So richten Sie einen gemeinsamen Gmail-Posteingang für Ihre WordPress-Site ein

Wenn Sie es Ihrem Team erleichtern möchten, E-Mails für Ihre WordPress-Website zu bearbeiten, dann ist die Erstellung eines gemeinsamen Posteingangs der richtige Weg.

Es ermöglicht jedem in Ihrem Team, E-Mails von einem Ort aus zu sehen und zu beantworten, sodass nichts durchrutscht.

Glücklicherweise ist dies mit einem WordPress-Plugin oder der Google Groups-Anwendung einfach zu bewerkstelligen. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen 2 Möglichkeiten, einen gemeinsamen Gmail-Posteingang in WordPress einzurichten.

Warum brauchen Sie einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang für WordPress?

Wenn Sie eine Geschäftswebsite starten, benötigen Sie bald einen gemeinsamen Geschäfts-E-Mail-Posteingang zur Unterstützung Ihrer Abläufe.

Bei WPBeginner verwenden wir einen gemeinsamen professionellen E-Mail-Posteingang für Hunderte von täglichen Nachrichten, wie z. B. Partnerschaftsanfragen und Affiliate-Anfragen. Dies hält unser Team auf dem gleichen Stand und hilft uns, effizient auf jede E-Mail zu antworten.

Andere großartige Motive-Marken wie WPForms und OptinMonster verwenden ebenfalls gemeinsame geschäftliche E-Mail-Inboxes. Sie nutzen sie, um alle Kundenfragen und Supportanfragen zu sammeln, was eine schnellere Beantwortung erleichtert.

Bietet Gmail eine Funktion für gemeinsame E-Mail-Posteingänge?

Gmail selbst bietet keine Funktion für gemeinsame Posteingänge. Obwohl Sie technisch gesehen eine neue Gmail-Adresse erstellen und das Passwort teilen können, raten wir dringend davon ab.

Passwortfreigabe birgt Sicherheitsrisiken wie unbefugten Zugriff und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung, wer auf das Konto zugreift. Außerdem hätten alle im Team Zugriff auf alle E-Mails und wären potenziell sensiblen Informationen ausgesetzt.

Eine weitere Option ist die Verwendung von Google Groups für eine gemeinsame Inbox.

Nach unserer Erfahrung ist diese Funktion schnell und kostenlos, aber sie ist nicht die effizienteste Methode, um E-Mails als Team zu empfangen und zu senden. Darüber hinaus verfügt sie nicht über die Funktionen, die zur Optimierung der Kommunikation und zur Verbesserung der E-Mail-Antwortzeiten erforderlich sind.

Aus diesem Grund zeigt Ihnen dieses Tutorial 2 Lösungen, um einen gemeinsamen Gmail-Posteingang für Ihre WordPress-Website zu erstellen. Sie können die Schnelllinks unten verwenden, um zu Ihrer gewünschten Methode zu springen:

• Methode 1: Erstellen Sie einen gemeinsamen Gmail-Posteingang mit Heroic Inbox
• Methode 2: Erstellen einer gemeinsamen Gmail-Inbox mit Google Groups (kostenlos)
• Bonus-Tipp: Verwenden Sie WP Mail SMTP, um die Zustellbarkeit von WordPress-E-Mails zu verbessern

Methode 1: Erstellen Sie einen gemeinsamen Gmail-Posteingang mit Heroic Inbox

Für die Erstellung eines gemeinsamen Posteingangs innerhalb von WordPress empfehlen wir Heroic Inbox. Dieses Help-Desk-Plugin ermöglicht es Ihnen, Ihre WordPress-Website mit Gmail zu verbinden, einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang zu erstellen und andere Teammitglieder einzuladen, im Posteingang zusammenzuarbeiten.

Schritt 1: Einrichten des Heroic Inbox Plugins

Zuerst müssen Sie einen Heroic Inbox-Plan auf der Website von HeroThemes erwerben, da das Plugin keine kostenlose Version enthält. Mehr über die Preise erfahren Sie in unserem vollständigen HeroThemes-Testbericht.

