Guide pour débutants : Qu'est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ? (Explication)

On nous demande souvent par les débutants : qu'est-ce que la VoIP et comment fonctionne la VoIP ? Si vous êtes un utilisateur non technique, vous avez peut-être entendu dire que vous pouviez utiliser la VoIP pour ajouter un numéro de téléphone professionnel à votre site Web.

La VoIP est un moyen plus rentable d'obtenir un numéro de téléphone professionnel pour votre site Web par rapport à une ligne téléphonique traditionnelle. Même ici chez WPBeginner, nous comptons sur la VoIP pour nos besoins de communication.

Cependant, avant de prendre toute décision, vous devez comprendre pleinement de quoi il s'agit.

Dans ce guide pour débutants, nous répondrons à la question : qu'est-ce que la VoIP et comment fonctionne la VoIP en coulisses. L'objectif est de vous aider à comprendre comment la VoIP peut vous faire économiser de l'argent et vous aider à développer votre entreprise.

Voici un aperçu de ce que nous allons couvrir dans ce guide. Vous pouvez cliquer sur ces liens pour accéder directement aux différentes sections.

• Qu'est-ce que la VoIP ?
• Comment fonctionne réellement la VoIP ? (Un regard en coulisses)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• Quel est le meilleur service téléphonique VoIP ?
• Comment passer un appel en utilisant la VoIP
• Foire aux questions sur le téléphone VoIP (FAQ VoIP)

Contrairement aux systèmes téléphoniques fixes qui sont limités à un seul téléphone de bureau dans votre bureau, la VoIP vous permet de passer et de recevoir des appels téléphoniques professionnels depuis votre ordinateur portable, votre tablette, votre smartphone habituel (à l'aide d'une application) et même des téléphones de bureau compatibles VoIP.

Comme tous les appels sont passés par Internet, c'est extrêmement rentable pour les appels nationaux et longue distance (internationaux). La plupart des fournisseurs VoIP pour entreprise offrent des minutes illimitées sans frais supplémentaires.

En plus des économies, vous bénéficiez également de toutes les fonctionnalités téléphoniques avancées telles que l'appel en attente, le routage d'appels, les tonalités d'appel, l'assistant automatique, plusieurs numéros de téléphone, la messagerie instantanée, et plus encore.

C'est pourquoi la plupart des petites entreprises et même les grandes entreprises abandonnent les fournisseurs de téléphonie traditionnels pour un fournisseur VoIP pour entreprise.

Chez WPBeginner, nous utilisons Nextiva, un système téléphonique d'entreprise basé sur la VoIP.

Comment fonctionne réellement la VoIP ? (Un regard en coulisses)

Pour comprendre comment fonctionne réellement la VoIP, nous allons examiner ce qui se passe lorsque vous passez ou recevez un appel téléphonique sur un téléphone VoIP.

Lorsque vous passez un appel téléphonique en utilisant la VoIP, votre application de numéro de téléphone d'entreprise ou votre adaptateur VoIP prend le signal vocal analogique et le transforme en signal numérique.

Ces données vocales numériques sont ensuite envoyées au fournisseur de services téléphoniques d'entreprise via votre connexion Internet. Ensuite, le message est finalement acheminé vers le téléphone de votre client.

Ce processus se déroule presque instantanément, c'est pourquoi la qualité sonore de la VoIP est parfois même meilleure que celle des appels téléphoniques classiques.

En quoi la VoIP est-elle différente d'un système téléphonique traditionnel ?

La VoIP fonctionne différemment en coulisses par rapport à un système téléphonique fixe classique.

Les systèmes de téléphonie traditionnels utilisent la méthode de commutation de circuits pour établir les appels. Lorsque vous passez un appel via le réseau téléphonique public commuté (RTPC), vous êtes connecté à la personne à l'autre bout, et elle est connectée à vous dans un circuit.

La technologie de « commutation de circuits » est utilisée depuis plus de 100 ans. Elle est fiable et fonctionne toujours, mais n'est pas la plus efficace ni la plus rentable.

La VoIP utilise plutôt la méthode de « commutation de paquets ». Cela signifie que les données ne sont envoyées que lorsque nécessaire. Une connexion brève et instantanée est créée chaque fois que vous parlez. La connexion n'a pas besoin d'aller dans les deux sens tout le temps. Vous et la personne à qui vous parlez ne parlerez normalement pas en même temps.

De plus, les paquets de données sont envoyés efficacement. Ils peuvent emprunter de nombreux chemins différents sur Internet. Les paquets sont ensuite réassemblés lorsqu'ils atteignent leur destination.

