Come impostare un messaggio di segreteria telefonica aziendale (con esempi)

Quando chiami un numero di telefono aziendale, sentirai spesso un saluto automatico in segreteria che ti guiderà attraverso la rubrica telefonica e i passaggi successivi. Come un receptionist cordiale, il tuo saluto in segreteria fornisce informazioni essenziali e migliora l'immagine del tuo brand.

Accogliere i tuoi interlocutori con un saluto chiaro e conciso li fa sentire apprezzati e informati, migliorando la soddisfazione del cliente anche quando non sei disponibile a rispondere direttamente alle loro chiamate.

Noi di WPBeginner comprendiamo che questo possa migliorare la credibilità del brand e creare fiducia con i potenziali clienti. Utilizziamo Nextiva per VoIP e segreteria telefonica e abbiamo ricercato alternative di qualità per aiutarti a fare la scelta migliore per la tua attività.

In questo articolo, ti mostreremo come impostare un saluto in segreteria aziendale per il tuo negozio online, la tua attività o il tuo blog. Ti forniremo anche esempi di saluti in segreteria da utilizzare come modello.

Perché un saluto in segreteria è importante per la tua attività?

Oltre l'88% delle ricerche locali sui dispositivi mobili termina con una chiamata telefonica. Questo è principalmente grazie ai pratici pulsanti clicca per chiamare che appaiono nei risultati di ricerca locali di Google.

Per molte piccole imprese, potrebbe non essere possibile rispondere a tutte le chiamate immediatamente. A volte, i clienti potrebbero chiamare dopo l'orario di chiusura, e potresti essere impegnato o non avere personale disponibile in quel momento.

È qui che entra in gioco il tuo messaggio di segreteria telefonica.

Per molti clienti, questo sarà il loro primo contatto con la tua attività. Non impostare un messaggio di segreteria telefonica aziendale può farti perdere un cliente a favore del tuo concorrente.

D'altra parte, non impostare correttamente il messaggio di segreteria telefonica può anche avere serie conseguenze. I clienti potrebbero riagganciare, non dare seguito o semplicemente rivolgersi ai tuoi concorrenti.

Detto questo, diamo un'occhiata a come impostare correttamente messaggi di segreteria telefonica professionali per la tua attività online che facciano una buona impressione sui chiamanti.

Il modo migliore per impostare un messaggio di segreteria telefonica

Normalmente, i proprietari di piccole imprese utilizzano un numero di telefono fisso o mobile per gestire le chiamate. Sebbene possa svolgere il suo compito, non ti consente di gestire correttamente le chiamate aziendali o di impostare un efficace messaggio di segreteria telefonica automatizzato.

Il modo migliore per gestire le chiamate aziendali è utilizzare un servizio telefonico aziendale. Molte piccole imprese utilizzano un numero di telefono aziendale virtuale perché consente loro di gestire efficacemente le chiamate aziendali senza sacrificare la propria privacy.

A differenza di un numero fisso o mobile, utilizza Internet per gestire le chiamate. Il termine ufficiale per questa tecnologia è servizio telefonico VoIP aziendale (Voice over Internet Protocol).

L'utilizzo di un servizio telefonico aziendale ti offre i seguenti vantaggi rispetto alla linea fissa e al cellulare:

• Puoi impostare i tuoi orari di lavoro e registrare diversi messaggi di benvenuto vocali da riprodurre in base all'ora del giorno.
• Puoi configurare un risponditore automatico, aggiungere estensioni per instradare le chiamate, consentire agli utenti di lasciare messaggi vocali e altro ancora.
• Funziona sul tuo computer, tablet, telefono da scrivania e persino sul tuo cellulare utilizzando le app.
• Più utenti possono utilizzare lo stesso numero di telefono indipendentemente dalla loro posizione.
• Puoi facilmente concedere l'accesso ai nuovi dipendenti senza dover chiamare un tecnico o acquistare nuove attrezzature.

Ti consigliamo di utilizzare Nextiva perché sono il miglior provider di servizi telefonici aziendali sul mercato. Offrono un set completo di funzionalità con un pannello di amministrazione basato sul web facile da usare e app per il tuo telefono.

