Guida per principianti: Cos'è il VoIP e come funziona? (Spiegato)

Spesso ci viene chiesto dai principianti: cos'è il VoIP e come funziona il VoIP? Se sei un utente non esperto di tecnologia, potresti aver sentito dire che puoi usare il VoIP per aggiungere un numero di telefono aziendale al tuo sito web.

Il VoIP è un modo più conveniente per ottenere un numero di telefono aziendale per il tuo sito web rispetto a una linea telefonica tradizionale. Anche qui su WPBeginner, ci affidiamo al VoIP per le nostre esigenze di comunicazione.

Tuttavia, prima di prendere qualsiasi decisione, devi comprendere appieno di cosa si tratta questa tecnologia.

In questa guida per principianti, risponderemo a cos'è il VoIP e come funziona il VoIP dietro le quinte. L'obiettivo è aiutarti a capire come il VoIP può farti risparmiare denaro e aiutarti a far crescere la tua attività.

Ecco una panoramica di ciò che tratteremo in questa guida. Puoi fare clic su questi collegamenti per passare direttamente a diverse sezioni.

• Cos'è il VoIP?
• Come funziona effettivamente il VoIP? (Uno sguardo dietro le quinte)
• What are the Advantages and Disadvantages of VoIP?
• Qual è il miglior servizio telefonico VoIP?
• Come effettuare una chiamata utilizzando il VoIP
• Domande frequenti sul telefono VoIP (FAQ VoIP)

A differenza dei sistemi telefonici fissi che sono limitati a un singolo telefono da scrivania nel tuo ufficio, il VoIP ti consente di effettuare e ricevere chiamate telefoniche aziendali dal tuo laptop, tablet, smartphone normale (utilizzando un'app) e persino da telefoni da ufficio compatibili con VoIP.

Poiché tutte le chiamate vengono effettuate tramite Internet, è estremamente conveniente sia per le chiamate nazionali che interurbane (internazionali). La maggior parte dei provider VoIP aziendali offre minuti illimitati senza costi aggiuntivi.

Oltre al risparmio sui costi, ottieni anche tutte le funzionalità telefoniche avanzate come l'avviso di chiamata, l'instradamento delle chiamate, i toni del chiamante, l'assistente automatico, numeri di telefono multipli, messaggistica istantanea e altro ancora.

Questo è il motivo per cui la maggior parte delle piccole imprese e persino le grandi aziende stanno passando dai provider telefonici tradizionali a un provider VoIP aziendale.

Su WPBeginner, utilizziamo Nextiva, un sistema telefonico aziendale leader basato su VoIP.

Come funziona effettivamente il VoIP? (Uno sguardo dietro le quinte)

Per capire come funziona effettivamente il VoIP, daremo un'occhiata a cosa succede quando effettui o ricevi una telefonata su un telefono VoIP.

Quando effettui una telefonata utilizzando il VoIP, la loro app per numeri di telefono aziendali o l'adattatore VoIP preleva il segnale vocale analogico e lo trasforma in un segnale digitale.

Questi dati vocali digitali vengono quindi inviati al provider di servizi telefonici aziendali tramite il tuo servizio Internet. Quindi, infine, il messaggio viene instradato al telefono del tuo cliente.

Questo processo avviene quasi istantaneamente, motivo per cui a volte la qualità del suono del VoIP è persino migliore delle normali telefonate.

In cosa è diverso il VoIP rispetto al sistema telefonico tradizionale?

Il VoIP funziona in modo diverso dietro le quinte rispetto a un normale sistema telefonico fisso.

I sistemi di telefonia tradizionali utilizzano il metodo di commutazione di circuito per connettere le chiamate. Quando effettui una chiamata tramite la rete telefonica pubblica commutata (PSTN), sei connesso alla persona dall'altra parte e loro sono connessi a te in un circuito.

La tecnologia di ‘commutazione di circuito’ è in uso da oltre 100 anni. È affidabile e funziona ancora, ma non è la più efficiente o conveniente.

La tecnologia VoIP utilizza invece il metodo di ‘commutazione di pacchetto’. Ciò significa che i dati vengono inviati solo quando necessario. Ogni volta che si parla, viene creata una connessione breve e istantanea. La connessione non deve essere attiva in entrambe le direzioni tutto il tempo. Tu e la persona con cui stai parlando normalmente non parlerete contemporaneamente.

Inoltre, i pacchetti di dati vengono inviati in modo efficiente. Possono utilizzare molti percorsi diversi attraverso Internet. I pacchetti vengono poi rimessi insieme quando raggiungono la loro destinazione.

