Wie Sie virtuelle Assistenten für Ihre WordPress-Website einstellen (Experten-Tipps)

Jede Woche beobachten wir, wie andere Website-Besitzer mit endlosen Aufgaben kämpfen – von der Aktualisierung von Inhalten und der Verwaltung von Kommentaren bis hin zur technischen Aktualisierung und Kundenbetreuung. Genau deshalb haben sich viele von ihnen an uns gewandt, um Rat beim Einstellen virtueller Assistenten zu erhalten.

Die gute Nachricht? Das Finden und Einstellen des richtigen virtuellen Assistenten muss nicht kompliziert sein.

In diesem Leitfaden teilen wir bewährte Tipps, die wir gesammelt haben, indem wir Dutzende von WordPress-Website-Besitzern erfolgreich bei der Delegation ihrer Arbeit unterstützt haben. Sie erfahren genau, welche Aufgaben Sie auslagern können, wo Sie zuverlässige VAs finden und wie Sie häufige Einstellungsfehler vermeiden.

Egal, ob Sie in WordPress-Aufgaben ertrinken oder einfach nur Ihre Website-Operationen skalieren möchten, dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie virtuelle Assistenten finden, einstellen und mit ihnen zusammenarbeiten, die Ihnen wirklich helfen können, Ihre Website auszubauen.

Was ist ein Virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent (VA) ist ein unabhängiger Auftragnehmer, der Ihr Unternehmen aus der Ferne unterstützt.

Sie erledigen alle repetitiven oder zeitaufwändigen Aufgaben, für die Sie keine Zeit haben oder bei denen Sie Hilfe gebrauchen könnten. Dies können Aufgaben wie die Planung von Terminen, die Verwaltung Ihres Kalenders oder sogar das Versenden von E-Mails sein.

Im Gegensatz zu einem Büroleiter oder einem persönlichen Assistenten erledigt ein virtueller Assistent seine Arbeit vollständig remote. Außerdem werden VAs im Allgemeinen für einfachere Aufgaben eingesetzt, während persönlichen Assistenten komplexere Aktivitäten anvertraut werden, die mehr Erfahrung erfordern.

Warum Sie virtuelle Assistenten für Ihre WordPress-Website einstellen sollten?

Die Verwaltung einer WordPress-Website bedeutet, Website-Backups zu pflegen, Plugins und Themes zu aktualisieren und den WordPress-Kern zu aktualisieren.

Wenn Sie Ihre Website nicht warten, könnte sie gehackt werden, Ausfallzeiten erleben oder sogar langsame Ladezeiten haben. Diese Probleme können direkt dazu führen, dass Sie Besucher und sogar Kunden verlieren.

Wenn Sie keine Zeit haben, Ihre Website zu pflegen, oder nicht wissen, wie es geht, sollten Sie vielleicht einen virtuellen Assistenten einstellen.

Ihr virtueller Assistent ist für die Unterstützung bei WordPress-bezogenen Aufgaben aus der Ferne verantwortlich. Sie können eine breite Palette von Aufgaben ausführen, die über die Wartung hinausgehen, wie zum Beispiel:

• Technischer Support: Führen Sie regelmäßige Website-Backups durch, halten Sie Ihre WordPress-Plugins und -Themes auf dem neuesten Stand, optimieren Sie die Website-Leistung und mehr.
• Content-Management: Führen Sie Content-Updates für SEO durch, planen Sie Beiträge und verwalten Sie Kommentare.
• Kundensupport: Antworten auf Blogbeiträge und Social-Media-Kommentare, Interaktion mit Ihrem Publikum und Terminplanung.
• E-Commerce-Support: Wenn Sie einen Online-Shop besitzen, können Sie Ihren VA Bestellungen bearbeiten, Produktangebote verwalten und Kundenanfragen bearbeiten lassen. Oder sie können Dateneingabeaufgaben wie die Aktualisierung von Lagerbeständen oder Preisen durchführen.
• Design: Wenn sie Design- oder Programmierkenntnisse haben, können VAs Layoutänderungen vornehmen, Stile anpassen oder sogar Grafiken erstellen.

Virtuelle Assistenten können Ihnen die Arbeitslast abnehmen, damit Sie sich auf höherrangige Aktivitäten konzentrieren können, die Umsatz für Ihr Unternehmen generieren.

