Como Contratar Assistentes Virtuais para o Seu Site WordPress (Dicas de Especialistas)

Toda semana, vemos outros proprietários de sites lutando com tarefas intermináveis – desde atualizar conteúdo e gerenciar comentários até lidar com atualizações técnicas e suporte ao cliente. É exatamente por isso que muitos deles nos procuraram para obter conselhos sobre a contratação de assistentes virtuais.

A boa notícia? Encontrar e contratar o assistente virtual certo não precisa ser complicado.

Neste guia, compartilharemos dicas comprovadas que reunimos ao ajudar dezenas de proprietários de sites WordPress a delegar com sucesso seu trabalho. Você aprenderá exatamente quais tarefas terceirizar, onde encontrar VAs confiáveis e como evitar erros comuns de contratação.

Se você está se afogando em tarefas do WordPress ou simplesmente deseja escalar as operações do seu site, este guia passo a passo mostrará como encontrar, contratar e trabalhar com assistentes virtuais que podem realmente ajudar seu site a crescer.

O que é um Assistente Virtual?

Um assistente virtual (AV) é um contratado independente que ajuda a apoiar seu negócio remotamente.

Eles lidam com todas as tarefas repetitivas ou demoradas para as quais você não tem tempo ou com as quais poderia usar uma ajuda. Estas podem ser tarefas como agendar compromissos, gerenciar sua agenda ou até mesmo enviar e-mails.

Ao contrário de um gerente de escritório ou assistente executivo, um assistente virtual faz seu trabalho completamente remotamente. Além disso, os AVs são geralmente usados para tarefas mais simples, enquanto os assistentes executivos são confiados para realizar atividades mais complexas que exigem mais experiência.

Por que você precisa contratar Assistentes Virtuais para o seu Site WordPress?

Gerenciar um site WordPress significa manter backups do site, atualizar plugins e temas e atualizar o WordPress core.

Se você não mantiver seu site, ele poderá estar em risco de ataques, sofrer interrupções ou até mesmo ter lentidão no carregamento. Esses problemas podem levar diretamente à perda de visitantes e até de clientes.

Se você não tem tempo para manter seu site ou não sabe como fazer, talvez queira contratar um assistente virtual.

Seu assistente virtual será responsável por ajudar com tarefas relacionadas ao WordPress remotamente. Eles podem realizar uma ampla gama de tarefas que vão além da manutenção, como:

• Suporte técnico: Realizar backups regulares do site, manter seus plugins e temas do WordPress atualizados, otimizar o desempenho do site e muito mais.
• Gerenciamento de conteúdo: Realizar atualizações de conteúdo para SEO, agendar posts e gerenciar comentários.
• Suporte ao cliente: Responder a comentários em posts de blog e redes sociais, interagir com seu público e agendar compromissos.
• Suporte de e-commerce: Se você possui uma loja online, seu AV pode processar pedidos, gerenciar listagens de produtos e lidar com consultas de clientes. Ou eles podem realizar tarefas de entrada de dados, como atualizar níveis de estoque ou preços.
• Design: Se eles tiverem habilidades de design ou codificação, os AVs podem fazer alterações de layout, ajustar estilos ou até mesmo criar recursos visuais.

VAs podem tirar a carga de trabalho do seu prato para que você possa se concentrar em atividades de maior prioridade que geram receita para o seu negócio.

Para colocar em perspectiva, digamos que seu tempo vale US$ 50 por hora. Muitas tarefas administrativas podem ser terceirizadas para VAs por US$ 5 a US$ 25 por hora. Como resultado, essas horas extras que você recuperou permitirão que você ganhe mais dinheiro.

Contratar VAs pode ser o melhor movimento que você pode fazer em seu negócio. Aqui está uma visão geral rápida de todas as etapas que discutiremos neste artigo:

1. Decida Quais Tarefas Terceirizar e Documente Seu Processo
2. Escreva uma Descrição de Vaga Precisa
3. Saiba Onde Encontrar Assistentes Virtuais de Ponta
4. Entreviste Candidatos Qualificados
5. Contratar e Integrar Novos Assistentes Virtuais

Com isso em mente, veja como construir uma equipe confiável de VAs.