Les paquets de données peuvent également être compressés pour économiser de l'espace. Cela leur permet de voyager encore plus rapidement sur Internet.

Tout cela se passe très rapidement. Sauf s'il y a un problème avec votre connexion Internet, vous ne remarquerez aucun délai pendant l'appel.

Bien que la VoIP puisse sembler très technique et compliquée, l'essentiel à comprendre est que la VoIP est une méthode plus efficace pour transférer des données lors des appels téléphoniques.

Vous avez probablement déjà utilisé la VoIP sans le savoir, via une application comme Skype ou Google Voice.

Avantages et inconvénients de la VoIP comparés

Étant donné que nous utilisons un service téléphonique professionnel VoIP dans notre entreprise depuis des années, il est juste de dire que nous en connaissons un rayon sur les avantages et les inconvénients.

Voici notre analyse détaillée des avantages et des inconvénients de la VoIP.

Avantages de la VoIP – Bénéfices de l'utilisation de la VoIP

Passer d'un service de compagnie téléphonique traditionnelle à un système téléphonique VoIP basé sur le cloud présente de nombreux avantages.

Coût mensuel réduit

L'un des plus grands avantages de la VoIP est que vous avez un coût mensuel réduit pour les appels nationaux et internationaux.

La plupart des fournisseurs de téléphonie VoIP incluent souvent des appels nationaux illimités gratuitement. Les appels internationaux sont normalement très bon marché, également.

En dehors de cela, vous économiserez également de l'argent sur les frais de réparation et de maintenance que vous payez actuellement à votre fournisseur de ligne fixe.

Prenez des appels de n'importe où – Complètement portable

Avec la VoIP, vous n'avez pas besoin d'être au bureau, sur place, assis à votre téléphone de bureau pour prendre des appels. Vous pouvez prendre les appels entrants où que vous soyez en utilisant une application sur votre téléphone, tablette ou ordinateur portable.

C'est un grand avantage pour le travail à distance et les équipes qui travaillent sur le terrain. C'est aussi génial si vous voyagez.

Fonctionnalités avancées de téléphonie d'entreprise

Les solutions VoIP incluent normalement de nombreuses fonctionnalités supplémentaires de téléphonie d'entreprise. Par exemple, vous pouvez organiser facilement des conférences téléphoniques avec la VoIP.

De plus, la plupart des fournisseurs de services VoIP offrent un réceptionniste virtuel, une musique d'attente, la mise en attente, un numéroteur automatique, la transcription de messagerie vocale par e-mail ou SMS, et bien plus encore. Vous pouvez même obtenir des fonctionnalités de télécommunication avancées comme la visioconférence.

Cela peut également vous permettre de réaliser des économies supplémentaires, car les fournisseurs de services téléphoniques traditionnels facturent souvent des frais récurrents pour ces modules complémentaires et intégrations.

Scalabilité et flexibilité améliorées

Un autre avantage de la VoIP est une scalabilité accrue. Que vous embauchiez plus de personnel ou que vous ouvriez une nouvelle succursale dans une nouvelle ville, la VoIP facilite la croissance.

Contrairement à un service téléphonique traditionnel qui nécessiterait de dépenser de l'argent sur du matériel coûteux et une ligne dédiée, la VoIP vous permet d'ajouter les membres de votre équipe en quelques clics dans votre tableau de bord de compte.

Comme la VoIP fonctionne sur tous les smartphones, vous pouvez même réduire les coûts d'équipement supplémentaires et libérer de l'espace sur les bureaux en demandant aux membres de votre équipe d'installer l'application sur leur téléphone personnel.

Inconvénients de la VoIP – Inconvénients de l'utilisation de la VoIP

Bien que la VoIP soit une technologie incroyable, elle n'est peut-être pas parfaite pour tout le monde. Il existe quelques inconvénients de la VoIP dont vous devriez être conscient.

Vous avez besoin d'une bonne connexion Internet pour passer des appels téléphoniques

Comme nous l'avons expliqué dans la section sur le fonctionnement de la VoIP, vous devez disposer d'une connexion Internet fiable pour passer des appels téléphoniques.

Si votre connexion Internet est lente, la qualité de vos appels peut être affectée. Par exemple, vous pourriez rencontrer des pertes audio ou de la latence (retards).

Le bon point est que la technologie VoIP n'utilise pas autant de bande passante que vous pourriez le penser. Une bonne connexion avec un ping inférieur à 70 ms et au moins 500 kbps de vitesse d'envoi est suffisante pour les appels VoIP.

Cependant, si vous avez beaucoup de membres dans votre bureau, vous devrez peut-être examiner vos besoins en bande passante pour le nombre d'appels simultanés que votre entreprise effectuera en même temps.

