10 Melhores Ferramentas de Caixa de Entrada Compartilhada para Ajudar a Gerenciar E-mails da Equipe (Escolha de Especialista)

Na WPBeginner, gerenciamos muitos e-mails de clientes e da equipe em diferentes projetos e sites. Ao longo do caminho, experimentamos muitas ferramentas de caixa de entrada compartilhada para encontrar as melhores para nós e para pequenas empresas em geral.

Manter o controle da comunicação da sua equipe pode ser uma dor de cabeça real. Com tantas ferramentas de caixa de entrada compartilhada por aí, escolher a certa pode parecer avassalador.

É por isso que dedicamos tempo para testar todas as ferramentas populares de caixa de entrada compartilhada e prestamos atenção a fatores como preço, facilidade de uso e recursos principais.

Neste artigo, mostraremos as principais ferramentas de caixa de entrada compartilhada para gerenciar facilmente os e-mails da sua equipe e de seus clientes.

Melhores Ferramentas de Caixa de Entrada Compartilhada: Nossas Principais Escolhas

Como Testamos e Revisamos Software de Caixa de Entrada Compartilhada

Sentindo-se sobrecarregado por uma montanha de e-mails da equipe? O software de caixa de entrada compartilhada pode ser sua solução. É como um local central onde sua equipe pode trabalhar junta para gerenciar todos os seus e-mails recebidos de forma eficiente.

Para encontrar as melhores soluções de caixa de entrada compartilhada para você, focamos no que mais importa para os proprietários de empresas. Olhamos além de recursos extras e nos concentramos nas funcionalidades essenciais que você precisa.

Por exemplo, a automação muda o jogo. O especialista em IA Rohit Gupta, CEO da Auditoria.AI, explica:

Com fluxos de trabalho automatizados, os e-mails são roteados para os membros ou departamentos apropriados da equipe com base em regras e critérios predefinidos. Essa inovação otimiza o processo e reduz as chances de mensagens se perderem ou serem ignoradas em caixas de entrada compartilhadas.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Nós mesmos usamos algumas dessas ferramentas para diferentes projetos, então sabemos que elas funcionam bem. Outras são opções populares que testamos minuciosamente para garantir que entregam o que prometem. Não recomendaríamos uma ferramenta que não usaríamos nós mesmos.

Finalmente, vasculhamos avaliações e depoimentos de usuários para entender quão eficazes, confiáveis e fáceis de usar essas soluções de caixa de entrada compartilhada são em cenários do mundo real.

1. Help Scout

Para pequenas empresas que buscam usar uma caixa de entrada colaborativa, o Help Scout se destaca como o melhor software de caixa de entrada compartilhada. É fácil de configurar, amigável e oferece um excelente custo-benefício.

Trabalhar em conjunto em e-mails é simples com o Help Scout. Você pode atribuir conversas a membros específicos da equipe, deixar notas privadas para sua equipe ver e até verificar se outra pessoa já está trabalhando no ticket para evitar trabalho duplicado.

Um dos pontos fortes do Help Scout é a capacidade de organizar conversas em pastas e equipes. Usamos esse recurso para criar caixas de entrada separadas para diferentes funções em nossos projetos, como marketing e suporte ao cliente.

O Help Scout também permite que você traga usuários de outros departamentos, como faturamento ou vendas, como 'usuários leves'. Você pode adicioná-los a conversas para que eles estejam cientes de problemas relevantes e os clientes possam obter ajuda das pessoas certas.

Se você tiver uma base de conhecimento, poderá consultá-la facilmente diretamente na sua caixa de entrada para enviar conteúdo útil aos seus clientes. Dessa forma, você não precisará trocar de aba.