I pacchetti di dati possono anche essere compressi per risparmiare spazio. Ciò consente loro di viaggiare ancora più velocemente attraverso Internet.

Tutto questo avviene molto velocemente. A meno che non ci siano problemi con la tua connessione Internet, non noterai alcun ritardo durante la chiamata.

Sebbene la tecnologia VoIP possa sembrare piuttosto tecnica e complicata, la cosa principale da capire è che la VoIP è un metodo più efficiente per trasferire dati durante le chiamate telefoniche.

Probabilmente hai già utilizzato la tecnologia VoIP senza saperlo, tramite un'app come Skype o Google Voice.

Vantaggi e svantaggi della VoIP a confronto

Dato che utilizziamo un servizio telefonico aziendale VoIP nella nostra azienda da anni, è giusto dire che sappiamo un paio di cose sui pro e contro.

Ecco la nostra analisi dettagliata dei vantaggi e degli svantaggi della tecnologia VoIP.

Vantaggi della VoIP – Benefici dell'utilizzo della VoIP

Passare dal servizio di una compagnia telefonica tradizionale a un sistema telefonico VoIP basato su cloud offre molti vantaggi.

Costo mensile inferiore

Uno dei maggiori vantaggi della VoIP è che si hanno costi mensili inferiori sia per le chiamate nazionali che internazionali.

La maggior parte dei provider telefonici VoIP include spesso chiamate nazionali illimitate gratuitamente. Anche le chiamate internazionali sono normalmente molto economiche.

Oltre a ciò, risparmierai anche denaro sulle spese di riparazione e manutenzione che attualmente paghi al tuo provider di telefonia fissa.

Ricevi chiamate da qualsiasi luogo – Completamente portatile

Con la tecnologia VoIP, non è necessario essere in ufficio, in sede, seduti alla scrivania per ricevere chiamate telefoniche. Puoi ricevere chiamate in arrivo ovunque tu sia utilizzando un'app sul tuo telefono, tablet o computer portatile.

Questo è un grande vantaggio per il lavoro da remoto e per i team che lavorano sul campo. È ottimo anche se sei in viaggio.

Funzionalità avanzate per telefoni aziendali

Le soluzioni VoIP includono normalmente molte funzionalità aggiuntive per telefoni aziendali. Ad esempio, puoi impostare chiamate in conferenza facilmente con la tecnologia VoIP.

Inoltre, la maggior parte dei provider di servizi VoIP offre una segreteria telefonica virtuale, musica d'attesa, avviso di chiamata, chiamata automatica, trascrizione della segreteria telefonica via email o SMS e molto altro. Puoi persino ottenere funzionalità di telecomunicazione avanzate come le videoconferenze.

Questo potrebbe anche comportare ulteriori risparmi sui costi, poiché spesso i provider di servizi telefonici tradizionali addebitano tariffe ricorrenti per questi componenti aggiuntivi e integrazioni.

Scalabilità e flessibilità migliorate

Un altro vantaggio del VoIP è una maggiore scalabilità. Sia che tu stia assumendo più personale o aprendo una nuova filiale in una nuova città, il VoIP rende facile crescere.

A differenza di un servizio telefonico tradizionale che richiederebbe di spendere denaro in hardware costoso su una linea dedicata, il VoIP ti consente di aggiungere i membri del tuo team con pochi clic all'interno della dashboard del tuo account.

Poiché il VoIP funziona su tutti gli smartphone, puoi persino ridurre i costi delle attrezzature aggiuntive e liberare spazio sulla scrivania facendo installare ai membri del tuo team l'app sui loro telefoni personali.

Svantaggi del VoIP – Aspetti negativi dell'utilizzo del VoIP

Sebbene il VoIP sia una tecnologia straordinaria, potrebbe non essere perfetto per tutti. Ci sono un paio di svantaggi del VoIP di cui dovresti essere a conoscenza.

Hai bisogno di una buona connessione Internet per effettuare chiamate telefoniche

Come abbiamo spiegato nella sezione su come funziona il VoIP, è necessario disporre di una connessione Internet affidabile per effettuare chiamate telefoniche.

Se la tua connessione Internet è lenta, la qualità delle tue chiamate potrebbe risentirne. Ad esempio, potresti riscontrare perdite audio o latenza (ritardi).

La cosa positiva è che la tecnologia VoIP non utilizza tanta larghezza di banda quanto si potrebbe pensare. Una buona connessione con un ping inferiore a 70 ms e almeno 500 kbps di velocità di upload è sufficiente per le chiamate VoIP.

