Como Configurar uma Mensagem de Saudação de Caixa Postal Comercial (Com Exemplos)

Ao ligar para um número de telefone comercial, você frequentemente ouvirá uma saudação automatizada de caixa postal que o guiará pelo diretório telefônico e pelos próximos passos. Como uma recepcionista amigável, sua saudação de caixa postal fornece informações essenciais e aprimora a imagem da sua marca.

Receber seus chamadores com uma saudação clara e concisa os faz se sentir valorizados e informados, melhorando a satisfação do cliente mesmo quando você não está disponível para atender suas chamadas diretamente.

Na WPBeginner, entendemos que isso pode aumentar a credibilidade da marca e construir confiança com clientes em potencial. Usamos a Nextiva para VoIP e caixa postal e pesquisamos alternativas de qualidade para ajudá-lo a fazer a melhor escolha para o seu negócio.

Neste artigo, mostraremos como configurar uma saudação de caixa postal comercial para sua loja online, negócio ou blog. Também forneceremos exemplos de saudações de caixa postal para usar como modelo.

Por que uma saudação de caixa postal é importante para o seu negócio?

Mais de 88% das pesquisas locais em dispositivos móveis terminam em uma ligação telefônica. Isso se deve principalmente aos práticos botões de clique para ligar que aparecem nos resultados de pesquisa local do Google.

Para muitas pequenas empresas, pode não ser possível atender a todas as chamadas imediatamente. Às vezes, os clientes podem ligar após o horário comercial, e você pode estar ocupado ou não ter pessoal disponível naquele momento.

É aqui que sua saudação de caixa postal entra em jogo.

Para muitos clientes, este será o primeiro contato com o seu negócio. Não configurar uma saudação de caixa postal comercial pode fazer com que você perca um cliente para o seu concorrente.

Por outro lado, não acertar a saudação da caixa postal também pode ter sérias consequências. Os clientes podem desligar, não dar seguimento ou simplesmente procurar seus concorrentes.

Dito isso, vamos dar uma olhada em como configurar corretamente saudações de caixa postal profissionais para o seu negócio online que causam uma impressão positiva nos chamadores.

A Melhor Maneira de Configurar uma Saudação de Caixa Postal

Normalmente, os proprietários de pequenas empresas usam um número de telefone fixo ou móvel para gerenciar chamadas. Embora possa resolver o problema, eles não permitem que você gerencie chamadas comerciais adequadamente ou configure uma saudação de caixa postal automatizada eficaz.

A melhor maneira de gerenciar chamadas comerciais é usando um serviço de telefonia empresarial. Muitas pequenas empresas usam um número de telefone comercial virtual porque isso permite que elas gerenciem chamadas comerciais de forma eficaz sem sacrificar sua privacidade.

Ao contrário de um número fixo ou móvel, ele usa a internet para gerenciar chamadas. O termo oficial para essa tecnologia é chamado de serviço de telefonia VoIP empresarial (Voice over Internet Protocol).

Usar um serviço de telefonia empresarial oferece as seguintes vantagens em relação a linhas fixas e celulares:

• Você pode definir seu horário comercial e gravar diferentes saudações de voz para serem reproduzidas com base na hora do dia.
• Você pode configurar um atendimento automático, adicionar ramais para rotear chamadas, permitir que os usuários deixem mensagens de voz e muito mais.
• Funciona no seu computador, tablet, telefone de mesa e até mesmo no seu celular usando aplicativos.
• Vários usuários podem usar o mesmo número de telefone, independentemente da localização.
• Você pode facilmente conceder acesso a novos funcionários sem precisar chamar um técnico ou comprar novos equipamentos.

Recomendamos o uso de Nextiva porque eles são o melhor provedor de serviços de telefonia empresarial do mercado. Eles oferecem um conjunto abrangente de recursos com um painel de administração baseado na web fácil de usar e aplicativos para o seu telefone.

Usamos a Nextiva em nossos negócios para gerenciar chamadas para WPBeginner e outras propriedades da Awesome Motive.

Se você deseja uma solução alternativa, pode dar uma olhada na RingCentral ou na Ooma. Ambas são ótimos serviços de telefonia empresarial e oferecem uma plataforma incrivelmente rica em recursos com muitas ferramentas para gerenciar saudações de voz, URA (Unidade de Resposta Audível), mensagens de voz, transcrições de chamadas e muito mais.

Depois de configurar um serviço de telefonia empresarial, você pode configurar saudações de voz usando suas configurações fáceis de seguir.

Exemplos de Saudações de Voz para Empresas

Existem algumas regras básicas que você deve seguir para criar as saudações de caixa postal mais eficazes:

• Evite clichês como 'Sua ligação é importante para nós'. Eles são usados em excesso e não parecem mais sinceros.
• Certifique-se de que sua gravação de caixa postal soe amigável e pessoal.
• Tente não parecer que você está lendo um roteiro.
• Se puder, contrate um dublador para ajudá-lo a gravar saudações de caixa postal. Você pode até encontrar alguém no Fiverr.
• Certifique-se de que sua caixa postal forneça informações importantes como o nome da sua empresa, horário de funcionamento e informações de contato.

Aqui estão alguns roteiros de saudações de caixa postal empresarial que você pode usar para o seu negócio.

Exemplos de Saudações de Caixa Postal Fora do Horário de Expediente

Esta saudação de caixa postal será reproduzida quando os clientes ligarem para você após o horário comercial ou durante os fins de semana. Certifique-se de que esta saudação de caixa postal informe os usuários sobre o horário de funcionamento e formas alternativas de entrar em contato com o atendimento ao cliente ou a localização da loja.

