Comment configurer un message d'accueil vocal d'entreprise (avec exemples)

Lorsque vous appelez un numéro de téléphone professionnel, vous entendrez souvent un message vocal automatisé qui vous guidera à travers l'annuaire téléphonique et les prochaines étapes. Comme une réceptionniste aimable, votre message vocal fournit des informations essentielles et améliore l'image de votre marque.

Accueillir vos interlocuteurs avec un message clair et concis les fait se sentir valorisés et informés, améliorant la satisfaction client même lorsque vous n'êtes pas disponible pour répondre directement à leurs appels.

Chez WPBeginner, nous comprenons que cela peut renforcer la crédibilité de la marque et établir la confiance avec les clients potentiels. Nous utilisons Nextiva pour la VoIP et la messagerie vocale et avons recherché des alternatives de qualité pour vous aider à faire le meilleur choix pour votre entreprise.

Dans cet article, nous vous montrerons comment configurer un message vocal professionnel pour votre boutique en ligne, votre entreprise ou votre blog. Nous fournirons également des exemples de messages vocaux à utiliser comme modèle.

Pourquoi un message vocal est-il important pour votre entreprise ?

Plus de 88 % des recherches locales sur les appareils mobiles se terminent par un appel téléphonique. Ceci est principalement dû aux astucieux boutons d'appel cliquable qui apparaissent dans les résultats de recherche locaux de Google.

Pour de nombreuses petites entreprises, il n'est pas toujours possible de répondre à tous les appels immédiatement. Parfois, les clients peuvent appeler en dehors des heures d'ouverture, et vous pouvez être occupé ou ne pas avoir de personnel disponible à ce moment-là.

C'est là qu'intervient votre message d'accueil vocal.

Pour de nombreux clients, ce sera leur premier contact avec votre entreprise. Ne pas configurer de message d'accueil vocal professionnel peut vous faire perdre un client au profit de votre concurrent.

D'un autre côté, ne pas réussir le message d'accueil vocal peut également avoir de graves conséquences. Les clients peuvent raccrocher, ne pas donner suite, ou simplement se tourner vers vos concurrents.

Cela dit, examinons comment configurer correctement des messages d'accueil vocaux professionnels pour votre entreprise en ligne qui font une impression positive sur les appelants.

La meilleure façon de configurer un message d'accueil vocal

Normalement, les propriétaires de petites entreprises utilisent un numéro de téléphone fixe ou mobile pour gérer les appels. Bien que cela puisse faire l'affaire, cela ne vous permet pas de gérer correctement les appels professionnels ou de configurer un message d'accueil vocal automatisé efficace.

La meilleure façon de gérer les appels professionnels est d'utiliser un service téléphonique professionnel. De nombreuses petites entreprises utilisent un numéro de téléphone professionnel virtuel car cela leur permet de gérer efficacement les appels professionnels sans sacrifier leur vie privée.

Contrairement à un numéro fixe ou mobile, il utilise Internet pour gérer les appels. Le terme officiel pour cette technologie est un service téléphonique VoIP professionnel (Voice over Internet Protocol).

L'utilisation d'un service téléphonique professionnel vous offre les avantages suivants par rapport à une ligne fixe et un mobile :

• Vous pouvez définir vos heures d'ouverture et enregistrer différents messages d'accueil vocaux à diffuser en fonction de l'heure de la journée.
• Vous pouvez configurer un serveur vocal interactif, ajouter des extensions pour router les appels, permettre aux utilisateurs de laisser un message vocal, et plus encore.
• Il fonctionne sur votre ordinateur, votre tablette, votre téléphone de bureau, et même sur votre téléphone mobile à l'aide d'applications.
• Plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le même numéro de téléphone quelle que soit leur localisation.
• Vous pouvez facilement donner accès à de nouveaux employés sans avoir à faire appel à un technicien ou à acheter du nouvel équipement.

Nous vous recommandons d'utiliser Nextiva car ils sont le meilleur fournisseur de services téléphoniques professionnels sur le marché. Ils offrent un ensemble complet de fonctionnalités avec un panneau d'administration basé sur le web facile à utiliser et des applications pour votre téléphone.

Nous utilisons Nextiva dans notre entreprise pour gérer les appels de WPBeginner et d'autres propriétés de Awesome Motive.

