Cómo usar IA para servicio al cliente (consejos para pequeñas empresas)

En los primeros días de nuestro negocio, nuestro equipo de soporte tuvo que lidiar con una montaña de preguntas repetitivas. A menudo trabajábamos horas extra solo para mantenernos al día, preocupados de que las respuestas lentas nos costaran clientes.

Si eso te suena familiar, entonces sabes lo desafiante que puede ser el servicio al cliente para una pequeña empresa. Por suerte, aquí es donde la IA puede ser de gran ayuda. 🤖

Hemos visto de primera mano cómo las herramientas de IA pueden automatizar respuestas, ofrecer soporte 24/7 y liberar a tu equipo para que se encargue de los problemas complejos que realmente necesitan un toque humano.

Por ejemplo, nuestros chatbots de IA responden preguntas comunes al instante, lo que permite a nuestro equipo centrarse en las necesidades más complicadas de los clientes.

En esta guía, te mostraremos formas prácticas de usar la IA para el soporte al cliente, compartiendo las mejores herramientas y consejos que hemos aprendido en el camino.

La Importancia de la IA en el Servicio al Cliente

Un gran servicio al cliente hace que la gente regrese. Pero como propietario de una pequeña empresa, no puedes estar en todas partes a la vez. Responder correos electrónicos, responder chats y atender llamadas telefónicas puede sumar. Ahí es donde la IA puede ayudar.

Las herramientas impulsadas por IA pueden responder preguntas comunes, ayudar a los clientes 24/7 e incluso personalizar las respuestas. Esto significa menos demoras, clientes más felices y menos estrés para ti.

Aquí hay algunas razones por las que la IA puede ser tan útil para el servicio al cliente:

• ✅ Respuestas Instantáneas: A nadie le gusta esperar. Los chatbots de IA pueden manejar preguntas frecuentes de inmediato, para que los clientes obtengan respuestas, rápido.
• ✅ Siempre disponible: La IA no toma descansos. Funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ayudando a los clientes incluso cuando usted está desconectado.
• ✅ Ahorra tiempo y dinero: Puede manejar un gran volumen de consultas, lo que significa que no necesitará contratar personal adicional. Según estadísticas recientes, la IA puede ahorrarle 2.5 horas al día.
• ✅ Libera a su equipo: En lugar de responder las mismas preguntas una y otra vez, su equipo puede concentrarse en tareas más importantes.
• ✅ Mejora la experiencia del cliente: La inteligencia artificial puede personalizar las respuestas basándose en interacciones pasadas, haciendo que el soporte se sienta más adaptado a cada cliente.

Sin embargo, tenga en cuenta que la IA no es perfecta y funciona mejor cuando se combina con el soporte humano.

Puede encargarse de lo rápido, liberando a su equipo para resolver problemas complejos o sensibles. Juntos, crean una experiencia de servicio al cliente fluida y eficiente.

Dicho esto, veamos algunos consejos para usar la IA en el servicio al cliente de su pequeña empresa.

Aquí tiene un resumen de lo que cubriremos:

• Consejo 1. Use chatbots impulsados por IA para soporte instantáneo
• Consejo 2. Pruebe la IA para la automatización de correos electrónicos y tickets
• Consejo 3. Cree agentes de voz con IA y asistentes virtuales
• Consejo 4. Use la IA para análisis de sentimiento y retroalimentación de clientes
• Consejo 5. Use la IA para prevención de fraudes y seguridad
• Consejo 6. Use la IA para un soporte multicanal sin interrupciones
• Consejo 7. Use la IA para obtener información sobre los clientes
• Mejores prácticas para usar la IA en el servicio al cliente
• Errores comunes que debe evitar al usar IA
• Preguntas frecuentes sobre el uso de IA para el servicio al cliente
• Guías relacionadas: Uso de IA para su pequeña empresa

Consejo 1. Use chatbots impulsados por IA para soporte instantáneo

Los clientes esperan respuestas rápidas. Si tienen que esperar demasiado, podrían abandonar tu sitio web y no volver. Por eso recomendamos usar chatbots de IA.

Estos bots brindan soporte instantáneo respondiendo preguntas comunes, guiando a los usuarios e incluso asistiendo con compras. Funcionan 24/7, para que los clientes puedan obtener ayuda en cualquier momento.

Puedes usar herramientas como ChatBot.com para crear un chatbot fácil de usar que se integra fácilmente con sitios web. Mientras tanto, los bots impulsados por ChatGPT son otra opción sólida para conversaciones más naturales y detalladas.