1. Decida Quais Tarefas Terceirizar e Documente Seu Processo

O primeiro passo é fazer uma lista de tarefas que você gostaria que seu assistente virtual WordPress realizasse.

Isso o ajudará a filtrar VAs para apenas aqueles que atendem às suas necessidades. Como mencionado anteriormente, existem dezenas de tarefas que um assistente pode realizar para você.

Assumindo que estas são todas as tarefas que você faz atualmente sozinho, você deve documentar todo o processo e criar diretrizes para que eles sigam. Existem muitas maneiras eficientes de documentar o processo:

• Você pode usar o Snagit para gravar sua tela e capturar cada clique que você faz para cada tarefa.
• Alternativamente, você pode criar uma lista de verificação ou um hub de recursos no Notion. Ao fazer isso, você pode incluir tutoriais, scripts e modelos para seguir.

Isso não só ajuda a facilitar a integração de seus novos membros da equipe, mas também o ajuda a escrever uma descrição de cargo mais precisa e a encontrar os candidatos certos para a função.

Aqui está um exemplo de como pode ser um hub de recursos no Notion:

Você pode marcar cada documento pelo tipo de tarefa que ele é.

Incluímos instruções passo a passo e capturas de tela dentro de cada documento para ajudar a guiar os VAs na execução de uma tarefa.

2. Escreva um Anúncio de Vaga Preciso

Se você deseja encontrar o assistente virtual WordPress certo, então você terá que escrever uma descrição de cargo atraente que atraia alguém com as qualidades e habilidades que você precisa.

Isso serve como um filtro para identificar o candidato certo. Um post de vaga de assistente virtual eficaz deve incluir:

• Escopo do trabalho: Descreva as tarefas e responsabilidades que o VA irá gerenciar. Você deve declarar claramente a disponibilidade esperada e se deseja preencher uma vaga em tempo integral ou parcial.
• Habilidades necessárias: Especifique as habilidades e qualificações que você está procurando. Além disso, liste as ferramentas e softwares que o VA deve saber usar, como o WordPress CMS.
• Experiência: Mencione o nível de experiência que você procura, seja para iniciantes ou para alguém com anos de experiência específicos.
• Orçamento: Defina um orçamento e indique sua preferência por taxas horárias ou contratos de preço fixo.

Quanto mais detalhado você puder ser, melhor. Por exemplo, veja como pode ser um anúncio de vaga.

3. Saiba Onde Encontrar os Melhores Assistentes Virtuais

Assim que sua documentação estiver em ordem e você tiver escrito seu anúncio de vaga, estará pronto para começar a procurar assistentes virtuais.

Sites de freelancer são um ótimo ponto de partida para encontrar um VA dedicado, especialmente quando você tem necessidades específicas em mente.

Embora você possa seguir o caminho tradicional de contratar assistentes virtuais através de quadros de vagas, as plataformas de freelancer têm alguns benefícios, como:

• Um sistema de avaliação para ver como eles trabalharam com clientes anteriores
• Pagamentos globais e faturamento fácil
• Um recurso de chat para discutir detalhes do projeto e compartilhar arquivos
• Os pagamentos são feitos através de um serviço de custódia, então você só pagará pelo trabalho que for concluído

Com isso em mente, recomendamos estas plataformas de freelancer para começar:

Codeable

Codeable é uma plataforma confiável de freelancer WordPress que ajuda a conectá-lo com especialistas em WordPress. Você pode encontrar especialistas em praticamente todas as áreas do WordPress, incluindo:

• Desenvolvimento e personalização de temas e plugins
• Desenvolvimento de e-commerce
• Desenvolvimento de sites WordPress personalizados
• Design de sites
• APIs e integração
• Solução de problemas e manutenção
• Segurança e desempenho

Basicamente, se você está tendo problemas com o lado técnico do WordPress e quer que especialistas qualificados cuidem disso para você, então Codeable é uma excelente opção. E como a plataforma aceita apenas os 2% melhores candidatos, você pode ter certeza de que está trabalhando com profissionais qualificados em WordPress.

Upwork

Upwork é um dos maiores mercados de freelancers disponíveis, com mais de 12 milhões de freelancers registrados.

Diferente do Codeable, você pode encontrar assistentes virtuais com uma gama mais ampla de habilidades. Isso permite que você encontre profissionais para diversas tarefas além do WordPress.

