10 migliori strumenti di casella di posta condivisa per gestire le email del team (scelta esperta)

Noi di WPBeginner gestiamo molte email di clienti e del team per diversi progetti e siti web. Lungo il percorso, abbiamo provato molti strumenti di casella di posta condivisa per trovare i migliori per noi e per le piccole imprese in generale.

Tenere traccia delle comunicazioni del tuo team può essere un vero grattacapo. Con così tanti strumenti di casella di posta condivisa disponibili, scegliere quello giusto può sembrare opprimente.

Ecco perché abbiamo dedicato del tempo a testare tutti i popolari strumenti di casella di posta condivisa e abbiamo prestato attenzione a fattori come il prezzo, la facilità d'uso e le funzionalità principali.

In questo articolo, ti mostreremo i migliori strumenti di casella di posta condivisa per gestire facilmente le email del tuo team e dei tuoi clienti.

Migliori strumenti di casella di posta condivisa: le nostre scelte principali

Come abbiamo testato e recensito il software per caselle di posta condivisa

Sopraffatto da una montagna di email del team? Il software per caselle di posta condivisa può essere la tua soluzione. È come una posizione centrale dove il tuo team può lavorare insieme per gestire in modo efficiente tutte le tue email in arrivo.

Per trovare le migliori soluzioni di casella di posta condivisa per te, ci siamo concentrati su ciò che conta di più per gli imprenditori. Abbiamo guardato oltre le funzionalità extra e ci siamo concentrati sulle caratteristiche chiave di cui hai bisogno.

Ad esempio, l'automazione cambia le regole del gioco. L'esperto di IA Rohit Gupta, CEO di Auditoria.AI, spiega:

Con flussi di lavoro automatizzati, le email vengono instradate ai membri del team o ai dipartimenti appropriati in base a regole e criteri predefiniti. Questa innovazione semplifica il processo e riduce le possibilità che i messaggi vengano persi o trascurati nelle caselle di posta condivise.

Rohit Gupta, CEO of Auditoria.AI

Utilizziamo anche alcuni di questi strumenti per diversi progetti, quindi sappiamo che funzionano bene. Altri sono opzioni popolari che abbiamo testato a fondo per assicurarci che offrano risultati. Non raccomanderemmo uno strumento che non useremmo noi stessi.

Infine, abbiamo esaminato le recensioni degli utenti e le testimonianze per capire quanto siano efficaci, affidabili e facili da usare queste soluzioni di casella di posta condivisa in scenari reali.

1. Help Scout

Per le piccole imprese che desiderano utilizzare una casella di posta collaborativa, Help Scout si distingue come il miglior software per caselle di posta condivise. È facile da configurare, intuitivo e offre un eccellente rapporto qualità-prezzo.

Lavorare insieme sulle email è semplice con Help Scout. Puoi assegnare conversazioni a membri specifici del team, lasciare note private visibili al tuo team e persino verificare se qualcun altro sta già lavorando sul ticket per evitare lavori duplicati.

Uno dei punti di forza di Help Scout è la capacità di organizzare le conversazioni in cartelle e team. Abbiamo utilizzato questa funzionalità per creare caselle di posta separate per diverse funzioni nei nostri progetti, come il marketing e l'assistenza clienti.

Help Scout consente inoltre di aggiungere utenti da altri reparti, come fatturazione o vendite, come 'utenti leggeri'. Puoi aggiungerli alle conversazioni in modo che siano a conoscenza dei problemi pertinenti e i clienti possano ricevere aiuto dalle persone giuste.

Se hai una knowledge base, puoi facilmente cercarla direttamente nella tua casella di posta per inviare contenuti utili ai tuoi clienti. In questo modo, non dovrai cambiare scheda.

