Cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress (forma fácil)

Si diriges un negocio de atención médica, probablemente te hayas preguntado: "¿Mis formularios de contacto de WordPress son realmente compatibles con HIPAA?". Es una preocupación válida porque incluso una pequeña infracción puede resultar en multas cuantiosas y una pérdida de confianza del paciente.

La parte complicada es que la mayoría de los plugins de formularios de WordPress no están diseñados para el cumplimiento de normativas de atención médica. Son adecuados para sitios web de negocios normales, pero HIPAA establece un estándar mucho más alto para la seguridad y protección de datos.

En WPBeginner, hemos trabajado con una amplia gama de plugins de formularios de WordPress. Esa experiencia nos ha mostrado dónde residen sus fortalezas y limitaciones en cuanto al cumplimiento de la privacidad.

En esta guía, te explicaremos cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress, para que puedas mantener los datos de los pacientes seguros y al mismo tiempo hacer que tus formularios sean fáciles de usar. 🙌

¿Por qué mis formularios de WordPress deben ser compatibles con HIPAA?

Si tu sitio de WordPress se utiliza para atención médica, tus formularios de contacto deben ser compatibles con HIPAA. Esto se debe a que pueden recopilar detalles sensibles de los pacientes, como historial médico, información de seguro o solicitudes de citas.

HIPAA, que significa Health Insurance Portability and Accountability Act (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), es una ley de EE. UU. que protege la información médica privada de las personas. Requiere que los proveedores de atención médica, las plataformas de telesalud y cualquier sitio web de WordPress que maneje datos de pacientes mantenga esa información segura.

El uso de formularios compatibles con HIPAA te ayuda a cumplir con los requisitos legales.

También generan confianza con sus pacientes, ya que las personas se sienten más cómodas compartiendo información de salud cuando saben que está protegida. Además, el incumplimiento podría resultar en multas y sanciones graves.

Teniendo esto en cuenta, le mostraremos cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress. Aquí tiene un resumen rápido de lo que cubriremos en esta guía:

• How to Create a HIPAA-Compliant Form in WordPress
  • Instalación y activación de un plugin de formularios de WordPress compatible con HIPAA
  • Creación de un formulario compatible con HIPAA usando el plugin
  • Personalización del formulario compatible con HIPAA
  • Incrustación del formulario compatible con HIPAA en su sitio web de WordPress
• Consejo adicional: Cómo crear un formulario seguro en WordPress
• Preguntas frecuentes sobre la creación de un formulario compatible con HIPAA en WordPress
• Más guías sobre el uso de formularios de WordPress

¿Listo? Empecemos.

Cómo crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress

Crear un formulario compatible con HIPAA en WordPress puede sonar complicado. El principal desafío es que la mayoría de los plugins de formularios no cumplen con los estándares de HIPAA. Normalmente almacenan las entradas del formulario en su base de datos de WordPress, lo cual no es lo suficientemente seguro para datos sensibles de pacientes.

Además, a menudo carecen de otras características esenciales, como el cifrado de extremo a extremo y un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA). Un BAA es un contrato legal requerido que asegura que el proveedor de servicios también acepta proteger los datos del paciente según las reglas de HIPAA.

La buena noticia es que existen plugins diseñados específicamente para el cumplimiento en el sector de la salud.

Para este tutorial, usaremos HIPAAtizer. Después de pruebas exhaustivas, encontramos que es la mejor opción gratuita con características de seguridad completas adaptadas a los requisitos de HIPAA.

HIPAAtizer funciona procesando y almacenando todas las presentaciones de formularios en sus propios servidores seguros y compatibles en lugar de en su base de datos de WordPress. Esta separación es una parte clave de lo que hace que el proceso sea compatible con HIPAA.

Instalación y activación de un plugin de formularios de WordPress compatible con HIPAA

Antes de empezar, necesitarás una cuenta de HIPAAtizer. Simplemente visita el sitio web de HIPAAtizer y haz clic en el botón 'Regístrate gratis'.

En la siguiente pantalla, verá 2 opciones para su cuenta de HIPAAtizer.

Una cuenta sandbox es un entorno de prueba que le permite experimentar sin afectar datos reales. Para uso real, deberá elegir la opción 'Cuenta de Entidad Cubierta'.

Luego, HIPAAtizer le pedirá que registre su dirección de correo electrónico.

Simplemente escriba su correo electrónico en el campo y haga clic en 'Continuar'.

Desde aquí, solo tendrá que seguir las instrucciones para terminar de configurar su nueva cuenta.

Después de un registro exitoso, deberá instalar el plugin HIPAAtizer. Si necesita ayuda con este paso, puede leer nuestra guía sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Al activarlo, tendrá que conectar el plugin de WordPress a su cuenta. Para hacer esto, simplemente haga clic en la pestaña 'HIPAAtizer' en el menú del lado izquierdo de su panel de WordPress.

Una vez dentro, puede seleccionar 'Ya tengo una cuenta' y hacer clic en 'Continuar'.

HIPAAtizer cargará el formulario de inicio de sesión para usted. Simplemente ingrese sus credenciales y haga clic en el botón 'Continuar'.