Para más ejemplos, echa un vistazo a nuestra lista de los mejores softwares de chatbots de IA para tu sitio web.

Sin embargo, ten en cuenta que configurar un chatbot requiere una planificación cuidadosa para asegurar que ayude a los clientes en lugar de frustrarlos.

Por ejemplo, recomendamos crear un chatbot que use un tono amigable y natural para que las interacciones se sientan más humanas.

Consejo 2. Pruebe la IA para la automatización de correos electrónicos y tickets

Hemos descubierto que la IA puede ayudar automatizando respuestas, organizando tickets y asegurando que los problemas urgentes se aborden rápidamente a través de tu centro de ayuda al cliente.

En lugar de responder manualmente a las mismas preguntas comunes, la IA puede generar respuestas precisas basadas en interacciones pasadas y bases de conocimiento. Esto permite a los clientes obtener respuestas rápidas sin esperar a un agente de soporte.

La IA también ayuda con la gestión de tickets al categorizar y priorizar automáticamente las solicitudes de soporte. Cuando llega un nuevo ticket, la IA analiza el contenido y lo asigna al departamento o agente correcto.

Incluso puede marcar problemas urgentes que requieren atención inmediata, asegurando que los tickets de alta prioridad no se pierdan en la cola. Esto facilita que los equipos de soporte administren las cargas de trabajo de manera eficiente y se enfoquen en casos complejos que requieren atención humana.

Para empezar, es posible que desees usar herramientas de help desk con IA como HelpScout, Freshdesk o HelpDesk para optimizar las respuestas por correo electrónico, manteniendo las interacciones personales y relevantes.

Consejo 3. Cree agentes de voz con IA y asistentes virtuales

Los asistentes de voz impulsados por IA están cambiando la forma en que las empresas manejan las llamadas de servicio al cliente. En lugar de esperar en espera o navegar por menús telefónicos complicados, los clientes pueden obtener respuestas instantáneas a través de soporte telefónico impulsado por IA.

Herramientas como Google Dialogflow (una plataforma de IA conversacional para crear chatbots y aplicaciones de voz) y Amazon Lex (un servicio para crear interfaces conversacionales usando voz y texto) permiten a las empresas crear asistentes de voz inteligentes.

Si bien estas plataformas son potentes, pueden ser bastante técnicas. Para la mayoría de las pequeñas empresas, un punto de partida más fácil es un sistema telefónico empresarial con funciones de IA ya integradas.

Estas herramientas pueden entender lenguaje natural, responder a consultas de clientes e incluso completar tareas como reservar citas o procesar pedidos sencillos. Esto hace que el soporte telefónico sea más rápido y esté disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Más allá de gestionar llamadas, los asistentes de voz con IA también pueden mejorar las opciones de autoservicio. Los sistemas de voz impulsados por IA pueden guiar a los clientes a través de pasos de solución de problemas o responder preguntas frecuentes sin intervención humana.

Recomendamos usar Nextiva si buscas un sistema telefónico impulsado por IA. Puede automatizar el enrutamiento de llamadas, responder preguntas frecuentes y agendar citas para tus clientes.

Para más recomendaciones, consulta nuestra lista de los mejores servicios telefónicos para negocios.

Consejo 4. Use la IA para análisis de sentimiento y retroalimentación de clientes

El análisis de sentimiento impulsado por IA es una herramienta clave para comprender las emociones de los clientes. Funciona analizando correos electrónicos, mensajes de chat, comentarios en redes sociales y tickets de soporte.

Esto te permite identificar rápidamente a los clientes insatisfechos, abordar problemas de manera proactiva y mejorar la satisfacción general. La IA también puede ayudar a ajustar las respuestas modificando el tono y el lenguaje según el sentimiento del cliente.

Si un cliente suena frustrado, la IA puede sugerir una respuesta más empática. Si la retroalimentación es positiva, entonces la IA puede ayudarte a interactuar más y fortalecer las relaciones.

En lugar de realizar el análisis de sentimiento manualmente, recomendamos usar Uncanny Automator con OpenAI para detectar si un mensaje es positivo, neutral o negativo.

Simplemente conecta el plugin con OpenAI, configura activadores para correos electrónicos o chats, y automatiza el etiquetado de sentimiento para tomar medidas sobre la retroalimentación.

Por ejemplo, podrías crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente una notificación de Slack a tu gerente de soporte cada vez que se etiquete una presentación de formulario con sentimiento 'Negativo'.