Pro di Help Scout:

• Flusso di lavoro migliorato: Utilizza la funzione Posticipa per mettere temporaneamente da parte le conversazioni e riportarle in cima alla tua casella di posta in una data e ora designate.
• Rilevamento collisioni: Impedisce ai membri del team di rispondere alla stessa email contemporaneamente.
• Note interne: Consente ai membri del team di discutere privatamente le interazioni con i clienti all'interno delle email.
• Contesto del cliente: Visualizza tutte le interazioni passate e le informazioni del tuo cliente in una comoda barra laterale. Puoi persino aggiornare queste informazioni secondo necessità.
• Report e analisi approfonditi: Fornisce preziose informazioni sulle prestazioni del tuo team, inclusi i tempi di prima risposta via email e i tempi medi di risoluzione.
• Comunicazione multicanale: Help Scout va oltre l'email, offrendo integrazioni per live chat, social media e comunicazioni SMS (tramite integrazioni di terze parti).

Contro di Help Scout:

• Funzionalità AI limitate: Le funzionalità AI avanzate sono disponibili solo nei piani di livello superiore.
• Problemi di scalabilità: Sulla base della nostra esperienza, le grandi aziende potrebbero riscontrare alcuni bug e limiti con Help Scout.

Prezzi: I prezzi di Help Scout partono da $0 al mese per utenti illimitati (con un limite di 50 contatti) e arrivano fino a $75 al mese per 100 contatti. È disponibile una prova gratuita senza carta di credito, così puoi provarlo prima di impegnarti. I piani superiori offrono più contatti, account di casella di posta condivisa aggiuntivi, conformità HIPAA e un account manager dedicato.

Perché abbiamo scelto Help Scout: L'economicità, la facilità d'uso e le potenti funzionalità di collaborazione di Help Scout lo rendono una scelta perfetta per le piccole imprese che desiderano migliorare la comunicazione con i clienti, ottimizzare i flussi di lavoro del team e, in definitiva, aumentare la soddisfazione del cliente.

2. Heroic Inbox

Gestisci un sito web WordPress? Allora Heroic Inbox è la migliore soluzione di casella di posta condivisa per te. Questo plugin per help desk collega perfettamente il tuo sito WordPress al tuo account email. In questo modo, puoi gestire la tua casella di posta di assistenza clienti direttamente dall'area di amministrazione di WordPress.

Si integra perfettamente con client di posta elettronica popolari come Gmail (Google Workspace) e Outlook.

Ammesso che la configurazione di Heroic Inbox potrebbe non essere facile come altre opzioni. Tuttavia, non molti plugin offrono questo livello di integrazione con WordPress, rendendolo una scelta conveniente per i proprietari di siti web che preferiscono una piattaforma centralizzata.

Per scoprire come configurare Gmail con Heroic Inbox, puoi leggere il nostro articolo su come configurare una casella di posta Gmail condivisa in WordPress.

Un altro vantaggio è l'integrazione con WooCommerce. Quando interagisci con i clienti, puoi visualizzare i loro acquisti passati all'interno dell'interfaccia di Heroic Inbox. Questo fornisce un contesto prezioso per risolvere le richieste e offrire un supporto personalizzato.

Inoltre, Heroic Inbox è pronto per la traduzione, il che lo rende un'ottima opzione per le aziende che si rivolgono a clienti internazionali.

Pro di Heroic Inbox:

• Ticket e utenti illimitati: Gestisci qualsiasi numero di richieste dei clienti e membri del team di supporto senza restrizioni.
• Cronologia dei ticket: Rivedi la cronologia dei messaggi passati di ciascun cliente per comprenderne le esigenze e monitorare i problemi ricorrenti. Questo può anche essere utile per la comunicazione di follow-up.
• Tag email per l'organizzazione: Crea tag personalizzati per categorizzare e organizzare i tuoi ticket di supporto per una gestione efficiente.
• Bozze di risposte: Migliora il lavoro di squadra creando bozze di risposte da revisionare e approvare prima di inviarle ai clienti.
• Allegati file: Consenti ai clienti di allegare file ai loro ticket di supporto per una comunicazione chiara e scarica gli allegati direttamente all'interno di WordPress.

