WordPress Siteniz İçin Sanal Asistanları Nasıl İşe Alırsınız (Uzman İpuçları)

Her hafta, diğer site sahiplerinin içerik güncellemekten, yorumları yönetmekten, teknik güncellemelerle ve müşteri desteğiyle uğraşmaktan bitap düştüğünü görüyoruz. İşte bu yüzden sanal asistan işe alma konusunda bize danışıyorlar.

İyi haber mi? Doğru sanal asistanı bulmak ve işe almak karmaşık olmak zorunda değil.

Bu kılavuzda, düzinelerce WordPress sitesi sahibinin işlerini başarıyla devretmelerine yardımcı olmaktan topladığımız kanıtlanmış ipuçlarını paylaşacağız. Hangi görevleri dış kaynakla halledeceğinizi, güvenilir VA'ları nerede bulacağınızı ve yaygın işe alım hatalarından nasıl kaçınacağınızı öğreneceksiniz.

İster WordPress görevlerine boğulmuş olun, ister sadece web sitenizin operasyonlarını büyütmek isteyin, bu adım adım kılavuz, sitenizin büyümesine gerçekten yardımcı olabilecek sanal asistanları nasıl bulacağınızı, işe alacağınızı ve onlarla nasıl çalışacağınızı gösterecektir.

Sanal Asistan Nedir?

Sanal asistan (VA), işinizi uzaktan destekleyen bağımsız bir yüklenicidir.

Yapacak vaktinizin olmadığı veya yardım eli uzatabileceğiniz tekrarlayan veya zaman alan tüm görevleri hallederler. Bunlar, randevu planlama, takviminizi yönetme veya hatta e-posta gönderme gibi görevler olabilir.

Bir ofis yöneticisi veya yönetici asistanının aksine, sanal asistan işini tamamen uzaktan yapar. Ayrıca, VA'lar genellikle daha basit görevler için kullanılırken, yönetici asistanlarına daha fazla deneyim gerektiren daha karmaşık faaliyetleri yerine getirme konusunda güvenilir.

WordPress Siteniz İçin Neden Sanal Asistan Tutmalısınız?

Bir WordPress web sitesini yönetmek, web sitesi yedeklemelerini sürdürmek, eklentileri ve temaları güncellemek ve WordPress çekirdeğini güncellemek anlamına gelir.

Sitenizi bakımını yapamazsanız, hacklenme riskiyle karşı karşıya kalabilir, kesinti yaşayabilir veya hatta yavaş yükleme sürelerine sahip olabilirsiniz. Bu sorunlar doğrudan ziyaretçi ve hatta müşteri kaybetmenize neden olabilir.

Sitenizin bakımını yapacak vaktiniz yoksa veya nasıl yapacağınızı bilmiyorsanız, bir sanal asistan tutmak isteyebilirsiniz.

Sanal asistanınız, WordPress ile ilgili görevlerde uzaktan yardımcı olmaktan sorumlu olacaktır. Bakımın ötesine geçen çok çeşitli görevleri yerine getirebilirler, örneğin:

• Teknik destek: Düzenli site yedeklemeleri yapın, WordPress eklentilerinizi ve temalarınızı güncel tutun, site performansını optimize edin ve daha fazlasını yapın.
• İçerik yönetimi: SEO için içerik güncellemeleri yapın, gönderileri zamanlayın ve yorumları yönetin.
• Müşteri desteği: Blog yazılarına ve sosyal medya yorumlarına yanıt verin, kitlenizle etkileşim kurun ve randevuları planlayın.
• E-ticaret desteği: Eğer bir online mağazanız varsa, VA'nız siparişleri işleyebilir, ürün listelerini yönetebilir ve müşteri sorgularını halledebilir. Veya envanter seviyelerini veya fiyatları güncellemek gibi veri girişi görevlerini yerine getirebilirler.
• Tasarım: Tasarım veya kodlama becerileri varsa, VA'lar düzen değişiklikleri yapabilir, stilleri ayarlayabilir veya hatta görseller oluşturabilir.

VA'lar iş yükünü üzerinizden alabilir, böylece işletmeniz için gelir sağlayan daha yüksek öncelikli faaliyetlere odaklanabilirsiniz.