Sobald Sie einen Plan gekauft haben, sollten Sie Ihre Kontodetails, den Download-Link und den Lizenzschlüssel per E-Mail erhalten. Sie können das Plugin über den Link in der E-Mail herunterladen.

Öffnen Sie dann Ihren WordPress-Adminbereich, um das Plugin zu installieren. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie in unserem Leitfaden für Anfänger zur Installation eines WordPress-Plugins.

Sobald das Plugin installiert und aktiv ist, werden Sie aufgefordert, Ihren Lizenzschlüssel einzugeben. Tun Sie dies und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Aktivieren“, wenn Sie fertig sind.

Nun sehen Sie zwei Optionen, um eine E-Mail-Inbox zu Heroic Inbox hinzuzufügen: generisch oder Gmail.

Wählen Sie einfach die Option „Gmail“ aus, um fortzufahren.

Als Nächstes sehen Sie einen Bildschirm, auf dem Sie aufgefordert werden, Ihre Google Workspace-App-Anmeldeinformationen einzugeben.

Heroic Inbox stellt Ihnen eine autorisierte Weiterleitungs-URI zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung Ihrer Google Workspace-App eingeben müssen. Es handelt sich um eine spezifische URL, die eine Anwendung bei einem Autorisierungsserver (wie Google oder Facebook) registriert, um Authentifizierungsantworten sicher zu empfangen.

Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Google-App erstellen, um Ihre Anmeldeinformationen für Heroic Inbox zu erhalten.

Schritt 2: Erstellen einer Google Workspace-App für Heroic Inbox

Gehen Sie zuerst zur Website der Google Cloud-Konsole. Wenn Sie sich noch nicht bei Ihrem Google Workspace-Konto angemeldet haben, können Sie dies jetzt tun.

Klicken Sie danach im Menü oben links auf der Seite auf „Projekt auswählen“.

Ein Popup wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, ein Projekt auszuwählen.

Da wir eine neue Google Workspace-App für Heroic Inbox erstellen, wählen Sie einfach im oberen rechten Bereich des Fensters 'Neues Projekt' aus.

In diesem Schritt müssen Sie Ihren Projektnamen eingeben. Er kann etwas sein, das Sie später leicht identifizieren können, wie z. B. „Heroic Inbox Project“.

Sie müssen auch einen Speicherort für das Projekt in Google Cloud auswählen. Sie können einfach 'Keine Organisation' auswählen und dann auf die Schaltfläche 'Erstellen' klicken.

Der nächste Schritt ist, zur Suchleiste zu navigieren und nach der „Gmail API“ zu suchen.

Wählen Sie diese Google API aus, sobald Sie sie gefunden haben.

Klicken Sie auf der nächsten Seite auf „Aktivieren“.

Dadurch kann Gmail E-Mails im Namen des Plugins empfangen und senden.

Sie haben nun die Gmail API aktiviert, müssen sie aber noch mit Heroic Inbox verbinden.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Anmeldeinformationen erstellen“.

An diesem Punkt können Sie auswählen, welche Art von API Sie verwenden. Klicken Sie für diese einfach auf 'Gmail API'.

Was die Daten betrifft, wählen Sie 'Benutzerdaten'. Klicken Sie anschließend auf 'Weiter'.

Als Nächstes können Sie ein Logo hochladen, das auf Ihrem Google-Zustimmungsbildschirm verwendet wird (dies ist optional), und Ihre Entwicklerkontaktinformationen eingeben. Sie können dafür Ihre eigene E-Mail-Adresse verwenden.

Klicken Sie danach auf „Speichern und fortfahren“.

Im nächsten Schritt geht es um Berechtigungsumfänge, die optional konfiguriert werden können.

Heroic Inbox empfiehlt, es so zu belassen, damit Sie zum nächsten Schritt scrollen können.

Im Schritt OAuth Client ID müssen Sie einen Anwendungstyp auswählen, der „Webanwendung“ sein sollte.

