So richten Sie eine geschäftliche Voicemail-Begrüßung ein (mit Beispielen)

Wenn Sie eine Geschäfts-Telefonnummer anrufen, hören Sie oft eine automatisierte Voicemail-Begrüßung, die Sie durch das Telefonverzeichnis und die nächsten Schritte führt. Wie eine freundliche Empfangsdame liefert Ihre Voicemail-Begrüßung wichtige Informationen und verbessert Ihr Markenimage.

Wenn Sie Ihre Anrufer mit einer klaren und prägnanten Begrüßung empfangen, fühlen sie sich wertgeschätzt und informiert, was die Kundenzufriedenheit verbessert, auch wenn Sie nicht direkt erreichbar sind.

Bei WPBeginner verstehen wir, dass dies die Glaubwürdigkeit der Marke stärken und Vertrauen bei potenziellen Kunden aufbauen kann. Wir verwenden Nextiva für VoIP und Voicemail und haben qualitativ hochwertige Alternativen recherchiert, um Ihnen bei der besten Wahl für Ihr Unternehmen zu helfen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine geschäftliche Voicemail-Begrüßung für Ihren Online-Shop, Ihr Unternehmen oder Ihren Blog einrichten. Wir stellen Ihnen auch Beispiele für Voicemail-Begrüßungen zur Verfügung, die Sie als Vorlage verwenden können.

Warum ist eine Voicemail-Begrüßung für Ihr Unternehmen wichtig?

Mehr als 88 % der lokalen Suchanfragen auf Mobilgeräten führen zu einem Anruf. Dies ist hauptsächlich den praktischen Click-to-Call-Schaltflächen zu verdanken, die in den lokalen Suchergebnissen von Google angezeigt werden.

Für viele kleine Unternehmen ist es möglicherweise nicht möglich, alle Anrufe sofort entgegenzunehmen. Manchmal rufen Kunden nach Geschäftsschluss an, und Sie sind möglicherweise beschäftigt oder haben zu diesem Zeitpunkt kein Personal zur Verfügung.

Hier kommt Ihre Voicemail-Begrüßung ins Spiel.

Für viele Kunden wird dies der erste Kontakt mit Ihrem Unternehmen sein. Wenn Sie keine geschäftliche Voicemail-Begrüßung einrichten, können Sie einen Kunden an Ihren Wettbewerber verlieren.

Andererseits kann auch eine falsche Voicemail-Begrüßung schwerwiegende Folgen haben. Kunden könnten auflegen, nicht weiterverfolgen oder sich einfach an Ihre Konkurrenten wenden.

Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie professionelle Voicemail-Begrüßungen für Ihr Online-Geschäft richtig einrichten, die einen positiven Eindruck bei Anrufern hinterlassen.

Der beste Weg, eine Voicemail-Begrüßung einzurichten

Normalerweise verwenden Kleinunternehmer eine Festnetz- oder Mobiltelefonnummer, um Anrufe zu verwalten. Das mag zwar funktionieren, aber es ermöglicht Ihnen nicht, Geschäftsanrufe richtig zu verwalten oder eine effektive automatisierte Voicemail-Begrüßung einzurichten.

Der beste Weg, Geschäftsgespräche zu verwalten, ist die Nutzung eines geschäftlichen Telefondienstes. Viele Kleinunternehmen nutzen eine virtuelle Geschäftsnummer, da sie es ihnen ermöglicht, Geschäftsgespräche effektiv zu verwalten, ohne ihre Privatsphäre zu opfern.

Im Gegensatz zu einer Festnetz- oder Mobilfunknummer nutzt es das Internet zur Verwaltung von Anrufen. Der offizielle Begriff für diese Technologie ist Business VoIP-Telefondienst (Voice over Internet Protocol).

Die Nutzung eines geschäftlichen Telefondienstes bietet Ihnen folgende Vorteile gegenüber Festnetz- und Mobiltelefonen:

• Sie können Ihre Geschäftszeiten festlegen und verschiedene Sprachbegrüßungen aufzeichnen, die je nach Tageszeit abgespielt werden.
• Sie können einen automatischen Vermittler einrichten, Nebenstellen hinzufügen, um Anrufe weiterzuleiten, Benutzern eine Sprachnachricht zu hinterlassen und mehr.
• Es funktioniert auf Ihrem Computer, Tablet, Tischtelefon und sogar auf Ihrem Mobiltelefon mit Apps.
• Mehrere Benutzer können dieselbe Telefonnummer unabhängig von ihrem Standort nutzen.
• Sie können neuen Mitarbeitern problemlos Zugang gewähren, ohne einen Techniker rufen oder neue Geräte kaufen zu müssen.

