Como contratar assistentes virtuais para seu site WordPress (dicas de especialistas)

Você está se perguntando como contratar assistentes virtuais para seu site WordPress?

Administrar uma empresa dá muito trabalho. Mas se você não conseguir manter seu site WordPress adequadamente, poderá ver seu tráfego e suas vendas caírem rapidamente. A boa notícia é que você pode contratar um assistente virtual (VA) para gerenciar seu site para você.

Neste artigo, você aprenderá a contratar um assistente virtual para WordPress para que possa se concentrar nas atividades mais importantes do seu negócio.

O que é um assistente virtual?

Um assistente virtual (VA) é um prestador de serviços independente que ajuda a apoiar sua empresa remotamente.

Eles lidam com todas as tarefas repetitivas ou demoradas para as quais você não tem tempo ou com as quais precisa de ajuda. Podem ser tarefas como agendar compromissos, gerenciar sua agenda ou até mesmo enviar e-mails.

Diferentemente de um gerente de escritório ou assistente executivo, um assistente virtual faz seu trabalho de forma totalmente remota. Além disso, os assistentes virtuais geralmente são usados para tarefas mais simples, enquanto os assistentes executivos são encarregados de realizar atividades mais complexas que exigem mais experiência.

Por que você precisa contratar assistentes virtuais para seu site WordPress?

Gerenciar um site WordPress significa ser responsável por manter backups do site, atualizações de plugins e temas e atualizações do núcleo do WordPress.

Se você não fizer a manutenção do seu site, ele poderá correr o risco de ser invadido, sofrer tempo de inatividade ou até mesmo ter tempos de carregamento lentos. E isso pode fazer com que você perca visitantes e até mesmo clientes.

Se você não tem tempo para manter seu site ou não sabe como fazê-lo, talvez seja melhor contratar um assistente virtual.

Seu assistente virtual será responsável por ajudar remotamente com tarefas relacionadas ao WordPress. Ele pode executar uma ampla gama de tarefas que vão além da manutenção, como

• Suporte técnico: Realize backups regulares do WordPress, mantenha seus plug-ins e temas do WordPress atualizados, otimize o desempenho do site e muito mais.
• Gerenciamento de conteúdo: Realizar atualizações de conteúdo para SEO, agendar postagens e gerenciar comentários.
• Suporte ao cliente: Responda às publicações do blog e aos comentários nas mídias sociais, interaja com seu público e agende compromissos.
• Suporte ao comércio eletrônico: Se você possui uma loja on-line, pode fazer com que seu assistente virtual processe os pedidos, gerencie as listas de produtos e cuide das consultas dos clientes. Ou ele pode executar tarefas de entrada de dados, como atualizar níveis de estoque ou preços.
• Design: Se tiverem habilidades de design ou codificação, os VAs poderão fazer alterações no layout, ajustar estilos ou até mesmo criar recursos visuais.

Os VAs podem aliviar sua carga de trabalho para que você possa se concentrar em atividades de maior prioridade que geram receita para sua empresa.

Para colocar isso em perspectiva, digamos que seu tempo valha US$ 50 por hora. Muitas tarefas administrativas podem ser terceirizadas para VAs por US$ 5 a US$ 25 por hora. Como resultado, essas horas extras que você recuperou permitirão que você ganhe mais dinheiro.

A contratação de VAs pode ser a melhor medida que você pode tomar em sua empresa. Dito isso, veja como você pode formar uma equipe confiável de VAs.

1. Decida quais tarefas devem ser terceirizadas e documente seu processo

A primeira coisa que você precisa fazer é elaborar uma lista de tarefas que gostaria que seu assistente virtual para WordPress realizasse.

Isso o ajudará a filtrar os assistentes virtuais apenas para aqueles que atendem às suas necessidades. Conforme mencionado anteriormente, há dezenas de tarefas que um assistente pode realizar para você.

Supondo que todas essas tarefas estejam sendo realizadas por você mesmo, é preciso documentar todo o processo e criar diretrizes a serem seguidas. Há muitas maneiras eficientes de documentar o processo:

• Use o Snagit para gravar sua tela e capturar todos os cliques que fizer em cada tarefa.
• Crie uma lista de verificação ou um hub de recursos no Notion. Talvez você precise incluir tutoriais, scripts e modelos a serem seguidos.