Contro di Heroic Inbox:

• Funzionalità limitate nel piano entry-level: Il piano base di Heroic Inbox manca di funzionalità comunemente presenti nei piani entry-level di altre soluzioni (come il rilevamento delle collisioni, le discussioni interne e i modelli di email salvati).

Prezzi: Heroic Inbox parte da $199,50 all'anno e arriva fino a $499,50 all'anno. A differenza di alcuni concorrenti, offre una tariffa fissa senza prezzi per utente, il che può essere conveniente. I piani superiori includono opzioni di supporto premium.

Per il miglior rapporto qualità-prezzo, suggeriamo di acquistare il Heroic Bundle, che include Heroic Inbox e Heroic KB, un potente plugin per la knowledge base. Il prezzo varia tra $299,50 all'anno e $849,50 all'anno.

Perché abbiamo scelto Heroic Inbox: La perfetta integrazione del plugin con WordPress, i ticket e gli utenti illimitati e la compatibilità con WooCommerce lo rendono un'opzione interessante per le aziende gestite con WordPress.

Se desideri saperne di più, puoi consultare la nostra recensione di HeroThemes.

3. HubSpot

Gestisci le interazioni con i clienti in diverse fasi, dall'attrazione di potenziali clienti alla cura di quelli esistenti e alla fornitura di supporto continuo? Se è così, HubSpot potrebbe essere la soluzione di casella di posta condivisa perfetta per te.

HubSpot è uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) ben noto. La funzionalità di email condivisa è disponibile su tutte le piattaforme Marketing, Sales e Service Hub.

Oltre a una casella di posta condivisa, otterrai anche funzionalità come il monitoraggio delle risposte via email, report sulle prestazioni delle email e viste personalizzabili della casella di posta. Questi strumenti ti aiutano a ottenere preziose informazioni sulla tua comunicazione via email e a ottimizzare il flusso di lavoro del tuo team.

Una cosa che ci ha colpito è stato il generoso numero di modelli di email e snippet predefiniti di HubSpot, fino a 5.000 ciascuno. Ciò ti consente di risparmiare tempo riutilizzando contenuti pre-scritti per messaggi comuni.

Pro di HubSpot:

• CRM potente: Gestisci l'assistenza clienti, le attività di vendita e le campagne di marketing tutto all'interno di un'unica piattaforma.
• Modelli di email scalabili: Crea fino a 5.000 snippet predefiniti e modelli di email per una comunicazione efficiente.
• Informazioni sulle prestazioni delle email: Ottieni dati preziosi sullo stato delle email per identificare aree di miglioramento.
• Flussi di lavoro automatizzati: Oltre all'instradamento automatico delle conversazioni, puoi anche impostare trigger per risposte email automatizzate per il marketing o le vendite.
• Automazione della casella di posta connessa: Quando connessa a HubSpot, la piattaforma utilizzerà l'IA per acquisire automaticamente i tuoi contatti, gestirli e suggerire azioni in base al contenuto dell'email.

Contro di HubSpot:

• Gestione SLA limitata: Simile ad altre soluzioni, la gestione degli SLA (service level agreement) è disponibile solo nei piani di livello superiore. Tuttavia, con HubSpot, dovrai passare dal piano da $15/utente al mese al piano significativamente più costoso da $1.080 al mese.

Prezzi: HubSpot offre un piano gratuito con funzionalità limitate. I piani a pagamento della Customer Platform vanno da $15/utente al mese a $4.000 al mese. Questi piani includono l'accesso agli Hub di Marketing, Vendite, Servizi, Contenuti, Operazioni e Commerce.

Sebbene sia tecnicamente possibile creare un piano personalizzato che includa solo gli Hub di Marketing, Vendite e Servizi per la funzionalità della casella di posta del team, abbiamo riscontrato che il prezzo era superiore a quello dei piani pre-confezionati.

Perché abbiamo scelto HubSpot: I suoi strumenti CRM, le ampie funzionalità di posta elettronica, le capacità di automazione e le funzionalità basate sull'intelligenza artificiale lo rendono un forte contendente per le aziende che cercano di gestire tutte le loro interazioni con i clienti in un'unica piattaforma centralizzata.