Como há mais usuários na plataforma, há uma boa chance de você encontrar um assistente virtual dentro do seu orçamento.

O Upwork também exibe depoimentos e pontuações de sucesso de trabalhos no perfil de cada freelancer para que você veja o histórico deles. Além disso, o Upwork permite que você navegue por talentos, envie mensagens diretamente a eles e até os convide para se candidatar.

Embora você possa escolher um site como Fiverr em vez disso, ele pode ser mais adequado para projetos pontuais do que para uma função recorrente como um VA.

Toptal

Toptal é uma plataforma de freelancers conhecida por seu rigoroso processo de triagem, aceitando apenas os 3% melhores candidatos.

Os freelancers precisam passar por cinco etapas do processo de triagem, incluindo uma avaliação abrangente de inglês e avaliação de projetos.

Diferente de outras plataformas, o Toptal adota uma abordagem mais personalizada. Um membro da equipe entrará em contato com você para coletar os requisitos e preferências de talentos. A partir daí, eles apresentarão a você a combinação certa para o seu trabalho em sua rede de talentos verificados por especialistas.

Este processo de correspondência personalizado garante que você trabalhe com assistentes virtuais com as habilidades e a experiência certas para suas tarefas de WordPress. E isso poupa você de vasculhar milhares de currículos e coordenar entrevistas pessoalmente.

A Toptal tem até um recurso dedicado de faturamento e acompanhamento de tempo chamado TopTracker. Com este serviço, você pode facilmente rastrear horas e fazer pagamentos via PayPal, Payoneer ou transferência bancária direta. No entanto, você também pode usar uma ferramenta dedicada de acompanhamento de tempo como TimeDoctor.

4. Entreviste Candidatos Qualificados

Depois de ter sua vaga de emprego publicada por alguns dias, você deverá ver as candidaturas chegando em grande número. Analisar os candidatos pode ser uma tarefa árdua, mas é necessária se você quiser encontrar a pessoa certa.

Você precisa reduzir sua lista de candidatos àqueles que atendem às suas qualificações. A partir daí, você pode optar por fazer com que os candidatos realizem um teste de habilidades. Isso filtra os candidatos que simplesmente não têm o conjunto de habilidades para fazer o trabalho.

Por exemplo, você pode criar um site WordPress fictício e pedir que eles realizem um backup completo do site, resolvam um problema comum ou otimizem um post de blog para SEO. A lista de tarefas que você já fez ajudará você a decidir como avaliar seus candidatos.

Depois disso, você pode escolher os poucos candidatos que obtiveram as maiores pontuações e são mais qualificados para o trabalho. Você precisará entrevistar esses potenciais contratados via Google Meet ou Zoom.

Até agora, você sabe que os candidatos são capazes de desempenhar a função.

No entanto, você também vai querer saber se eles se encaixam bem culturalmente na sua empresa. Assim, você vai querer avaliar como eles gostam de trabalhar em equipe, resolver situações desconhecidas ou priorizar tarefas, especialmente ao lidar com múltiplas responsabilidades.

5. Contrate e Integre Novos Assistentes Virtuais

Geralmente, você contratará o candidato que causou a melhor impressão. Portanto, vamos garantir que os novos contratados assinem um Contrato de Prestador de Serviços Autônomo. Este contrato descreve os termos, incluindo o escopo do trabalho e os termos de pagamento.

Além disso, ele detalha os direitos de propriedade intelectual, o que é importante esclarecer, especialmente ao lidar com conteúdo de sites, designs ou outros elementos criativos.

Com softwares como signNow, você pode criar contratos em formato PDF e convidar seus novos contratados para assinar o acordo.

Mas antes que seu novo AV comece, você também deve ter um processo de integração em vigor.

Tudo o que você precisa fazer é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar uma série de tarefas de integração que precisam ser concluídas para que o VA se atualize.

Você pode usar o Asana para atribuir uma lista de tarefas para ajudar a integrar seus novos assistentes virtuais. Cada novo membro da equipe passará por uma série de itens de ação para familiarizá-lo com sua empresa e como você opera. Na lista de tarefas, ela deve delinear coisas como:

• A missão e os valores centrais da sua empresa
• Acesso ao login do site WordPress e outras ferramentas
• Documentação e treinamento sobre como realizar tarefas
• Acesso a ferramentas de comunicação de equipe para colaboração. Por exemplo, usar o Slack é uma ótima maneira de conversar com VAs individualmente, ou você pode criar um canal dedicado para fazer anúncios para toda a sua equipe.