Bunu perspektife koymak gerekirse, zamanınızın saatine 50$ değerinde olduğunu varsayalım. Birçok idari görev, saatlik 5 ila 25$ karşılığında VA'lara yaptırılabilir. Sonuç olarak, geri kazandığınız bu ekstra saatler daha fazla para kazanmanıza olanak tanıyacaktır.

VA tutmak, işinizde yapabileceğiniz en iyi hamle olabilir. Bu makalede tartışacağımız tüm adımların hızlı bir genel bakışı aşağıdadır:

Bunu akılda tutarak, güvenilir bir VA ekibini nasıl oluşturacağınız aşağıdadır.

1. Hangi Görevlerin Dış Kaynaklara Yönlendirileceğine Karar Verin ve Sürecinizi Belgeleyin

İlk adım, WordPress sanal asistanınızın gerçekleştirmesini istediğiniz görevlerin bir listesini yapmaktır.

Bu, VA'ları yalnızca ihtiyaçlarınıza uyanlara filtrelemenize yardımcı olacaktır. Daha önce de belirtildiği gibi, bir asistanın sizin için halledebileceği düzinelerce görev vardır.

Bunların hepsinin şu anda kendiniz yaptığınız görevler olduğunu varsayarsak, tüm süreci belgelemeli ve takip etmeleri için yönergeler oluşturmalısınız. Süreci belgelemek için birçok verimli yol vardır:

• Ekranınızı kaydetmek ve her görev için yaptığınız her tıklamayı yakalamak üzere Snagit'i kullanabilirsiniz.
• Alternatif olarak, Notion'da bir kontrol listesi veya kaynak merkezi oluşturabilirsiniz. Bunu yaparken, takip edilecek öğreticiler, komut dosyaları ve şablonlar ekleyebilirsiniz.

Bu, yeni ekip üyelerinizi işe almayı kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda daha doğru bir iş tanımı yazmanıza ve rol için doğru adayları bulmanıza da yardımcı olur.

Notion'da bir kaynak merkezinin nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

Her belgeyi görevin türüne göre etiketleyebilirsiniz.

Sanal asistanlara bir görevi yerine getirmede rehberlik etmek için her belgeye adım adım talimatlar ve ekran görüntüleri ekledik.

2. Doğru İş İlanı Yazın

Doğru WordPress sanal asistanını bulmak istiyorsanız, ihtiyacınız olan niteliklere ve becerilere sahip birini çekecek ilgi çekici bir iş tanımı yazmanız gerekecektir.

Bu, doğru adayı belirlemek için bir filtre görevi görür. Etkili bir sanal asistan iş ilanı şunları içermelidir:

• İşin kapsamı: Sanal asistanın üstleneceği görevleri ve sorumlulukları özetleyin. Beklenen kullanılabilirliği açıkça belirtmeli ve tam zamanlı mı yoksa yarı zamanlı bir rol mü doldurmak istediğinizi belirtmelisiniz.
• Gerekli beceriler: Aradığınız becerileri ve nitelikleri belirtin. Ayrıca, sanal asistanın WordPress CMS gibi kullanmayı bilmesi beklenen araçları ve yazılımları listeleyin.
• Deneyim: İster giriş seviyesi ister belirli yıllara deneyime sahip biri olsun, aradığınız deneyim düzeyini belirtin.
• Bütçe: Bir bütçe belirleyin ve saatlik ücret veya sabit fiyatlı sözleşmeler için tercihlerinizi belirtin.

Ne kadar ayrıntılı olursanız o kadar iyi olur. Örneğin, bir iş ilanı şöyle görünebilir.

3. En İyi Sanal Asistanları Nereden Bulacağınızı Bilin

Dokümantasyonunuzu hazırlayıp iş reklamınızı yazdıktan sonra, sanal asistan aramaya hazırsınız.

Özellikle aklınızda belirli ihtiyaçlar varken, özel bir sanal asistan bulmak için serbest çalışan web siteleri harika bir başlangıç noktasıdır.