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. Estamos disponíveis por telefone de [9h] a [18h] [horário do Pacífico] de segunda a sexta-feira. Você também pode usar o formulário de contato em nosso site, [www.example.com], para nos deixar uma mensagem, e nós entraremos em contato por e-mail. Se você gostaria que ligássemos de volta, por favor, deixe seu nome e número junto com uma breve mensagem, e nossa equipe entrará em contato o mais rápido possível.”

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. No momento, não podemos atender sua ligação. Nosso horário de funcionamento é [horário comercial] de segunda a sexta-feira. Nossa loja em [local da loja] permanece aberta para clientes durante os fins de semana. Você também pode entrar em contato conosco via chat ao vivo em nosso site [www.example.com] [24 horas por dia, 7 dias por semana]. Se não for urgente e você gostaria que ligássemos de volta, por favor, deixe seu nome e número após o sinal sonoro.”

Como você pode ver, ambos os modelos de saudação de caixa postal transmitem informações importantes e oferecem aos clientes maneiras alternativas de contato via chat ao vivo ou formulário de contato.

Exemplos de Mensagens de Saudação de Caixa Postal para Férias

Estas mensagens de saudação podem ser gravadas durante os feriados.

“Olá, você ligou para [nome da empresa]. Nossa equipe está fora do escritório para passar os feriados com amigos e familiares. Voltaremos ao trabalho em [dia e hora]. Por favor, deixe-nos seu nome e número, e entraremos em contato o mais rápido possível. [Boas Festas (ou saudação adequada para esse feriado)]”.

“Boas festas! Nossa equipe na [nome da empresa] estará ausente até [data]. Se você já é um cliente, ainda pode abrir um ticket de suporte em nosso site, e tentaremos responder em até 24 horas. Você também pode entrar em contato conosco via chat ao vivo ou pelo formulário de contato em nosso site [www.example.com]. Se não for urgente, deixe seu nome e número após o sinal. Retornaremos sua ligação o mais breve possível.”

“Olá, você chegou à [nome da empresa]. Estamos fechados para o feriado de (nome do feriado) e retornaremos ao trabalho em [data e hora]. Se precisar de uma resposta urgente, você pode nos enviar um e-mail para (endereço de e-mail), e tentaremos responder a todos os e-mails em até 24 horas. Você também pode nos deixar uma mensagem, e retornaremos após as festas (Feliz Ano Novo / Boas Festas)”.

Como você pode ver, essas saudações profissionais de caixa postal fornecem aos clientes o máximo de informações possível. Essas saudações também garantem que os clientes saibam como obter uma resposta mais rápida usando métodos de contato alternativos durante as festas.

Exemplos de Saudações de Caixa Postal para Ausente / Ocupado

Se você estiver ocupado, ausente ou com poucos funcionários e não puder atender as chamadas dos clientes imediatamente, poderá usar estas saudações como exemplo.

Olá, você ligou para [nome da empresa]. No momento, não podemos atender sua ligação, mas adoraríamos retornar o contato o mais rápido possível. Por favor, deixe seu nome e número após o sinal sonoro.

Olá, estamos ausentes do telefone no momento. Se não for muito urgente, você pode nos enviar um e-mail para (endereço de e-mail). Caso contrário, por favor, deixe seu nome e número após o sinal sonoro, e retornaremos sua ligação imediatamente.

Se você for a única pessoa a atender as chamadas, pode torná-la uma saudação de caixa postal pessoal.

Olá, você ligou para (Seu Nome). No momento, não consigo atender o telefone. Você pode me enviar um e-mail para (endereço de e-mail), ou pode deixar seu nome e número após o sinal sonoro, e eu retornarei sua ligação o mais rápido possível.

Teste e Melhore Suas Saudações de Caixa Postal

Outro ótimo motivo para usar um serviço telefônico profissional é que você pode rastrear todas as suas chamadas e visualizar relatórios detalhados sobre elas. Por exemplo, esta é a aparência da página de análise de chamadas da Nextiva.

Você precisará rastrear quantos usuários ouviram cada saudação de caixa postal e como eles responderam. Saudações de caixa postal com uma pontuação maior de clientes deixando uma mensagem estão funcionando eficientemente.

Mensagens de caixa postal que nem são ouvidas completamente são um fracasso.

Recomendamos tentar diferentes saudações de caixa postal para encontrar o equilíbrio perfeito. Atualizar sua saudação de caixa postal periodicamente também pode ajudá-lo a preencher lacunas de comunicação que você nem sabia que existiam.

Acompanhe Suas Mensagens de Caixa Postal

Agora que você configurou uma saudação de caixa postal equilibrada, informativa e amigável, o próximo passo é ainda mais crucial.

O que acontece depois que um cliente deixa uma mensagem de voz para você?

Se você estiver usando um sistema telefônico comercial profissional, poderá rastrear e responder facilmente a essas mensagens.

Certifique-se de que você e sua equipe estejam igualmente bem preparados para um acompanhamento rápido. Um retorno de chamada rápido contribui muito para fortalecer os relacionamentos comerciais e fechar vendas.

Guias Especializados em Comunicações Empresariais

Agora que você sabe como configurar a saudação perfeita para a caixa postal, talvez queira ver outros guias relacionados a comunicações empresariais:

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• Melhores Aplicativos de Número de Telefone Virtual para Empresas (com Opções Gratuitas)
• Guia para Iniciantes: O que é VoIP e Como Funciona? (Explicado)
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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como configurar saudações de caixa postal para sua empresa online. Você também pode querer ver nosso guia sobre como criar um endereço de e-mail comercial gratuito e nossas principais escolhas para os melhores serviços de marketing por e-mail para pequenas empresas.

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