Dann können Sie den Anwendungsnamen ausfüllen. Er kann so einfach sein wie „Heroic Inbox Integration“.

Gehen Sie nun zurück zu Ihrer Heroic Inbox Plugin-Einstellungsseite von vorhin, wo Sie die autorisierte Weiterleitungs-URI finden. Kopieren Sie diese.

Gehen Sie danach zurück zu Google Cloud und fügen Sie sie in das entsprechende Feld ein.

Sobald das erledigt ist, klicken Sie auf „Erstellen“.

Google Cloud generiert dann Ihre OAuth 2 Client ID und Ihr Client Secret.

Ihre Client-ID finden Sie auf dieser Seite. Klicken Sie dann auf „Herunterladen“, um die Client-Secret-Datei auf Ihren Computer herunterzuladen.

In dieser Phase navigieren Sie im Google Cloud-Menü zum Menü 'OAuth-Zustimmungsbildschirm'.

Klicken Sie dann auf „App veröffentlichen“, damit die API nicht mehr im Testmodus ist.

Schließlich können Sie Ihre Heroic Inbox-Plugin-Seite von zuvor wieder öffnen. Sie können die Client-ID und den Client-Bildschirm in die entsprechenden Felder einfügen.

Wenn Sie das getan haben, klicken Sie auf 'Validieren'.

Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf die Schaltfläche „Postfach auswählen“.

Sie werden dann weitergeleitet, um ein Gmail-Konto auszuwählen, das mit WordPress verknüpft werden soll.

Sie können diesen Schritt jederzeit wiederholen, um weitere Gmail-Posteingänge hinzuzufügen.

Nachdem Sie ein Konto ausgewählt haben, aktivieren Sie alle Kontrollkästchen auf dem Zustimmungsbildschirm. Dies stellt sicher, dass Heroic Inbox ordnungsgemäß funktioniert.

Klicken Sie dann auf „Weiter“.

Wenn die Verbindung erfolgreich ist, kehren Sie zur Heroic Inbox-Plugin-Seite zurück und sehen einen Text, der besagt: „Heroix Inbox ist bereit!“

Sie können auch auf die Schaltfläche „Mailbox-Konfiguration testen“ klicken, um sich selbst eine Test-E-Mail zu senden, die mit dem Heroic Inbox-Plugin erstellt wurde.

Sie können den folgenden Screenshot ansehen, um zu sehen, wie eine erfolgreiche Test-E-Mail aussieht.

Das war's!

Schritt 3: WordPress-Benutzer zu Ihrer Mailbox hinzufügen

Jetzt, da Sie Heroic Inbox mit Gmail verbunden haben, können Sie Benutzer hinzufügen, um auf die Inbox zuzugreifen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, in der WordPress-Admin-Oberfläche zu Heroic Inbox » Dashboard zu gehen. Dort finden Sie dann Ihre Mailbox. Klicken Sie einfach auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie „Mailbox-Einstellungen“.

Wechseln Sie hier zum Tab „Benutzer“.

Dann müssen Sie auf 'Benutzer hinzufügen' klicken, um neue WordPress-Benutzer zum Posteingang hinzuzufügen.

Wählen Sie nun einen Benutzer aus dem Dropdown-Menü aus und weisen Sie ihm die richtige Rolle zu. Sie können ihm entweder die Rolle eines Postfachbenutzers oder eines Administrators zuweisen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“.

Das ist alles. Sie haben erfolgreich eine gemeinsame Gmail-Inbox für Ihr WordPress-Blog oder Ihre Website eingerichtet.

Methode 2: Erstellen einer gemeinsamen Gmail-Inbox mit Google Groups (kostenlos)

Wenn Sie nach einem kostenlosen Shared-Inbox-Tool suchen, um einen gemeinsamen Gmail-Posteingang einzurichten, können Sie dies mit Google Groups tun. Der Nachteil dieser Methode ist, dass die Benutzeroberfläche nicht so benutzerfreundlich ist und es möglicherweise ein Limit für die Menge der täglich gesendeten E-Mails gibt.