Prós do Help Scout:

• Fluxo de trabalho aprimorado: Use o recurso Adiar para separar temporariamente conversas e trazê-las de volta ao topo da sua caixa de entrada em uma data e hora designadas.
• Detecção de colisão: Impede que colegas de equipe respondam ao mesmo e-mail simultaneamente.
• Notas internas: Permite que os membros da equipe discutam interações com clientes privadamente dentro dos e-mails.
• Contexto do cliente: Veja todas as interações e informações passadas do seu cliente em uma barra lateral útil. Você pode até atualizar essas informações conforme necessário.
• Relatórios e análises detalhados: Fornece insights valiosos sobre o desempenho da sua equipe, incluindo tempos de primeira resposta por e-mail e tempos médios de resolução.
• Comunicação multicanal: O Help Scout vai além do e-mail, oferecendo integrações para chat ao vivo, mídias sociais e comunicação por SMS (através de integrações de terceiros).

Contras do Help Scout:

• Recursos de IA limitados: Funcionalidades avançadas de IA estão disponíveis apenas em planos de nível superior.
• Problemas de escalabilidade: Com base em nossa experiência, grandes empresas podem enfrentar alguns bugs e limitações com o Help Scout.

Preços: O preço do Help Scout começa em US$ 0 por mês para usuários ilimitados (com um limite de 50 contatos) e chega a US$ 75 por mês para 100 contatos. Uma avaliação gratuita está disponível sem necessidade de cartão de crédito, para que você possa experimentá-lo antes de se comprometer. Planos mais altos oferecem mais contatos, contas de caixa de entrada compartilhada adicionais, conformidade com HIPAA e um gerente de conta dedicado.

Por que escolhemos o Help Scout: A acessibilidade, a facilidade de uso e os poderosos recursos de colaboração do Help Scout o tornam uma opção perfeita para pequenas empresas que buscam melhorar sua comunicação com o cliente, otimizar fluxos de trabalho da equipe e, finalmente, aumentar a satisfação do cliente.

2. Heroic Inbox

Administrando um site WordPress? Então Heroic Inbox é a melhor solução de caixa de entrada compartilhada para você. Este plugin de help desk conecta perfeitamente seu site WordPress à sua conta de e-mail. Dessa forma, você pode gerenciar sua caixa de entrada de suporte ao cliente diretamente da sua área de administração do WordPress.

Ele se integra perfeitamente com clientes de e-mail populares como Gmail (Google Workspace) e Outlook.

É verdade que a configuração do Heroic Inbox pode não ser tão fácil quanto algumas outras opções. No entanto, poucos plugins oferecem esse nível de integração com o WordPress, tornando-o uma escolha conveniente para proprietários de sites que preferem uma plataforma centralizada.

Para saber como configurar o Gmail com o Heroic Inbox, você pode ler nosso artigo sobre como configurar uma caixa de entrada compartilhada do Gmail no WordPress.

Outro benefício é a integração com o WooCommerce. Ao interagir com os clientes, você pode visualizar suas compras anteriores dentro da interface do Heroic Inbox. Isso fornece um contexto valioso para resolver dúvidas e oferecer suporte personalizado.

Além disso, o Heroic Inbox está pronto para tradução, tornando-o uma ótima opção para empresas que atendem clientes internacionais.

Prós do Heroic Inbox:

• Tickets e usuários ilimitados: Gerencie qualquer número de solicitações de clientes e membros da equipe de suporte sem restrições.
• Histórico de tickets: Revise o histórico de mensagens de cada cliente para entender suas necessidades e rastrear problemas recorrentes. Isso também pode ser útil para comunicação de acompanhamento.
• Tags de e-mail para organização: Crie tags personalizadas para categorizar e organizar seus tickets de suporte para um gerenciamento eficiente.
• Rascunhos de respostas: Melhore o trabalho em equipe criando rascunhos de respostas para revisão e aprovação antes de enviá-las aos clientes.
• Anexos de arquivos: Permita que os clientes anexem arquivos aos seus tickets de suporte para uma comunicação clara e baixe anexos diretamente no WordPress.