Una vez conectado, será redirigido al panel de HIPAAtizer, donde podrá acceder a todos los formularios que cree utilizando el plugin.

Creación de un formulario compatible con HIPAA usando el plugin

Ahora, está listo para crear su primer formulario que cumple con HIPAA.

Primero, querrá dirigirse a HIPAAtizer » Crear Formulario desde su área de administración de WordPress.

Se abrirá una nueva pestaña, ya que HIPAAtizer le permite crear formularios utilizando su propio constructor fuera del área de administración.

En esta pestaña, verá opciones para crear el formulario.

Normalmente, recomendaríamos usar una plantilla. Sin embargo, necesitarás instalar la aplicación de escritorio HIPAAtizer para usar sus plantillas, lo cual encontramos un poco lento.

Para un proceso más sencillo, selecciona ‘Empezar desde cero’ y luego haz clic en ‘Continuar’.

No te preocupes, no es tan complicado como suena y te guiaremos a través del proceso.

HIPAAtizer utiliza un editor de arrastrar y soltar. Esto facilita la creación de formularios, incluso cuando lo haces desde cero.

Así es como se ve el editor: opciones de personalización a la izquierda y vista previa a la derecha:

Puedes empezar haciendo clic en ‘Encabezado 1’ para cambiar el título del formulario. Por ejemplo, usamos el título ‘Formulario de Autorización HIPAA’.

Luego, puedes arrastrar ‘Campo de entrada’ desde el panel izquierdo y soltarlo en la vista previa del panel derecho para agregar un cuadro de texto.

Una vez que lo hayas hecho, se te pedirá que etiquetes el campo. Puedes usar este cuadro de texto para solicitar el nombre del paciente, el número de registro médico, el número de teléfono, la fecha de nacimiento y más. También puedes activar los interruptores para hacer que el campo sea obligatorio o configurar otras personalizaciones.

Después de eso, querrás desplazarte hacia abajo en el panel de personalización y hacer clic en ‘Guardar cambios’ para almacenar tu configuración.

Ahora, puedes repetir este paso tantas veces como necesites para agregar todos los campos requeridos para tu formulario.

Después de eso, podrías querer agregar una divulgación de información de salud protegida. Puedes agregar diferentes ‘Opciones mostradas’ para crear un campo de opción múltiple.

En el panel de personalización que aparece, puedes editar el nombre de la etiqueta, ajustar las opciones y hacer que el campo sea obligatorio.

También puedes agregar más opciones haciendo clic en el botón ‘+ Agregar opción’. Luego, simplemente completa los detalles necesarios para la opción.

No olvides desplazarte hacia abajo y hacer clic en ‘Guardar cambios’ cuando estés listo.

El siguiente paso es agregar el campo ‘Firma’ a tu formulario HIPAA. Este campo es importante porque te permite obtener el consentimiento y la autorización del paciente. De esta manera, puedes asegurarte de que tu formulario de WordPress cumpla con las regulaciones HIPAA.

Simplemente arrastra y suelta ‘Firma’ en el lado derecho del constructor y ajusta la información necesaria. Aquí tienes un ejemplo:

¡Eso es todo!

Nuestro formulario HIPAA de ejemplo solo incluye lo básico, pero puedes agregar más campos para adaptarlo a tus necesidades específicas. Te animamos a explorar los otros campos disponibles para personalizar el formulario para tu práctica.

Personalización del formulario compatible con HIPAA

Una vez que hayas creado tu formulario HIPAA compatible con WordPress, es posible que desees agregar un toque personal.

Para hacer esto, puedes dirigirte a la pestaña 'Estilo' para personalizarlo. En esta pestaña, verás opciones para ajustar el tema de tu formulario.

Haz clic en el botón 'Crear tema' para abrir las opciones de personalización.

Ahora deberías ver opciones para cambiar el tamaño de pantalla del formulario, el color de fondo, la fuente, el botón de envío y más.

Por ejemplo, si expandes el menú 'Fondo', verás un selector de color que te permite cambiar el color de fondo predeterminado del formulario. Luego, en la sección 'Fuentes', puedes encontrar opciones de combinación de fuentes para tu formulario HIPAA.

Debajo de 'Botón de envío', encontrarás opciones de estilo más completas. Puedes editar el tamaño de fuente de tu botón de envío, el estilo del borde, el color al pasar el cursor y mucho más.

Lo mismo ocurre con la configuración de 'Etiquetas'.

Cuando hayas terminado de personalizar el formulario, haz clic en el botón 'Guardar cambios'.

Deberías ver un pequeño mensaje de notificación que dice 'Actualizado correctamente'.

Ahora, todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el icono de guardar en la esquina superior derecha, nombrar el formulario y presionar el botón 'Guardar'.

Incrustación del formulario compatible con HIPAA en su sitio web de WordPress

Una vez que hayas guardado tu formulario, aparecerá otra ventana emergente. En esta ventana emergente, verás un mensaje que dice que el formulario se guardó pero aún no se ha publicado en línea.

Simplemente sigue las instrucciones para hacerlo público y presiona el botón 'Publicar'.