Tuttavia, se hai molti membri del team nel tuo ufficio, potresti dover considerare le tue esigenze di larghezza di banda per il numero di chiamate simultanee che la tua azienda effettuerà contemporaneamente.

Devi tenere conto dei blackout

Il normale servizio telefonico funziona durante i blackout. Tuttavia, non è possibile effettuare chiamate VoIP se non si dispone di corrente o accesso a Internet.

In genere, la maggior parte degli uffici dispone di una connessione Internet wireless alimentata da router Wi-Fi. Questi router necessitano di elettricità, quindi se il tuo edificio subisce un blackout, anche la tua connessione Internet potrebbe interrompersi, il che influenzerà il tuo servizio VoIP.

Il modo in cui mitigiamo questo nel nostro ufficio è utilizzando un sistema di backup a batteria per il nostro router Internet. Poiché la nostra connessione Internet è fornita da una società diversa dalla nostra elettricità, non abbiamo mai entrambi i blackout contemporaneamente.

Inoltre, poiché i membri del nostro team utilizzano l'app VoIP sui loro telefoni, possono sempre utilizzare i loro dati mobili per effettuare chiamate aziendali.

Dovrai riaddestrare il tuo staff sul nuovo sistema

Passare a un nuovo sistema telefonico significa che devi formare il tuo staff su come utilizzarlo.

Fortunatamente, la maggior parte dei servizi VoIP è progettata per essere il più semplice e intuitiva possibile. Ciò significa che dovrebbe essere facile formare i membri del team su come utilizzare i sistemi telefonici cloud, anche se i tuoi dipendenti lavorano da remoto.

Qual è il miglior servizio telefonico VoIP?

Qui a WPBeginner, utilizziamo e raccomandiamo Nextiva come miglior servizio telefonico VoIP. Offrono un numero locale o gratuito gratuito con tutti i loro piani.

Nextiva include tutte le funzionalità essenziali di cui hai bisogno, tra cui instradamento delle chiamate, chiamate vocali nazionali illimitate, messaggistica SMS aziendale illimitata, trascrizione della segreteria telefonica in email/testo, portabilità del numero, ID chiamante, inoltro di chiamata, saluti personalizzati, risponditore automatico, musica d'attesa, registrazione delle chiamate, fax VoIP online, estensione telefonica per i membri del team e altro ancora.

Hanno un'app per smartphone facile da usare per Android / iPhone (iOS) e un'app softphone per il tuo computer.

Per i clienti Enterprise, ti permettono persino di convertire il tuo sistema PBX (private branch exchange) esistente in un sistema telefonico cloud utilizzando il trunking SIP (session initiation protocol). Ciò significa che puoi facilmente trasferire le chiamate a diversi reparti e dipendenti utilizzando il tuo sistema esistente e la rete locale.

Nextiva ha anche diverse utili funzionalità avanzate. Ad esempio, puoi collegare il tuo sistema telefonico VoIP con live chat in tempo reale e con il tuo sistema CRM per aiutarti a creare un sistema di comunicazione unificato.

Inoltre, i loro prezzi sono convenienti e il team di supporto è estremamente disponibile, rendendo molto facile iniziare. Ecco perché utilizziamo Nextiva per la nostra attività.

Abbiamo anche una recensione completa di Nextiva se desideri maggiori dettagli sul servizio.

Altre ottime alternative VoIP a Nextiva includono:

• RingCentral – una grande e nota azienda VoIP che costa un po' di più di Nextiva. Hanno tutte le funzionalità di comunicazione aziendale di cui hai bisogno e offrono anche strumenti di condivisione dello schermo e conferenza.
• Ooma – un'opzione facile da configurare che offre numeri verdi oltre a tutte le funzionalità che ti aspetteresti. Ottieni 500 minuti inclusi gratuitamente, ma devi pagare un extra per averne di più.
• Zoom Phone – un servizio telefonico aziendale conveniente che offre funzionalità di chiamata avanzate con la familiare interfaccia di riunione video di Zoom.
• Grasshopper – un altro ottimo servizio telefonico aziendale per solopreneur e piccole imprese che offre tutte le funzionalità essenziali.
• Phone.com – un buon telefono IP per aziende che operano con il Canada e molti paesi dell'UE, poiché queste località sono coperte come chiamate locali.

Come effettuare una chiamata utilizzando il VoIP

Per effettuare una chiamata utilizzando il VoIP, è prima necessario un servizio telefonico aziendale VoIP come Nextiva. È inoltre necessaria una connessione Internet con una buona larghezza di banda. Ciò significa normalmente utilizzare una connessione Internet a banda larga ad alta velocità.