Vous devez tenir compte des coupures de courant

Le service téléphonique régulier fonctionne pendant les coupures de courant. Mais, vous ne pouvez pas passer d'appels VoIP si vous n'avez pas d'électricité ou d'accès à Internet.

Généralement, la plupart des bureaux disposent d'une connexion Internet sans fil alimentée par des routeurs Wi-Fi. Ces routeurs ont besoin d'électricité, donc si votre bâtiment subit une coupure de courant, votre connexion Internet peut également tomber en panne, ce qui aura un impact sur votre service VoIP.

La façon dont nous atténuons cela dans notre bureau est d'utiliser un système de batterie de secours pour notre routeur Internet. Comme notre Internet est fourni par une entreprise différente de notre électricité, nous n'avons jamais les deux coupures en même temps.

De plus, comme les membres de notre équipe utilisent l'application VoIP sur leur téléphone, ils peuvent toujours utiliser leurs données mobiles pour passer des appels professionnels.

Vous devrez reformer votre personnel sur le nouveau système

Passer à un nouveau système téléphonique signifie que vous devez former votre personnel sur la façon de l'utiliser.

Heureusement, la plupart des services VoIP sont conçus pour être aussi simples et intuitifs que possible. Cela signifie qu'il devrait être facile de former les membres de l'équipe à l'utilisation des systèmes téléphoniques cloud, même si vos employés travaillent à distance.

Quel est le meilleur service téléphonique VoIP ?

Chez WPBeginner, nous utilisons et recommandons Nextiva comme le meilleur service de téléphonie VoIP. Ils offrent un numéro local ou gratuit avec tous leurs forfaits.

Nextiva est livré avec toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, y compris le routage des appels, les appels vocaux nationaux illimités, la messagerie SMS professionnelle illimitée, la transcription de la messagerie vocale par e-mail/texte, la portabilité des numéros, l'identification de l'appelant, le renvoi d'appels, les salutations personnalisées, l'opérateur automatique, la musique d'attente, l'enregistrement des appels, la télécopie VoIP en ligne, l'extension téléphonique pour les membres de l'équipe, et plus encore.

Ils ont une application smartphone facile à utiliser pour Android / iPhone (iOS) et une application softphone pour votre ordinateur.

Pour les clients d'entreprise, ils vous permettent même de convertir votre système PBX (Private Branch Exchange) existant en un système téléphonique cloud en utilisant le trunking SIP (Session Initiation Protocol). Cela signifie que vous pouvez facilement transférer des appels vers différents départements et employés en utilisant votre système existant et votre réseau local.

Nextiva dispose également de plusieurs fonctionnalités avancées utiles. Par exemple, vous pouvez connecter votre système téléphonique VoIP avec un chat en direct en temps réel et avec votre système CRM pour vous aider à créer un système de communication unifié.

De plus, leurs prix sont abordables et l'équipe de support est extrêmement serviable, ce qui vous permet de démarrer très facilement. C'est pourquoi nous utilisons Nextiva pour notre entreprise.

Nous avons même un examen complet de Nextiva si vous souhaitez plus de détails sur le service.

D'autres excellentes alternatives VoIP à Nextiva incluent :

• RingCentral – une grande entreprise VoIP bien connue qui coûte un peu plus cher que Nextiva. Ils disposent de toutes les fonctionnalités de communication d'entreprise dont vous avez besoin, et ils offrent également des outils de partage d'écran et de conférence.
• Ooma – une option facile à configurer qui offre des numéros gratuits ainsi que toutes les fonctionnalités que vous attendez. Vous bénéficiez de 500 minutes incluses gratuitement, mais vous devez payer un supplément pour en avoir plus.
• Zoom Phone – un service téléphonique professionnel abordable qui offre des fonctionnalités d'appel avancées avec l'interface familière de réunion vidéo Zoom.
• Grasshopper – un autre excellent service téléphonique d'entreprise pour les solopreneurs et les petites entreprises qui offre toutes les fonctionnalités essentielles.
• Phone.com – un bon téléphone IP pour les entreprises travaillant avec le Canada et de nombreux pays de l'UE, car ces localisations sont couvertes comme des appels locaux.

Comment passer un appel en utilisant la VoIP

Pour passer un appel en utilisant la VoIP, vous avez d'abord besoin d'un service téléphonique d'entreprise VoIP comme Nextiva. Vous avez également besoin d'une connexion Internet avec une bonne bande passante. Cela signifie normalement l'utilisation d'une connexion Internet haut débit à haute vitesse.

