Cómo crear fácilmente un formulario de solicitud de voluntariado en WordPress

Si dependes de voluntarios, tu sitio web debe facilitarles la participación. Pero con demasiada frecuencia, los posibles ayudantes se dan de baja porque el proceso de solicitud es confuso, consume mucho tiempo o no está configurado para personas reales.

En WPBeginner, hemos trabajado con muchas organizaciones sin fines de lucro y grupos comunitarios para mejorar su experiencia de registro de voluntarios. Nuestro fundador, Syed Balkhi, también dirige un sitio web sin fines de lucro, por lo que entendemos de primera mano lo que se necesita para atraer y organizar a los voluntarios adecuados.

La mayor diferencia a menudo se reduce al formulario.

Una buena solicitud de voluntariado no solo recopila información, sino que guía a las personas sin problemas del interés a la acción, al tiempo que le da a tu equipo exactamente lo que necesita.

En este tutorial, te mostraremos cómo crear un formulario de solicitud de voluntario personalizado en WordPress usando WPForms, una herramienta que usamos nosotros mismos y recomendamos por su potencia y facilidad de uso.

¿Por qué crear un formulario de solicitud de voluntario en WordPress?

Un formulario digital de solicitud de voluntariado ahorra tiempo al automatizar la entrada de datos y eliminar la necesidad de revisar formularios en papel escritos a mano. Esto ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a revisar las solicitudes de manera más eficiente y a responder a los voluntarios más rápido.

También muestra claramente a los visitantes qué información necesitas por adelantado, como datos de contacto y experiencia previa de voluntariado. De esta manera, evitas correos electrónicos o llamadas telefónicas de seguimiento adicionales solo para recopilar detalles faltantes.

Además, puedes llegar fácilmente a más personas que quizás estén navegando por tu sitio y decidan ayudarte.

Un buen creador de formularios plugin mantiene todas las presentaciones organizadas en tu panel de WordPress y envía correos electrónicos de notificación a los miembros correctos del equipo, haciendo que el seguimiento sea simple y confiable.

Con esto en mente, te mostraremos cómo crear fácilmente un excelente formulario de solicitud de voluntario en WordPress, paso a paso. Aquí tienes una descripción general rápida de todos los pasos que cubriremos en esta guía:

Empecemos.

Paso 1: Instala y activa el plugin WPForms

La forma más fácil de crear un excelente formulario de solicitud de voluntario en WordPress es usando el plugin WPForms.

WPForms, el mejor creador de formularios de arrastrar y soltar para WordPress, es fácil de usar y lo utilizan más de 6 millones de sitios web, incluido el nuestro.

Simplifica la creación de formularios de solicitud de voluntario con un creador de arrastrar y soltar fácil de usar y plantillas especializadas, incluido un formulario de reclutamiento de voluntarios.

En WPBeginner, creamos nuestros formularios de contacto y encuestas anuales utilizando este creador de formularios de arrastrar y soltar. Para obtener más información sobre WPForms, puedes consultar nuestra reseña completa de WPForms.

Ahora, necesitarás crear una cuenta de WPForms. En el sitio web de WPForms, haz clic en el botón 'Obtener WPForms ahora', elige un plan que se adapte a tus necesidades y sigue las instrucciones en pantalla para completar el proceso.

Con eso hecho, accederás a tu propia cuenta de WPForms, donde podrás encontrar la clave de licencia de tu plugin.

Desde aquí, puedes ir a tu área de administración de WordPress para instalar y activar el plugin WPForms. Luego, navega a Plugins » Añadir Plugin.

En la siguiente pantalla, usa la barra de búsqueda para encontrar rápidamente el plugin WPForms.

Cuando lo veas en el resultado de búsqueda, haz clic en ‘Instalar ahora’ y luego en ‘Activar’.

Para más detalles, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Al activar el plugin, debes visitar la página WPForms » Ajustes en tu panel de WordPress para introducir tu clave de licencia.

Si estás usando la versión gratuita, entonces puedes omitir este paso.

Una vez que hayas completado el proceso de verificación, estarás listo para crear tu formulario de solicitud de voluntariado en WordPress.