Sanal asistanları iş panoları aracılığıyla işe alma geleneksel yolunu izleyebilseniz de, serbest çalışan platformlarının bazı faydaları vardır, örneğin:

• Önceki müşterilerle nasıl çalıştıklarını görmek için bir inceleme sistemi
• Küresel ödeme ve kolay faturalandırma
• Proje ayrıntılarını görüşmek ve dosyaları paylaşmak için bir sohbet özelliği
• Ödemeler emanet hizmeti aracılığıyla yapılır, bu nedenle yalnızca tamamlanan iş için ödeme yaparsınız

Bunu akılda tutarak, başlamak için bu serbest çalışan platformlarını öneriyoruz:

Codeable

Codeable, sizi WordPress uzmanlarıyla eşleştirmeye yardımcı olan güvenilir bir WordPress serbest çalışan platformudur. WordPress'in hemen hemen tüm alanlarında uzmanlar bulabilirsiniz, bunlar şunlardır:

• Tema ve eklenti geliştirme ve özelleştirme
• E-ticaret geliştirme
• Özel WordPress web geliştirme
• Web tasarımı
• API'ler ve entegrasyon
• Sorun Giderme ve Bakım
• Güvenlik ve Performans

Temel olarak, WordPress'in teknik tarafıyla ilgili sorunlar yaşıyorsanız ve nitelikli uzmanların sizin için halletmesini istiyorsanız, Codeable mükemmel bir seçenektir. Ve platform yalnızca başvuranların en iyi %2'sini kabul ettiği için, yetenekli WordPress profesyonelleriyle çalıştığınızdan emin olabilirsiniz.

Upwork

Upwork, 12 milyondan fazla kayıtlı serbest çalışan ile piyasadaki en büyük serbest çalışan pazar yerlerinden biridir.

Codeable'ın aksine, daha geniş bir beceri yelpazesine sahip sanal asistanlar bulabilirsiniz. Bu, WordPress dışındaki çeşitli görevler için profesyoneller bulmanızı sağlar.

Platformda daha fazla kullanıcı olduğu için, bütçenize uygun bir sanal asistan bulma olasılığınız yüksektir.

Upwork ayrıca, geçmişlerini görmek için her serbest çalışanın profilinde referansları ve iş başarı puanlarını gösterir. Bunun da ötesinde, Upwork yeteneklere göz atmanıza, onlarla doğrudan mesajlaşmanıza ve hatta başvurmaya davet etmenize olanak tanır.

Bunun yerine Fiverr gibi bir siteyi seçebilseniz de, bu, bir VA gibi tekrarlayan bir rol yerine tek seferlik projeler için daha uygun olabilir.

Toptal

Toptal, titiz tarama süreciyle bilinen ve yalnızca başvuranların en iyi %3'ünü kabul eden bir serbest çalışan platformudur.

Serbest çalışanlar, kapsamlı bir İngilizce değerlendirmesi ve proje değerlendirmesi dahil olmak üzere beş tarama süreci adımını geçmek zorundadır.

Diğer platformların aksine, Toptal daha özelleştirilmiş bir yaklaşım benimser. Bir ekip üyesi, gereksinimleri ve yetenek tercihlerini toplamak için sizinle bir görüşme yapacaktır. Oradan, uzmanlar tarafından doğrulanmış yetenek ağından işiniz için doğru eşleşmeyi size sunacaklardır.

Bu kişiselleştirilmiş eşleştirme süreci, WordPress görevleriniz için doğru beceri ve deneyime sahip sanal asistanlarla çalışmanızı sağlar. Ve binlerce özgeçmişi incelemek ve kendiniz görüşmeleri koordine etmekten sizi kurtarır.

Toptal'ın TopTracker adında özel bir faturalama ve zaman takibi özelliği bile vardır. Bu hizmetle, saatleri kolayca takip edebilir ve PayPal, Payoneer veya doğrudan banka havalesi yoluyla ödeme yapabilirsiniz. Ancak, TimeDoctor gibi özel bir zaman takibi aracı da kullanabilirsiniz.

4. Nitelikli Adayları Görüşün

İş ilanınız birkaç gün yayında kaldıktan sonra, başvuruların akın ettiğini görmelisiniz. Adayları incelemek zahmetli olabilir, ancak doğru kişiyi bulmak istiyorsanız gereklidir.

Aday listenizi niteliklerinize uyanlara daraltmanız gerekir. Oradan, adayların bir beceri testinden geçmesini seçebilirsiniz. Bu, işi yapacak beceri setine sahip olmayan adayları filtreler.