Con eso hecho, recibirás un nuevo mensaje que dice que tu formulario ha sido publicado.

Ahora, querrás cambiar a la pestaña ‘Integrar o incrustar formulario’.

Desde allí, querrás hacer clic en ‘WordPress’.

HIPAAtizer te mostrará instrucciones sobre cómo incrustar el formulario en sitios web de WordPress. Al final, verás un código corto. Simplemente haz clic en el botón de copiar.

Ahora, puedes regresar a tu panel de administración de WordPress.

Luego, puedes crear una nueva publicación o página o abrir una publicación o página existente para incrustar el formulario. Para este tutorial, navegaremos a Páginas » Agregar Nueva Página para crear una nueva página.

En el editor de contenido, haz clic en el botón ‘+’ y busca el bloque ‘Shortcode’.

Después de eso, selecciona el bloque ‘Shortcode’ en el resultado de la búsqueda para agregarlo a la página web.

Luego, puedes pegar el código corto del formulario HIPAAtizer en el área que dice ‘Escribe el código corto aquí….’

No te preocupes si el formulario HIPAAtizer no aparece de inmediato. Dado que se agrega con un código corto, solo se mostrará una vez que la publicación o página se publique.

Puedes usar la función de vista previa para verificarlo, y cuando estés satisfecho con la configuración, haz clic en ‘Actualizar’ o ‘Publicar’.

Después de eso, visita tu publicación o página para ver el formulario compatible con HIPAA en acción.

Consejo adicional: Cómo crear un formulario seguro en WordPress

Dicho todo esto, no todos necesitan un formulario de WordPress compatible con HIPAA.

Los formularios que cumplen con HIPAA son típicamente necesarios para proveedores de atención médica, terapeutas y otros que manejan información sensible de pacientes. Si no estás manejando este tipo de datos, entonces un formulario seguro puede ser suficiente para tus necesidades.

Para hacer que tus formularios de contacto de WordPress sean seguros, necesitas dos cosas principales: un plugin de formulario de contacto seguro y un entorno de alojamiento web seguro. Estos 2 elementos trabajan juntos para mantener tus datos a salvo de hackers y otras amenazas.

Un plugin de formulario de contacto seguro te ayuda a guardar entradas de forma segura en tu sitio web y permite notificaciones por correo electrónico seguras.

Recomendamos WPForms, que es el mejor plugin de formulario de contacto y es confiado por más de 6 millones de sitios web, ¡incluyéndonos a nosotros!

En WPBeginner, usamos WPForms para todos nuestros formularios de contacto, encuestas anuales a lectores y generación de prospectos. Para más información sobre la herramienta, puedes consultar nuestra reseña completa de WPForms.

Ahora, WPForms tiene muchísimas funciones para proteger tu sitio del spam, hackeos y robo de datos.

Incluso hay una versión gratuita, WPForms Lite, que es igual de segura, aunque tiene menos funciones.

Para instrucciones detalladas, puedes consultar nuestra guía sobre cómo crear un formulario de contacto seguro en WordPress.

Preguntas frecuentes sobre la creación de un formulario compatible con HIPAA en WordPress

En esta sección, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo crear formularios que cumplan con HIPAA en WordPress.

¿Es posible hacer que un sitio de WordPress cumpla con HIPAA?

Sí, es posible. Pero necesitarás los plugins adecuados que cumplan con HIPAA (como HIPAAtizer), un hosting que cumpla con HIPAA (como Liquid Web) y procedimientos estrictos para proteger la información del paciente.

¿Necesito un hosting web que cumpla con HIPAA?

Sí. Si tu sitio web maneja Información de Salud Protegida (PHI), necesitarás un hosting web que cumpla con HIPAA.

Un formulario seguro es solo una parte de la imagen. Tu servidor de hosting, donde residen todos los archivos y datos de tu sitio, debe seguir las estrictas reglas de seguridad y privacidad de HIPAA para mantener la información del paciente completamente protegida.

¿Cuál es el mejor plugin de WordPress para formularios médicos?

Para formularios médicos, HIPAAtizer es una excelente opción porque está diseñado específicamente con las características de seguridad necesarias para cumplir con los estándares HIPAA. Esto incluye cifrado de extremo a extremo y almacenamiento seguro de datos fuera del sitio.

Más guías sobre el uso de formularios de WordPress

Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo crear un formulario que cumpla con HIPAA en WordPress. A continuación, quizás quieras ver nuestras guías sobre:

• Formas de usar la lógica condicional en formularios de WordPress
• Cómo proteger con contraseña tus formularios de WordPress
• Cómo bloqueé 18,000 ataques de spam de clientes potenciales en mi formulario de WordPress
• Cómo redirigir a los usuarios después de enviar un formulario en WordPress
• Cómo enviar correos electrónicos de confirmación después de enviar un formulario de WordPress
• Cómo rastrear y reducir el abandono de formularios en WordPress

Si te gustó este artículo, suscríbete a nuestro canal de YouTube para obtener tutoriales en video de WordPress. También puedes encontrarnos en Twitter y Facebook.