Para más detalles, consulta nuestra guía sobre las mejores formas de usar OpenAI en WordPress.

Consejo 5. Use la IA para prevención de fraudes y seguridad

Al tratar con pagos en línea o cuentas de clientes, el fraude puede ser una gran preocupación para las pequeñas empresas.

Las herramientas de seguridad de IA detectan actividad sospechosa analizando patrones y marcando comportamientos inusuales. Por ejemplo, si ocurren múltiples intentos de inicio de sesión fallidos o transacciones repentinas de alto valor, la IA puede reconocerlos instantáneamente como posibles riesgos de fraude.

Puedes usar sistemas de detección de fraude impulsados por IA para reducir contracargos, prevenir transacciones no autorizadas y mantener tus plataformas seguras.

Es por eso que tantas empresas ahora confían en la IA para mejorar la seguridad y la experiencia del cliente.

Para aprovechar esta tecnología, recomendamos usar procesadores de pago como Stripe y PayPal. Para sitios de WordPress, un plugin como WP Simple Pay facilita la integración de la potente detección de fraude de IA de Stripe.

Para empezar con Stripe, consulta nuestro tutorial sobre cómo aceptar pagos con Stripe en WordPress. También puedes consultar nuestra guía sobre cómo agregar un formulario de pago de PayPal.

Consejo 6. Use la IA para un soporte multicanal sin interrupciones

Hoy en día, los clientes buscan soporte de muchas maneras, incluyendo chat en vivo, correo electrónico, redes sociales y teléfono.

En lugar de manejar cada plataforma por separado, las herramientas de IA pueden rastrear conversaciones a través de múltiples puntos de contacto. Esto puede ayudar a garantizar que los clientes obtengan la ayuda que necesitan sin tener que repetirse.

Crea una experiencia más fluida y permite que las pequeñas empresas respondan más rápido, sin importar dónde se comunique el cliente.

Si necesitas IA para soporte multicanal, te recomendamos usar Help Scout. Se integra fácilmente con chat en vivo, correo electrónico y redes sociales, por lo que todos los mensajes de los clientes aparecen en una sola bandeja de entrada.

Alternativamente, puedes consultar nuestras mejores opciones de software de help desk. Estas herramientas garantizan una mensajería consistente para que los clientes obtengan respuestas claras y precisas independientemente del canal que utilicen.

Consejo 7. Use la IA para obtener información sobre los clientes

Como dueños de negocios, usamos IA para entender el comportamiento del cliente analizando datos de interacciones, compras e historial de navegación.

Estas herramientas pueden identificar patrones, predecir las necesidades de los clientes y resaltar tendencias que de otro modo pasaríamos por alto. También pueden revelar en qué productos o servicios están más interesados los clientes, lo que nos permite adaptar nuestro enfoque y mejorar la interacción.

Para empezar, recomendamos usar una herramienta de análisis impulsada por IA como MonsterInsights. La usamos en todo nuestro negocio porque hace que los datos complejos sean fáciles de entender. Además, su chatbot impulsado por IA nos permite obtener respuestas instantáneas a nuestras preguntas de análisis.

Para más detalles, consulta nuestra guía sobre cómo instalar Google Analytics en WordPress.

Además, los CRM impulsados por IA como HubSpot te permiten ofrecer recomendaciones y respuestas personalizadas basadas en las preferencias del cliente. La IA puede sugerir productos relevantes, automatizar correos de seguimiento e incluso predecir cuándo un cliente podría necesitar asistencia.

Mejores prácticas para usar la IA en el servicio al cliente

La IA puede transformar el servicio al cliente, pero funciona mejor cuando se usa de manera reflexiva. Simplemente agregar herramientas de IA sin una estrategia puede generar experiencias frustrantes para los clientes en lugar de mejorar el soporte.

Para aprovechar al máximo la IA, necesitas elegir las herramientas adecuadas, entrenarlas de manera efectiva y asegurar una transición fluida entre la IA y los agentes humanos.