Si vous souhaitez une solution alternative, vous pouvez consulter RingCentral ou Ooma. Ce sont tous deux d'excellents services téléphoniques pour entreprises, et ils offrent une plateforme incroyablement riche en fonctionnalités avec de nombreux outils pour gérer les salutations vocales, les répondeurs automatiques, les messages vocaux, les transcriptions d'appels, et plus encore.

Une fois que vous avez configuré un service téléphonique d'entreprise, vous pouvez configurer des salutations vocales en suivant leurs paramètres faciles à comprendre.

Exemples de salutations vocales pour les entreprises

Il y a quelques règles de base que vous devez suivre pour créer les messages d'accueil les plus efficaces :

• Évitez les clichés comme « Votre appel est important pour nous ». Ils sont trop utilisés et ne semblent plus sincères.
• Assurez-vous que votre enregistrement de messagerie vocale semble amical et personnel.
• Essayez de ne pas donner l'impression que vous lisez un script.
• Si vous le pouvez, engagez un artiste vocal pour vous aider à enregistrer les salutations de votre messagerie vocale. Vous pouvez même trouver quelqu'un sur Fiverr.
• Assurez-vous que votre messagerie vocale fournit des informations importantes comme le nom de votre entreprise, les heures d'ouverture et les coordonnées.

Voici quelques scripts de messages d'accueil pour messagerie vocale d'entreprise que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.

Exemples de messages d'accueil hors heures d'ouverture

Ce message d'accueil sera diffusé lorsque les clients vous appelleront après les heures d'ouverture ou pendant les week-ends. Assurez-vous que ce message d'accueil informe les utilisateurs sur les heures d'ouverture et les moyens alternatifs de joindre le service client ou le magasin.

« Bonjour, vous êtes bien tombé sur [nom de l'entreprise]. Nous sommes joignables par téléphone de [9h] à [18h] [HNP] du lundi au vendredi. Vous pouvez également utiliser le formulaire de contact sur notre site web, [www.example.com], pour nous laisser un message, et nous vous répondrons par e-mail. Si vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro ainsi qu'un court message, et notre équipe vous recontactera dès que possible. »

« Bonjour, vous êtes bien tombé sur [nom de l'entreprise]. Nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre appel pour le moment. Nos heures d'ouverture sont [heures d'ouverture] du lundi au vendredi. Notre magasin à [lieu du magasin] reste ouvert aux clients pendant les week-ends. Vous pouvez également nous contacter via le chat en direct sur notre site web [www.example.com] [24h/24 et 7j/7]. Si ce n'est pas urgent, et que vous souhaitez que nous vous rappelions, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip. »

Comme vous pouvez le constater, les deux modèles de message d'accueil de messagerie vocale fournissent des informations importantes et offrent aux clients d'autres moyens de contact via le chat en direct ou le formulaire de contact.

Exemples de messages d'accueil de messagerie vocale pour les vacances

Ces messages d'accueil peuvent être enregistrés pendant les fêtes.

« Bonjour, vous êtes bien tombé sur [nom de l'entreprise]. Notre équipe est actuellement absente du bureau pour passer les fêtes avec ses amis et sa famille. Nous serons de retour au travail le [jour et heure]. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro, et nous vous répondrons dans les plus brefs délais. [Joyeuses fêtes (ou salutation appropriée pour cette fête)] ».

« Joyeuses fêtes ! Notre équipe chez [nom de l'entreprise] est absente jusqu'au [date]. Si vous êtes un client existant, vous pouvez toujours ouvrir un ticket de support sur notre site web, nous essaierons de vous répondre dans les prochaines 24 heures. Vous pouvez également nous contacter via le chat en direct ou le formulaire de contact sur notre site web [www.example.com]. Si ce n'est pas urgent, vous pouvez nous laisser votre nom et votre numéro après le bip. Nous vous rappellerons dès que possible. »

« Bonjour, vous êtes bien tombé sur [nom de l'entreprise]. Nous sommes fermés pour (nom des fêtes) et reprendrons le travail le [date et heure]. Si vous avez besoin d'une réponse urgente, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (adresse e-mail), et nous essaierons de répondre à tous les e-mails dans les 24 heures. Vous pouvez également nous laisser un message, et nous vous rappellerons après les fêtes (Bonne Année / Joyeuses Fêtes). »

Comme vous pouvez le constater, ces messages d'accueil professionnels pour messagerie vocale fournissent aux clients autant d'informations que possible. Ces messages garantissent également aux clients qu'ils savent comment obtenir une réponse plus rapide en utilisant des méthodes de contact alternatives pendant les fêtes.