Quindi, puoi effettuare una chiamata utilizzando il VoIP con uno dei seguenti dispositivi:

• Il tuo attuale ricevitore telefonico. Questo può essere collegato al sistema VoIP utilizzando un ATA (adattatore telefonico analogico) che gli conferisce un indirizzo IP. Essenzialmente, colleghi semplicemente il tuo telefono all'ATA invece che direttamente alla presa a muro.
• Un telefono IP speciale. Questo appare e funziona come un normale telefono analogico. Ha un ricevitore con pulsanti che si inserisce in una base di ricarica. Tuttavia, invece di un connettore telefonico RJ-11, il telefono IP ha un connettore RJ-45. Ciò significa che si collega a una porta Ethernet sul tuo router, non a un connettore telefonico. A seconda della stagione, alcune società VoIP potrebbero offrirti un ricevitore telefonico gratuito.
• Il tuo computer. Avrai bisogno di un'app che ti permetta di effettuare chiamate tramite VoIP. Questo è a volte chiamato 'softphone'. Naturalmente, avrai anche bisogno di una scheda audio più un headset, o un microfono e altoparlanti. Avrai anche bisogno di connettività Internet, tramite Ethernet o WiFi. La maggior parte delle società VoIP più note dispone di app sia per Windows che per Mac.
• Il tuo telefono cellulare. Anche in questo caso, avrai bisogno dell'app giusta e di una connessione Wi-Fi. Puoi anche utilizzare un piano dati mobile con velocità 4G o superiori. La maggior parte delle app VoIP funzionerà su tutti gli smartphone, come i dispositivi mobili Android e gli iPhone Apple (iOS).

Domande frequenti sul telefono VoIP (FAQ VoIP)

Ci sono molti provider VoIP aziendali diversi, e può essere difficile sapere quale sia il migliore per le tue esigenze.

Nel corso degli anni abbiamo aiutato migliaia di principianti a scegliere la migliore piattaforma telefonica VoIP. Abbiamo sentito quasi tutte le domande possibili sul VoIP che ti vengono in mente.

Di seguito sono riportate le risposte ad alcune delle domande più frequenti sul VoIP (Voice over IP).

Quanto costano le chiamate nazionali rispetto a quelle internazionali su VoIP?

La maggior parte dei servizi VoIP include chiamate nazionali illimitate senza costi aggiuntivi. Tuttavia, alcuni servizi VoIP più economici addebitano in base al numero di minuti utilizzati.

Le tariffe internazionali varieranno a seconda del provider VoIP che utilizzi, ma queste tariffe saranno quasi sempre più convenienti rispetto alle tariffe della linea fissa tradizionale per le chiamate internazionali.

Puoi mantenere il tuo numero di telefono esistente su VoIP?

Sì, quando passi da una linea telefonica fissa tradizionale a un telefono VoIP aziendale, puoi richiedere il porting del numero che ti consente di mantenere il tuo numero di telefono aziendale esistente.

La maggior parte dei buoni servizi VoIP ti consente di farlo, ma verifica con loro prima di iscriverti.

Esiste un backup VoIP in caso di interruzione della connessione Internet?

Alcuni servizi VoIP dispongono di un backup nel caso in cui la tua connessione a banda larga sia interrotta o manchi l'alimentazione. Ad esempio, Nextiva può inoltrare automaticamente le chiamate a un telefono cellulare.

Il VoIP offre l'instradamento delle chiamate o le estensioni per i membri del team?

Sì, la maggior parte dei buoni fornitori di servizi telefonici VoIP include l'instradamento delle chiamate, le estensioni telefoniche, la coda di chiamata e l'assistente automatico senza costi aggiuntivi.

Il VoIP è regolamentato dalla FCC?

La Federal Communications Commission (FCC) richiede ai fornitori di servizi VoIP di conformarsi al Communications Assistance for Law Enforcement Act del 1994 (CALEA) e di contribuire al Universal Service Fund, che aiuta i clienti a basso reddito con i costi telefonici mensili.

Nel 2005, la FCC ha anche iniziato a richiedere ai fornitori di servizi VoIP di consentire le funzionalità di chiamata di emergenza al 911. Tuttavia, le chiamate di emergenza vengono gestite in modo leggermente diverso con i fornitori di servizi VoIP rispetto ai servizi telefonici tradizionali.

Speriamo che questo articolo abbia risposto alle domande su cos'è il VoIP e come funziona dietro le quinte. Potresti anche apprezzare il nostro confronto tra le migliori piattaforme per la creazione di siti web e i migliori servizi di email marketing per far crescere la tua attività.

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