Isso não apenas facilita a integração dos novos membros da equipe, mas também ajuda a escrever uma descrição de cargo mais precisa e a encontrar os candidatos certos para a função.

Aqui está um exemplo de como pode ser um hub de recursos no Notion.

Você pode marcar cada documento de acordo com o tipo de tarefa.

Em cada documento, incluímos instruções passo a passo juntamente com capturas de tela para ajudar a orientar os VAs na execução de uma tarefa.

2. Escreva uma lista de empregos precisa

Se você quiser encontrar o assistente virtual WordPress certo, terá de escrever uma descrição de cargo atraente que atraia alguém com as qualidades e habilidades de que você precisa.

Isso serve como um filtro para identificar o candidato certo. Um anúncio de emprego de assistente virtual eficaz deve incluir:

• Escopo do trabalho: Descreva as tarefas e responsabilidades com as quais o assistente virtual estará lidando. Você deve indicar claramente a disponibilidade esperada e se está procurando uma função em tempo integral ou parcial.
• Habilidades necessárias: Especifique as habilidades e qualificações que você está procurando. Além disso, liste as ferramentas e o software que o AV deve saber usar, como o CMS do WordPress.
• Experiência: Mencione o nível de experiência que você está procurando, seja para iniciantes ou para alguém com anos específicos de experiência.
• Orçamento: Defina um orçamento e indique sua preferência por taxas horárias ou contratos com preço fixo.

Quanto mais detalhes você puder incluir, melhor. Por exemplo, veja como poderia ser um anúncio de emprego.

3. Saiba onde encontrar os melhores assistentes virtuais

Depois de ter sua documentação pronta e redigido seu anúncio de emprego, você está pronto para começar a procurar assistentes virtuais.

Os sites de freelancers são um ótimo ponto de partida para encontrar um VA dedicado, especialmente quando você tem necessidades específicas em mente.

Embora você possa seguir o caminho tradicional de contratar assistentes virtuais por meio de painéis de empregos, as plataformas freelance têm alguns benefícios, como:

• Um sistema de avaliação para ver como eles trabalharam com clientes anteriores
• Pagamentos globais e faturamento fácil
• Um recurso de bate-papo para discutir detalhes do projeto e compartilhar arquivos
• Os pagamentos são feitos por meio de um serviço de garantia, portanto, você só pagará pelo trabalho que for concluído

Dito isso, recomendamos estas plataformas freelance para começar:

Codificável

ACodeable é uma plataforma freelance confiável para WordPress que ajuda a encontrar especialistas em WordPress. Você pode encontrar especialistas em praticamente todas as áreas do WordPress, incluindo:

• Desenvolvimento e personalização de temas e plug-ins
• Desenvolvimento de comércio eletrônico
• Desenvolvimento web personalizado para WordPress
• Web design
• APIs e integração
• Solução de problemas e manutenção
• Segurança e desempenho

Basicamente, se você estiver tendo problemas com a parte técnica do WordPress e quiser que especialistas qualificados cuidem disso para você, o Codeable é uma excelente opção. E como a plataforma aceita apenas os 2% melhores candidatos, você pode ter certeza de que está trabalhando com profissionais qualificados em WordPress.

Upwork

O Upwork é um dos maiores mercados de freelancers do mercado, com mais de 12 milhões de freelancers registrados na plataforma.

Ao contrário do Codeable, você pode encontrar assistentes virtuais com uma variedade maior de habilidades. Isso permite que você encontre profissionais para várias tarefas além do WordPress.

Como há mais usuários na plataforma, há uma boa chance de encontrar um assistente virtual dentro do seu orçamento.

O Upwork também mostra depoimentos e pontuações de sucesso no trabalho no perfil de cada freelancer para que você possa ver o histórico deles. Além disso, o Upwork permite que você procure talentos, envie mensagens diretamente a eles e até mesmo os convide para se candidatarem.

Embora você possa optar por um site como o Fiverr, ele pode ser mais adequado para projetos pontuais do que para uma função recorrente, como a de um assistente virtual.

Toptal

A Toptal é uma plataforma freelance conhecida por sua rigorosa plataforma de triagem, aceitando apenas os 3% melhores candidatos.