Contras do Heroic Inbox:

• Recursos limitados no plano de entrada: O plano básico do Heroic Inbox carece de recursos comumente encontrados em planos de entrada de outras soluções (como detecção de colisão, discussões internas e modelos de e-mail salvos).

Preços: O Heroic Inbox começa em US$ 199,50 por ano e chega a US$ 499,50 por ano. Ao contrário de alguns concorrentes, ele oferece um preço fixo sem custo por usuário, o que pode ser econômico. Planos mais altos vêm com opções de suporte premium.

Para obter o melhor valor, sugerimos adquirir o Heroic Bundle, que inclui o Heroic Inbox e o Heroic KB, um poderoso plugin de base de conhecimento. O preço varia entre US$ 299,50 por ano e US$ 849,50 por ano.

Por que escolhemos o Heroic Inbox: A integração perfeita do plugin com o WordPress, tickets e usuários ilimitados, e a compatibilidade com o WooCommerce o tornam uma opção atraente para empresas que operam com WordPress.

Se você quiser saber mais, pode conferir nossa análise do HeroThemes.

3. HubSpot

Você gerencia interações com clientes em diferentes estágios, desde atrair potenciais clientes até nutrir os existentes e fornecer suporte contínuo? Se sim, o HubSpot pode ser a solução de caixa de entrada compartilhada perfeita para você.

HubSpot é uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) bem conhecida. O recurso de e-mail da equipe está disponível nas plataformas Marketing, Sales e Service Hub.

Além de uma caixa de entrada compartilhada, você também terá recursos como rastreamento de respostas de e-mail, relatórios de desempenho de e-mail e visualizações personalizáveis da caixa de entrada. Essas ferramentas ajudam você a obter insights valiosos sobre sua comunicação por e-mail e a otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe.

Uma coisa que nos impressionou foi o número generoso de modelos de e-mail e trechos pré-definidos do HubSpot, que chegam a 5.000 cada. Isso permite que você economize tempo reutilizando conteúdo pré-escrito para mensagens comuns.

Prós do HubSpot:

• CRM Poderoso: Gerencie suporte ao cliente, prospecção de vendas e campanhas de marketing, tudo em uma única plataforma.
• Modelagem de e-mail escalável: Crie até 5.000 trechos pré-definidos e modelos de e-mail para comunicação eficiente.
• Insights de desempenho de e-mail: Obtenha dados valiosos sobre a saúde do e-mail para identificar áreas de melhoria.
• Fluxos de trabalho automatizados: Além de rotear conversas automaticamente, você também pode configurar gatilhos para respostas automáticas de e-mail para marketing ou vendas.
• Automação de caixa de entrada conectada: Ao se conectar ao HubSpot, a plataforma usará IA para capturar automaticamente seus contatos, gerenciá-los e sugerir ações com base no conteúdo do e-mail.

Contras do HubSpot:

• Gerenciamento limitado de SLA: Semelhante a outras soluções, o gerenciamento de SLA (acordo de nível de serviço) está disponível apenas em planos de nível superior. No entanto, com o HubSpot, você precisará fazer um upgrade do plano de US$ 15/usuário por mês para o plano significativamente mais caro de US$ 1.080 por mês.

Preços: O HubSpot oferece um plano gratuito com recursos limitados. Os planos pagos da Plataforma do Cliente variam de US$ 15/usuário por mês a US$ 4.000 por mês. Esses planos incluem acesso aos Hubs de Marketing, Vendas, Atendimento, Conteúdo, Operações e Comércio.

Embora você possa tecnicamente criar um plano personalizado para incluir apenas os Hubs de Marketing, Vendas e Atendimento para a funcionalidade de caixa de entrada da equipe, descobrimos que o preço era mais alto do que os planos pré-embalados.

Por que escolhemos o HubSpot: Suas ferramentas de CRM, extensas funcionalidades de e-mail, capacidades de automação e recursos alimentados por IA o tornam um forte concorrente para empresas que buscam gerenciar todas as suas interações com clientes em uma plataforma centralizada.