Um es in die Perspektive zu setzen: Nehmen wir an, Ihre Zeit ist 50 US-Dollar pro Stunde wert. Viele administrative Aufgaben können an VAs für 5 bis 25 US-Dollar pro Stunde ausgelagert werden. Infolgedessen werden Sie durch diese zusätzlichen Stunden, die Sie zurückgewonnen haben, mehr Geld verdienen.

Die Einstellung von VAs könnte der beste Schritt sein, den Sie für Ihr Unternehmen unternehmen können. Hier ist eine kurze Übersicht über alle Schritte, die wir in diesem Artikel besprechen werden:

1. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie auslagern und dokumentieren Sie Ihren Prozess
2. Erstellen Sie eine genaue Stellenausschreibung
3. Wissen, wo man Top-Virtuelle-Assistenten findet
4. Qualifizierte Kandidaten interviewen
5. Neue virtuelle Assistenten einstellen und einarbeiten

Mit diesem Gedanken im Hinterkopf erfahren Sie hier, wie Sie ein zuverlässiges Team von VAs aufbauen.

1. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie auslagern und dokumentieren Sie Ihren Prozess

Der erste Schritt ist, eine Liste der Aufgaben zu erstellen, die Ihr WordPress-Virtueller Assistent ausführen soll.

Dies hilft Ihnen, VAs auf diejenigen zu filtern, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Wie bereits erwähnt, gibt es Dutzende von Aufgaben, die ein Assistent für Sie erledigen kann.

Angenommen, dies sind alles Aufgaben, die Sie derzeit selbst erledigen, sollten Sie den gesamten Prozess dokumentieren und Richtlinien für sie erstellen. Es gibt viele effiziente Möglichkeiten, den Prozess zu dokumentieren:

• Sie können Snagit verwenden, um Ihren Bildschirm aufzuzeichnen und jeden Klick, den Sie bei jeder Aufgabe machen, zu erfassen.
• Alternativ können Sie eine Checkliste oder eine Ressourcen-Hub in Notion erstellen. Dabei können Sie Tutorials, Skripte und Vorlagen zum Befolgen einfügen.

Dies erleichtert nicht nur die Einarbeitung Ihrer neuen Teammitglieder, sondern hilft Ihnen auch, eine genauere Stellenbeschreibung zu verfassen und die richtigen Kandidaten für die Stelle zu finden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Ressourcen-Hub in Notion aussehen könnte:

Sie können jedes Dokument nach der Art der Aufgabe kennzeichnen, die es ist.

Wir haben Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Screenshots in jedes Dokument aufgenommen, um VAs bei der Ausführung einer Aufgabe zu unterstützen.

2. Erstellen Sie eine genaue Stellenausschreibung

Wenn Sie den richtigen WordPress-Virtuellen Assistenten finden möchten, müssen Sie eine überzeugende Stellenbeschreibung verfassen, die jemanden mit den gewünschten Qualitäten und Fähigkeiten anzieht.

Dies dient als Filter zur Identifizierung des richtigen Kandidaten. Eine effektive Stellenausschreibung für virtuelle Assistenten sollte Folgendes enthalten:

• Aufgabenbereich: Beschreiben Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die der VA übernehmen wird. Sie sollten klar die erwartete Verfügbarkeit angeben und ob Sie eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle besetzen möchten.
• Benötigte Fähigkeiten: Geben Sie die gesuchten Fähigkeiten und Qualifikationen an. Listen Sie auch die Tools und Software auf, die der VA kennen sollte, wie z. B. das WordPress CMS.
• Erfahrung: Geben Sie die Erfahrungsstufe an, die Sie suchen, sei es Berufseinsteiger oder jemand mit spezifischer Berufserfahrung.
• Budget: Legen Sie ein Budget fest und geben Sie Ihre Präferenz für Stundensätze oder Festpreisverträge an.

Je detaillierter Sie sein können, desto besser. Hier ist zum Beispiel, wie eine Stellenausschreibung aussehen könnte.

3. Wissen, wo Sie Top-Virtuelle-Assistenten finden

Sobald Sie Ihre Dokumentation erstellt und Ihre Stellenanzeige verfasst haben, können Sie mit der Suche nach virtuellen Assistenten beginnen.

Freelance-Websites sind ein großartiger Ausgangspunkt, um einen engagierten VA zu finden, insbesondere wenn Sie spezifische Bedürfnisse haben.