Os freelancers precisam passar por cinco etapas do processo de triagem, incluindo uma avaliação abrangente do inglês e do projeto.

Diferentemente de outras plataformas, a Toptal adota uma abordagem mais personalizada. Um membro da equipe entrará em contato com você para reunir requisitos e preferências de talentos. A partir daí, ele apresentará a você a pessoa certa para o seu trabalho a partir de sua rede de talentos avaliados por especialistas.

Esse processo de correspondência personalizado garante que você trabalhe com assistentes virtuais que tenham as habilidades e a experiência certas para suas tarefas do WordPress. E isso evita que você tenha que examinar milhares de currículos e coordenar entrevistas por conta própria.

A Toptal tem até mesmo um recurso dedicado de faturamento e controle de horas chamado TopTracker. Com esse serviço, você pode facilmente controlar as horas e fazer pagamentos via PayPal, Payoneer ou transferência bancária direta. Mas você também pode usar uma ferramenta dedicada de controle de horas, como o TimeDoctor.

4. Entrevistar candidatos qualificados

Depois de publicar sua vaga de emprego por alguns dias, você verá uma enxurrada de candidaturas. Analisar os candidatos pode ser uma tarefa árdua, mas é imprescindível se você quiser encontrar a pessoa certa.

Você precisa restringir sua lista de candidatos àqueles que atendam às suas qualificações. A partir daí, você pode optar por submeter os candidatos a um teste de habilidades. Isso filtra os candidatos que simplesmente não têm as habilidades necessárias para o trabalho.

Por exemplo, você pode criar um site fictício do WordPress e pedir que eles façam um backup completo do site, solucionem um problema comum ou otimizem uma publicação de blog para SEO. A lista de tarefas que você já elaborou o ajudará a decidir como avaliar seus candidatos.

Depois disso, você pode escolher os poucos candidatos que obtiveram a melhor pontuação e são mais qualificados para o trabalho. Você precisará entrevistar esses possíveis contratados pelo Google Meet ou pelo Zoom.

A esta altura, você já sabe que os candidatos são capazes de desempenhar a função. Mas você também quer saber se eles são uma boa opção cultural para a sua empresa. Avalie como eles gostam de trabalhar em equipe, resolver problemas em situações desconhecidas ou priorizar tarefas, especialmente quando lidam com várias responsabilidades.

5. Contratar e integrar novos assistentes virtuais

Em geral, você contratará o candidato que causou a melhor impressão. Certifique-se de que todos os novos contratados assinem um Contrato de Empreiteiro Independente. Esse contrato descreve os termos, inclusive o escopo do trabalho e as condições de pagamento.

Além disso, detalha os direitos de propriedade intelectual, o que é importante esclarecer, especialmente quando se trata de conteúdo, designs ou outros elementos criativos do site.

Com um software como o signNow, você pode criar contratos em formato PDF e convidar seus novos contratados a assinar o contrato.

Mas antes que seu novo VA comece a trabalhar, você também deve ter um processo de integração em vigor.

Tudo o que você precisa fazer é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar uma série de tarefas de integração que precisam ser concluídas para que o VA se atualize.

Você pode usar a Asana para atribuir uma lista de verificação de tarefas para ajudar a integrar seus novos assistentes virtuais. Cada novo membro da equipe passará por uma série de itens de ação para que se familiarizem com a sua empresa e com o seu funcionamento. Na lista de verificação, ela deve descrever itens como:

• A missão e os valores fundamentais de sua empresa
• Acesso ao login do site WordPress e a outras ferramentas
• Documentação e treinamento sobre como executar as tarefas
• Acesso a ferramentas de comunicação de equipe para colaboração (por exemplo, usar o Slack é uma ótima maneira de conversar com os VAs individualmente, ou você pode criar um canal dedicado para fazer anúncios para toda a sua equipe.

Você pode simplesmente adicionar links ao hub de recursos que criou anteriormente com o Notion ou software semelhante.

Ao adicionar permissões e funções ao WordPress e a outros softwares, é fundamental que você use um gerenciador de senhas como o 1Password.