Você pode saber mais sobre ele em nossa análise completa do HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk é uma plataforma de atendimento ao cliente com um sistema poderoso para gerenciar todos os seus e-mails de suporte em um só lugar.

Veja como funciona: cada e-mail de um cliente se torna um ticket. Você pode então marcar facilmente esses tickets como importantes ou não tão urgentes, adicionar tags para manter as coisas organizadas e atribuí-los a membros específicos da equipe ou seguidores que devem estar cientes da conversa.

Para economizar tempo respondendo a perguntas comuns, o HelpDesk permite que você crie seus próprios modelos de e-mail personalizáveis. Há até mesmo um construtor visual para facilitar a criação dessas respostas prontas.

Se você deseja adaptar o HelpDesk às necessidades do seu negócio, pode adicionar campos personalizados aos seus tickets. Por exemplo, você pode criar um campo para 'Número do Pedido' para que sua equipe possa encontrar facilmente detalhes relevantes de compra do cliente sem ter que procurar em e-mails.

Prós do HelpDesk:

• Perfeito para equipes de suporte ao cliente: Recursos como marcação de prioridades, etiquetagem de conversas de clientes, atribuição de colegas de equipe e adição de seguidores a tickets facilitam o trabalho em equipe.
• Recursos de trabalho em equipe: Adicione notas privadas ou menções para trazer outros membros da equipe que possam ajudar, garantindo que todos tenham as informações de que precisam.
• Automação para tarefas repetitivas: Configure o roteamento automático de atribuição e fluxos de trabalho para acelerar o manuseio de tickets.
• Análise de desempenho: Obtenha relatórios em tempo real que mostram métricas como os horários do dia em que você recebe mais e-mails, quanto tempo leva para resolver problemas e com que rapidez sua equipe responde aos clientes.
• Endereços de e-mail de resposta da equipe: Crie aliases de e-mail comercial com aparência profissional para mensagens de saída, como vendas@empresa.com ou marketing@empresa.com.

Contras do HelpDesk:

• Preços únicos para todos: O HelpDesk tem apenas um plano padrão. Se você precisar de mais usuários do que o incluído, precisará obter um orçamento personalizado, o que pode ser caro para pequenas empresas.

Preços: O HelpDesk começa em US$ 29/usuário por mês. Ele também é gerenciado pela mesma empresa que o LiveChat e o ChatBot, portanto, você pode adicionar chat ao vivo e chatbots para expandir além da comunicação por e-mail.

Por que escolhemos o HelpDesk: Escolhemos o HelpDesk por seu sistema de tickets fácil de usar e recursos projetados especificamente para equipes de atendimento ao cliente. Com seu foco em trabalho em equipe, automação e relatórios úteis, o HelpDesk pode ajudar você a melhorar a experiência do cliente.

5. Gmelius

Gmelius é uma solução de caixa de entrada compartilhada específica para o Gmail. Durante a configuração, você pode escolher seu foco: 'Foco na Caixa de Entrada' para otimizar e-mails recebidos com automação ou 'Foco em Divulgação' para impulsionar seus esforços de e-mail de saída.

Você pode conectar o Gmelius à sua conta Gmail existente, converter um e-mail do Google Groups em uma caixa de entrada colaborativa ou até mesmo conectar um alias de e-mail. A interface em si se assemelha muito ao Gmail, tornando-o perfeito para pessoas familiarizadas com a plataforma de e-mail do Google.

O verdadeiro poder do Gmelius reside em suas opções de personalização. Você pode criar visualizações personalizadas com base em membros da equipe atribuídos, tags de e-mail ou outros critérios.

Além disso, regras de automação e modelos ajudam você a otimizar seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode configurar respostas automáticas, atribuir e-mails com base no conteúdo ou até mesmo receber notificações para SLAs violados para otimizar o gerenciamento de e-mail da sua equipe.