Puoi saperne di più nella nostra recensione completa di HubSpot.

4. HelpDesk

HelpDesk è una piattaforma di assistenza clienti con un potente sistema per gestire tutte le tue email di supporto in un unico posto.

Ecco come funziona: ogni email di un cliente diventa un ticket. Puoi quindi contrassegnare facilmente questi ticket come importanti o non urgenti, aggiungere tag per mantenere le cose organizzate e assegnarli a membri specifici del team o a follower che dovrebbero essere informati sulla conversazione.

Per farti risparmiare tempo nel rispondere a domande comuni, HelpDesk ti consente di creare i tuoi modelli di email personalizzabili. C'è persino un costruttore visivo per rendere la creazione di queste risposte predefinite un gioco da ragazzi.

Se vuoi personalizzare HelpDesk in base alle esigenze della tua attività, puoi aggiungere campi personalizzati ai tuoi ticket. Ad esempio, potresti creare un campo per il 'Numero d'ordine' in modo che il tuo team possa trovare facilmente i dettagli pertinenti degli acquisti dei clienti senza dover cercare tra le email.

Pro di HelpDesk:

• Perfetto per i team di assistenza clienti: Funzionalità come la marcatura delle priorità, il tagging delle conversazioni dei clienti, l'assegnazione di colleghi e l'aggiunta di follower ai ticket rendono facile per il tuo team lavorare insieme.
• Funzionalità di collaborazione: Aggiungi note private o menzioni per coinvolgere altri membri del team che potrebbero essere in grado di aiutare, assicurando che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno.
• Automazione per attività ripetitive: Imposta l'assegnazione automatica e i flussi di lavoro per velocizzare la gestione dei ticket.
• Analisi delle prestazioni: Ottieni report in tempo reale che mostrano metriche come gli orari della giornata in cui ricevi più email, quanto tempo ci vuole per risolvere i problemi e quanto velocemente il tuo team risponde ai clienti.
• Indirizzi email di risposta del team: Crea alias di email aziendale dall'aspetto professionale per messaggi in uscita come vendite@azienda.com o marketing@azienda.com.

Contro di HelpDesk:

• Prezzi unici per tutti: HelpDesk ha un solo piano standard. Se hai bisogno di più utenti di quelli inclusi, dovrai richiedere un preventivo personalizzato, che può essere costoso per le piccole imprese.

Prezzi: HelpDesk parte da $29/utente al mese. È gestito anche dalla stessa azienda di LiveChat e ChatBot, quindi puoi aggiungere chat dal vivo e chatbot per espandere la comunicazione oltre l'email.

Perché abbiamo scelto HelpDesk: Abbiamo scelto HelpDesk per il suo sistema di ticketing intuitivo e le funzionalità progettate specificamente per i team di assistenza clienti. Con la sua attenzione al lavoro di squadra, all'automazione e ai report utili, HelpDesk può aiutarti a migliorare l'esperienza del cliente.

5. Gmelius

Gmelius è una soluzione di casella di posta condivisa specifica per Gmail. Durante la configurazione, puoi scegliere il tuo focus: 'Inbox Focus' per ottimizzare le email in arrivo con l'automazione o 'Outreach Focus' per potenziare i tuoi sforzi di email in uscita.

Puoi connettere Gmelius al tuo account Gmail esistente, convertire un'email di Google Groups in una casella di posta collaborativa o persino connettere un alias email. L'interfaccia stessa assomiglia molto a Gmail, rendendola perfetta per le persone che hanno familiarità con la piattaforma email di Google.

Il vero potere di Gmelius risiede nelle sue opzioni di personalizzazione. Puoi creare viste personalizzate basate sui membri del team assegnati, sui tag delle email o su altri criteri.

Inoltre, le regole di automazione e i modelli ti aiutano a ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Ad esempio, puoi impostare risposte automatiche, assegnare email in base al contenuto o persino ricevere notifiche per SLA violati per semplificare la gestione delle email del tuo team.