Exemples de messages d'absence / occupé pour messagerie vocale

Si vous êtes occupé, absent ou en sous-effectif et que vous ne pouvez pas répondre immédiatement aux appels des clients, vous pouvez utiliser ces messages d'accueil comme exemple.

« Bonjour, vous avez joint [nom de l'entreprise]. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment, mais nous serions ravis de vous rappeler dès que possible. Veuillez nous laisser votre nom et votre numéro après le bip. »

« Bonjour, nous sommes actuellement absents du téléphone. Si ce n'est pas trop urgent, vous pouvez nous envoyer un e-mail à (adresse e-mail). Sinon, veuillez laisser votre nom et votre numéro après le bip, et nous vous rappellerons immédiatement. »

Si vous êtes la seule personne à répondre aux appels, vous pouvez en faire un message vocal personnalisé.

« Bonjour, vous avez joint (Votre Nom). Je ne peux pas répondre au téléphone actuellement. Vous pouvez m'envoyer un e-mail à (adresse e-mail), ou vous pouvez laisser votre nom et votre numéro après le bip, et je vous rappellerai dès que possible. »

Testez et améliorez vos messages vocaux

Une autre excellente raison d'utiliser un service téléphonique professionnel est que vous pouvez suivre tous vos appels et consulter des rapports détaillés à leur sujet. Par exemple, voici à quoi ressemble la page d'analyse des appels de Nextiva.

Vous devrez suivre le nombre d'utilisateurs qui ont entendu chaque message vocal et comment ils ont réagi. Les messages vocaux avec un score plus élevé de clients laissant un message fonctionnent efficacement.

Les messages vocaux qui ne sont même pas entendus entièrement sont un échec.

Nous vous recommandons d'essayer différents messages vocaux pour trouver l'équilibre parfait. Mettre à jour votre message vocal périodiquement peut également vous aider à combler des lacunes de communication dont vous ignoriez même l'existence.

Suivi de vos messages vocaux

Maintenant que vous avez configuré un message vocal équilibré, informatif et convivial, l'étape suivante est encore plus cruciale.

Que se passe-t-il après qu'un client vous a laissé un message vocal ?

Si vous utilisez un système téléphonique professionnel, vous pourrez facilement suivre et répondre à ces messages.

Assurez-vous que vous et votre personnel êtes également bien préparés pour un suivi rapide. Un rappel rapide est très utile pour renforcer les relations d'affaires et conclure des ventes.

Guides d'experts sur la communication d'entreprise

Maintenant que vous savez comment configurer le message d'accueil parfait pour votre messagerie vocale, vous pourriez aimer consulter d'autres guides liés à la communication d'entreprise :

• Meilleurs services téléphoniques pour petites entreprises
• Meilleures applications de numéros de téléphone professionnels virtuels (avec options gratuites)
• Guide pour débutants : Qu'est-ce que la VoIP et comment fonctionne-t-elle ? (Explication)
• Comment configurer un système téléphonique avec serveur vocal interactif pour votre site Web
• Meilleurs plugins de messagerie vocale pour WordPress
• Meilleur logiciel de numérotation automatique pour petites entreprises (comparatif)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma : Lequel est le meilleur ? (Comparé)
• Meilleurs outils de communication d'équipe pour les petites entreprises
• Meilleurs services de fax en ligne pour les petites entreprises
• Google Meet vs Zoom : Lequel est le mieux pour votre entreprise ?

Nous espérons que cet article vous a aidé à apprendre comment configurer des messages d'accueil pour votre messagerie vocale pour votre entreprise en ligne. Vous voudrez peut-être aussi consulter notre guide sur comment créer une adresse e-mail professionnelle gratuite et nos meilleurs choix d'experts pour les meilleurs services de marketing par e-mail pour petites entreprises.

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