Prós do Gmelius:

• Interface familiar: O Gmelius parece uma extensão do Gmail, tornando-o fácil de aprender e usar para usuários existentes do Gmail.
• Recursos poderosos da caixa de entrada: Automatize várias tarefas da caixa de entrada, como atribuição de e-mails, movimentação de e-mails com base no status, marcação com base em palavras-chave, configuração de respostas automáticas e recebimento de avisos de violação de SLA.
• Biblioteca abrangente de modelos: Acesse uma vasta biblioteca de modelos de e-mail pré-construídos, categorizados por departamento (como contas a pagar e atendimento ao cliente) para economizar tempo e criar mensagens consistentes.
• Integração Google Meet e Zoom: Isso pode ser útil para situações como agendar chamadas de vídeo de acompanhamento diretamente de threads de e-mail com clientes ou membros da equipe.

Contras do Gmelius:

• Integrações limitadas: Em comparação com outras opções nesta lista, o Gmelius oferece uma gama menor de integrações de terceiros.

Preços: O Gmelius começa em US$ 10/usuário por mês e escala até US$ 36/usuário por mês. Um teste gratuito de 7 dias está disponível. A atualização para um plano superior desbloqueia benefícios como uma janela de relatórios de 12 meses, tarefas e contatos ilimitados e configuração de horário comercial.

Por que escolhemos o Gmelius: A interface familiar semelhante ao Gmail torna o Gmelius fácil de usar. Além disso, os extensos recursos de automação e ferramentas de colaboração podem ajudar a gerenciar ainda mais sua carga de trabalho.

6. Freshdesk

Assim como o HelpDesk, o Freshdesk transforma mensagens de e-mail, telefone, chat do site e muito mais em tickets para sua equipe gerenciar.

Assim que um novo ticket chega, o Despacho de Tickets do Freshdesk pode enviá-lo automaticamente para o membro da equipe mais apropriado com base em suas regras. Isso garante que seus clientes recebam ajuda da pessoa certa rapidamente.

Se você adquirir um plano de nível superior, poderá usar o assistente Freddy AI para auxiliar ainda mais sua equipe. Ele pode resumir mensagens de clientes, sugerir como reformular coisas para soar melhor e até mesmo ajudar você a analisar tendências em suas conversas.

Prós do Freshdesk:

• Painel de estatísticas fácil de usar: Veja todas as suas conversas em andamento em um piscar de olhos, incluindo aquelas que aguardam respostas dos clientes, em espera para sua equipe e já resolvidas.
• Caixa de entrada organizada: Crie campos personalizados, status e visualizações para manter seus tickets organizados e fáceis de encontrar para sua equipe.
• Escalonamentos automáticos: Configure regras para aumentar automaticamente a prioridade de um ticket. Por exemplo, se um cliente não respondeu sobre um problema de pagamento, você pode escalar o ticket para outra pessoa mais capaz de lidar com a situação.
• Passe diário: O Freshdesk permite adicionar rapidamente novos agentes temporários com acesso total, mas apenas para aquele dia, perfeito para ocasiões como eventos de vendas.

Contras do Freshdesk:

• Problemas de desempenho: Com base em nossa experiência e avaliações de usuários, o Freshdesk pode ocasionalmente ser um pouco lento.

Preços: O Freshdesk oferece um plano gratuito para até 2 agentes. Os planos pagos começam em US$ 15/usuário por mês e chegam a US$ 79/usuário por mês. A atualização dá acesso a um marketplace com mais de 1000 aplicativos, mais opções de relatórios e mais recursos de automação.

Por que escolhemos o Freshdesk: O Freshdesk facilita para sua equipe colaborar e resolver as consultas dos clientes rapidamente. O plano gratuito e os níveis pagos acessíveis também o tornam uma ótima opção para empresas de todos os tamanhos, mesmo que não seja a solução mais rápida.