Paso 2: Crea un nuevo formulario de solicitud de voluntario

Lo primero que deberás hacer es navegar a WPForms » Agregar Nuevo.

A continuación, puedes nombrar tu formulario y seleccionar cómo lo crearás: desde cero, eligiendo una plantilla o usando WPForms AI.

Si deseas usar el constructor de IA, todo lo que tienes que hacer es elegir una indicación sugerida o describir el formulario que necesitas en lenguaje sencillo. La IA generará el formulario por ti.

Para este tutorial, sin embargo, usaremos una plantilla.

WPForms viene con más de 2000 plantillas de formularios predefinidas. Esto puede ayudarte a crear rápidamente cualquier tipo de formulario, como un formulario de contacto y un formulario de pedido en línea, con ediciones mínimas o nulas.

Como queremos crear un formulario de solicitud de voluntario, escribamos 'Voluntario' en la barra de búsqueda de plantillas. Luego verás varias plantillas de formularios de voluntario para elegir.

Para usar una plantilla, simplemente pasa el cursor sobre la que desees y haz clic en 'Usar plantilla'. Aquí, usaremos la plantilla 'Formulario de reclutamiento de voluntarios'.

Paso 3: Personaliza los campos de tu formulario y agrega cargas de archivos

WPForms ahora te redirigirá al constructor de formularios de arrastrar y soltar.

Deberías poder encontrar todas las herramientas para ayudarte a personalizar tu formulario en el panel izquierdo. En el panel derecho, encontrarás una vista previa en vivo.

Para personalizar el formulario, puedes hacer clic en el campo del formulario que deseas editar. Luego, WPForms mostrará todas las configuraciones que puedes personalizar para este campo.

Por ejemplo, si deseas cambiar el texto que aparece en este campo del formulario, simplemente edita el texto en el menú de la izquierda.

Para personalizar las opciones de opción múltiple existentes, simplemente haz clic en cualquiera de los botones '+'. Esto te permitirá agregar más opciones.

Además, puedes agregar fácilmente más preguntas u opciones a tu formulario de solicitud de voluntariado haciendo clic en la pestaña 'Agregar Campos' en el menú de la izquierda.

Esto te mostrará todos los campos que puedes agregar, incluidas las opciones más avanzadas, como el campo ‘Carga de Archivos’.

El campo 'Carga de Archivo' es un excelente campo para agregar, para que los voluntarios puedan enviar una copia de su CV o currículum junto con sus solicitudes. Por motivos de seguridad, recomendamos restringir los tipos de archivo permitidos a formatos específicos como .pdf o .docx.

También es una buena idea establecer un ‘Tamaño máximo de archivo’ (por ejemplo, 5 MB) para asegurarte de que el almacenamiento de tu sitio web no se llene y de que las notificaciones por correo electrónico se entreguen correctamente.

Para obtener más información, puedes consultar nuestra guía paso a paso sobre cómo crear un formulario de carga de archivos en WordPress.

También es posible que desees hacer que algunos campos sean obligatorios, como el campo donde los solicitantes pueden escribir su dirección de correo electrónico. Si haces que un campo sea obligatorio, los visitantes no podrán enviar el formulario sin completarlo.

Para hacer esto, primero debes hacer clic en ese campo. Luego, en el menú de la izquierda, deberás activar el control deslizante ‘Requerido’ para encenderlo.

Tú y tus voluntarios pueden ver fácilmente qué campos son obligatorios porque tendrán un pequeño asterisco rojo junto a la etiqueta del campo.

Cuando estés satisfecho con el aspecto de tu formulario de solicitud de voluntario, es hora de configurar los ajustes.

Paso 4: Configura los ajustes del formulario y la protección contra spam

Desde aquí, haz clic en ‘Ajustes’ en el menú de la izquierda.

En la pestaña de ajustes ‘Generales’, puedes cambiar varios ajustes relacionados con el formulario, como el título del formulario, la descripción del formulario, el texto del botón de envío y más.

Como la solución líder para crear formularios en WordPress, WPForms viene con configuraciones avanzadas contra spam para ayudarte a reducir los registros de spam.

