Cuando llamas a un número de teléfono de negocios, a menudo escucharás un saludo de buzón de voz automatizado que te guiará a través del directorio telefónico y los próximos pasos. Al igual que un recepcionista amigable, tu saludo de buzón de voz proporciona información esencial y mejora la imagen de tu marca.
Dar la bienvenida a tus interlocutores con un saludo claro y conciso los hace sentir valorados e informados, mejorando la satisfacción del cliente incluso cuando no puedes atender sus llamadas directamente.
En WPBeginner, entendemos que esto puede mejorar la credibilidad de la marca y generar confianza con los clientes potenciales. Usamos Nextiva para VoIP y buzón de voz y hemos investigado alternativas de calidad para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu negocio.
En este artículo, te mostraremos cómo configurar un saludo de buzón de voz de negocios para tu tienda en línea, negocio o blog. También proporcionaremos ejemplos de saludos de buzón de voz para usar como plantilla.
¿Por qué es importante un saludo de buzón de voz para tu negocio?
Más del 88% de las búsquedas locales en dispositivos móviles terminan en una llamada telefónica. Esto se debe principalmente a los ingeniosos botones de clic para llamar que aparecen en los resultados de búsqueda local de Google.
Para muchas pequeñas empresas, puede que no sea posible responder todas las llamadas de inmediato. A veces, los clientes pueden llamar después del horario comercial, y usted puede estar ocupado o no tener personal disponible en ese momento.
Aquí es donde entra en juego su saludo de buzón de voz.
Para muchos clientes, este será su primer contacto con su negocio. No configurar un saludo de buzón de voz comercial puede hacer que pierda un cliente a favor de su competidor.
Por otro lado, no configurar correctamente el saludo del buzón de voz también puede tener graves consecuencias. Los clientes pueden colgar, no dar seguimiento o simplemente contactar a sus competidores.
Dicho esto, veamos cómo configurar correctamente saludos de buzón de voz profesionales para su negocio en línea que causen una impresión positiva en quienes llaman.
La mejor manera de configurar un saludo de buzón de voz
Normalmente, los propietarios de pequeñas empresas utilizan un número de teléfono fijo o móvil para gestionar las llamadas. Si bien puede cumplir su función, no le permiten gestionar adecuadamente las llamadas comerciales ni configurar un saludo de buzón de voz automatizado eficaz.
La mejor manera de gestionar las llamadas comerciales es utilizando un servicio de telefonía empresarial. Muchas pequeñas empresas utilizan un número de teléfono virtual para empresas porque les permite gestionar eficazmente las llamadas comerciales sin sacrificar su privacidad.
A diferencia de un número fijo o móvil, utiliza Internet para gestionar las llamadas. El término oficial para esta tecnología se llama servicio de telefonía VoIP empresarial (Voz sobre Protocolo de Internet).
Usar un servicio de telefonía empresarial te brinda las siguientes ventajas sobre las líneas fijas y móviles:
- Puedes establecer tu horario comercial y grabar diferentes saludos de voz que se reproducirán según la hora del día.
- Puedes configurar un contestador automático, agregar extensiones para dirigir las llamadas, permitir que los usuarios dejen un mensaje de voz y más.
- Funciona en tu computadora, tablet, teléfono de escritorio e incluso en tu teléfono móvil usando aplicaciones.
- Múltiples usuarios pueden usar el mismo número de teléfono independientemente de su ubicación.
- Puedes dar acceso fácilmente a nuevos empleados sin necesidad de llamar a un técnico o comprar equipo nuevo.
Recomendamos usar Nextiva porque son el mejor proveedor de servicios de telefonía empresarial del mercado. Ofrecen un conjunto completo de funciones con un panel de administración basado en web fácil de usar y aplicaciones para tu teléfono.
Usamos Nextiva en nuestro negocio para administrar llamadas para WPBeginner y otras propiedades de Awesome Motive.