7. Missive

Quando experimentamos o Missive, nossa primeira impressão foi que a interface era minimalista. Além da área principal onde você lê e responde e-mails, há uma barra lateral que exibe suas pastas de caixa de entrada, juntamente com a opção de criar novas para um gerenciamento organizado de e-mails.

Esta ferramenta de caixa de entrada compartilhada também oferece regras personalizadas para e-mails de entrada e saída. Para e-mails de entrada, você pode definir regras com base no remetente, destinatário ou linha de assunto. Essas regras podem acionar ações como adicionar notas, adiar notificações, mesclar conversas e muito mais.

As regras de e-mail de saída permitem que você defina lembretes de acompanhamento, enviando e-mails automaticamente se nenhuma resposta for recebida dentro de um prazo especificado.

Além disso, o Missive possui um recurso de chat em equipe que permite que você e sua equipe discutam ideias antes de responder aos e-mails.

Prós do Missive:

• Fluxos de trabalho automatizados: Crie regras poderosas para e-mails de entrada e saída, otimizando a comunicação e os acompanhamentos.
• Chat da equipe: Crie colaboração em equipe com funcionalidade de chat integrada.
• Suporte em horário comercial em todos os planos: Gerencie notificações com base em horários comerciais pré-definidos. Em muitos outros concorrentes, esse recurso geralmente está disponível apenas em planos de nível superior.
• Respostas prontas: Economize tempo e garanta comunicação consistente criando mensagens pré-escritas para uso individual e em equipe.

Contras do Missive:

• Pode ser muito simples para alguns: Embora limpa, a paleta de cores cinza da interface pode dificultar a diferenciação visual dos elementos.
• Plano Starter limitado: Embora acessível a US$ 14/usuário por mês em comparação com o Help Scout, o plano Starter restringe você a um máximo de 5 usuários.

Por que escolhemos o Missive: No geral, o Missive é ótimo para equipes que buscam uma maneira simples e eficaz de gerenciar seus e-mails. Fora da caixa, ele também oferece recursos que geralmente estão disponíveis apenas em planos de nível superior, como suporte em horário comercial e chat de equipe integrado.

8. Hiver

Hiver é uma ferramenta que adiciona recursos de caixa de entrada compartilhada diretamente à sua conta do Gmail. Tudo o que você precisa fazer é instalar a extensão Hiver Chrome e ela funcionará dentro do seu Gmail existente. Você verá novos recursos como listas de tarefas atribuídas, detalhes de contato do cliente e análises úteis.

O Hiver ajuda sua equipe a se manter organizada. Para acompanhar o progresso facilmente, você pode marcar e-mails como abertos, pendentes ou fechados. Você também pode atribuir e-mails a membros específicos da equipe, adicionar rótulos para melhor organização e usar o log de atividades para ver todo o histórico de e-mails.

Existem também algumas ferramentas exclusivas de colaboração em equipe. Por exemplo, você pode compartilhar e-mails com segurança com permalinks especiais. Ou, configurar fluxos de aprovação para quando os clientes fizerem solicitações especiais que precisam da aprovação de outra pessoa antes que você possa prosseguir.

Prós do Hiver:

• Funciona dentro do Gmail: Gerencie sua caixa de entrada compartilhada diretamente no seu Gmail existente, mantendo tudo familiar e organizado.
• Suporte Omnichannel: O Hiver oferece recursos além do e-mail básico, incluindo chatbots, uma base de conhecimento e até mesmo chat ao vivo.
• Balanceamento de carga: Evite que os membros da equipe fiquem sobrecarregados de trabalho definindo limites de atribuição.
• Recursos exclusivos de IA: O Hiver pode sugerir modelos de e-mail para usar com base no e-mail do cliente ou detectar mensagens de agradecimento para fechar conversas automaticamente.

Contras do Hiver:

• Menos integrações: O Hiver não se conecta a tantas outras ferramentas quanto alguns concorrentes.