Ensuite, vous pouvez passer un appel en utilisant la VoIP avec l'un des appareils suivants :

• Votre combiné téléphonique existant. Il peut être connecté au système VoIP à l'aide d'un ATA (adaptateur téléphonique analogique) qui lui donne une adresse IP. Essentiellement, vous branchez simplement votre téléphone dans l'ATA au lieu de directement dans votre prise murale.
• Un téléphone IP spécial. Il ressemble et fonctionne comme un téléphone analogique normal. Il a un combiné avec des boutons qui se glisse dans une station de chargement. Cependant, au lieu d'un connecteur téléphonique RJ-11, le téléphone IP a un connecteur RJ-45. Cela signifie qu'il se branche sur un port Ethernet de votre routeur, et non sur un connecteur téléphonique. Selon la saison, certaines entreprises VoIP peuvent vous offrir un combiné téléphonique gratuit.
• Votre ordinateur. Vous aurez besoin d'une application qui vous permet de passer des appels via la VoIP. C'est parfois appelé un « softphone ». Bien sûr, vous aurez également besoin d'une carte son ainsi que d'un casque, ou d'un microphone et de haut-parleurs. Vous aurez également besoin d'une connectivité Internet, soit par Ethernet, soit par WiFi. La plupart des entreprises VoIP les plus connues ont des applications pour Windows et Mac.
• Votre téléphone mobile. Encore une fois, vous aurez besoin de la bonne application et d'une connexion wifi. Vous pouvez également utiliser un forfait de données mobiles avec des vitesses 4G ou supérieures. La plupart des applications VoIP fonctionneront sur tous les smartphones tels que les appareils mobiles Android et les iPhone d'Apple (iOS).

Foire aux questions sur le téléphone VoIP (FAQ VoIP)

Il existe de nombreux fournisseurs de VoIP pour entreprise, et il peut être difficile de savoir lequel convient le mieux à vos besoins.

Au fil des ans, nous avons aidé des milliers de débutants à choisir la meilleure plateforme téléphonique VoIP. Nous avons entendu presque toutes les questions possibles sur la VoIP que vous pouvez imaginer.

Voici les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées sur la VoIP (Voix sur IP).

Combien coûtent les appels nationaux par rapport aux appels internationaux sur la VoIP ?

La plupart des services VoIP incluent les appels nationaux illimités sans frais supplémentaires. Cependant, certains services VoIP moins chers facturent en fonction du nombre de minutes que vous utilisez.

Les tarifs internationaux varient en fonction du fournisseur VoIP que vous utilisez, mais ces tarifs seront presque toujours plus abordables que les tarifs des lignes fixes traditionnelles pour les appels internationaux.

Pouvez-vous conserver votre numéro de téléphone existant sur la VoIP ?

Oui, lors du passage d'une ligne téléphonique fixe traditionnelle à un téléphone VoIP professionnel, vous pouvez demander la portabilité du numéro, ce qui vous permet de conserver votre numéro de téléphone professionnel existant.

La plupart des bons services VoIP vous permettent de le faire, mais veuillez vérifier auprès d'eux avant de vous inscrire.

Existe-t-il une sauvegarde VoIP si votre connexion Internet tombe en panne ?

Certains services VoIP disposent d'une sauvegarde au cas où votre connexion haut débit serait interrompue ou que votre alimentation électrique serait coupée. Par exemple, Nextiva peut transférer automatiquement les appels vers un téléphone portable.

La VoIP offre-t-elle le routage d'appels ou des extensions pour les membres de l'équipe ?

Oui, la plupart des bons fournisseurs de services téléphoniques VoIP incluent le routage d'appels, les extensions téléphoniques, la file d'attente d'appels et le standard automatique sans frais supplémentaires.

La VoIP est-elle réglementée par la FCC ?

La Federal Communications Commission (FCC) exige que les fournisseurs de VoIP se conforment au Communications Assistance for Law Enforcement Act de 1994 (CALEA) et contribuent au Universal Service Fund, qui aide les clients à faible revenu avec les coûts mensuels de téléphone.

En 2005, la FCC a également commencé à exiger des fournisseurs de VoIP qu'ils autorisent les appels d'urgence au 911. Cependant, les appels d'urgence sont gérés différemment avec les fournisseurs de VoIP qu'avec les services téléphoniques traditionnels.

Nous espérons que cet article a aidé à répondre aux questions sur ce qu'est la VoIP et comment elle fonctionne en coulisses. Vous pourriez également aimer notre comparaison des meilleures plateformes de création de sites web, et des meilleurs services de marketing par e-mail pour développer votre entreprise.

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