Pro di Gmelius:

• Interfaccia familiare: Gmelius sembra un'estensione di Gmail, rendendolo facile da imparare e utilizzare per gli utenti Gmail esistenti.
• Funzionalità potenti della casella di posta: Automatizza varie attività della casella di posta come l'assegnazione delle email, lo spostamento delle email in base allo stato, il tagging in base alle parole chiave, l'impostazione di risposte automatiche e la ricezione di avvisi di violazione SLA.
• Libreria completa di modelli: Accedi a una vasta libreria di modelli di email predefiniti categorizzati per reparto (come contabilità fornitori e servizio clienti) per risparmiare tempo e creare messaggi coerenti.
• Integrazione Google Meet e Zoom: Questo può essere utile in situazioni come la pianificazione di videochiamate di follow-up direttamente dai thread di email con clienti o membri del team.

Svantaggi di Gmelius:

• Integrazioni limitate: Rispetto ad altre opzioni in questo elenco, Gmelius offre una gamma più ristretta di integrazioni di terze parti.

Prezzi: Gmelius parte da $10/utente al mese e arriva fino a $36/utente al mese. È disponibile una prova gratuita di 7 giorni. L'aggiornamento a un piano superiore sblocca vantaggi come una finestra di reporting di 12 mesi, attività e contatti illimitati e l'impostazione degli orari di lavoro.

Perché abbiamo scelto Gmelius: L'interfaccia familiare simile a Gmail rende Gmelius facile da usare. Inoltre, le ampie capacità di automazione e gli strumenti di collaborazione possono aiutarti a gestire ulteriormente il tuo carico di lavoro.

6. Freshdesk

Proprio come HelpDesk, Freshdesk trasforma i messaggi da email, telefono, chat sul sito web e altro ancora in ticket da gestire per il tuo team.

Non appena arriva un nuovo ticket, il Ticket Dispatch di Freshdesk può inviarlo automaticamente al membro del team più appropriato in base alle tue regole. Ciò garantisce che i tuoi clienti ricevano aiuto dalla persona giusta rapidamente.

Se acquisisci un piano di livello superiore, potrai utilizzare l'assistente AI Freddy per supportare ulteriormente il tuo team. Può riassumere i messaggi dei clienti, suggerire come riformulare le cose per suonare meglio e persino aiutarti ad analizzare le tendenze nelle tue conversazioni.

Pro di Freshdesk:

• Dashboard statistiche di facile utilizzo: visualizza tutte le tue conversazioni in corso a colpo d'occhio, comprese quelle in attesa di risposte dai clienti, in attesa per il tuo team e già risolte.
• Casella di posta organizzata: crea campi personalizzati, stati e visualizzazioni per mantenere i tuoi ticket ordinati e facili da trovare per il tuo team.
• Escalation automatiche: imposta regole per aumentare automaticamente la priorità di un ticket. Ad esempio, se un cliente non ha risposto riguardo a un problema di pagamento, puoi aumentare la priorità del ticket a un'altra persona più in grado di gestire la situazione.
• Pass giornalieri: Freshdesk ti consente di aggiungere rapidamente nuovi agenti temporanei con accesso completo, ma solo per quel giorno, perfetti per occasioni come eventi di vendita.

Contro di Freshdesk:

• Problemi di prestazioni: Sulla base della nostra esperienza e delle recensioni degli utenti, Freshdesk può occasionalmente essere un po' lento.

Prezzi: Freshdesk offre un piano gratuito per un massimo di 2 agenti. I piani a pagamento partono da $15/utente al mese e arrivano fino a $79/utente al mese. L'aggiornamento ti dà accesso a un marketplace di oltre 1000 app, più opzioni di reporting e più funzionalità di automazione.

Perché abbiamo scelto Freshdesk: Freshdesk rende semplice per il tuo team collaborare e risolvere rapidamente le richieste dei clienti. Il piano gratuito e i piani a pagamento convenienti lo rendono anche un'ottima opzione per aziende di tutte le dimensioni, anche se non è la soluzione più veloce.

