travail appelée TopTracker. Grâce à ce service, vous pouvez facilement suivre les heures et effectuer des paiements via PayPal, Payoneer ou par virement bancaire direct. Cependant, vous pouvez également utiliser un outil de suivi des heures comme TimeDoctor.

4. Entretien avec les candidats qualifiés

Après quelques jours de publication de votre offre d’emploi, vous devriez voir affluer les candidatures. Passer les candidats au crible peut être une corvée, mais c’est nécessaire si vous voulez trouver la bonne personne.

Vous devez réduire votre liste de candidats à ceux qui répondent à vos qualifications. À partir de là, vous pouvez choisir de faire passer un test de compétences aux candidats. Cela permet de filtrer les candidats qui n’ont tout simplement pas les compétences définies pour le poste.

Par exemple, vous pouvez créer un site WordPress fictif et leur demander d’effectuer une sauvegarde complète du site, de dépanner un problème courant ou d’optimiser une publication de blog pour le référencement. La liste des tâches que vous avez déjà dressée vous aidera à décider de la manière de contrôler vos candidats.

Ensuite, vous pouvez sélectionner les quelques candidats qui ont obtenu les meilleurs résultats et qui sont les plus qualifiés pour le poste. Vous devrez faire passer un entretien à ces candidats potentiels par le biais de Google Meet ou de Zoom.

À ce stade, vous savez que les candidats sont capables d’assumer le rôle.

Cependant, vous voudrez également savoir s’ils correspondent bien à la culture de votre entreprise. Vous voudrez donc évaluer la façon dont ils aiment travailler en équipe, résoudre des situations inconnues ou hiérarchiser les tâches, en particulier lorsqu’ils assument des responsabilités multiples.

5. Embaucher et intégrer de nouveaux assistants virtuels

En règle générale, vous engagerez le candidat qui a fait la meilleure impression. Confirmez donc que les nouvelles recrues signent un contrat d’entrepreneur indépendant. Ce contrat précise les termes, notamment l’étendue du travail et les modalités de paiement.

Elle détaille également les droits de propriété intellectuelle, ce qu’il est important de préciser, en particulier lorsqu’il s’agit du contenu d’un site, d’une conception ou d’autres éléments créatifs.

Avec un logiciel comme signNow, vous pouvez créer des accords au format PDF et inviter vos nouvelles recrues à signer le contrat.

Mais avant que votre nouvel assistant personnel ne prenne ses fonctions, vous devez également mettre en place un processus d’intégration.

Il vous suffit d’utiliser un outil de gestion de projet pour créer une série de tâches d’intégration qui doivent être terminées afin de commander à l’AV de se mettre à niveau.

Vous pouvez utiliser Asana pour assigner une liste de contrôle des tâches afin d’aider à l’intégration de vos nouveaux assistants virtuels. Chaque nouveau membre de l’équipe passera par une série d’articles d’action pour qu’il se familiarise avec votre entreprise et votre mode de fonctionnement. La liste de contrôle doit contenir des éléments tels que :

• La mission et les valeurs cœurs de votre entreprise
• Accès à la connexion au site WordPress et à d’autres outils
• Documentation et formation sur l’exécution des tâches
• Accès à des outils de communication d’équipe pour la collaboration. Par exemple, l’utilisation de Slack est un excellent moyen de discuter avec les AV 1 à 1, ou vous pouvez créer un canal dédié pour faire des annonces à l’ensemble de votre équipe.

Vous pouvez simplement ajouter des liens vers le centre de ressources que vous avez créé précédemment avec Notion ou un logiciel similaire.

Lorsque vous ajoutez des droits et des rôles à WordPress et à d’autres logiciels, il est essentiel d’utiliser un gestionnaire de mots de passe comme 1Password.

Ce logiciel générera et stockera des mots de passe forts et uniques pour chaque compte, ce qui peut aider à empêcher quiconque de pirater votre site WordPress.

Alternative : Utiliser les services de maintenance WP

Vous pouvez décider que vous n’êtes pas tout à fait prêt à engager une AV, soit parce que vous n’avez pas assez de tâches à déléguer, soit parce que cela n’a pas de sens d’un point de vue financier.