Während Sie den traditionellen Weg gehen könnten, virtuelle Assistenten über Stellenbörsen einzustellen, bieten Freelancer-Plattformen einige Vorteile, wie zum Beispiel:

• Ein Bewertungssystem, um zu sehen, wie sie mit früheren Kunden zusammengearbeitet haben
• Globale Zahlungen und einfache Rechnungsstellung
• Eine Chat-Funktion zum Diskutieren von Projektdetails und zum Teilen von Dateien
• Zahlungen erfolgen über einen Treuhandservice, sodass Sie nur für abgeschlossene Arbeiten bezahlen.

In diesem Sinne empfehlen wir Ihnen die folgenden Freelancer-Plattformen für den Einstieg:

Codeable

Codeable ist eine zuverlässige WordPress-Freelancer-Plattform, die Ihnen hilft, WordPress-Experten zu finden. Sie können Experten in so gut wie allen Bereichen von WordPress finden, darunter:

• Entwicklung und Anpassung von Themes und Plugins
• E-Commerce-Entwicklung
• Benutzerdefinierte WordPress-Webentwicklung
• Webdesign
• APIs und Integration
• Fehlerbehebung und Wartung
• Sicherheit und Leistung

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Probleme mit der technischen Seite von WordPress haben und qualifizierte Experten damit beauftragen möchten, dann ist Codeable eine ausgezeichnete Option. Und da die Plattform nur die Top 2 % der Bewerber akzeptiert, können Sie sicher sein, dass Sie mit erfahrenen WordPress-Profis zusammenarbeiten.

Upwork

Upwork ist einer der größten Freelancer-Marktplätze überhaupt mit über 12 Millionen registrierten Freelancern.

Im Gegensatz zu Codeable finden Sie virtuelle Assistenten mit einer breiteren Palette von Fähigkeiten. Das ermöglicht es Ihnen, Fachleute für verschiedene Aufgaben über WordPress hinaus zu finden.

Da mehr Benutzer auf der Plattform sind, besteht eine gute Chance, dass Sie einen virtuellen Assistenten innerhalb Ihres Budgets finden.

Upwork zeigt auch Erfahrungsberichte und Job-Erfolgsquoten im Profil jedes Freiberuflers an, um deren Erfolgsbilanz zu sehen. Darüber hinaus können Sie auf Upwork nach Talenten suchen, sie direkt kontaktieren und sie sogar zur Bewerbung einladen.

Während Sie auch eine Seite wie Fiverr wählen könnten, ist diese möglicherweise besser für einmalige Projekte geeignet als für eine wiederkehrende Rolle wie einen VA.

Toptal

Toptal ist eine Freelancer-Plattform, die für ihren strengen Auswahlprozess bekannt ist und nur die Top 3 % der Bewerber akzeptiert.

Freiberufler müssen fünf Schritte des Screening-Prozesses durchlaufen, einschließlich einer umfassenden englischen Bewertung und Projektbewertung.

Im Gegensatz zu anderen Plattformen verfolgt Toptal einen individuelleren Ansatz. Ein Teammitglied wird mit Ihnen telefonieren, um Anforderungen und Talentpräferenzen zu ermitteln. Von dort aus werden sie Ihnen die richtige Übereinstimmung für Ihren Job aus ihrem Netzwerk von Experten-geprüften Talenten vorstellen.

Dieser personalisierte Matching-Prozess stellt sicher, dass Sie mit virtuellen Assistenten zusammenarbeiten, die über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen für Ihre WordPress-Aufgaben verfügen. Und er erspart Ihnen das Durchsuchen Tausender Lebensläufe und die Koordination von Vorstellungsgesprächen.

Toptal verfügt sogar über eine spezielle Funktion für Rechnungsstellung und Zeiterfassung namens TopTracker. Mit diesem Dienst können Sie Stunden einfach verfolgen und Zahlungen über PayPal, Payoneer oder Banküberweisung tätigen. Sie könnten jedoch auch ein spezielles Zeiterfassungstool wie TimeDoctor verwenden.

4. Qualifizierte Kandidaten interviewen

Sobald Ihre Stellenanzeige ein paar Tage online ist, sollten die Bewerbungen nur so hereinströmen. Das Durchsuchen der Bewerber kann mühsam sein, ist aber notwendig, wenn Sie die richtige Person finden wollen.