Você pode simplesmente adicionar links ao hub de recursos que você criou anteriormente com Notion ou software similar.

Ao adicionar permissões e funções ao WordPress e a outros softwares, é vital que você use um gerenciador de senhas como o 1Password.

Este software gerará e armazenará senhas fortes e exclusivas para cada conta, o que pode ajudar a impedir que qualquer pessoa invada seu site WordPress.

Alternativa: Use Serviços de Manutenção WP

Você pode decidir que ainda não está pronto para contratar um Assistente Virtual (AV), seja porque não tem tarefas suficientes para delegar ou porque não faz sentido financeiro.

Nesse caso, você pode querer escolher serviços de manutenção WordPress em vez disso. Eles podem ajudar a otimizar e automatizar todas as tarefas que você precisa realizar para manter seu site saudável e atualizado, incluindo:

• Encontrar e corrigir links quebrados
• Atualizar temas e plugins
• Fazer backup do seu site WordPress
• Excluir comentários de spam
• Atualizar automaticamente o núcleo do WordPress para a versão mais recente

O WordPress.org recomenda que você realize essas tarefas de organização a cada três a seis meses.

Embora você possa contratar um AV para realizar essas tarefas, é muito mais barato simplesmente pagar por um provedor de serviços para fazer o trabalho para você.

Se você está procurando recomendações, confira nossas escolhas dos melhores serviços de manutenção de sites WordPress do mercado. Essas agências podem cuidar de serviços de backup, atualizações de core, atualizações de temas e plugins, otimização de ativos, remoção de malware, monitoramento de tempo de atividade e muito mais.

Outra alternativa é usar uma empresa de hospedagem WordPress gerenciada, que pode lidar com a maioria dos serviços de manutenção. Provedores de hospedagem gerenciada cuidam de todas as tarefas de gerenciamento de servidor, como configuração, segurança e manutenção do servidor.

Perguntas Frequentes

Nossos leitores frequentemente nos perguntam como contratar assistentes virtuais WordPress. Aqui estão as respostas para as perguntas mais comuns:

Quanto custa um assistente virtual?

Os preços para assistentes virtuais variam, mas geralmente custam entre US$ 5 a US$ 50 por hora, com VAs especializados e baseados nos EUA custando mais do que os focados em administração e do exterior.

Embora muitos cobrem por hora, alguns podem precificar suas taxas como um retainer mensal de US$ 500 a US$ 4.000 para um número definido de horas.

Quando você deve contratar um assistente virtual?

Como proprietários de empresas, é difícil saber quando é hora de contratar um assistente virtual. Mas aqui estão alguns sinais de que é hora de começar a delegar:

• Você está gastando muito tempo em tarefas de baixo valor. É melhor gastar seu tempo agregando valor à sua empresa de uma forma que só você pode.
• Você está perdendo clientes porque não consegue responder aos e-mails de suporte. Uma experiência ruim do cliente levará a uma má reputação, o que pode afetar o crescimento do seu negócio.
• Você não é bom com WordPress. Um VA com habilidades técnicas pode lidar com a correção de erros do WordPress e realizar backups, garantindo que seu site permaneça seguro e atualizado.
• Você está com dificuldades para gerenciar o conteúdo do seu site WordPress. Um assistente virtual WordPress pode ajudar a escrever posts de blog, criar gráficos e agendar atualizações de conteúdo.

Terceirizar pode parecer antinatural para empreendedores que gostam de estar no controle. Mas parte do crescimento de um negócio é confiar nos outros para que sua empresa possa funcionar sem sua atenção total.

Dito isso, se você só precisa de ajuda para manter seu site WordPress, então os serviços de manutenção WordPress são a solução mais confiável e acessível.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender como contratar assistentes virtuais para o seu site WordPress. Em seguida, você também pode querer conferir nosso guia sobre como pedir suporte para WordPress corretamente e obtê-lo, ou nossas escolhas de especialistas dos melhores serviços de contabilidade para o seu negócio online.

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