Dans ce cas, vous pourriez plutôt choisir des services de maintenance WordPress. Ils peuvent aider à rationaliser et à automatiser toutes les tâches que vous devez effectuer pour maintenir votre site en bonne santé et à jour, notamment :

• Trouver et corriger les liens brisés
• Mise à jour des thèmes et des extensions
• Sauvegarde de votre site WordPress
• Suppression des commentaires indésirables
• Mise à jour automatique du cœur de WordPress vers la dernière version

WordPress.org recommande d’effectuer ces tâches ménagères tous les trois à six mois.

Bien que vous puissiez engager une AV pour effectuer ces tâches, il est beaucoup moins coûteux de payer un prestataire de services pour qu’il fasse le travail à votre place.

Nous vous recommandons de choisir les services WPBeginner Pro.

Notre équipe d’experts fournit le meilleur service de maintenance WordPress sur le marché. Nous nous occupons des services de sauvegarde, des mises à jour du cœur, des mises à jour des thèmes et des extensions, de l’optimisation des actifs, de la suppression des logiciels malveillants, de la surveillance du temps de fonctionnement, et bien plus encore.

Notre offre Sleep Better, à partir de 69 $ par mois, fournit tous les services essentiels dont vous avez besoin pour prendre soin de votre site.

Si vous mettez à niveau votre offre, vous pouvez même obtenir des heures de développeurs/développeuses à la demande que vous pouvez utiliser chaque fois que nécessaire. Cela signifie que vous n’êtes qu’à un appel de la résolution de tout problème.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre page sur la maintenance et le support de WPBeginner.

Une autre alternative consiste à faire appel à une entreprise d’hébergement WordPress infogérée, qui peut prendre en charge la plupart des services de maintenance. Les fournisseurs d’hébergement infogérés s’occupent de toutes les tâches de gestion du serveur, telles que la configuration du serveur, la sécurité et la maintenance.

Foire aux questions

Nos lecteurs nous posent souvent des questions sur la manière d’embaucher des assistants virtuels WordPress. Voici les réponses aux questions les plus courantes :

Combien coûte un assistant virtuel ?

Les prix des assistants virtuels varient, mais se situent généralement entre 5 et 50 dollars de l’heure. Les assistants virtuels spécialisés et basés aux États-Unis coûtent plus cher que ceux qui se consacrent à l’administration et ceux qui sont basés à l’étranger.

Si beaucoup facturent à l’heure, certains proposent des honoraires mensuels de 500 à 4 000 dollars pour un nombre d’heures défini.

Quand faire appel à un assistant virtuel ?

En tant que chef d’entreprise, il est difficile de savoir quand il est temps d’engager un assistant virtuel. Mais voici quelques signes qui indiquent qu’il est temps de commencer à déléguer :

• Vous consacrez trop de temps à des tâches à faible valeur ajoutée. Il est préférable de consacrer votre temps à ajouter de la valeur à votre entreprise d’une manière dont vous êtes le seul à pouvoir le faire.
• Vous perdez des clients parce que vous ne pouvez pas répondre aux e-mails de support. Une mauvaise expérience client/cliente prospectera une mauvaise réputation, ce qui peut affecter la croissance de votre entreprise.
• Vous n’êtes pas doué avec WordPress. Une AV ayant des compétences techniques peut se charger de corriger les erreurs de WordPress et d’effectuer des sauvegardes, garantissant ainsi que votre site reste sécurisé et à jour.
• Vous avez du mal à gérer le contenu de votre site WordPress. Un assistant virtuel WordPress peut vous aider à rédiger des publications de blog, à créer des graphiques et à planifier les mises à jour de contenu.

L’externalisation peut sembler anormale pour les entrepreneurs qui aiment garder le contrôle. Mais le développement d’une entreprise consiste en partie à faire confiance aux autres pour que votre entreprise puisse fonctionner sans que vous y consacriez toute votre attention.

Cela dit, si vous avez uniquement besoin d’aide pour entretenir votre site WordPress, les services de maintenance WordPress constituent la solution la plus fiable et la plus abordable.

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment embaucher des assistants virtuels pour votre site WordPress. Ensuite, vous pouvez également consulter notre guide sur la façon de demander correctement un support WordPress et de l’obtenir, ou nos choix d’experts des meilleurs services de tenue de livres pour votre entreprise en ligne.

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