Si deseas una solución alternativa, puedes echar un vistazo a RingCentral o Ooma. Ambos son excelentes servicios telefónicos para empresas y ofrecen una plataforma increíblemente rica en funciones con muchas herramientas para administrar saludos de voz, recepcionistas automáticos, mensajes de voz, transcripciones de llamadas y más.
Una vez que hayas configurado un servicio telefónico para empresas, puedes configurar saludos de voz utilizando su configuración fácil de seguir.
Ejemplos de saludos de voz para empresas
Hay algunas reglas básicas que debes seguir para crear los saludos de buzón de voz más efectivos:
- Evita clichés como 'Tu llamada es importante para nosotros'. Están sobreutilizados y ya no se sienten sinceros.
- Asegúrate de que tu grabación de buzón de voz suene amigable y personal.
- Intenta no sonar como si estuvieras leyendo un guion.
- Si puedes, contrata a un artista de voz para que te ayude a grabar los saludos del buzón de voz. Incluso puedes encontrar a alguien en Fiverr.
- Asegúrate de que tu buzón de voz proporcione información importante como el nombre de tu empresa, el horario comercial y la información de contacto.
Aquí tienes algunos guiones de saludo de buzón de voz para empresas que puedes usar.
Ejemplos de saludos de buzón de voz fuera de horario
Este saludo de buzón de voz se reproducirá cuando los clientes te llamen después del horario comercial o durante los fines de semana. Asegúrate de que este saludo de buzón de voz informe a los usuarios sobre el horario de oficina y las formas alternativas de comunicarse con el servicio al cliente o la ubicación de la tienda.
“Hola, ha llamado a [nombre del negocio]. Estamos disponibles por teléfono de [9 am] a [6 pm] [PST] de lunes a viernes. También puede usar el formulario de contacto en nuestro sitio web, [www.example.com], para dejarnos un mensaje, y le responderemos por correo electrónico. Si desea que le devolvamos la llamada, por favor deje su nombre y número junto con un mensaje corto, y nuestro equipo se pondrá en contacto con usted lo antes posible.”
“Hola, ha llamado a [nombre del negocio]. Actualmente no podemos atender su llamada. Nuestro horario de oficina es de [horario comercial] de lunes a viernes. Nuestra tienda en [ubicación de la tienda] permanece abierta para los clientes durante los fines de semana. También puede contactarnos a través del chat en vivo en nuestro sitio web [www.example.com] [24 horas al día, 7 días a la semana]. Si no es urgente y desea que le devolvamos la llamada, por favor deje su nombre y número después del tono.”
Como puede ver, ambas plantillas de saludo de buzón de voz entregan información importante y ofrecen a los clientes formas alternativas de contacto a través de chat en vivo o formulario de contacto.
Ejemplos de saludos de buzón de voz para vacaciones
Estos mensajes de saludo se pueden grabar durante las fiestas.
“Hola, ha llamado a [nombre del negocio]. Nuestro equipo está actualmente fuera de la oficina para pasar las fiestas con amigos y familiares. Regresaremos a trabajar el [día y hora]. Por favor, déjenos su nombre y número, y le responderemos lo antes posible. [Felices fiestas (o saludo adecuado para esa festividad)]”.
¡Felices fiestas! Nuestro equipo en [nombre del negocio] estará ausente hasta el [fecha]. Si usted es un cliente existente, aún puede abrir un ticket de soporte en nuestro sitio web, intentaremos responderle en las próximas 24 horas. También puede contactarnos a través del chat en vivo o el formulario de contacto en nuestro sitio web [www.example.com]. Si no es urgente, puede dejarnos su nombre y número después del tono. Le devolveremos la llamada lo antes posible.
Hola, ha llegado a [nombre de la empresa]. Estamos cerrados por (nombre de la festividad) y volveremos a trabajar el [fecha y hora]. Si necesita una respuesta urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico), e intentaremos responder todos los correos electrónicos en 24 horas. También puede dejarnos un mensaje y le responderemos después de las fiestas (¡Feliz Año Nuevo / Felices Fiestas).