Usiamo Nextiva nella nostra attività per gestire le chiamate per WPBeginner e altre proprietà di Awesome Motive.

Se desideri una soluzione alternativa, puoi dare un'occhiata a RingCentral o Ooma. Entrambi sono ottimi servizi telefonici aziendali e offrono una piattaforma incredibilmente ricca di funzionalità con molti strumenti per gestire saluti vocali, risponditori automatici, messaggi vocali, trascrizioni delle chiamate e altro ancora.

Una volta configurato un servizio telefonico aziendale, puoi impostare i saluti vocali utilizzando le loro impostazioni facili da seguire.

Esempi di saluti vocali per aziende

Ci sono alcune regole di base che devi seguire per creare i messaggi vocali più efficaci:

• Evita cliché come 'La tua chiamata è importante per noi'. Sono troppo usati e non sembrano più sinceri.
• Assicurati che la tua registrazione del messaggio vocale suoni amichevole e personale.
• Cerca di non sembrare che tu stia leggendo da uno script.
• Se puoi, assumi un doppiatore per aiutarti a registrare i messaggi vocali. Puoi anche trovarne uno su Fiverr.
• Assicurati che il tuo messaggio vocale fornisca informazioni importanti come il nome della tua attività, gli orari di apertura e le informazioni di contatto.

Ecco alcuni script di messaggi vocali aziendali che puoi utilizzare per la tua attività.

Esempi di messaggi vocali fuori orario

Questo messaggio vocale verrà riprodotto quando i clienti ti chiameranno dopo l'orario di ufficio o durante i fine settimana. Assicurati che questo messaggio vocale informi gli utenti sugli orari di apertura e sui modi alternativi per raggiungere il servizio clienti o la sede del negozio.

“Ciao, hai raggiunto [nome attività]. Siamo disponibili telefonicamente dalle [9:00] alle [18:00] [PST] dal lunedì al venerdì. Puoi anche utilizzare il modulo di contatto sul nostro sito web, [www.example.com], per lasciarci un messaggio e ti risponderemo via email. Se desideri che ti richiamiamo, lascia il tuo nome e numero insieme a un breve messaggio, e il nostro team ti risponderà il prima possibile.”

“Ciao, hai raggiunto [nome attività]. Al momento non siamo in grado di rispondere alla tua chiamata. I nostri orari d'ufficio sono [orari attività] dal lunedì al venerdì. Il nostro negozio a [luogo negozio] rimane aperto ai clienti durante i fine settimana. Puoi anche contattarci tramite live chat sul nostro sito web [www.example.com] [24 ore su 24, 7 giorni su 7]. Se non è urgente e desideri che ti richiamiamo, lascia il tuo nome e numero dopo il segnale acustico.”

Come puoi vedere, entrambi i modelli di messaggio in segreteria forniscono informazioni importanti e offrono ai clienti modi alternativi per contattarci tramite live chat o modulo di contatto.

Esempi di messaggi in segreteria per le vacanze

Questi messaggi di saluto possono essere registrati durante le festività.

“Ciao, hai raggiunto [nome attività]. Il nostro team è attualmente fuori ufficio per trascorrere le festività con amici e familiari. Torneremo al lavoro il [giorno e ora]. Lasciaci il tuo nome e numero e ti risponderemo al più presto. [Buone Feste (o saluto appropriato per quella festività)]”.

“Buone feste! Il nostro team di [nome attività] sarà assente fino al [data]. Se sei un cliente esistente, puoi comunque aprire un ticket di supporto sul nostro sito web, cercheremo di risponderti entro le prossime 24 ore. Puoi anche contattarci tramite live chat o il modulo di contatto sul nostro sito web [www.example.com]. Se non è urgente, puoi lasciarci il tuo nome e numero dopo il segnale acustico. Ti richiameremo il prima possibile.”

“Ciao, hai raggiunto [nome azienda]. Siamo chiusi per (nome festività) e torneremo al lavoro il [data e ora]. Se hai bisogno di una risposta urgente, puoi inviarci un'e-mail a (indirizzo email), e cercheremo di rispondere a tutte le e-mail entro 24 ore. Puoi anche lasciarci un messaggio e ti richiameremo dopo le feste (Buon Anno / Buone Feste)”.