Esse software gerará e armazenará senhas fortes e exclusivas para cada conta, o que pode ajudar a evitar que alguém invada seu site WordPress.

Alternativa: Usar serviços de manutenção do WP

Você pode decidir que não está pronto para contratar um assistente virtual, seja porque não tem tarefas suficientes para delegar ou porque não faz sentido do ponto de vista financeiro.

Nesse caso, talvez você queira optar por serviços de manutenção do WordPress. Eles podem ajudar a simplificar e automatizar todas as tarefas que você precisa executar para manter seu site saudável e atualizado, inclusive:

• Localização e correção de links quebrados
• Atualização de temas e plug-ins
• Fazendo backup do seu site WordPress
• Exclusão de comentários de spam
• Atualizar automaticamente o núcleo do WordPress para as versões mais recentes

O WordPress.org recomenda que você realize essas tarefas de limpeza a cada três ou seis meses.

Embora você possa contratar um assistente virtual para realizar essas tarefas, é muito mais barato simplesmente pagar para que um prestador de serviços faça o trabalho para você.

Recomendamos que você escolha o WPBeginner Pro Services. Nossa equipe de especialistas oferece o melhor serviço de manutenção do WordPress no mercado. Cuidamos de serviços de backup, atualizações de núcleo, atualizações de temas e plug-ins, otimização de ativos, remoção de malware, monitoramento de tempo de atividade e muito mais.

Nosso pacote Sleep Better, a partir de US$ 69 por mês, oferece todos os serviços essenciais de que você precisa para cuidar bem do seu site.

Se você fizer upgrade do seu plano, poderá até mesmo obter horas de desenvolvedor sob demanda, que poderão ser usadas sempre que necessário. Isso significa que você está a apenas uma ligação de distância para resolver qualquer problema.

Para saber mais, consulte nosso anúncio do WPBeginner Pro Services.

Outra alternativa é usar uma empresa de hospedagem gerenciada do WordPress, como a WP Engine, que pode cuidar da maioria dos serviços de manutenção. Os provedores de hospedagem gerenciada cuidam de todas as tarefas de gerenciamento do servidor, como configuração, segurança e manutenção do servidor.

Perguntas frequentes

Nossos leitores frequentemente nos perguntam sobre como contratar assistentes virtuais para o WordPress. Aqui estão as respostas para as perguntas mais comuns:

Qual é o custo de um assistente virtual?

Os preços dos assistentes virtuais variam, mas, em geral, custam entre US$ 5 e US$ 50 por hora, sendo que os VAs especializados e baseados nos EUA custam mais do que os focados em administração e no exterior.

Embora muitos cobrem por hora, alguns podem fixar o preço de seus honorários em uma taxa mensal de US$ 500 a US$ 4.000 para um determinado número de horas.

Quando você deve contratar um assistente virtual?

Como proprietários de empresas, é difícil saber quando é hora de contratar um assistente virtual. Mas aqui estão alguns sinais de que é hora de começar a delegar:

• Você está gastando muito tempo em tarefas de baixo valor. É melhor gastar seu tempo agregando valor à sua empresa de uma forma que só você pode fazer.
• Você está perdendo clientes porque não consegue responder aos e-mails de suporte. Uma experiência ruim para o cliente levará a uma má reputação, o que pode afetar o crescimento de sua empresa.
• Você não é bom com o WordPress. Um assistente virtual com habilidades técnicas pode consertar erros do WordPress e fazer backups, garantindo que seu site permaneça seguro e atualizado.
• Você está tendo dificuldades para gerenciar o conteúdo do seu site WordPress. Um assistente virtual do WordPress pode ajudar a escrever posts de blog, criar gráficos e programar atualizações de conteúdo.

A terceirização pode não parecer natural para empreendedores que gostam de estar no controle. Mas parte do crescimento de um negócio é confiar nos outros para que sua empresa possa funcionar sem sua total atenção.

Dito isso, se você só precisa de ajuda para manter seu site WordPress, os serviços de manutenção do WordPress são a solução mais confiável e econômica.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como contratar assistentes virtuais para seu site WordPress. Talvez você também queira dar uma olhada em nosso guia sobre as tarefas de manutenção do WordPress mais importantes a serem realizadas regularmente e no guia definitivo de segurança do WordPress.

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