A continuación, se presentan algunas mejores prácticas a tener en cuenta:

Mejor Práctica	Detalles de Implementación
Elige las Herramientas de IA Adecuadas	No todas las soluciones de IA son iguales. Elige herramientas de IA que se ajusten a tu presupuesto, objetivos y necesidades de servicio al cliente. Las pequeñas empresas pueden beneficiarse de chatbots ligeros, mientras que las empresas más grandes podrían necesitar sistemas CRM avanzados impulsados por IA.
Entrena los Modelos de IA de Forma Efectiva	La IA aprende de interacciones pasadas, preguntas frecuentes y bases de conocimiento. Esto a menudo significa que necesitarás cargar documentos de soporte existentes o crear una lista exhaustiva de preguntas y respuestas comunes para que la IA las utilice.
Monitorea el Rendimiento de la IA	Recomendamos monitorear regularmente el rendimiento de la IA. Necesitas ver si los clientes obtienen respuestas rápidas y precisas y usar esa retroalimentación para refinar el conocimiento de la IA.
Mantén las Interacciones de IA Personalizadas	La IA debe mejorar la experiencia del cliente, no hacer que se sienta robótica. Usa plataformas de IA que puedan adaptar las respuestas basándose en el historial del cliente, sus preferencias y su tono de voz.
Mantén la Transparencia	Hazle saber a los clientes cuándo están interactuando con IA. Siempre proporciónales una opción clara y fácil para hablar con una persona real si lo necesitan. La transparencia genera confianza.

Al seguir estas mejores prácticas, puedes integrar con éxito la IA en el servicio al cliente sin sacrificar la calidad ni la conexión personal.

Errores comunes que debe evitar al usar IA

Si bien la IA puede automatizar respuestas y optimizar procesos, debe usarse como una herramienta para asistir, no para reemplazar por completo la interacción humana.

Aquí hay algunos errores clave a tener en cuenta al usar IA para el servicio al cliente:

• Dependencia excesiva de la IA: La IA no puede manejar todas las situaciones, especialmente los problemas complejos o emocionales de los clientes. Recomendamos tener siempre agentes humanos listos para cuando la IA alcance sus límites.
• Guionización deficiente de chatbots: Si los chatbots no están entrenados adecuadamente, pueden dar respuestas robóticas o inútiles, dejando a los clientes frustrados. Invertir tiempo en guiones de respuestas naturales y útiles es importante.
• Falta de privacidad de datos – Los sistemas de IA recopilan y analizan grandes cantidades de datos de clientes. Debe asegurarse de que cumplan con las leyes de protección de datos como el GDPR o la CCPA, manteniendo la información del cliente segura y privada.
• No actualizar los modelos de IA regularmente – La IA aprende de interacciones pasadas, pero si las empresas no actualizan su base de conocimientos, esta puede quedar obsoleta. Entrenar regularmente la IA con nuevas preguntas frecuentes, comentarios de los clientes y actualizaciones de productos ayuda a mantener las respuestas relevantes.
• Ignorar los comentarios de los clientes sobre la IA – Los clientes le informarán cuándo la IA funciona bien y cuándo no. Si no realiza un seguimiento de los comentarios y realiza mejoras, podría terminar con herramientas de IA que frustran a los clientes.

Al evitar estos errores, su negocio puede crear un sistema de soporte impulsado por IA que mejore el servicio al cliente en lugar de crear más problemas.

Preguntas frecuentes sobre el uso de IA para el servicio al cliente

¿Cómo pueden las pequeñas empresas comenzar a integrar la IA en su servicio al cliente?

La integración de la IA comienza con la identificación de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, como responder consultas comunes o procesar pedidos simples. Los chatbots de IA pueden automatizar estas tareas, brindando respuestas instantáneas a los clientes y liberando a los agentes humanos para problemas más complejos. Además, la IA puede ayudar a analizar los datos de los clientes para ofrecer experiencias personalizadas, lo que puede mejorar la satisfacción del cliente.

¿Cómo puede la IA ayudar a personalizar las experiencias de los clientes?

La IA analiza datos de interacciones anteriores de clientes, compras y comportamientos de navegación para identificar patrones y preferencias. Con esta información, puedes ofrecer recomendaciones de productos personalizadas, crear mensajes de marketing y anticipar las necesidades del cliente. Para obtener más consejos, consulta nuestra guía sobre cómo usar la IA para potenciar tu marketing.

¿Qué deben considerar las pequeñas empresas con respecto a la privacidad de los datos al usar IA?

Como propietario de una pequeña empresa, debes asegurarte de que las herramientas de IA cumplan con las regulaciones de protección de datos pertinentes, como el GDPR o la CCPA. Esto implica obtener el consentimiento explícito de los clientes antes de recopilar sus datos y ser transparente sobre cómo se utilizan. Recomendamos usar WPConsent para crear banners de cookies y gestionar tus necesidades de cumplimiento de privacidad de WordPress en un solo lugar.

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