Como puede ver, estos saludos profesionales para el buzón de voz brindan a los clientes la mayor cantidad de información posible. Estos saludos también aseguran que los clientes sepan cómo obtener una respuesta más rápida utilizando métodos de contacto alternativos durante las fiestas.
Ejemplos de mensajes de buzón de voz para ausente / ocupado
Si está ocupado, ausente o tiene poco personal y no puede atender las llamadas de los clientes de inmediato, puede usar estos saludos como ejemplo.
“Hola, ha llamado a [nombre del negocio]. No podemos atender su llamada en este momento, pero nos encantaría devolverle la llamada lo antes posible. Por favor, déjenos su nombre y número después del tono.”
“Hola, actualmente no estamos disponibles por teléfono. Si no es demasiado urgente, puede enviarnos un correo electrónico a (dirección de correo electrónico). De lo contrario, por favor, deje su nombre y número después del tono, y le devolveremos la llamada de inmediato.”
Si usted es la única persona que contesta las llamadas, puede hacer que sea un saludo de buzón de voz personal.
“Hola, ha llamado a (Tu Nombre). Actualmente no puedo contestar el teléfono. Puede enviarme un correo electrónico a (dirección de correo electrónico), o puede dejar su nombre y número después del tono, y le devolveré la llamada tan pronto como sea posible.”
Pruebe y mejore sus saludos de buzón de voz
Otra gran razón para usar un servicio telefónico profesional es que puede rastrear todas sus llamadas y ver informes detallados sobre ellas. Por ejemplo, así es como se ve la página de análisis de llamadas de Nextiva.
Necesitará rastrear cuántos usuarios escucharon cada saludo del buzón de voz y cómo respondieron. Los saludos del buzón de voz con una mayor puntuación de clientes que dejan un mensaje están funcionando de manera eficiente.
Los mensajes de buzón de voz que ni siquiera se escuchan por completo son un fracaso.
Recomendamos probar diferentes saludos de buzón de voz para encontrar el equilibrio perfecto. Actualizar su saludo de buzón de voz periódicamente también puede ayudarlo a llenar brechas de comunicación que ni siquiera sabía que existían.
Seguimiento de sus mensajes de buzón de voz
Ahora que ha configurado un saludo de buzón de voz equilibrado, informativo y amigable, el siguiente paso es aún más crucial.
¿Qué sucede después de que un cliente le deja un mensaje de voz?
Si está utilizando un sistema telefónico empresarial profesional, podrá rastrear y responder fácilmente a esos mensajes.
Asegúrate de que tú y tu personal estén igualmente bien preparados para un seguimiento rápido. Una devolución de llamada rápida contribuye en gran medida a fortalecer las relaciones comerciales y cerrar ventas.
Guías Expertas sobre Comunicación Empresarial
Ahora que sabes cómo configurar el saludo perfecto para tu buzón de voz, quizás te interese ver otras guías relacionadas con la comunicación empresarial:
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- Las mejores aplicaciones de números de teléfono comerciales virtuales (con opciones gratuitas)
- Guía para principiantes: ¿Qué es VoIP y cómo funciona? (Explicado)
- Cómo configurar un sistema telefónico de respuesta automática para tu sitio web
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Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender cómo configurar saludos de buzón de voz para tu negocio en línea. También puedes consultar nuestra guía sobre cómo crear una dirección de correo electrónico comercial gratuita y nuestras selecciones expertas para los mejores servicios de marketing por correo electrónico para pequeñas empresas.
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kzain
Configurar un saludo de buzón de voz profesional es importante para establecer la credibilidad de una empresa, ¡y este artículo lo hace muy fácil! Me encantan los ejemplos proporcionados, son útiles para dar una idea de lo que funciona bien. Había estado posponiendo la configuración de mi propio saludo de buzón de voz porque no estaba segura de por dónde empezar, pero este tutorial me ha dado la confianza para hacerlo. Gracias por las claras instrucciones.