Örneğin, sahte bir WordPress sitesi oluşturabilir ve onlardan sitenin tam bir yedeğini almalarını, yaygın bir sorunu gidermelerini veya bir blog gönderisini SEO için optimize etmelerini isteyebilirsiniz. Zaten oluşturduğunuz görev listesi, adaylarınızı nasıl doğrulayacağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.

Ardından, en yüksek puanı alan ve iş için en nitelikli birkaç adayı seçebilirsiniz. Bu potansiyel işe alımlarla Google Meet veya Zoom üzerinden görüşmeniz gerekecek.

Bu zamana kadar, adayların görevi yerine getirme yeteneğine sahip olduğunu biliyorsunuz.

Ancak, şirketinize kültürel olarak uygun olup olmadıklarını da bilmek isteyeceksiniz. Bu nedenle, bir ekip ortamında nasıl çalışmayı sevdiklerini, bilinmeyen durumlarla nasıl başa çıktıklarını veya özellikle birden fazla sorumlulukla uğraşırken görevlere nasıl öncelik verdiklerini değerlendirmek isteyeceksiniz.

5. Yeni Sanal Asistanları İşe Alın ve Oryantasyonlarını Yapın

Genellikle, en iyi izlenimi bırakan adayı işe alırsınız. Bu nedenle, yeni işe alınanların Bağımsız Yüklenici Sözleşmesi imzalamasını sağlayalım. Bu sözleşme, işin kapsamı ve ödeme koşulları dahil olmak üzere şartları ana hatlarıyla belirtir.

Ayrıca, özellikle web sitesi içeriği, tasarımları veya diğer yaratıcı öğelerle uğraşırken netleştirmek için önemli olan fikri mülkiyet haklarını da detaylandırır.

signNow gibi yazılımlarla PDF formatında sözleşmeler oluşturabilir ve yeni işe alınanlarınızı sözleşmeyi imzalamaya davet edebilirsiniz.

Ancak yeni sanal asistanınız başlamadan önce bir oryantasyon süreciniz de olmalıdır.

Tek yapmanız gereken, sanal asistanın hızlanması için tamamlanması gereken bir dizi oryantasyon görevi oluşturmak üzere bir proje yönetimi aracı kullanmaktır.

Yeni sanal asistanlarınızı oryante etmeye yardımcı olacak bir görev kontrol listesi atamak için Asana'yı kullanabilirsiniz. Her yeni ekip üyesi, şirketiniz ve nasıl çalıştığınız hakkında bilgi edinmek için bir dizi eylem öğesinden geçecektir. Kontrol listesinde şunlar gibi şeyler belirtilmelidir:

• Şirketinizin misyonu ve temel değerleri
• WordPress sitesi oturum açma bilgilerine ve diğer araçlara erişim
• Belgeler ve eğitim görevleri nasıl yerine getirilir
• İşbirliği için ekip iletişim araçlarına erişim. Örneğin, sanal asistanlarla bire bir sohbet etmek için Slack kullanmak harika bir yoldur veya tüm ekibinize duyurular yapmak için özel bir kanal oluşturabilirsiniz.

Daha önce Notion veya benzeri bir yazılımla oluşturduğunuz kaynak merkezine bağlantılar ekleyebilirsiniz.

WordPress ve diğer yazılımlara izinler ve roller eklerken, 1Password gibi bir şifre yöneticisi kullanmanız çok önemlidir.

Bu yazılım, her hesap için güçlü, benzersiz şifreler oluşturacak ve saklayacaktır, bu da herhangi birinin WordPress sitenize hacklenmesini önlemeye yardımcı olabilir.

Alternatif: WP Bakım Hizmetlerini Kullanın

Ya devredilecek yeterli göreviniz olmadığı için ya da finansal olarak mantıklı olmadığı için bir sanal asistan işe almaya hazır olmadığınızı düşünebilirsiniz.

Bu durumda, bunun yerine WordPress bakım hizmetlerini tercih etmek isteyebilirsiniz. Sitenizi sağlıklı ve güncel tutmak için yapmanız gereken tüm görevleri, aşağıdakiler dahil olmak üzere kolaylaştırmanıza ve otomatikleştirmenize yardımcı olabilirler:

• Kırık bağlantıları bulma ve düzeltme
• Temaları ve eklentileri güncelleme
• WordPress sitenizin yedeğini alma
• Spam yorumları silme
• WordPress çekirdeğini otomatik olarak en son sürüme güncelleme

WordPress.org, bu bakım görevlerini yaklaşık üç ila altı ayda bir yapmanızı önerir.