7. Missive

Quando abbiamo provato Missive, la nostra prima impressione è stata che l'interfaccia fosse minimalista. Oltre all'area principale dove leggi e rispondi alle email, c'è una barra laterale che mostra le cartelle della tua casella di posta, insieme all'opzione di crearne di nuove per una gestione organizzata delle email.

Questo strumento di casella di posta condivisa offre anche regole personalizzate sia per le email in entrata che in uscita. Per le email in entrata, puoi definire regole basate sul mittente, sul destinatario o sulla riga dell'oggetto. Queste regole possono attivare azioni come l'aggiunta di note, il posticipo delle notifiche, la fusione di conversazioni e altro ancora.

Le regole per le email in uscita ti consentono di impostare promemoria di follow-up, inviando automaticamente email se non viene ricevuta alcuna risposta entro un determinato periodo di tempo.

Oltre a ciò, Missive dispone di una funzione di chat di squadra che consente a te e al tuo team di fare brainstorming di idee prima di rispondere alle email.

Pro di Missive:

• Flussi di lavoro automatizzati: Crea potenti regole sia per le email in entrata che in uscita, semplificando la comunicazione e i follow-up.
• Chat di gruppo: Favorisci la collaborazione del team con la funzionalità di chat integrata.
• Supporto orario lavorativo in tutti i piani: Gestisci le notifiche in base agli orari di lavoro predefiniti. In molti altri concorrenti, questa funzionalità è spesso disponibile solo nei piani di livello superiore.
• Risposte predefinite: Risparmia tempo e garantisci una comunicazione coerente creando messaggi pre-scritti sia per uso individuale che di gruppo.

Svantaggi di Missive:

• Potrebbe essere troppo semplice per alcuni: Sebbene pulita, la combinazione di colori grigi dell'interfaccia può rendere difficile la differenziazione visiva degli elementi.
• Piano Starter limitato: Sebbene conveniente a $14/utente al mese rispetto a Help Scout, il piano Starter ti limita a un massimo di 5 utenti.

Perché abbiamo scelto Missive: Nel complesso, Missive è ottimo per i team che cercano un modo semplice ma efficace per gestire le proprie email. Out of the box, offre anche funzionalità che sono spesso disponibili solo nei piani di livello superiore, come il supporto orario lavorativo e la chat di gruppo integrata.

8. Hiver

Hiver è uno strumento che aggiunge funzionalità di casella di posta condivisa direttamente al tuo account Gmail. Tutto ciò che devi fare è installare l'estensione Chrome di Hiver e funzionerà all'interno del tuo Gmail esistente. Vedrai quindi nuove funzionalità come elenchi di attività assegnate, dettagli di contatto dei clienti e analisi utili.

Hiver aiuta il tuo team a rimanere organizzato. Per monitorare facilmente i progressi, puoi contrassegnare le email come aperte, in sospeso o chiuse. Puoi anche assegnare email a membri specifici del team, aggiungere etichette per una migliore classificazione e utilizzare il registro delle attività per visualizzare l'intera cronologia delle email.

Ci sono anche alcuni strumenti unici per la collaborazione di squadra. Ad esempio, puoi condividere email in modo sicuro con permalink speciali. Oppure, imposta flussi di approvazione per quando i clienti fanno richieste speciali che necessitano dell'approvazione di qualcun altro prima che tu possa procedere.

Vantaggi di Hiver:

• Funziona all'interno di Gmail: Gestisci la tua casella di posta condivisa direttamente all'interno del tuo Gmail esistente, mantenendo le cose familiari e organizzate.
• Supporto omnicanale: Hiver offre funzionalità oltre l'email di base, tra cui chatbot, una knowledge base e persino live chat.
• Bilanciamento del carico: Impedisci ai membri del team di sovraccaricarsi di lavoro impostando limiti di assegnazione.
• Funzionalità AI uniche: Hiver può suggerire modelli di email da utilizzare in base all'email del cliente o rilevare messaggi di ringraziamento per chiudere automaticamente le conversazioni.