Wir empfehlen die Verwendung von Nextiva, da dies der beste Anbieter für geschäftliche Telefonie auf dem Markt ist. Sie bieten eine umfassende Palette von Funktionen mit einem einfach zu bedienenden webbasierten Admin-Panel und Apps für Ihr Telefon.

Wir nutzen Nextiva in unserem Unternehmen, um Anrufe für WPBeginner und andere Awesome Motive-Objekte zu verwalten.

Wenn Sie eine alternative Lösung wünschen, können Sie sich RingCentral oder Ooma ansehen. Beide sind großartige geschäftliche Telefonservices und bieten eine unglaublich funktionsreiche Plattform mit vielen Tools zur Verwaltung von Sprachbegrüßungen, automatischen Vermittlungsdiensten, Sprachnachrichten, Anrufprotokollen und mehr.

Sobald Sie einen geschäftlichen Telefondienst eingerichtet haben, können Sie Sprachbegrüßungen über dessen einfach zu bedienende Einstellungen einrichten.

Sprachansage-Beispiele für Unternehmen

Es gibt einige grundlegende Regeln, die Sie befolgen müssen, um die effektivsten Voicemail-Ansagen zu erstellen:

• Vermeiden Sie Klischees wie „Ihr Anruf ist uns wichtig“. Sie sind überstrapaziert und wirken nicht mehr aufrichtig.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail-Aufnahme freundlich und persönlich klingt.
• Versuchen Sie, nicht so zu klingen, als würden Sie von einem Skript ablesen.
• Wenn Sie die Möglichkeit haben, beauftragen Sie einen Sprecher, der Ihnen bei der Aufnahme von Voicemail-Begrüßungen hilft. Sie können jemanden sogar auf Fiverr finden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Voicemail wichtige Informationen wie Ihren Unternehmensnamen, Geschäftszeiten und Kontaktinformationen enthält.

Hier sind einige Skripte für geschäftliche Voicemail-Begrüßungen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.

Beispiele für Voicemail-Begrüßungen außerhalb der Geschäftszeiten

Diese Voicemail-Begrüßung wird abgespielt, wenn Kunden Sie nach Geschäftsschluss oder am Wochenende anrufen. Stellen Sie sicher, dass diese Voicemail-Begrüßung die Benutzer über die Geschäftszeiten und alternative Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst oder dem Geschäft informiert.

„Hallo, Sie haben [Geschäftsname] erreicht. Wir sind telefonisch von [9 Uhr] bis [18 Uhr] [PST] Montag bis Freitag erreichbar. Sie können auch das Kontaktformular auf unserer Website [www.example.com] verwenden, um uns eine Nachricht zu hinterlassen, und wir werden uns per E-Mail bei Ihnen melden. Wenn Sie möchten, dass wir Sie zurückrufen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer sowie eine kurze Nachricht, und unser Team wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden.“

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen. Unsere Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von [Geschäftszeiten]. Unser Geschäft in [Geschäftsstandort] bleibt an Wochenenden für Kunden geöffnet. Sie können uns auch per Live-Chat auf unserer Website [www.example.com] erreichen [24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche]. Wenn dies nicht dringend ist und Sie möchten, dass wir zurückrufen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton.“

Wie Sie sehen, liefern beide Vorlagen für Voicemail-Begrüßungen wichtige Informationen und bieten Kunden alternative Kontaktmöglichkeiten per Live-Chat oder Kontaktformular.

Beispiele für Urlaubs-Voicemail-Begrüßungen

Diese Begrüßungsnachrichten können während der Feiertage aufgenommen werden.

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Unser Team ist derzeit außer Haus, um die Feiertage mit Freunden und Familie zu verbringen. Wir sind am [Tag und Uhrzeit] wieder im Büro. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Nummer, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. [Frohe Feiertage (oder passende Begrüßung für diesen Feiertag)]“.

„Frohe Feiertage! Unser Team bei [Name des Unternehmens] ist bis zum [Datum] abwesend. Wenn Sie ein bestehender Kunde sind, können Sie trotzdem ein Support-Ticket auf unserer Website eröffnen. Wir werden versuchen, uns innerhalb der nächsten 24 Stunden bei Ihnen zu melden. Sie können uns auch über den Live-Chat oder das Kontaktformular auf unserer Website [www.example.com] kontaktieren. Wenn es nicht dringend ist, können Sie uns nach dem Piepton Ihren Namen und Ihre Nummer hinterlassen. Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück.“

„Hallo, Sie haben [Firmenname] erreicht. Wir haben wegen (Feiertagsname) geschlossen und nehmen die Arbeit am [Datum und Uhrzeit] wieder auf. Wenn Sie eine dringende Antwort benötigen, können Sie uns unter (E-Mail-Adresse) eine E-Mail senden, und wir werden versuchen, alle E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Sie können uns auch eine Nachricht hinterlassen, und wir werden uns nach den Feiertagen bei Ihnen melden (Frohes Neues Jahr / Feiertag).“

Wie Sie sehen können, liefern diese professionellen Voicemail-Begrüßungen den Kunden so viele Informationen wie möglich. Diese Begrüßungen stellen auch sicher, dass die Kunden wissen, wie sie während der Feiertage eine schnellere Antwort erhalten, indem sie alternative Kontaktmethoden nutzen während der Feiertage.