Bu görevleri yerine getirmesi için bir sanal asistan (VA) tutabilmenize rağmen, işi sizin için yapacak bir hizmet sağlayıcıya ödeme yapmak çok daha ucuzdur.

Öneriler arıyorsanız, piyasadaki en iyi WordPress bakım hizmetleri seçeneklerimize göz atın. Bu ajanslar yedekleme hizmetleri, çekirdek güncellemeleri, tema ve eklenti güncellemeleri, varlık optimizasyonu, kötü amaçlı yazılım temizleme, çalışma süresi izleme ve çok daha fazlasını halledebilir.

Başka bir alternatif ise, çoğu bakım hizmetini halledebilecek yönetilen WordPress barındırma şirketini kullanmaktır. Yönetilen barındırma sağlayıcıları, sunucu kurulumu, güvenliği ve bakımı gibi tüm sunucu yönetimi görevlerini üstlenir.

Sıkça Sorulan Sorular

Okuyucularımız bize sık sık WordPress sanal asistanlarını nasıl işe alacaklarını soruyorlar. İşte en yaygın soruların cevapları:

Sanal asistanın maliyeti ne kadar?

Sanal asistanların fiyatları değişiklik gösterir ancak genellikle saatlik 5 ila 50 ABD Doları arasında değişir; özel ve ABD merkezli VA'lar, idari odaklı ve yurt dışındaki VA'lardan daha pahalıdır.

Birçoğu saatlik ücret alırken, bazıları belirli bir saat sayısı için aylık 500 ila 4.000 ABD Doları tutarında bir peşin ödeme belirleyebilir.

Bir sanal asistanı ne zaman işe almalısınız?

İşletme sahipleri olarak, bir sanal asistanı işe alma zamanının ne zaman olduğunu bilmek zordur. Ancak devretmeye başlama zamanının geldiğine dair birkaç işaret şunlardır:

• Düşük değerli görevlere çok fazla zaman harcıyorsunuz. Zamanınızı yalnızca sizin yapabileceğiniz şekilde şirketinize değer katmak için harcamak en iyisidir.
• Destek e-postalarına yanıt veremediğiniz için müşterileri kaybediyorsunuz. Kötü müşteri deneyimi, kötü bir üne yol açar ve bu da işinizin büyümesini etkileyebilir.
• WordPress konusunda iyi değilsiniz. Teknik becerilere sahip bir VA, WordPress hatalarını düzeltme işlemlerini halledebilir ve yedeklemeler yapabilir, böylece sitenizin güvenli ve güncel kalmasını sağlar.
• WordPress sitenizin içeriğini yönetmekte zorlanıyorsunuz. Bir WordPress sanal asistanı, blog yazıları yazmaya, grafikler oluşturmaya ve içerik güncellemelerini zamanlamaya yardımcı olabilir.

Dış kaynak kullanımı, kontrolü elinde tutmayı seven girişimciler için doğal gelmeyebilir. Ancak bir işletmeyi büyütmenin bir parçası, şirketinizin tam dikkatiniz olmadan çalışabilmesi için başkalarına güvenmektir.

Bununla birlikte, yalnızca WordPress sitenizi bakımını yapmak için yardıma ihtiyacınız varsa, WordPress bakım hizmetleri daha güvenilir ve uygun fiyatlı çözümdür.

Umarız bu makale, WordPress siteniz için sanal asistanları nasıl işe alacağınızı öğrenmenize yardımcı olmuştur. Sonra, WordPress desteği için doğru şekilde nasıl talepte bulunacağınız ve destek alacağınız rehberimize veya çevrimiçi işletmeniz için en iyi muhasebe hizmetleri hakkındaki uzman seçimlerimize göz atmak isteyebilirsiniz.

Bu makaleyi beğendiyseniz, lütfen WordPress video eğitimleri için YouTube Kanalımıza abone olun. Bizi ayrıca Twitter ve Facebook'ta da bulabilirsiniz.