Svantaggi di Hiver:

• Meno integrazioni: Hiver non si connette con tanti altri strumenti quanti alcuni concorrenti.

Prezzi: Hiver offre una prova gratuita di 7 giorni e c'è un piano gratuito limitato. I piani a pagamento partono da $19/utente al mese per 10 utenti e 2 caselle di posta e arrivano fino a $49/utente al mese. L'aggiornamento ti offre caselle di posta condivise aggiuntive.

Perché abbiamo scelto Hiver: Simile a Gmelius, Hiver è progettato per migliorare Gmail. Tuttavia, a differenza di Gmelius, che imita l'interfaccia di Gmail, Hiver si integra direttamente all'interno di Gmail ed è più conveniente. Questo ti permette di gestire le tue email senza lasciare l'ambiente Gmail.

9. Google Groups

Hai un budget limitato e hai bisogno di un modo rapido per configurare una casella di posta Gmail condivisa? Potresti provare Google Groups. Questo servizio gratuito di Google Workspace ti consente di creare un indirizzo email centrale che tutto il tuo team può utilizzare.

È importante notare che solo gli utenti con privilegi di amministratore di Google Workspace possono creare Gruppi. Se non sei sicuro delle autorizzazioni del tuo account, chiedi semplicemente al tuo team di amministrazione.

Una volta creato il tuo Gruppo, il proprietario o il gestore può attivare le funzionalità della Posta in arrivo collaborativa. Ciò consente ai membri del team di gestire le conversazioni assegnando email a membri specifici del team, contrassegnando le conversazioni come risolte e utilizzando etichette per una migliore organizzazione.

Pro di Google Groups:

• Gratuito e facile da usare: non ci sono costi e la configurazione è semplice.
• Funzionalità collaborative: puoi assegnare email, risolvere conversazioni e utilizzare tag per organizzare i tuoi messaggi.
• Ruoli e autorizzazioni: definisci ruoli chiari e autorizzazioni di accesso per proteggere la tua casella di posta condivisa. Puoi decidere chi può visualizzare le conversazioni, parteciparvi, approvare i messaggi, ecc.

Contro di Google Groups:

• Funzionalità limitate: Sebbene Google Groups offra funzionalità collaborative, non sono allo stesso livello di altre piattaforme di casella di posta condivisa.

Prezzi: La creazione e l'utilizzo di Google Groups sono completamente gratuiti per tutti gli utenti di Google Workspace, a condizione che si disponga delle autorizzazioni necessarie per creare Gruppi. I piani Workspace vanno da $6/utente al mese a $18/utente al mese, con livelli superiori che offrono maggiore spazio di archiviazione per utente.

Perché abbiamo scelto Google Groups: Google Groups è un'ottima scelta iniziale per i team che cercano una soluzione gratuita e semplice per creare una casella di posta Gmail condivisa. Tuttavia, non lo consigliamo per un uso a lungo termine poiché non è scalabile come altre opzioni presenti nell'elenco.

10. Casella di posta condivisa di Outlook

Tu e il tuo team utilizzate già Microsoft 365 e Outlook per rimanere in contatto? Il tuo team è piccolo e cerca un modo semplice per collaborare sulle email? Allora prova la funzionalità Casella di posta condivisa di Outlook.

La configurazione di una casella di posta condivisa è semplice se sei l'amministratore del tuo account Microsoft 365. Tutto ciò che devi fare è creare un nuovo indirizzo email specifico per il tuo team e aggiungere i membri. Se non sei l'amministratore, puoi chiedere loro di crearne uno per te.

Una volta configurata e in esecuzione, la Casella di posta condivisa viene visualizzata come una nuova cartella in Outlook. Il tuo team può ricevere e-mail a questo indirizzo condiviso e tutti i messaggi che invii da questo indirizzo e-mail appariranno provenire dal team, non da una singola persona.