Puedes ver que está habilitado automáticamente por defecto en el menú ‘Protección contra spam y seguridad’. A menos que vayas a utilizar otra forma de prevención de spam, recomendamos mantener este ajuste habilitado.

Para obtener más información sobre cómo WPForms puede proteger tu sitio contra el spam, consulta nuestra guía paso a paso sobre cómo bloquear el spam de formularios de contacto en WordPress.

Paso 5: Configura las notificaciones y los mensajes de confirmación

Ahora puedes pasar al panel de ‘Notificaciones’.

Por defecto, cada vez que un visitante envía un formulario en tu sitio, recibirás un correo electrónico con toda la información que han enviado. Si estás utilizando WPForms Pro, puedes ver todas las entradas de tu formulario en tu panel de WordPress como una copia de seguridad segura.

También recomendamos enviar al voluntario un correo electrónico confirmando que hemos recibido su solicitud.

Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo enviar correos electrónicos de confirmación después del envío de un formulario de WordPress.

Después de que un voluntario haga clic en Enviar, es importante confirmar que su solicitud fue recibida y explicar qué sucederá a continuación.

Puedes configurar estos ajustes yendo a la pestaña 'Confirmación' en el panel de Configuración y luego eligiendo entre las opciones de 'Tipo de confirmación'.

Así es como funciona cada opción:

• Mensaje – Muestra una nota breve en la misma página, como: "¡Gracias por postularte para ser voluntario con nosotros! Hemos recibido tu solicitud y nos pondremos en contacto en un plazo de 3 a 5 días hábiles." Esto es simple y funciona bien para la mayoría de los sitios.
• Mostrar página – Redirigir a los usuarios a una página de agradecimiento dedicada donde puedes explicar los próximos pasos, enlazar a un manual de voluntariado o compartir historias de voluntarios anteriores.
• Redirigir – Los envía a cualquier URL, incluso fuera de tu sitio. Por ejemplo, podrías redirigirlos a un programador de orientación o a un portal de capacitación externo.

En nuestra experiencia en WPBeginner, redirigir a los usuarios a una página de agradecimiento dedicada permite un mejor seguimiento de análisis de formularios y proporciona una experiencia de usuario más profesional que una simple notificación de texto.

La mayoría de las organizaciones simplemente usarán el mensaje predeterminado. Sin embargo, es una buena idea redirigir al visitante a tu calendario de eventos, para que puedan empezar a aprender sobre tus próximos eventos de recaudación de fondos.

Cuando estés satisfecho con la configuración de tu mensaje de confirmación, haz clic en el botón 'Guardar' para guardar tus cambios.

Paso 6: Prueba tu formulario y revisa las solicitudes de voluntario

Antes de compartir tu formulario de solicitud de voluntariado, tómate un minuto para probar que todo funciona como esperas.

Hagamos clic en 'Vista previa' para abrir una versión en vivo del formulario en una nueva pestaña.

En la vista previa del formulario, puedes completarlo con información de prueba como lo haría un voluntario real.

Recomendamos dejar un campo obligatorio vacío o ingresar un correo electrónico no válido para asegurarnos de que los mensajes de error aparezcan correctamente. Si tu formulario incluye cargas de archivos, como currículums, asegúrate de cargar un archivo de prueba para verificar que todo funcione como se espera.

Cuando hayas terminado, haz clic en 'Enviar' y verifica que todo funcione como esperas.

Esto incluye asegurarte de que el mensaje de confirmación o la página de agradecimiento aparezcan correctamente. No olvides confirmar que los correos electrónicos de notificación te lleguen a ti (y al voluntario, si los has habilitado).

Si estás usando WPForms Pro, también puedes abrir 'Ver Entradas' para verificar que el envío de prueba se guardó correctamente en tu panel.

Paso 7: Publica tu formulario de solicitud de voluntario en WordPress

Una vez que tu formulario de solicitud de voluntariado funcione como deseas, estarás listo para agregar tu formulario a tu sitio web de WordPress

Con WPForms, es fácil agregar tu formulario a cualquier página, publicación o área preparada para widgets en tu sitio. En el constructor de WPForms, puedes hacer clic en el botón 'Incrustar'.