Preços: O Hiver oferece um teste gratuito de 7 dias e há um plano gratuito limitado. Os planos pagos começam em US$ 19/usuário por mês para 10 usuários e 2 caixas de correio e chegam a US$ 49/usuário por mês. A atualização oferece caixas de entrada compartilhadas adicionais.

Por que escolhemos o Hiver: Semelhante ao Gmelius, o Hiver foi projetado para aprimorar o Gmail. No entanto, ao contrário do Gmelius, que imita a interface do Gmail, o Hiver se integra diretamente ao próprio Gmail e é mais acessível. Isso permite que você gerencie seus e-mails sem sair do ambiente do Gmail.

9. Google Groups

Você está com um orçamento apertado e precisa de uma maneira rápida de configurar uma caixa de entrada compartilhada do Gmail? Você pode tentar o Google Groups. Este serviço gratuito do Google Workspace permite que você crie um endereço de e-mail central que toda a sua equipe pode usar.

É importante notar que apenas usuários com privilégios de administrador do Google Workspace podem criar Grupos. Se você não tem certeza sobre as permissões da sua conta, basta verificar com sua equipe de administração.

Assim que seu Grupo for criado, o proprietário ou gerente poderá ativar os recursos da Caixa de Entrada Colaborativa. Isso permite que os membros da equipe gerenciem conversas atribuindo e-mails a membros específicos da equipe, marcando conversas como resolvidas e usando rótulos para melhor organização.

Prós do Google Groups:

• Gratuito e fácil de usar: Não há custo envolvido e a configuração é simples.
• Recursos colaborativos: Você pode atribuir e-mails, resolver conversas e usar tags para organizar suas mensagens.
• Funções e permissões: Defina funções claras e permissões de acesso para proteger sua caixa de entrada compartilhada. Você pode decidir quem pode visualizar conversas, participar delas, aprovar mensagens e assim por diante.

Contras do Google Groups:

• Funcionalidade limitada: Embora o Google Groups ofereça recursos colaborativos, eles não estão no mesmo nível de outras plataformas de caixa de entrada compartilhada.

Preços: Criar e usar o Google Groups é totalmente gratuito para todos os usuários do Google Workspace, desde que você tenha as permissões necessárias para criar Grupos. Os planos do Workspace variam de US$ 6 por usuário por mês a US$ 18 por usuário por mês, com níveis mais altos oferecendo maior armazenamento por usuário.

Por que escolhemos o Google Groups: O Google Groups é uma ótima opção inicial para equipes que buscam uma solução gratuita e direta para criar uma caixa de entrada compartilhada do Gmail. No entanto, não o recomendamos para uso a longo prazo, pois ele não é tão escalável quanto outras opções da lista.

10. Caixa de Entrada Compartilhada do Outlook

Você e sua equipe já usam o Microsoft 365 e o Outlook para se manterem conectados? Sua equipe é pequena e procura uma maneira simples de trabalhar em conjunto em e-mails? Então experimente o recurso Caixa de Entrada Compartilhada do Outlook.

Configurar uma Caixa de Entrada Compartilhada é fácil se você for o administrador da sua conta do Microsoft 365. Tudo o que você precisa fazer é criar um novo endereço de e-mail especificamente para sua equipe e adicionar os membros. Se você não for o administrador, pode pedir para que ele crie uma para você.

Assim que estiver configurada e funcionando, a Caixa de Correio Compartilhada aparecerá como uma nova pasta no seu Outlook. Sua equipe pode receber e-mails neste endereço compartilhado, e quaisquer mensagens que você enviar deste endereço de e-mail parecerão vir da equipe, e não de uma pessoa específica.