Come puoi vedere, questi messaggi professionali per la segreteria telefonica forniscono ai clienti quante più informazioni possibili. Questi messaggi assicurano anche che i clienti sappiano come ottenere una risposta più rapida utilizzando metodi di contatto alternativi durante le feste.

Esempi di messaggi in segreteria telefonica per assenza / occupato

Se sei impegnato, assente o sotto organico e non puoi rispondere immediatamente alle chiamate dei clienti, puoi usare questi messaggi come esempio.

Ciao, hai raggiunto [nome dell'attività]. Al momento non possiamo rispondere alla tua chiamata, ma saremmo lieti di richiamarti al più presto. Ti preghiamo di lasciare il tuo nome e numero dopo il segnale acustico.

Ciao, al momento siamo assenti dal telefono. Se non è troppo urgente, puoi inviarci un'e-mail a (indirizzo email). Altrimenti, ti preghiamo di lasciare il tuo nome e numero dopo il segnale acustico, e ti richiameremo subito.

Se sei l'unica persona che risponde alle chiamate, puoi renderlo un messaggio vocale personale.

Ciao, hai raggiunto (Il tuo nome). Al momento non sono in grado di rispondere al telefono. Puoi inviarmi un'e-mail a (indirizzo email), oppure puoi lasciare il tuo nome e numero dopo il segnale acustico, e ti richiamerò il prima possibile.

Testa e migliora i tuoi messaggi vocali

Un altro ottimo motivo per utilizzare un servizio telefonico professionale è che puoi monitorare tutte le tue chiamate e visualizzare report dettagliati su di esse. Ad esempio, ecco come appare la pagina di analisi delle chiamate di Nextiva.

Dovrai monitorare quanti utenti hanno ascoltato ogni messaggio vocale e come hanno risposto. I messaggi vocali con un punteggio più alto di clienti che lasciano un messaggio stanno funzionando in modo efficiente.

I messaggi vocali che non vengono nemmeno ascoltati per intero sono un fallimento.

Ti consigliamo di provare diversi messaggi vocali per trovare il perfetto equilibrio. Aggiornare periodicamente il tuo messaggio vocale può anche aiutarti a colmare lacune di comunicazione che non sapevi nemmeno esistessero.

Segui i tuoi messaggi vocali

Ora che hai impostato un messaggio vocale equilibrato, informativo e cordiale, il passo successivo è ancora più cruciale.

Cosa succede dopo che un cliente ti lascia un messaggio vocale?

Se stai utilizzando un sistema telefonico aziendale professionale, sarai in grado di monitorare e rispondere facilmente a tali messaggi.

Assicurati che tu e il tuo staff siate ugualmente ben preparati per un rapido follow-up. Una chiamata di ritorno tempestiva contribuisce notevolmente a rafforzare le relazioni commerciali e a concludere le vendite.

Guide Esperte sulla Comunicazione Aziendale

Ora che sai come impostare il messaggio di segreteria telefonica perfetto, potresti voler consultare altre guide relative alla comunicazione aziendale:

• I migliori servizi telefonici aziendali per piccole imprese
• Le migliori app per numeri di telefono aziendali virtuali (con opzioni gratuite)
• Guida per principianti: Cos'è il VoIP e come funziona? (Spiegato)
• Come configurare un sistema telefonico con risponditore automatico per il tuo sito web
• I migliori plugin per messaggi vocali per WordPress
• Il miglior software di auto-chiamata per piccole imprese (confronto)
• Nextiva vs RingCentral vs Ooma: Qual è il migliore? (Confronto)
• I migliori strumenti di comunicazione per team per piccole imprese
• I migliori servizi di fax online per piccole imprese
• Google Meet vs Zoom: Qual è il migliore per la tua attività?

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a imparare come impostare i messaggi di segreteria telefonica per la tua attività online. Potresti anche voler consultare la nostra guida su come creare un indirizzo email aziendale gratuito e le nostre scelte esperte per i migliori servizi di email marketing per piccole imprese.

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