Beispiele für Abwesenheits-/Beschäftigt-Voicemail-Begrüßungen

Wenn Sie beschäftigt, abwesend oder unterbesetzt sind und Kundenanrufe nicht sofort entgegennehmen können, können Sie diese Begrüßungen als Beispiel verwenden.

„Hallo, Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen, aber wir rufen Sie gerne so schnell wie möglich zurück. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton.“

„Hallo, wir sind derzeit nicht am Telefon erreichbar. Wenn es nicht zu dringend ist, können Sie uns eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) senden. Andernfalls hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton, und wir rufen Sie sofort zurück.“

Wenn Sie die einzige Person sind, die Anrufe entgegennimmt, können Sie dies als persönliche Voicemail-Begrüßung gestalten.

„Hallo, Sie haben (Ihr Name) erreicht. Ich kann derzeit nicht ans Telefon gehen. Sie können mir eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) senden, oder Sie können Ihren Namen und Ihre Nummer nach dem Piepton hinterlassen, und ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück.“

Testen und verbessern Sie Ihre Voicemail-Ansagen

Ein weiterer wichtiger Grund für die Nutzung eines professionellen Telefondienstes ist, dass Sie alle Ihre Anrufe verfolgen und detaillierte Berichte darüber einsehen können. Zum Beispiel sieht die Anrufanalytik-Seite von Nextiva so aus.

Sie müssen verfolgen, wie viele Benutzer jede Voicemail-Begrüßung gehört und wie sie reagiert haben. Voicemail-Begrüßungen, bei denen eine höhere Anzahl von Kunden eine Nachricht hinterlässt, arbeiten effizient.

Sprachnachrichten, die nicht einmal vollständig angehört werden, sind ein Fehlschlag.

Wir empfehlen, verschiedene Voicemail-Begrüßungen auszuprobieren, um die perfekte Balance zu finden. Das regelmäßige Aktualisieren Ihrer Voicemail-Begrüßung kann Ihnen auch helfen, Kommunikationslücken zu schließen, von denen Sie nicht einmal wussten, dass sie existieren.

Folgen Sie Ihren Voicemail-Nachrichten

Jetzt, da Sie eine ausgewogene, informative und freundliche Voicemail-Begrüßung eingerichtet haben, ist der nächste Schritt noch entscheidender.

Was passiert, nachdem ein Kunde Ihnen eine Sprachnachricht hinterlassen hat?

Wenn Sie ein professionelles geschäftliches Telefonsystem nutzen, können Sie diese Nachrichten leicht verfolgen und darauf reagieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter gleichermaßen gut auf eine schnelle Nachverfolgung vorbereitet sind. Ein sofortiger Rückruf trägt wesentlich zur Stärkung von Geschäftsbeziehungen und zum Abschluss von Verkäufen bei.

Experten-Leitfäden zur Geschäftskommunikation

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie die perfekte Voicemail-Begrüßung einrichten, möchten Sie vielleicht einige andere Anleitungen zum Thema Geschäftskommunikation sehen:

• Beste Business-Telefondienste für kleine Unternehmen
• Beste Apps für virtuelle Geschäftsnummern (mit kostenlosen Optionen)
• Leitfaden für Anfänger: Was ist VoIP und wie funktioniert es? (Erklärt)
• So richten Sie ein automatisiertes Ansagesystem für Ihre Website ein
• Beste Sprachnachrichten-Plugins für WordPress
• Beste Auto-Dialer-Software für kleine Unternehmen (im Vergleich)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Welches ist besser? (Verglichen)
• Beste Team-Kommunikationstools für kleine Unternehmen
• Beste Online-Faxdienste für Kleinunternehmen
• Google Meet vs. Zoom: Welches ist besser für Ihr Unternehmen?

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu lernen, wie Sie Voicemail-Begrüßungen für Ihr Online-Geschäft einrichten. Möglicherweise möchten Sie auch unseren Leitfaden zum Erstellen einer kostenlosen Geschäfts-E-Mail-Adresse und unsere Expertenauswahl für die besten E-Mail-Marketingdienste für kleine Unternehmen lesen.

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