Aparecerá una ventana emergente donde puedes:

• Seleccionar Página Existente – Elige una página que ya tengas.
• Crear Nueva Página – Crea una página completamente nueva solo para tu solicitud de voluntariado.

Si deseas una página de solicitud dedicada, elijamos 'Crear Nueva Página'.

En la siguiente ventana emergente, puedes darle a tu nueva página un nombre claro, como "Solicitud de Voluntariado" o "Postularse como Voluntario".

Luego haz clic en el botón '¡Vamos!'.

Esto abrirá el editor de bloques de WordPress con tu formulario ya agregado a la página.

En el lado derecho, puedes ajustar la configuración de tu formulario para mostrar:

• El título del formulario para que los visitantes sepan que esta es la solicitud de voluntariado.
• La descripción si agregaste instrucciones, como cuánto tiempo toma el proceso o qué documentos preparar.

Para mostrar el título y la descripción del formulario, puedes activar los controles deslizantes.

También puedes dar estilo y personalizar tus formularios eligiendo un tema para el formulario. Cuando todo se vea bien, haz clic en ‘Guardar’, luego en ‘Publicar’ o ‘Actualizar’ la página.

Finalmente, haz clic en ‘Ver página’ para ver tu formulario de solicitud de voluntario en vivo en tu sitio:

Una vez que hayas publicado tu formulario, puedes ir a WPForms » Entradas para ver todas las solicitudes de voluntarios.

Ten en cuenta que ver las entradas en el panel es una función Pro; si estás usando WPForms Lite, necesitarás depender de las notificaciones por correo electrónico para tus solicitudes.

Consejo adicional: Cómo exportar entradas de formularios de WordPress a CSV y Excel

Deberías exportar las entradas de tu formulario de solicitud de voluntarios a CSV o Excel porque es importante para mantener todo organizado.

Te permite clasificar fácilmente toda la información, como nombres, detalles de contacto y disponibilidad. De esta manera, es mucho más sencillo encontrar a los voluntarios adecuados para diferentes tareas.

Además, tener los datos en una hoja de cálculo te permite colaborar con tu equipo de manera más eficiente, para que todos puedan acceder a la misma información. También es una excelente manera de respaldar tus datos, para que no pierdas ningún detalle importante.

Ten en cuenta que guardar entradas es una función premium, por lo que necesitarás WPForms Pro. Para obtener instrucciones detalladas paso a paso, consulta nuestra guía sobre cómo exportar entradas de formularios a CSV o Excel.

Preguntas frecuentes sobre formularios de solicitud de voluntario

Antes de terminar, respondamos algunas preguntas comunes sobre la creación de formularios de solicitud de voluntarios en WordPress.

¿Puedo recopilar documentos de los voluntarios?

Sí. La mayoría de los complementos de formularios de WordPress, incluido WPForms, te permiten agregar un campo de Carga de Archivos para que los voluntarios puedan enviar currículums, identificaciones o certificaciones directamente a través del formulario de solicitud.

¿Están seguros los datos de los voluntarios en WordPress?

Sí, siempre y cuando utilices un plugin de formulario de buena reputación y las prácticas básicas de seguridad recomendadas. WPForms incluye funciones como Smart CAPTCHA y Cloudflare Turnstile para proteger tus formularios.

Además, las postulaciones de voluntarios se almacenan de forma segura en tu base de datos de WordPress, y puedes limitar el acceso para que solo los administradores autorizados puedan ver los datos de las solicitudes.

¿Puedo recibir solicitudes de voluntarios por correo electrónico?

Sí. Puedes configurar notificaciones del formulario para que cada solicitud de voluntario se envíe automáticamente a tu dirección de correo electrónico. De esta manera, puedes revisarlas y responder sin tener que iniciar sesión en WordPress cada vez.

¿WPForms es gratuito para organizaciones sin fines de lucro?

WPForms Lite es gratuito para todos y funciona bien para formularios de voluntarios sencillos. Si necesitas funciones avanzadas como carga de archivos, lógica condicional o gestión de entradas, WPForms Pro ofrece un descuento del 75% para organizaciones sin fines de lucro elegibles.

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Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear un excelente formulario de solicitud de voluntario en WordPress.

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