Prós da Caixa de Correio Compartilhada do Outlook:

• Configuração simples: As Caixas de Correio Compartilhadas são fáceis de configurar e usar, pois se integram perfeitamente ao seu Outlook existente.
• Calendários de equipe: O calendário conectado à Caixa de Correio Compartilhada aparece automaticamente na lista de calendários de todos, para que todos estejam na mesma página sobre reuniões e prazos.
• Regras de caixa de entrada: Assim como na sua própria caixa de entrada, você pode configurar regras para classificar e gerenciar automaticamente os e-mails que chegam à Caixa de Correio Compartilhada.

Contras da Caixa de Correio Compartilhada do Outlook:

• Não para equipes grandes: As Caixas de Correio Compartilhadas funcionam melhor para equipes menores. Se sua equipe for maior ou precisar de mais recursos de colaboração, talvez você precise de uma ferramenta diferente.

Preços: O recurso de Caixa de Correio Compartilhada vem com todos os planos do Microsoft 365 Business, que começam em US$ 6 por usuário por mês e chegam a US$ 22 por usuário por mês. O Microsoft 365 também oferece um teste gratuito de um mês.

Por que escolhemos a Caixa de Correio Compartilhada do Outlook: Para equipes pequenas que já usam o Microsoft 365, a Caixa de Correio Compartilhada pode ser uma ótima opção. No entanto, se sua equipe precisar de recursos mais avançados, talvez você queira explorar outras alternativas.

Quais são as Melhores Ferramentas de Caixa de Entrada Compartilhada para E-mails de Equipe?

Para pequenas empresas, Help Scout é a melhor ferramenta de caixa de entrada compartilhada para gerenciar os e-mails da sua equipe. É fácil de usar, acessível e repleto de recursos que ajudam sua equipe a trabalhar junta de forma eficaz. Isso significa clientes mais felizes e um fluxo de trabalho mais tranquilo para sua equipe.

Se sua empresa roda em WordPress e você lida com muitas consultas de clientes, então Heroic Inbox é um forte concorrente. Ele se integra diretamente ao seu painel do WordPress, para que você possa gerenciar tickets de suporte sem sair do seu ambiente familiar.

Por fim, para empresas que desejam gerenciar todas as suas interações com clientes em um só lugar, não procure mais do que HubSpot. Esta plataforma vai além das caixas de entrada compartilhadas básicas com seu poderoso sistema de CRM.

Caixas de Entrada de E-mail Compartilhadas: Perguntas Frequentes

Agora que vimos as melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada do mercado, vamos responder a algumas perguntas frequentes.

Como gerenciar uma caixa de entrada compartilhada no Gmail?

Existem algumas opções. O Google Groups oferece uma solução gratuita, mas tem recursos limitados. Para uma melhor experiência, considere Help Scout ou Heroic Inbox. Ambas as ferramentas oferecem recursos como atribuição de e-mails a membros da equipe, definição de permissões e automação de tarefas em uma interface amigável.

Quais ferramentas de caixa de entrada compartilhada são melhores para colaboração em equipe de pequenas empresas?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot e Help Desk são ótimas ferramentas de caixa de entrada compartilhada para pequenas empresas. Essas plataformas oferecem recursos como roteamento automático de e-mails, notas internas, marcação de e-mails e respostas prontas para facilitar muito a comunicação.

A escolha da melhor opção depende de suas necessidades e orçamento específicos.

Quais ferramentas de caixa de entrada compartilhada oferecem a melhor integração com o Gmail?

Help Scout oferece um processo de configuração do Gmail bastante direto. Após conectar sua conta, o Help Scout importa seus e-mails existentes de forma integrada.

Para usuários que desejam aprimorar o próprio Gmail, o Hiver é uma ótima opção. Ele adiciona recursos diretamente no Gmail, como atribuição de tarefas e histórico de atividades.

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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a descobrir as melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada para gerenciar e-mails da equipe. Você também pode conferir nossa lista dos melhores serviços de marketing por e-mail e nossas percepções especializadas sobre o que torna uma landing page de alta conversão.

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