Wenn Sie jedoch ein kleines Team haben und sich in den frühen Phasen Ihres kleinen Unternehmens befinden, können Google Groups eine gute vorübergehende Lösung sein.

Melden Sie sich zuerst in Ihrem Gmail-Konto an. Gehen Sie dann zur Google Groups-Website und klicken Sie auf „Gruppe erstellen“.

Dann müssen Sie Ihrer Gruppe einen Namen geben und eine neue Gruppen-E-Mail erstellen.

Wenn Sie ein persönliches Gmail-Konto verwenden, lautet Ihr Domainname @googlegroups.com. Wenn Sie jedoch eine benutzerdefinierte Domain haben, wird das Gruppenkonto stattdessen diese verwenden.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“.

Danach können Sie Ihre Datenschutzeinstellungen konfigurieren.

Hier können Sie Ihre Google-Gruppe öffentlich durchsuchbar machen, nur eingeladenen Mitgliedern den Beitritt erlauben und entscheiden, was Gruppenmitglieder und Gruppenmanager tun können.

Wenn Sie mit dieser Seite fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“.

Der nächste Schritt ist das Hinzufügen von Mitgliedern. Geben Sie hier einfach die E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder in die Felder Gruppenmitglieder, Gruppenmanager oder Gruppenbesitzer ein.

Sie können auch „Jede E-Mail“ für die Benachrichtigung wählen. Das bedeutet, dass jeder Gruppenbenutzer eine Benachrichtigung erhält, sobald neue E-Mails empfangen werden, anstatt in Stapeln.

Wenn das abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Gruppe erstellen“.

Sobald Sie eine Gruppe erstellt haben, navigieren Sie in der Seitenleiste zu „Gruppeneinstellungen“ und wählen Sie „Allgemein“ aus.

Suchen Sie dann den Abschnitt „Zusätzliche Google Groups-Funktionen aktivieren“ und wählen Sie „Kollaborativer Posteingang“. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“.

Nun können Sie diese E-Mail als Ihre WordPress-Admin-E-Mail-Adresse und/oder für WordPress-Kontaktformulare, Popups usw. verwenden. Auf diese Weise werden Sie benachrichtigt, wenn Sie eine Nachricht von einem Website-Besucher erhalten.

Bonus-Tipp: Verwenden Sie WP Mail SMTP, um die Zustellbarkeit von WordPress-E-Mails zu verbessern

Während WordPress eine ausgezeichnete Plattform zum Erstellen von Websites ist, ist es keine gute Option zum Versenden von E-Mails. Dies liegt daran, dass viele WordPress-Webhosting-Dienste nicht für die Verwendung der PHP mail()-Funktion eingerichtet sind, die für den Versand von E-Mails zuständig ist.

Infolgedessen werden E-Mails, die direkt von WordPress-Websites gesendet werden, oft nicht zugestellt.

Deshalb verwenden Gmail und andere E-Mail-Dienstanbieter nicht die PHP-Mail()-Funktion. Stattdessen verwenden sie die SMTP-Einrichtung über SSL/TLS, um E-Mails zu senden und zu empfangen.

Glücklicherweise können Sie das WP Mail SMTP Plugin auf Ihrer Website verwenden. Dieses Plugin konfiguriert Ihre WordPress-Site so, dass E-Mails über SMTP-Einstellungen gesendet werden, einschließlich des Gmail-SMTP-Servers, anstelle der PHP-Funktion. Auf diese Weise werden Ihre E-Mails zugestellt, anstatt im Spam-Ordner zu landen.

Sie können mehr in unserem ultimativen Leitfaden erfahren, wie Sie WP Mail SMTP bei jedem Hoster einrichten.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu lernen, wie Sie eine gemeinsame Gmail-Inbox für Ihre WordPress-Website einrichten. Möglicherweise möchten Sie auch unsere WordPress-Tutorials zum Thema Erstellen eines E-Mail-Newsletters und unsere Expertenauswahl der besten Kontaktformular-Plugins prüfen.

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