Sie müssen Ihre Kandidatenliste auf diejenigen eingrenzen, die Ihre Qualifikationen erfüllen. Von dort aus können Sie die Bewerber einem Fähigkeitstest unterziehen lassen. Dies filtert Kandidaten aus, die einfach nicht über die erforderlichen Fähigkeiten für den Job verfügen.

Sie können zum Beispiel eine Dummy-WordPress-Website erstellen und sie bitten, ein vollständiges Backup der Website durchzuführen, ein häufiges Problem zu beheben oder einen Blogbeitrag für SEO zu optimieren. Die Liste der bereits erstellten Aufgaben hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie Ihre Kandidaten prüfen.

Danach können Sie die wenigen Kandidaten auswählen, die die höchsten Punktzahlen erreicht haben und am besten für die Stelle qualifiziert sind. Sie müssen diese potenziellen Mitarbeiter über Google Meet oder Zoom interviewen.

Bis jetzt wissen Sie, dass die Kandidaten in der Lage sind, die Rolle auszuführen.

Sie möchten jedoch auch wissen, ob sie gut zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Daher sollten Sie bewerten, wie sie gerne im Team arbeiten, unbekannte Situationen lösen oder Aufgaben priorisieren, insbesondere wenn sie mehrere Verantwortlichkeiten haben.

5. Neue Virtuelle Assistenten einstellen und einarbeiten

Im Allgemeinen stellen Sie den Kandidaten ein, der den besten Eindruck hinterlassen hat. Stellen Sie also sicher, dass neue Mitarbeiter eine unabhängige Auftragnehmervereinbarung unterzeichnen. Dieser Vertrag legt die Bedingungen fest, einschließlich des Arbeitsumfangs und der Zahlungsbedingungen.

Außerdem werden die Rechte am geistigen Eigentum detailliert aufgeführt, was wichtig ist, um Klarheit zu schaffen, insbesondere wenn es um Website-Inhalte, Designs oder andere kreative Elemente geht.

Mit Software wie signNow können Sie Vereinbarungen im PDF-Format erstellen und Ihre neuen Mitarbeiter einladen, den Vertrag zu unterzeichnen.

Aber bevor Ihr neuer VA beginnt, sollten Sie auch einen Einarbeitungsprozess eingerichtet haben.

Alles, was Sie tun müssen, ist ein Projektmanagement-Tool zu verwenden, um eine Reihe von Onboarding-Aufgaben zu erstellen, die erledigt werden müssen, um den VA auf den neuesten Stand zu bringen.

Sie können Asana verwenden, um eine Checkliste mit Aufgaben zuzuweisen, die Ihren neuen virtuellen Assistenten beim Onboarding helfen. Jedes neue Teammitglied durchläuft eine Reihe von Aktionspunkten, um es mit Ihrem Unternehmen und Ihrer Arbeitsweise vertraut zu machen. Die Checkliste sollte Dinge wie folgt umreißen:

• Die Mission und Kernwerte Ihres Unternehmens
• Zugriff auf die WordPress-Website-Anmeldung und andere Tools
• Dokumentation und Schulung zur Ausführung von Aufgaben
• Zugriff auf Team-Kommunikationstools für die Zusammenarbeit. Zum Beispiel ist die Verwendung von Slack eine großartige Möglichkeit, 1:1 mit VAs zu chatten, oder Sie können einen dedizierten Kanal erstellen, um Ankündigungen an Ihr gesamtes Team zu machen.

Sie können einfach Links zur von Ihnen zuvor erstellten Ressourcen-Hub mit Notion oder ähnlicher Software hinzufügen.

Wenn Sie Berechtigungen und Rollen zu WordPress und anderer Software hinzufügen, ist es unerlässlich, dass Sie einen Passwortmanager wie 1Password verwenden.

Diese Software generiert und speichert starke, eindeutige Passwörter für jedes Konto, was verhindern kann, dass jemand in Ihre WordPress-Website eindringt.

Alternative: Nutzen Sie WP-Wartungsdienste

Sie entscheiden sich vielleicht, dass Sie noch nicht bereit sind, einen VA einzustellen, entweder weil Sie nicht genügend Aufgaben zu delegieren haben oder weil es finanziell keinen Sinn ergibt.