Vantaggi della Casella di posta condivisa di Outlook:

• Configurazione semplice: le Caselle di posta condivisa sono facili da configurare e utilizzare poiché si integrano perfettamente con il tuo Outlook esistente.
• Calendari di team: il calendario collegato alla Casella di posta condivisa appare automaticamente nell'elenco dei calendari di tutti, in modo che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda riunioni e scadenze.
• Regole della Posta in arrivo: proprio come con la tua casella di posta personale, puoi impostare regole per ordinare e gestire automaticamente le e-mail che arrivano nella Casella di posta condivisa.

Svantaggi della Casella di posta condivisa di Outlook:

• Non per grandi team: le Caselle di posta condivisa funzionano meglio per team più piccoli. Se il tuo team è più numeroso o necessita di maggiori funzionalità di collaborazione, potresti aver bisogno di uno strumento diverso.

Prezzi: la funzionalità Casella di posta condivisa è inclusa in tutti i piani Microsoft 365 Business, che partono da $6 per utente al mese e arrivano fino a $22 per utente al mese. Microsoft 365 offre anche una prova gratuita di un mese.

Perché abbiamo scelto la Casella di posta condivisa di Outlook: per i piccoli team che utilizzano già Microsoft 365, la Casella di posta condivisa può essere un'ottima opzione. Tuttavia, se il tuo team necessita di funzionalità più avanzate, potresti voler esplorare altre alternative.

Quali sono i migliori strumenti di casella di posta condivisa per le e-mail di team?

Per le piccole imprese, Help Scout è il miglior strumento di casella di posta condivisa per gestire le email del tuo team. È facile da usare, conveniente e ricco di funzionalità che aiutano il tuo team a lavorare insieme in modo efficace. Ciò significa clienti più felici e un flusso di lavoro più agevole per il tuo team.

Se la tua attività si basa su WordPress e gestisci molte richieste dei clienti, allora Heroic Inbox è un forte contendente. Si integra direttamente nella tua dashboard di WordPress, così puoi gestire i ticket di supporto senza mai lasciare il tuo ambiente familiare.

Infine, per le aziende che desiderano gestire tutte le loro interazioni con i clienti in un unico posto, non cercate oltre HubSpot. Questa piattaforma va oltre le semplici caselle di posta condivise con il suo potente sistema CRM.

Caselle di posta condivise: Domande frequenti

Ora che abbiamo visto i migliori strumenti per le caselle di posta condivise sul mercato, rispondiamo ad alcune domande frequenti.

Come gestire una casella di posta condivisa in Gmail?

Ci sono alcune opzioni. Google Groups offre una soluzione gratuita, ma ha funzionalità limitate. Per un'esperienza migliore, considera Help Scout o Heroic Inbox. Entrambi gli strumenti offrono funzionalità come l'assegnazione di email ai membri del team, l'impostazione delle autorizzazioni e l'automazione delle attività in un'interfaccia user-friendly.

Quali strumenti per caselle di posta condivise sono i migliori per la collaborazione di team di piccole imprese?

Help Scout, Heroic Inbox, HubSpot e Help Desk sono ottimi strumenti per caselle di posta condivise per le piccole imprese. Queste piattaforme offrono funzionalità come l'instradamento automatico delle email, note interne, etichettatura delle email e risposte predefinite per rendere la comunicazione molto più semplice.

La scelta migliore dipende dalle tue esigenze specifiche e dal tuo budget.

Quali strumenti per caselle di posta condivise offrono la migliore integrazione con Gmail?

Help Scout offre un processo di configurazione di Gmail abbastanza semplice. Dopo aver collegato il tuo account, Help Scout importa senza problemi le tue email esistenti.

Per gli utenti che desiderano migliorare il proprio Gmail, Hiver è un'ottima opzione. Aggiunge funzionalità direttamente all'interno di Gmail, come l'assegnazione di attività e la cronologia delle attività.

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Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a scoprire i migliori strumenti di casella di posta condivisa per gestire le email del tuo team. Potresti anche voler consultare il nostro elenco dei migliori servizi di email marketing e le nostre opinioni di esperti su cosa rende una landing page ad alta conversione.

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