In diesem Fall möchten Sie vielleicht stattdessen WordPress-Wartungsdienste in Anspruch nehmen. Diese können Ihnen helfen, alle Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, die Sie ausführen müssen, um Ihre Website gesund und aktuell zu halten, einschließlich:

• Finden und beheben von defekten Links
• Aktualisieren von Themes und Plugins
• Sichern Ihrer WordPress-Website
• Spam-Kommentare löschen
• Aktualisieren Sie den WordPress-Kern automatisch auf die neueste Version

WordPress.org empfiehlt, diese Wartungsaufgaben etwa alle drei bis sechs Monate durchzuführen.

Während Sie einen VA einstellen könnten, um diese Aufgaben auszuführen, ist es viel günstiger, einfach einen Dienstleister zu bezahlen, der die Arbeit für Sie erledigt.

Wenn Sie nach Empfehlungen suchen, lesen Sie unsere Auswahl der besten WordPress-Wartungsdienste auf dem Markt. Diese Agenturen können Sicherungsdienste, Kernaktualisierungen, Theme- und Plugin-Updates, Asset-Optimierung, Malware-Entfernung, Uptime-Überwachung und vieles mehr übernehmen.

Eine weitere Alternative ist die Nutzung eines Managed WordPress Hosting-Unternehmens, das die meisten Wartungsdienste übernehmen kann. Managed-Hosting-Anbieter kümmern sich um alle Serververwaltungsaufgaben, wie z. B. Server-Setup, Sicherheit und Wartung.

Häufig gestellte Fragen

Unsere Leser fragen uns oft, wie man WordPress-Virtuelle Assistenten einstellt. Hier sind die Antworten auf die häufigsten Fragen:

Wie viel kostet ein virtueller Assistent?

Die Preise für virtuelle Assistenten variieren, liegen aber im Allgemeinen zwischen 5 und 50 US-Dollar pro Stunde. Spezialisierte und in den USA ansässige VAs sind teurer als administrationsorientierte und im Ausland ansässige.

Während viele stundenweise abrechnen, berechnen andere möglicherweise ihre Gebühren als monatlichen Pauschalbetrag von 500 bis 4.000 US-Dollar für eine bestimmte Anzahl von Stunden.

Wann sollten Sie einen virtuellen Assistenten einstellen?

Als Geschäftsinhaber ist es schwer zu wissen, wann es Zeit ist, einen virtuellen Assistenten einzustellen. Aber hier sind einige Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, mit dem Delegieren zu beginnen:

• Sie verbringen zu viel Zeit mit Aufgaben von geringem Wert. Es ist am besten, Ihre Zeit damit zu verbringen, Ihrem Unternehmen einen Mehrwert zu verschaffen, auf eine Weise, die nur Sie können.
• Sie verlieren Kunden, weil Sie nicht auf Support-E-Mails reagieren können. Eine schlechte Kundenerfahrung führt zu einem schlechten Ruf, der das Wachstum Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann.
• Sie sind nicht gut mit WordPress. Ein VA mit technischen Fähigkeiten kann die Behebung von WordPress-Fehlern übernehmen und Backups durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Website sicher und aktuell bleibt.
• Sie haben Schwierigkeiten, Inhalte für Ihre WordPress-Website zu verwalten. Ein virtueller Assistent für WordPress kann Ihnen helfen, Blogbeiträge zu schreiben, Grafiken zu erstellen und Inhaltsaktualisierungen zu planen.

Outsourcing mag sich für Unternehmer, die gerne die Kontrolle behalten, unnatürlich anfühlen. Aber ein Teil des Wachstums eines Unternehmens besteht darin, anderen zu vertrauen, damit Ihr Unternehmen ohne Ihre volle Aufmerksamkeit laufen kann.

Wenn Sie jedoch nur Hilfe bei der Wartung Ihrer WordPress-Website benötigen, sind WordPress-Wartungsdienste die zuverlässigere und erschwinglichere Lösung.

Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu lernen, wie Sie virtuelle Assistenten für Ihre WordPress-Website einstellen. Als Nächstes möchten Sie vielleicht auch unseren Leitfaden zum richtigen Fragen nach WordPress-Support und zum Erhalt desselben oder unsere Expertenauswahl der besten Buchhaltungsdienste für Ihr Online-Geschäft ansehen.

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